4.

10 Rotulación de unidades de almacenamiento (Cajas de Archivo)

Las Cajas de Archivo se identifican usando el siguiente rótulo de tamaño (14 cm de

Ancho X 19 cm de Largo), impreso en papel auto adhesivo de seguridad o en papel
Bond, es permitido imprimirse en escala de grises si se carece de impresoras a color,
todo el contenido en letra Arial con los siguientes tamaños: La palabra Caja con tamaño
de letra 20 y en el recuadro el número en letra tamaño 30, el titulo de la secretaria en
letra tamaño 14. los nombres de los procesos en letra tamaño 12 y el resto del contenido
en letra tamaño 11. Todos los Títulos se colocan en NEGRILLA Y MAYUSCULA
SOTENIDA; el diligenciamiento correspondiente a cada uno de los títulos debe hacerse
en Mayúscula las iniciales y sin Negrilla, excepto el Titulo SERIE: Este se escribe con
Mayúsculas Sostenidas, el rótulo debe ubicarse en la tapa de apertura de la caja
colocado verticalmente y centrado, el cual contiene los siguientes datos descriptivos: (Ver
Ejemplo ilustrativo rótulo de Cajas).
ESCUDO: Se debe incluir el escudo de la Alcaldía de Bucaramanga

CAJA No. : Numero de la caja correspondiente.

SECRETARIA: Nombre de la secretaria u oficina Asesora a la cual se encuentra

suscrito el proceso
PROCESO: Nombre del proceso correspondiente adscrito a la secretaria.

SUBPROCESO: Se diligencia el nombre del subproceso que produce y conserva la

documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones.
SERIE: Código y nombre de la serie bajo la cual es archivado el expediente
o documento.
SUBSERIE: Código y nombre de la subserie bajo la cual es archivado el
expediente o documento.
CARPETA: Número de la carpeta dentro de la unidad de conservación tipo caja.

TEMA: Tema archivado en cada carpeta individual.

UBICACIÓN: Localización final de la unidad de conservación (caja)

(Módulo/Estante/Bandeja)
OTRO MEDIO DE
PRESERVACION: Indica si los documentos almacenados en la Caja están preservados
por
Otro medio diferente al papel, es decir si ya se digitalizaron o
microfilmaron, señalar con X la opción realizada).
No. DE FOLIOS
TOTALES: Número de folios totales contenidos en la Caja (sumar los folios de
todas las carpetas).
OTROS MEDIOS DE
PRESERVACION: Indica si los documentos archivados en la carpeta están
preservados por otro medio diferente al papel, es decir si ya se
digitalizaron o microfilmaron, señalar con X la opción realizada).
CONTENIDO: Señala si tiene reserva Legal, (marcar con una X en caso afirmativo)

FECHAS: Rango de fechas extremas Fecha Inicial separada con un guión (-)
de la fecha Final en formato ISO 8601:2004, (Año, Mes, Día).

Si en la caja reposan varias series o subseries, se repetirá el encabezado de serie y

subserie para relacionar las carpetas de cada caso, cuantas veces sea necesario.

El contenido del Rotulo de Caja de Archivo debe diligenciarse con las series o subseries
de las TRD de las diferentes dependencias de acuerdo a lo estipulado en el ejemplo
ilustrativo de Rótulo de Caja.
Ejemplo ilustrativo -Rótulo de Cajas de Archivo

CAJA No. 50
SECRETARIA ADMINISTRATIVA

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO HUMANO

SUBPROCESO: DESPACHO DE LA SECRETARIA / SUBSECRETARIA

SERIE: 8000-85
CONTRATOS Y CONVENIOS

SUBSERIE: 8000-85,09
Contratos de Prestación de Servicios

CARPETAS: TEMAS:

1/4 Contratos del No. 048 al No. 052

2/4 Contratos del No. 053 al No. 057
3/4 Contratos del No. 058 al No. 061
4/4 Contratos del No. 062 al No. 064

No. DE FOLIOS TOTALES: 1000 UBICACIÓN:

OTRO MEDIO DE PRESERVACION: DIGITALIZADO( ) MICROFILMADO ( )

CONTENIDO: RESERVA LEGAL ( )

FECHAS: 2008/12/31 - 2008/12/31