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I

“AÑO DE LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCION Y LA


IMPUNIDAD”

NOMBRE DEL PROYECTO: “IMPLEMENTACIÓN DE UN PLAN DE


PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE LOS PRODUCTOS EN EL ÁREA DE
ALMACÉN DE LA EMPRESA “SERIFLEX S.R.L” AREQUIPA, 2019.

PARTICIPANTE: KENYI ALFONSO MIRANDA BERROCAL

ESCUELA: ADMINISTRACION DE EMPRESAS

CARRERA: ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

PROMOCIÓN: 2016-10

AREQUIPA-PERÚ

2019
II

DEDICATORIA

Este proyecto se la dedico a mis PADRES, por su apoyo incondicional y la


inspiración hacia un camino profesional. A mis instructores, a aquellos que me motivaron con
ejemplo y experiencias vividas, con humildad, por el valor mostrado para salir adelante y por
su apoyo.
III

AGRADECIMIENTO

Por este trabajo agradezco a la empresa SERIFLEX S.R.L por brindarme todas las
facilidades cognitivas y por haber. Por mis instructores que en el arduo camino del estudiante,
pusieron a prueba mis capacidades y conocimientos en el desarrollo de mi proyecto de
mejora.
Cuando uno se propone alcanzar una meta, logra una satisfacción personal y profesional,
logra el éxito de sí mismo tal como llevar a cabo el reto a cumplir.
IV

LISTA DE CONTENIDO

DEDICATORIA ............................................................................................................................... II
AGRADECIMIENTO ...................................................................................................................... III
LISTA DE CONTENIDO .................................................................................................................. IV
LISTA DE FIGURAS ...................................................................................................................... VII
LISTA DE TABLAS ....................................................................................................................... VIII
LISTA DE APÉNDICES .................................................................................................................... IX
1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................................ 1
1.1 RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA ..................................................................................... 1
1.2 MISIÓN VISIÓN, VALORES Y SIG DE LA EMPRESA ............................................................ 1
1.2.1 Misión ............................................................................................................................. 1
1.2.2 Visión .............................................................................................................................. 1
1.2.3 VALORES DE LA EMPRESA ................................................................................................. 1
1.3 PRODUCTOS, MERCADOS Y CLIENTES ............................................................................. 2
1.3.1 PRODUCTOS..................................................................................................................... 2
1.3.2 MERCADOS ...................................................................................................................... 2
1.3.3 CLIENTES .......................................................................................................................... 2
1.4 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN .............................................................................. 2
A. GERENCIA ...................................................................................................................... 2
B. CONTABILIDAD .............................................................................................................. 3
C. PRODUCCION:................................................................................................................ 3
D. ALMACEN ...................................................................................................................... 3
1.4.1 Organigrama de la empresa SENATI ZONAL AREQUIPA - PUNO .......................................... 3
1.5 Mapa De Procesos Del Área De Logística ........................................................................ 3
2 PLAN DEL PROYECTO DE MEJORA CONTINUA ........................................................................ 4
2.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA TÉCNICO DE LA EMPRESA ..................................................... 4
2.1.1 TRABAJO EN EQUIPO ..................................................................................................... 4
2.1.2 LLUVIA DE IDEAS............................................................................................................ 4
2.1.3 DIAGRAMA DE AFINIDADES ........................................................................................... 4
2.1.4 MATRIZ DE PRIORIZACIÓN ............................................................................................. 5
2.1.5 OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE DEL PROBLEMA PRINCIPAL ............................... 5
2.2 OBJETIVOS DEL PROYECTO DE INNOVACIÓN Y/O MEJORA ............. Error! Bookmark not defined.
2.2.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................ Error! Bookmark not defined.
2.2.2 OBJETIVO ESPECIFICO ............................................................. Error! Bookmark not defined.
2.3 ANTECEDENTES DEL PROYECTO DE INNOVACIÓN Y/O MEJORA .. Error! Bookmark not defined.
2.4 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO DE INNOVACIÓN Y/O MEJORA ... Error! Bookmark not defined.
V

2.5 MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL .................................................. Error! Bookmark not defined.


2.5.1 Fundamento Teórico del proyecto de innovación y/o mejora .. Error! Bookmark not defined.
2.5.1.1 Teoría de Mejora Continua .................................................. Error! Bookmark not defined.
2.5.1.2 Teoría De La Variable Del Problema ..................................... Error! Bookmark not defined.
2.5.1.3 Teoría De La Variable De La Causa ........................................ Error! Bookmark not defined.
3 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL .................................................................................... 13
3.1 Mapa Del Flujo De Valor Actual Y/O Diagrama De Proceso Actual .. Error! Bookmark not defined.
3.1.1 Diagrama De Operaciones De Proceso (DOP) .............................. Error! Bookmark not defined.
3.1.2 Diagrama de Análisis del Proceso (DAP) ...................................... Error! Bookmark not defined.
3.1.3 Flujo Grama del Proceso..................................................................................................... 14
3.2 Análisis de las causas raíces que generan el problema ........................................................... 15
3.2.1 Lluvia de ideas ................................................................................................................... 15
3.2.2 Método de Ishikawa .......................................................................................................... 15
3.3 Priorización de las causas raíces ............................................................................................ 16
3.3.1 Diagrama de Pareto ........................................................................................................... 16
3.3.2 Operacionalización de la Variable de la Causa ..................................................................... 16
4 PROPUESTA TÉCNICA DE MEJORA........................................................................................ 17
4.1 Plan de acción de la mejora propuesta .................................................................................. 17
4.1.1. Delimitación del alcance de la implementación del proyecto .......................................... 18
4.2 Consideraciones técnicas y operativas para la implementación de la mejora .......................... 18
4.2.1 Consideraciones técnicas ................................................................................................ 18
4.2.1.1 Descripción del proceso mejorado. .............................................................................. 18
4.2.1.2 ESPECIFICACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS. ........................................ 18
4.2.1.3 Documentación de los procedimientos propuestos ...................................................... 22
4.2.2 Consideraciones operativas ............................................................................................ 22
4.2.2.1 Capacitación para la implementación del proyecto de mejora ...................................... 22
4.2.2.2 Elaboración de manuales de procedimiento ................................................................. 22
4.2.3 Consideraciones ambientales ......................................................................................... 22
4.2.3.1 Limpieza de Ambientes ................................................................................................ 22
4.2.3.2 Identificación de residuos ............................................................................................ 22
4.2.3.3 Recolección y manipulación de residuos....................................................................... 22
4.3 Recursos técnicos para implementar el proyecto de mejora ................................................... 22
4.3.1 REQUERIMIENTO DE MATERIAL E INSUMOS.................................................................... 22
4.3.2. REQUERIMIENTO DE PERSONAL..................................................................................... 23
4.3.3. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS ........................................... 23
4.4. Diagrama De Procesos. Mapa de flujo de valor y/o diagrama de la operación de la situación
mejorada. .................................................................................................................................. 23
VI

4.4.1 Diagrama De Análisis De Procesos (DAP). ........................................................................ 23


4.4.2 Diagrama De Operaciones Del Proceso (DOP) .................................................................. 25
4.2.3 Flujo grama del Proceso Mejorado .................................................................................. 26
4.5 Cronograma de Ejecución Del Proyecto De Mejora ................................................................ 26
4.6 Implementación del Piloto del Proyecto de Mejora................................................................ 26
4.6.1 Implementación del Piloto del Proyecto.......................................................................... 26
4.6.2 Medición del Problema después de la Mejora ................................................................. 28
4.7 Aspectos Limitantes De La Implementación De La Mejora ...................................................... 28
5 COSTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA ................................................................ 28
5.1 Costos de Materiales e Insumos ............................................................................................ 28
5.1.1 Costo de Materiales en la Elaboración del Proyecto ........................................................ 28
5.1.2 Costo de Materiales en la Implementación del proyecto ................................................. 29
5.2 Costos de Personal................................................................................................................ 29
5.2.1 Costos de Personal en la Elaboración del Proyecto .......................................................... 29
5.2.2 Costos del personal en la Implementación del proyecto .................................................. 30
5.3 Resumen de Costos e Inversión de la Implementación de la Mejora ....................................... 30
5.3.1 Inversión en la elaboración del proyecto ......................................................................... 30
5.3.2 Costos de Implementación del proyecto ......................................................................... 30
6 EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE LA MEJORA .......................................................... 31
6.1 Determinación de los flujos de caja del proyecto ................................................................... 31
6.1.1 Ingresos del proyecto ..................................................................................................... 31
6.1.2 Egresos del proyecto ...................................................................................................... 31
6.2 Flujo de caja neto de la implementación del proyecto ............................................................ 31
6.3 Indicadores de rentabilidad del proyecto............................................................................... 31
6.3.1 Valor actual neto ............................................................................................................ 32
6.3.2 Tasa interna de retorno .................................................................................................. 32
6.3.3 Índice de beneficio / costo (B/C) ..................................................................................... 32
7 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES................................................................................ 33
7.1 Conclusiones ........................................................................................................................ 33
7.2 RECOMENDACIONES ............................................................................................................. 33
Referencias ................................................................................................................................ 34
VII

LISTA DE FIGURAS

Figura 1: ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ................................................................................... 3


Figura 2 Mapa De Proceso Del Requerimientos ..................................................................................... 3
Figura 3 Flujograma del proceso de atención de requerimiento. .......................................................... 12
Figura 4 Diagrama de Actividades del Proceso - Actual....................................................................... 13
Figura 5 Flujograma del proceso de atención de requerimiento. .......................................................... 14
Figura 6. Diagrama de Ishikawa............................................................................................................ 16
Figura 7. Diagrama de Pareto ................................................................................................................ 16
Figura 8. Flujograma de los Procedimientos ......................................................................................... 20
Figura 9 Diagrama de Procesos – Mejorado ......................................................................................... 24
Figura 10 Diagrama de Operaciones del Proceso – Mejorado .............................................................. 25
Figura 11 Flujograma – Mejorado......................................................................................................... 27
VIII

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Lluvia de ideas de los problemas identificados ......................................................................... 4


Tabla 2. Categorización de los Problemas .............................................................................................. 4
Tabla 3. Tabla de ponderación de los problemas .................................................................................... 5
Tabla 4. Operacionalización de la Variable ............................................................................................ 5
Tabla 5 Resultado de la Ficha de Medición - Antes de la Mejora........................................................... 6
..................................................................................................... Tabla 6. Lluvia de ideas de las Causas
............................................................................................................................................................... 15
Tabla 7. Operacionalización de la variable de la causa ......................................................................... 16
Tabla 8. Matriz Causa – Efecto ............................................................................................................. 17
Tabla 9 Requerimiento de Materiales e Insumos .................................................................................. 23
Tabla 10 Cronograma de Ejecución del Proyecto de mejora ................................................................ 26
Tabla 11 Resultado de la Ficha de Medición Después de la Mejora ..................................................... 28
Tabla 12 Costos de Materiales en la Elaboración del Proyecto ............................................................ 29
Tabla 13 Costos de Materiales en la Implementación del proyecto ...................................................... 29
Tabla 14 Costos de Personal en la Elaboración del Proyecto................................................................ 29
Tabla 15 Costos del personal en la Implementación del proyecto ........................................................ 30
.................................................................................................................... Tabla 16 Costos de Inversión
............................................................................................................................................................... 30
...................................................................................................................... Tabla 17 Costos Operativos
............................................................................................................................................................... 30
Tabla 18 Flujo de Caja .......................................................................................................................... 31
IX

LISTA DE APÉNDICES

Apéndice A. Ficha RUC de la empresa SENATI.................................................................................. 38


Apéndice B. Plano del Almacén de SENATI........................................................................................ 39
Apéndice C. Procedimiento que se siguió para la aplicación de la lluvia de ideas. .............................. 40
Apéndice D. Procedimiento que se siguió para la aplicación del diagrama de afinidades .................... 40
Apéndice E. Procedimiento que se siguió para la aplicación de la Matriz de Priorización .................. 41
Apéndice F. Ficha de Medición de Tiempos en la Preparación de Pedidos .......................................... 43
Apéndice G Calculo del Tiempo Observado – Normal y Estándar ....................................................... 44
Apéndice H. Cronograma de actividades diarias. ................................................................................. 45
Apéndice I. Procedimiento que se siguió para la realización de DOP .................................................. 45
Apéndice J. Procedimiento que se siguió para la realización del DAP ................................................. 46
Apéndice K. Procedimiento que se siguió para la aplicación de la lluvia de causas ............................. 46
Apéndice L. Manual de Procedimientos para la Organización y Control de las Existencias
Almacenadas ......................................................................................................................................... 47
Apéndice M Imágenes del Antes y Después de la Mejora .................................................................... 59
Apéndice N Ficha de Medición de Tiempos Después de la Mejora ..................................................... 61
Apéndice O Cálculo del Costeo de la Mano de Obra ............................................................................ 62
X

Presentación del estudiante

Señor director de SENATI, Zonal Arequipa-Puno


Ing. Pedro Cesar Bravo García
Sr. Coordinador de la unidad de formación profesional
Lic. Francisco Sarcco Quispe
Yo. Kenyi Alfonso Miranda Berrocal, identificado con ID 000970920, con el periodo
de ingreso 2016-10, estudiante del SENATI del sexto semestre en el programa de
Administración de Empresas. Practicante en el Área Logístico de la empresa SERIFLEX
S.R.L, ubicada en la calle Piérola n566 Cercado – Arequipa; ante ustedes presento el trabajo
titulado: IMPLEMENTACION DE UN PLAN ORGANIZACIONAL Y CONTROL DE LOS
PRODUCTOS EN EL ÁREA DE ALMACÉN DE LA EMPRESA “SERIFLEX S.R.L con la
finalidad de ser revisada y calificada, en cumplimiento de sus normas establecidas por nuestra
institución
XI
1

1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

1.1 RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA

La empresa SERIFLEX S.R.L. con ruc 20454083459, inicia su actividad comercial el


02 de septiembre del 2005, teniendo como representante legal y Gerente de la Empresa al Sr.
Carlos Chávez García, dedicándose a la venta y distribución de bolsas y mangas con
impresión descartables en general cajas y pisos para torta, actualmente está con estado de
contribuyente Activo- Habido, con domicilio Fiscal calle Piérola Nro. 566 (TDA. 1) Arequipa
–Arequipa –Arequipa. La empresa actualmente emite comprobantes de pago tales como,
boletas, facturas, nota de crédito para sus actividades comerciales de venta.

(Apéndice A)

1.2 MISIÓN VISIÓN, VALORES Y SIG DE LA EMPRESA

La empresa SERIFEX S.R.L no cuenta con una misión, visión, y valores. Dándome la
oportunidad de crearlos y mostrarlos a continuación.

1.2.1 Misión

Como empresa nos preocupamos en el arte que posee nuestro producto principal
(cajas armables) y que estas satisfagan la necesidad de nuestros clientes, acorde a la
calidad, rapidez y eficiencia.

1.2.2 Visión

Nos proyectamos desde lo más simple a lo más complejo en arte de diseño,


llevando nuestra empresa a todas las provincias Sur del País y competir con las demás
empresas similares al rubro.

1.2.3 VALORES DE LA EMPRESA

Respeto sus empleados


SERIFLEX SRL se preocupa que sus trabajadores se sientan gusto y motivados,
ofreciendo facilidades posibles para su desempeño personal y laboral.
Responsabilidad social
Al ser un espacio industrial, contamos con sistema extractor que ayuda a
difuminar olores tóxicos e incomodos para el personal y ayudar así que estos no escapen
la superficie.
Transparencia y honestidad
SERIFLEX SRL se destaca por su obligación y honestidad hacia sus clientes,
siendo transparentes a la hora de presentar sus cuentas.
La máxima calidad como meta
2

Imprescindibles en nuestros procesos, nuestra empresa da un servicio de calidad,


siendo testigo de la eficiencia y eficacia nuestros clientes.
Capacidad de análisis y autocritica
Contamos con un libro de reclamos y un buzón de ideas por partes de nuestros
trabajadores; ayudándonos en si a identificar nuestras fortalezas y debilidades.
Aprendizaje y adaptabilidad
Nuestra empresa, está en constante aprendizaje, adaptándose al mercado y los
cambios que se presenten en el futuro
Constancia
Así mismo, nuestro valor de trabajo duro y responsable refleja los resultados y
beneficios, dando un sentimiento e identificación con nuestra empresa.

1.3 PRODUCTOS, MERCADOS Y CLIENTES

1.3.1 PRODUCTOS

- Cajas armables:
- Pizza
- Torta
- Panteón
- Sorpresa
- Contometros de caja registradora

1.3.2 MERCADOS

Empresa dedicada a la venta de productos comerciales “cajas, bolsas,


contómetros de caja registradora e impresiones en general, distribuyéndolas en nivel
provincia.

1.3.3 CLIENTES

Sus clientes más recurrentes son locales, accediendo continuamente de nuestros


productos para abastecer sus servicios. Pero los de provincia son nuestros clientes
potenciales, ya que recurren a la compra en cantidad.

1.4 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

A. GERENCIA

La empresa cuenta con el departamento de Gerencia, Contabilidad, Producción,


Almacén que a continuación se dará una breve descripción de cada una de ellos:
3

B. CONTABILIDAD

El personal encargado se responsabiliza de pago y deudas por cobrar de la empresa,


registra boletas, facturas y nota de crédito.

C. PRODUCCION:

El personal encargado se responsabiliza de pago y deudas por cobrar de la empresa,


registra boletas, facturas y nota de crédito.

D. ALMACEN

El auxiliar de almacén, lidia con el producto terminado y es responsable de llevar un


control mediante código y orden.

1.4.1 Organigrama de la empresa SENATI ZONAL AREQUIPA - PUNO

Figura 1: ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA


1.5 Mapa De Procesos Del Área De Logística

A continuación se muestra el mapa de procesos del área de logística:

Figura 2 Mapa De Proceso Del Requerimientos

Fuente: propio
4

2 PLAN DEL PROYECTO DE MEJORA CONTINUA

2.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA TÉCNICO DE LA EMPRESA

Esta documentación tratara los problemas más emblemáticos que lleven consigo el
problema principal de la tienda, involucrando el Área Logística e identificar los siguientes
puntos:

2.1.1 TRABAJO EN EQUIPO

Siendo dos los involucrados de la tienda SERIFLEX, el encargado (atención al


cliente) y el practicante (Área logística), se procedió a obtener información
sobre los problemas que a continuación se detallaran.

2.1.2 LLUVIA DE IDEAS

Iniciando con la identificación desde el primer día, se empezó a registrar los


primeros 20 problemas; para luego resumirlos en el cuadro que se presenta a
continuación:

Tabla 1. Lluvia de ideas de los problemas identificados

Nro. PROBLEMAS IDENTIFICADOS


01 Falta de almacén para mermas
02 No hay suficiente espacio
03 Inadecuada organización del almacén
04 Inadecuada distribución de artículos
05 Deficiente control de entradas y salidas de material
06 Falta de codificación o rotulación en el material ofrecido
07 Instrumentos ajenos que afectan el espacio del almacén
08 Demora en la preparación de pedido
2.1.3 DIAGRAMA DE AFINIDADES

Partiendo de la lluvia de ideas, los problemas se agruparan para un buen


manejo de información que se detallara en la siguiente tabla:

Tabla 2. Categorización de los Problemas

DIAGRAMA DE AFINIDAD
AREA LOGÍSTICA
Falta quien No existe un control de Demora en la preparación
organice el almacén materiales de pedido
5

2.1.4 MATRIZ DE PRIORIZACIÓN

Luego de categorizar los problemas en un Diagrama de Afinidad que fueron


brindados por los practicantes y la encargada finalmente se obtuvieron tres
problemas destacados, Posteriormente se procedió a realizar una matriz de
priorización en el cual los miembros de trabajo destinarán un puntaje (Alto 5,
Medio 3, Bajo 1) para luego ser tabulado:

PROBLEMAS DE FRECU IMPORT FACTIBI TOTAL


CATEGORIZACIÓN ENCIA ANCIA LIDAD
Falta quien organice el 3+5 5+5 1+3 22
almacén
No existe un control de 5+3 5+5 3+1 22
materiales
Demora en la 3+1 5+5 5+5 24
preparación de pedido
Tabla 3. Tabla de ponderación de los problemas

2.1.5 OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE DEL PROBLEMA PRINCIPAL

Una vez que se identificó el problema principal del área logística de la tienda, se
elaboró el cuadro de Operacionalización de variables, con el fin de establecer el
instrumento que nos permitirá medir y verificar si el problema ponderado
realmente existe para posteriormente evaluar las causas; tener en cuenta que los
productos son desconocidos para el encargado y para ello se tendrá en cuenta la
posibilidad de ordenarlos mediante código.
Problema Variable Dimensiones Indicadores Instrumento
Fecha-material-
Pérdida de preparación cantidad-inicio- medición de
tiempo en Preparació fin-demora(fin) tiempo en
la n de Tipo de producto preparar el
preparación pedido Pedido Cantidad del pedido
de pedido producto
Tabla 4. Operacionalización de la Variable
6

2.1.6 ELABORACIÓN DEL INSTRUMENTO DE MEDICIÓN DEL PROBLEMA


PRINCIPAL
En la ficha mostrada se detalla los tiempos estimados que se demoró en el
despacho. Se observa que no hubo un ritmo constantemente óptimo, por falta de
conocimiento del área. Los datos fueron obtenidos a través de una medición
durante una semana.

Medición de tiempo en ordenar los productos llegados a la tienda


fecha Material Cant. Inicio Fin demora (min)
28/02/2019 Caja de torta 50 11:20 11:30 10
29/02/2019 Caj. Bocadillo 200 1:00 1:15 15
01/03/2019 Caj. Pizza 100 9:15 9:30 15
02/03/2019 Caj. Torta 50 1:00 1:15 15
03/03/2019 Bolsas 200 1:25 1:30 5
04/03/2019 Caj. Pizza 500 12:10 1:30 80
04/03/2019 Caj. Torta 100 9:00 9:25 25
05/03/2019 Caj. Pizza 300 12:15 12:50 35
Tabla 5 Resultado de la Ficha de Medición - Antes de la Mejora
2.1.7 MEDICION DEL PROBLEMA PRINCIPAL

Promedio por la demora


Tiempo Cantidad Número total promedio en la Número total de
total (min) de por unidad preparación días
materiales (min)

E 200 8 1500 25 7

Tabla 6 Promedio Principal


Esta tabla muestra un resumen sobre la medición realizada obteniendo como
resultado que se empleó un total en la preparación de pedido 200 minutos,
equivalente en termino monetario de S/ 15.00 por semana; y por pedido 25
minutos equivalente en términos monetarios a S/2.00 , tomando como
referencia el sueldo mínimo.
7

2.2 IDENTIFICACIÓN DE LA CAUSA QUE GENERA EL PROBLEMA


PRINCIPAL
Esta documentación tratara las causas que lleven consigo el problema principal de
la tienda, involucrando el Área Logística e identificar los siguientes puntos.
2.2.1 LLUVIA DE IDEAS DE CAUSAS
Luego de regir la lluvia de ideas, procederemos a identificar las causas que
aquejen con el trabajo logístico

Nro. CAUSAS IDENTIFICADOS


01 Suministros innecesarios en el almacén.
02 Desconocimiento del producto
03 Inadecuada organización de las existencias almacenadas
04 Objetos ajenos que reducen el espacio en el almacén
Tabla 7 Causas identificadas
2.2.2 CATEGORIZACIÓN DE LAS CAUSAS (6 M Y DIAGRAMA DE
ISHIKAWA)

Tabla 8 Ishikawa
8

2.2.3 DIAGRAMA DE PARETO DE LAS CAUSAS


CAUSAS CATEGORIZADAS TOTAL
Suministros innecesarios en el almacén. 20
Desconocimiento del producto 30
Inadecuada organización de las existencias 35
almacenadas

Objetos ajenos que reducen el espacio en el almacén 15


Tabla 9 Causas categorizadas
TABLA DE FRECUENCIA

DISEÑO GRAFICO DE LAS CAUSAS


Nro causas puntaje % Fr %acumulado
Inadecuada organización de las
existencias almacenadas 35
1 35% 35%

Desconocimiento del producto 30


2 30% 65%
Suministros innecesarios en el
20
3 almacén. 20% 85%

Objetos ajenos que reducen el


15
espacio en el almacén
4 15% 100%

Total 100 100%


Tabla 10 Tabla de Frecuencia

100 120%
90
80 100%
70 80%
60
50 60%
40
30 40%
20 puntaje
20%
10 %acumulado
0 0%
80-20

Tabla 11 Pareto
9

2.2.4 OPERACIONALIZACION DE LA CAUSA PRINCIPAL


Causa Variable Dimensiones Indicadores Instrumento
Numero-nombre-
Existencias cantidad-tipo de Procedimiento
Inadecuada Organiza material-tamaño. para la
organización ción organización de
de las
existencias De Nombre las existencias
almacenadas materiale Anaqueles almacenadas
s
Tamaño

Tabla 12 Causa Principal


2.2.5 ELABORACIÓN DEL INSTRUMENTO DE MEDICIÓN DE LA
CAUSA PRINCIPAL

ANAQUEL NRO 1
nro. nombre cant. Tipo de mat. tamaño
1 Caj. Piramidal con asas 225 corrugado #33
2 Caj. Pizza 228 corrugado #33
3 caj. Pizza familiar 154 corrugado #31
4 caj. Pizza 138 corrugado #30
5 fondo para torta 246 dúplex #21
6 tapa para torta 519 dúplex #21
7 fondo bocadito 693 dúplex #30
8 tapa bocadito 475 dúplex #21
9 fondo bocadito 61 dúplex #33
10 fondo torta 469 dúplex #35
11 tapa para torta c/diseño 248 dúplex #35
12 tapa para torta 284 dúplex #35
13 cajita de una pza. 260 dúplex XXXXXXXXXX
14 fondo de torta 222 dúplex #33
15 tapa para torta c/diseño 861 dúplex #33
16 fondo torta 538 dúplex #30
17 tapa para torta c/diseño 529 dúplex #30
18 fondo torta 224 dúplex #28
19 fondo de torta 330 dúplex #26
20 tapa para torta 345 dúplex #26
21 tapa p/torta c/diseño 38 dúplex #26
22 Bas. Redondas doradas 363 cartón #32
23 Bas. Redondas blanco 171 cartón #35
24 Bas. Redondas blanco 447 cartón #30
25 Bas. Redondas blanco 395 cartón #15
26 Bas. Redondas blanco 241 cartón #22
27 Bas. Redondas blanco 188 cartón #28
10

28 Bas. Redondas blanco 106 cartón #40


29 Bas. cuadrado blanco 1 cartón #32
30 Bas. Cuadrado blanco 10 cartón 32x28
31 Bas. Redondas blanco 447 cartón #18
32 Bas. cuadrado blanco 49 cartón #23
33 tapa torta blanco 528 dúplex #33
34 tapa torta blanco 781 dúplex #30
35 Caj. Pizza 33 corrugado #17
36 Caj. Pizza 21 corrugado #20
37 Caj. Pizza 18 corrugado #22
38 tapa de torta 321 dúplex #31
39 tapa de torta 200 dúplex #35
40 tapa de torta 27 dúplex #37
41 tapa de torta 53 dúplex #34
42 tapa de torta 57 dúplex #36
43 fondo para torta 200 dúplex #32
44 fondo de torta 134 dúplex #40
45 tapa de torta 104 dúplex #40

ANAQUEL NRO 2
nro. nombre cant. Tipo de mat. tamaño
1 Caj. Tipo lonchera 145 corrugado XXXXXXXXX
2 Bandejas 392 dúplex 8x14
3 Bandejas sin tapa 360 dúplex 15x23x5
4 Tapa de bandeja 86 dúplex 15x23x5
5 Mini torta 209 dúplex XXXXXXXXX
6 Cajita de pizza 135 dúplex #20
7 Cajita de pizza 307 dúplex #17
8 Pizza rectangular 46 corrugado 12x23x4
9 Porción torta Gra. 375 dúplex #14
10 Cajita para papas 16 dúplex XXXXXXXXX
11 Cajita papitas hilo 5 dúplex XXXXXXXXX
12 Bandeja Decoradas 781 dúplex 15x20x4
13 Bandeja Salchipapa 126 dúplex 11x19
14 B. p/pasteles orej chiq 244 dúplex 20x25
15 Bandeja p/pasteles 31 dúplex 20x26
16 B. p/pasteles orej gran 19 dúplex 20x25
17 Cupcake nido X6 475 dúplex XXXXXXXXX
18 Cupcake nido X6 364 dúplex XXXXXXXXX
19 Tartaleta con ventana 284 dúplex 14x16x6
20 Caj. Mod. Canasta 143 dúplex XXXXXXXXX
21 Pizza rectangular 366 corrugado 13x23x4
22 Fondo de pionono 209 dúplex 14x36
23 Cajitas Hot dog 545 dúplex XXXXXXXXX
24 Cupcake X 1 unid base 458 dúplex XXXXXXXXX
25 Cupcake X 1 unid tapa 469 dúplex XXXXXXXXX
26 Cajitas papas rectang 138 dúplex XXXXXXXXX
27 Cupcake X 4 unid 427 dúplex XXXXXXXXX
11

28 Caj. Para Kekes ingles 155 dúplex XXXXXXXXX


29 Tartaleta sin ventana 55 dúplex XXXXXXXXX
30 Caja para tazas 23 dúplex XXXXXXXXX
31 Porcion de torta 580 dúplex XXXXXXXXX
32 Fondo de torta 208 dúplex #22
2.2.6 M de torta
33 Tapa 529 dúplex #22
34 tapa
E para pionono 310 dúplex 14x36
35 tap de torta con diseño 361 dúplex #21
D
36 Cupcake x 12 nido 80 dúplex XXXXXXXXX
37 Cupcake
I x 12 base 57 dúplex XXXXXXXXX
38 Cajita sorpresa 163 dúplex XXXXXXXXX
C
39 Caja Tommy Doma 232 dúplex XXXXXXXXX
I rectangular
40 Base 120 cartón #40
41 Tapa
Ó de torta 163 dúplex #45
42 tapa torta c/diseño 4 dúplex #45
N
43 fondo torta 313 dúplex #45

Lado #1 Frontal
nro. Nombre cant. Tipo de mat. tamaño
1 Fondo caja torta 2100 Dúplex #35
2 Fondo caja torta 2400 Dúplex #33
3 Fondo caja torta 800 Dúplex #28
4 Fondo caja torta 400 Dúplex #26
5 Fondo caja torta 75 Corrugado 33x33
6 Fondo caja torta 10 Corrugado 33x33x6
7 Fondo caja torta 15 Corrugado 33x33x10

Lado #2 Frontal
nro nombre cant. Tipo de mat. tamaño
1 tapas de torta 500 Dúplex 35x45
2 tapas de torta 500 Dúplex #33
3 Fondo de torta 1000 Dúplex #21
4 Caj. Pizza piram 599 Corrugado #28
5 Caj. Pizza piram 1088 Corrugado #33
6 Caj. Pizza piram 649 Corrugado #30
Tabla 13 Medición de la Causa(control de productos)
12

2.2.7 MEDICION DE LA CAUSA PRINCIPAL

Promedio de los productos


Productos registrados Total dúplex Total corrugado Total cartón
26450 25932 3810 2508

Promedio productos Promedio dúplex Promedio corrugado Promedio cartón


2.2.8
251.295455 17277 952.5 120

Tabla 14 Medición de la Causa (promedio)


2.3 DIAGRAMA DEL PROCESO ACTUAL
2.3.1 DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO (DOP)

Figura 3 Flujograma del proceso de atención de requerimiento.


13

2.4 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Figura 4 Diagrama de Actividades del Proceso – Actual


14

Como se observa en el diagrama de análisis de proceso el tiempo que se empleó en preparar


un requerimiento de 10 ítems fue de 1816 seg, esto representado en términos monetarios es de

S/3.80. Se pretende reducir actividades para optimizar el tiempo empleado. Procedimiento de


elaboración apéndice J.

3.1.3 Flujo Grama del Proceso

Posteriormente se muestra un flujograma del proceso - actual para tener una


visualización grafica diferente y sistematizada del proceso de atención de
requerimientos.

FLUJOGRAMA - ACTUAL
Diagrama N°: 1 Página:1/1
Empresa: SENATI Compuesto por: José Antonio Calderón Rodríguez
Fecha:20/08/2018 Aprobado por: Tania Vera Villanueva

INICIO

Recepción y verificación de
aprobación del requerimeinto

¿Esta NO Se rechaza la recepción del


aprobada? requerimiento

SI
Se acepta la recepción del
requerimiento

Se busca una caja y se ubica sobre


una superficie plana

Se da la preparación del pedido

Se entrega el material solicitado

Firma de conformidad de la persona que


recepcione el pedido

Se archiva
requerimiento

FIN

Figura 5 Flujograma del proceso de atención de requerimiento.


15

Como se puede observar el flujograma muestra el proceso que sigue el requerimiento, desde
que el usuario lo emite hasta que se le hace entrega del pedido solicitado.

3.2 Análisis de las causas raíces que generan el problema

3.2.1 Lluvia de ideas

A continuación, se muestra la lluvia de ideas de las causas del problema


principal. El procedimiento para su realización se encuentra en el apéndice K.

Tabla 15. Lluvia de ideas de las Causas


LLUVIA DE IDEAS DE LAS CAUSAS
1.Por desconocimiento de la ubicaion de la ubicación de las existencias
2.Por las diferencias entre saldos fisicos y saldos del sistema
3.Por la mal diferenciacion de las existencias
4.Por las fallas en la toma de inventarior de años pasados
5.Por llevar un deficiente control de las cantidades almacenadas
6.Por las existencias deterioradas al alistar papel
7.Por la incompleta cod de los bienes almacenados
8.Por las diferencias entre saldos fisicos y saldos del sistema
9.Por la mala manipulacion del carrito monta-carga
10.Por dar un inadecuado matenimiento al almacen

3.2.2 Método de Ishikawa

A continuación, se muestra la espina de pescado, donde se categorizaron las


causas dadas por los integrantes del equipo, valga la aclaración que para pasar a
realizar este método previamente se tuvieron que eliminar las redundancias entre las
causas de la lluvia de ideas.

Material Mano de obra

Por la incorrecta
Por el desconocimiento de
diferenciacion de las
la ubicacion de las
existencias
existencias Por la mala manipulacion
del carrito monta-carga

Demora en la
preparacion de pedidos

Inadecuada organizacion y control


Por dar un inadecuado de las existencia almacenadas
matenimiento al almacen

Medio ambiente Metodo


16

Figura 6. Diagrama de Ishikawa

La lluvia de ideas de las causas del problema “demora en la preparacion del pedido” se
categorizo en 4M, tal como se observa en la imagen MATERIAL, MANO DE OBRA,
MEDIO AMBIENTE Y METODO.

3.3 Priorización de las causas raíces

3.3.1 Diagrama de Pareto

Posterior a la realización de diagrama de Ishikawa, se procedio a


ponderacionalizar las causas del problema principal, la causa con mayor relevancia
fue “Inadecuada organización y control de las existencias almacenadas” con un
puntuación de 15, tal como se puede apreciar en el grafico de barras:

Figura 7. Diagrama de Pareto

3.3.2 Operacionalización de la Variable de la Causa

Luego de haber encontrado la causa principal del problema “ Demora en


preparación de pedidos” se procederá a operacionalizar la causa, tal como se puede
observar a continuación:
Tabla 16. Operacionalización de la variable de la causa
17

CAUSA PRINCIPAL VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES INSTRUMENTO


CODIGO
CANTIDAD DE PROCEDIMIENTO
INADECUADA
EXISTENCIAS EXISTENCIAS POR ITEMS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y ORGANIZACIÓN Y
TIPO ORGANIZACIÓN Y
CONTROL DE LAS CONTROL DE
COLOR CONTROL DE LA
EXISTENCIAS EN EL EXISTENCIAS
SECTORIZACIÓN EXISTENCIAS EN EL
ALMACÉN
ANAQUELES BLOQUES ALMACÉN
SEÑALIZACIÓN

3 PROPUESTA TÉCNICA DE MEJORA

En este capítulo se podrán apreciar los procedimientos que se desarrollaron para la


elaboración de la propuesta técnica de la mejora, con estos procedimientos se mejorara la
organización y control de las existencias almacenadas para que así se pueda optimizar los
tiempos de búsqueda en la preparación de pedidos para lograr una mayor satisfacción del
cliente interno.

4.1 Plan de acción de la mejora propuesta

A continuación, a través de la matriz de causa - efecto se hará un análisis de la causa


del problema, para así poder desarrollar instrumentos que ayuden a la reducción o
eliminación del problema ya identificado “Demora en la preparación de pedidos”, esta
matriz tiene como objetivo relacionar, las causas con el efecto que esta ocasiona, objetivo
general, objetivos específicos, propuesta de mejora y finalmente los instrumentos
propuestos.

Tabla 17. Matriz Causa – Efecto

CAUSA EFECTO OBJETIVOS GENERALES OBJETIVOS ESPECIFICOS INSTRUMENTO PROPUESTA DE MEJORA


Contar con la información real Ficha de medición de
en el omento oprtuno sobre las tiempos en la
cantidades y movimientos de preparación de
Reducir tiempos de demora en la
cada existencia almacenada. pedidos
preparación de pedidos MANUAL DE
Inadecuada PROCEDIENTOS PARA LA
Demora en la Minimizar tiempos de busqueda Registro del inventario
organización y control ORGANIZACIÓN Y
preparación de de las existencias Digitalizado
de las existencias CONTROL DE LAS
pedidos
almacenadas Mejorar el proceo de toma de EXISTENCIAS
Tarjetas BIN CARD ALMACENADAS
inventario
Implementación de un formato de
registro y control fisico de las Crear procedimentos para la Procedimeintos para la
existencias almacenadas organización y control de las organización y control
existencias almacenadas de las existencias

Como se puede observar la matriz es un resumen de todos los aspectos relevantes para
llegar a la propuesta de mejora que en este caso es la Implementación de un manual de
procedimientos para la organización y control de las existencias almacenadas con tarjetas BIN
18

CARD , esta propuesta buscará eliminar o reducir la causa principal Inadecuada Organización
y Control de las existencias almacenadas.

4.1.1. Delimitación del alcance de la implementación del proyecto

El presente proyecto está delimitado a ser aplicado en el área de LOGÍSTICA –


ALMACÉN. Se buscará reducir tiempos de búsqueda en la preparación de pedidos y
mejorar la organización y control de las existencias almacenadas.

4.2 Consideraciones técnicas y operativas para la implementación de la mejora

4.2.1 Consideraciones técnicas

Como herramienta de mejora utilizaremos las tarjetas Bin Card, estas nos
ayudarán a optimizar tiempos en la búsqueda y a controlar el movimiento
(entradas y salidas del almacén) de cada existencia. Dicha herramienta se
puede observar en el manual de procedimientos apéndice L.

4.2.1.1 Descripción del proceso mejorado.

El procedimiento que se seguía antes comparado con el que se sigue


ahora en cuanto a la preparación de pedidos a dado un rotundo cambio y esto
se debe a que se cuenta actualmente con una mejor administración de los datos
de cada una de cada una de las existencias almacenadas, esto permite una
rápida ubicación de los ítems y por ende el preparar un pedido conllevará
menos tiempo. A continuación, se procederá a representar los procesos
mejorados mediante el siguiente flujograma (FIGURA 1). Estos son los
procedimientos que se siguieron para llegar a la propuesta de mejora, cada una
de estas actividades se realizaron de manera sistematica.

4.2.1.2 ESPECIFICACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS.

A continuación, se detallarán todas las actividades que se realizaron para el


desarrollo de la propuesta de mejora:

Actividad n°1. Codificación de existencias

Se codificaron todas aquellas existencias que no contaban con una


codificación física, esta actividad es muy importante en la preparación de
pedidos porque si una existencia no tiene código origina demoras y por
ende pérdidas para la empresa. El procedimiento de dicha actividad se
encuentra en el manual de procedimientos apéndice L.
19

Actividad n°2. Señalización de estanterías

Se señalizaron estanterías con el objetivo de tener una mejor visualización


del lugar donde se encuentra cada una de las existencias, esta señalización
de estanterías consiste en poner en cada columna letras mayúsculas
tomando como vocal de inicio a la letra A, también se señalizaron con
números las filas de cada estantería de abajo hacia arriba tomando como
numero inicio 1 y así sucesivamente. El procedimiento de dicha actividad
se encuentra en el manual de procedimientos apéndice L.
20
FIGURA “1”
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS
Diagrama n :1 Pagina: 1/1
Empresa: SENATI Compuesto por: José Antonio Calderón Rodríguez
Fecha: 20/08/2018 Aprobado por: Tania Vera Villanueva
Procedimiento de Organización del Almacén Procedimiento de control de las Existencias Almacenadas
Actividad de codificación Actividad de señalización Actividad de toma de inventario Actividad de Elaboración de la Tarjeta BIN CARD

INICIO

Trasladarse al área de
almacén

Analizar ítems

¿Todas las
existencias SI
cuentan con una
codificación?

Asignar un nombre a cada


estanteria
NO
Buscar el codigo en el Elaborar señalización
sistema nombres de estanterias, letras
y numeros

Codificación de existencias Ubicar señalización en las


estanterias NO

¿Se visualiza
bien?

SI

Recepcionar instructivo para


la toma de inventario

Solicitar reporte de las


existencias almacenadas en el
apex

Realizar el inventario fisico

Registrar el inventario en
forma digital

Estructurar el formato de la
tarjeta BIN CARD en excel

Abrir el archivo de excel del


inventario digital

Elaborar la tarjeta BIN CARD


fisica

NO
¿Se visualiza
bien?

SI
FIN

Figura 8. Flujograma de los Procedimientos


21

Actividad n°3. Toma de inventario físico y digitalizado

Actividad n°3.1. Toma de Inventario Físico

Una vez ya teniendo los materiales organizados se procedió a realizar


un inventario físico, dicho inventario se ejecutó en el mes de junio y se
viene manteniendo actualizado hasta el día de hoy. Se inventario 550
existencias como papel, material de escritorio, herramientas, cables,
soldadura, zapatos, guardapolvos, epps y dvds. . El procedimiento de dicha
actividad se encuentra en el manual de procedimientos apéndice L.

Actividad n°3.2. Inventario digitalizado (Excel)

En esta actividad se procedió a pasar el inventario físico a una hoja


Excel para que se puedan administrar mejor los datos recopilados de cada
una de las existencias. El formato del inventario digitalizado en Excel
cuenta con 5 categorías: Bloque, Código Descripción, Cantidad y Unidad
de medida. El procedimiento de dicha actividad se encuentra en el manual
de procedimientos apéndice L.

Actividad n°4. Control de los movimientos de las existencias almacenadas

En este procedimiento se encuentra una herramienta de registro y de


control físico llamadas tarjetas BIN CARD, estas tarjetas servirán para
reducir tiempos de búsqueda en el proceso de preparación de pedidos,
también se podrá contar con un mejor control de los movimientos que
realizan cada una de ellas, manteniendo un stock actualizado. El
procedimiento de dicha actividad se encuentra en el manual de
procedimientos apéndice L.

Actividad n°5. Mantener la organización del almacén

Este procedimiento tiene como objetivo conservar la organización de


las existencias almacenadas hasta cuando se crea necesario. Se capacitará
al asistente administrativo para que el siguiente practicante del área
logística almacén puede mantener y conservar la organización de las
existencias almacenadas. El procedimiento de dicha actividad se encuentra
en el manual de procedimientos apéndice L.
22

4.2.1.3 Documentación de los procedimientos propuestos

Para cada una de las actividades ya mencionadas se desarrollaron pasos a


seguir, los cuales se encuentran en un manual de procedimientos apéndice L, el
objetivo de este manual es Orientar al personal responsable de almacén en
procedimientos de Organización de almacén y Control de existencias.

4.2.2 Consideraciones operativas

4.2.2.1 Capacitación para la implementación del proyecto de mejora

Se capacito al asistente administrativo sobre la herramienta de control CHEK LIST


para “Mantener la organización del almacén”, el responsable de la aplicación de dicho
actividad será el asistente administrativo, ya que cuenta con la autoridad suficiente
para ponerlo en ejecución con el proximo responsable del área de almacén, esta
actividad se encuentra en el manual de procedimientos “control de las existencias”,
apéndice L.

4.2.2.2 Elaboración de manuales de procedimiento

Se elaboró un manual procedimientos para la organización y control de las


existencias almacenadas, en este manual se incluyen actividades como: codificación
de existencias , señalización de estanterías, toma de inventario, control de entradas y
salidas de existencias y para mantener organizado el almacén, dicho manual se
encuentra en el apéndice L.

4.2.3 Consideraciones ambientales

4.2.3.1 Limpieza de Ambientes

En cuanto a la limpieza de ambientes solo se consideró el área de almacén ya que es


el lugar donde se desarrolló el proyecto

4.2.3.2 Identificación de residuos

En el almacén se identificaron residuos como cajas, plásticos, restos de cinta y papel.

4.2.3.3 Recolección y manipulación de residuos

SENATI hace uso de los tacos ecológicos, cada semana que se limpia el almacén
los encargados de mantenimiento separan los residuos y los ubican según corresponda:
Papel y cartón, Plástico, Residuos generales

4.3 Recursos técnicos para implementar el proyecto de mejora

4.3.1 REQUERIMIENTO DE MATERIAL E INSUMOS


23

Se utilizaron materiales durante la elaboración y ejecución del proyecto, dichos


materiales que se emplearon en el proyecto de mejora fueron los siguientes:

Tabla 18 Requerimiento de Materiales e Insumos

REQUERIM IENTO DE M ATERIALES E INSUM OS


M ATERIALES E INSUM OS CANTIDAD UM
PAPEL BOND A4 0.050 MILLAR
TIJERA 2 UND
GOMA LIQUIDA 1/4 DE LITRO 1 UND
CARTON CARTULINA 2 PLG
PLUMON JUMBO N°47 3 UND
CINTA 2 UND
POS - IT 1 PAQUETE
LAPIZ 4 UND
BOLIGRAFO 4 UND
BORRADOR 2 UND
CORRECTOR 2 UND
REGLA 2 UND

Como se observa en la tabla de requerimientos se encuentran todos los recursos que


utilizamos para poner en marcha y ejecutar el proyecto de mejora, posteriormente se
presentara el requerimiento del personal.

4.3.2. REQUERIMIENTO DE PERSONAL

El proyecto de mejora será ejecutado por el autor del mismo, y llevado a cabo
en colaboración con algunos compañeros en el área administrativa.

4.3.3. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS

Se desarrolló procedimientos en los cuales se puede apreciar las diferentes


actividades que se implementaran con la propuesta de mejora, dichos
procedimientos se encuentras en el manual de procedimientos apéndice L.

4.4. Diagrama De Procesos. Mapa de flujo de valor y/o diagrama de la operación de la


situación mejorada.

4.4.1 Diagrama De Análisis De Procesos (DAP).

Acontinuación se duentra DAP –MEJORADO del proceso de praración de


pedidos (FIGURA 2)

Como se observa en el diagrama de análisis de proceso actual el tiempo que se


empleaba en preparar un requerimiento de 10 ítems era 1816 seg pero ahora es
de 809 seg, lo que da a entender que se han reducido tiempos en el proceso y por
ende ahorro de dinero.
24

FIGURA “2”
EMPRESA SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL (SENATI)
DEPARTAMENT/ÁREA LOGÍSTICA - ALMACÉN
ACTIVIDAD PREPARACION DE PEDIDOS
METODO Met. Actual
Observador Calderón Rodríguez, José Antonio
Operación 23
Inspección 0 Fecha 20/08/2018
Transporte 23 Actual
Método
Demora 0 Mejorado X
Almacenaje 0 Operario X
Tipo
Total 46 Material
Tiempo Total 13 min
Nº Descripción Observ. Tiempos (SEG)
inicio - - - -
1 Recibir requerimiento - -

2 Trasladarse a la zona donde se encuentra el computador 12

3 Buscar la ubicación del material en el computador 110


4 Trasladarse a la zona donde se encuentran las cajas 10
5 Sujetar una caja 2
6 Dirigirse al lugar donde se encuentra el materiales 8
7 Ubicar la caja sobre una superficie plana 7
8 Buscar el 1er item de los materiales solicitados 22
9 Contar la cantidad de material que se requiere 16
10 Ubicar el material contado en la caja 10
11 Registrar la salida de la existencia en la tarjeta Bind Card 18
13 Buscar el 2 do item de los materiales solicitados 18
14 Contar la cantidad de material que se requiere 20
15 Ubicar el material contado en la caja 4
16 Registrar la salida de la existencia en la tarjeta Bind Card 24
17 Buscar el 3er item de los materiales solicitados 20
18 Contar la cantidad de material que se requiere 18
19 Ubicar el material contado en la caja 7
20 Registrar la salida de la existencia en la tarjeta Bind Card 21
21 Buscar el 4to item de los materiales solicitados 15
22 Contar la cantidad de material que se requiere 21
23 Ubicar el material contado en la caja 6
24 Registrar la salida de la existencia en la tarjeta Bind Card 20
25 Buscar el 5to item de los materiales solicitados 25
26 Contar la cantidad de material que se requiere 15
27 Ubicar el material contado en la caja 8
28 Registrar la salida de la existencia en la tarjeta Bind Card 22
29 Buscar el 6to item de los materiales solicitados 27
30 Contar la cantidad de material que se requiere 19
31 Ubicar el material contado en la caja 7
32 Registrar la salida de la existencia en la tarjeta Bind Card 23
33 Buscar el 7mp item de los materiales solicitados 13
34 Contar la cantidad de material que se requiere 17
35 Ubicar el material contado en la caja 7
36 Registrar la salida de la existencia en la tarjeta Bind Card 19
37 Buscar el 8vo item de los materiales solicitados 14
38 Contar la cantidad de material que se requiere 18
39 Ubicar el material contado en la caja 8
40 Registrar la salida de la existencia en la tarjeta Bind Card 25
41 Buscar el 9no item de los materiales solicitados 26
42 Contar la cantidad de material que se requiere 18
43 Ubicar el material contado en la caja 6
44 Registrar la salida de la existencia en la tarjeta Bind Card 17
45 Buscar el 10mo item de los materiales solicitados 24
46 Contar la cantidad de material que se requiere 14
47 Ubicar el material contado en la caja 5
48 Registrar la salida de la existencia en la tarjeta Bind Card 23
809 SEG
13 MIN
Figura 9 Diagrama de Procesos – Mejorado
25

4.4.2 Diagrama De Operaciones Del Proceso (DOP)

A continuación se muestra el DOP mejorado de atención de requerimiento:

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO (DOP - ACTUAL)


Diagrama : n°1 Página: 1/1
Empresa: SENATI Compuesto por : José Antonio Cálderon
Fecha: 20/08/2018 Aprobado por :Tania Vera Villanueva

Atención de Requerimientos

INSPECCIÓN DEL MATERIAL A


15 min 1 PEDIR

1 REALIZAR REQUERIMIENTO
CLIENTE INTERNO 15 min

5 min IMPRIMIR REQUERIMIENTO


2

RECEPCION DEL
5 min 3 REQUERIMIENTO
PROCESO
ADMINISTRATIVO REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL
61
REQUERIMIENTO

2min 5 RECEPCIÓN DEL REQUERIMIENTO

1min 3 Revisión de aprobación

ALMACÉN 13 min 6 Preparación del pedido

15 min 7 Entrega del pedido

USUARIO REVISA LAS


15 min 4 EXISTENCIAS SOLICITADOS
CLIENTE INTERNO
1 min FIRMA LA HOJA DE REQUISICIÓN
8
(CONFORMIDAD)

RESUMEN
ACTIVIDAD CANTIDAD TIEMPO( MIN)
OPERACIONES 7 43
INSPECCION 3 31
COMBINADA 1 61
TOTAL 11 135(MIN) 2HORAS:15MIN

Figura 10 Diagrama de Operaciones del Proceso – Mejorado

Como se observa en el diagrama, la actividad que representaba el desperdicio de


tiempo “preparación de pedidos” se ha reducido llegándose a preparar un requerimiento de 10
ítems en solo 13 min, lo que indica que ha habido una mejora en el proceso.
26

4.2.3 Flujo grama del Proceso Mejorado

A continuación se puede observar el flujograma despues de haber aplicado la mejora


del proceso (FIGURA 3).

4.5 Cronograma de Ejecución Del Proyecto De Mejora

A continuación, se muestra el cronograma de ejecución del proyecto aplicativo:

Tabla 19 Cronograma de Ejecución del Proyecto de mejora

JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE


MES
SEMANAS SEMANAS SEMANAS
FECHA DE
ACTIVIDAD FECHA FINAL DURACIÓN 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
INICIO
Identificación del problema 2/07/2018 15/07/2018 14 dias

Determinación de objetivos 16/07/2018 22/07/2018 7 dias

Plan deproyecto demejora 23/07/2018 5/08/2018 14 dias

Análisis de situación actual 6/08/2018 12/08/2018 7 dias

Propuesta de técnica de la
13/08/2018 26/08/2018 14 dias
mejora

Implementación de piloto 27/08/2018 16/09/2018 21 dias

Presentación de proyecto 17/09/2018 21/09/2018 7 dias

Tal como se puede observar las actividades se iniciaron el día lunes 2 de julio y finalizaron el
viernes 21 de septiembre, durante todo este tiempo se planifico y ejecuto el proyecto de
mejora.

4.6 Implementación del Piloto del Proyecto de Mejora

4.6.1 Implementación del Piloto del Proyecto

Para la realización de la prueba piloto se consideró a todas a aquellas


existencias que tengan un considerable grado de rotación en el almacén, esta
información fue proporcionada por el asistente administrativo a través del ápex
“análisis de inventario”, se elaboraron 48 tarjetas BIN CARD, estas buscan reducir
tiempos en la preparación de pedidos y llevar un eficiente control físico de los
movimientos que realiza cada una de las existencias almacenadas. Las Imágenes del
antes y después de la implementación de la mejora en el almacén de SENATI, se
encuentran en el apéndice M.
27

FIGURA “3”

FLUJOGRAMA - MEJORADO
Diagrama N°: 1 Página:1/1
Empresa: SENATI Compuesto por: José Antonio Calderón
Fecha:20/08/2018 Aprobado por: Tania Vera Villanueva

INICIO

¿Esta NO Se rechaza la recepción del


aprobada requerimiento

SI
Se acepta la recepción del
requerimiento

Se localiza las existencias con ayuda


del inventario digital

Se busca una caja y se ubica sobre


una superficie plana

Se da la preparación del pedido y se registra


los movimientos de los items en las tarjetas
BIN CAR

NO

¿La entrega del


pedido lo NO Se hace entrega del formato de ¿Se lleno
recepcionara control y conformidad de salidas de correcta
directamente el las existencias del almacén mente?
jefe de área?

SI
SI Se archiva
Firma de conformidad del formato
requerimeinto del jefe de área
Se entrega el material solicitado

Se busca que firme la conformidad


del requerimiento el jefe de área

Se archiva
requerimiento

FIN

Figura 11 Flujograma – Mejorado


28

4.6.2 Medición del Problema después de la Mejora

Se procedió a medir el nuevamente el problema principal después de la


implementación de la mejora a través de una ficha de medición de tiempos en la
preparación de pedidos apéndice N y dio como resultado que en el mes de Agosto:

Tabla 20 Resultado de la Ficha de Medición Después de la Mejora

TIEMPO EMPLEADO VALOR


N° REQUERIMIENTOS N° ITEMS BUSCADOS
(MIN) MONETARIO
15 231 300 S/. 38.75
1 16 21 S/. 2.70
1 1.30 S/. 0.20
También se mejoró el ritmo de trabajo del practicante de logística almacén alistando
todos los requerimientos que se solicitaban, elevándose su desempeño a un grado de
eficiencia al 100%.

4.7 Aspectos Limitantes De La Implementación De La Mejora

En el presente proyecto no tuve inconvenientes para poder ejecutarlo, solicitaba


tiempo para realizar actividades que conllevaba interactuar integrantes del equipo de
trabajo, como: en la realización de la lluvia de ideas de los problemas, Priorización del
problema principal, Lluvia de ideas de las causas, aportes propios de cada uno de los
integrantes para que el proyecto sea cada mejor.

4 COSTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA

5.1 Costos de Materiales e Insumos

5.1.1 Costo de Materiales en la Elaboración del Proyecto

En la siguiente tabla se muestran los costos que incurrieron en la elaboración del


proyecto (FIGURA 4).

Como se puede observar se empleo un monto de S/.48.60 en la elaboracion del


proyecto de mejora.
29

Tabla 21 Costos de Materiales en la Elaboración del Proyecto

FIGURA “4”
REQUERIMIENTO DE MATERIALES E INSUMOS
MATERIALES CANTIDAD PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL UM
PAPEL BOND A4 0.05 S/.0.10 S/.5.00 MILLAR
CARTON CARTULINA 6 S/.2.20 S/.13.20 PLIEGOS
PLUMON JUMBO N° 47 2 S/.1.80 S/.3.60 UNIDAD
CINTA 3 S/.0.80 S/.2.40 UNIDAD
POS-IT 2 S/.2.30 S/.4.60 UNIDAD
BOLIGRAFO 2 S/.1.00 S/.2.00 UNIDAD
CORRECTOR 2 S/.2.40 S/.4.80 UNIDAD
REGLA 2 S/.1.00 S/.2.00 UNIDAD
PLUMON TINTA INDELEBLE GRUESO 3 S/.2.60 S/.7.80 UNIDAD
VINIFAN 1 S/.3.20 S/.3.20 UNIDAD
S/.48.60

5.1.2 Costo de Materiales en la Implementación del proyecto

En la siguiente tabla se muestran los costos en cuanto a los materiales


utilizados durante la ejecución del proyecto aplicativo:

Tabla 22 Costos de Materiales en la Implementación del proyecto

PRECIO
MATERIALES CANTIDAD PRECIO TOTAL UM
UNITARIO
PEPEL BOND A4 0.05 S/.0.10 S/.5.00 MILLAR/MES
CARTÓN CARTULINA 2 S/.2.20 S/.2.20 PLIEGOS/MES
PLUMON INDELEBLE
1 S/.2.50 S/.2.50 UNIDAD/MES
DELGADO NEGRO
S/.9.70

Como se puede observar se empleo un monto de S/.9.70 en la Implementación del proyecto


de mejora.

5.2 Costos de Personal

5.2.1 Costos de Personal en la Elaboración del Proyecto

En la siguiente tabla se muestran los costos que incurrieron en la elaboración


del proyecto en cuanto a la mano de obra empleada:

CANTIDAD DE
EJECUTANTE COSTO/HORA ACTIVIDAD QUE SE REALIZO HORAS EMPLEADAS TOTAL
PERSONAL

PACTICANTE DE ELABORACIÓN DEL


1 S/.7.80 10 S/.78.00
ALMACÉN PROYECTO

Tabla 23 Costos de Personal en la Elaboración del Proyecto


30

Como se puede observar el cálculo del coste de la mano de hora se dio sobre el sueldo
mínimo ya que es el sueldo que percibe el ejecutante del proyecto dándonos un monto de
S/78.00. Calculo del coste de la mano de obra apéndice O.

5.2.2 Costos del personal en la Implementación del proyecto

En la siguiente tabla se muestran los costos que incurrieron en el


mantenimiento y ejecución proyecto en cuanto a la mano de obra empleada:

Tabla 24 Costos del personal en la Implementación del proyecto

CANTIDAD DE TIEMPO A
EJECUTANTE COSTO/MIN ACTIVIDAD QUE SE REALIZA TOTAL
PERSONAL EMPLEAR
PRACTICANTE EJECUCIÓN DE LA
1 S/.0.13 20 MIN/MES S/.10.33
DE ALMACÉN PROPUESTA DE MEJORA

Como se puede observar el coste de la mano de obra en el mantenimiento y ejecución de


la propuesta de mejora es de S/.10.30.

5.3 Resumen de Costos e Inversión de la Implementación de la Mejora

5.3.1 Inversión en la elaboración del proyecto

En la siguiente tabla se muestran todos los costos incurridos en la elaboración


del proyecto:

Tabla 25 Costos de
Inversión COSTOS DE INVERSIÓN
MATERIALES E INSUMOS S/.48.60
PESONAL S/.78.00
TOTAL S/.126.60

Como se puede observar los costos de inversión fueron de S/.126.60, tiempo de


elaboración del proyecto.

5.3.2 Costos de Implementación del proyecto

En la siguiente tabla se muestran todos los costos incurridos en la ejecución del


proyecto:

Tabla 26 Costos
Operativos COSTOS OPERATIVOS
MATERIALES E INSUMOS S/.9.70
PERSONAL S/.10.30
TOTAL S/.20.00
31

5 EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE LA MEJORA

6.1 Determinación de los flujos de caja del proyecto

6.1.1 Ingresos del proyecto

Todos aquellos ingresos que se perciben y se percibirá durante la ejecución de


este proyecto, se obtuvieron a partir de los resultados de la ficha de medición de
tiempos en la preparación de pedidos antes y después, solo basta con realizar una
simple diferencia para obtener el ahorro de tiempo en la preparación de cada
requerimiento, luego se procederá a monetizar el tiempo ahorrado durante todo un
mes. En el flujo de caja que se presenta a continuación muestra un ingreso de 64.00
soles/mes.

6.1.2 Egresos del proyecto

Todos aquellos egresos que se perciben y se percibirán durante la elaboración y


ejecución del proyecto, se obtuvieron a partir de un análisis sobre costo de mano obra
y materiales e insumos empleados. En el flujo de caja que se presenta a continuación
muestra los egresos que son los costos de elaboración y operativos.

6.2 Flujo de caja neto de la implementación del proyecto

Tabla 27 Flujo de Caja

MES OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL


INGRESOS
AHORRO DE TIEMPO 64 64 64 64 64 64
TOTAL INGRESOS 64 64 64 64 64 64
EGRESOS
COSTOS DE ELABORACIÓN
MATERIALES E INSUMOS 48.6
MANO DE OBRA 78
COSTOS OPERATIVOS
MATERIALES E INSUMOS 9.7 9.7 9.7 9.7 9.7 9.7 9.7
MANO DE OBRA 10.3 10.3 10.3 10.3 10.3 10.3 10.3
TOTAL DE EGRESOS 146.6 20 20 20 20 20 20
FLUJO DE CAJA NETO -146.6 44 44 44 44 44 44

6.3 Indicadores de rentabilidad del proyecto


32

6.3.1 Valor actual neto

Se aplicó el VAN en base a la tasa de rentabilidad de la empresa que es de un


10%, se obtuvo un resultado positivo, lo que quiere decir que el proyecto es aceptable.

VAN (10%) S/.45.03


6.3.2 Tasa interna de retorno

Se aplicó Tasa Interna de Retorno del proyecto y nos dio como resultado un
TIR mayor al COK de la empresa lo cual quiere decir que el proyecto es aceptable.

TIR 20%

6.3.3 Índice de beneficio / costo (B/C)

Para desarrollar la fórmula de la relación beneficio-costo es necesario


actualizar los ingresos y egresos. Para este proyecto la relación beneficio costo es
superior a la unidad, tal como se ve en la tabla, esto indica que los ingresos
actualizados son mayores que los egresos actualizados, por lo tanto, se determina que
el proyecto es viable.

INGRESOS ACTUALIZADOS S/. 278.74


EGRESOS ACTUALIZADOS S/. 87.11
B/C S/. 1.19

Los ingresos actualizados son los beneficios equivalentes a S/278.74 y los


egresos actualizados son los costos equivalentes a S/87.11. Una vez teniendo los
ingresos y egresos actualizados se procede a dividir los beneficios entre los costos
obteniendo como resultado S/1.19, dando a entender que por cada sol invertido se
espera recibir un ingreso de S/0.19.
33

6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

7.1 Conclusiones

Podemos concluir que exitosamente se pudo cumplir los objetivos específicos que se
plantearon en un comienzo, lográndose así mejorar el proceso de preparación de pedidos:

1. Se puede ahora llevar un mejor control físico de los movimientos que realizan cada
una de las existencias almacenadas haciendo uso de las tarjetas BIN CARD.
2. Se logró reducir el tiempo demora en la preparación de pedidos, obteniéndose ingresos
de S/45 por mes.
3. Con la implementación de las tarjetas BIN CARD se redujo tiempos de búsqueda en el
proceso de preparación de pedidos, también estas servirán como referencia para el
proceso de toma de inventarios.

4. Se logró implementar procedimientos de organización y control de las existencias


almacenadas.

5. La valoración del ritmo del trabajador es de un 100%, lo que da a entender que el


trabajo es realizado de manera eficiente.

6. Con la implementación del CHECK LIST se podrá mantener el almacén debidamente


organizado y señalizado evitando improvistos en proceso de preparación de pedidos.

7. Se puede concluir que mientras haya una correcta organización y gestión de las
existencias almacenadas, desperdicios como la demora o perdida de existencias se
reducirán considerablemente ya que la base de cualquier almacén es conservar un
orden.

7.2 RECOMENDACIONES

1. Habiendo demostrado que en la ejecución del piloto se obtuvo resultados beneficiosos,


para la empresa se recomienda ampliar el proyecto y que se aplique las tarjetas BIN
CARD en todas las existencias de almacén.
34

2. Se recomienda que el asistente administrativo monitoree al responsable de almacén en


la aplicación del CHECK LIST semanalmente para mantener una adecuada
organización de las existencias.
3. Se recomienda continuar elaborando proyectos de mejora para los demás problemas
identificados y su respectiva investigación.

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APÉNDICES
38

Apéndice A. Ficha RUC de la empresa SENATI

A continuación, se muestra la razón social de la empresa donde se realizará el plan de


mejora, es un extracto de la página de SUNAT:

FICHA RUC DE LA EMPRESA SENATI


Numero de RUC : 20131276503 - SERVIC NAC DE ADIESTRAM EN TRABAJ INDUST
Tipo Contribuyente : UNIVERS.CENTROS EDUCAT. Y CULT.
Nombre Comercial : SENATI
Fecha de inscripción : 34093
Estado del contribuyente : ACTIVO
Condicion del contribuyente : HABIDO
Dirección del domicilio fiscal : AV.ALFREDO MENDIOLA NRO. 3520 (CARR. PANAMERICANA NORTE KM.15.2) LIMA- LIMA- INDEPENDENCIA
Sistema de emision de Comprobante : MANUAL/COMPUTADORIZADO
Sistema de contabilidad : COMPUTARIZADO
Actividad(es) Económica(s) : 80309 - ENSEÑANZA SUPERIOR
: FACTURA
Comprobante de pago c/ aut. De impresión ( F.806 u 816)
Sistema de emision electronica : DESDE LOS SISTEMAS DEL CONTRIBUYENTE, AUTORIZ DESDE 06/07/2016
Emisor electronico desde : 42557
Comprobantes electronicos : FACTURA ( DESDE 06/07/2016), BOLETA ( DESDE 06/07/2016)
Afiliados al PLE desde : 41275
Padrones : Incoporado al regimen de agentes de retencion de IGV (R.S.395 - 2014) A PARTIR DEL 01/02/2015
Elaboracion propia
39

Apéndice B. Plano del Almacén de SENATI

Comentario:

Como se puede observar la presente figura muestra el plano del almacén de SENATI,
donde realice mis prácticas y aplique mi proyecto de mejora.
40

Apéndice C. Procedimiento que se siguió para la aplicación de la lluvia de ideas.

Se reunió al equipo de trabajo

Primero se les dio a conocer en qué consistía esta herramienta (definición y aplicación),
también que se pretendía con la aplicación de esta herramienta, se repartió hojas de papel a
cada una de los integrantes del equipo de trabajo formato A4 para que pongan sus ideas sobre
los problemas percibían sobre el área de almacén. Finalmente se procedió a recoger los
formatos y se agradeció su participación con el proyecto aplicativo.

Apéndice D. Procedimiento que se siguió para la aplicación del diagrama de afinidades

Una vez teniendo las hojas con las ideas sobre los problemas de cada uno de los integrantes
del se procedió a:
Primeramente, se a analizar cada uno de los problemas expuestos, en base a esto se asignaron
categorías para cada uno de ellos. En este caso asignamos 3 categorías, tal como se muestra a
continuación. La finalidad de clasificar los problemas en categorías es eliminar las
redundancias y así tener problemas específicos que no sean iguales o semejantes.

CATEGORIZACIÓN
Inexistencia de lugares seguros en el almacèn
Desconocimiento de como usar un extintor SEGURIDAD Riesgo de lesiones en la preparacion de pedidos
Aparicion de aracnidos en el almacèn
Anaqueles malogrados
Espacio reducido para la recepcion de mercaderia MANTENIMIENTO Perdida de existencias de materiales de escritorio en la toma de inventario
Ingreso de polvo e insectos al almacen
Demora por diferencias entre saldos fisicos y del sistema
Demora en la preparacion de pedidos
Inadecuada clasificacion y distribucion de algunos bienes en el almacén CONTROL
Ineficiente actualizacion del inventario ( kardex) Perdida de dinero en ajustes de inventario
41

Apéndice E. Procedimiento que se siguió para la aplicación de la Matriz de Priorización

Posterior a categorizar los problemas se procedió a ponderacionalizarlos, esta evaluación


consistió en que cada uno de los integrantes del equipo de trabajo asigne un puntaje de 1 bajo
3 regular o 5 alto a los problemas detectados, tomando como referencia a la FRECUENCIA,
IMPORTANCIA Y FACTIBILIDAD de cada uno de ellos.

FRECUENCIA
N° PROBLEMAS Op. 1 Op. 2 Op. 3 total
Perdida de existencias de materiales de escritorio en
P1 1 1 1 3
la toma de inventario
P2 Demora en preparacion de pedidos 5 5 5 15
P3 Riesgo de lesiones en la preparacion de pedidos 1 3 1 5
P4 Perdida de dinero en los ajustes de inventario 5 4 5 14

IMPORTANCIA
N° PROBLEMAS Op. 1 Op. 2 Op. 3 total
Perdida de existencias de materiales de escritorio en
P1 1 1 3 5
la toma de inventario
P2 Demora en preparacion de pedidos 5 5 5 15
P3 Riesgo de lesiones en la preparacion de pedidos 1 3 1 5
P4 Perdida de dinero en los ajustes de inventario 3 3 5 11

FACTIBILIDAD
N° PROBLEMAS Op. 1 Op. 2 Op. 3 total
Perdida de existencias de materiales de escritorio en
P1 1 3 1 5
la toma de inventario
P2 Demora en preparacion de pedidos 5 4 5 14
P3 Riesgo de lesiones en la preparacion de pedidos 1 3 3 7
P4 Perdida de dinero en los ajustes de inventario 5 5 5 15
42

Luego se procedió agrupar los resultados y a ponderacionalizarlos como se puede observar a


continuación:
FICHA DE MEDICIÓN DE TIEMPOS EN LA PREPACION DE PEDIDOS - JUNIO
CANTIDAD DE % VALORACION DE TIEMPO TIEMPO
CANTIDAD DE N° DE ITEMS X TIMEPO OBSERVADO TOTAL DE TIEMPO PROMEDIO
DIAS FECHA DE ENTREGA REQUISICIONES Nª DE REQUISICION RITMO DE NORMAL ESTANDAR
REQUISICIONES REQUISICION X REQUISICION OBSERVADO (MIN) DEL TO (MIN)
ATENDIDAS TRABAJO (MIN) (MIN)

R0294667 30 90.00
1 01/06/2018 3 2 108 54 67% 36 40
R0294876 6 18.00
R0294992 15
R0294992 15 45.00
2 02/06/2008 2+1 2 R0295008 11 33.00 78 39 67% 26 29
R0295053 16
R0295053 16 48.00
3 03/06/2018 1+1 2 66 33 100% 33 36
R0298315 6 18.00
R0284099 25 75.00
4 07/06/2018 2 2 90 45 100% 45 50
R029174 5 15.00
5 13/06/2018 1 1 R0294954 10 30.00 30 30 100% 30 33
R0294958 3 9.00
6 18/06/2018 3 2 R0296924 30 90.00 99 50 67% 33 36
R0297392 16
R0297392 16 48.00
R0298108 4 12.00
7 19/06/2018 4+1 3 R0292807 13 39.00 99 33 60% 20 22
R0292418 17
R0291914 6
Apéndice F. Ficha de Medición de Tiempos en la Preparación de Pedidos

R0292418 17 51.00
8 21/06/2018 1+2 2 R0291914 6 18.00 69 35 67% 23 25
R0291989 25
9 22/06/2018 1 1 R0291989 25 75.00 75 75 100% 75 83
10 27/06/2018 1 1 R0292200 28 84.00 84 84 100% 84 92
REQUISICIONES ATENDIDAS DE MANERA EFICIENTE PROMEDIO DE
12 PROMEDIO DE ITEMS X
15 PROMEDIO DE TIEMPO OBSERVADO 48 TIEMPO NORMAL Y 40 45

MES
REQUISICION
43

REQUISICIONES ATENDIDAS DE MANERA INEFICIENTE 6 ESTANDAR


ITEMS MINUTOS MINUTOS MINUTOS
44

Apéndice G Calculo del Tiempo Observado – Normal y Estándar


 El tiempo observado es el tiempo de medición en cronometraje.
 La valoración de ritmo es el grado de rendimiento en la que se desenvuelve una actividad
 Para el cálculo del tiempo normal, primeramente, se halló el promedio del tiempo observado.

Total, de tiempo observado/cantidad de requisiciones atendidas

Luego se procedió a multiplicar

TN=Promedio de tiempo observado * por la valoración de ritmo

 Para el cálculo del tiempo estándar se tuvieron en cuenta los siguientes suplementos:

SUPLEMENTOS DEL TIEMPO ESTÁNDAR


DESCRIPCIÓN %
NECESIDADES PERSONALES 3%
FATIGA DEL TRABAJADOR 6%
CASOS ESPECIALES 1%
10%
Luego se procedió a multiplicar:

TE=TN*(1+0.01)

Interpretación:

Como se puede observar en esta ficha de medición de tiempos de preparación de


pedidos se recopilaron los datos de todo el mes de JUNIO, se calcularon tres tipos de tiempos:
el tiempo observado, tiempo normal y tiempo estándar. También se cuenta con una valoración
de ritmo de trabajo expresada en %.

Se puede observar que en algunos días el ritmo de trabajo no fue eficiente al 100% y
por ende se logró preparar todos los pedidos que se debieron entregar ese mismo día de la
emisión del requerimiento, esto provoca una insatisfacción del cliente interno. Lo que se
pretende con este proyecto es que el ritmo de trabajo del practicante de almacén sea de un
100% y alcance a preparar todos los pedidos en el menor tiempo posible.
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Apéndice H. Cronograma de actividades diarias.

7:30 a 8:30 8:30 a 10:30 11:30 a 12:30 12:30 a 1:30 1:30 a 2:30
OFICINA ALMACÈN 6ta hora refrigerio
ALMACÈN
1ra hora 2da hora 3ra hora 4ta hora hasta la 6ta hora 7ma hora a la 8va hora

1 hora 2 horas 2 hora 1 hora

ACTIVIDADES QUE REALIZO COMO PRACTICANTE DE LOGISTICA - ALMACÈN


Descripciòn Hora Tiempo a emplear Tiempo a restar Total de tiempo a empleado
Apoyo en la recepción de mercadería
Distribución de mercadería
DE 8:30 A
Llevar un control del inventario 2 HORAS - 2 horas
Apoyo en la Realizar Cotizaciones 10:30
Inspeccion del material almacenado
DE 11:30 A 1:30 (-1 hora) tiempo
que me demoro
Preparaciòn de Pedido 3 HORAS 2 horas
DE 1:30 A 2:30 en entregar
pedidos.

Como se puede observar el tiempo destinado a la preparación de pedidos son 2horas,


debido a que la entrega de los pedidos es simultánea al término de preparación de cada uno de
ellos, debido a esto se le resta una hora, aproximadamente entre 15 min a 25min por entrega
de cada pedido.

Apéndice I. Procedimiento que se siguió para la realización de DOP

Cuando se realiza una mejora de un proceso, debemos tener en cuenta que el flujo de
operaciones debe estar lo más actualizado y detallado posible, con ellos mejores avances y
aportes se podrá realizar en él, por tal motivo el diagrama de operaciones del proceso (DOP)
es una herramienta muy útil para la representación de un proceso.

Primero se identificó el problema principal “Demora en preparación de pedidos”, luego


tomando como referencia ese problema se pasó a estructurar el proceso donde se encuentra
ese desperdicio para tener una mejor visualización del problema que se abordara en el
proyecto.
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Apéndice J. Procedimiento que se siguió para la realización del DAP

El DAP, es la representación gráfica de la secuencia de todas las operaciones, transporte,


inspecciones, demoras y los almacenamientos que ocurren durante un proceso o
procedimiento. Comprende toda la información que se considera deseable para el análisis tal
como tiempo necesario y distancia recorrida. Esta herramienta de análisis es una
representación gráfica de los pasos que se siguen en una secuencia de actividades que
constituyen un proceso o un procedimiento. De tal manera el análisis específico que se hace
en este proyecto es del desperdicio del problema “pérdidas de tiempo en la preparación de
pedidos”.

Primero se analizó las actividades del proceso “preparación de pedidos”, luego interpretó cada
actividad, finalmente se realizó el diagrama DAP

Apéndice K. Procedimiento que se siguió para la aplicación de la lluvia de causas

Primero se reunió a los integrantes del equipo de trabajo, les dio a conocer lo importante que
era abordar este problema “demora en preparación de pedidos”, luego se les dio a conocer lo
que pretendía con la aplicación de la lluvia de causas, se les dio hojas bond formato A4 y se
les indico que pongan todas las posibles causas que crean ellos que provoca la demora en la
preparación de pedidos Se recogió los formatos, finalmente se agradeció su participación.
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Apéndice L. Manual de Procedimientos para la Organización y Control de las Existencias


Almacenadas

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA


ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LAS
EXISTENCIAS ALMACENADAS, EN
SENATI, ZONAL AREQUIPA-PUNO, 2018.

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

JOSÉ ANTONIO TANIA VERA


CÁLDERÓN VILLANUEVA
RODRIGUEZ
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA


ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LAS EXISTENCIAS
ALMACENADAS, EN SENATI.

LISTA DE CONTENIDOS

I. INTRODUCCIÓN…………………………………………
II. OBJETIVOS………………………………………………
III. ALCANCE…………………………………………………
IV. RESPONSABLES…………………………………………
V. PROCEDIMIENTOS………………………………………
VI. FLUJOGRAMA……………………………………………
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA Código: LOG-P-01


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EXISTENCIAS ALMACENADAS Página: 1 de 10

I. INTRODUCCIÓN
El presente manual se ha elaborado con la finalidad de conocer los procedimientos que se deben
seguir para la organización y control de las existencias, en el almacén de SENATI.
II. OBJETIVO
Orientar al personal responsable de almacén en procedimientos de codificacion, señalizacion,
toma de inventarios y control de las entradas y salidas de las existencias.
III. ALCANCE
El presente manual será aplicado en el área de logistica y ejecutado por el practicante de
almacén, siempre con la supervisión del asistente administrativo.
IV. RESPONSABLES
El responsable de la aplicación de este manual será el asistente administrativo, ya que cuenta
con la autoridad suficiente para ponerlo en ejecución con el proximo practicante del área de
almacén.
V. PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN
ACTIVIDAD 1: CODIFICACIÓN DE EXISTENCIAS
1° PASO
Solicitar información de inventarios realizados con aterioridad al área de logistica, una vez
obtenida esta información trasladarse al área de alamacén.
2° PASO
Se procede a inspeccionar cada uno de los ITEMS, si cuenta con una codificación visible o no,
como se puede observar en la siguiente imagen:
A B

Figura n° 1: Codificación correcta Figura n° 2: Codificación incorrecta


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3° Paso
Codificación de existencias, se procede a codificar todas aquellas existencias que no cuenten
con una adecuada codificación, a traves de la utilización de pos-it y plumones, tal como se
puede observar en la siguiente imagen:
8 dígitos
A

Figura n° 3: Codificación de existencia

En dicho pos-it iran suscritos el codigo y la descripción del mismo


El codigo esta compuesto por 8 digitos, estos ya fueron asignados y se pueden encontrar
solicitando un reporte en el apex “Saldos de Almacén”, este es un sistema que maneja SENATI
a nivel nacional.
4° Paso
Verificar si todos los codigos coincidan con el material indicado, para evitar confuciones en el
proceso de preparación de pedido, de encontrarse un error en la asignación de dicho codigo, se
tendra que corregir diga codificación.

ACTIVIDAD 2: SEÑALIZACIÓN DEL ALMACÉN


1°Paso
Para poder realizar la señalización es importante identificar cada uno de los ITEMS y
segmentarlos según sean sus caracteristicas, una vez realizada esta actividad se procedera a
señalizar el almacén.
2° Paso
Primero se señalizarán las estanterias, las columnas de cada estanteria llevara una letra
mayuscula para poder identificarla, estas seran situadas de derecha a izquierda según orden
alfabetico, tal como se puede observar en la siguiente imagen:

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13 cm
A

16 cm
Figura n° 4: Señalización de Estanteria

Por otro lado las filas de cada estante iran identificados con un numero del 1 al 4, estos estarán
posicionados de abajo hacia arriba, tal como se puede observar en la siguiente imagen:
6 cm
A 8 cm

Figura n° 4: Señalización de Estanteria


3° Paso
Luego se procederá a asignarle un nombre general a cierto numero de estanterias como:
archivadores, material de escritorio, activos en custodia, soldadura e insumos textiles, tal como
se puede observar en la siguiente imagen:

Figura n° 5: Señalización de Estanteria


Para poder realizar esta señalizacion se necesitará de plumón indeleble negro grueso y cartulina.

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VI. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE EXISTENCIAS


ACTIVIDAD 3: TOMA DE INVENTARIO
1° PASO
Primeramente se debe recepcionar un procedimiento en el que suscriba la realización de la toma
de inventario el cual debe venir aprobado por la Gerencia de Logistica y por la Dirección
Nacional.

Figura n° 6: Captura de pantalla del sistema del SENATI

2° Paso
Se solicita un reporte de todas las existencias almacenadas, en el apex “Saldos de almacén” este
es un sistema que maneja SENATI a nivel nacional.
3° Paso
Inventariar, se procedera a inventariar desde la columna A y fila 1. Se escribirá en un cuaderno
primeramente la columna y fila a la que pertenesca dicha existencia, tambien la descripcion de
la misma, por ultimo la cantidad con la que cuente actualmente y unidad con la que se maneje en
el sistema, tal como se puede observar en la siguiente imagen:

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Figura n° 7: Inventario Fisico


4° Paso
Una vez teniendo el inventario fisico completo, se procedera a pasarlo a una base de datos de
excel, para poder llevar una mejor administracion de la información recopilada, tal como se
puede observar en la siguiente imagen:

Figura n° 8: Inventario Digital

ACTIVIDAD 4: CONTROL DE LOS MOVIMIENTOS DE LAS EXISTENCIAS


ALMACENADAS
Para controlar las entradas y salidas de las existencias se implementó tarjetas BIN CARD estas
tarjetas en primera instancia ayudaran a reducir tiempos de busqueda en preparación de pedidos
y a llevar un mejor control de los movimientos que realizan cada una de ellas, el formato de la
tarjeta es el siguiente:

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Figura n° 9: Tarjeta BIN CARD

Pasos a seguir para el llenado de la tarjeta:

Primeramente, se muestra el código de la existencia almacenada, este servirá para rápida


ubicación de cada ítem solicitado tomando como referencia el bloque de ubicación y
señalización que muestran los anaqueles, solo bastara con introducir el código de la existencia
en el inventario digitalizado (Excel) en modo filtro o en la función buscar b, para saber en
cuestión de segundos la ubicación exacta de cada una de las existencias requeridas.

Seguidamente, se puede percibir el Código del material, este servirá para validar si la existencia
requerida es la correcta en el proceso de preparación de pedidos.

Posteriormente, se muestra la descripción del material, esta servirá también como opción de
validación de que la existencia requerida sea la correcta en el proceso de preparación de pedidos,
también se puede ver que a su derecha se encuentra la unidad de medida (UM) con la que se
realiza el requerimiento.

Finalmente, se muestra la categoría de datos del material la cual está comprendida por:

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Fecha. En esta subcategoría se ingresará la fecha en la que se atienda el pedido y se haga entrega
del mismo.

N° de requisición. En esta subcategoría se ingresará el número de requisición con la que se


solicita el material

Ingreso y Salidas. En estas dos subcategorías se registrarán todos los movimientos que se
realicen de cada una de las existencias almacenadas.

Observaciones. Aquí ingresará todas las anomalías que presente el material.

ACTIVIDAD 5: MANTENER LA ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN

Tiene como principal función mantener el almacén ordenado y organizado haciendo uso de una
herramienta de control llamada CHECK LIST, tal como se puede observar a continuación:

Figura n° 10: Formato CHECK LIST

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Pasos a seguir para el llenado del check list:


1° Paso
La forma de uso de dicho formato no es complicada, consiste en que cada semana se realice una
inspeccion de las existencias y estanterias del almacén, en el formato "check list" se encuentran
los criterios de evaluación.
Si cumple con el criterio suscrito en dicho formato se marcara una aspa en caso contrario una x,
tal como se puede observar en la siguiente imagen:

Figura n° 11: Criterios de evalución del CHECK LIST

2° Paso
Si se presentará en el proceso de inspección algun improvisto se deberá explicar la razón en la
casilla de observación.

3° Paso
Una vez concluida la inspección se deberá rellenar la casilla de resumen situada al lado
izquierdo del formato, luego se procederá a firmar y poner la fecha de inspeccion.

Figura n° 12: Tabla resumen

Se recomienda que se tome en consideración la aplicación del formato CHECK LIST ya que
ayudará a mantener el orden y la organización de las existencias.

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FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE Versión: 01
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INICIO

Recepcionar instructivo
para la toma de inventario
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Código: LOG-P-01
FLUJOGRAMA EL PROCEDIMIENTO DE Versión: 01
Fecha: 2018- 11-02
CONTROL DE EXISTENCIAS Página: 10 de 10

INICIO

Recepcionar instructivo para la


toma de inventario
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Apéndice M Imágenes del Antes y Después de la Mejora

Antes de la implementación de la Mejora.

En las imágenes mostradas se puede percibir que hay una inadecuada organización de las
existencias, varias de ellas no contaban con una codificación física, las estanterías tenían una
señalización deficiente y los materiales se encontraban desordenados, lo cual retrasaba el
proceso de preparación de pedidos.
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Después de la implementación de la Mejora

En las imágenes se mostradas se puede percibir la mejora de la organización de las existencias


almacenadas esta vez ya cuentan todas las existencias con una correcta codificación física,
una señalización fácil de distinguir con un nombre general en cada estante y filas y columnas
señalizadas con números y letras, los materiales se encontraban ordenados con las tarjetas
BIN CARD y ahora es mucho más fácil el proceso de preparación de pedidos.
FICHA DE MEDICION DE TIEMPO EN LA PREPACION DE PEDIDOS - AGOSTO
CANTIDAD DE % VALORACION TIEMPO TIEMPO
CANTIDAD DE N° DE ITEMS X TIMEPO OBSERVADO TOTAL DE TIEMPO PROMEDIO
DIAS FECHA DE ENTREGA REQUISICIONES Nª DE REQUISICION DEL RITMO DE NORMAL ESTANDAR
REQUISICIONES REQUISICION X REQUISICION OBSERVADO (MIN) DEL TO (MIN)
ATENDIDAS TRABAJO (MIN) (MIN)
1 01/08/2018 1 1 R0285261 40 52 52 52 100% 52 57
R0285262 10 13
2 03/08/2018 3 3 R0285263 15 20 53 18 100% 18 20
R0285264 16 21
R0285268 6 8
3 10/08/2018 2 2 52 26 100% 26 29
R0285269 34 44
R0285270 22 29
4 14/08/2018 2 2 36 18 100% 18 20
R0285271 6 8
5 16/08/2018 1 1 R0285272 3 4 4 4 100% 4 4
R0285273 2 3
Apéndice N Ficha de Medición de Tiempos Después de la Mejora

6 21/08/2018 2 2 20 10 100% 10 11
R0285274 13 17
R0285284 17 22
7 27/08/2018 2 2 53 27 100% 27 29
R0285285 24 31
8 28/08/2018 1 1 R0285286 12 16 16 16 100% 16 17
9 29/08/2018 1 1 R0285287 11 14 14 14 100% 14 16
PROMEDIO DE
REQUISICIONES ATENDIDAS DE MANERA EFICIENTE 15 PROMEDIO DE ITEMS X
16 PROMEDIO DE TIEMPO OBSERVADO 20 TIEMPO NORMAL Y 20 23

MES
REQUISICIONES ATENDIDAS DE MANERA INEFICIENTE REQUISICION
61

0 ESTANDAR
ITEMS MINUTOS MINUTOS MINUTOS
62

Apéndice O Cálculo del Costeo de la Mano de Obra

El sueldo mínimo que percibe el ejecutante del proyecto mensualmente es de S/.930, el área
administrativa labora 5 días durante la semana, permaneciendo en la empresa 9 horas. El
practicante de logística – almacén permanece en la empre 6 horas diarias, en base a estos
datos proporcionados se puede realizar el siguiente cálculo:

Sueldo: 930

Días laborables al mes: 20 días

Horas de trabajo por día: 6 horas

930/20 = 46.5 soles/día

46.5/6 = 7.80 soles/hora

Apéndice P Tabla Promedio de Medición de Tiempos

MES JUNIO JULIO AGOSTO


NUMERO DE REQ MEDIDOS 18 1 15
PROMEDIO DE ITEMS POR 10 ITEMS POR
REQUERIMIENTO 15 1 16 REQUERIMIENTO

El presente proyecto midió el proceso de preparación de pedidos durante los meses de JUNIO, JULIO
Y AGOSTO. Esta tabla muestra el resumen de la ficha de medición de antes (JUNIO) y después
(AGOSTO), apéndices N y F.

En el mes de JULIO solo se alisto un requerimiento comprendido por un item dado que es un mes en
el que se cierra semestre y casi ninguna carrera solicita material de almacén. Se procedió a sacar un
promedio de los ítems que se solicitaron por requerimiento en el mes de JUNIO, JULIO Y AGOSTO,
resultando un promedio de 10 items, a partir de este dato se realizaron los diagramas DOP Y DAP del
presente proyecto.