Código: F-GD-7

ACTA DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Vigencia: 3

PROCESO: GESTION DOCUMENTAL Fecha de aprobación:

3 de julio de 2018

DEPARTAMENTO / CIUDAD /
MUNICIPIO:

FECHA:

OFICINA O DEPENDENCIA PRODUCTORA DE LA DOCUMENTACIÓN:

ARCHIVO DONDE REPOSAN LOS DOCUMENTOS: Archivo de Gestión: Archivo de Central:

Se procede a destruir lo relacionado a continuación, por cumplir el tiempo de retención fijado en la Tabla de Retención Documental (TRD), o por haber perdido su valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal, o contable o por ser duplicidad de los documentos originales, este formato se aplica atendiendo el ciclo vital de los documentos.

FECHAS EXTREMAS SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL (Si aplica) Nº de UND DE CONSERV.

No. ID EXPEDIENTE
Folios Carpeta
INICIAL FINAL Código Nombre u Observación Libro
1
2
3
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7
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20

La eliminación de documentos se efectuará por medio de picado con el fin de preservar el medio ambiente y garantizar la seguridad de la información.

Para constancia de lo anterior firman los interesados,

Nombre del jefe de Oficina o Dependencia Nombre del Coordinador de GIT Gestión Documental

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 FECHAS EXTREMAS SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL (Si aplica) Nº de UND DE CONSERV.
No. ID EXPEDIENTE
Folios Carpeta
INICIAL FINAL Código Nombre u Observación Libro

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 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
ACTA DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Objeto del Formato: Documento en el que se relacionan los documentos físicos y electrónicos a eliminar y/o depurar, en los
archivos de Gestión y en el Archivo Central de Prosperidad Social, que hayan cumplido el tiempo de retención fijado en la Tabla
de Retención Documental (TRD), o por haber perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal, o contable, o por ser
duplicidad de los documentos originales, este formato se aplica atendiendo el ciclo vital de los documentos.

ITEM CASILLA DESCRIPCION DE DILIGENCIAMIENTO

DEPARTAMENTO / CIUDAD / Diligenciar el lugar (Departamento, Ciudad o Municipio) donde se encuentra

1
MUNICIPIO: ubicada la documentación que será objeto de destrucción.

2 FECHA Debe anotarse la fecha en que se firma el Acta por parte de los responsables.

OFICINA O DEPENDENCIA Debe consignarse el nombre completo de la dependencia a la cual pertenece la

3
PRODUCTORA DE LA DOCUMENTACIÓN documentación que será objeto de destrucción.

ARCHIVO DONDE REPOSAN LOS Se debe seleccionar una de las opciones, de Archivo de Gestión o del Archivo
4
DOCUMENTOS Central.

Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita.

(Dependiendo del nivel de descripción, cada asiento podrá ser una carpeta o
5 FECHAS EXTREMAS un documento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En
el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga
fecha se anotará S.F. (sin fecha).

En este campo se debe incluir el nombre completo con el cual se describe e

identifica el documento, o expediente o carpeta. En el caso que un expediente
esté dividido en más de una carpeta, cada carpeta deberá estar relacionada de
6 ID EXPEDIENTE
forma independiente.
Ejemplo, cuando sean dos carpetas del mismo expediente, se debe anotar así:
1 DE 2 y la siguiente carpeta 2 DE 2.
Se debe anotará el codigo de la Serie o Subserie Documental según la
7 CODIGO
establecida en la TRD (si aplica).

Debe anotarse el nombre de la Serie o Subserie Documental según la

8 NOMBRE U OBSERVACIÓN
establecida en la TRD (si aplica).

Se anota el número total de folios contenidos en la unidad descrita que se

9 No. DE FOLIOS
destruye o elimina.

10 CARPETA Se debe seleccionar con una X (equis) la opción carpeta

11 LIBROS Se debe seleccionar con una X (equis) la opción Libro

12 FIRMAS Firman los responsables de la destrucción y/o eliminación de documentos.