F1.P1.

SA
PROCESO Versión 4
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 1 de 3
21/03/2019
FORMATO IDENTIFICACIÓN EXPEDIENTE Clasificación de la Información:
PÚBLICA

SEDE

Código Nombre
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIE
SUBSERIE
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE
NÚMERO

FOLIOS del al
FECHAS EXTREMAS de hasta
VOLUMEN DE
CARPETA No. de

Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico

SIGNATURA
Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta
TOPOGRÁFICA

Año Tiempo de Retención Documental Disposición Final

Conservación
Apertura Cierre Archivo Gestión Archivo Central Total
Eliminación Medio Técnico Selección
TRD que aplica
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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Clasificación de la Información
FORMATO IDENTIFICACIÓN EXPEDIENTE PÚBLICA

No. de
Ítem: NOMBRE DESCRIPCIÓN

1 Sede: Registre el nombre de la Dirección General o Regional

Registre el código y el nombre de la unidad administrativa de mayor jerarquía, de la cual

2 Código y Sección: dependa la oficina productora.

3 Código y Subsección: Registre el código y el nombre de la oficina que produce la documentación.

Consigne el nombre de la serie y/o subserie documental, conforme se encuentra registrado

4 Serie y Subserie: (mayúsculas o minúsculas) en la Tabla de Retención Documental.

5 Nombre del expediente: Registre el nombre completo en mayúscula fija del expediente.

Registre el número completo del expediente, para las series documenttales que llevan
Número del expediente: numeración ej. Historias de Atención, Historias Laborales, Contratos, entre otros. Si no
6 cuenta con número de expediente, registre N/A.

7 Folios- de: Registre el número de folio con el cual inicia el expediente.

Folios- al: Registre el número de folio con el cual termina el expediente.

8
Registre la fecha del tipo documental principal que da inicio al expediente y la fecha del
último tipo documental principal (no se debe tener en cuenta las fechas de los anexos), el
Fechas extremas: cual cierra el expediente, en orden de día, mes y año. Ejemplo: del 07/11/2004 al
9 11/12/2013.

10 Volumen de carpeta No: Registre el número de carpeta con la cual inicia el expediente.

11 Volumen de carpeta de: Registre el número de carpeta con la cual finaliza el expediente. Ejemplo 1 de 2.

Signatura topográfica: Diligencie los campos de Archivo de Gestión, Central o Histórico, según la fase en la cual
12 se encuentre el expediente.

Archivo Gestión:
13 Registre el número de estante, caja y carpeta donde se ecuentra ubicado el expediente.

Archivo Central: Registre el número de depósito, estante, caja y carpeta donde se ecuentra ubicado el
14 expediente.

Archivo Histórico: Registre el número de depósito, estante, caja y carpeta donde se ecuentra ubicado el
15 expediente.

TRD que aplica

Apertura: Registre la versión de TRD con la que se creó el expediente.
16
Registre la versión de TRD que aplique para el cierre, de acuerdo con la fecha del último
Cierre:
trámite o actuación adminsitrativa del expediente.

Registre el tiempo de retención que contemple la TRD de cierre del expediente, para el
archivo de gestión, central o histórico y marque con un X la disposición final que contempla
Tiempo de retención y la tabla de retención documental que aplique: conservación total, eliminación, medio
17 disposición final: técnico y selección.

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Clasificación de la Información
FORMATO IDENTIFICACIÓN EXPEDIENTE PÚBLICA

SEDE REGIONAL AMAZONAS

Código Nombre
SECCIÓN 11100 DIRECCIÓN REGIONAL
SUBSECCIÓN 11110 CENTRO ZONAL
SERIE 98 EXPEDIENTE SOCIO-FAMILIAR
SUBSERIE
NOMBRE DEL
CLEMENT ZUÑIGA ZORIS
EXPEDIENTE
NÚMERO 2365

FOLIOS del 1 al 180

FECHAS EXTREMAS de 4/25/2004 hasta 11/18/2015
VOLUMEN DE
No. 1 de 2
CARPETA

Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico

SIGNATURA
Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta
TOPOGRÁFICA
1 6 10

Año Tiempo de Retención Documental Disposición Final

Conservación
Apertura Cierre Archivo Gestión Archivo Central Total
Eliminación Medio Técnico Selección
TRD que aplica
1999 2012 3 17 X X

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