FORMATO FICHA DE VALORACION DOCUMENTAL PARA FONDOS DOCUMEN

ACUMULADOS

Elaborada por el equipo interdisciplinario conformado por las siguientes personas:

Historiador:____________, Archivista: __________________,Conservador:____________
Abogado____________________________________________________________
Fecha de elaboración:
Entidad productorA/entidad custodia del fondo:Grupo TX
1.3 Areas y
dependencias
productoras
Contabilidad
1.4 Unidades
Documentales Simples Compuestas X

1.5 tipos
documentales
que conforman la
serie ,Subserie o
asunto Comrpbante de Egreso, Factura o cuenta de cobro, copia de pago, tiquete de pago caja, correo lectronico
1.6 Información
consolidada en
otras series ,
subseries o
asunto SI No X Cuáles
1.7 Volúmen en
metros lineales

1.9 Descripción del

sistema de
ordenación en que
se encuentra
la serie, subserie o
asunto En orden numérico
1.8 Fechas
extremas Desde: 2012 Hasta:
CARACTERISTICAS
Pulgadas, en papel b ond libre FISICAS
d e ácido y a DE LOS
lcalino DOCUMENTOS
de densidad DEseLA
75gr/m2. También SERIEalgunos folios en formato o
encuentran
33cm / 8.5x13 pulgadas, de densidad 75 gr/m .
2:2 Clases:esferogrráfica
mecanica Físico, los documentos
color negro,son textuales.
y algunos con anotaciones en rojo.De acuerdo a la tipología de los documentos impreso
firmass de bolígrafo o estilógrafo.
2.4 Características de los soportes (papel, cinta, etc): La dcomuentación en buen estado predominando papel tipo bond . En
tiposuper
no reclicaje
los 20 años , de conservación óptima.No presentan rasgaduras , las unidades de conservación son en su mayo´ria A
SUSTENTACION
almacenandose PARA
en esta misma DETERMINACION
unidad DE VALORES
de conservación organizadas PRIMARIOS (marco normat
en estantes metálicos.
administrativos, fiscales, jurídicos, legales, prescripcion y caducidad)
3.1 Marco normativo Contratos tienen un valor administrativo,puesto que los documentos que la integran fueron pr
Administrativos:Los
marco del cumplimiento de las actividades realizadas por el Area Contabilidad de la entidad.
Fiscales:
Legales:El Código de Comercio de Colombia, en el artículo 60 indica: “… deberán ser conservados cuando menos por diez añ
contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrá
destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta…”
jurídicos:
La ley 962 de 2005 en su artículo 28 señala. “Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y
del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, do
o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio té
magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.”

deberá ser sustentado en el proceso de valoración de las Tablas de Retención Documental y será objeto de convalidación po
Territoriales de Archivo o por el Archivo General de la Nación, según corresponda.
3.2 Acceso
público Sí No N/A
3.3 Restringido
(plazo en años) Sí No
Marco legal de la restricción:
ELEMENTOS
4.1 Descripción de laPARA LAcontenida
información VALORACION
en el asunto.SECUNDARIA
serie o subserie: Los Comprobantes se encuentran en el area de Co
denominadas Comprobantes de egreso y contine lo que en gestion documental se describe.
Valores investigativos, científicos, patrimoniales, culturales, técnicos
CUADRO DE SERIES, PLAZOS DE RETENCION Y DISPOSICION FINAL
Nombre asunto,
serie o subserie Valor primario en
de esta ficha años Disposición final
Contratos : Conservación
Comrpobantes Selección
de Egreso
Describa el procedimiento para Eliminación
la disposición final (conservación, selección, o eliminación) de las
subseries o asunto
-OBSERVACIONES
ARCHIVO DE BOGOTA.. Guía técnica de organización de fondos acumulados para las entidades Distritales
FONDOS DOCUMENTALES

tes personas:
rvador:______________
_____________

pago caja, correo lectronico

2017
RIE
ran algunos folios en formato oficio / 21.6 x

gía de los documentos impresos presentan

minando papel tipo bond . En otros casos papel
servación son en su mayo´ria A-Z
RIOS (marco normativo, valores
cidad)
s que la integran fueron producidos en el
ntidad.
 dos cuando menos por diez años,
Transcurrido este lapso, podrán ser
reproducción exacta…”

peles de comercio. Los libros y papeles

e la fecha del último asiento, documento
papel o en cualquier medio técnico,

erá objeto de convalidación por los Consejos

se encuentran en el area de Contabilidad en A-Z

FINAL

ón, o eliminación) de las series,

ades Distritales