VISTA DE DISEÑO

Las consultas son expresiones que, entre otras cosas, permiten obtener datos de las
bases de datos. En Access se pueden utilizar dos lenguajes para expresar estas
consultas: QBE (Query By Example, consulta mediante ejemplos) y SQL (Structured
Query Language, lenguaje estructurado de consulta). En este tema usaremos
fundamentalmente QBE. Query-by-Example (QBE, Consulta mediante ejemplos) se
refiere a una familia de lenguajes que implementan las ideas del cálculo relacional de
dominios, un lenguaje formal desarrollado para las bases de datos relacionales. Es el
nombre tanto de un lenguaje de manipulación de datos como el de un sistema de base
de datos que incluyó a este lenguaje. El sistema QBE se desarrolló en el Centro de
desarrollo T.J. Watson, de IBM, a principios de los años setenta y el lenguaje de
manipulación de datos QBE se usó más tarde en QMF (Query Management Facility,
mecanismo de gestión de consultas) como opción de interfaz para DB2. Hay varias
implementaciones de este lenguaje, entre las que se incluyen el original de IBM
(Sistema QBE), QBE de Microsoft (en Access) y QBE de DB2. Aunque este lenguaje fue
originalmente textual, las últimas implementaciones, como la de Access, ofrecen una
interfaz gráfica para la expresión de consultas. Se pueden distinguir varios tipos de
consultas:

• Selección básica. Seleccionan registros de una o varias tablas.

• Resumen. Calculan totales para columnas.

• Tabla de referencias cruzadas. Calculan totales para filas y columnas.

• Parámetros. Aceptan valores proporcionados por el usuario para personalizar la

consulta.

• Acción. Modifican datos de una tabla (reemplazan datos, eliminan registros o añaden
registros).

Para crear una consulta se realizan los siguientes pasos:

Bases de datos MTIG

• Abrir la consulta (aportando un nombre que la identifique).

• Agregar las tablas implicadas.

• Establecer las relaciones entre las tablas agregadas.

• Establecer los criterios o condiciones de selección de los registros.

Consultas de inserción, eliminación, actualización y de selección.

Cuando se crea una consulta de inserción de resultados, se especifica:

 La tabla de base de datos en la que se van a copiar las filas (la tabla de
destino).

 Las tablas de las que se van a copiar filas (tabla de origen). Las tablas de
origen forman parte de una subconsulta. Si va a copiar datos dentro de
una tabla, la tabla de origen es la misma que la tabla de destino.

 Las columnas de la tabla de origen cuyo contenido desea copiar.

 Las columnas de la tabla de destino en las que se van a copiar los datos.

 Las condiciones de búsqueda que definen las filas que desea copiar.

 El criterio de ordenación, si desea copiar las filas en un orden

determinado.

 Las opciones Agrupar por, si solo desea copiar información de resumen.

Por ejemplo, la siguiente consulta copia la información de títulos de la

tabla  titles  a una tabla de almacenamiento denominada  archivetitles.

Consultas de eliminación

Cuando desea rá pidamente eliminar una gran cantidad de datos o eliminar un

conjunto de datos de forma regular en una base de datos de escritorio de Access,
una eliminació n o una consulta de actualizació n puede ser ú til porque las consultas
que pueda especificar criterios para buscar y eliminar los datos rá pidamente.
Mediante una consulta, también puede ser un ahorro de tiempo porque puede
volver a usar una consulta guardada.

Nota: Antes de eliminar datos o ejecutar una consulta de eliminació n, asegú rese de

que tiene una copia de seguridad de la base de datos de escritorio de Access.

Si solo quiere eliminar unos pocos registros, no necesitará una consulta: bastará
con abrir la tabla en la vista Hoja de datos, seleccionar los campos (columnas) o
registros (filas) que quiera eliminar y, tras ello, presionar SUPR.

Importante: La informació n en este artículo está destinada ú nicamente a las bases

de datos de escritorio. No puede utilizar eliminar o actualizar consultas en
aplicaciones web de Access.

Consulta de selección
 Cuando quiera seleccionar datos específicos de uno o varios orígenes, use una
consulta de selección. Una consulta de selección le ayuda a recuperar
únicamente los datos que le interesen y a combinar datos de varios orígenes.
Puede usar tablas y otras consultas de selección como orígenes de datos para
una consulta de selección. En este tema se facilita una descripción general de las
consultas de selección y se indican los pasos para crear una en vista Diseño o
mediante el Asistente para consultas.

Si desea usar la base de datos de ejemplo de Northwind para obtener más

información sobre el funcionamiento de las consultas, vea el
artículo Introducción a las consultas.

Información general

Normalmente, cuando se utilizan datos, no se trabaja con todo el contenido de

una tabla. Por ejemplo, si se usan datos de una tabla denominada Contactos, lo
más habitual es limitarse a un registro específico o al número de teléfono. A
veces, es posible que se quieran combinar datos de más de una tabla, como la
información del cliente con los detalles del pedido. Seleccione los datos que
desea usar mediante una consulta de selección.

Una consulta de selección es un objeto de base de datos que muestra

información en Vista de hoja de datos. Una consulta no almacena datos, sino
que muestra aquellos almacenados en tablas. Una consulta puede mostrar
datos de una o más tablas, de otras consultas o de una combinación de ambas.

Ventajas de usar una consulta

Una consulta le permite:

 Ver los datos únicamente de los campos que le interesen. Al abrir una
tabla, verá todos los campos. Una consulta es una buena manera de guardar
una selección de campos.

Nota: Una consulta solo muestra datos, no los almacena. Al guardar una

consulta, no se guarda una copia de los datos.

 Combinar datos de varios orígenes. Normalmente, una tabla solo

muestra los datos almacenados. Una consulta le permite seleccionar campos de
diferentes orígenes y especificar cómo se debe combinar la información.
 Usar expresiones como campos. Por ejemplo, puede usar la función
Fecha como campo, o utilizar la función Formato en un campo para controlar el
formato de los datos en los resultados de la consulta.
 Ver los registros que cumplan criterios específicos. Al abrir una tabla, verá
todos los registros. Una consulta es una buena manera de guardar una
selección de registros.

Consultas de actualización

Las consultas de actualización de las bases de datos de Access se usan para agregar,
cambiar o eliminar la información de un registro existente. Las consultas de
actualización son como un formulario avanzado del cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar. Las consultas de actualización no se pueden usar para agregar nuevos
registros a una base de datos, ni para eliminar registros de una base de datos.

Use una consulta de datos anexados para agregar registros nuevos a una base de datos
y una consulta de eliminación para eliminarlos.

Nota: Este artículo no es válido para las aplicaciones web de Access (el tipo de base de
datos que se diseña con Access y se publica en línea).

Asistente para consultas

El Asistente para consultas le ayuda a crear una consulta de base de datos.

Más tarde se puede llamar a la consulta guardada, desde la interfaz gráfica de
usuario o utilizando el comando SQL creado automáticamente.

Asistente para consultas - Selección de campo

Especifica la tabla para crear la consulta, así como los campos que se incluirán
en ella.

Asistente para consultas - Orden de clasificación

Especifica el orden de clasificación para los registros de datos en la consulta.

Asistente para consultas - Condiciones de búsqueda

Especifica las condiciones de búsqueda para filtrar la consulta.

Asistente para consultas - Detalle o resumen

Indica si se mostrarán todos los registros de la consulta o únicamente los

resultados de las funciones de totalización.
Esta página solo se muestra si la consulta contiene campos numéricos que
admitan la utilización de funciones de totalización.

Asistente para consultas – Agrupar

Especifica si se agrupará la consulta. La fuente de datos debe admitir la

instrucción «Order by clauses» para que se active esta página del asistente.

Asistente para consultas - Condiciones de agrupación

Especifica las condiciones para agrupar la consulta. El origen de datos debe

admitir la instrucción SQL "Cláusulas Order by" para habilitar esta página del
asistente.

Asistente para consultas – Alias

Asigna alias a los nombres de campos. Los alias son opcionales, y pueden ser
nombres más fáciles de usar que se muestran en lugar de los nombres
antiguos. Por ejemplo, se puede utilizar un alias cuando hay campos de
diferentes tablas con el mismo nombre.

Asistente para consultas - Información general

Escriba un nombre para la consulta y especifique si desea mostrarla o

modificarla cuando cierre el asistente.