ROTULO

MARCACIÓN DE
CARPETAS
Santiago Hernández Plazas
Kevin Cifuentes
Yubran Gómez
¿Qué es y para qué sirve?
■ El rotulo de marcación de carpetas es aquel formato que se
utiliza comúnmente para marca las A-Z en las empresas, o
carpetas de algunas dependencias.
■ Ayuda a que las consultas se precisen de manera general, por
esto es importante conocer la identidad que se representa, asi
como, el interés particular de la información solicitada, con el
fin de disponer la información necesaria para el correcto
diligenciamiento de esta.
 ¿Cómo es su
diligenciamiento?
 CODIG
Oen este campo
Consignar
el código de la Unidad
Administrativa, el cual
aparece en el encabezado
de la Tabla de Retención
Documental y que es
único
 FECHA
Fecha en la que fue realizado el
documento
 AREA
Conjunto de unidades
documentales de estructura y
contenido homogéneos,
unidos de un mismo órgano o
sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas.
(Ejemplos: HISTORIAS,
CONTRATOS, ACTAS,
INFORMES, entre otros.).
 SUBSERI
E que forman parte
Conjunto de unidades
documentales
de una serie y se jerarquizan e
identifican en forma separada
del conjunto de la serie por los
tipos documentales que varían
de acuerdo con el tramite de
cada asunto. (Ejemplo: Serie:
Historias; Subserie: Historias
laborales
 Código de
serie
Consignar en este campo el
código de la subserie
documental, el cual aparece en
la Tabla de Retención
Documental de la Unidad
Administrativa y que es único
para cada una de ellas
 Fechas
extremas
Escriba las fechas extremas de
la carpeta, referidas a registros
de ingreso o salida de
documentos. 10/11/2013,
25/02/2014.
 No. de
Carpeta
Se colocará el número de la
carpeta o expediente, el cual
no podrá ser igual al de otra
carpeta o expediente.
 No. de
Folios
Se debe colocar el número de
folios que componen la
carpeta o expediente.
 Tomo N°
Se debe colocar al
numero de tomo al que
pertenece
 No. de
Caja
En este campo se deberá
colocar el número de la caja
en donde reposa la carpeta o
expediente, usando para ello
números enteros, evitando
usar líneas, puntos, o
cualquier otro signo que
pueda generar confusión