Access

¿Que son tablas en Access?

Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los
datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de
cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una
hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los
datos.

¿como se crean las tablas y para que?

Crear una tabla en una nueva base de datos
1. Haga clic en Archivo > Nuevo y, después, en Base de datos de escritorio en blanco.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de
datos.
3. Para ir a una ubicación diferente y guardar la base de datos, haga clic en el icono de
carpeta.
4. Haga clic en Crear.
5. Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre en la
vista Hoja de datos.
Crear una nueva tabla en una base de datos existente
1. Haga clic en Archivo > Abrir, y haga clic en la base de datos si aparece bajo Reciente. En
caso contrario, seleccione una de las opciones de exploración para localizar la base de
datos.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego haga
clic en Abrir.
3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
4. Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de
datos.

Se crean para almacenar la información de una manera organizada y facilitar así mismo su uso.
¿Que son formularios y como pueden ser?
Un formulario de Access es un objeto de base de datos que se puede usar para crear una
interfaz de usuario para una aplicación de base de datos.
Pueden ser:
Un formulario "dependiente" es aquel conectado directamente a un origen de datos como una
tabla o consulta y que puede usarse para especificar, editar o mostrar los datos de ese origen
de datos. Como alternativa, puede crear un formulario "independiente" que no esté vinculado
directamente a un origen de datos, pero que todavía contenga botones de comando, etiquetas
u otros controles que necesita para ejecutar la aplicación.

¿como y para que se crean los formularios?

Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo:

1. En la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en

blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.
2. En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o
las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el
formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

Access crea el formulario, para que en él pueda realizar cambios de diseño. Así, por ejemplo,
puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos en caso necesario. 

¿Que son consultas en Access y para que se crean?

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más
tablas para conseguir información detallada de una base de datos.
Se crean para que al crear una consulta en Access, definas condiciones específicas de
búsqueda para encontrar, exactamente la información que deseas.
Explica los diferentes tipos de consultas
Consultas de selección
Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los
datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede
actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de
selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de
totales.
Consultas de parámetros
Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de
diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios para recuperar registros o un
valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un
dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces
recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas.
Consultas de tabla de referencias cruzadas
Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera
que su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una
media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información:
uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.
Consultas de acción
Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos
registros en una sola operación.
Hay cuatro tipos de consultas de acción:
Consulta de eliminación
Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de
eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las
consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados
dentro de los registros.
Consulta de actualización
Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede
aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar
los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría. Con una consulta de
actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.
Consulta de datos anexados
Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo,
supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con
información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información en la
base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes.
Consulta de creación de tabla
Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las
consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base
de datos de Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros antiguos.
Consultas SQL
Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL. Puede utilizar el Lenguaje de
consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y
administrar bases de datos relacionales, como Access.

¿Que son informes en Access?

Los informes de Microsoft Access son resúmenes de la información de la base de datos que
puedes consultar en pantalla o mediante el uso de una impresora. Los informes pueden ser una
simple lista de los registros de una tabla, o los más complejos que incluyen varias tablas,
resumen de totales y tablas o gráficos.

¿como podemos obtener los informes y para que?

1. En el Panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el
informe.
2. En la pestaña Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente.
3. Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la
base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números
de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y
períodos de tiempo.