Informática

Manual de Microsoft Access

Dijoza Sanchez Liliana

Morales Rojas Deyse
Ortiz Villegas Zajary Betzabel.
Prof. Edwin Sandoval Gutierrez.
Contabilidad (CPS2A)
 Concepto de las consultas
¿Qué son las consultas?
Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para
conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta defines condiciones
específicas de búsqueda para encontrar exactamente la información que deseas.
¿Cómo utilizar las consultas?
Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los
datos de una tabla. Con estos puedes acceder a información de múltiples tablas.
Debes de tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no
podrías encontrar examinando cada uno de los registros de las tablas.
Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la estás
diseñando, te aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí podrás hacer toda la configuración de
datos para las búsquedas.
Interfaz de vista Diseño de consulta.

 Vistas de consulta: Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder al menú
desplegable de opciones de vista para las consultas.
 Botón ejecutar consulta: Después de diseñar la consulta, haz clic en el botón
Ejecutar para que puedas ver los resultados de tu búsqueda en una tabla.
 Panel de relación de objeto: Todas las tablas que decidas incluir en una consulta,
aparecerán como pequeñas ventanas en la parte superior de la pantalla. Este
espacio es conocido con el nombre de Panel de relación de objeto. Cada
ventana contiene una lista con el nombre de todos los campos disponibles en la
tabla que seleccionaste.
 Tabla para criterios de búsqueda: En esta tabla
podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda.
Verás que en la primera fila de esta tabla encontrarás
el nombre de los campos que serán incluidos en la
consulta. También podrás ver a qué tabla pertenece
cada campo y ordenar la forma como quieres que
aparezcan los resultados de lo que estás buscando.
 Tipos de consultas
En las tablas se almacena la información de manera organizada para llevar el registro de nuestras
actividades, pero para ayudarnos a facilitar nuestras tareas tenemos la posibilidad de crear las
consultas mediante las cuales vamos a poder seleccionar registros que cumplan con una o varias
condiciones esto con el objetivo de visualizar información selecta que nos ayude a filtrar según
nuestras necesidades.
Consultas de Selección.
Estás ayudan a seleccionar registros desde un conjunto de datos. Se establecen criterios para
mostrar información que cumpla con cada uno. Por ejemplo, indicar entre todos los clientes que
sólo muestre los registrados de cierta marca o empresa.

Consultas de acción.
Son aquellas que además de permitir la selección de registros permite realizar operaciones con
estos con el objetivo de obtener resultados que modifiquen la información o estructura de la base
de datos. Las consultas de acción pueden tener las siguientes variantes:
 Consultas de creación de tablas: Nos permite
crear nuevas tablas con base en el contenido de
otras ya existentes. El contenido de las nuevas
podría contener parcial o totalmente el
contenido de otras tablas.

 Consultas de referencias cruzadas: Nos

ayudan a realizar cálculos con los datos
existentes en las tablas. Se pueden llevar
 a cabo cálculos totales con base en valores de un determinado campo agrupándolos en
tanto columnas como en filas.

 Consultas de datos anexados: Permiten agregar datos en tablas existentes deben existir
la tabla original que es la que contiene los datos y la tabla de destino la cual recibirá los
nuevos datos, es decir, que se copiarán los datos de la tabla
original en la tabla de destino.

 Consultas de eliminación: Eliminan

registros de una tabla que cumplan con
los criterios especificados en este tipo de
consultas permite supresiones rápidas. Al
borrar los registros ya no es posible
recuperar la información.
 Consultas de actualización: Nos ayudan a cambiar total o parcialmente los registros de
una tabla de forma automatica evitando que se pierda tiempo en la modificación de datos,
disminuyendo la posisbilidad de errores en la escritura de un valor.

Creación de consultas
En Access las consultas se pueden crear de manera manual o través de asistentes. Para empezar a
trabajar en las consultas vamos a aprender a hacerlo de manera manual a través de la vista de
diseño. En esta vista podremos establecer su estructura, es decir, cuales son las tablas que poseen
los datos que vamos a seleccionar.
Para crear una consulta desde diseño, vamos a ingresar
a la pestaña Crear y haremos clic en diseño de consulta.

Aparecerá un cuadro
de dialogo nombrado Mostrar tabla, en el que debemos
seleccionar todas las tablas que contienen los datos que
queremos consultar.
A medida que agregamos cada tabla la iremos visualizando en la pestaña de la consulta, después
de agregar las tablas necesarias, pulsaremos Cerrar.

¿Cómo agregar campos en la consulta?

Después de agregar todas las tablas al diseño de la consulta debemos indicar los campos que
participaran en la selección de datos. Es posible añadir desde uno hasta todos los campos de las
tablas que hemos agregado. En la fila de campo irán
todos los campos que participarán en la consulta. Al
seleccionar cada uno de los campos se antepondrá el
nombre de la tabla seguido de cada nombre de los
campos.
En la tercera fila llamada orden podemos indicar que
los datos resultantes de la consulta se ordenan de
manera ascendente o descendente.
Para realizar esto desplegamos el menú de la celda correspondiente a la fila orden y
seleccionamos la opción elegida.

Al crear consultas también disponemos de la posibilidad mostrar u

ocultar campos en el resultado de la consulta para ello utilizaremos la fila mostrar. Esta fila
contiene una casilla de verificación que
cuando se encuentra activada indica que este
resultado se va a mostrar en la consulta.
Con la selección de los campos de cada tabla
podemos ejecutar una consulta que incluirá todos los registros encontrados en la tabla, sin
embargo, recordemos que uno de los objetivos principales de las consultas es establecer criterios
que nos permitan filtrar información que cumpla con ellos.

Crear una consulta de selección.

Buscamos la pestaña Crea, luego haremos clic en la opción Diseño de consulta.
 Luego de esto nos
aparecerá un cuadro de
dialogo llamado
mostrar tabla, en el
seleccionaremos las
tablas a utilizar en la consulta y pulsaremos agregar. Al terminar cerraremos
la ventana.

Se nos mostrará la tabla con sus campos correspondientes.

En la parte inferior se encontrará la información de la

consulta. Al hacer doble clic sobre un campo, se añadirá
en las rejillas inferiores. Si se hace doble clic sobre el
asterisco (*) se añadirán todos los campos.
Para eliminar un campo de la tabla solo tendremos que
borrar su nombre de la celda.

Para modificar el orden de las filas, solamente tendremos que seleccionar la fila y arrastrarlo a su
nueva posición.
Las casillas de visualización estarán activas por defectos, al desactivarlas estás estarán activas,
sin embargo, no se mostrarán en el resultado.

Criterios
Una vez seleccionados los campos que necesitamos consultar, nos ubicaremos en la fila
Criterios en la columna que deseamos filtrar. Por ejemplo, en la tabla sólo buscaremos las
laptops de marca Asus.

Colocamos comillas (“”) en el criterio especifico a elegir para evitar que el programa lo tome
como un código y evitar errores. Una vez seleccionado el criterio, iremos a la pestaña Diseño de
consultas y haremos clic en Ver, está opción nos mostrará el resultado sin necesidad de ejecutar
la consulta.
Criterios con dos o más tablas
Para crear una consulta con más de una tabla, amabas tablas deben de estar relacionadas, de no
ser así, pueden duplicarse algunos datos.

De igual manera, nos indicaremos en la fila criterios y escribiremos las especificaciones que
queramos que se muestren en la consulta.

Cuando hablamos de Consultas de presentación con criterios también se pueden añadir

parámetros. Los parámetros son mensajes que aparecerán al momento de ejecutar una consulta.
Estos siempre deberán de escribirse entre corchetes ([])

Consulta de parámetros/ parametrizada.

En este caso se añadirá un parámetro que pregunte al usuario que tipo de dato en específico
desea mostrar.
Esto nos ayudará a ahorrar un poco de tiempo para evitar escribir distintos criterios al momento
de diseñar una consulta.
Para cambiar el criterio del parámetro sólo es necesario abrir la consulta, ir a la pestaña inicio y
hacer clic en ver, esto nos enviará de vuelta al diseño de consulta. Luego de esto nos ubicaremos
en la pestaña diseño de consulta y haremos nuevamente clic en el botón Ejecutar volviendo a
aparecer el cuadro de dialogo que nos pedirá escribir el parámetro.

Consulta de campo calculado.

Para crear una consulta que nos permita hacer un descuento, colocaremos los datos a consultar en
las columnas.
En una columna vacía crearemos un nuevo campo desde cero, es decir, sin haber añadido ningún
dato de alguna tabla.
Nombraremos la columna, en este caso la nombraremos “descuento: “. Escribiremos el nombre
del campo entre corchetes para señalarle a la consulta cual será el dato al que queremos aplicar
está operación. En el caso del ejemplo es la columna “Precio” y el descuento será del 5%, por la
cual el código se escribirá de esta forma: Descuento: [Precio]*0.05.
Al Ejecutar la consulta, la consulta mostrará la columna de “Precio” y a la par estará la columna
de “descuento”.
Para crear una columna ya con el descuento aplicado al precio, seleccionamos otra columna
vacía, esta vez con el código: Precio con descuento: [Precio]-[Descuento].
Procederemos a ejecutar la consulta y nos mostrará el resultado.
 Consultas de acción
Las consultas de acción están divididas en cinco:
1. Crear una nueva tabla.
2. Anexos.
3. Actualizar.
4. Eliminar.
5. Consulta de doble entrada.
Las consultas se crearán automáticamente como consultas de selección. Para volverla una
consulta de acción tenemos que elegir una de estas cinco opciones.
Crear una nueva tabla.
Para crear una nueva tabla en nuestra consulta, nos dirigimos a la pestaña Diseño de consulta y
hacemos clic en el botón Crear tabla.
Se nos abrirá un cuadro de dialogo el cual nos pedirá insertar un nombre para nuestra tabla.

Introducimos los datos de la tabla anterior que queremos añadir a la nueva tabla.
En este caso se pasarán los correos con dominio “Hotmail” a otra tabla.
Para que los correos con dominio de Hotmail se pasen a la nueva tabla sin problemas es
necesario poner asteriscos en la palabra Hotmail (*Hotmail*). Los asteriscos funcionan para
especificarle a la consulta que no importa la palabra que haya antes o después de la palabra
Hotmail, si tiene Hotmail, se pasará a la nueva tabla.
Al ejecutar la consulta nos aparecerá un cuadro de dialogo, por parte de Microsoft, que nos dirá
que sólo cierta cantidad de filas cumplen con ese criterio. Aceptamos y nos mostrará el resultado
de la consulta.

Agregar o anexar datos a una tabla existente.

Hacemos clic en el icono Anexar y nos aparecerá un cuadro de dialogo, el cual nos pedirá el
nombre de la tabla a la cual le queremos agregar los datos. Podemos anexar cualquiera de las
tablas ya existentes.
Nos dirigimos a la fila criterios y escribimos el dato a anexar. En el caso del ejemplo, hizo falta
anexar el correo de un alumno, por lo cual en el criterio se deberá de escribir el correo del
alumno entrecomillado.

Al ejecutar la consulta nos volverá a aparecer el cuadro de dialogo de Microsoft diciéndonos la

cantidad de datos que se anexarán. Haremos clic en “sí” y tendremos el nuevo dato anexado a la
tabla.

Actualización de datos.
Una vez agregada la tabla y seleccionados los campos de datos, haremos clic en el botón
Actualizar. Nos dirigiremos a la fila criterios, escribimos el dato a actualizar y en la fila
actualizar escribimos el dato ya modificado.

Nuevamente aparecerá el cuadro de dialogo de Microsoft, sin embargo, este nos avisará que se
actualizará un dato. Haremos clic en “si” para aplicar la actualización.

Eliminar
Las consultas de eliminación trabajan de forma similar a las consultas de selección. Debemos de
especificar en el criterio cual dato vamos a eliminar en la tabla. En el ejemplo se eliminarán
todos los alumnos de apellido Carreño.
Aparecerá el cuadro de dialogo de Microsoft, esta vez avisándonos que se eliminarán ciertos
datos de la tabla, daremos clic en “sí”.
Consulta de doble entrada y general.
Estas consultas permiten modificar datos de las tablas. Para la consulta general se necesitan más
de dos tablas. Al haber más de una tabla, la consulta se vuelve automáticamente en una consulta
general.

En este tipo de consulta podremos especificar en qué lugar queremos poner los datos, ponerlo en
columnas o filas. Para ello tenemos una fila llamada Tab ref cruz (Tabla de referencias
cruzadas).

También podemos especificar cuál es el contenido de la columna (valor) y podemos elegir como
será expresado ese valor (Suma, promedio, mínimo, máximo, etc.)

Hacemos clic en Ejecutar y se nos mostrará la tabla con las especificaciones que le dimos.
 Consultas de referencias cruzadas.
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta
resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de
las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.
Para hacer una nos dirigiremos a la pestaña Crear y daremos clic en el botón Asistente para
consultas.

Nos aparecerá un cuadro de dialogo,

el cual nos dará opciones para crear
diferentes consultas. En este caso,
vamos a seleccionar “Asist.. Consulta
de tabla de ref. cruzadas”
Se nos abrirá un nuevo cuadro de dialogo, esta vez preguntando en que tabla nos basaremos.
Podremos utilizar los datos de una tabla, una consulta o de ambas. Elegimos nuestra tabla y
haremos clic en siguiente.

Elegiremos el primer campo de la referencia cruzada que se situara en las filas.

Pulsaremos el botón ˃ el cual pasará los datos al lado derecho y los añadirá a la consulta.
Debajo se encuentra la vista previa de como irá quedando nuestra tabla.
Una vez elegido nuestro primer dato, haremos clic en siguiente.
Luego nos preguntará que dato se mostrará en las columnas.

Ahora el asistente nos preguntará qué valor se desea calcular para cada intersección de columna
y fila. Del lado derecho se desplegarán las funciones sobre lo que queremos hacer con nuestros
datos numéricos.
Antes de finalizar, debemos darle un nombre a nuestra consulta. Una vez nombrada haremos clic
en finalizar.
Al pulsar finalizar la tabla se creará automáticamente.
Al nosotros utilizar el asistente de consulta, evitamos pasar por diseño de consulta, lo que hace
que la elaboración de consultas sea más fácil y rápido.

Si no nos agrada la posición de las columnas o los nombres, nos dirigiremos a la pestaña inicio y
pulsamos ver. Nos dirigirá a Diseño de consulta.
Los nombres de los campos estarán entre corchetes. Al nosotros querer poner un nombre o alias
en los campos, debemos de escribir el alias seguido de dos puntos antes del corchete (Alias:
[nombre original]).

Consultas de resumen.
Nos dirigiremos a la pestaña crear y haremos clic en el botón diseño de consulta. Agregaremos
la tabla a utilizar y haremos doble clic a los datos necesarios para incluirlos en la consulta.
Para volver nuestra consulta en una consulta de resumen, iremos a la pestaña diseño de consulta
y haremos clic en el botón Total. Este botón nos añadirá una fila llamada total.
La fila total nos permitirá agrupar los datos según lo necesitemos. En el caso del ejemplo, se
seleccionó dónde, el cual funciona junto a la fila criterios.
La función donde nos permite ubicar ciertos datos especificados en criterios.
La función suma nos dará el resultado de la operación en el resumen.
Cuenta nos permite contar la cantidad de datos, de esa columna, en la agrupación.
 Referencias

► CONSULTAS de ACCIÓN con EJEMPLOS ► Base de datos en ACCESS 05. (2021,

March 11). https://youtu.be/dxj-7DTxObw

CONSULTAS DE SELECCION EN ACCESS. (2018, February 21).

https://youtu.be/ew2DvK3BiG4

Curso de Access 2016. 8. Consultas de resumen. (2016, November 3).

https://youtu.be/_tgV-Nc-YQU

Curso de Access 2016. 9.1. Consultas de referencias cruzadas. (2016, November 4).

https://youtu.be/N0POikvmOJ0

Curso gratis de Access 2010. aulaClic. 9 - Las consultas de referencias cruzadas. (n.d.).

Aulaclic.Es. Retrieved March 3, 2023, from https://www.aulaclic.es/access-

2010/t_9_1.htm