Innovation tools

Sincronización
¿Cómo puedo facilitar y sistematizar un espacio colaborativo
donde fluya la transferencia de información y conocimiento?

¿Qué es?
Es una reunión periódica, de máximo 30 minutos, que sirve para poner en común con todo el
equipo el estado del proyecto y en la que cada miembro del equipo expone a los compañeros lo
más relevante de su trabajo desde la cita anterior.

Se realiza en el mismo lugar, a la misma hora y el mismo día, aunque la frecuencia y duración variará
en función de las necesidades de cada equipo. Es una oportunidad para inspeccionar y adaptar.

¿Cómo lo aplico?
1. Justo antes de la sincronización, cada miembro del equipo se tomará un tiempo de reflexión
personal para hacer su propio ‘punto de la situación’. De esta forma la reunión será más eficaz.

2. Todos los miembros del equipo se sitúan en el lugar acordado alrededor del panel (ver plantilla),
así los miembros del equipo podrán hacer referencia a los post-its correspondientes o consultar
algún aspecto necesario sobre su trabajo en curso.

3. Se recomienda que cada miembro del equipo se haga las siguientres tres preguntas durante la
sincronización para que ésta sea efectiva y trate lo realmente importante:

1- ¿Qué he hecho desde la última sincronización para alcanzar el próximo hito?

2- ¿Qué voy a hacer hasta la próxima sincronización para alcanzar el próximo hito?
3- ¿Qué impedimentos tengo identificados para alcanzar el próximo hito?

Parking: Si surgen otros temas, como pueden ser: análisis de problemas, detalles técnicos,
etc., dejádlos de lado y tratarlos posteriormente con las personas involucradas.

¿Qué beneficios aporta al equipo de trabajo?

· Sincronizar cabezas. La comunicación frecuente propicia converger hacia una visión, entendimiento
y propósito comunes.

· Generar sinergias. Al conocer en qué estamos, surgen oportunidades de colaboración,

compañerismo y tácticas comunes.

· Mantener el norte. Trabaja de cara a conseguir el objetivo (de iteración) comprometido por el
equipo, queda más patente.

· Transparencia, corresponsabilidad. Todos vemos y podemos intervenir.

· Ritmo. Aporta una rutina positiva a la ejecución del proyecto.

· Productividad. Identifica impedimentos y responsables que ayuden a resolverlos de forma

temprana. Evidencia situaciones de bajo rendimiento o necesidad de soporte.

· Compromiso. Potencia el compromiso del equipo con el proyecto y su buen avance, ya que
diariamente se pone de manifiesto cómo va el trabajo propio y de los demás.

· Aprendizaje. Fomenta el aprendizaje mutuo, ya que cada miembro del equipo ve cómo sus
compañeros estructuran y ejecutan el trabajo.

1
Buenas prácticas Malos hábitos
Puntualidad Verbose
Empezar puntuales aunque falte alguien. Demasiado detalle en las explicaciones alarga y
hace que sea poco efectiva.
Timebox
Emplear un máximo de 30 minutos, de esta forma se Reporting
enfoca en lo realmente importante. Deja de ser útil al equipo quién pasa a rendir
cuenta o recibir órdenes de un responsable.
De pie
Ayuda a mantener la reunión corta y una actitud activa. ACB Falta de estructura
Pierde su orden lógico y propósito y se vuelve una
Token charla informal.
Solo la persona que lo tenga puede hablar, así se
asegura un orden y se evitan conversaciones en oct
Sustitutiva
paralelo. 26 Al desvirtuar la estructura y el contenido se tiende
a sustituir algunas reuniones por la propia
Explicitar la tarea sincronización.
No hablar en general de las tareas.
Protagonismo invitados
Reconocimiento Solo deben participar en la sincronización los
Si alguien te ha ayudado el día anterior, no esperes a miembros del equipo.
otro momento para agradecérselo.
Cumplimiento
Foco Se debe prestar atención y estar activamente
Evita distracciones e interrupciones. involucrados.

Plantilla en la siguiente página

2
Plantilla del tablero

TO DO IN PROGRESS DONE

PARKING