PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

FORMATO: ROTULO CARPETA Y/O EXPEDIENTES

CÓDIGO: 10001
VERSIÓN: 1
RÓTULO
INSTRUCCIONES DILIGENCIAMIENTO

OFICINA 1. Escriba el Nombre de la dependencia (Sección y Subsección): Secretaría General /

PRODUCTORA Subdirección Administrativa – Grupo Contratación de Bienes y Servicios.
Vashy S.A
ARCHIVO DE 2. Señale con una X la fase del archivo en que se encuentre la unidad documental (expediente),
GESTIÓN Produccion Archivo de Gestión o Archivo Central, según sea el caso

ARCHIVO CENTRAL Conservacion

No. DE CAJA 3 3. Coloque el número de la caja en la cual se insertó la carpeta. ejemplo 2

No. DE
2 4. Escriba el número con que identificó la carpeta, ejemplo 4
CARPETA
SERIE DOCUMENTAL
1-100 5. Coloque el nombre de la serie al cual corresponde la unidad documental (expediente),
ejemplo: Contratos y en el renglón No. anota el código de la serie.

No. 2

SUBSERIE DOCUMENTAL
6. Coloque el nombre de la subserie (si la hay) que corresponde a la unidad documental
(expediente), ejemplo: Contratos prestación servicios y en el renglón No. anota el código de la
subserie.

No. 12
3
7. Escriba el nombre de identificación la unidad documental (expediente), ejemplo: Humberto
EXPEDIENTE: Peláez Miranda y en el renglón No el número como identifica el expediente, ejemplo: Contrato
108 de 2014.

No: 1
8. Coloque la cantidad de folios que contiene la carpeta. Máximo 200 folios, con un margen del
No. FOLIOS 2 5%, es decir, cada expediente puede estar entre 120 y 210 folios.

FECHAS EXTREMAS
DD/MM/AAAA  
DD/MM/AAAA  DD/MM/AAAA   DD/MM/AAAA 
 9. Escriba las fechas extremas de la carpeta, referidas a registros de ingreso o salida de
23/July /2019 30/11/2020 1 /1/2020 documentos. 10/11/2013, 25/02/2014.

OBSERVACIONES:
10.   Escriba alguna información adicional que considere importante para identificar la carpeta
(expediente).