¿Qué es una consulta y cómo utilizarla?

¿Qué son las consultas?

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir
información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access 2010, defines
condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.

¿Cómo se utilizan las consultas?

Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los
datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo,
puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o
un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente.
Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías
averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

Importante...

Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la estás
diseñando, te aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda la configuración de
datos para tus búsquedas.
Conozcamos la vista Diseño de consuta

Vistas de consulta
Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder a la lista desplegable que te mostrará las
diferentes opciones de vista para las consultas.

Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te permitirá ver los resultados de tu consulta en forma de
tabla o la Vista Diseño, te permitirá modificar o configurar la consulta.

Botón ejecutar consulta

Después de diseñar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar para que puedas ver los resultados de
tu búsqueda en una tabla.

Panel de relación de objeto

Todas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecerán como pequeñas ventanas en la
parte superior de la pantalla, este espacio es conocido con el nombre de Panel de relación de
objeto. Cada ventana contiene una lista con el nombre de todos los campos disponibles en tabla
que seleccionaste.

Tabla para criterios de búsqueda

En esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda. Verás que en la primera fila de
esta tabla encontrarás el nombre de los campos que serán incluidos en la consulta. También
podrás ver a que tabla pertenece cada campo y ordenar la forma como quieres que aparezcan
los resultados de lo que estás buscando.
26

Diseñar consultas simples de una única tabla

Vamos a familiarizarnos con el procedimiento que debes seguir para realizar el diseño de
consultas. Primero, vamos a empezar diseñando una consulta simple de una única tabla.

Imaginemos que vas a poner en promoción varios de los servicios que ofreces en tu taller, pero
solo quieres enviar un correo con esta información a las personas que viven en Houston, ya que
son los que te visitan más seguido. Lo que quiere decir, que necesitas ver una lista solo con los
clientes que viven en esta ciudad.

Si piensas que esto solo es la aplicación de un filtro, tienes toda la razón. Una consulta de una
única tabla es solo un filtro avanzado aplicado a una tabla. Veamos qué debes hacer para diseñar
uno.
Pasos para crear una consulta simple de una única tabla

Paso 1:

Selecciona la pestaña Crear que se encuentra en la parte superior de la Cinta de opciones y haz
clic en el comando Diseño de consulta.
Paso 2:

Access abrirá la vista Diseño de consulta. Verás que en la pantalla aparecerá el cuadro de
diálogo Mostrar tabla. Allí, verás una lista con el nombre de cada una de las tablas de tu base de
datos. Selecciona la tabla en la que deseas ejecutar la consulta y, luego, haz clic en el
botón Agregar.

Paso 3:

La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel de relación de objeto.
Allí, verás una lista con los nombres de los campos de la tabla. Haz doble clic sobre los campos que
consideres que van a arrojar los datos que deseas que aparezcan en los resultados de la consulta.
En este ejemplo, vamos a informar sobre la promoción a personas que viven en Houston. Por ello,
vamos a incluir los campos: Nombres, Apellidos, Mail, Ciudad y Código Zip.
Paso 4:

Establece los criterios de búsqueda. Para ello, haz clic en la fila Criterios del campoque deseas
filtrar. Al escribir los criterios en más de un campo, los resultados de la consulta serán los datos
que cumplen con los criterios fijados por ti. Debes tener en cuenta que a la hora de escibrir los
criterios, estos deben ir entre comillas como por ejemplo "Houston"

Paso 5:

Después de haber establecido los criterios de tu búsqueda, haz clic en el botón Ejecutar que se
encuentra en la Cinta de opciones.

Paso 6:
Los resultados de la consulta se mostrará en la vista Hoja de datos, que es parecida a una tabla. Si
deseas guardar esta consulta, haz clic en el comando Guardar que se encuentra en la Barra de
herramientas de acceso rápido, cámbiale el nombre y haz clic en el botón Aceptar.

25

Diseñar consultas en multiples tablas

Las consultas pueden ser difíciles de entender y construir, si no tienes idea de lo que estás
tratando de encontrar y cómo encontrarlo. Una consulta de una sola tabla puede ser muy simple,
pero a medida que pasa el tiempo podrás construir consultas más complejas por lo que tendrás
que planificar esta con anticipación.

¿Cómo planear una consulta?

Cuando vas a planificar una consulta que utiliza más de una tabla, debes realizar los cuatro pasos
que verás a continuación:

1. Establecer claramente lo que deseas saber. Si pudieras pedir una pregunta a tu base de
datos ¿cuál sería? La creación de una consulta es más complicado que hacer una pregunta
simple, debes saber exactamente que deseas preguntar para construir una consulta útil.

2. Identifica los campos que contienen la información que deseas que aparezca en los
resultados de la consulta.
 3. Localiza los campos de información que deseas incluir en la consulta, es decir, busca qué
tabla se encuentra cada uno de esos campos.

4. Determina lo criterios de la información que cada campo debe cumplir. Para ello, piensa
en la pregunta que hiciste en el primer paso. ¿Qué campos vas a necesitar para buscar la
información específica?¿Qué información buscas?¿Cómo vas a buscarla?

En un inicio el proceso puede parecer algo abstracto, pero a media que avanzamos en la
planificación de consultas de varias tablas, puedes comenzar a entender como planificarlas para
que su diseño sea más fácil.
28

Crear consultas en múltiples tablas

Me parece excelente planificar la consulta antes de realizarla. Así, ahorramos más tiempo. Ahora
cuéntame ¿qué debo hacer para crear consultas en múltiples tablas?
Después de planear la consulta, podemos empezar a diseñarla y ejecutarla. Si has creado una
planeación escrita para ésta, asegúrate de dirigirte a ella a medida que vayas diseñando la
búsqueda.

Pasos para crear una consulta en múltiples tablas

Paso 1:

Selecciona la pestaña Crear y haz clic en el comando Diseño de consulta.

Paso 2:

Se abrirá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Allí selecciona las tablas que van a hacer parte de la
consulta. Luego, haz clic en el botón Agregar.

Paso 3:

Las tablas aparecerán en forma de pequeñas ventanas en el panel de relación de objeto, unidos
por una línea de combinación. Haz doble clic en la sección media de esta línea para que puedas
configurar la dirección en la que va la relación de las tablas, es decir, de derecha a izquierda o
viceversa.

Paso 4:

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de combinación. Allí, selecciona la dirección en la que

irá la línea de unión de las dos tablas. Puedes hacer clic en la opción 2 para que la unión quede de
izquierda a derecha, es decir, que todos los clientes que cumplieron con los criterios de ubicación,
se incluirían en los resultados. Si haces clic en la opción 3 la unión queda de derecha a izquierda,
es decir, que con esta opción vamos a trabajar con las personas que han visitado el taller en el mes
de diciembre.
Paso 5:

En las ventanas, haz doble clic en los nombres de los campos que deseas que aparezcan en
los resultados de la consulta. Estos se añaden en la tabla que se encuentra en la parte inferior de
la pantalla.

Paso 6:

Establece los criterios de búsqueda que llevará cada campo. Recuerda que los debes escribir en la
fila criterio justo debajo del campo en el que deseas que vaya.
Paso 7:

Después de haber establecido los criterios de búsqueda, haz clic en el botón Ejecutarubicado en el
grupo Resultados de la ficha Herramientas de consulta.

Paso 8:

Los resultados de la consulta se mostrarán en una hoja de datos, parecida a una tabla. Si deseas
guardar la consulta, haz clic en el comando Guardar que se encuentra en la barra de herramientas
de acceso rápido, ponle un nombre y haz clic en el botón Aceptar.

29

¿Cómo modificar una consulta?

Access 2010 ofrece muchas opciones que permiten diseñar y ejecutar consultas para que puedas
acceder a la información que estás buscando. Si sabes cómo usar las opciones de consulta, podrás
diseñar cualquier tipo de búsqueda en tu base de datos.

Además de permitirte modificar los criterios de búsqueda después de haber construido una
consulta, también puedes optar por ordenar u ocultar campos en tus resultados.

Pasos para modificar una consulta

Cuando abres una consulta que ya existe en Access, la verás en la vista Hoja de datos, es decir,
podrás ver los resultados de la consulta en una tabla. Para que puedas modificar la consulta, debes
abrir la vista Diseño, la misma que usaste al momento de crearla. Hay dos formas de acceder a
esta vista. Veamos:

Forma 1: Desde la ficha Inicio

Selecciona la ficha Inicio de la cinta de opciones y haz clic en el comando Ver. Verás que se abrirá
una lista desplegable donde tendrás que seleccionar la opción Vista Diseño.
Forma 2: Ícono vista Diseño

En la esquina inferior derecha de la ventana de Access, busca los pequeños íconos de vista. Allí,
haz clic en el íconovista Diseño que es el que se encuentra ubicado más hacia la esquina derecha.

Una vez te encuentres en la vista Diseño, haz los cambios que desees en los criterios de consulta.
Luego, selecciona el comando Ejecutar para que puedas ver los resultados actualizados.

Podrás notar que Access ofrece otras vistas de consulta como Vista tabla dinámica o Vista SQL.
Esta opciones las puedes ignorar, ya que son muy avanzadas y no tendrás necesidad de usarlas.
30

Clasificación de consultas
Mientras estás diseñando una consulta, Access te permite clasificarlas de diferentes formas, es
decir, podrás ver tus consultas en el orden que las configures.

Para clasificar una consulta es necesario que más de uno de los campos esté organizado, a este
tipo de clasificación se le conoce como multinivel. Una consulta con varios niveles te permite
organizar mejor los datos adicionales. Por ejemplo, si tienes una tabla con los datos de tus clientes
y sus direcciones, puedes configurarla para que los registros queden ordenados por ciudad y las
personas por el apellido.

Cuando se incluye más de una clasificación de consulta, Access ordena los datos de los campos de
izquierda a derecha. Por ejemplo, hiciste la clasificación por ciudad y fecha de última visita y el
primer campo, ciudad, se encuentra más cerca del lado izquierdo que la fecha, el orden de los
datos en los resultados aparecerá con las ciudades ordenadas alfabéticamente y las fechas
ordenadas de menor a mayor, pero teniendo en cuenta el primer orden que se dio.

Pasos para aplicar el Orden multinivel en las consultas

Paso 1:

Abre una consulta. Luego, haz clic en el botón Ver y selecciona la opción Vista diseño.

Paso 2:

Busca el campo que deseas ordenar primero. En la fila Ordenar, haz clic en la flecha
desplegable que se encuentra debajo de cada campo y selecciona Ascendente o Descendente.

Paso 3:

Repite el procedimiento en el resto de los campos para agregar clasificaciones adicionales.

Recuerda que estas se aplican de izquierda a derecha. Así que, las clasificaciones adicionales,
deben quedar a la derecha de la clasificación principal.
Paso 4:

Finalmente, haz clic en el comando Ejecutar. Verás que los resultados de la búsqueda aparecerán
en el orden deseado.

31

Ocultar campos de consulta

Las consultas me parece muy útiles para conocer o predecir las necesidades que tienen los
clientes. Lo cual me parece excelente porque así podré acercarme más a ellos. Ahora me gustaría
saber algo: ¿hay una forma de que, en los resultados, no aparezcan todos los campos de
búsqueda?

Es posible que haya campos que necesites para poner los criterios de búsqueda, pero estos
realmente no necesitas verlos en la tabla de resultados finales. Por ejemplo, en nuestra búsqueda
tu necesitabas filtrar los clientes que te visitaron en diciembre, pero la fecha no es el dato que
realmente necesitas, solo quieres saber los datos del contacto para hacerle llegar la información.
Con Access, puedes ocultar los campos que no necesitas ver en los resultados.
Pasos para ocultar un campo de consulta

Paso 1:

Abre una de las consultas, haz clic en el botón Ver y selecciona la vista diseño.

Paso 2:

Busca el campo que deseas ocultar y haz clic en la casilla de verificación que se encuentra e la fila
Mostrar.

Paso 3:

Finalmente, haz clic en el comando Ejecutar. Verás que en la tabla de resultados el campo no se
verá.
Para volver a mostrar un campo oculto, solo tienes que abrir la vista diseño de una consulta y
hacer clic en la casilla de verificación ubicado en la fila Mostrar.