[Cédigo: P-GDO.2600-170-002 PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE Versions 10 DOCUMENTOS ote Pagina: 1 do4 1. OBJETIVO Este procedimiento establece en forma exacta y breve como se deben administrar las transferencias| primarias de documentos de la Administracion Municipal 2, ALCANCE Este procedimiento es de aplicacién en todas las secretari transferencia de documentos de la Administracion Municipal 3, dependencias y oficinas que realicen| 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Para efectos de este procedimiento se establecen las siguientes: Transferencia: Es la accién de trasladar documentos en las diferentes fases de los archivos de acuerdo 4 los tiempo de retencién en los mismos. Transferencias Documentales: Se precisa este concepto relacionandolo con las diferentes fases de farchivo (gestién, central e histérico) destacando la responsabilidad del archivo central para liderar la| ladministracion de documentos en cada entidad. También se sefialan los procedimientos a seguir con mira a realizar la transferencia y tratamiento fisico de la documentacién para garantizar su conservacién Transferencia primaria: Son los traslados de documentos de los archivos de gestién al central, sin] alteracion de sus propiedades, para su conservacién y cuya frecuencia de uso ha disminuido en el proceso} de atencién de trémites; en estas transferencias se tiene en cuenta las vigencias y valores primarios de los, documentos. ‘Tiempo de retencién: Ciclo de vida de los documentos en las diferentes fases del archivo. Retencidn: Corresponde al periodo de tiempo que deben permanecer los documentos en cada fase del archivo. Archivo de Gestién 6 de las oficinas productoras de documentos: El de las oficinas productoras de| documentos, en el cual se retine la documentacién en tramite en busca de solucién a los asuntos iniciados, ‘sometida a continua utilizacién y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Tablas de Retencién Documental: Listado de series, subseries y sus respectivos tipos documentales| (producidos 0 recibidos estos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones) a las cuales| 'se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. 4.RESPONSABLE Secretaria de Administrativa[Cédigo: P-GDO-2600-170-002 PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Version: 1.0 Pagina: 2 do4 '5. CONDICIONES GENERALES: No se permite el acceso directo a los documentos al personal ajeno al Archivo Central y especialmente tomar documentos sin autorizacion. EI Archivo Central antes de realizar préstamo de documentos, debe consultar la base de datos e inventario| \del documento solicitado en préstamo y en el evento de existir un tinico ejemplar, no haber inventario y no| lexistir base de datos, solo se podra verificar en el area de consulta del Archivo Central y el document loriginal no podra salir de dicha area. En cada oportunidad de préstamo se debe precisar el tiempo maximo de préstamo de documentos y lal responsabilidad de quien los tenga, el cual no podra exceder de una semana. Esta prohibido ceder o transferir documentos prestados a otra persona sin la intervencién y autorizacién del [Archivo Gentral Los documentos prestados no pueden ser desglosados, rotulados y tampoco debe agregérseles ni retirarsele folios sin su consentimiento. La custodia y préstamo de documentos de los archivos de gestién es responsabilidad del jefe de cada \dependencia '6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA IM-GDO-8600-170-001 Manual de Gestién Documental. F-GDO-8600-238 37-003 Inventario Documental Tablas de Retencién Documental '7.NORMATIVIDAD Ver nomograma F-MC-1000-298,37-020. '8. DESARROLLO Y/O DESCRIPCION [Se estructura el diagrama de flujo segin la descripcién de las actividades del procedimiento teniendo en lcuenta la siguiente simbologia: OOO Qo00 UV Inicio! | Actividad |) Decision o} | Documento | Procesamien- || Direccién | Procedimiento | Conector | Conector | Almacene,} Fin atematva to en Sstemel/ ge fiyjo.o predefinido | misma | dé paginas | miento de ifomacial! nga dg pagina con otra ointaret. |) ign boja citerente Ver Flujograma a partir de la pagina 4.[Céaligo: P-GD0-9600-170-002 PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS version: 1.0 Pagina: 3 do4 9.HISTORIAL DE CAMBIOS VERSION DESCRIPCION FECHA 29 de Noviembre 00 Original ‘de 2008 40 Cambios Codigo segin Tabla de Retencion | 20 de Septiembre| 4 Documental de 2009 ‘Se modifica elnombre, elresponsable dela | 45 Go suo ao 20 Actividad 1 y Archivo General por Archivo Sort Central. 30 Se modificaron aleanee, definiciones, 14 de Junio de : actividades. Se actualiz6 normatividad. 2013 40 Se modifican las Actividades 1 y 2, 3 de Julio de responsables y normatividad. 2014 Se lleva procedimiento a la nueva estructura de 0.0 diagrama de flujo y se realiza cambio de 21 de Junio de Proceso de GAT a GDO. 2018 40 Alustar codificacién de documentos en el | 10 de julio de procedimiento. 2019Céarger-GD0-0890 T7002 PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE Version: 1.0 DOCUMENTOS Pagina: 4 de 4 PERSONAASIGNADAARCHVOCENTRAL | PEFEONAASIGNADADECADA | una iap ADMINISTRATION “ADRINSTTATIVA ARCHIVO CENTRAL DESPA me y vrtea &t canpane | rane eas 7 Veit Gtasonas ‘Sila ¥ Tags baaainen domo Reponnreeres eRe : eer connate tanedineaae deaneral tai ‘insane dia See vou eSoo wb roc eID 1 Teanesaidprcta Oe escent napa Ravetac a ra Tae TTS ‘som sesfic seme souvanpale aga peers + Sree ooeavaconen obese Says vorts ste poraraa ar! eto danni de Deseret, neoorega en de rstoerde etre [race Coan Se Conaornas cut wsend 1 Ssaaan some) cade awa Gui cameo bs eoencs ocd Puiuoa sac oo orotic oon's Deacon tard prac yen vlc ergo dpemanera ests ens RD a piensa lobe S.cics teen wendouae seosdoa sain senopena Conse! 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