ORGANIZACIÓN

ARCHIVOS DE
GESTIÓN
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL

 La modificación a las Tablas de Retención

Documental de la Gobernación de Boyacá fueron
aprobadas por el Comité de Archivos de la
Gobernación en el año 2011.

 A partir de ese momento la Gobernación de

Boyacá adopta y ordena su aplicación.
 PASOS A SEGUIR PARA LA
APLICACIÓN DE LAS TRD
Los procesos que se deben adelantar para
implementar las Tablas de Retención Documental
son:

PRIMER PASO

 Elabore los separadores para cada una de las

series y subseries de conformidad con la
información que suministran las TRD, de tal forma
que permita visualizar su ubicación y facilite la
localización física de la documentación.
 (puede ser en cartulina de tal manera que su
tamaño sobresalga sobre el tamaño de la carpeta.
En cada separador se debe registrar claramente el
código y nombre de la respectiva serie y subserie
documental, según sea el caso.

Ejemplo:

Separador para serie documental separador para Subserie

Documental
1.3.1.-54 INFORMES 1.3.1.54-20 Informes de Gestión
 SEGUNDO PASO

Identifiquey agrupe en expedientes todos los

documentos pertenecientes a una dependencia,
teniendo en cuenta las series y subseries
definidas en la TRD. Este proceso es el que se
conoce como CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

Principio
de Procedencia (oficina que produce los
documentos)
 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

informes contrato informes planes proyecto planes informes contrato

DOCUMENTOS CLASIFICADOS

PLANES
CONTRATOS PROYECTOS
INFORMES
 TERCER PASO

Ordene al interior de cada uno de los expedientes

(carpetas), los documentos, teniendo en cuenta su fecha de
producción o trámite. De esta forma estará aplicando el
principio de Orden Original.

Ejemplo:
 CUARTO PASO

Identifique y nombre cada uno de los

expedientes, con la siguiente información: Código
de la oficina, Código de serie y subserie y a
continuación el nombre del expediente.

Tenga presente que dentro de cada carpeta, se

deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere
mas de una carpeta por expediente para un
asunto o contenido, proceda a abrir una nueva
carpeta identificándola con la información
señalada anteriormente.
 QUINTO PASO

Ordene cada uno de los expedientes

pertenecientes a una serie o subserie documental,
utilizando el sistema de ordenación que facilite la
localización y recuperación de la información.

Los sistemas de ordenación existentes son:

ALFABETICO,
NUMÉRICO,
CRONOLÓGICO,
 GEOGRÁFICO entre otros.
 SISTEMA DE ORDENACIÓN DE
EXPEDIENTES

Ejemplo:
 SEXTO PASO

Selección documental y retiro de material

metálico: Consiste en retirar de las carpetas, todos
aquellos documentos que no son de archivo como
por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias,
duplicados, tarjetas de invitación o felicitación,
recortes de prensa, entre otros.
Foliación: Se realiza en la parte superior derecha
del documento, con lápiz de mina negra N° 2 sin
repetir ni tachar números.
El máximo de folios para una carpeta es de
200 para facilidad de su manipulación
 SEPTIMO PASO

Marcar la carpeta con el contenido de la misma:

Rotulo de la Carpeta
 OCTAVO PASO

Ubique físicamente los expedientes (carpetas) que

conforman cada una de las series y subseries
documentales , observando que guarden el mismo orden
en que aparecen relacionadas en la TRD de la
dependencia.
NOVENO PASO

Identifique alfanuméricamente cada uno de los

archivadores, de tal forma que permita la
localización física de los expedientes.

Ejemplo:

A1 G1
•Número del
archivador A1 G 2
•Número de gaveta
A1 G 3
 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

La organización de las cajas y carpetas debe estar de

conformidad a las Series y Subseries documentales de las
Tablas de Retención Documental del área.

Posteriormente se diligencia el
-FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
(AD-P04-F02)
-- AD-I04-F01 ACTA DE ENTREGA DE TRANSFERENCIAS
 RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DE
ARCHIVOS EN LAS OFICINAS

 Considerando que los documentos que conforman el Archivo de

Gestión son potencialmente del Archivo Histórico de la Gobernación
de Boyacá debe evitarse su deterioro causado en muchas
ocasiones por la acumulación de volúmenes excesivos en las
unidades de conservación.

 Una carpeta puede conservar adecuadamente un volumen de

documentos 200 folios (hojas); cuando la unidad o el expediente
sobrepasan este número, hay que adicionar las carpetas que sean
necesarias y organizar los documentos respetando su orden (por
ejemplo, Contrato N° 220 de 2 carpetas: Carpeta 1 de 2, carpeta 2
de 2).
DEBE EVITARSE:

Subrayar

Aplicarresaltador o cualquier otro tipo de marca.

Perforar, grapar y anillar los documentos en caso de ser
necesario reunir dos o más folios grapándolos, debe
colocarse una protección de papel bond blanco que aísle el
gancho metálico y evite su oxidación.
 Documentos de Apoyo

Tener en cuenta todos los pasos para la adecuada organización

documental (Clasificar, Organizar y Describir)

Describir las carpetas como “Documentos de Apoyo”

Responsabilidad de Todos los Funcionarios

Art. 15 Ley 594 de 2000

«Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores
públicos, al desvincularse de sus funciones titulares, entregarán
los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nación…»
 MEDIDAS PARA LA PRESERVACIÓN
DOCUMENTAL
1.Nunca humedezca las yemas de sus dedos con

agua o saliva para pasar los folios.

2.No coma, beba, ni fume en los lugares donde se

consulten o exhiben documentos por que atrae

insectos y provoca pérdidas estructurales y
manchas en los documentos.
3.Por ningún motivo, los documentos o las unidades

documentales deben colocarse en el piso, ya que

puede encontrarse húmedo o con partículas de
polvo.
4.Nunca tome o levante las carpetas por el marbete

porque este se desprende y la unidad documental

queda inservible.
5. Evite agrupar los folios o expedientes en paquetes que
requieran el uso de cauchos elásticos o cuerdas que
rasguen o agrieten las tapas de las carpetas o libros.
En caso que se requiera se debe amarrar con cinta de
Faya.

6. No exponga innecesariamente los documentos a la

luz; esto puede provocar decoloración y
oscurecimiento.

7. No refile, ni doble los documentos; guárdelos en

carpetas que se adecuen a su tamaño.

Recordemos que es responsabilidad de cada funcionario la

adecuada organización de los documentos que
produce, conforme a las especificaciones dadas.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
 QUE ES CERO PAPEL

El concepto de oficinas cero papel u oficina sin papel se

relaciona con la reducción sistemática del uso del papel
mediante la sustitución de los flujos documentales en papel
por soportes y medios electrónicos.

Es una consecuencia de la administración electrónica que

se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de
documentos de archivos en soportes electrónicos, gracias
a la utilización de tecnologías de la información y las
comunicaciones.
Una forma de representar el paso de los modelos basados en
papel a electrónicos es el siguiente;

Fase 1: uso exclusivo de papel, administración manual.

Fase2: uso exclusivo de papel administración apoyada en

aplicaciones de tecnología.

Fase 3: combinación de papel con documentos digitalizados,

administración apoyada en aplicaciones de tecnología.

Fase 4: combinación de papel y documentos digitalizados con

documentos electrónicos, administración apoyada en
aplicaciones de tecnología.

Fase 5: uso exclusivo de documentos electrónicos,

administración exclusiva mediante aplicaciones de tecnología.
La última de las fases constituye un objeto de largo plazo
que requiere que todos los agentes que intercambian
información con la administración pública, utilicen de forma
exclusiva los canales electrónicos, lo que demanda no solo
las condiciones técnicas necesarias si no la aceptación
generalizada de estos medios por parte de los
administradores.

En todo este proceso es requisito indispensable la adecuada

aplicación de los principios de gestión documental, que
garanticen la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y
disponibilidad de la información bajo las condiciones y
durante el tiempo que las normas vigentes lo requieran.
Plan Vive Digital"
Tecnología en la vida de cada colombiano

Vive Digital, es el plan de tecnología para los próximos

cuatro años en Colombia, que busca que el país dé un gran
salto tecnológico mediante la masificación de Internet y el
desarrollo del ecosistema digital nacional.

El Plan responde al reto de este gobierno de alcanzar la

prosperidad democrática gracias a la apropiación y el uso de
la tecnología. Vive Digital le apuesta a la masificación de
Internet. Está demostrado que hay una correlación directa
entre la penetración de Internet, la apropiación de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), la
generación de empleo y la reducción de la pobreza. El
plan Vive Digital conlleva entonces importantes beneficios
sociales y económicos.
Fuente:
http://www.Archivogeneral . gov.co/index.
Guía N-1 cero papel en la administración pública.
www.archivogeneral.gov.co
http:// www.preservandoparaelfuturo.org
"Salvaguardar el medio ambiente.... Es un
principio rector de todo nuestro trabajo en el
apoyo del desarrollo sostenible; es un
componente esencial en la erradicación de la
pobreza y uno de los cimientos de la paz" Kofi
Annan.