Desarrollo De Manual De Organización Y Funciones Para Monitores Administrativos De

Admisiones En Uni Barranquilla

Merari López, Kathlen Zambrano, Jean Pierre Estrada y Vanessa Barraza

Institución Universitaria de Barranquilla

Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas, Tecnología en Gestión empresarial
Profesor: Fernando Suárez

Soledad, Colombia
6 de febrero de 2023
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Indice

Planteamiento del problema........................................................................................................2

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Sobre la educación, se entiende y se tiene como principio que es un derecho fundamental de

todo ser humano el cual garantiza la construcción y el sostenimiento de una sociedad justa y
equilibrada, ahora bien; hablamos de principio y derecho fundamental, pero, más allá de eso podemos
observar que en otros términos es considerado como un factor de producción y esto se debe
sencillamente a que regula problemas económicos en las naciones mejorando los niveles de
empleabilidad en los países, y extendiendo sus funciones a regular desigualdades, afirmando valores e
identidades culturales del país.

Agregando a lo anterior, la educación en el país debe fomentar a la innovación científica y

tecnológica como también diversificar los campos de desarrollo para la población joven y fortalecer la
democracia y el estado de derecho, antes bien, debe sostenerse en ciertos pilares del conocimiento,
como el saber ser, saber-saber y saber hacer los cuales están estrechamente relacionados con la
formación profesional, lo anterior expuesto, es necesario recalcar que solo se ha aplicado el saber-saber
pero muy poco el saber hacer y más cuando se habla del ámbito laboral.

Por tales motivos, las políticas desarrolladas por el Gobierno Nacional de Colombia en los
últimos años para ampliar las posibilidades de acceso y la cobertura del sistema de educación superior,
han traído nuevos retos a las instituciones las cuales se han visto en la necesidad de reforzar sus
acciones para promover no solo el ingreso de nuevos estudiantes, sino también, la culminación exitosa
de sus estudios, acciones que por lo visto no son suficientes para aquellos que buscan más que solo
teoría, es por esto que seis de cada diez estudiantes son los que están en desacuerdo con la idea de
que las facultades preparan adecuadamente para dar un salto y entrar a la vida laboral, esto en cuanto
los jóvenes valoran cómo la universidad ayuda al educando a enfrentar con éxito el mercado laboral.

Por otra parte, La Corte Constitucional aprobó, por unanimidad, la exequibilidad de la Ley 1950
sobre el acuerdo de adhesión de Colombia a la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo
Económicos). Al hacer parte de la OCDE, Colombia participa en el grupo de países de buenas prácticas
que representa alrededor del 80% del comercio y de las inversiones mundiales. El proceso de ingreso a
la OCDE le ha permitido a Colombia construir un sistema fiscal más eficiente, sostenible y redistributivo;
un presupuesto nacional enfocado en la educación y la equidad; un Estado de derecho eficaz y
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confiable; un régimen laboral, más moderno e incluyente; al igual que la creación de incentivos para
promover la competencia y la innovación. (“Colombia da otro paso para el ingreso a la OCDE”)

En este orden de ideas, en Colombia existen diversas universidades que realizan y dan
vinculación a estudiantes como monitores académicos y asistentes administrativos lo cual les permite a
los educandos adquirir experiencia administrativa y académica para así mejorar sus competencias y
habilidades de aprendizaje, encontrando y adquiriendo conocimiento de su vida laboral y preparándose
para las posibles dificultades y llevarlas a cabo con éxito, paralelo a esto, reciben un estímulo o incentivo
económico al ocupar las diferentes plazas o áreas de sistema académico por medio de becas que
impliquen una disminución del porcentaje en cuanto a su matrícula, pero, investigando más a fondo
respecto a estos programas en diversas universidades a nivel nacional, se puede observar que existen
falencias las cuales se deben mejorar para garantizar que el estudiante tenga una excelente experiencia
y que el trabajo realizado alcance los lineamientos propuestos.

Sin embargo, se hace necesario el uso de estos incentivos y de monitorias ya que, los
estudiantes que ya han pasado al mundo profesional afirman que se enfrentaron a situaciones
desconocidas aun teniendo el conocimiento previo de las mismas, pero, estos sostienen que entre la
teoría y la práctica hay una diferencia descomunal debido que, no se está empleando el saber hacer
dentro de las instituciones universitarias y muchas veces esto baja el nivel competitivo de los
estudiantes frente a otros que cuentan con experiencias laborales.

A pesar de esto, se ha evidenciado carencias de instructivos respecto a las funciones puntuales

que deben realizar los monitores, de hecho, la universidad EAFIT aplicó una encuesta sobre las mejoras
que debe tener este programa y más del 15% de los encuestados resaltaron la mejora a las
capacitaciones de los monitores que deben recibir para ejecutar sus labores eficientemente ya que,
estas no estaban cumpliendo las expectativas ni los objetivos. Asimismo, la universidad tecnológica de
Pereira tiene una deficiencia en sus monitorias debido que no cuenta con un sistema de administración
y control de las mismas.

Por consiguiente, en muchas ciudades del país se ven estas mismas falencias y en muchos casos
se puede decir de manera específica, caso en la ciudad de Barranquilla, centrándonos en esta, existen
muchas dudas, miedos e interrogantes para un estudiante universitario sobre cómo abordar el siguiente
paso en su proyecto de vida laboral al graduarse y cómo debe preparase para afrontar esta nueva etapa.
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Sin embargo, muchas universidades cuentan con diferentes estrategias para ayudar a sus
educandos a hacer frente al mundo laboral al que están a punto de explorar, por citar algunos ejemplos,
tenemos la Universidad Americana; aquí implementan el llamado “pasaporte al mundo laborar” el cual
es un proyecto que hace parte del programa de orientación laboral de la institución misma que se gesta
en la oficina de egresados. A través de este proyecto, se promueve un trabajo activo con estudiantes y
egresados quienes se encuentran en proceso de acercamiento a la vida laboral. Además, se busca
atender las necesidades puntuales, mientras que de manera paralela se fortalecen habilidades y
capacitaciones propias de cada persona, aumentando así las posibilidades de incorporación en el sector
profesional.

En esa misma línea, el INCA desde el inicio de formación comienza a preparar a sus estudiantes
para ingresar al mundo laboral y en la parte final de la carrera los termina de capacitar en un laboratorio
como una simulación laboral y en este punto se les dan las ultimas pautas y recomendaciones para su
ingreso a una empresa o compañía. Por el contrario, en muchos casos, muchas instituciones
universitarias no toman en cuenta llevar al estudiante a algo más que aulas de clase, olvidándose que
éste será un factor de producción y que permitirá ampliar el campo del trabajo, teniendo así una visión
más clara de lo que se enfrenta, tal es el caso de la Universidad del Litoral en donde sus estudiantes en
la mayoría de las veces deben buscar sus prácticas y la universidad da el aval una vez finiquitada las
mismas, pero, no cuentan con una preparación que vaya a la par del trabajo o labor que se va a
desempeñar.

Simplemente, la posibilidad de encontrar decepciones es muy grande porque en algunos casos

las expectativas no están en concordancia con lo que el mercado nos puede ofrecer al comenzar nuestra
vida profesional. “Uno de los errores más comunes de los recién graduados, es ser demasiado idealistas
en cuanto a las expectativas sobre el trabajo y no tener en algunos casos la suficiente humildad para
ajustarse a la realidad del mercado y a las condiciones y cultura específicas de las ofertas de trabajo
disponibles.” Dra. Myriam Melo, Claves para ingresar al mundo laboral después de la Universidad, 2020.

Dentro de este marco entra la Institución universitaria de Barranquilla, en la cual nos

centraremos debido que esta cuenta con estos incentivos de monitorias académicas y administrativas
que no solo brinda estímulos, sino que, además, da oportunidad al alumno de ampliar su enfoque y
preparase para el día a día que se enfrentará en el trabajo. Vale decir, la institución ha optado por este
modo de formación debido que esta tiene como misión el compromiso con la formación de personas
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autónomas, creativas, emprendedoras, éticas, responsables y con una visión sustentable, en un modelo
de formación basado en competencias que responde a las necesidades del entorno en un contexto
globalizado.

En representación de, estas monitorias han hecho que muchos estudiantes se sientas mucho
más condicionados para prestar un servicio en una empresa y que ambas partes queden satisfechas con
las labores realizadas. Por consiguiente, esta institución maneja este incentivo en diferentes áreas del
mismo campus para expandir un poco más el enfoque, tales áreas como, cartera, atención al usuario,
biblioteca, el área de sistemas entre otras. Por especifico cada área distribuye y categoriza las funciones
y roles de cada persona incluyendo los monitores, un ejemplo de esto es el área de atención al usuario o
bien llamada admisiones.

Dentro de la unidad de atención al usuario se desarrollan acciones orientadas a la identificación

de necesidades, atención de requerimientos y evaluación de satisfacción de los estudiantes y ciudadanía
en general frente a la gestión y los servicios que presta el proceso. Así mismo, su objetivo es brindar
atención con calidad y oportunidad a los estudiantes y ciudadanía en general, atendiendo a la demanda
de los ciudadanos en los diferentes trámites y servicios, a través de canales telefónicos, virtuales y
presenciales, verificando la percepción de la satisfacción del estudiante y ciudadanía frente a la
prestación de los mismos.

Dentro de este proceso existen diversos indicadores que miden el desarrollo de las actividades
los cuales son: 1) Cumplimiento del plan de acción. 2) Satisfacción de lo susuarios.3) Tiempo de
respuesta a solicitudes de certificaciones. 4) Respuesta a PQRSD. 5) Cumplimiento Plan de
Mejoramiento por resultado de Autoevaluación (Asambleas) y/o de Acreditación (Programas
acreditados y en proceso de acreditación). Del mismo modo, existen servicios que se prestan dentro de
la unidad que permiten dar cumplimiento al objetivo general del proceso por el cual fue creada la
unidad de Atención al Usuario, los cuales son: 1) Procedimiento de transferencias internas, externas y
reingresos. 2) gestión de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias. 3) certificaciones y
contenido programático. 4) procedimiento de solicitud de reclasificación. 5) procedimiento de registro
de novedades de notas del período académico. 6) gestión de grados. 7) procedimiento de homologación
y/o proyección de módulos. 8) matrícula de estudiantes. 9) inscripción, selección y admisión de
estudiantes.
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En este sentido, y para dar cumplimiento a los requerimientos del proceso, existen personas que
trabajan dentro de la unidad los cuales tienes roles y responsabilidades asignadas, tales como la jefatura
del área, encabezada por un profesional universitario y luego de este se encuentran los asesores de
servicios ocupados de labores de gestión y labores operativas, adicionalmente, apoyando a los asesores
se encuentran estudiantes de la Institución que prestan servicios como monitores administrativos.

Aunque, la institución cuenta con este rol de ayudar a sus estudiantes a regular la experiencia
laboral también se han encontrado falencias dentro del mismo sistema, tales como falta de entrevista o
capacitación e inducción del estudiante para ejercer sus funciones, otra falencia es que los monitores
administrativos no cuentan con responsabilidades y funciones asignadas que estén especificadas dentro
de un manual de organización y funciones, así como lo tienen los asesores de servicio y el profesional
universitario encargado del área, esto implica que se presenten inconvenientes al momento de llevar a
cabo las actividades asignada por el personal de apoyo de la unidad a los monitores debido a que no
existe una guía de procesos los cuales controlen aquellas actividades.

Entonces, se debe tener en cuenta que adicional a brindar este derecho a esta forma de
educación, también se debe optar por hacerlo de manera correcta y llevar todos los lineamientos
correspondientes para crear una simulación de un verdadero ambiente de trabajo. Según lo anterior, se
han identificado diversas dificultades en desempeño y el cumplimiento de las labores asignadas a los
monitores administrativos, tales como; No existe una continuidad del trabajo o la labor asignada debido
a que todos los estudiantes en monitorias realizan las mismas actividades al mismo tiempo, esto
conlleva a que la información tergiverse su origen y no cumpla el orden requerido.

Del mismo modo, las asignaciones de las tareas no tienen un fin específico, es decir que no se
controla quien hace una actividad y quién la prosigue, esto no genera confiabilidad en los informes y
produce perdida de la información, haciendo que se emplee mucho más tiempo en la organización de
los requerimientos del proceso. En este mismo orden de ideas, se encontró otra problemática, no hay
un control sobre las actividades desarrolladas al final de las labores del monitor, expresa esto que
cuando el estudiante en monitorias termina su periodo de apoyo a la gestión en la unidad no se cuenta
con un documento que refrende las actividades desempañadas por el mismo.

Del mismo modo, las asignaciones de las tareas no tienen un fin específico, es decir que no se
controla quien hace una actividad y quién la prosigue, esto no genera confiabilidad en los informes y
produce perdida de la información, haciendo que se emplee mucho más tiempo en la organización de
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los requerimientos del proceso. En este mismo orden de ideas, se encontró otra problemática, no hay
un control sobre las actividades desarrolladas al final de las labores del monitor, expresa esto que
cuando el estudiante en monitorias termina su periodo de apoyo a la gestión en la unidad no se cuenta
con un documento que refrende las actividades desempañadas por el mismo.

Dando continuidad a lo anterior, si se empleará un mecanismo que ayudara a solucionar estas

problemáticas, lo más probable es que las operaciones mejoren sus resultados y rendimiento en el
trabajo de los monitores y teniendo así resultados favorables con una continuidad del trabajo en tiempo
y con una información veraz dando confiabilidad en los informes de manera eficaz. Inversamente, si no
se regula o se tiene una administración en las labores y no se logra crear este mecanismo, se verá afecta
la forma en cómo el educando se está preparando en una empresa y generará problemas e
inconvenientes en los procesos internos del área donde se encuentre haciendo sus monitorias, logrando
así que su experiencia no sea la esperada y quede con insatisfacción.

1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:

Por las razones expuestas anteriormente, nace entonces la necesidad de estudiar una
herramienta que contribuya al mejoramiento, por ende, es preciso que se realice la siguiente pregunta:
¿De qué manera se puede organizar y establecer mejor las funciones de los monitores administrativos
de la unidad de Admisiones en Uni Barranquilla?

En vista de lo planeado anteriormente, surgen los siguientes interrogantes los cuales alinearan
esta investigación:

¿Cómo sería el desarrollo de un manual de organización y funciones en Admisiones?

¿Cómo infiere este mecanismo en las funciones de los monitores administrativos de

admisiones?

2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

2.1. OBJETIVO GENERAL

Crear un modelo de manual de organización y funciones de monitores administrativos en

Admisiones para mejorar la planeación, organización y control de las actividades desarrolladas por los
mismos.
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2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Estudiar cada función y actividad dentro de la unidad de Admisiones mediante el manual de la

dependencia.

Identificar las actividades y funciones de los monitores administrativos dentro del manual de la
unidad de admisiones.

Implementar un manual de organización y funciones para los monitores administrativo a través

de herramientas ofimáticas.

3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Esta investigación se realiza con el propósito de aportar el conocimiento existente sobre las
mejoras organizacionales (Teoría de la administración científica, Frederick Tylor, 1911. Teoría clásica de
la administración, Henry Fayol, 1916. Teoría de la Burocracia, Max Veber, 1940. Teoría de la calidad
total, E. Dennig, 1940) en los mecanismos administrativos y crear un instrumento que ayude y
contribuya a la organización, control y rendimiento en el trabajo de los monitores, ya que estaría
demostrando que el uso del mismo mejorará los niveles de desempeño dentro de la unidad.

Ahora bien, la elaboración y aplicación de mecanismos para cada una de las capacidades de los
monitores se indaga mediante teorías administrativas, situaciones que pueden ser investigadas, una vez
que sea demostrada su validez y confiabilidad podrán ser utilizados en futuros trabajos de investigación
y en otras instituciones educativas. También busca por sí mismo ser fuente de consulta y pretende ser
estado del arte de otros proyectos con el fin sumar conocimiento.

Por otra parte, esta investigación se realiza con el propósito de contribuir al control de las
actividades desarrolladas dentro de la unidad de admisiones por parte de los monitores administrativos
y crear una ruta de funciones para la transferencia de la gestión del conocimiento en forma explícita que
disminuya los errores de la información suministrada por parte de los mismos.

Así mismo, el trabajo pretende aportar intelecto para la sociedad en general dentro del marco
del conocimiento con el fin de aportar ideas para el mejoramiento de la Institución y la formación
profesional del estudiante en los tres saberes (saber ser, saber-saber y saber hacer). Por otro lado, es
importante que los investigadores desarrollen sus habilidades de investigación en la Institución,
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aplicando los conocimientos adquiridos dentro de las aulas de clase. Esto contribuirá a que se
desarrollen las habilidades y que se desarrolle el conocimiento de los mismos.

4. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

La investigación planteada se limita al caso de la Institución Universitaria de Barranquilla del

sector educativo, específicamente en la unidad de Admisiones, ubicada en el territorio del
Departamento del Atlántico en la ciudad de Barranquilla dentro de un marco temporal comprendido
entre los años 2021 al 2023.