GESTIÓN

DOCUMENTAL
OBJETIVOS

• Entender como la gestión documental facilita que la información se

comparta y aproveche con mayor eficiencia como un recurso colectivo.
• Valorar la importancia que reviste la gestión documental para la puesta
en práctica de las estrategias de negocio en tiempo real.
• Aprender como la gestión documental interrelaciona todos los procesos de
la organización.
• Comprender como el adecuado manejo de los documentos libera al
personal de tareas operativas para concentrarse en actividades más
productivas.
• Conocer los aspectos metodológicos necesarios para el manejo efectivo de
la documentación en todo tipo de formato.
• Aumentar la conectividad de la organización con su entorno, en particular
con sus grupos de interés.
CONCEPTO
Para poder comprender qué es la gestión documental hay que partir de los
conceptos de documento y archivo. Un documento es todo material impreso o
electrónico que contiene información de importancia para un entorno y fue creado
para un fin en específico. Ejemplos de estos son un correo electrónico, una solicitud
de empleo, un reporte ejecutivo.
Por su lado, también se encuentran los documentos de archivo, los cuales son todos
aquellos documentos que tiene registrado un acto administrativo, jurídico y/o
contable; los cuales pueden ser creados, recibidos, gestionados o usados por
cualquier organización. Este tipo de documentación tiene que llevar un correcto
proceso, desde su creación hasta su disposición, ya que no sólo tienen un impacto
interno para la organización, sino también externo y con implicaciones legales.
A su vez, un expediente es la unidad documental que está conformada por uno o
más documentos de archivo. Estos se deberán ordenar lógica y cronológicamente,
cumpliendo la condicional de estar relacionados por un mismo asunto, actividad,
proceso o trámite. Dado lo anterior, los expedientes conformarán a su vez el
archivo, el cual es el conjunto organizado de información que se utiliza como
soporte y que es recibido o producido como parte de la operación de las
organizaciones.
Basado en lo anterior, la gestión documental es el conjunto de actividades y
técnicas administrativas enfocadas a la correcta planificación, creación, organización
y control de documentación producida o recibida por una entidad; con el objetivo de
facilitar su utilización, conservación y disposición.
OBJETO
Representan el vehículo de transmisión de datos e información
organizacional más sencillo, claro y funcional, toda vez que
permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier
otro recurso en términos físicos y/o digitales. Además,
normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en una
fuente de consulta para efectos legales y/o administrativos.
PROPÓSITO
• Contar con los formatos adecuados en función de las necesidades
de la organización.
• Identificar y proteger información vital.
• Mejorar la gestión de los procesos y de los procedimientos.
• Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
• Administrar efectivamente los recursos y sistemas destinados al
manejo de la información de la organización.
• Interrelacionar correctamente la gestión documental con la
estructura organizacional.
• Evaluar la gestión documental de la organización.
ENFOQUES

Enfoque clásico constituye la plataforma de las operaciones que día con

día afronta una organización, cuyo registro se centra en sus competencias
centrales, estructura, sector de actividad, giro industrial, tamaño de la
empresa, número de empleados, relaciones de coordinación, nivel de
desarrollo tecnológico, sistemas de comunicación e información, trato a
clientes (internos y externos), generación de bienes, servicios, capital y
conocimiento y gestión de la calidad.
Enfoque digital manejo y tratamiento de la información que incrementa
la calidad de los datos, depurándolos y confirmándolos automáticamente,
exportar la información hacia distintas bases de datos o aplicaciones
diversas, analizar comparativamente los reconocimientos que se hagan y
administrar puntualmente las imágenes y documentos.
ENFOQUE CLÁSICO
Importancia de la documentación impresa
Las operaciones administrativas que se efectúan una
organización generalmente requieren documentos para
dejar constancia de su ejecución. Cuando estas
operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan
formas impresas, cuyo uso incide de manera directa
tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad
de la información que se maneja, por lo que tiene que
considerarse su contenido, cantidad, costo y grado en
que permiten imprimir celeridad y cohesión a las
acciones.
ANÁLISIS
Al revisar el contenido de una forma en cuanto a condiciones
materiales -tamaño, papel, tinta, clase de impresión, encuadernación y
frecuencia de uso- y consideraciones funcionales -identificación,
objetivo, información, estructura, tipo y secuencia de datos- se debe
considerar:
• Formularios cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los
equipos en que se procesan o son excesivas para los datos que
contienen.
• Duplicación de formas para un mismo fin.
• Exceso de formas de poco uso.
• Formularios con un número de copias innecesario.
• Formularios cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron
creadas.
• Formularios para trámites en las que no son necesarias, o sin la
forma y contenido requeridos.
 FUENTES DE INFORMACIÓN

• Preparadas por la organización

• Producto de un consultor externo
• De uso comercial común
• Provenientes de instancias externas
• Elaboradas por un diseñador profesional
Requerimientos para su uso

Internos
• De acuerdo con su instrumento legal de creación y
pautas dictadas por la alta dirección.
• En función de las estrategias, objetivos, metas,
sistemas, procesos, procedimientos , programas y
manera de tomar decisiones.

Externos
• Por condiciones del entorno.
• Atendiendo a un esquema de globalización.
• Por pactos o convenios internacionales.
• En atención a sus clientes y proveedores.
Diseño
Preparación de una forma atendiendo a su objeto, tipo de
información, uso, contenido, forma de llenado, usuario y
resultados esperados

Elementos funcionales

Identificación: logotipo, titulo, fecha, número de hoja,

clave, nombre de quién elabora, revisa y autoriza

Orden de componentes: secuencia de datos, flujo del

trabajo, cuerpo(datos principales) e instrucciones

Condiciones para su llenado: manual, a máquina y en

impresoras de equipo de cómputo.
 SECUENCIA DE DATOS

2 1

2
3
3

4
4
 INSTRUCCIONES
DETERMINACIÓN DEL INGRESO ACUMULABLE-VALORES RENTA FIJA
VARIABLE

INGRESOS ACUMULABLES-PRODUCTOS DEL

TRABAJO Y PRODUCTOS O RENDIMIENTOS
DEL CAPITAL Y OTROS INGRESOS d

CUANDO LA CANTIDAD DE d SEA SUPERIOR

A $150,000.00 ANOTE LA CANTIDAD DE c EN
f, DE LOS CONTRARIO RESTE LA CANTIDAD DE $150,000.00

LA CANTIDAD CONSIGNADA EN d d
RESULTADO e

INGRESO ACUMULABLE
ANOTE ESTOS TOTALES EN EL CUADRO VI PAG. 3
Clases de formularios

De línea. Es la clase de formulario más sencilla, pues su

contenido se basa en datos fijos (letras) que van seguidos
de una línea sobre la cual se deben anotar los datos
variables.
De columnas. Contiene columnas y renglones para su
llenado y se utiliza cuando los datos que se anotan
(variables) se incluyen de acuerdo con los datos fijos
colocados en la parte superior del formulario (encabezado)
o, en casos especiales, al pie.
De casillas. Consiste en encerrar un dato fijo dentro de un
cuadro o rectángulo llamado casilla.

Combinado. Este tipo de formulario incluye más de una

alternativa de presentación por lo que puede combinar
casillas y bloques.
 FORMATO DE LÍNEA

RECADO TELEFÓNICO

PARA____________________________________

HORA____________ FECHA________________

EL SR____________________________________

ASUNTO__________________________________
________________________________________
________________________________________
________________________________________
________________________________________
________________________________________

RECIBIÓ
 DISPOSICIÓN DE COLUMNAS
Y RENGLONES
GERENCIA DE CARGA
ZONA LISTA DE REPARTO
ESTACIÓN REPARTO Y CONTROL EN REZAGO FECHA
No. ECON CH No. DE CH PIEZAS CONSIGNATARIO FLETES DEVOLUCIONES CAUSA
GUIA

AL INICIO DEL REPARTO AL TERMINAR EL REPARTO

RECIBI EN EFECTIVO
ENTREGADO POR RECIBIDO POR COPIAS DE GUIAS
COPIAS DE RECIBOS

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

UTILIZACIÓN DE CUADROS Y CASILLAS
 COMBINACIÓN DE CASILLAS Y BLOQUES
HOJA
PROGRAMAS INSTITUCIONALES DE
FECHA
PROGRAMA OBJETIVO(S):
D M A

FECHA RECURSOS
No. SUBPROGRAMAS ACTIVIDADES METAS RESPONSABLE(S) NECESARIOS COORDINACIÓN
INICIO TERMINO

OBSERVACIONES:
Visualización
Para que una forma facilite su utilización y comprensión
debe cubrir los siguientes requisitos:
 Unidad
 División modular
 Claridad
 Agrupación y jerarquización
 Saturación
 Movimiento
 Ritmo
 Imagen residual
UNIDAD
DIVISIÓN MODULAR
CLARIDAD
AGRUPACIÓN Y JERARQUIZACIÓN
SATURACIÓN
MOVIMIENTO
RITMO
IMAGEN RESIDUAL

Imagen
Residual
Selección de productos y presentación
•Hojas extras
Hojas simples sin papel carbón sueltas o en block
• Juegos engomados
Conjuntos individuales de dos o más partes
engomadas con hojas de papel carbón intercaladas
• Juegos individuales con papel carbón
intercalado
Conjunto de dos o mas copias engomadas con un
talón
• Formularios continuos
Formularios usualmente utilizados en equipos de
cómputo, con o sin papel carbón intercalado
Elementos materiales
• Papel
Como materia prima base de un formulario debe
considerarse el tipo de uso que se le va a dar, número
de copias, clase de impresión y cómo se archivará.
• Tintas y carbones
Elementos que complementan el concepto y desarrollo de
la imagen de un formulario.

• De presentación
Estructura del formulario en cuanto a medios de expresión
y funcionalidad.
Alternativas para su elaboración
• Offset
Proceso a través del cual un negativo fotográfico se pasa a una
placa metálica que se imprime mediante una prensa.
• Mimeografo
Proceso que emplea esténciles o plantillas hechas a máquina,
impresora o a mano.
• Linotipo
Formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta
completar los textos para su impresión.
• Fotograbado
Proceso mediante el cual de un negativo fotográfico se revela con
luz y tintas en una placa metálica a la que se aplica ácido para
fijar la imagen.
• Rotograbado
Es una técnica análoga al fotograbado, aunque en lugar de grabar
en placas metálicas planas se emplean rodillos de cobre.
• Máquina de escribir y computadora
Recursos de apoyo
Programación orientada al objeto. A través de ella, los formularios, tratados como
objetos se pueden codificar como módulos para después ser reutilizados.
Bases de datos. Programa puente para estructurar, recuperar, simplificar, actualizar
eliminar formularios o datos en ellos.
Cliente/servidor. Sistema por medio del cual se puede acceder vía computadora
(cliente) a una computadora central (servidor) para salvaguardar los formularios con un
alto margen de seguridad, además de permitir el trabajo de más de un usuario en forma
paralela.
Intercambio electrónico de datos. Proceso interactivo para el manejo de formularios de
computadora a computadora.
Correo electrónico. Servicio para intercambiar información, que permite agilizar el
desplazamiento de formularios.
Blog. Es un sitio web en que se recopila y actualiza cronológicamente textos o artículos de
uno o varios autores, los cuales aparecen en el orden en que se incorporan.
Multimedia. Aplicación que combina textos, gráficos, video, música e internet en un
paquete integrado.
Redes. Interconexión de computadoras y componentes de un sistema que permiten el
manejo e intercambio de información compartiendo recursos.
Otros. Soluciones que permiten la gestión documental en servidores, programas, licencias
de software y servicio de hospedaje de páginas web, entre otras.
Utilización
• Uso normal
Empleo o cambios operativos que no requieren de
muchos estudios o autorizaciones.

• Cambios
Ajuste cuando de presentan modificaciones radicales
en las estructuras organizacionales o condiciones de
trabajo.
Responsables de su manejo y control
• Operativamente
Todas las áreas de la organización
• En forma especializada
 Nivel directivo
 Unidades de apoyo técnico
 Unidades encargadas de la administración de
los recursos.
Instrumentos de control
• Cuestionario para el análisis de formularios
Documento que relaciona en forma ordenada y secuencial
la relación de componentes de un formulario.
• Catálogo de formularios
Compendio de todos y cada uno de las formularios que se
utilizan en una organización.
• Tarjeta para control interno de formularios
Registro de las impresiones y reimpresiones de los
formularios que contiene sus características más
relevantes.
• Unidades de almacenamiento
Dispositivos electromágnéticos en los que se puede
preservar el inventario de todos y cada uno de los
formularios.
CUESTIONARIO PARA EL ANÁLISIS DE FORMULARIOS

Contenido que debe cubrir:

• Identificación de la unidad administrativa

• Título y clave del formulario
• Fecha de la última revisión
• Aspectos materiales (tamaño, tinta, tipo de papel y
de impresión, presentación (suelta, continua, etc.),
folio, uso, procedimiento de llenado.
• Cumplimiento de su objetivo.
• Funcionalidad de su presentación.
• Aspecto de diseño.
• Información que debe aparecer o eliminarse.
• Impacto probable en caso de cambio.
• Sugerencias para mejoras.
• Nombre de quien la revisa y autoriza.
CATÁLOGO DE FORMULARIOS
NOMBRE DE LA FORMA CUENTA DE GASTO DE VIAJE
CÓDIGO:

DEPENDENCIA QUE LA USA: COMUN A TODAS

ESPECIFICACIONES INSTRUCCIONES
TAMAÑO: CARTA
DIMENSIONES: 21.3 x 28 CMS.
COLOR DEL PAPEL: BLANCO
COLOR DE TINTA: NEGRA
NUMERO DE COPIAS: DOS
COLOR DE COPIAS: 1a. BLANCA, 2a. VERDE
PESO: 24 KGS.

FLUXOGRAMA

CUENTA DE GASTOS DE VIAJE

DEPARTAMENTO
INTERESADO (1) ARCHIVO

0
1
2

CONTROL

CAJA

CAJA (2)

ARCHIVO
TARJETA PARA CONTROL INTERNO DE FORMULARIOS

Nombre de la forma
Logotipo Nombre de la institución Clave
Fecha de Cantidad Juego de la forma Fecha prueba
impresión original copia de impresión Observaciones

Procedimiento en que interviene

Tipografía Litograbado Offset

Consumo mensual
Fotograbado Mimeógrafo Otro
ENFOQUE DIGITAL
La necesidad de control en el acceso a los datos, su monitorización y su
evaluación, hacen imprescindible un medio de centralización y protección de
los archivos, tanto en medio físico como electrónico.

La digitalización y captura masiva de formatos, cuestionarios, formularios,

encuestas o imágenes, a la vez que permite limpiar y confirmar datos
automáticamente por medio de reglas de negocio y validaciones en bases de
datos, lo que se refleja en resultados como los siguientes:

• Reduce los costos de captura manual.

• Comprime los tiempos de procesamiento.
• Aumenta la calidad de los datos.
• Incrementa la productividad.
• Acelera el manejo de doctos (almacenamiento y acceso).
• Potencia las inversiones en sistemas.
• Establece un puente entre contenidos de la WEB y los sistemas de gestión
documental.
• Sistema de gestión de contenido orientado a la WEB.
• Permite escalar la gestión de los datos.
Herramientas
Alta de documentos. Se crean nuevos documentos con posibilidad de una preindexación automática, los
cuales pueden ser añadidos desde escáner, capturadora de vídeo o desde archivos de disco.
Búsqueda de documentos. Acceso a una biblioteca o carpeta y mediante índices efectúa la búsqueda por
medio de identificadores, fechas, operadores con AND, OR y NOT para localizar conceptos o palabras clave.
Navegación de documentos. Una vez seleccionado un documento en la pantalla de búsqueda puede
accederse a su navegación permitiendo las operaciones de avance/retroceso entre páginas, lanzamiento de
archivos, edición de imágenes, copia/movimiento a otros documentos, envío por email y zip.
Administración de usuarios. Los usuarios tendrán definidos sus niveles de privilegios indicando si son
usuarios del sistema o si solo tienen acceso para búsqueda, indexación o alta. Asimismo, cada usuario
desempeña un rol: administrador, supervisor, operador o consulta.
Administración para el alta/baja de carpetas o bibliotecas. Define los tipos de metadatos (bloque de
datos que precede a la información propiamente dicha) asociados a los documentos de una determinada
carpeta. La jerarquía de los documentos comienza por una biblioteca que incluye distintas carpetas con
metadatos y documentos.
Exportación CD. Exportación a formato CDROM configurando el tamaño disponible del dispositivo de destino.
Exportación/grabación. Grabación directa a CDROM a través de interfaz propio del sistema, controlando
todo el proceso sin necesidad de poseer otros programas de grabación de CDROM.
Importación CD. Importación selectiva o completa de dispositivos previamente generados con el sistema en
la que existe la posibilidad de solo copiar los valores de los índices y mantener imágenes y archivos en el
dispositivo externo.
Indexación. Herramientas de creación o modificación de metadatos asociados a los documentos.
Hojas de control. Las hojas de control sirven para automatizar el proceso de escaneo de documentos.
Estadísticas BD. Generación de estadísticas resumidas de varios parámetros importantes de la base de datos:
tamaño y número de páginas.
Agenda. La agenda podrá ser de dos tipos: usuario del sistema o de recursos. Una agenda determina los días
en los que un usuario o recurso dispone de un evento (cita, reunión).
Mensajería interna. Un usuario podrá enviar mensajes a otros usuarios conectados o no en ese momento al
sistema.
Tecnología de apoyo

Podemos definir a la tecnología como toda herramienta que ayuda al ser

humano a realizar tareas de manera más rápida y sencilla, minimizando
riesgos, ahorrando esfuerzo y tiempo.
Cuando la tecnología se adopta en una organización, se convierte en una
herramienta que potencializa su crecimiento.
Por ello, es imprescindible que las organizaciones sean capaces de insertarse
en los cambios tecnológicos, así como implementar planes de capacitación
para que su personal pueda hacer un uso adecuado de todas las
herramientas de esta naturaleza con el propósito de mantener un nivel
competitivo.
Actualmente la tecnología en las organizaciones es cada vez más
especializada, ya no sólo es vital para los procesos operativos sino para
fortalecer los procesos de toma de decisiones y en la integración de
herramientas estratégicas y de negocios.
El cambio tecnología propicia el cambio a través de sistemas informáticos
(software) o componentes físicos (hardware) que automatizan los procesos
de las organizaciones. Por ejemplo, la adquisición de almacenamiento virtual
o de un servidor para gestionar a través de inteligencia artificial el servicio al
cliente.
Hardware Software
1. Tecnología Basada en datos. Su finalidad es el almacenamiento y administración de
datos, por ejemplo:
 Servidores  Sistemas de gestión de bases de datos.

 Mainframes  Sistemas de gestión documental, que ayudan a capturar, clasificar y

distribuir documentos.
 Discos externos
 Sistemas operativos de los servidores y mainframes.
1. Tecnología basada en procesos. Brindan soporte a las actividades diarias de las
organizaciones. Por ejemplo:
 CPU  Paquetería ofimática. Procesadores de texto, hojas de cálculo,
software para presentaciones ejecutivas.
 Impresoras
 CRM (Customer Relationship Management). Son programas
 Scanner
encargados de gestionar las relaciones con los clientes, y todo lo
 Tabletas relacionados con las ventas y consumidores.
electrónicas
 ERP (Enterprise Resource Planning). Programas que ayudan a la
 Celulares gestión de operaciones en común y facilitar la integración entre las
áreas de las organizaciones.

 CMS (Content Manager System). Programas que ayudan a la gestión

de contenidos, crear blogs y páginas web.
 Herramientas de Big Data.
 Software de virtualización. Ayudan a generar dispositivos o
máquinas virtuales, con lo cual se reduce la inversión en Hardware.

 Software de gestión de proyectos. Ayudan al control de actividades,

responsabilidades y contribuciones.

 Software de seguridad.
1. Tecnología de telecomunicaciones. Contribuye en el envío de la información de un
dispositivo a otro por medio de alguna red.
 Módem  Conectividad a internet con software de monitoreo de actividades.

 Infraestructura  Software de seguridad para evitar el robo de contraseñas e

de red interna información.
Business Intelligence
Conjunto de procesos, herramientas y tecnología que ayudan a obtener y analizar
información para mejorar la toma de decisiones en las organizaciones, y que a su
vez su administración sea efectiva y se pueda crear conocimiento sobre el entorno.
El proceso de Business Intelligence que se maneja en la actualidad es el siguiente:
1. Recopilación de datos de servidores.
2. Análisis de datos.
3. Generación de escenarios.
4. Toma de decisiones.

Antes de poner en marcha el proceso de Business Intelligence es necesario definir

objetivos, metas o situaciones por definir, ya que de esta forma es posible saber
con precisión qué información se va a analizar y los escenarios que se plantearan
para la toma de decisiones.
Algunos de los beneficios de BI son los siguientes:
 Optimización de los recursos.
 Mejora en el proceso de toma de decisiones.
 Aprendizaje del entorno y de la misma organización.
 Control de las medidas o decisiones tomadas con anterioridad.
 Desarrollos tecnológicos que generen valor agregado a clientes internos y
externos.
 Mejora en los procesos.
 Creación y mejora de los productos o servicios que ofrezca la organización.
Al obtener grandes ventajas al aplicar el modelo de Business Intelligence, se ha
buscado perfeccionar cada día el modelo, a través de la implementación de nuevas
tecnologías. Las tecnologías principales que se han desarrollado e integrado son:
1. Minería de datos. A través de esta tecnología se analiza la información y se buscan
relaciones de datos que suelen no ser muy evidentes, para lograr identificar
patrones de comportamiento y realizar predicciones o tendencias del mercado.
2. Analítica Web. Esta tecnología consiste en el análisis de información referente al
comportamiento de los usuarios de las páginas web de las organizaciones. Puede ir
desde la frecuencia de uso hasta las secciones más visitadas o número de clics.
3. Servicios en la nube. A través de los servicios en la nube se puede mantener la
información de manera virtual, sin necesidad de que se tengan más servidores
disponibles para almacenar la información, lo que permite a las organizaciones
disminuir costos.
4. Monitoreo en tiempo real. Con este tipo de tecnología se busca disminuir el tiempo
de espera entre la recolección de la información y su análisis, con el objetivo de
mejorar la eficacia en la toma de decisiones.
5. Cubos OLAP o de procesamiento analítico en línea. Este tipo de herramienta busca
realizar un análisis 360º de la información, partiendo de la idea de que un dato
tiene diferentes aplicaciones y puede repercutir en diferentes áreas o situaciones.
De esta manera se puede tener una mayor certeza al momento de tomar
decisiones.
6. Data Warehouse. Es un almacén de datos que permite reunir la información
generada por todos los departamentos de una organización, con la finalidad de
tener un histórico para poder realizar consultas complejas en grandes cantidades
de datos; permitiendo que el personal autorizado pueda acceder a la información
de cualquier área de manera rápida y sencilla.
BIG DATA

Big data es el aprovechamiento de grandes cantidades de datos,

con el objetivo de realizar análisis y obtener conocimientos que no
se podrían adquirir por medio de un análisis convencional. Tal
cantidad de datos proviene de cada una de las acciones de los
usuarios de internet, y todos estos datos pueden ser en forma de
texto, documentos, imágenes, videos, música, reacciones en redes
sociales y análisis de la web, entre otros.
Para llevar a cabo un adecuado proceso de Big data es necesario
considerar los siguientes aspectos:
Administración de servidores. Es necesario que los servidores y toda
su infraestructura funcionen y sean administrados de manera
adecuada. Administración de bases de datos. Las bases de datos son
una fuente importante que alimenta el núcleo de procesamiento.
Análisis de datos. Es importante conocer los métodos por medio de
los cuales se analiza la información. De su entendimiento depende la
interpretación de los resultados.
Programación orientada a objetos. Es el pilar para desarrollar
cualquier aplicación. Big data se utiliza para manejar y procesar
distintos tipos de datos.
MODELO DE BIG DATA
1. Adquisición. En esta etapa se agrupa toda la información
disponible, ya sea que las organizaciones cuenten con ella o que
sea adquirida de otras organizaciones. La información puede ser de
diversas fuentes, como páginas web, redes sociales, información
propia de la empresa, entre otras.
2. Almacenamiento. En esta etapa se establecen las plataformas o
equipos donde se resguardará la información, ya sea en la nube o
en infraestructuras, como servidores o datawarehouses. De igual
manera, deberán agruparse y acomodar los datos, según las
necesidades del análisis.
3. Análisis. En los análisis de Big data se pretende buscar patrones
de comportamiento, tendencias y en general conocimientos acerca
del entorno o de las organizaciones mismas.
4. Visualización. Todos los resultados del análisis deberán
presentarse a través de informes, gráficas y documentos donde se
puedan explicar las conclusiones que se obtengan
Ética y seguridad tecnológica
Al momento de manejar tecnologías de información, es necesario considerar la parte ética y de
seguridad, pues al manipular grandes cantidades de información, esta puede ser utilizada con fin
negativos y que en lugar de beneficiar a las organizaciones pueda afectarlas. Los aspectos éticos más
relevantes son los siguientes:
Manejo de información confidencial
La información confidencial de las organizaciones es toda aquella información sensible a la que sólo el
persona La seguridad de la TI protege la integridad de las tecnologías de la información (como los
sistemas informáticos, las redes y los datos) de los ataques, los daños o el acceso no autorizado. ... De
esta manera, se puede obtener una seguridad que permita anticiparse a los problemas y reaccionar
ante ellos.l autorizado debe tener acceso. Para garantizar su confidencialidad se deben poner en
marcha las siguientes acciones:
 Utilizar los datos sólo para los fines convenidos.
 Contar con un antivirus y mantenerlo actualizado para evitar el robo de información.
 Tener un respaldo de la información y resguardarla con contraseñas.
 Contar con la aprobación de los dueños de la información, antes de modificarla o compartirla.
 Evitar imprimir información confidencial, y en caso de hacerlo, evitar dejarla al alcance de
personas no autorizadas. En caso de que el material impreso no se utilice, destruirlo a través de
una trituradora de papel.
 Elaborar contratos con cláusulas de confidencialidad y protección de datos.
 Resguardar adecuadamente contraseñas y usuarios.
 Crear contraseñas de alto nivel de seguridad.
 Evitar trabajar con software libre y de dudosa procedencia.
 Las actualizaciones de software deben ser de los sitios oficiales.
INDICADORES DE GESTIÓN DOCUMENTAL

 Indicadores cualitativos

 Grado en que imprimen cohesión al manejo de la información de la organización

 Modo en que racionalizan el trabajo
 Manera en la que fomenta la interacción con el entorno
 Medida en que constituye un medio para imprimir cohesión a la información

 Indicadores cuantitativos
Total de formas utilizadas
Total de formas programadas

Formas utilizadas
Monto del presupuesto para papelería

Estudios de gestión documental realizados

Total de estudios autorizados

Personal responsable del sistema de gestión documental

Total de personal

Personal capacitado para operar el sistema de gestión documental

Total de personal asignado al sistema

Costo del sistemas de gestión documental

Presupuesto asignado a sistemas

Estrategias corporativas
Sistemas de gestión documental

Estrategias de negocio
Sistemas de gestión documental

Estrategias funcionales
Sistemas de gestión documental