Clase1 pdf1

—
© Asturias Corporación Universitaria

1
Índice
1 Introducción a la Gestión de los Costos............................................................................. 5

1.1 Conceptos clave para la Gestión de Costos. ......................................................... 6
1.2 Tendencias y prácticas emergentes en la Gestión de Costos. ...................... 6
1.3 Consideraciones de adaptación .................................................................................. 6
1.4 Consideraciones para entornos ágiles/adaptativos. .......................................... 7
2 Planificar la Gestión de los Costos .......................................................................................8
2.1 Entradas al proceso ..........................................................................................................8
2.1.1 Acta de Constitución del Proyecto .................................................................8
2.1.2 Plan para la Dirección del Proyecto .............................................................. 9
2.1.3 Factores Ambientales de la Empresa. .......................................................... 9
2.1.4 Activos de Procesos de la Organización. .................................................... 9

2.2 Herramientas y técnicas. ................................................................................................ 9
2.2.1 Juicio de expertos ................................................................................................. 9
2.2.2 Análisis de datos .................................................................................................... 9
2.2.3 Reuniones. ................................................................................................................ 9
2.3 Salidas del proceso ........................................................................................................ 10
2.3.1 Plan de Gestión de los Costos. ..................................................................... 10
3 Estimar los Costos ...................................................................................................................... 12

3.1 Entradas al proceso ........................................................................................................ 14
3.1.1 Plan para la dirección del proyecto. ............................................................ 14
3.1.2 Documentos del proyecto. ............................................................................... 14

3.1.3 Factores ambientales de la empresa. ......................................................... 15
3.1.4 Activos de procesos de la organización. ................................................... 15
3.2 Herramientas y técnicas. .............................................................................................. 15
ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

Nota Técnica preparada por Asturias Corporación Universitaria. Su difusión, reproducción o
uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos
reservados.
3.3 Salidas al proceso. ...................................................................................................... 16
3.3.1 Estimaciones de costos. ................................................................................... 16
3.3.2 Base de las estimaciones. ............................................................................... 16
4 Determinar el Presupuesto ..................................................................................................... 17

4.1 Entradas al proceso ........................................................................................................ 18
4.1.1 Plan para la dirección del proyecto. ............................................................ 18

4.1.2 Documentos del proyecto. ............................................................................... 19
4.1.3 Documentos de negocio. .................................................................................. 19
4.1.4 Acuerdos. ................................................................................................................ 20
4.1.5 Factores ambientales de la empresa. ........................................................ 20
4.1.6 Activos de procesos de la organización. .................................................. 20
4.2 Herramientas y técnicas. ......................................................................................... 20
4.2.1 Juicio de expertos. ............................................................................................. 20
4.2.2 Agregación de costos. ...................................................................................... 20
4.2.3 Análisis de datos. ................................................................................................. 21
4.2.4 Análisis de la información histórica. ........................................................... 21

4.2.5 Conciliación con el límite de financiamiento. ......................................... 21
4.3 Salidas del proceso. ................................................................................................... 22
4.3.1 Línea base de costos. ....................................................................................... 22

5 Controlar los Costos .................................................................................................................. 23
5.1 Entradas al proceso. ...................................................................................................... 24
5.1.1 Plan para la dirección del proyecto. ........................................................... 24

5.1.2 Documentos del proyecto. .............................................................................. 25
5.1.3 Requisitos de financiamiento del proyecto. ............................................ 25
5.1.4 Datos de desempeño del trabajo. ................................................................ 25

reservados.
5.1.5 Activos de procesos de la organización. .................................................. 25
5.2 Herramientas y técnicas .............................................................................................. 25
5.2.1 Análisis de datos. ................................................................................................ 25
5.2.2 Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI) ................ 29

5.3 Salidas del proceso. ................................................................................................... 30
5.3.1 Información de desempeño del trabajo. .................................................. 30

5.3.2 Pronósticos de costos. ..................................................................................... 30
5.3.3 Solicitudes de cambio. ..................................................................................... 30
6 Conclusiones ................................................................................................................................ 30

reservados.
Objetivos
• Mejorar las estimaciones de costos utilizando una combinación de
dieversas herramientas de estimación.
• Desarrollar un presupuesto y saber representarlo gráficamente en la Línea
Base de Costos.
• Controlar los costos de los proyectos en base a las Técnicas del Valor
Ganado.
1 Introducción a la Gestión de los Costos

A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ®1 Guide) - Sixth
Los costos son una de las tres grandes
Edition, Project Management Institute, Inc., 2017 del Project Management
restricciones a las que hace frente todo Institute (PMI) ® 2, que se encuentra como anexo disponible en PMIstandards+ 3,
proyecto, además de tiempo y alcance. indica que la Gestión de los Costos 4 incluye los procesos necesarios para
planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y
controlar los costos con el objetivo de completar el proyecto dentro del
presupuesto aprobado.
Los procesos directivos que forman parte de la Gestión de los Costos son los
siguientes:
• Planificar la Gestión de los Costos.
• Estimar los Costos.
• Determinar el Presupuesto.
• Controlar los Costos.
En proyectos de alcance más reducido, es probable que la estimación de costos y
el desarrollo del presupuesto se consideren un solo proceso que pueda ser
realizado por una única persona en un corto plazo de tiempo. Sin embargo, para
1
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
2
PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
3
El PMBOK® Guide – Sixth Edition sigue siendo una guía vigente que complementa a la nueva version El PMBOK®
Guide – Seventh Edition que se encuentra como anexo en PMIstandards+.
4
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ® Guide) – Sixth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 231.

reservados.
proyectos con alcance más amplio y complejo, los procesos tendrán lugar de
forma separada.
1.1 Conceptos clave para la Gestión de Costos.

Además del costo del proyecto, deben La primera idea importante es que la gestión de costos se ocupa principalmente
tenerse en mente los costos asociados a de los recursos necesarios (humanos y materiales) para completar las
las operaciones y mantenimiento actividades del proyecto. Sin embargo, la gestión de costos debería tenerse en
posteriores.
mente a la hora de tomar decisiones en el proyecto, por ejemplo, reducir al
mínimo el costo del proyecto pero, por el contrario, crear un producto, resultado o
servicio con altos costos de mantenimiento y operación posterior.
Otro concepto a tener en consideración es la distinta visión en la que los costos
pueden ser percibidos por parte de los interesados. Por ejemplo, el costo de
adquisición de un producto puede computarse cuando se toma la decisión de la
adquisición; cuando se compromete la adquisición; cuando se realiza su pedido;
cuando se entrega el producto o cuando se incurre en el costo real a efectos de
contabilidad.
1.2 Tendencias y prácticas emergentes en la Gestión de Costos.
La tendencia actual consiste en utilizar, además de las Técnicas del Valor Ganado
El concepto de Cronograma Ganado se para la gestión de costos, lo que se denomina el Cronograma Ganado (ES, Earned
utiliza para medir la eficiencia con la que Schedule), utilizándose las siguientes técnicas:
se está realizando el trabajo. Variación del Cronograma (SV, Schedule Variance)
SV = ES (cronograma ganado) - AT (tiempo real)
Si el resultado es >0 significa el proyecto marcha adelantado en el cronograma
Índice de Desempeño del Cronograma (SPI, Schedule Performance Index)
SPI = ES/AT
Mide la eficiencia con la que se está realizando el trabajo
1.3 Consideraciones de adaptación
Debido a la singularidad de cada proyecto, el director del proyecto tendrá que

adaptar los procesos de gestión de los costos para cada proyecto en particular y
ello supone poner atención a, entre otras, las siguientes consideraciones:

reservados.
Gestión de conocimiento
* Si la organización dispone de un repositorio formal de gestión del conocimiento

y de bases de datos financieras para poder utilizarlas.
Estimar y presupuestar
* Si existen en la organización políticas, procedimientos y guías, ya sean formales

o informales, relacionados con la estimación de costos y la elaboración de
presupuestos.
Gestión del Valor Ganado
* Si la organización utiliza las técnicas del valor ganado para gestionar los
proyectos.
Uso del enfoque ágil
* Si la organización utiliza metodologías ágiles para dirigir proyectos.
* En caso de utilizarlas, cómo se estiman los costos para los proyectos.
Gobernanza
* Si la organización dispone de políticas, procedimientos, procesos o guías,

formales o informales para las auditorías y gobernanza.
1.4 Consideraciones para entornos ágiles/adaptativos.
En entornos donde existe alto grado de incertidumbre o donde el alcance no está

completamente definido, la capacidad de realizar una estimación de costos
detallada es menor debido a los cambios frecuentes. Pueden utilizarse métodos
de estimación simple, los cuales generan una estimación rápida de alto nivel de
los costos laborales del proyecto, que posteriormente se ajustan en base a los
cambios que vayan surgiendo. Las estimaciones detalladas de costos se
consiguen para el corto plazo.

reservados.
2 Planificar la Gestión de los Costos
Según PMBOK®5 Guide 6th edition planificar la gestion de los costos 6 consiste en
desarrollar un plan de gestión de costos para definir cómo estimar,
presupuestar, gestionar, monitorear y controlar los costos del proyecto. El
beneficio del proceso es que proporciona guía y dirección de cómo se gestionará
los costos durante el proyecto.
Imagen 1 Planificar la Gestión de los Costos: Entradas, Herramientas y Técnicas,

y Salidas. Disponible en PMIstandar+7
2.1 Entradas al proceso
2.1.1 Acta de Constitución del Proyecto
El acta identifica los recursos financieros que han sido pre-aprobados a partir de
los cuales deben desarrollarse los costos detallados del proyecto.
5
PMBOK y PMI son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
6
7

reservados.
2.1.2 Plan para la Dirección del Proyecto
• Plan de gestión del cronograma: proporciona procesos y controles que

pudieran afectar a la estimación y gestión de los costos.
• Plan de gestión de los riesgos: proporciona procesos y controles que
pudieran afectar a la estimación y gestión de los costos.
2.1.3 Factores Ambientales de la Empresa.
Los que pueden influir en este proceso incluyen, entre otros, los siguientes: la
cultura y la estructura de la organización; las condiciones de mercado; las tasas
de cambio de divisas, si aplica al proyecto o información comercial publicada
sobre costos de recursos.
2.1.4 Activos de Procesos de la Organización.
Los que pueden influir en este proceso, entre otros, los siguientes:
procedimientos de control financiero; información histórica y lecciones
aprendidas y las políticas, procedimientos y guías existentes relacionadas con la
gestión de costos y el presupuesto.
2.2 Herramientas y técnicas.
2.2.1 Juicio de expertos
Siempre es recomendable considerar la mayor pericia de individuos o grupos

debido a su capacitación o conocimientos especializados en proyectos anteriores
o en información sobre la industria o las técnicas del valor ganado.
2.2.2 Análisis de datos
Existen diversas técnicas de análisis de datos que podrían utilizarse como, por
El análisis de alternativas ayuda a elegir ejemplo, el análisis de alternativas, sobre todo relacionado con las opciones
cómo adquirir los recursos: ¿construir?, estratégicas de financiación como: auto financiación, financiación a través de
¿comprar?, ¿alquilar?, ¿leasing?
acciones o mediante deuda.
Además, puede considerar las formas para adquirir los recursos del proyecto
como, por ejemplo: construir, comprar, alquilar o arrendamiento financiero.
2.2.3 Reuniones.
El equipo del proyecto puede participar en reuniones con el objetivo de

desarrollar el plan de gestión de los costos. ¿Quién podría asistir a estas
reuniones? Por ejemplo:

reservados.
• Director del proyecto.
• Patrocinador.
• Determinados miembros del equipo.
• Determinados interesados.
• Otras personas que fueran necesarias.
2.3 Salidas del proceso
2.3.1 Plan de Gestión de los Costos.
• Es un plan de gestión subsidiario que forma parte del plan para la

dirección del proyecto. Puede ser formal o informal, muy detallado o
formulado de manera general.
• Los procesos para la gestión de costos así como las herramientas y
técnicas asociadas se documentan en este plan.
• ¿Qué incluye un Plan de Gestión de Costos?
Unidades de medida
Se definen las unidades de medida que se utilizarán en las mediciones para cada recurso.
No solo se utilizan unidades monetarias, también pueden utilizarse medidas de tiempo

(horas, días o semanas de trabajo/rol) o unidades de peso, volumen o superficies.
Nivel de precisión
Grado de redondeo, hacia arriba o abajo, que se aplicará en las estimaciones.
Nivel de exactitud
Se determina el rango aceptable que será utilizado para llevar a cabo estimaciones
realistas, por ejemplo, ± 8%.
Enlaces con los procedimientos de la organización
Se utiliza la estructura de desglose de trabajo (EDT) para desarrollar la contabilidad de

costos del proyecto, concretamente el nivel denominado "cuenta de control"

reservados.
Umbrales de control
Se establece una variación permitida antes de que sea necesario solicitar un cambio.
También se denominan "umbrales de variación". Se expresan en forma de porcentaje (p.e.,
±5%)
Reglas para la medición del desempeño
* Definir en qué cuentas de control se medirá el desempeño del proyecto.
* Determinar qué técnicas del valor ganado van a utilizarse.
* Determinar las fórmulas para calcular las proyecciones del proyecto.
Formatos de los informes
Se definen los formatos a utilizar y la frecuencia de presentación de los mismos.
Detalles adicionales
Como por ejemplo: selección estratégica de financiamiento o procedimiento empleado para

tener en consideración las fluctuaciones de los tipos de cambio.

reservados.
3 Estimar los Costos
Según PMBOK®8 Guide 6th edition, estimar los costos 9 consiste en desarrollar
Toda estimación, por definición, es un
una aproximación del costo de los recursos necesarios para completar todo el
cálculo “aproximado” por tanto, será muy trabajo del proyecto. El principal beneficio del proceso es que determina los
complicado estimar de forma “perfecta” recursos monetarios requeridos para el proyecto.
Algunas consideraciones a tener en cuenta relacionadas con la estimación de
costos son las siguientes:
* La estimación de costos es una predicción basada en la información
disponible en un momento determinado.
* Las estimaciones de costos se expresan habitualmente en alguna moneda,
aunque se puede utilizar alguna otra unidad de medida para eliminar el efecto de
las fluctuaciones.
* Las estimaciones mejoran a medida que el proyecto avanza. En los
momento iniciales de la planificación, las estimaciones son poco precisa, pero
según aparecen datos más precisos y detallados, las estimaciones también
mejoran.
* En las etapas iniciales del proyecto, se desarrolla una estimación aproximada
por orden de magnitud (ROM, por las siglas en inglés), con un rango de -25% a
+75%.
* En etapas posteriores, a medida que se dispone de más y mejor información, el
rango de exactitud de las estimaciones puede reducirse a -5% a +10%,
denominada estimación definitiva.
* Se estiman los costos para TODOS los recursos que se asignan al proyecto:
personas, material, equipamiento, servicios, instalaciones, inflación, costo de
financiación, etc.
8
9

reservados.
Imagen 2. Estimar los costos 10: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.
Disponible en PMIstandar+11
10
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth
11

reservados.
3.1.1 Plan para la dirección del proyecto.
Plan de gestión de costos
Donde se describen los métodos de estimación que pueden utilizarse así como el nivel de
precisión y exactitud requerido para las estimaciones.
Plan de gestión de calidad
Donde se describen las actividades y recursos necesarios para cumplir los objetivos de
calidad establecidos para el proyecto.
Línea base del alcance
Formada por el enunciado de alcance del proyecto, la estructura de desglose del trabajo y el
diccionario de la estructura, donde se reflejan las restricciones de financiamiento pa ra el
proyecto, los entregables del proyecto y los enunciados que describen detalladamente los
entregables del proyecto, necesarios para estimar el costo de los mismos.
3.1.2 Documentos del proyecto.
Registro de lecciones aprendidas
Las lecciones aprendidas en etapas tempranas del proyecto relacionadas con la gestión de
costos pueden aplicarse a etapas posteriores para mejorar la precisión de las estimaciones.
Cronograma del proyecto
El cronograma incluye el tipo, cantidad y lapso de tiempo que los recursos estarán activos
en el proyecto. La duración de las actividades también influye en la estimación de costos.
Requisitos de recursos
Los recursos requeridos identifican los tipos y cantidades de recursos necesarios para cada
paquete de trabajo o actividad del proyecto, lo que tiene influencia en los costos.

reservados.
Registro de riesgos
Contiene detalles de los riesgos individuales identificados, los cuales requieren respuestas,
lo que puede impactar en la estimación de costos del proyecto.
3.1.3 Factores ambientales de la empresa.
Aquéllas que pueden influir en este proceso son, entre otras, las siguientes: las
Siempre es recomendable conocer las condiciones del mercado (precios, proveedores, condiciones locales/globales o
condiciones del mercado, información demanda existente); información comercial de dominio público (bases de datos
comerciales, listas de precios publicadas por proveedores o tablas de costos de
comercial publicada así como las
determinados recursos humanos/materiales) y tasas de cambio e inflación
tasas de cambio.
(sobre todo, en proyectos internacionales con desarrollo en varios países).
3.1.4 Activos de procesos de la organización.
Entre los que podrían influir en este proceso: las políticas de estimación de
costos de la organización; las plantillas para estimar los costos o información
histórica y lecciones aprendidas.
.3.2.1 Juicio de expertos

* Considerar la pericia de individuos o grupos con capacitación especializada en gestión de
costos en proyectos anteriores, información de la industria o métodos de estimación.
* El nivel de exactitud es bajo, se utiliza en etapas iniciales del proyecto.
.3.2.2 Estimación análoga
* Es una estimación por comparación, toma como base valores o atributos de un proyecto
anterior que sean similares a los del proyecto actual tales como alcance, duración, medidas de
escala, p.e., Tamaño, peso, longitud, superficie, etc.
* El nivel de exactitud es bajo, hay que comparar proyectos similares en forma y fondo.
.3.2.3 Estimación paramétrica
* Utiliza una combinación entre datos históricos y otras variables (p.e., metros cuadrado/día)
* Se logran niveles de exactitud mayores, pero depende en gran medida de la calidad de los
datos.
* Esta técnica puede aplicar al proyecto en su totalidad o a partes del mismo.
.3.2.4 Estimación ascendente

reservados.
* Es un método que sirve para estimar un componente de trabajo, calculando con el mayor
nivel de detalle posible cada paquete de trabajo actividad del proyecto.
* El costo detallado se acumula en niveles superiores, siguiendo una estructura de desglose de
trabajo.
3.2.5 Estimación por tres valores
* Esta técnica tiene en cuenta el riesgo y la incertidumbre en las estimaciones de costos,
por lo que se calcula un rango aproximado del costo de la actividad en base a las
estimaciones:
* Más Probable (cM): es costo de la actividad se estima en base de una evaluación realista de
esfuerzo necesario para completar el trabajo requerido.
* Optimista (cO): el costo se estima sobre la base del análisis del mejor escenario posible.
* Pesimista (cP): el costo se estima sobre la base del peor escenario para esa actividad.
Se calcula el Costo Esperado (cE) mediante el uso de dos fórmulas:
* Distribución Beta. cE = (cO + 4mP + cP)/6
* Distribución Triangular. cE = (cO + cM + cP)/3
3.3 Salidas al proceso.
3.3.1 Estimaciones de costos.
Son los datos cuantitativos de los costos probables requeridos para completar
el trabajo, a lo que hay que añadir el importe en concepto de reserva de
contingencia para los riesgos identificados y el importe en concepto de reserva
de gestión para cubrir trabajo no planificado.
• Pueden presentarse de manera detallada o resumida.
• Incluye el costo del trabajo directo, materiales, equipamiento, servicios,
instalaciones, financiación y reservas.
3.3.2 Base de las estimaciones.
Son datos adicionales que respaldan la estimación de costos. Cuantos más y

Para que las estimaciones sean “creíbles”, mejores datos se utilicen para estimar los costos de las actividades, más fiables y
cuanta más información se utilice para realistas serán dichas estimaciones. Por ejemplo:
motivar las estimaciones, mejor. • Los supuestos realizados.
• Las restricciones conocidas.
• Cómo fueron desarrolladas las estimaciones.

reservados.
• Los riesgos que fueron tenidos en cuenta.
• Nivel de confianza de la estimación final.
• Rango de las estimaciones para indicar que se espera que el costo del
trabajo se encuentre dentro de ese rango.
4 Determinar el Presupuesto
Según PMBOK®12 Guide 6th edition, determiner el presupuesto 13 Es el proceso que
consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o
paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizada. El
principal beneficio del proceso es que se determina la línea base de costos,
elemento fundamental para monitorear y controlar el desempeño del proyecto.
Este proceso se lleva a cabo una única vez (durante la planificación) o en puntos
predefinidos del proyecto (entre fases).
El presupuesto tiene en consideración todos los fondos autorizados para ejecutar
La forma de la curva puede variar, el proyecto. La línea base de costos es el presupuesto aprobado distribuido
depende de cómo se haya distribuido el en el tiempo, se representa en un gráfico claramente reconocible que será
trabajo a lo largo del proyecto.
analizado en procesos posteriores.
Costo
Línea Base
12
13

reservados.
La línea base de costos se denomina Curva S de distribución del presupuesto,
por la forma de la curva, que implica que, habitualmente, los costos asociados a
las etapas iniciales del proyecto no son muy elevados mientras que, a medida que
el proyecto avanza y se adentra en la ejecución, los costos asociados sí se
incrementan sustancialmente. Sin embargo, dependiendo de cómo se haya
distribuido el trabajo del proyecto, la forma de la curva podría variar.
Tiempo
Imagen 3. Determinar el Presupuesto 14: Entradas, Herramientas y Técnicas, y

Salidas. Disponible en PMIstandar+15
• Plan de gestión de los costos. El documento describe la forma en la se

desarrollará el presupuesto del proyecto.
14
15

reservados.
• Plan de gestión de los recursos. Proporciona información sobre tarifas
de los recursos y otros gastos variables (viajes, dietas, etc) que sean
necesarios para determinar el presupuesto total del proyecto.
• Línea base del alcance. Contiene información que es utilizada para la
estimación y gestión de costos.
Base de las estimaciones
Donde se especifica si las estimaciones de costos del proyecto, que dan como
resultado el presupuesto del proyecto, tuvieron en cuenta costos indirectos y otros
tipos de costos.
Estimaciones de costos
Es el elemento básico, las estimaciones de costos de las actividades se suman de

forma ascendente para obtener el costo de los paquetes de trabajo y así
sucesivamente.
Cronograma del proyecto
Donde se incluyen las fechas de inicio y finalización de las actividades, esta

información se utiliza para sumar los costos correspondientes a los diferentes
periodos de trabajo.
Registro de riesgos
Es necesario tener en cuenta los costos correspondientes a las respuestas

planificadas frente a los riesgos.
4.1.3 Documentos de negocio.
• Caso de negocio. Documento donde se identifican los factores críticos de

éxito del proyecto, incluidos los financieros.
• Plan de gestión de beneficios. Incluye los beneficios esperados, como el
valor actual neto, plazo de recuperación y métricas asociadas a los
beneficios.

reservados.
4.1.4 Acuerdos.
La información incluida en el contrato que pone en marcha el proyecto (si el

proyecto se inicia para un cliente externo) así como los costos asociados a los
productos, servicios o resultados que se necesiten adquirir para el proyecto.
4.1.5 Factores ambientales de la empresa.
Entre otros: las tasas de cambio de divisas, fluctuaciones de las divisas para
La información de la que dispone la aquellos proyectos que vayan a desarrollarse durante varios años.
organización y aquélla asociada al
entorno, siempre son utilizadas como
primer punto de partida. Entre otros: información histórica y lecciones aprendidas; métodos de preparación
de informes y políticas, procedimientos y guías existentes, tanto formales como
informales.
4.2.1 Juicio de expertos.
Ya explicado en procesos anteriores.
4.2.2 Agregación de costos.
Utilizando una estructura de desglose del trabajo, los costos de suman se suman
desde el nivel inferior (paquetes de trabajo) a niveles superiores (cuentas de
control), para obtener los costos totales del proyecto.
Rita Mulcahy’s Preparación para el examen PMP®, figura 7.1, página 263, 8ª Ed (2013)

reservados.
4.2.3 Análisis de datos.
Principalmente, la técnica denominada Análisis de Reserva para determinar las

reservas de gestión para el proyecto:
• Son cantidades que se retienen por razones de control de gestión y que se
reservan para cubrir trabajo no previsto dentro del alcance del proyecto.
• El objetivo es contemplar los riesgos desconocidos (denominados también
“desconocidos – desconocidos”) que pudieran afectar al proyecto.
• No se incluye en la línea base del proyecto pero sí forma parte del
presupuesto total del proyecto, como puede verse en el gráfico anterior.
• Si fuera necesario utilizar una cantidad de la reserva de gestión para
trabajo no previsto, dicha cantidad debe ser incorporada a la línea base de
costos mediante una solicitud de cambio formal.
4.2.4 Análisis de la información histórica.
Puede incluir características del proyecto (parámetros) que ayude a desarrollar

modelos matemáticos con la finalidad de predecir los costos totales del proyecto:
• Los modelos pueden ser sencillos, necesitando únicamente una simple
multiplicación de parámetros: costo por metro cuadrado, por ejemplo.
• Los modelos pueden ser complejos: herramientas de software con factores
de ajuste diferenciados.
• Los modelos serán más fiables si la información histórica utilizada es
exacta y los parámetros son cuantificables.
• Los modelos son escalables, funcionan tanto para proyectos grandes como
otros más pequeños.
4.2.5 Conciliación con el límite de financiamiento.
El gasto de los fondos debería ajustarse con los límites de financiamiento. La

La financiación no suele llegar al curva del gasto del proyecto y de la financiación suelen ser distintas, por tanto,
proyecto al ritmo que se generan los
resulta fundamental conciliar ambas. Si esto no fuera posible, sería necesario
programar de nuevo parte del trabajo para equilibrar la tasa de gastos.
gastos, por ello, resulta fundamental
intentar conciliar ambos conceptos. • La forma en la que la financiación llega al proyecto puede ser muy variable,
dependiendo si el proyecto será financiado con fondos internos o externos,
a través de alguna entidad financiera, donde la financiación llegará por
tramos, como muestra la siguiente figura.

reservados.
Requisitos de financiamiento
Costo
Línea base de costos
Tiempo
4.3 Salidas del proceso.
4.3.1 Línea base de costos.
* Es la versión aprobada del presupuesto del proyecto con fases de tiempo.

* Se utiliza como base de comparación con los resultados reales y determina el estado de
lo costos del proyecto: ¿sobrecostos?, ¿según el plan? o ¿ahorrando costos?
* No incluye reservas de gestión pero sí incluye reservas de contingencia.
* Consiste en la suma de los presupuestos aprobados para las actividades del proyecto.
* Se calcula mediante la agregación de costes ascendente:
· Se suman las estimaciones de costos de las actividades + reserva de contingencia.
· Se suman las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo + reserva de
contingencia.
· Se suman las estimaciones de costos de las cuentas de control.
· La suma de las cuentas de control proporciona la línea base de costos.
* Se representa típicamente como una curva S, aunque puede adoptar otras formas.
* A la línea base de costos se suma la reserva de gestión para obtener el presupuesto del
proyecto. En algunos manuales también aparece como "presupuesto total del proyecto".
* Sólo si es necesario utilizar un importe de la reserva de gestión se incorporaría este importe
dentro de la línea base de costos a través de una solicitud formal de cambio.

reservados.
5 Controlar los Costos
Según PMBOK®16 Guide 6th edition, controlar los costos 17 es el proceso que
consiste en monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del
proyecto y gestionar cambios a la línea base de costos. El principal beneficio
es que la línea base es mantenida a lo largo del proyecto.
El control de costos a través de las
Monitorear el gasto de fondos sin tener en cuenta el valor del trabajo que se está
técnicas del valor ganado, además ayuda
realizando y que corresponde a ese gasto no ofrece valor al proyecto más allá de
a controlar el alcance y el cronograma
conocer la salida de fondos. La importancia del control de costos es analizar la
del proyecto. relación entre los fondos consumidos y el trabajo efectuado correspondiente
a dichos gastos.
El control de costos incluye, entre otras, las siguientes acciones:
* Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los gastos incurridos.
* Influir sobre los factores que producen cambios a la línea base de costos.
* Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
* Monitorear el desempeño del costo para detectar y comprender las variaciones con
respecto a la línea base de costos aprobada.
* Evitar que se incluyan cambios no aprobados.
16
17

reservados.
Imagen 4. Controlar los Costos 18: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.
Disponible en PMIstandar+19
5.1 Entradas al proceso.
Plan de gestión de costos
Documento donde se describe la manera en que se gestionarán y controlarán los costos

del proyecto.
Línea base de costos
Con la que se compararán los resultados reales para determinar el estado de los costos
del proyecto y si es necesario implementar un cambio, acción correctiva o preventiva.
18
19

reservados.
Línea base para la medición del desempeño
Esta línea base se compara con los resultados reales para determinar si es necesario
implementar un cambio, acción correctiva o preventiva.
Se incluyen, por ejemplo, el registro de lecciones aprendidas ya que las lecciones

aprendidas recogidas tempranamente en el proeycto pueden aplicarse a fases
más tardías del proyecto para mejorar el control de costos.
5.1.3 Requisitos de financiamiento del proyecto.
Incluyen los gastos proyectados y las obligaciones anticipadas.
5.1.4 Datos de desempeño del trabajo.
Contienen datos sobre el estado del proyecto. Son los datos de desempeño reales
necesarios para la comparación con los datos planificados.
Entre los que pueden influiré en este proceso: políticas, procedimientos y guías
existentes; herramientas para el control de costos y tipos de informes a utilizar.
5.2 Herramientas y técnicas
5.2.1 Análisis de datos.
.A Análisis del Valor Ganado

* Compara la línea base para la medición del desempeño con el desempeño real
del costo y del cronograma para determinar el estado del proyecto.
* Integra la línea base de alcance, cronograma y costo para generar la línea base
de medición de desempeño.
* La técnica utiliza 3 dimensiones clave para cada paquete de trabajo y cuenta
de control:
Valor Planificado (PV)
* Es el presupuesto autorizado asignado a un trabajo programado que debe
ejecutarse para completar una actividad o elemento de la EDT: no incluye reserva
de gestión.

reservados.
* Para un punto concreto en el tiempo (un punto de control, por ejemplo),
determina el trabajo físico que debería haberse llevado a cabo hasta ese
momento concreto.
* El valor planificado total del proyecto también se conoce como presupuesto
hasta la conclusión (BAC).
Valor Ganado (EV)
* Es la medida del trabajo realizado expresado en términos de presupuesto
autorizado para el trabajo.
* Es el presupuesto asociado al trabajo que ha sido realmente completado.
* El valor ganado no puede ser mayor que el valor planificado para un trabajo.
* Se utiliza para calcular el porcentaje completado del trabajo = (EV/PV)*100
Costo Real (AC)
* Es el costo incurrido por el trabajo realmente completado medido por el
valor ganado.
* No tiene límite superior, se medirán todos los costos incurridos para obtener el
valor ganado.
.B Análisis de la Variación
* Constituye la explicación (causa, impacto y acciones correctivas) de las
variaciones de costo, cronograma y a la conclusión.
* Se puede realizar un análisis más detallado para determinar la causa y el grado
de desviación con respecto a la línea base del cronograma y de costos,
principalmente.
* Se utiliza para evaluar la magnitud de la variación con respecto a la línea
base original de costos así como decidir si son necesarias acciones correctivas o
preventivas.
* El grado de desviación aceptable depende de cada proyecto y de la actitud
frente al riesgo de los interesados del proyecto pero tenderá a disminuir a medida
que el proyecto avanza.
Variación del Cronograma (SV)

SV = EV - PV
* Es una medida de desempeño del cronograma, determina en qué medida el
proyecto está adelantado o retrasado en relación a la fecha de entrega, en un
punto determinado.

reservados.
* Si el resultado es 0 = el cronograma avanza según la planificación prevista.
* Si el resultado es positivo = el cronograma avanza adelantado con respecto a la
planificación.
* Si el resultado es negativo = el cronograma avanza retrasado con respecto a la
planificación.
Variación del Costo (CV)
CV = EV - AC
* Es una medida de desempeño del costo del proyecto, expresado como el
superávit (ahorro) o déficit (pérdida) en un punto temporal determinado.
* Es particularmente crítica ya que indica la relación entre el desempeño real y los
costos incurridos.
* Una CV negativa es habitualmente difícil de recuperar en el proyecto.
Índice de Desempeño del Cronograma (SPI)
SPI = EV/PV
* Es una medida de eficiencia del cronograma, refleja la medida en la que el
equipo del proyecto está llevando a cabo el proyecto.
* Si el resultado es 1 = se completa el trabajo al ritmo planificado.
* Si el resultado es superior a 1 = el trabajo completado es mayor del planificado
(adelanto)
* Si el resultado es inferior a 1 = el trabajo completado es menor del planificado
(retraso)
Índice de Desempeño del Costo (CPI)
CPI = EV/AC
* Es una medida de eficiencia del costo de los recursos presupuestados.
* Si el resultado es 1 = el costo del trabajo es el planificado.
* Si el resultado es superior a 1 = el costo del trabajo es menor del planificado
(ahorro)
* Si el resultado es inferior a 1 = el coste del trabajo es mayor del planificado
(sobre costos)
.C Análisis de Tendencias
* Examina el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si
está mejorando o si se está deteriorando.
* Las técnicas de análisis gráfico son las más utilizadas para la comparación de
datos:
Diagramas

reservados.
* El análisis del valor ganado informa sobre 3 parámetros: valor planificado, valor
ganado y costo real por periodos temporales.
* Se emplea una Curva S para representar los datos del valor ganado, el ejemplo
que se muestra a continuación hace referencia a un proyecto que incurre en sobre
costes (ya la línea del costo real está por encima de la línea base de costos) y
avanza retrasado (ya que la línea del valor ganado está por debajo de la línea
base de costos).
Sobre costo
Retraso

reservados.
Pronósticos
* Conforme avanza el proyecto, sobre la base del desempeño actual del proyecto, se puede
desarrollar un pronóstico de la estimación a la conclusión (EAC).
* Si a medida que avanza el proyecto, resulta evidente que el presupuesto hasta la finalización
(BAC) no es viable, el director del proyecto debe tener en cuenta la EAC pronosticada.
* Pronosticar la EAC supone realizar proyecciones en base a la información de desempeño y el
conocimiento disponible al momento de realizar el pronóstico.
* Las EAC se basan normalmente en los costos reales en los que se ha incurrido para
completar el trabajo más una estimación hasta la conclusión (ETC)
* Para calcular la EAC hay que diferenciar 4 escenarios distintos:
* Si el plan inicial ya no fuera viable: EAC = AC + ETC ascendente
* Si la ETC se va a desarrollar según la tasa presupuestada: EAC = AC + (BAC - EV)
* Si el ETC se va a desarrollar con el CPI actual: EAC = BAC/CPI
* Si el ETC se va a desarrollar considerando tanto CPI como SPI:
EAC = AC + [(BAC - EV)/(CPI*SPI)]
Análisis de Reserva
* Sirve para monitorear el estado de las reservas para contingencias y gestión, con la
finalidad de determinar si el proyecto todavía necesita de estas reservas o si es necesario
solicitar reservas adicionales.
* Las reservas, conforme avanza el proyecto, se pueden utilizar si se dieran los parámetros
para su utilización.
* Si los riesgos adicionales no se producen, las reservas para contingencias que no hayan sido
utilizadas se podrán retirar del proyecto para liberar recursos para otros proyectos.
5.2.2 Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)
* Es una medida del desempeño del costo que se debe alcanzar con los recursos restantes
con la finalidad de cumplir con un objetivo de gestión como, por ejemplo, el presupuesto a
la finalización (BAC) o la estimación a la conclusión (EAC)
* Se calcula como una tasa entre el costo para finalizar el trabajo pendiente y el
presupuesto disponible.
* Si la tasa se calcula para cumplir el presupuesto a la finalización (BAC):
TCPI = (BAC - EV)/(BAC - AC)
* Si la tasa se calcula para cumplir con la estimación a la conclusión (EAC) pronosticada:
TCPI = (BAC - EV)/(EAC - AC)
* Si el resultado es mayor de 1 = mayor dificultad para completar el proyecto.

reservados.
* Si el resultado es inferior a 1 = menor dificultad para completar el proyecto.
* Si el resultado es igual a 1 = la misma dificultad para finalizar el proyecto, según lo
previsto.
5.3 Salidas del proceso.
5.3.1 Información de desempeño del trabajo.
Incluye información sobre el desempeño del trabajo del proyecto en comparación

con la línea base de costos.
Las variaciones del trabajo realizado y del costo del trabajo se evalúan a nivel de
los paquetes de trabajo y a nivel cuenta de control.
Los resultados del análisis del valor ganado tales como: CV, CPI, EAC, VAC y TCPI
se documentan para su inclusión en informes de desempeño del trabajo.
5.3.2 Pronósticos de costos.
El valor de la estimación a la conclusión (EAC) debe documentarse y comunicarse

adecuadamente a los interesados.
5.3.3 Solicitudes de cambio.
El análisis de desempeño del trabajo puede dar lugar a solicitudes de cambio a

Los cambios serán habituales siempre que
las líneas base de costos, del cronograma u otros elementos del plan para la
el desempeño real no se ajuste al dirección del proyecto. Las solicitudes se gestionan de acuerdo al proceso
desempeño planificado, sobre todo formalmente establecido al efecto para el proyecto.
cuando es peor.
6 Conclusiones
• El Análisis del Valor Ganado ofrece una herramienta adecuada para medir el
estado del proyecto en relación al alcance, cronograma y costos.
• El gráfico de Curva S es sencillamente interpretable, viendo la disposición
de las líneas resulta sencillo determinar si el proyecto avanza según el plan,
mejor o peor.
• Estimar el costo de las actividades se configura como un proceso complejo,
en la medida en la que las estimaciones se elaboran en base a la
información disponible en un momento determinado. Es decir, la estimación

reservados.
de costos que se pueda hacer hoy para un trabajo que se ejecutará dentro
de un año resulta complicado para el proyecto.

reservados.

Clase1 pdf1

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Clase1 pdf1

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

—

© Asturias Corporación Universitaria

1 Introducción a la Gestión de los Costos............................................................................. 5

2.1.2 Plan para la Dirección del Proyecto .............................................................. 9

2.1.3 Factores Ambientales de la Empresa. .......................................................... 9

2.1.4 Activos de Procesos de la Organización. .................................................... 9

2.2.1 Juicio de expertos ................................................................................................. 9

2.2.2 Análisis de datos .................................................................................................... 9

2.2.3 Reuniones. ................................................................................................................ 9

2.3 Salidas del proceso ........................................................................................................ 10

2.3.1 Plan de Gestión de los Costos. ..................................................................... 10

3 Estimar los Costos ...................................................................................................................... 12

3.1.1 Plan para la dirección del proyecto. ............................................................ 14

3.1.2 Documentos del proyecto. ............................................................................... 14

3.1.4 Activos de procesos de la organización. ................................................... 15

3.2 Herramientas y técnicas. .............................................................................................. 15

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

3.3.1 Estimaciones de costos. ................................................................................... 16

3.3.2 Base de las estimaciones. ............................................................................... 16

4 Determinar el Presupuesto ..................................................................................................... 17

4.1.1 Plan para la dirección del proyecto. ............................................................ 18

4.1.3 Documentos de negocio. .................................................................................. 19

4.1.4 Acuerdos. ................................................................................................................ 20

4.1.5 Factores ambientales de la empresa. ........................................................ 20

4.1.6 Activos de procesos de la organización. .................................................. 20

4.2 Herramientas y técnicas. ......................................................................................... 20

4.2.1 Juicio de expertos. ............................................................................................. 20

4.2.2 Agregación de costos. ...................................................................................... 20

4.2.3 Análisis de datos. ................................................................................................. 21

4.2.4 Análisis de la información histórica. ........................................................... 21

4.3 Salidas del proceso. ................................................................................................... 22

4.3.1 Línea base de costos. ....................................................................................... 22

5.1.1 Plan para la dirección del proyecto. ........................................................... 24

5.1.3 Requisitos de financiamiento del proyecto. ............................................ 25

5.1.4 Datos de desempeño del trabajo. ................................................................ 25

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

5.2 Herramientas y técnicas .............................................................................................. 25

5.2.1 Análisis de datos. ................................................................................................ 25

5.2.2 Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI) ................ 29

5.3.1 Información de desempeño del trabajo. .................................................. 30

5.3.3 Solicitudes de cambio. ..................................................................................... 30

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

1 Introducción a la Gestión de los Costos

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

1.1 Conceptos clave para la Gestión de Costos.

1.2 Tendencias y prácticas emergentes en la Gestión de Costos.

1.3 Consideraciones de adaptación

Debido a la singularidad de cada proyecto, el director del proyecto tendrá que

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

* Si la organización dispone de un repositorio formal de gestión del conocimiento

* Si existen en la organización políticas, procedimientos y guías, ya sean formales

Gestión del Valor Ganado

Uso del enfoque ágil

* Si la organización utiliza metodologías ágiles para dirigir proyectos.

* En caso de utilizarlas, cómo se estiman los costos para los proyectos.

* Si la organización dispone de políticas, procedimientos, procesos o guías,

1.4 Consideraciones para entornos ágiles/adaptativos.

En entornos donde existe alto grado de incertidumbre o donde el alcance no está

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

Imagen 1 Planificar la Gestión de los Costos: Entradas, Herramientas y Técnicas,

2.1 Entradas al proceso

2.1.1 Acta de Constitución del Proyecto

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®