INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES

Grupo Nacional de Gestión Documental

LINEAMIENTOS
DILIGENCIAMIENTO
FORMATO ÚNICO
DE INVENTARIO
DOCUMENTAL
- FUID

Bogotá, 2018
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Grupo Nacional de Gestión Documental

1. ENTIDAD PRODUCTORA: Se indicará el nombre completo de la entidad a la cual

corresponde la producción documental.

2. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Se indicará el nombre de la unidad organizacional con

mayor jerarquía de la cual dependa la Oficina Productora.

3. OFICINA PRODUCTORA: Se indicará el nombre de la oficina desde la cual se

generan los documentos.

4. OBJETO: Se debe indicar la finalidad por la cual se genera el inventario, ejemplo:

 Transferencias Primarias
 Transferencias Secundarias
 Fondos Acumulados
 Fusión y Supresión de Entidades y/o Dependencias
 Inventarios Individuales
 Eliminación (Este proceso solo se realizará una vez se hayan recibido los lineamientos
por parte del Grupo Nacional de Gestión Documental – Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo)
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5. AÑO: Indica el periodo de la documentación que se desea transferir o inventariar.

6. REGISTRO DE ENTRADA: Este recuadro se diligencia en el momento de inicio del

proceso de transferencia documental primaria. Para los demás casos se diligencia la
fecha de elaboración del inventario.

7. SISTEMA DE ORDENACIÓN – Consecutivo numérico en orden ascendente.

8. CÓDIGO: Número Correspondiente o designado para la unidad organizacional en

relación a su producción documental de conformidad con la Tabla de Retención
Documental.

NOTA: Dado que las Tablas de Retención Documental se

encuentran implementadas en el nivel central, se sugiere hacer uso
de las siglas que permitan identificar la regional o seccional junto
con la unidad organizacional según corresponda.
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9. NOMBRE DE LA SERIE: Diligenciar el nombre en mayúscula sostenida de

conformidad con lo establecido en la Tabla de Retención Documental.

10. SUBSERIE: Diligenciar el nombre con mayúscula inicial según lo contemplado en la

Tabla de Retención Documental. (Si aplica según el instrumento archivístico)

11. ASUNTO Registrar el nombre de la carpeta, o nombre del expediente que se obtenga
como criterio principal para una búsqueda.

12. FECHAS EXTREMAS: se debe registra en formato AÑO-MES-DÍA

La FECHA INICIAL debe ser tomada del primer documento del expediente bien sea
de la fecha de radicación o de la elaboración del mismo y de igual manera se tendrán
en cuenta estas recomendaciones para identificar la FECHA FINAL del expediente.
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13. UNIDADES DE CONSERVACIÓN:

En cuanto a las unidades de conservación cabe resaltar que según la unidad

organizacional productora se hace uso de un tipo de material de conservación
especifico, el cual debe ser suministrado por el Grupo Nacional de Gestión
Documental.

 Para los Expedientes Contractuales se hace uso de la TAPA BASE, en esta unidad de
conservación se hace uso de gancho legajador plástico con un máximo de 250 folios
para almacenar en dicha unidad y la rotulación de la misma debe realizarse haciendo
uso de lápiz 6B, en cuanto a los campos de número de carpeta, se indicará de forma
consecutiva ascendente sin tener en cuenta el número de caja que corresponda.

 Para los documentos correspondientes a Patología se utilizan las FUNDAS PARA

PROTOCOLO, para Clínica y Laboratorios se utiliza el SOBRE PARA LABORATORIO, los
cuales son almacenados en las CAJAS X 100 (evitar la saturación con el fin de no
dañar las unidades de conservación).

La rotulación de estas unidades de conservación es efectuada con lápiz 6B tomando

como referencia la Tabla de Retención Documental; así mismo, en los campos de caja
y carpeta será que cada vez que inicie caja inicia número de carpeta

Ejemplo.
CAJA 1 Carpeta 1
CAJA 2 Carpeta 2
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NOTA: La unidad de conservación suministrada por el Grupo Nacional de Gestión

Documental no puede ser alterada ya que la misma busca preservar la integridad de
los documentos y disminuir su tamaño genera el riesgo de dobleces y cortes en el
papel.

Estos elementos han sido diseñados de conformidad con la normativa vigente tanto en
tamaño como en calidad y tiene como único propósito proteger la información de los
documentos de archivo.

14. NUMERO DE FOLIOS: Cantidad dada al finalizar el proceso de foliación de cada

expediente, se debe registrar en esta casilla del Formato Único de Inventario
Documental - FUID.

NOTA: La foliación se debe efectuar de forma consecutiva ascendente, sin omitir

números, ubicándolo en la parte superior derecha según el sentido de orientación del
documento de forma clara y legible.

15. SOPORTE: Papel. Esta información se registra en cada campo solicitado.

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16. FRECUENCIA DE CONSULTA: Alta Media o Baja dependiendo el nivel de consulta

que presentan dichos documentos en la unidad organizacional.

17. NOTAS. Se puede colocar otro criterio de búsqueda para el acceso de la información o
alguna característica representativa Ejemplo: Fotos, CD, (Cantidad).

18. ELABORADO POR: Se registrará el nombre, apellido, cargo y firma de la persona

responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza el
mismo.

19. ENTREGADO POR: Se anotará el nombre, apellido, cargo y firma de la persona

responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza
dicha entrega.

20. RECIBIDO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió. En el
formato anexo, se puede editar y escribir los datos correspondientes para cada
unidad organizacional.
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Nota: la Firma de este inventario se realiza una vez sea impreso este documento al
finalizar la actividad de transferencia documental primaria, en todas y cada una de las
hojas que conforman el inventario.

Se anexa al presente documento formato debidamente configurado para facilitar su

diligenciamiento e impresión del mismo.

NOTA IMPORTANTE.

En caso de requerirse asesoría y/o aclaración, con el mayor de los gustos se atenderán
por parte de los funcionarios LORENA WILCHES GÓMEZ, OMAR DARÍO QUIROGA ARIAS
en la Extensión 1825 o en el correo archivo.correspondencia@medicinalegal.gov.co