UNO MF PMO Proceso de Gestión de RI v3.0

Proceso Gestión de Riesgos & Issues
UNO
Julio, 2016
Agenda
• Definiciones
• Resumen Proceso de Gestión de Riesgos e Issues
• Proceso de Gestión de Riesgos e Issues
• Fichas detalle del Proceso de Gestión de Riesgos e Issues
• Glosario de Términos
2
Definiciones
Riesgo: Un riesgo es un evento o condición incierta

que, en caso de producirse podría tener un
impacto en los objetivos del proyecto. Todos
los riesgos tienen una causa y un efecto.
Issue: Evento que ocurre fuera del control del

proyecto, que afecta cualquier nivel de la
planeación inicial y que requiere que el
equipo del proyecto tome una acción.
También un Issue puede conocerse como un
riesgo materializado.
3
Definiciones
Probabilidad de Ocurrencia
La probabilidad del riesgo es la posibilidad de que un evento ocurra. A continuación se muestra la escala que se va a utilizar
para determinar la probabilidad que tiene el riesgo de materializarse.
100 % Muy alta • Próximo a ocurrir (ya es un issue)
80 % Alta • Muy probable a ocurrir

Criterios para determinar
probabilidad de ocurrencia:
60 % Media • Es probable que ocurra • Conocer el tiempo que falta
para que ocurra el riesgo
• Si se cuenta con plan de
40 % Baja • Poco probable que ocurra mitigación
• Si se identificó causa raíz
20 % Muy baja • Muy improbable que ocurra
0 % Nula • No va a ocurrir (no es un riesgo)
4
Definiciones
Impacto
Es necesario realizar un análisis de los posibles impactos (costos, alcance, plan de trabajo, calidad) del Riesgo o Issue para
poder determinar la prioridad de atención, escalamiento o aplazamiento.
Ejemplos de preguntas frecuentes para la
evaluación del impacto
Impacto Descripción ¿Ruta crítica impactada?

Representa una amenaza directa a
5 Muy alto la culminación y éxito del proyecto. ¿Fecha próxima en la que el riesgo se convierte en
Impacto directo a ruta critica. un issue?
Impacto significativo en costos,
4 Alto reputación u objetivos en el largo ¿Afecta alcance inicial (presupuesto, calidad, plan de
plazo. trabajo y entregables)?
Pérdida, retraso o desorganización
3 Medio
significativos. ¿Afecta roles y responsabilidades del proyecto?
Pérdida, retraso o desorganización
2 Bajo
menor. ¿Puede cambiar infraestructura, arquitectura y
componentes de software?
1 Muy bajo Muy poco o ningún impacto.
¿Existe un plan de mitigación aprobado?
5
Definiciones
Exposición
La combinación de probabilidad e impacto se puede ubicar dentro de la siguiente matriz para determinar la exposición al
riesgo y definir las acciones a seguir.
Exposición al riesgo= Probabilidad x Impacto

< 1 Baja exposición: Monitorear el riesgo,
pero no invertir importantes recursos en la
mitigación.
Máximo número de replanificaciones
20% 0.2 0.4 0.6 0.8 1 permitidas 2
1 – 2.4 Exposición media: Plan de Mitigación

40% 0.4 0.8 1.2 1.6 2 a corto plazo. Escalamiento a Directores de
Proyecto e informativo para Sponsor de
Proyecto.
Probabilidad

60% 0.6 1.2 1.8 2.4 3 permitidas 2
3 - 4 Exposición alta: Plan de Mitigación

80% 0.8 1.6 2.4 3.2 4 inmediata. Escalamiento a Sponsor del
Proyecto e informativo para Steering
Committee
100% 1 2 3 4 5 permitidas 1
5 Issue: Acción de contingencia inmediata.

Escalamiento a Sponsor del Proyecto y
1 2 3 4 5 Steering Committee
Impacto permitidas 0
6
Definiciones
Severidad Issue
Aunque todos los issues requieren de acción inmediata, se clasificarán y atenderán en base al impacto que produzcan
Indicadores de la severidad del Issue.
Impacto Descripción
Impacto 5: El issue tiene un impacto significativo que afecta el
Proyecto en: plan, alcance y/o presupuesto.
Alto
Máximo número de replanificaciones permitidas: 0
Consecuencia: Genera Control de Cambios
Impacto 3-4: El issue tiene impacto moderado, afecta el Proyecto
en: plan, alcance y/o presupuesto.
Medio
Consecuencia: Cambia a alto
Impacto 1-2: El issue no tiene una afectación el Proyecto en: plan,
alcance y/o presupuesto.
Bajo
Consecuencia: Cambia a medio
Nota: En la descripción del riesgo/issue se debe comentar de manera objetiva el impacto a sufrir en
caso de que no se resuelva en tiempo dicho riesgo/issue.
7
Proceso de
A
gestión de Riesgos e Issues
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo
Siempre que se
registre un nuevo R
o I: Documentar
claramente todas las
Líder de afectaciones en caso
Frente de no resolverse
PMO
Líder de
Proyecto
A Riesgo se convierte
Issue, inicia proceso
Comité
Director
Steering
Committee
8
Proceso de gestión de Riesgos e Issues
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo
Analizar y Generar
priorizar propuestas
con PMO de acción y
R/I Plan de
Líder de Mitigación
Alto/Bajo
Frente
PMO
Líder de
Proyecto
Comité
Director
Steering
Committee
9
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo
Analizar y Generar
R/I Plan de
Alto/Bajo
Frente
Notificar al
resto del Registrar
equipo y al riesgo en
Comité log de R&I
director
PMO
Líder de
Proyecto
Comité
Director
Steering
Committee
10
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo
Analizar y Generar Riesgo:< 1 Pérdida,

priorizar propuestas retraso o
con PMO de acción y desorganización
R/I Plan de menor
Líder de Mitigación Máximo 2
Alto/Bajo
Frente replanificaciones
Notificar al
resto del Registrar
equipo y al riesgo en Bajo
Comité log de R&I
director
PMO
Issue: Riesgo de
afectación en plan,
alcance y/o
presupuesto.
Máximo 1
Líder de replanificación
Proyecto Consecuencia:
Cambia a medio
Comité
Director
Steering
Committee
11
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo
Analizar y Generar Ejecución

de Plan de Gestión del
Plan de Mitigación R/I
R/I
Líder de Mitigación de R/I
Alto/Bajo
Frente
Notificar al
resto del Registrar
Comité log de R&I
director
PMO
Líder de
Proyecto
Comité
Director
Steering
Committee
12
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo

de Plan de Gestión del R/I
Plan de Mitigación R/I Resuelto
R/I
Alto/Bajo
Frente
Notificar al Cierre de
resto del Registrar
R/I Actualizar
equipo y al riesgo en Bajo Fin
Comité comunicar log R&I
log de R&I
director resultados
PMO
Líder de
Proyecto
Comité
Director
Steering
Committee
13
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo

de Plan de Gestión del R/I no
con PMO de acción y A
R/I
Alto/Bajo
Frente
Notificar al
resto del Registrar
Comité log de R&I
director
PMO
Líder de
Proyecto
Comité
Director
Steering
Committee
14
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo
Analizar y Generar Riesgo: 1- 2.4

priorizar propuestas Pérdida, retraso o
con PMO de acción y desorganización
R/I Plan de significativos
Alto/Bajo
Frente replanificaciones
Notificar al
resto del Registrar
equipo y al riesgo en Medio
Comité log de R&I
director
PMO
Issue: Impacto
moderado en plan,
alcance y/o
presupuesto
Líder de Máximo 1
Proyecto replanificación
Comité
Director
Steering
Committee
15
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo
Analizar y Generar
R/I Plan de
Alto/Bajo
Frente
Notificar al
resto del Registrar
Comité log de R&I
director
PMO
Escalar a
Dirección
Líder de
Proyecto
Informativo
Comité a Sponsor
Director
Steering
Committee
16
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo

R/I
Alto/Bajo
Frente
resto del Registrar
R/I Actualizar
equipo y al riesgo en Medio Fin
Comité comunicar log R&I
log de R&I
director resultados
PMO
Escalar a
Dirección
Líder de
Proyecto
Informativo
Comité a Sponsor
Director
Steering
Committee
17
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo

de Plan de Gestión del R/I No
con PMO de acción y A
R/I
Alto/Bajo
Frente
Notificar al
resto del Registrar
Comité log de R&I
director
PMO
Escalar a
Dirección
Líder de
Proyecto
Informativo A Riesgo se convierte

Comité a Sponsor
Director
Steering
Committee
18
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo
Riesgo: 3-4 Impacto
Analizar y Generar significativo en
priorizar propuestas costos, reputación u
con PMO de acción y objetivos en el largo
R/I Plan de plazo.
Alto/Bajo
Frente Replanificación
Notificar al
resto del Registrar
Generar
equipo y al riesgo en Alto
Comité war room
log de R&I
director
PMO
Issue: Impacto
significativo en en:
plan, alcance y/o
presupuesto
Líder de Máximo 1
Proyecto Replanificación
Comité
Director
Steering
Committee
19
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo
Analizar y Generar
R/I Plan de
Alto/Bajo
Frente
Notificar al
resto del Registrar
Generar
Comité war room
log de R&I
director
PMO
Plan de
mitigación
Líder de del R/I
Proyecto
Comité
Director
Steering
Committee
20
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo

R/I
Alto/Bajo
Frente
resto del Registrar
Generar R/I Actualizar
Comité war room comunicar log R&I
log de R&I
director resultados
PMO
Fin
Plan de
mitigación
Líder de del R/I
Proyecto
Comité
Director
Steering
Committee
21
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo

R/I
Alto/Bajo
Frente
Notificar al
resto del Registrar
Generar
Comité war room
log de R&I
director
PMO
Plan de
mitigación
Líder de del R/I
Proyecto
Plan de
mitigación
Comité del R/I
Director
Steering
Committee
22
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo

R/I
Alto/Bajo
Frente
Notificar al
resto del Registrar
Generar
Comité war room
log de R&I
director
PMO
Plan de
mitigación
Líder de del R/I
Proyecto
Plan de
mitigación
Comité del R/I
Director
Plan de
mitigación
Steering del R/I
Committee
23
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo

R/I
Alto/Bajo
Frente
Notificar al Cierre de R/I

resto del Registrar
Generar en log R&I,
equipo y al riesgo en Alto Fin
Comité war room comunicar
log de R&I
director resultados
PMO
Plan de
mitigación
Líder de del R/I
Proyecto
Plan de
mitigación
Comité del R/I
Director
Plan de
mitigación
Steering del R/I
Committee
24
Identificar y
registrar R/I
Integrante de
Equipo

priorizar propuestas A
R/I B
Alto/Bajo
Frente
Notificar al
resto del Registrar
Generar
Comité war room
log de R&I
director
PMO
Plan de
mitigación
Líder de del R/I
Proyecto
Plan de Issue
mitigación
Comité del R/I B Issue se convierte
Director Control de cambios
Plan de
mitigación
Steering del R/I
Committee
25
Proceso de gestión de Riesgos
Inicio
Integrante
de Equipo
1
Identificar y
registrar posible
Riesgo
2 3 8
Generar
Líder de
Analizar y priorizar
Frente
con PMO riesgo propuestas de Ejecución de plan de A

del proyecto acción y Plan de mitigación de Riesgo
(Alto/Bajo) mitigación
No
1. Proceso de gestión de Riesgos
6
4 5
Notificar al resto SI
PMO
Registrar riesgo en ¿Severidad Generar War

del equipo y al alta?
log action Room
Comité director
7
Dirección
Aceptación de Plan y No
propuestas de ¿Requiere
acción de mitigación escalarse?
Riesgo
SI
Comité de
7 No
Cambios
Aceptación de Plan y
propuestas
11 de ¿Requiere
acción de mitigación escalarse?
Riesgo
SI
Committee
Steering
7
Aceptación de Plan y
propuestas de
acción de mitigación
Riesgo
26
Integrante
de Equipo
9 11
Líder de
No
Frente
Seguimiento del ¿Riesgo Enviar al proceso

A resuelto? B
Riesgo de Issues
SI
1. Proceso de gestión de Riesgos
10 Cierre de riesgo 12
Actualizar riesgo
PMO
comunicar
resultados a los en log action
involucrados
Dirección
Comité de
Cambios
Committee
Steering
27
1 Identificar y registrar posible Riesgo materializado en el Proyecto. Integrante de Equipo
Un Riesgo es todo evento que ocurre fuera del control del proyecto, que afecta cualquier nivel de la planeación inicial y que requiere que el
equipo del proyecto tome una acción.
• Pueden surgir por: Nuevas modificaciones en los entregables (modificaciones en definiciones), en las actividades del Plan de Trabajo
o en los estándares de Calidad. Pueden ser también mejoras solicitadas por el negocio o los stakeholders o, ajustes por temas
regulatorios, cambios en los procesos operativos, impactos por otros proyectos o ser consecuencia de un Riesgo materializado.
Cualquier integrante del proyecto puede identificar un Riesgo se debe notificar al Líder de frente a fin de que éste de inicio al “Proceso de
Gestión de Gestión de Riesgos”. Este se debe registrar en el Log de R&I (Riesgos e Issues), para esto se requiere del envío de un formato
preestablecido en Excel con los datos del Riesgo.
Información necesaria (Log Descripción

R&I)
Persona que identificó Riesgo Indicar el nombre de la persona que identifica el Riesgo
Fecha de identificación Indicar fecha en que se identifica Riesgo
Tipo Indicar si es un Riesgo o un Issue
Título Ingresar un título que permita identificar fácilmente el Riesgo

Ingresar de manera clara y concisa los aspectos mas relevantes del Riesgo, considerando cuál es la causa para su
Descripción
registro e informando explícitamente cuáles serán las afectaciones en caso de no resolverse
Impacto Es la afectación que se presentaría en caso de materializarse el Riesgo
Probabilidad Es la posibilidad de que un Riesgo ocurra y se convierta en Issue

Plan de mitigación/contingencia Son las acciones que deben aplicarse para evitar la posibilidad de que un Riesgo se convierta en Issue y sea posible cerrarlo
Fecha compromiso de solución Fecha en que el equipo responsable se compromete para aplicar las acciones de mitigación y solución del Riesgo
Fase de proyecto Fase del Proyecto en que se identifica el Riesgo
Equipo responsable de resolver
Ingresar el frente responsable de resolver Riesgo
Riesgo
28
2 Analizar y priorizar los riesgos en el proyecto. Líder
Impacto Probabilidad de ocurrencia

Impacto Descripción Probabilidad Descripción
5 Muy alto Amenaza directa a la culminación y éxito del proyecto 100 % Muy alta Próximo a ocurrir (ya es un issue)
4 Alto Impacto en costos u objetivos en el largo plazo. 80 % Alta Muy probable a ocurrir
3 Medio Pérdida, retraso o desorganización significativos 60 % Media Es probable que ocurra
2 Bajo Pérdida, retraso o desorganización menor 40 % Baja Poco probable que ocurra
1 Muy bajo Muy poco o ningún impacto 20 % Muy baja Muy improbable que ocurra
0 Nulo Ningún Impacto (no es un riesgo) 0 % Nula No va a ocurrir (no es un riesgo)
Exposición al riesgo: La combinación de probabilidad e impacto se puede ubicar dentro de la siguiente matriz para determinar la exposición al
riesgo y definir las acciones a seguir.
Exposición al riesgo= Probabilidad x Impacto x 100 < 1 Baja exposición: Monitorear el riesgo, pero no invertir importantes recursos en
la mitigación.
Máximo número de replanificaciones permitidas 2
20 0.2 0.4 0.6 0.8 1
%
1 – 2.4 Exposición media: Plan de Mitigación a corto plazo. Escalamiento a
40 0.4 0.8 1.2 1.6 2
Directores de Proyecto e informativo para Sponsor de Proyecto.
Probabilidad
%
Máximo número de replanificaciones permitidas 2
60 0.6 1.2 1.8 2.4 3
% 3 - 4 Exposición alta: Plan de Mitigación inmediata. Escalamiento a Sponsor del
80 0.8 1.6 2.4 3.2 4 Proyecto e informativo para Steering Committee
% Máximo número de replanificaciones permitidas 1
1 2 3 4 5
100 5 Issue: Acción de contingencia inmediata. Escalamiento a Sponsor del
% Proyecto y Steering Committee
1 2 3 4 5
Impacto Máximo número de replanificaciones permitidas 0
29
3 Generar propuestas de acción y Plan de mitigación. Líder de Frente
Generar y registrar propuestas de acción de mitigación de Riesgo y generación de plan de acción

• El plan de acción debe estar detallado con las actividades que deben realizarse para mitigar el Issue levantado
• Todas las actividades deben tener un responsable y fecha asignados para su solución
• Con esta información, la PMO dará soporte para seguimiento al cumplimiento en conjunto con los líderes
4 Notificar el líder del proyecto, resto del equipo y Comité correspondiente. PMO
La Oficina de Proyectos será responsable de notificar la información proporcionada del Riesgo al Líder de Proyecto. Se encargará de comunicar
al Comité correspondiente y al resto del equipo (de acuerdo al Proceso de definido)
5 Actualizar riesgo en log de Riesgos e Issues . PMO
La Oficina de Proyectos será responsable de registrar el riesgo en el log de Riesgos & Issues con la información proporcionada por los
integrantes del equipo y el Líder de Proyecto.
6 Generar War Room (para riesgos de Impacto 5) PMO
Después que la Oficina de proyectos considera todas las propuestas de mitigación del Riesgo, se debe realizar un War Room de trabajo, en
donde la PMO será la responsable de funcionar como moderador.
En esta reunión se analizarán las alternativas de solución para mitigar el Riesgo.
• Revisión de los impactos en cada una de las soluciones.
• Conciliar posturas diversas, si las hubiera para llegar a una solución consensada.
• Evaluar si cuenta con el presupuesto o se requiere solicitar presupuesto adicional.
• Evaluar los impactos en ruta crítica del Proyecto.
Se aprobará la mejor propuesta de solución considerando las premisas anteriores y dicha propuesta requiere el Visto Bueno de todos los
involucrados.
War Room: Se refiere a lugar donde se reúnen los involucrados de el proyecto con el fin de generar estrategias para mitigar el Riesgo.
La intención del mismo radica en obtener una solución.
30
7 Aceptación de Plan de acción de mitigación Riesgo. Dirección, Comité de Riesgos y Steering Committee
La PMO presentará a la Dirección el plan de acción aceptado por todo el equipo del proyecto, en caso de que sea aprobado, se continuará con el
proceso; de no contar con su aprobación se llevará dicho plan al Comité Director para su Vo.Bo. si se obtiene el mismo, el proceso continúa; de
no ser así esta información se llevará al Steering Committee para su aprobación con el objetivo de encontrar mejores alternativas para solución y
planes de acción para mitigar los impactos.
8 Ejecución de plan de mitigación de Riesgo. Líder de Frente
Se ejecutarán las acciones que hayan sido aprobadas, además se asegurará que todos los artefactos que requieran ajustes por la Gestión de
Riesgos aprobados sean realizados, por ejemplo:
• Plan de Trabajo
• Entregables de la metodología de Proyectos (FRD, BRD, CIA, etc.)
• HADs
• Matrices de Riesgos
Siguiendo siempre la metodología Citi que se requiere para los cambios en Plan View (PV).
9 Seguimiento del Riesgo. Líder de Frente
El líder del Proyecto será quien notifique los resultados del Plan de Acción a la PMO así como a todos los integrantes del equipo
PMO se encontrará monitoreando el cumplimiento de las actividades de acuerdo a los planes de mitigación definidos
10 Cierre de riesgo comunicar resultados a los involucrados. PMO
El líder del Proyecto será quien notifique los resultados del Plan de Acción a la PMO así como a todos los integrantes del equipo:
La oficina de Proyectos notificará los resultados a los siguientes niveles (según se haya notificado previamente):
• Dirección del Proyecto

• Comité Director
• Steering Commitee
31
11 Replanificar riesgo o declarar impacto materializado (Issue) Dirección
En caso de que el Riesgo no sea mitigado, se podrán hacer las replaneaciones necesarias de acuerdo al apartado 2. Analizar y priorizar los
riesgos en el proyecto. De ese proceso
En caso de que el riesgo no se haya resuelto y se hayan agotado todas las posibilidades de mitigar la materialización, se declarará como Issue y
se tendrá que comenzar con el proceso Proceso de gestión de Issues
12 Actualizar riesgo en log de Riesgos e Issues. PMO
La Oficina de Proyectos será responsable de actualizar el log de Riesgos & Issues con la información proporcionada por el Líder de Proyecto
detallando como se realizó la solución.
32
Proceso de gestión de Issues
Inicio B
Integrante
de Equipo
1
Identificar y
registrar Issue
2 3 8
Líder de
Analizar y priorizar
Frente
Generar propuestas
con PMO issue del Ejecución de plan de
proyecto
de acción y Plan de
mitigación de issue
A
mitigación
(Alto/Bajo)
No
1. Proceso de gestión de Issues
4 5 6
Notificar al resto SI
PMO
Actualizar issue en ¿Severidad

del equipo y al Generar War Room
log action Alta?
Comité director
7
Dirección
Aceptación de Plan
No
y propuestas de ¿Necesita
acción de Escalar?
mitigación issue
SI
Comité de
7 No
Aceptación de Plan
Issues
y propuestas
11 de ¿Necesita
acción de Escalar?
mitigación issue
SI
Committee
Steering
7 Aceptación de Plan
Severidad: Indicadores de la severidad del riesgo en caso que se materialice.
y propuestas de
acción de
Probabilidad Descripción mitigación issue
Alto Probabilidad entre 75% - 100% que el riesgo ocurra.
Medio Probabilidad entre 50% - 74% que el riesgo ocurra.
Bajo Probabildad menor del 50% que el riesgo ocurra.
33
Integrante
de Equipo
11
9
Líder de
No Enviar al proceso
Frente
Seguimiento del ¿Issue

A de Control de B
issue resuelto? Cambios
SI
1. Proceso de gestión de Issues
10 12
Cierre de issue,
PMO
comunicar Actualizar issue en

resultados a los log action
Fin
involucrados
Dirección
Comité de
Issues
Committee
Steering
34
1 Identificar y registrar issue materializado en el Proyecto. Integrante de Equipo
Cualquier integrante del proyecto puede identificar un Issue se debe notificar al Líder de frente a fin de que éste de inicio al “Proceso de Gestión
de Gestión de Issues”. Este se debe registrar en el Log de R&I.
Un Issue es todo evento que ocurre fuera del control del proyecto, que afecta cualquier nivel de la planeación inicial y que requiere que el equipo
del proyecto tome una acción. También un Issue puede conocerse como un Riesgo materializado.
• Pueden surgir por: Nuevas modificaciones en los entregables (modificaciones en definiciones), en las actividades del Plan de Trabajo
o en los estándares de Calidad. Pueden ser también mejoras solicitadas por el negocio o los stakeholders o, ajustes por temas
regulatorios, cambios en los procesos operativos, impactos por otros proyectos o ser consecuencia de un Issue materializado.
Información necesaria (Log Descripción

R&I)
Persona que identificó Issue Indicar el nombre de la persona que identifica el Issue
Fecha de identificación Indicar fecha en que se identifica Issue
Tipo Indicar si es un Riesgo o un Issue
Título Ingresar un título que permita identificar fácilmente el Issue

Ingresar de manera clara y concisa los aspectos mas relevantes del Issue, por ejemplo sus causas e implicaciones. Siempre
Descripción
se deben documentar las implicaciones en caso de que no se resuelva el Issue
Impacto Es la afectación que se presentaría en caso de materializarse el Issue
Probabilidad Es la posibilidad de que un Riesgo ocurra y se convierta en Issue

Plan de mitigación/contingencia Son las acciones que deben aplicarse para evitar la posibilidad de que un Riesgo se convierta en Issue y sea posible cerrarlo
Fecha compromiso de solución Fecha en que el equipo responsable se compromete para aplicar las acciones de mitigación y solución del Issue
Fase de proyecto Fase del Proyecto en que se identifica el Issue
Equipo responsable de resolver
Ingresar el frente responsable de resolver Issue
Issue
35
2 Analizar y priorizar los Issues en el proyecto. Líder de Frente
Los Líderes de Frente revisarán y evaluarán los impactos de las solicitudes de la Gestión de Issue en las siguientes dimensiones críticas:
• Tiempo: Evaluar el impacto en tiempo sobre el Proyecto. Si el impacto es negativo sobre la ruta crítica, se deben documentar todas las
implicaciones para posteriormente presentar al Comité de Issues.
• Presupuesto: Evaluar el impacto en el presupuesto del Proyecto. Si el impacto es negativo en el PEP (x%/USD o x%/MXN), se
deberán documentar todas las implicaciones para posteriormente presentar al Comité de Issues.
• Alcance: Evaluar el impacto en los entregables definidos en la metodología y/o planes de trabajo. Si se requiere hacer modificaciones
en los entregables se deberán documentar todas las implicaciones / impactos.
• Otros Proyectos:
o Evaluar si se impacta la ruta crítica, el alcance o el presupuesto de otros proyectos
o Si el proyecto impactara a otros proyectos, se debe involucrar a los Líderes de Frente de los mismos para hacer un análisis
exhaustivo en conjunto y llegar a un acuerdo por las implicaciones, así como documentarlas para llevarlas a revisión por el
Comité de Issues.
o En caso de que los Líderes de Proyecto no llegaran a un acuerdo por el Issue, el proceso de la Gestión de Issues deberá iniciar
con la persona que identificó el Issue para solicitarle más detalle y/o retroalimentación. Se podrán evaluar nuevos y diferentes
escenarios para evaluar y el flujo de la Gestión de Issue comenzará de nuevo.
Impacto Descripción
Impacto 5: El issue tiene un impacto significativo que afecta el Proyecto en: plan, alcance y/o presupuesto.
Alto Máximo número de replanificaciones permitidas: 0
Consecuencia: Genera Control de Cambios
Impacto 3-4: El issue tiene impacto moderado, afecta el Proyecto en: plan, alcance y/o presupuesto.
Medio Máximo número de replanificaciones permitidas: 1
Consecuencia: Cambia a alto
Impacto 1-2: El issue no tiene una afectación el Proyecto en: plan, alcance y/o presupuesto.
Bajo Máximo número de replanificaciones permitidas: 1
Consecuencia: Cambia a medio
36
3 Generar propuestas de acción y Plan de mitigación. Líder de Frente
Generar y registrar propuestas de acción de mitigación de Riesgo materializado y generación de plan de acción
• El plan de acción debe estar detallado con las actividades que deben realizarse para mitigar el Issue levantado
• Todas las actividades deben tener un responsable y fecha asignados para su solución
• Con esta información, la PMO dará soporte para seguimiento al cumplimiento en conjunto con los líderes
4 Notificar el líder del proyecto, resto del equipo y Comité correspondiente. PMO
La Oficina de Proyectos será responsable de notificar toda la información proporcionada del Issue correspondiente por los integrantes del equipo
al Líder de Proyecto. Se encargará de comunicar al comité correspondiente y a los diferentes impactados que sean identificados
5 Actualizar Issue en Log de Riesgos e Issues. PMO
La Oficina de Proyectos será responsable de actualizar el Log de Riesgos e Issues con toda la información proporcionada del Riesgo
correspondiente por los integrantes del equipo al Líder de Proyecto. Se encargará de comunicar al comité correspondiente y al resto del equipo.
• Las actualizaciones se realizarán con los insumos que provean los líderes de Frente o responsables de ejecutar las actividades asignadas
en los planes de mitigación
• Se informará en los distintos comités del proyecto, de acuerdo a su periodicidad, el estatus de actualización de los Issues
• En caso de requerirse, se convocarán sesiones extraordinarias (fuera de las agendadas recurrentemente) para validar los impactos de
Issues que no se hayan resuelto o requieran solución inmediata
37
6 Generar War Room. PMO
Después que la Oficina de proyectos considera todas las propuestas de mitigación del Issue, se debe realizar un War Room de trabajo, en donde
la PMO será la responsable de funcionar como moderador.
En esta reunión se analizarán las alternativas de solución para mitigar el Issue.
• Revisión de los impactos en cada una de las soluciones.
• Conciliar posturas diversas, si las hubiera para llegar a una solución consensada.
• Evaluar si cuenta con el presupuesto o se requiere solicitar presupuesto adicional.
• Evaluar los impactos en ruta crítica del Proyecto.
Se aprobará la mejor propuesta de solución considerando las premisas anteriores y dicha propuesta obtuvo el Vo.Bo. de todos los involucrados.
War Room: Se refiere a lugar donde se reúnen todos los involucrados con el proyecto con el fin de generar estrategias para mitigar el
Issue. La intención del mismo radica en salir de ahí con una solución.
7 Aceptación de Plan de acción de mitigación Issue. Dirección, Comité de Issues y Steering Committee
Viene de Actividad 6.
La PMO presentará a la Dirección el plan de acción aceptado por todo el equipo del proyecto, en caso de que dicha Dirección lo apruebe
continuaremos con el proceso; de no contar con su aprobación se llevará dicho plan al Comité de Issues para su VoBo, si se obtiene el mismo, el
proceso continua; de no ser así esta información se llevará al Steering Committee para su aprobación con la intención de que el proceso
continúe.
38
8 Ejecución de plan de mitigación de Issue. Líder
Se ejecutarán las acciones que hayan sido aprobadas, además se asegurará que todos los artefactos que requieran ajustes por la Gestión de
Issues aprobados sean realizados, por ejemplo:
• Plan de Trabajo
• Entregables de la metodología de Proyectos (FRD, BRD, CIA, etc.)
• HADs
• Matrices de Issues
Siguiendo siempre la metodología Citi que se requiere para los cambios en Plan View (PV).
9 Seguimiento del Issue. Líder
El líder del Proyecto será quien notifique los resultados del Plan de Acción a la PMO así como a todos los integrantes del equipo
PMO se encontrará monitoreando el cumplimiento de las actividades de acuerdo a los planes de mitigación definidos
10 Cierre de Issue comunicar resultados a los involucrados. PMO
El líder del Proyecto será quien notifique los resultados del Plan de Acción a la PMO así como a todos los integrantes del equipo:
La oficina de Proyectos notificará los resultados a los siguientes niveles (según se haya notificado previamente):
• Dirección del Proyecto

• Comité Director
• Steering Commitee
39
11 Enviar al proceso de Controles de Cambio Dirección
Si el Issue es mitigado se dará Fin al Proceso.
En caso que el Issue no sea mitigado entonces se ejecutará el proceso de Control de Cambios (definido en el Modelo de Gobierno del
Proyecto)
El Issue se dará por cerrado una vez que se haya aprobado el Control de Cambio y se encuentre ejecutado y con un plan de trabajo definido.
12 Actualizar Issue en log de Riesgos e Issues. Dirección
Si el Issue es mitigado se dará Fin al Proceso.
La Oficina de Proyectos será responsable de actualizar el Log de Riesgos e Issues con toda la información proporcionada del Issue
correspondiente por los integrantes del equipo al Líder de Proyecto. Se encargará de comunicar al comité correspondiente y al resto del equipo.
40
Glosario
Término Descripción
• Se identifican como los líderes de cada una de las iniciativas del Proyecto y son responsables de la
identificación e implementación de los controles de cambio
• Aseguran que todos los entregables del proyecto sean actualizados: planes de trabajo, documentos
Líder de Frente
funcionales, diseños técnicos y materiales de capacitación, procesos, casos de prueba u otros
documentos
o El listado anterior no es limitativo y se pudieran considerar otros documentos
• Oficina de Proyectos del Proyecto UNO, responsables de validar y llevar el registro de los Riesgos e
Issues que se definan / requieran en los diferentes proyectos / frentes
Oficina de Proyectos
• Adicionalmente concentrarán la información para poder escalarla y presentar sus impactos en los
(PMO)
diferentes niveles de Dirección para solicitar autorización a los mismos
• Monitorear y dar seguimiento a los planes de mitigación del R/I
• Se conforma se conforma por los Directores del Proyecto definidos en el Modelo de Gobierno (Arturo
Beltrán y Alfredo Rosas)
Dirección (D)
• Tienen facultades para aprobar controles de cambio que no sean catalogados como críticos (sin
impactos en presupuesto, ruta crítica y/o alcance)
• Se conforma por la Dirección del Proyecto junto con Isidoro Ponce y José Omar Rodríguez. Son
responsables de revisar, analizar los impactos y aprobar / rechazar los R/I solicitados por los Líderes
Comité Director de Frente
• Adicionalmente solicitarán aprobación del Steering Committe para todas las decisiones que se tomen
y requieran escalamiento para solicitar modificaciones en ruta crítica, alcance y/o presupuesto
• Se conforma por el equipo directivo de Seguros Banamex y CITI (de acuerdo al Modelo de Gobierno
Steering Committee
del Proyecto) y son responsables de revisar y aprobar / rechazar los planes de mitigación de los R/I
(SC)
solicitados por el equipo del proyecto
41

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Proceso Gestión de Riesgos & Issues

• Resumen Proceso de Gestión de Riesgos e Issues

• Proceso de Gestión de Riesgos e Issues

• Fichas detalle del Proceso de Gestión de Riesgos e Issues

Riesgo: Un riesgo es un evento o condición incierta

Issue: Evento que ocurre fuera del control del

100 % Muy alta • Próximo a ocurrir (ya es un issue)

80 % Alta • Muy probable a ocurrir

20 % Muy baja • Muy improbable que ocurra

0 % Nula • No va a ocurrir (no es un riesgo)

Impacto Descripción ¿Ruta crítica impactada?

¿Existe un plan de mitigación aprobado?

Exposición al riesgo= Probabilidad x Impacto

1 – 2.4 Exposición media: Plan de Mitigación

Máximo número de replanificaciones

3 - 4 Exposición alta: Plan de Mitigación

5 Issue: Acción de contingencia inmediata.

Indicadores de la severidad del Issue.

Analizar y Generar Riesgo:< 1 Pérdida,

Analizar y Generar Ejecución

Analizar y Generar Ejecución

Analizar y Generar Ejecución

Analizar y Generar Riesgo: 1- 2.4

Analizar y Generar Ejecución

Analizar y Generar Ejecución

Informativo A Riesgo se convierte

Analizar y Generar Ejecución

Analizar y Generar Ejecución

Analizar y Generar Ejecución

Analizar y Generar Ejecución

Notificar al Cierre de R/I

Analizar y Generar Ejecución

con PMO riesgo propuestas de Ejecución de plan de A

Registrar riesgo en ¿Severidad Generar War

Seguimiento del ¿Riesgo Enviar al proceso

Información necesaria (Log Descripción

Fecha de identificación Indicar fecha en que se identifica Riesgo

Tipo Indicar si es un Riesgo o un Issue

Título Ingresar un título que permita identificar fácilmente el Riesgo

Probabilidad Es la posibilidad de que un Riesgo ocurra y se convierta en Issue

Impacto Probabilidad de ocurrencia

Generar y registrar propuestas de acción de mitigación de Riesgo y generación de plan de acción

5 Actualizar riesgo en log de Riesgos e Issues . PMO

6 Generar War Room (para riesgos de Impacto 5) PMO

9 Seguimiento del Riesgo. Líder de Frente

• Dirección del Proyecto

12 Actualizar riesgo en log de Riesgos e Issues. PMO

Actualizar issue en ¿Severidad

Alto Probabilidad entre 75% - 100% que el riesgo ocurra.

Medio Probabilidad entre 50% - 74% que el riesgo ocurra.

Bajo Probabildad menor del 50% que el riesgo ocurra.

Seguimiento del ¿Issue

comunicar Actualizar issue en

Información necesaria (Log Descripción

Fecha de identificación Indicar fecha en que se identifica Issue

Tipo Indicar si es un Riesgo o un Issue

Título Ingresar un título que permita identificar fácilmente el Issue

Probabilidad Es la posibilidad de que un Riesgo ocurra y se convierta en Issue

5 Actualizar Issue en Log de Riesgos e Issues. PMO

9 Seguimiento del Issue. Líder

10 Cierre de Issue comunicar resultados a los involucrados. PMO

• Dirección del Proyecto

Si el Issue es mitigado se dará Fin al Proceso.

12 Actualizar Issue en log de Riesgos e Issues. Dirección