UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

INTEGRACIÓN DE SOLUCIONES EMPRESARIALES

TRAB. AUT. 05. ANÁLISIS DE RIESGOS DEL PROYECTO

AUTORES:
Cornejo Agurto Juan Francisco
Criollo Quinde Nelson Steven
Mayor Sesme Robinson Leonardo
Malavé Orrala Janeth Alexandra
Vega Sánchez Adriana Belén

Docente:

Econ. Alexandra Wilches Medina, MSC.

GESTION DE LA INFORMACION GERENCIAL

GIG SNO 7-2

CICLO II 2023-2024
 Tabla de contenido

TRAB. AUT. 05. ANÁLISIS DE RIESGOS DEL PROYECTO..................................... 1

Docente: ............................................................................................................................ 1
GESTION DE LA INFORMACION GERENCIALGIG SNO 7-2.................................. 1
Desarrollar el Plan de gestión de riesgos del proyecto ..................................................... 4
Planificar la gestión de los riesgos .................................................................................... 4
ENTRADA ....................................................................................................................... 4
Plan para la dirección del proyecto ............................................................................... 4
ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO ............................................................ 5
REGISTRO DE INTERESADOS ................................................................................ 6
FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA ..................................................... 6
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN ..................................... 6
HERRAMIENTAS Y TECNICAS ................................................................................... 6
Técnicas analíticas ........................................................................................................ 6
Juicio de expertos .......................................................................................................... 7
Reuniones...................................................................................................................... 8
SALIDAS ...................................................................................................................... 8
PLAN DE GESTION DE LOS RIESGOS ....................................................................... 9
Identificar los riesgos ........................................................................................................ 9
Entradas......................................................................................................................... 9
Plan de gestión de los riesgos........................................................................................ 9
Plan de gestión de los costos. ...................................................................................... 10
Plan de gestión del cronograma. ................................................................................. 10
Plan de gestión de la calidad. ...................................................................................... 11
Plan de gestión de los recursos humanos. ................................................................... 12
Línea base del alcance................................................................................................. 13
Estimación de costos de las actividades. ..................................................................... 13
Registro de interesados. .............................................................................................. 14
Documentos del proyecto............................................................................................ 15
2 Documentos de las adquisiciones. ........................................................................... 16
3 Factores ambientales de la empresa. ....................................................................... 16
13 .Activos de los procesos de la organización........................................................... 18
Herramientas y técnicas .............................................................................................. 18
1 Revisiones a la documentación ................................................................................ 18
Técnicas de recopilación de información. ................................................................... 18
 Herramientas ............................................................................................................... 19
Análisis con lista de verificación. ............................................................................... 19
Análisis de supuestos. ................................................................................................. 20
Técnicas de diagramación. .......................................................................................... 20
CAUSAS ..................................................................................................................... 20
EFECTOS ................................................................................................................... 20
Análisis FODA. ........................................................................................................... 20
Salidas ......................................................................................................................... 21
Registro de riesgos ...................................................................................................... 21
Matriz de probabilidad e impacto de Exofruit S. ........................................................ 23
Realizar el análisis cuantitativo de riesgos ..................................................................... 26
Entradas....................................................................................................................... 26
Registro de Riesgos..................................................................................................... 26
Plan de Gestión de Riesgos ......................................................................................... 26
Planes de Gestión de Costos y del Cronograma ......................................................... 27
Planificar la respuesta a los riesgos ................................................................................ 30
Controlar los riesgos ....................................................................................................... 30
Entradas....................................................................................................................... 31
Registro para el riesgo ................................................................................................ 31
Reporte de desempeño ................................................................................................ 31
Reevaluar el riesgo ...................................................................................................... 31
Análisis de respaldo .................................................................................................... 32
Analizar la volatilidad y las tendencias ...................................................................... 32
La reunión ................................................................................................................... 32
Información sobre el rendimiento del trabajo ............................................................. 32
Cambiar la consulta..................................................................................................... 32
Bibliografía ..................................................................................................................... 33
 Desarrollar el Plan de gestión de riesgos del proyecto

Planificar la gestión de los riesgos

Es un diseño y una guía para manejar el proyecto que se está trabajando durante

sus activadades establecidas y a largo plazo con el fin de asegurar que todo se cumpla

de manera correcta, además de que toda organización tiene un plan definido para saber

cómo actuar ante una eventualidad (Softboc, 2016).

Como entrada para poder planificar la gestión de riesgos tenemos que se debe

realizar un plan de dirección de proyectos, acta de constitución del proyecto, registro de

interesadas, factores ambientales de la empresa, activos de los procesos de la

organización (aulafacil, 2016).

ENTRADA

Plan para la dirección del proyecto

CONTROL DE VERSIONES
VERSION HECHA POR REVISADA APROBADA FECHA MOTIVO
POR POR
1.0 CH AV AV 22/02/23 VERSION
ORIGINAL

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Implementación de un Sistema Empresarial ERP
para la Empresa EXOFRUT S.A

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ENFOQUES MULTIFASE

FASE DEL ENTREGABLES CONSIDERACIONESPARA CONSIDERACIONES
PROYECTO LA INICICIACION DE PARA EL CIERRE DE
ESTA FASE ESTA FASE
GESTION DEL ACTA DE
PROYECTO CONSTITUCION
ENUNCIADO DEL
PROYECTO
LISTA DE
REQUISITOS
 ACTA DE
INSTALACION
ACTA DE PRUEBA
MANUAL DE
USUARIO
ACTA DE
MONITOREO
ACTA DE CIERRE
CONTRATOS CONTRATO CON
PERSONAS
ENCARGADAS DEL
DESARROLLO DEL
SOFTWARE
CURSO DE INFORME DE LAS INICIACION DE CURSO
GESTION DE SESIONES DEPENDE DE LA FIRMA
PROYECTOS DEL CONTRATO CON
LOS ENCARGADOS
CURSO DE INFORME DE LAS INICIO DEL CURSO
GESTION DE SESIONES DEPENDE DE LA FIRMA
PROYECTOS DEL CONTRATO CON
USANDO MS LOS ENCARGADOS
PROJECT
INFORMES INFORME FINAL SE ELABORARÁ AL CONCLUIDA LA
TERMINO DEL ELABORACION DEL
DESARROLLO DEL INFORME FINAL SE
PROYECTO PODRA INICIAR EL
CIERRE DEL
PROYECTO

ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

DENOMINACION GESTION SOBRE LA FECHA 22/02/23

GESTION DE
PROYECTO
Agentes
intervinientes
CLIENTE DEPARTAMENTO CONTACTO EXOFRUT S.A.
ORGANIZACIÓN PRODUCCION EXOFRUT S.A. EXOFRUT S.A.
EJECUTANTE
MIEMBROS DEL ADRIANA VEGA
EQUIPO SANCHEZ, JUAN
CORNEJO, NELSON
CRIOLLO, JANETH
MALAVE, ROBINSON
MAYOR

JUSTIFICACION DEL El propósito de la implementación de un sistema empresarial

PROYECTO para EXOFRUT S.A es hacer que sus procesos mejoren y hacer el
trabajo de sus empleados menos compleja al momento de
realizar ciertas tareas, que gracias a la tecnología que poseemos
 hoy en día sería mucho más fácil de realizar y no se perdería más
tiempo y posibles ganancias para la empresa ya que al hacer las
tareas de manera manual la producción se hace un poco lenta.

REGISTRO DE INTERESADOS

REGISTRO DE INTERESADOS
ID ROL EN EL PROYECTO INTERES (1-5) PODER (1-5)
1 GERENTE DEL PROYECTO 5 5
2 USUARIOS LIDERES 5 4
3 ADMINISTRADOR DEL SISTEMA 5 5

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

Identificación de riesgos Programas de gestión
Capacidad y competencias organizativas Preparación y respuestas ante emergencias
Participación de las partes interesadas Seguimiento y evaluación

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Son los insumos más socorridos para los procesos de dirección de proyectos,

incluye información generada y recopilada tanto operativa como de proyectos para

planificar, ejecutar, monitoreo y control y cierre de proyecto.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS BASES DE CONOCIMIENTO CORPORATIVO

POLITICA CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS ARCHIVOS DE PROYECTOS DOCUMENTOS
Y PROCEDIMIENTOS CRONOGRAMAS, REGISTRO DE RIESGOS.
CAPACITACION Y MANUALES DE USUARIOS BASE DE CONOCIMIENTO
MONITOREOS MEDICION DE PROCESOS
ACTA DE CIERRE BASE DE DATOS

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Técnicas analíticas

Un procedimiento analítico mediante el cual se analiza cada modo de posible

fallo con el fin de determinar sus efectos sobre la fiabilidad de dicho componente para

tener confianza en un producto o sistema sobre la función que fue requerida, todo esto
 con el propósito de detectar todas las formas en que se puede producir un fallo.

Se puede realizar estas técnicas bajo diagramas de flujo creando una

representación de diagrama los datos organizacionales, medidas de un proceso y el

conjunto de resultados obtenidos dentro de un sistema.

Tambien otros conjuntos de técnicas como retraso, adelanto, estimación

paramétrica, método de diagramación por precedencia en donde este conjunto de

técnicas involucra que pueda tener una relación lógica en donde un retraso representa la

causa de un retraso en la actividad sucesora y un adelanto permite la anticipación, las

estimaciones en donde se utiliza una relación de estadísticas entre datos históricos y

otras variables para calcular estimaciones.

Juicio de expertos

Se usa en la integración de un proyecto y va sujeto al control integrado de

cambios, esto es muy importante para tener información como cierre administrativo y

cierre de contratos a realizarse para la culminación del proyecto, tambien esta

involucrada las estimaciones de recursos y costos contando tambien con la planificación

de los riegos de comprar y adquisiciones.

En la guía PMBOK sugieren el juicio de expertos como una herramienta de sus

seis procesos.

Objetivos Implementar un sistema empresarial en Exofrut S.A para optimizar los procesos
contables y de producción de la empresa.

Expertos Gerentes de Proyectos

Partes interesadas del proyecto
Expertos en la materia (SME)
Métodos de A través del método Delphi ya que este continua repetidamente en un esfuerzo por
validación eliminar sesgos cognitivos recopilando información de cada experto por separado
Reuniones

Estas reuniones soy importantes tanto al inicio como al fin siendo esta como una

parte fundamental para revisar los cambios obtenidos junto a sus mejorar y

correcciones, en este caso contamos la reunión de inicio de proyecto (KICK – OFF) el

cual esta se realiza al inicio de manera formal para confirmar que todos los integrantes

cumplan como los requisitos y restricciones y validar sus coincidencias en sus ideas o

detectar si no es así.

Por otra parte, contamos con la reunión con equipo interno (KICK – OFF

INTERNO) el cual esta trata de una reunión al inicio del proyecto y de cada una de sus

fases con el fin de oficializar y coordinar su inicio, conocer sus alcances a desarrollar y

tener los conocimientos necesarios sobre los procedimientos y restricciones del mismo.

ACTA DE REUNION
EXOFRUT S.A. IMPLEMENTACION DE UN ACTA N°1
SISTEMA EMPRESARIAL ERP Fecha de reunión 22/02/23
ASISTENTES
NOMBRE EMPRESA FIRMA
ADRIANA VEGA
JUAN CORNEJO
NELSON CRIOLLO
JANETH MALAVE
ROBINSON MAYOR
ORDEN DEL DIA
ACCION RESPONSABLE
REVISION DE ACCIONES PENDIENTES
INFORMES DE RENDIMIENTOS
APROBACION DE PRESUPUESTOS
APROBACION DEL ACTA Y FIN DE LA REUNION
ACUERDOS

CONCLUSION
ACCIONES POR VENIR RESPONSABLE

PROXIMA REUNION 28/02/23 FIRMA:

SALIDAS
 PLAN DE GESTION DE LOS RIESGOS

CODIGO RIESGO DESCRIPCION

1 ABANDONO DE INTEGRANTE DEL EQUIPO SI UN INTEGRANTE ABANDONA AL
GRUPO O EQUIPO
2 SOLICITUD DE CAMBIOS EN LOS MODIFICACIONES SOLICITADAS POR EL
REQURIMIENTOS FINALIZANDO EL CLIENTE SON HECHAS EN PERIODOS DE
DESARROLLO DEL SISTEMA TIEMPO SOBRE LOS CUALES YA ESTAN
ESTABLECIDOS PARA LA
IMPLEMENTACION DEL SISTEMA.
3 FALLA EN EL SERVIDOR DE DESPLIEGUE AL TRATAR DE SUBIR ARCHIVOS DE LA
DE LA APLICACIÓN APLICACIÓN COMO CARPETAS AL
SERVIDOR, GENERA ERRORES E
INCONSISTENCIAS
4 RETRASOS EN TIEMPOS DE ENTREGAS DE RETRASOS DE TIEMPOS DEBIDO A QUE
CADA MODULO UN COMPONENTE DE DESARROLLO SE
TERMINO DESPUES DEL TIEMPO
ESTABLECIDO
5 FALLA EN INSTALACION LA BASE DE DATOS O IMPLEMENTACION
DEL SOFTWARE NO SE PUEDE SUBIR
INFORMACION Y EJECUTAR
CORRECTAMENTE AL SERVIDOR EL CUAL
PERJUDICA A LA FUNCIONALIDAD QUE
ESTABLECE EL PROYECTO

Identificar los riesgos

Entradas

Plan de gestión de los riesgos.

PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS

NOMBRE DEL PROYECTO: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA EMPRESARIAL PARA LA EMPRESA

EXOFRUT S. A
No. Riesgos Descripción

1. Técnicos Se pueden presentar problemas en el proceso de la implementación tales

como:
*Servidores
*Diseño
*Mantenimiento
*Rendimiento o compatibilidad
2. Financieros Con este tipo de riesgos es probable que el proyecto se atrase o no se
termine:
*Recursos para el personal
*Recursos insuficientes para la implementación del sistema
*Los requisitos no satisfacen con el presupuesto establecido
 3. Gestión del proyecto Existen riesgos que si no son bien manejados pueden afectar a la empresa
de manera negativa:
*Planificación
*Control
*Estimación para realizar el proyecto
3. Externos Riesgos que afecten de manera indirecta al proyecto tales como:
*Mala comunicación entre las partes interesadas
*Competitividad comercial
*Cambios en políticas o normas ya aplicadas al proyecto

Plan de gestión de los costos.

La gestión de costos permite calcular, presupuestar y controlar los costos en un

proyecto en este caso en la implementación de un sistema, este paso es importante

durante el ciclo de vida del proyecto ya que los gerentes son los que van a revisar como

va el avance del proyecto y supervisar que no se ocupe más del presupuesto asignado.

Entre los beneficios que da hacer un plan de gestión de costos se encuentran:

Evitar que se exceda de los costos

Nivela las expectativas de los participantesPreviene los riesgos del proyecto

Plan de gestión del cronograma.

El plan de gestión del cronograma es importante en el ciclo del proyecto ya que

en este se define como se va a realizar el mismo, en este se incluirán todas las tareas

quese va a realizar en todo el proceso de la implementación del sistema, esto nos

ayuda para evitar posibles complicaciones en tareas o desviaciones y así poder seguir,

controlar y corregirlas a tiempo.

PLAN DE GESTION DE CRONOGRAMA

NOMBRE DEL PROYECTO:
PREPARADO POR:
REVISADO POR:
APROVADO POR:
PERSONAS AUTORIZADAS A REALIZAR CAMBIOS EN EL CRONOGRAMA
NOMBRE CARGO UBICACIÓN
Gerente del proyecto
Administrador del sistema
Encargado del proyecto
Encargado del proyecto
 PERSONAS QUE APRUEBAN LOS CAMBIOS EN EL CRONOGRAMA
NOMBRE CARGO UBICACIÓN
Gerente del proyecto
Administrador del sistema
RAZONES POR LA CUAL SE ACEPTA CAMBIOS EN EL CRONOGRAMA
-Solicitudes en ciertos cambios en el sistema por parte del cliente
-Retrasos en recursos necesarios
-Riesgos externos a la empresa
DESCRIPCION DE COMO SE EFECTUARÁN LOS CAMBIOS Y SU POSIBLE IMPACTO EN COSTOS
Y CALIDAD EN EL PROYECTO

Plan de gestión de la calidad.

Entregable Objetivo de calidad Criterios de calidad Métricas

Lista de requisitos Brindar la lista de Documentos realizados Toda documentación
requisitos a los con las plantillas de debe ser entregada a
encargados del proyecto requisitos tiempo y con los
Estar actualizados y respectivos
ordenados lineamientos y
aprobación

Diagramas caso de Asegurar que se siga el Se debe seguir y Se cumplirá con todos
uso modelo describir todas las los pasos y se llevará
interacciones que se control
presenten
Diagrama de Asegurar que se siga el Se debe cumplir con Se cumplirá con el
actividades cronograma establecido cada actividad en el cronograma de
tiempo establecido acuerdo a las
directrices y tener
control de las mismas
Acta de instalación Constatar el respaldo de Cada documento Toda documentación
del software los todos los importante debe tener debe ser entregada a
Acta de prueba documentos del copias y estar tiempo y con los
Acta de capacitación proyecto en el almacenados en el respectivos
del equipo repositorio de la repositorio de la lineamientos y
Acta de cierre empresa empresa aprobación
Reporte de fallas del Documentar todas las Todos los cambios que Todos los reportes que
sistema fallas en el registro de se presenten deber ser se presenten deben ser
riesgos registrados entregados al líder del
proyecto
Manual de usuario Verificar que se El material tiene que Los manuales deben
entregue todas las llevar información útil ser entregados al
copias del mismo para el usuario y el uso personal
del sistema correspondiente sin
demora
Plan de gestión de los recursos humanos.

El plan de gestión de recursos humanos se trabaja de manera transversal con

todos los miembros que están involucrados dentro del proyecto, es importante que todos

los involucrados trabajen en conjunto ya que cada uno participa en el mismo con roles

diferentes y pueden dar puntos de vista distintos que pueden ayudar en los contratiempos

que se presenten a lo largo del proyecto.

ESTIMACIÓN DE COSTOS DE LAS ACTIVIDADES

NOMBRE DEL PROYECTO: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA EMPRESARIAL PARA LA EMPRESA
EXOFRUT S. A
No. Fase Actividad ROLES
1 Inicio Lanzamiento del proyecto Gerente del proyecto
2 Planificación Kick off interno Administrador del sist.
3 Planificación Kick off externo Administrador del sist.
4 Planificación Planificación de línea base Equipo del proyecto
5 Planificación Revisión y ajustes Gerente del proyecto
6 Planificación Aprobación Gerente del proyecto
7 Planificación Presentación del ERP Gerente del proyecto
8 Planificación Levantamiento de información Equipo del proyecto
9 Ejecución Diseño y modelamiento Equipo del proyecto
10 Ejecución Documentación de nuevos procesos Equipo del proyecto
 11 Ejecución Validación y aprobación Gerente del proyecto
12 Ejecución Desarrollo e ingeniería Equipo del proyecto
13 Ejecución Software y Hardware Equipo del proyecto
14 Ejecución Configuración y documentación Equipo del proyecto
15 Ejecución Pruebas y capacitación Administrador del sist.
16 Ejecución Implementación Equipo del proyecto
17 Ejecución Prueba integral Administrador del sist.
18 Ejecución Cierre del proyecto Gerente del proyecto

Línea base del alcance.

La línea base del alcance establece la manera en que el alcance será definido,

desarrollado, monitoreado, controlado y validado, entre otras cosas es muy útil para

detectar posibles riesgos en el proyecto y ver en qué áreas se puede mejorar, es

importante contar con una ya que de esta manera los integrantes del proyecto se

mantienen informados de todo lo que sucede en el proceso.

Si no se cuenta con una línea base del alcance es probable que haya problemas

en la gestión del proyecto, retrasos en la programación de alguna actividad, falta de

recursos o recursos inadecuados para el proyecto

Estimación de costos de las actividades.

ESTIMACIÓN DE COSTOS DE LAS ACTIVIDADES

NOMBRE DEL PROYECTO: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA EMPRESARIAL PARA LA
EMPRESA EXOFRUT S. A
No. Fase Actividad Costos
1 Inicio Lanzamiento del proyecto $4000
2 Planificación Kick off interno $500
3 Planificación Kick off externo $300
4 Planificación Planificación de línea base $2000
5 Planificación Revisión y ajustes $1000
6 Planificación Aprobación $500
7 Planificación Presentación del ERP $5000
8 Planificación Levantamiento de información $3000
9 Ejecución Diseño y modelamiento $7000
10 Ejecución Documentación de nuevos procesos $500
11 Ejecución Validación y aprobación $300
 12 Ejecución Desarrollo e ingeniería $2000
13 Ejecución Software y Hardware $6000
14 Ejecución Configuración y documentación $100
15 Ejecución Pruebas y capacitación $200
16 Ejecución Implementación $5000
17 Ejecución Prueba integral $400
18 Ejecución Cierre del proyecto $200

1 Estimación de la duración de las

actividades.

En este proceso se establece aproximadamente la cantidad de períodos que va a

requerir el proyecto para finalizar cada actividad con los recursos necesarios y

disponibles.

ESTIMACIÓN DE DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

NOMBRE DEL PROYECTO: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA EMPRESARIAL PARA LA
EMPRESA EXOFRUT S. A
No. Fase Actividad Duración
1 Inicio Lanzamiento del proyecto 13 días
2 Planificación Kick off interno 7 días
3 Planificación Kick off externo 6 días
4 Planificación Planificación de línea base 10 días
5 Planificación Revisión y ajustes 8 días
6 Planificación Aprobación 2 días
7 Planificación Presentación del ERP 2 meses
8 Planificación Levantamiento de información 2 meses
9 Ejecución Diseño y modelamiento 1 mes 10 días
10 Ejecución Documentación de nuevos procesos 1 mes 10 días
11 Ejecución Validación y aprobación 1 mes 20 días
12 Ejecución Desarrollo e ingeniería 28 días
13 Ejecución Software y Hardware 28 días
14 Ejecución Configuración y documentación 28 días
15 Ejecución Pruebas y capacitación 18 días
16 Ejecución Implementación 5 días
17 Ejecución Prueba integral 4 días
18 Ejecución Cierre del proyecto 5 días

Registro de interesados.

REGISTRO DE INTERESADOS
 NOMBRE DEL PROYECTO: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA EMPRESARIAL PARA LA
EMPRESA EXOFRUT S. A
ROL NOMBRE ÁREA FUNCIONES
Patrocinador EMPRESA EXOFRUT Organización Brindará todos los
S. A requisitos que
tendrá el sistema
Gerente Gerente del Organización Llevara a cabo todo
proyecto el proceso del
proyecto
Diseñador Sistemas Esta persona se
encargará de diseñar
el modelo del
sistema
Administrador del Sistemas Encargado de
sistema capacitar a los
usuarios que
utilizaran el sistema
Consultores de Sistemas Proveedores del
Equipo del proyecto software software
Consultores externos Sistemas Expertos en gestión
de proyectos que
ayudan al diseño y
requisitos del mismo
Usuarios lideres Organización Proveedores de los
recursos o
herramientas para la
realización del
mismo
Usuarios claves y Externos Consumidores
finales

Documentos del proyecto.

Lista de documentos que son útiles en todo el ciclo del proyecto

 Lista de requisitos

 Diagramas caso de uso

 Diagrama de actividades

 Informe de las actividades

 Acta de instalación del software

 Acta de prueba

 Acta de capacitación del equipo

 Acta de cierre
  Reporte de fallas del sistema

 Manual de usuario

 Estimaciones de los costos de las actividades

 Estimación de duración de las actividades

 Registro de interesados

 Registro de cambios

 Línea base de alcance del proyecto Registro de riesgos

 Registro de cambios

 Línea base de alcance del proyecto

2 Documentos de las adquisiciones.

Los documentos de adquisiciones son aquellos que la parte interesada pide a la

empresa a la que desea que le ofrezca un servicio, estos pueden estar interesados en lo

que ofrezca una empresa, pero primero necesitan analizar algunas propuestas de varias

empresas para que puedan decidirse por una que les beneficie más en el ámbito

económico y en la manera que beneficiaria el servicio a la empresa, estos documentos

pueden ser tales como:

Solicitud de una propuesta por parte de la empresa interesada

Invitación de negociación

Respuesta a la invitación de negociaciónCotizaciones de los recursos necesarios

Documentos firmados

Facturas de todos los gastos

3 Factores ambientales de la empresa.

Los factores ambientales en la empresa son aquellos que son ajenas al proyecto
pero que pueden influir de manera indirecta en las actividades del mismo, estos pueden

ser factores internos y externos a la empresa.

Factores ambientales de la empresa

Factores internos
 Estructura organizacional de la
empresa, su cultura y gobernanza
 Infraestructura y recursos humanos
 Políticas y reglas de la empresa
 Gestión del personal
Factores externos
 Condiciones de mercado
 Bases de datos comerciales
 Tolerancia al riesgo de los
interesados
 Canales de comunicación
establecidos por la organización
13 .Activos de los procesos de la organización

Los activos de los procesos de la organización son todos los procesos, normas y

políticas que se aplica en el proyecto para la implementación de un sistema, desde la

documentación desde el inicio del proyecto hasta el fin, este conjunto de información

ayuda al director del proyecto mantenerse al tanto de todo el avance del proyecto.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS BASES DE CONOCIMIENTO CORPORATIVO

Política ciclo de vida de los proyectos y Archivos de proyectos documentos
procedimientos cronogramas, registro de riesgos.
Capacitación y manuales de usuarios Base de conocimiento
Monitoreos Medición de procesos
Reportes de los avances del proyecto Documentos en repositorios de la empresa
Reportes de cambios en el proyecto Registro de riesgos
Acta de cierre Base de datos

Herramientas y técnicas

1 Revisiones a la documentación

En este punto se identifica todos los puntos y avances del proyecto, en estas

revisiones participan el líder o director del proyecto y los interesados, los mismos que

determinaran si los resultados obtenidos son los esperados o hay que hacerles algún tipo

de corrección o cambiar algo en el proceso y analizar los riesgos que se han presentado

en el proceso y resolverlos de la mejor manera, en esta fase se hace revisión de cada

documento que se ha generado en el proceso de la implementación del sistema en la

empresa interesada, los documentos pueden ser desde el inicio del proyecto hasta los

reportes de todo lo solicitado o los documentos en los que se han efectuado cambios.

Técnicas de recopilación de información.

Para la recopilación de información para la identificación de riesgos en el

proyecto se hizo útil el uso de herramientas como:

 Las entrevistas. - ya que se realizo entrevistas a todos los involucrados e

interesados en el proyecto para que se facilite la identificación de los posibles riesgos al

momento de la implementación del sistema, también en los pros y contras en cada

proceso viendo de qué manera se podría mejorar o evitar ciertos riesgos para que no

afecten tanto a la implementación del sistema.

Luego de realizar las respectivas entrevistas se utilizó la herramienta:

Tormenta de ideas. – esta herramienta nos ayudo para hacer una lista de todos

los riesgos que alojaron las entrevistas por parte del personal, de esta manera se maneja

los riesgos de manera más organizada y clasificada para poder resolverlos de acuerdo al

posible efecto de cada riesgo.

Herramientas

Análisis con lista de verificación.

Realizar un análisis con la lista de verificación resulta útil al momento de ver o

registrar de manera estructurada toda información asociada al proyecto en gestión, tanto

los recursos que se han utilizado o se van a utilizar dentro de un proyecto, hasta las

actividades que se han realizado en el ciclo de vida del mismo, entre otras funciones de

la lista de verificación se encuentran que es útil para: cuantificar los defectos por

producto, realizar un seguimiento de las actividades dentro de un proceso, cuantificar

defectos por localización, etc (PMBOK, 2014).

Existen diferentes tipos de lista de verificación como las siguientes:

Hoja para registro de datos

Hoja de lista de chequeo

Hoja de chequeo con clasificación

Hoja de localización
Análisis de supuestos.

El análisis de supuestos es uno de los métodos para analizar la precisión de los

supuestos e identificar los riesgos del proyecto que surgen de supuestos inexactos,

inconsistentes o incompletos, analizar los supuestos que están fuera o dentro del

proyecto ayuda a que se logren objetivos dentro del mismo, los supuestos se analizan en

cada etapa del proyecto y se mide el impacto que tendrá antes de continuar con el

proceso.

Técnicas de diagramación.

Como técnica de diagramación utilizamos el diagrama de causa y efecto o

Ishikawa, con estos diagramas podemos analizar los posibles efectos que causan los

diferentes riesgos en el proyecto

CAUSAS

Identificación
de riesgos

EFECTOS

Análisis FODA.

Fortalezas Oportunidades
 Recursos necesarios para la implementación
del software
Se contrató al personal especializado para la
implementación del software
Colaboración entre las partes internas y
externas
Debilidades
Falta de suficiente capacitación o manuales
para manejar bien los procesos a
automatizar
No estar suficientemente preparados para la
modernidad en tecnología
No contar con políticas o reglas adecuadas
para el sistema
Personal especializado que define los
procesos que van a ser automatizados en la
empresa
Beneficios que brinda el software
Necesidad de tener un sistema que ayude en
los procesos de la empresa
Amenazas
No tener equipos compatibles con el sistema
Problemas de red o servidores
Personal no capacitado
Falta de recursos en caso de presentarse
emergencias con el software

2 Juicio de expertos

Es útil hacer un juicio de expertos ya que ayuda de cierta manera a la

planificación de un proyecto para que de una opinión calificada para cada área del

proyecto, para que nos dé una guía o recomiende mejoras en el mismo, también es de

gran ayuda en el análisis de los riesgos y su posibles impactos dentro del proyecto, por

lo que, es de gran utilidad contratar a un experto en temas de gestión de un proyecto

porque nos da una perspectiva externa del trabajo sobre todo en cuanto a temas de

costos, recursos y toma de decisiones se trata.

Salidas

Registro de riesgos

El registro de riesgos es un documento general que se lo utiliza como

herramienta desde el inicio del proyecto para documentar todos los posibles riesgos del

mismo y sus cambios o los contratiempos que puedan surgir en el proceso, en este se

identifica, analiza y resuelve todos los riesgos antes de que lleguen a ser grandes

problemas, resulta útil tener un registro de riesgos ya que puede tener todos los

parámetros que se crea necesario todo acorde a la empresa, en este mismo se pueden
incluir las probabilidades, prioridad y soluciones de los riesgos, quienes pueden tener

este documento pueden ser todos los integrantes del proyecto y participar en el mismo

pero normalmente la responsabilidad recae en el gerente o líder del proyecto.

 Matriz de probabilidad e impacto de Exofruit S.
Consecuencias Descripción PROBABILIDAD Muy probable Probable Improbable Alta
1 Técnicos 20% Alto Alto Medio Me
2 Financieros 30% Alto Alto Alto Me
3 Gestión del proyecto 10% Bajo Bajo Bajo Baj
4 Externo 30% Alto Alto Medio Me
5 Implementación 10% Medio Bajo Bajo Baj

Evaluación de Probabilidad eImpacto de los

Riesgos
PROBABILIDAD IMPACTO PROBABILIDAD2 IMPACTO2

NADA PROBABLE 0,1 MUY BAJO 0,05

POCO PROBABLE 0,2 BAJO 0,1

MEDIANAMENTE
0,4 MODERADO 0,3
PROBABLE
MUY PROBABLE 0,6 ALTO 0,5
BASTANTE
0,9 MUY ALTO 0,7
PROBABLE
 PLAN DE GESTIÓN DE RIESGO EXOFRUIT S.A.
Códi. Descripción del riesgo Categoría Imp. Probabilidad Impacto
Riesgo asociado a la
MXV01 Servidores implementación 6 0,8 0,9
Riesgo asociado a la
MXV02 Diseño implementación 5 0,8 0,8
Riesgo asociado a la
MXV03 Mantenimiento implementación 3 0,6 0,4
Riesgo asociado a la
MXV04 Recursos para el personal técnico organización 2 0,8 0,9
MXV05 Recursos insuficientes para la implementación del sistema Riesgo asociado a recursos 2 0,4 0,7

MXV06 Los requisitos no satisfacen con el presupuesto establecido Riesgo asociado a costos 3 0,7 0,5
Falta de suficiente capacitación o manuales para manejar bien los Riesgo asociado al
MXV07 procesos a automatizar desempeño 4 0,6 0,6
No estar suficientemente preparados para la modernidad en
MXV08 tecnología Riesgo asociado a recursos 5 0,7 0,5
Riesgo asociado a
MXV09 No contar con políticas o reglas adecuadas para el sistema seguridad 4 0,2 0,1

MXV10 No tener equipos compatibles con el sistema Riesgo asociado a recursos 4 0,5 0,9

MXV11 Problemas de red o servidores Riesgo asociado a recursos 3 0,1 0,3

Riesgo asociado al
MXV12 Personal no capacitado desempeño 2 0,5 0,8
Riesgo asociado a la
MXV13 Falta de recursos en caso de presentarse emergencias con el software implementación 1 0,6 0,4
Riesgo asociado a la
MXV14 Recursos necesarios para la implementación del software implementación 1 0,1 0,1
Riesgo asociado a la
MXV15 Falta de personal especializado para la implementación del software planificación 3 0,4 0,8
Riesgo asociado a la
MXV16 Falta de colaboración entre las partes internas y externas organización 5 0,5 0,7
Riesgo asociado a la
MXV17 Abandono de un integrante del equipo implementación 5 0,6 0,6
Solicitud de cambios en los requerimientos finalizando el desarrollo Riesgo asociado a la
MXV18 del sistema implementación 4 0,5 0,7
Riesgo asociado a la
MXV19 Falla en el servidor de despliegue de la aplicación implementación 6 0,7 0,9
Riesgo asociado a la
MXV20 Retrasos en tiempos de entregas de cada modulo implementación 5 0,6 0,6
Riesgo asociado a la
MXV21 Falla en instalacion dirección del proyecto 7 0,7 0,8
 Realizar el análisis cuantitativo de riesgos

La mayoría de las aplicaciones utilizadas en la gestión de riesgos de proyectos,

señalan su concentración en el análisis cuantitativo de riesgos. Sin embargo, estos

sistemas no permiten la adopción de medidas correctivas para los riesgos y problemas.

El análisis cuantitativo de riesgos es el único método confiable para evaluar el

riesgo del proyecto a través de la evaluación del efecto global sobre los resultados del

proyecto de todos los riesgos individuales y otras fuentes de incertidumbre.

En análisis cuantitativo estima valores realistas para las consecuencias y sus

probabilidades, yobtiene valores del nivel de riesgo en unidades específicas definidas

cuando se desarrolla el contexto. Este análisis completo no siempre puede ser posible

debido a la información insuficiente acerca del sistema o actividad que se está

analizando, a la falta de datos, a la influencia de factores humanos, etc., o porque no se

requiere o no está garantizado el resultado del análisis cuantitativo.

En esta etapa de cuantificación ayuda a determinar con alta precisión de

probabilidad de cumplir con los plazos o costos del proyecto y establece tendencias en

los procedimientos posteriores con riesgos. Un análisis exhaustivo debe ir acompañado

de métodos de análisis cuantitativo. Estos métodos cuantitativos se utilizan para

determinar la probabilidad y los impactos de los riesgos identificados en el proyecto y se

basan en estimaciones numéricas.

Entradas

Registro de Riesgos: Algunos elementos clave del registro de Riesgos para el

Análisis Cuantitativo de Riesgos incluyen la lista de Riesgos identificados, la lista de

prioridades o clasificaciones relativas de los Riesgos del Proyecto y los Riesgos

agrupados por categorías

Plan de Gestión de Riesgos: Algunos elementos del Plan de Gestión de -

Riesgos son clave para el Análisis Cuantitativo de Riesgos, por ejemplo los roles y

responsabilidades de la Gestión de Riesgos, asignaciones presupuestarias y actividades

del cronograma destinados a la Gestión de Riesgos, categorías de Riesgo, la RBS y las

tolerancias al Riesgo por parte de los interesados en el Proyecto.

Planes de Gestión de Costos y del Cronograma: El plan de Gestión de costes

del Proyecto establece el formato y los criterios para planificar, estructurar, estimar,

preparar el presupuesto y controlar los costes del Proyecto, incluidas las asignaciones a

la Gestión de Riesgos. El plan de Gestión del cronograma del Proyecto establece el

formato y los criterios para desarrollar y controlar el cronograma del Proyecto, incluidas

las acciones de Gestión de Riesgos

Ilustración 1Rango de estimaciones del riesgo del EDT, Empresa Exofrut S.A

Herramientas

Hay un gran número de técnicas y métodos que pueden utilizarse en el proceso

de análisis cuantitativo, las cuales incluyen: análisis de sensibilidad, análisis de árbol de

decisión, diagrama de influencias y simulación.

El método de simulación es esencialmente probabilístico y computacional,

Monte Carlo es el sistema más usado para estudios de simulación en planificación para

los casos de gran incertidumbre y múltiples caminos críticos en un proyecto. Además,

permite la formación de un modelo como base para el análisis de comportamiento del

proyecto.

Monte Carlo se trata de una técnica que utiliza aplicaciones informáticas para

iterar el modelo de análisis cuantitativo muchas veces. Los valores de entrada (costos,

duración) para cada iteración son elegidos de forma aleatoria en rangos específicos por

distribuciones de probabilidad. Las salidas se generan para representar el rango de

posibles resultados podría tener un proyecto.

Las etapas básicas del proceso de simulación de Monte Carlo para el análisis

cuantitativo de riesgo pueden resumir en 5:

Especifique la distribución de probabilidad de cada componente aleatorio del

modelo.

Seleccionar un proceso de generación de numero aleatorios, de modo que

represente adecuadamente la ocurrencia de los eventos durante la simulación.

Asegúrese de que el rango de números aleatorios se ajuste a la distribución de

probabilidad. Obtenga un número aleatorio para cada ejecución de simulación.

Convierta los números aleatorios en valores de parámetros del modelo utilizando las

distribuciones acumulativas asociadas con estos parámetros. Calcule los resultados

deseados usando valores predefinidos y usando el modelo de simulación.

Repetir el proceso un número de veces lo suficientemente grande para obtener

una distribución confiable de resultados.

Interpretar los resultados

Salidas

Actualizaciones a los documentos del Proyecto:

 Análisis probabilístico del Proyecto

• Capacidad para cumplir con los objetivos de costo y tiempo

• Lista de Riesgos Cuantitativos Preferidos

• Tendencias en los resultados del análisis de riesgo cuantitativo.

 Planificar la respuesta a los riesgos

1.- Técnicos 1.- Evaluación de los sistemas

2.- Financieros para evitar problemas en los Registro de riesgos
3.- Gestión del proyecto servidores
4.- Externos 2.- Gestión de los recursos
para evitar atrasos en algún
proceso financiero
3.- Mejorar los controles de
los proyectos para evitar
reprocesos.
4.- Convenios o charlas para
evitar posibles cambios entre
proveedores, etc.

Controlar los riesgos

Las respuestas a los riesgos planificadas incluidas en el plan para la dirección

del proyecto se implementan a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Sin embargo, el

trabajo de diseño debe monitorearse continuamente en busca de amenazas nuevas o en

evolución. El seguimiento y control de riesgos es el proceso de identificación, análisis y

planificación de nuevos riesgos; hacer un seguimiento de los riesgos identificados y de

los que están en la lista de vigilancia. Al mismo tiempo, vuelva a analizar los riesgos

existentes. Esto, por otro lado, incluye el seguimiento de las condiciones que

desencadenan los planes de contingencia y el seguimiento de los riesgos residuales.

Recuerde verificar la implementación de las medidas de respuesta al riesgo cuando

evalúe su efectividad. Este proceso, así como otros procesos de gestión de riesgos, es el

proceso de implementación continua a lo largo de la vida del proyecto (Gbegnedji,

2016). En el proceso de control de riesgos, podemos elegir estrategias alternativas. Haga

un plan de emergencia o de respaldo. Tomar medidas correctivas y cambiar el plan de

gestión del proyecto. El oficial de riesgos debe informar periódicamente al director del

proyecto sobre la eficacia del plan. Además de cualquier efecto imprevisto y cualquier

ajuste necesario durante el vuelo. El proceso de seguimiento y control de riesgos

también incluye la actualización de los recursos de proceso de la organización. Incluye

bases de datos extraídas del Proyecto y plantillas de gestión de riesgos en beneficio de

Proyectos futuros.

Entradas

Registro para el riesgo. El registro de riesgos contiene entradas clave que

incluyen riesgos identificados y propietarios de riesgos. Así como respuestas de riesgo

acordadas, acciones de implementación específicas, síntomas y señales de alerta.

Además del riesgo residual y secundario, lista de seguimiento de riesgos de baja

prioridad. Y provisión para gastos imprevistos relacionados con el tiempo y el costo.

Plan de gestión de proyectos. Este plan incluye un plan de gestión de riesgos, con

insumos clave para la gestión de riesgos del proyecto, incluida la asignación de

personas, incluidos los propietarios de riesgos, y otros recursos. Datos de rendimiento

Reporte de desempeño. Los informes de rendimiento proporcionan

información sobre el rendimiento del proyecto. Por ejemplo, la analítica puede influir en

el proceso de gestión de riesgos. Herramientas y métodos

Reevaluar el riesgo. Este proceso a menudo requiere la identificación de nuevos

riesgos y una reevaluación de los riesgos identificados. La reevaluación del riesgo del

proyecto debe programarse periódicamente.

La gestión de riesgos del proyecto debe ser un tema permanente en la agenda del

equipo del proyecto. Auditoría de riesgos.

Las auditorías de riesgos examinan y documentan la eficacia de las

contramedidas frente a los riesgos identificados y sus causas, así como la eficacia del

proceso de gestión de riesgos. Medición de características técnicas. La medida de

desempeño compara el mérito técnico del desempeño con el cronograma de desempeño

establecido en el Plan AP. El análisis de desviación puede ayudarlo a lograr los

objetivos del proyecto.

Análisis de respaldo. El análisis de contingencia compara el monto de la

provisión restante con el monto del riesgo residual para determinar si son suficientes.

Analizar la volatilidad y las tendencias. Usando datos de desempeño, debe

revisar las tendencias en la implementación del Proyecto.

El análisis del valor ganado se puede utilizar para realizar un seguimiento del

rendimiento general de un proyecto. Con base en los resultados de estos análisis, se

puede predecir la desviación del proyecto con respecto a la línea de base y se pueden

predecir los objetivos del proyecto antes de su finalización, las desviaciones pueden

deberse a los efectos de eventos de riesgo.

La reunión. El control de riesgos debe ser uno de los puntos de la agenda de las

reuniones periódicas. Dependiendo de los riesgos identificados, su prioridad y la

complejidad de la respuesta en este punto, este proceso puede llevar mucho tiempo.

Cuanta más gestión de riesgos se haga, más fácil será hacerlo correctamente.

comenzar

Información sobre el rendimiento del trabajo. La información de desempeño

proporciona un mecanismo para la comunicación y el apoyo a la toma de decisiones en

el proyecto.

Cambiar la consulta. Para responder a los riesgos, a veces es necesario hacer

planes para casos imprevistos y/o decidir reemplazar. Esto significa revisar el plan de

gestión del proyecto.

 Capture anti plagio

Link YouTube

https://www.youtube.com/watch?v=1v7foPq5rCU

Bibliografía

aulafacil. (2016). Activos de los Procesos de la Organización. Obtenido de aulafacil:

https://www.aulafacil.com/cursos/organizacion/conceptos-basicos-de-la-
direccion-de-proyectos/activos-de-los-procesos-de-la-organizacion-l33317
gbegnedji, g. (2016). 11.6. CONTROLAR LOS RIESGOS DEL PROYECTO. Obtenido
de gladysgbegnedji: https://www.gladysgbegnedji.com/11-6-controlar-los-
riesgos/
Softboc. (2016). RIESGOS-PLAN DE GESTIÓN. Obtenido de medium:
https://medium.com/@softboc_ads/riesgos-plan-de-gesti%C3%B3n-
e978bf07d224