MANUAL DE POLÍTICAS

Y NORMAS ADMINISTRATIVAS

CAPITULO V: VIAJES
V.2.0

La Paz – Bolivia

2008
 Políticas y Normas Administrativas
Capítulo V: Viajes

CONTROL DE APROBACIÓN / MODIFICACIONES

Versión: 2.0
Fecha de emisión: 19/08/2008

Fecha de inicio de vigencia: 19/08/2008

Modificado y Revisado por: Revisado por: Revisado por:

____________________ ____________________ ____________________

María Alejandra Mendoza Daniel Quiroz Carola Cárdenas
Jefe Organización y Métodos Subgerente Nacional Administrativo Gerencia de RRHH y Gestión Corp.
Fecha : Fecha : Fecha :

Aprobado por: Aprobado por:

____________________ ____________________
Nilton López Hugo Vía
Gerente de Finanzas y Gerente Jurídico
Administración
Fecha : Fecha :
 Políticas y Normas Administrativas
Capítulo V: Viajes

Detalle de Modificaciones

Fecha Nombre Descripción Resumida de la Motivo de la Página(s)

Responsable Modificación Modificación

Cambio de términos en relación a Inexistencia de reglamento

07/2007 Daniel Quiroz incumplimiento de norma. interno aprobado en el 7
momento de la revisión.

Cambio de denominación de Jefatura Cambio en la denominación de

07/2007 OYM Administrativa a Subgerencia cargo Varias
Nacional Administrativa

Cambio de denominación de Gerente Cambio en la denominación de

07/2007 OYM Financiero a Gerente de Finanzas y cargo Varias
Administración

Cambio de la denominación Cambio en la estructura

07/2007 OYM Varias
“Regional” por “Sucursal” orgánica de la Empresa

Mención del Gerente de área como Inclusión de toma de

funcionario responsable del envío del conocimiento y conformidad
08/2007 Miriam Crespo 8
formulario de autorización de viaje a de la gerencia
Presidencia.

Aprobación, por parte de Presidencia, Dar cumplimiento a

de los viajes realizados por personal instrucciones emitidas por la
08/2007 OYM 8
perteneciente al Grupo Zurich Región.
Bolivia.

Revisión del formulario de liquidación Involucramiento de la gerencia

08/2007 Daniel Quiroz de viajes a cargo de la gerencia de área en el control de su centro de 8
costos.

Incorporación, dentro de la Para facilitar el proceso de

información que contiene el aprobación.
formulario de solicitud de viaje, de la
08/2007 Miriam Crespo 8-9
siguiente información: cargo,
duración de viaje, precio del boleto
aéreo y monto de viático.

Mención de la Asistente de En la práctica el envío se realiza

Presidencia como canal para envío de de esta manera.
08/2007 Miriam Crespo formulario de solicitud de aprobación 9
de gastos a la oficina Regional en
Miami.
 Políticas y Normas Administrativas
Capítulo V: Viajes

Fecha Nombre Descripción Resumida de la Motivo de la Página(s)

Responsable Modificación Modificación

Cambio de denominación de Cambio en la denominación de

“Gerente General de Futuro de cargo.
08/2007 OYM 9
Bolivia AFP” a “Vicepresidencia de
Futuro de Bolivia AFP”

Incorporación de “Gerencias Creación del puesto por

08/2007 OYM Nacionales” en cuadro de categorías cambio en la estructura 11
de hotel por jerarquía del funcionario. organizacional del Grupo.

Establecimiento de devolución de Para evitar interpretaciones

08/2007 OYM saldo a favor del afiliado, posterior a erróneas de la política. 13
la aprobación de rendición de cuentas.

Apertura de posibilidad de realizar el Existencia de la opción (en

depósito de saldos a favor de la algunos casos).
08/2007 Daniel Quiroz 15
compañía en cuenta bancaria, y no
necesariamente en caja.

Aclaración respecto a que, si bien el Coherencia en la apropiación

gasto de hotel es cubierto por la de los gastos.
regional anfitriona, contablemente
OYM, Daniel será apropiado al centro de costo que
08/2007 Quiroz, Miriam corresponda y haya requerido el 15
Crespo servicio. Esto se aplicará tanto para
funcionarios pertenecientes a la
Oficina Nacional como a las
sucursales.

Eliminación de inciso i) “Asimismo, Agrupación con el inciso

OYM, Daniel de tratarse de un funcionario que anterior.
08/2007 Quiroz, Miriam pertenece a una Sucursal o Regional 15
Crespo del Interior, ésta pagará el gasto de
hotel.”

Inclusión de oración “Esto se aplicará Para mayor claridad del texto.

a casos de vacaciones y/o días de fin
08/2007 Miriam Crespo de semana.” en el párrafo referente a 15
extensión del tiempo de viaje por
razones personales.

Inclusión de párrafo: “En caso de que Para incluir casos reales que se
la factura del hotel, presentaron
imprescindiblemente contemple este
gasto, sin poder ser disgregado, el
08/2007 Miriam Crespo 15-16
empleado deberá a tiempo de efectuar
su “Liquidación de Viaje”, contemplar
este monto para ser devuelto a la
compañía dentro de su declaración.”
 Políticas y Normas Administrativas
Capítulo V: Viajes

Fecha Nombre Descripción Resumida de la Motivo de la Página(s)

Responsable Modificación Modificación

Inclusión de capítulo F. Informe, y G. Para formalizar un requisito ya

Entrega de documentos a biblioteca existente.
Miriam Crespo,
08/2007 Para otorgar coherencia al 16
OYM
presente documento con la
Política de Capacitación.

Modificaciones a los formularios de Inclusión de información útil

Miriam Crespo,
08/2007 solicitud de aprobación de viaje para la evaluación de la 19-22
OYM
solicitud.

Incorporación de subtítulo “Otras Emisión del documento

normas generales”, con los acápites Corporate Travel and
11/2007 Daniel Quiroz 10
Acumulación de Millas y Gastos no Expense Policies
Cubiertos

Incorporación de texto que indica que Casos de presentación muy

la presentación de facturas es dentro posterior al término del viaje.
del mes en el que se incurrió en el
11/2007 Daniel Quiroz 14
gasto o dentro de los 7 días calendario
de concluido el viaje, lo que ocurra
primero.

Aclaración del título del Anexo V.2 Existencia del formulario

11/2007 OYM como “Expense Approval Request “Expense Approval Request” 19
modificado” para otros usos

Se incluye quien asume el crédito No se tenía claramente definido

fiscal en caso de incumplimiento a la quien asume el porcentaje del
OyM/RRHH/ entrega de facturas en el mes monto de la factura que pierde
07/2008 14 y 15
Administración incurrido. la Compañía por crédito fiscal,
al no presentarla dentro del
mes de ejecutado el gasto
 CONTENIDO DEL MANUAL

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................... 7

1. OBJETIVO ................................................................................................................................................ 7
2. ALCANCE ................................................................................................................................................. 7
3. INCUMPLIMIENTO................................................................................................................................. 7
4. EXCEPCIONES ........................................................................................................................................ 7

CAPITULO IV: VIAJES ........................................................................................................................................ 8

1. POLÍTICA GENERAL.............................................................................................................................. 8
2. NORMAS GENERALES DEL GRUPO.................................................................................................... 8
3. NORMAS LOCALES............................................................................................................................... 11
ANEXO V.1 FORMULARIOS DE APROBACIÓN DE VIAJE NACIONAL ................................................. 18
ANEXO V.2. FORMULARIOS DE APROBACIÓN DE VIAJE INTERNACIONAL (EXPENSE APPROVAL
REQUEST MODIFICADO)...................................................................................................................................... 19
ANEXO V.3 LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE.................................................................................. 21

Subgerencia Nacional Administrativa Confidencial Página 6 de 21

 INTRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN

El presente manual engloba las políticas y normas de los aspectos administrativos que rigen a las
empresas que conforman el Grupo Zurich Bolivia: La Boliviana Ciacruz de Seguros y Reaseguros
S.A., Zurich Boliviana Seguros Personales S.A. y Futuro de Bolivia S.A. AFP.

1. OBJETIVO

El objetivo del presente manual es el registro de las políticas y normas administrativas para fines
indicativos y de referencia. La aplicación de dichas políticas responde a la necesidad de control y
estandarización del tratamiento administrativo en los aspectos que serán descritos a largo del
presente documento.

2. ALCANCE

Las políticas y normas descritas a continuación, son aplicables a todo el personal del Grupo
Zurich Bolivia: La Boliviana Ciacruz de Seguros y Reaseguros S.A., Zurich Boliviana Seguros
Personales S.A. y Futuro de Bolivia S.A. AFP.

3. INCUMPLIMIENTO

Todo funcionario del Grupo deberá ajustarse a las Políticas y Normas aquí descritas, caso
contrario podrá ser pasible a las sanciones establecidas en función a la gravedad de la infracción.

4. EXCEPCIONES

Cualquier norma que sea incumplida por excepción deberá necesariamente tener una autorización
escrita de su Gerencia de Área.

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 CAPITULO V
VIAJES

CAPITULO IV: VIAJES

1. POLÍTICA GENERAL

Para cada viaje se deberá contar con la autorización correspondiente al nivel de aprobación de
acuerdo al destino del viaje.

En todos los casos, el funcionario deberá llenar previamente el formulario “Aprobación de

Viaje” diseñado para tal efecto (Ver Anexo V.1), mismo que debe ser enviado a su Gerente de
Área, quien lo revisará y remitirá a Presidencia para su aprobación. Una vez aprobado por
Presidencia, la Asistente de Presidencia o persona encargada solicitará la emisión de boletos, y
el funcionario podrá dar inicio a la solicitud de viáticos a Subgerencia Nacional Administrativa
(oficina La Paz) o al Gerente de cada sucursal.

Asimismo, luego de cada viaje el funcionario deberá realizar su liquidación de viajes llenando el
formulario diseñado para ello, solicitar aprobación de su Gerencia de Área y entregarlo a la
Subgerencia Nacional Administrativa o en el caso de sucursales, o al gerente de sucursal para
su revisión y aprobación.

2. NORMAS GENERALES DEL GRUPO

A. Niveles de Aprobación:

a) Viajes internacionales – Fuera de la región de América Latina

ƒ Todos los viajes con destino a un país fuera de la región deben necesariamente ser
autorizados, de manera previa, por el CEO de la División Internacional del Negocio.
El CEO Bolivia debe realizar la solicitud de autorización, con la siguiente información:

• Nombre de la persona que realizará el viaje

• Cargo
• Fecha del viaje
• Duración del viaje
• Destino
• Propósito del viaje
• Clase del vuelo (Económica o Business)
Subgerencia Nacional Administrativa Confidencial Página 8 de 21
 CAPITULO V
VIAJES

• Precio del boleto

• Monto de viáticos y otros (contra Rendición de cuentas)
ƒ Para requerir dicha aprobación, el solicitante debe completar el formulario Expense
Approval Request o “Aprobación de Viaje” diseñado para tal efecto (Ver Anexo V.2 y
V.1), gestionar por medio de su Gerente de Área, la aprobación por el CEO Bolivia y
enviarlo por correo electrónico, por medio de la Asistente de Presidencia, a nuestra
Oficina Regional en Miami, quienes enviarán su respuesta en los siguientes dos días
laborales.

b) Viajes Internacionales dentro de los países de la región de América Latina

ƒ Todos los viajes entre los diferentes países de la región deben ser previamente
autorizados por el CEO de la División Internacional del Negocio. La aprobación debe
ser requerida por el CEO Bolivia con la siguiente información:

• Nombre de la persona que realizará el viaje

• Cargo
• Fecha del viaje
• Duración del viaje
• Destino
• Propósito del viaje
• Clase del vuelo (Económica o Business)
• Precio del boleto
• Monto designado para viáticos y otros (contra Rendición de Cuentas)
ƒ Para requerir dicha aprobación, el solicitante debe completar el formulario Expense
Approval Request, gestionar por medio del Gerente de Área la aprobación del CEO
Bolivia y enviarlo por correo electrónico a nuestras oficinas Regionales de Miami,
quienes enviarán su respuesta en los siguientes dos días laborales.

c) Viajes locales – entre ciudades del mismo país

ƒ Todos los viajes al interior del país deben realizarse sólo si resultan imprescindibles
para el desarrollo de nuestro negocio. Estos serán previamente aprobados por el CEO
Bolivia. Para requerir aprobación, el Gerente de cada Sucursal o Regional debe solicitar
autorización presentando solicitud de viaje vía fax al CEO Bolivia.

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 CAPITULO V
VIAJES

ƒ En el caso de los funcionarios de Futuro de Bolivia S.A. AFP, deben dirigir su solicitud
a la Vicepresidencia de Futuro de Bolivia AFP.

B. Clase del vuelo

ƒ Todo el personal deberá viajar sólo en clase económica a cualquier destino.

ƒ El CEO puede viajar en primera clase a todos los destinos pero podrá considerar otra
opción en rutas de corta duración.

C. Hoteles

ƒ En cuanto sea posible, los empleados se hospedarán en los hoteles que tengan
acuerdos comerciales especiales con la entidad Zurich local. Donde este tipo de
acuerdos no exista, regirse a la política contenida en el presente manual.

D. Otras Normas generales

a) Acumulación de millas

ƒ Si un empleado perteneciera a algún programa o club de una aerolínea tipo “viajero

frecuente” donde se pudiera acumular millas con el fin de acceder a ciertos privilegios
o regalos, queda prohibida la realización de dicha práctica utilizando pasajes pagados
por la Empresa.

b) Gastos no cubiertos

Queda prohibido que la Empresa cubra los siguientes gastos:

ƒ Seguro de transporte de objetos personales, seguro de vida durante el viaje ó seguro

por renta de vehículos.

ƒ Reposición de pertenencias personales que fueron objeto de robo, hurto, pérdida o

daño durante un viaje de trabajo, salvo autorización del CEO local.

ƒ Reembolso por multas de tránsito.

ƒ Gastos médicos cubiertos por seguro de salud.

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 CAPITULO V
VIAJES

3. NORMAS LOCALES

A. Emisión y autorización del Formulario " Aprobación de Viaje”

a) Una vez autorizado el viaje, se procederá a la compra de pasajes aéreos, para lo cual sólo
deben utilizarse las agencias de viaje autorizadas en cada Sucursal o Regional tomando
en cuenta ventajas comparativas y costos. La labor de reserva de pasajes ha sido
asignada, en el caso de La Paz, a la Asistente de Presidencia y Asistente de
Vicepresidencia de Futuro de Bolivia; en las sucursales, a la secretaria de Gerencia de
cada Sucursal.

b) Todo el personal debe llenar y presentar el formulario de “Aprobación de Viaje”

firmado por Presidencia (para personal de las compañías aseguradoras) ó
Vicepresidencia AFP (para personal de Futuro de Bolivia AFP), como constancia de la
autorización, a la Subgerencia Nacional Administrativa (La Paz) o al Gerente de cada
sucursal o regional.

c) La asignación de dinero para gastos de viaje autorizada por la Subgerencia Nacional

Administrativa, debe ser a cargo de cuentas por rendir y, por lo tanto, los gastos que
realice el funcionario deben estar sustentados por facturas, excepto el monto fijo para
viáticos y gastos de transporte (taxi, radio taxi y otros).

B. Gastos de Pasajes, Transporte y Alojamiento

a) Se debe comunicar al Gerente de la Sucursal respectiva el viaje del funcionario y, por lo

tanto, la sucursal o regional debe efectuar la reserva de habitación en un hotel autorizado
por la oficina según el cargo y jerarquía del funcionario y aprovechando aquellos que
cuenten con acuerdos comerciales con la Compañía.

CATEGORÍA
CARGO
DEL HOTEL
5 estrellas
CEO
ÌÌÌÌÌ
5 estrellas
Vicepresidencias
ÌÌÌÌÌ

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 CAPITULO V
VIAJES

5 estrellas
Gerencias Nacionales
ÌÌÌÌÌ
4 estrellas
Gerencias de Sucursal
ÌÌÌÌ
3 estrellas
Resto del Personal
ÌÌÌ
b) El gasto de alojamiento comprende las noches de estadía y sus respectivos desayunos.
La empresa sólo reconocerá este gasto cuando el empleado permanezca en el hotel al
menos durante un día. Gastos extras o de Frigobar no serán reconocidos.

c) Si el empleado permanece en el hotel más de 3 noches, la empresa reconocerá costos de

limpieza de ropa del empleado que sean realizados durante su viaje. Sin embargo, si el
tiempo que excede las 3 noches es tiempo adicional y voluntario por parte del empleado,
la empresa no reconocerá costo de limpieza de ropa.

d) La empresa reconocerá también una llamada telefónica privada en forma diaria, al lugar
de su residencia (tres minutos como máximo).

e) La empresa reconocerá, además de la llamada personal mencionada anteriormente, los

gastos de llamadas telefónicas hacia las oficinas.

f) En caso de viajes que tengan como destino las zonas consideradas “O” (ver explicación
de tabla en esta misma página, más adelante) y que la empresa no tuviese forma de
realizar reserva, el empleado deberá hospedarse en el hotel de aceptable categoría. En
este caso, la empresa proporcionará los medios económicos para sufragar los gastos de
alojamiento.

g) Se entiende por gastos de alimentación al costo equivalente a la comida de medio día, al

café y a la cena en la ciudad de destino.

h) Le empresa reconocerá como máximo los gastos de alimentación especificados.

VIAJES INTERNACIONALES VIAJES NACIONALES

(En USD.) (En Bs.)
Gastos de Alimentación Gastos de Transporte Gastos de Alimentación Gastos de Transporte
A B C D A B C D M N O M N O
90 50 90 90 200 60 200 200 100 70 40 250 150 80

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 CAPITULO V
VIAJES

Zonas1:
A: Internacional USA
B: Internacional Latinoamérica
C: Internacional Europa
D: Internacional Otro
M: Nacional, La Paz, Cochabamba y Santa Cruz
N: Nacional, resto de las capitales de departamento del País
O: Nacional, resto de centros poblados del país

Tiempo:
Medio día, viaje durante el cual el empleado permanece menos de 12 horas en
el lugar de destino.
Día completo, viaje durante el cual el empleado permanece mas de 12 horas en
el lugar de destino.
i) Para los Gastos de Transporte hacia y desde centros de embarque y en la ciudad de
destino y Derecho de Aeropuerto la empresa entregará un monto que el funcionario
deberá rendir cuentas en el detalle de los gastos erogados por este concepto a su retorno
del viaje.

j) Si existiese saldo a favor de la empresa, éste deberá ser depositado en Caja o en la cuenta
bancaria establecida por Tesorería. Si existiese saldo a favor del funcionario, le será
reembolsado por la empresa de manera posterior a la aprobación de su redición de
cuentas.

k) La empresa cubrirá los costos de Pasajes, Visas e Impuestos del empleado, para lo cual
estos gastos deben considerarse en el Formulario al momento de solicitud de viáticos.

l) Estos montos serán entregados por día y son techos máximos de consumo. El
funcionario deberá rendir cuentas con los respaldos correspondientes.

m) En el caso de vuelos locales, todos los viajes se realizarán en clase turista y sólo en caso
excepcional (urgencia comprobada), Presidencia autorizará que un funcionario viaje en
Business Class o Primera Clase.

1 Se considera la Zona de destino sin importar la procedencia.

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 CAPITULO V
VIAJES

D. Presentación de Liquidaciones

a) El funcionario de la Compañía, al momento de dejar el hotel donde estuvo hospedado,

tiene la obligación de revisar la factura que el hotel emite y verificar que los montos por
concepto de alojamiento y los cargos adicionales por los diversos servicios de hotelería
facturados sean los correctos, firmando la factura en señal de conformidad.

Una vez que el funcionario retorna al lugar de origen, debe elaborar su "Liquidación de
Gastos de Viaje" (Anexo V.3) tomando en cuenta las siguientes consideraciones:

- .Debe presentar los pases a bordo al avión o boletos de flota e incluir el

comprobante de pago por derechos de uso de Aeropuerto o Terminal de
autobuses.

- Debe presentar todas las facturas del mes por concepto de alimentación y
adjuntarlas a la liquidación. Las facturas que presenten los funcionarios deben ser a
nombre de Empresa y por tanto deben llevar el NIT correspondiente, cuyo
número es 1007017028 para La Boliviana Ciacruz de Seguros y Reaseguros S.A.,
1006989027 para Zurich Boliviana Seguros Personales S.A. y 100680328 para
Futuro de Bolivia S.A. AFP.

- En las "Liquidaciones de Gastos de Viaje", se debe incluir los comprobantes de

cada uno de los rubros de gastos efectuados en los hoteles.

- Las facturas deben ser entregadas en el mes que se incurre el gasto o durante los
siguientes siete días calendario de concluido el viaje2, caso contrario el crédito fiscal
será asumido por el funcionario a cargo o responsable de la factura y/o el Centro
de Costos en el que se encuentra el funcionario, en base al siguiente detalle:

2En caso de encontrarse aún de viaje y no poder presentar las facturas durante los primeros siete días calendario
del mes, debe solicitar en la sucursal o regional de destino el reembolso de los gastos realizados hasta el cierre de
Balance, de manera que ésta asume el gasto o envía el cargo a la sucursal o regional correspondiente. En caso
contrario el crédito fiscal perdido será descontado del sueldo del funcionario o repuesto por él.
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 CAPITULO V
VIAJES

• Primera falta o incumplimiento a la entrega de la factura: el 50% será

asumido por el funcionario a cargo y el otro 50% lo asume el Centro de
Costos del área a la cual corresponde el funcionario.

• Segunda falta o incumplimiento a la entrega de la factura: el 100% será

asumido por el funcionario a cargo.

• Tercera falta o incumplimiento a la entrega de la factura: el 100% será

asumido por el funcionario a cargo y se evaluará la permanencia del
funcionario en la empresa.

E. Revisión y aprobación de liquidaciones

a) La revisión y aprobación de las "Liquidaciones de Gastos de Viaje" será responsabilidad

de la Subgerencia Nacional Administrativa para oficina Nacional y La Paz, previo VºBº
de la Gerencia de Área a la que pertenece el empleado.

b) Para el caso de las Sucursales o Regionales, las "Liquidaciones Gastos de Viaje" deben
ser presentadas a los Gerentes de la Sucursal o Regional.

c) Previa aprobación de las liquidaciones, el responsable debe revisar cuidadosamente que

las mismas hayan sido presentadas con la documentación que sustente y que los gastos
realizados por el funcionario sean razonables.

d) Si alguno de los rubros presentados en la liquidación tuviese irregularidades o se

detectaran excesos en los gastos, la liquidación podrá ser rechazada y por tanto no
aprobarse, debiendo el funcionario regularizarla en las próximas 48 horas.

e) Posteriormente a la aprobación de la “Liquidación de Viaje”, ésta se remite al Auxiliar

Operativo o funcionario designado, para que efectúe la regularización de las cuentas que
quedan pendientes al momento de entregar los anticipos y gastos de viaje al funcionario.

f) El importe de la liquidación cuyo saldo sea a favor de la Compañía debe ser empozado
de inmediato en Tesorería (Caja) o en cuenta bancaria designada por la Compañía, una
vez aprobada la correspondiente liquidación. Si el saldo de la liquidación fuera a favor

Subgerencia Nacional Administrativa Confidencial Página 15 de 21

 CAPITULO V
VIAJES

del funcionario, la Compañía devolverá el importe correspondiente también en forma

inmediata.

g) En el caso de viaje de un funcionario, el gasto relativo al hotel deberá ser cancelado por
la Sucursal o Regional de destino, y el gasto será apropiado al centro de costo que
corresponda y haya requerido el servicio.

h) Las Sucursales o Regionales deben establecer convenios con hoteles locales de distinta
categoría, con la finalidad de agilizar los trámites, principalmente de reservaciones y
facturación.

i) El tiempo de viaje de los funcionarios está limitado al número de días establecido y

autorizado por la Compañía. En caso de que el empleado quiera extender ese tiempo, la
Compañía no reconocerá ningún tipo de gasto incurrido en los días adicionales. Esto se
aplicará a casos de vacaciones y/o días de fin de semana.

j) Para facilitar la presentación de facturas por concepto de alimentación de dos o más

funcionarios que desayunen, almuercen o cenen juntos, bastará que uno sea el
responsable de pagar la factura, detallando al reverso de la factura los nombres de las
personas que lo acompañaron.

k) Los encargados, al momento de efectuar reservas en los hoteles autorizados, deben

mencionar claramente en la carta, que la Compañía sólo reconocerá los importes
correspondientes a los conceptos de hospedaje y alimentación por parte de funcionarios
que se hospedan.

l) La Compañía no reconocerá el consumo de artículos de frigobar. En caso de que este

gasto existiese, el funcionario deberá cancelarlo al momento de dejar el hotel y solicitar
una factura específica por este concepto, que incluirá en su rendición de cuentas. En
caso de que la factura del hotel, imprescindiblemente contemple este gasto, sin poder ser
disgregado, el empleado deberá a tiempo de efectuar su “Liquidación de Viaje”,
contemplar este monto para ser devuelto a la compañía dentro de su declaración. Si
excepcionalmente La Compañía recibiera cargos por estos conceptos, la Administración
de la Compañía incluirá este monto en la rendición de cuentas del empleado y procederá
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 CAPITULO V
VIAJES

según corresponda, llegando en su caso a deducir el importe correspondiente de los

haberes mensuales del funcionario.

m) La Compañía no reconocerá el consumo de bebidas alcohólicas de ningún tipo dentro

de las liquidaciones en el rubro de gastos de alimentación.

n) Los gastos de representación, deberán regirse de acuerdo al Capítulo IV de este Manual.

F. Informe

a) Será requisito para la aprobación de la rendición de cuentas, la presentación de un

informe de viaje a su superior directo. Dicha presentación deberá ser realizada mediante
correo electrónico dirigido a su supervisor directo, con copia al Subgerente Nacional
Administrativo.

G. Entrega de documentos a biblioteca

a) Si el objeto del viaje fuera la asistencia a algún evento de capacitación, deberá entregar a
Recursos Humanos el material proporcionado en el curso, mismo que será custodiado
por la Biblioteca del Edificio Central para uso común, en cumplimiento de la política de
capacitación del Grupo.

b) El empleado podrá solicitar y recibir una fotocopia de los documentos si los necesitara
para el desarrollo de sus actividades dentro de la Empresa

c) El empleado deberá presentar la constancia de haber realizado la entrega en el momento

de realizar su rendición de cuentas.

Subgerencia Nacional Administrativa Confidencial Página 17 de 21

 CAPITULO V
VIAJES

ANEXO V.1 FORMULARIOS DE APROBACIÓN DE VIAJE NACIONAL

(A ser y completado e impreso por el solicitante)

Autorizacion viaje
nacional español.doc

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 CAPITULO V
VIAJES

ANEXO V.2. FORMULARIOS DE APROBACIÓN DE VIAJE INTERNACIONAL (Expense

Approval Request modificado)

(A ser y completado e impreso por el solicitante)

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 CAPITULO V
VIAJES

Autorizacion viaje
exterior.doc

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 CAPITULO V
VIAJES

ANEXO V.3 LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE

(Solicitar preimpresos a Almacenes de Oficina Central, o llenar e imprimir)

LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE

Nombre: Centro de costos:
IMPORTE
ITEM CONCEPTOS
Bs. $us
1 GASTOS DE PASAJES (Boletos de avión, Boletos de Bus o Flota)
2 GASTOS DE HOTEL (Según Facturas)
3 GASTOS DE ALIMENTACIÓN (Según Facturas)
- No se acepta facturas sólo con la denominación "CONSUMO"
- Si las facturas incluyen alimentación de varias personas, se debe
identificar claramente en el reverso de la factura los nombres de los funcionarios

4 GASTOS DE TRANSPORTE (De acuerdo a itinerario)

Monto: Domicilio-Aeropuerto, Aeropuerto-Hotel y viceversa

5 GASTOS DE TRANSPORTE (En el lugar)

6 DERECHO DE AEROPUERTO - AASANA (Según pase a bordo)
7 IMPUESTO AL VIAJERO (Aeropuerto)
8 OTROS GASTOS (Especificar obligatoriamente por ítems)
Teléfono
Internet
Correos
Lavandería
Limpieza
Propinas

9 MATERIALES DE ESCRITORIO
Papelería
Fotocopias

10 OTROS (Detallar)

TOTAL GASTOS - -
MENOS: IMPORTE ASIGNADO POR LA COMPAÑÍA
SALDO A FAVOR DE: ________________________________________________ - -

________________________ ________________________
Aprobado por: VoBo Administración
Nombre: …………………………… Nombre: ……………………………
Cargo: …………………………… Cargo: ……………………………

Liquidacion-_gastos_
viaje.xls

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