Manual de Politicas y Normas Administrativas V2

MANUAL DE POLITICAS
Y NORMAS ADMINISTRATIVAS
La Paz – Bolivia
2005
CONTENIDO DEL MANUAL
_______________________________________________________________________________
CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
Versión: 2005/V.1.0
Fecha de emisión: 30/06/2005
Fecha de inicio de vigencia: 01/07/2005
Elaborado por: Revisado por: Revisado por:
Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello

Jefatura Organización y Métodos Jefatura Nacional Administrativa Control de Operaciones AFP
Fecha : Mayo/2005 Fecha : Mayo /2005 Fecha : Mayo /2005
Aprobado por: Aprobado por: Aprobado por:
Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello

Gerencia Nacional Administrativo Gerencia General Gerencia Nacional de Operaciones
Financiero AFP Zurich
Fecha : Mayo /2005 Fecha : Mayo /2005 Fecha : Mayo /2005
Jefatura Nacional Administrativa Página 2 de 48

_______________________________________________________________________________
CONTENIDO
OBJETIVO ................................................................................................................................................... 5
ALCANCE .................................................................................................................................................... 5
INCUMPLIMIENTO ................................................................................................................................. 5
EXCEPCIONES .......................................................................................................................................... 5
CAPITULO I: CAJA CHICA..................................................................................................................... 6
1. POLÍTICA GENERAL ................................................................................................................ 6
2. NORMAS......................................................................................................................................... 6
ANEXO I.1 VALE DE CAJA CHICA DE LBC ................................................................... 10
ANEXO I.2 VALE DE CAJA CHICA DE ZSP.................................................................... 11
ANEXO I.3 VALE DE CAJA CHICA DE AFP ................................................................... 12
ANEXO I.4 RENDICIÓN DE CUENTAS DE CAJA CHICA......................................... 13
CAPITULO II. COMPRAS Y SERVICIOS ......................................................................................... 14
1. POLÍTICA GENERAL .............................................................................................................. 14
2. NORMAS....................................................................................................................................... 14
3. NORMAS SEGÚN EL MONTO DE LA ADQUISICIÓN ............................................... 16
4. NORMAS PARA ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE IT ............. 21
5. NORMAS PARA ADQUISICIÓN DE INSUMOS PARA ALMACEN CENTRAL .... 22
6. NORMAS DE SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS CON PROVEEDORES,

PRESTACIÓN DE GARANTÍAS Y FACTURACIÓN ............................................................... 22
7. COMPRAS DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................................ 23
ANEXO II.1 FORMULARIO DE SOLICITUD DE COMPRA....................................... 25
ANEXO II.2 FORMULARIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN ............................ 26
ANEXO II.3 CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES ................................. 27

_______________________________________________________________________________
ANEXO II.4 COMUNICACIÓN INTERNA ....................................................................... 28
ANEXO II.5 ORDEN DE CONTABILIZACIÓN.............................................................. 29
ANEXO II.6 ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS ............................................................. 30
CAPITULO III: REFRIGERIOS ........................................................................................................... 31
1. POLITICA GENERAL .............................................................................................................. 31
2. NORMAS....................................................................................................................................... 31
ANEXO III.1 AUTORIZACION DE REFRIGERIO ........................................................ 32
CAPITULO IV: GASTOS DE REPRESENTACIÓN....................................................................... 34
2. NORMAS....................................................................................................................................... 34
ANEXO IV.1 FORMULARIO PARA DESCARGO ........................................................... 35
CAPITULO V: VIAJES ............................................................................................................................ 36
2. NORMAS GENERALES DEL GRUPO................................................................................ 36
3. NORMAS LOCALES.................................................................................................................. 38
ANEXOS V.1 FORMULARIO DE APROBACIÓN DE VIAJE NACIONAL............. 44
ANEXOS V.2 FORMULARIO DE APROBACIÓN DE VIAJE INTERNACIONAL45
ANEXOS V.3 LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE................................................ 46
1. POLITICA GENERAL .............................................................................................................. 47
2. NORMAS PARA SUCURSALES, FILIALES O REGIONALES ..................................... 47
3. NORMAS PARA EDIFICIO DE OFICINA CENTRAL (LA PAZ) ................................ 47

INTRODUCCION
_______________________________________________________________________________
El presente manual engloba las políticas y normas de los aspectos administrativos que rigen a las
empresas que conforman el Grupo Zurich Bolivia: La Boliviana Ciacruz de Seguros y Reaseguros
S.A., Zurich Boliviana Seguros Personales S.A. y Futuro de Bolivia S.A AFP.
OBJETIVO
El objetivo del presente manual es el registro de las políticas y normas administrativas para fines
indicativos y de referencia. La aplicación de dichas políticas responde a la necesidad de control y
estandarización del tratamiento administrativo en los aspectos que serán descritos a largo del
presente documento.
ALCANCE
Las políticas y normas descritas a continuación, son aplicables a todo el personal del Grupo
Zurich Bolivia: La Boliviana Ciacruz de Seguros y Reaseguros S.A., Zurich Boliviana Seguros
Personales S.A. y Futuro de Bolivia S.A AFP.
INCUMPLIMIENTO
Todo funcionario del Grupo deberá ajustarse a las Políticas y Normas aquí descritas, caso
contrario deberá atenerse a las sanciones establecidas en el Reglamento Interno.
EXCEPCIONES
Cualquier norma que sea incumplida por excepción deberá necesariamente tener una autorización
escrita de su Gerencia de Área.

CAPITULO I
Caja Chica
_______________________________________________________________________________
CAPITULO I: CAJA CHICA
1. POLÍTICA GENERAL
Se denomina “Caja Chica” a los fondos destinados a cubrir gastos menores.
El monto máximo a ser otorgado mediante Caja Chica es de Bs. 200, para lo cual se
debe llenar previamente el formulario “Vale de Caja Chica” diseñado para tal efecto.
(Ver anexo adjunto).
Los montos asignados a las diferentes Cajas Chicas serán fijados mediante
disposiciones de la Jefatura Administrativa.
2. NORMAS
Los pagos que se efectúen con recursos de Caja Chica, deben ser requerimientos justificados
según las necesidades de las diferentes unidades de la empresa y no deberán exceder de un
monto de Bs. 200 por vez., el funcionario deberá llenar el formulario correspondiente de “Vale
de caja chica” diseñado para tal efecto (ver anexo), con todos los datos requeridos, detallando
el concepto del gasto, así como la fecha y el monto estimado.
Una vez llenado dicho formulario, y previa autorización y aprobación (firma y sello) del
inmediato superior (mínimamente Jefe de Área), será entregado al Responsable de Caja Chica
para que proceda al desembolso respectivo.
Una vez realizado el gasto, el funcionario deberá hacer la rendición de cuentas con la factura
adjunta al formulario aprobado por la Jefatura Nacional Administrativa (La Paz) o por el
Gerente de cada sucursal o Regional.
Si el monto requerido fuera mayor a Bs. 200, se procederá de acuerdo a la política de Gastos
(Cap. III, presente manual). Solamente en casos excepcionales el Gerente Financiero o Jefe
Nacional Administrativo autorizará pagos mayores a Bs. 200 por este medio.
Para respaldar el uso de fondos el Responsable de Caja Chica, deberá exigir que toda factura,
recibo, nota de venta y otros, sea extendida oficialmente a nombre de una de las compañías
con el NIT respectivo (La Boliviana Ciacruz de Seguros y Reaseguros S.A. – 1007017028,
Zurich Boliviana Seguros Personales S.A. – 1006989027 o Futuro de Bolivia S.A AFP –
1006803028). Además debe ser del mes corriente y los conceptos deben estar detallados. No se

CAPITULO I
Caja Chica
_______________________________________________________________________________
aceptarán para reembolso aquellas facturas con nombre particular, en blanco o sin el número
de NIT correspondiente.
Los gastos que no cuenten con facturas (por ejemplo gastos de transporte) deberán estar
respaldados por el Recibo de Caja chica, adjuntando al mismo el detalle de los tramos
efectuados. Asimismo, el servicio de taxi o en caso de emergencia servicio de radio taxi
serán utilizados solamente por funcionarios con un nivel de jerarquía mínimamente de
Jefatura.
Trabajos de fotocopiado y de transparencias fuera de la oficina, previamente autorizados por el

Jefe del Departamento Administrativo o Gerente de Sucursal o Regional.
Tanto las facturas como los recibos deben estar firmados por el solicitante y por el
funcionario que autorizó dicho gasto.
Está totalmente prohibido utilizar la Caja Chica para fines de préstamo a empleados, canje de
cheques con fecha adelantada o garantía. De igual manera se prohíbe la cancelación de cuentas
personales con estos recursos.
El Jefe del Departamento Contable, Tesorería, Auditoria Interna o Externa y el Jefe

Administrativo podrán realizar arqueos de Caja Chica sin necesidad de efectuar un preaviso. El
total del dinero en efectivo, mas los recibos, facturas, notas de venta y otros, deben ser
imprescindibles iguales al importe del fondo constituido.
Las facturas que no cumplan los requisitos numerados en el presente documento y que sean
aceptados por el Responsable de Caja Chica, serán rechazadas y será de responsabilidad de éste
la reposición de dicho monto.
Para la reposición de los fondos de Caja Chica se utilizará el Sistema de Fondo Rotativo que
permite rendiciones parciales, cuando se haya gastado aproximadamente un 40 % del total
asignado en la última reposición de fondos. Mientras se tramite la reposición, el Responsable
de Caja Chica podrá disponer del 60% restante. La reposición del fondo se efectuará
mínimamente 72 horas después de efectuada la rendición al Departamento Administrativo.
El Responsable de Caja Chica no está autorizado a delegar su responsabilidad parcial o total a

otros empleados, salvo causas de fuerza mayor con autorización superior.

CAPITULO I
Caja Chica
_______________________________________________________________________________
La rendición de cuentas para la reposición de Caja Chica deberá realizarse en el formato
establecido (Ver anexo adjunto).
En contenido de la Rendición de cuentas será la siguiente:
- Gerencia de la que depende el Responsable de Caja Chica
- Fechas a las que corresponde la rendición de Caja Chica
- Nombre del Responsable de Caja Chica
- Fecha de transacción
- Número de NIT
- Número de recibo o factura
- Nombre del Proveedor
- Detalle de gasto
- Monto en Bolivianos correspondiente a Recibos
- Monto en Bolivianos correspondiente a Facturas
- En el caso de compras con Factura, Importe Neto (corresponde al 0.87 o 87 % del

monto Total de la Factura)
- En el caso de compras con Factura, Crédito Fiscal, que corresponde 13 % del

monto total de la Factura
- En la oficina Nacional, cada rendición de cuentas debe estar firmada por el

Responsable de Caja Chica y el Jefe Administrativo o en su defecto por el
inmediato superior.
- En las oficinas regionales, cada rendición de cuentas debe estar firmada por el
Responsable de Caja Chica.
La rendición de cuentas deberá ir acompañada de las facturas, recibos de Caja Chica y

documentos que justifiquen cada uno de los desembolsos ordenados de acuerdo a la rendición
elaborada.

CAPITULO I
Caja Chica
_______________________________________________________________________________
En caso de cambio del Responsable de Caja Chica o cierre de Cajas Chicas, u otra disposición
similar, el último descargo del Responsable de Caja Chica debe ser realizado ante el
Departamento Contable, debe cerrar con saldo cero (0). Por tanto, cualquier efectivo
remanente debe ser depositado en la cuenta corriente a ser designada por la Jefatura Nacional
Administrativa e incluirse en el formulario de rendición de cuentas adjuntando la papeleta de
depósito.

CAPITULO I
Caja Chica
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ANEXO I.1 VALE DE CAJA CHICA DE LBC
LA BOLIVIANA CIACRUZ DE SEGUROS Y REASEGUROS S.A.
(Solicitar preimpreso a Almacenes de Oficina Central)

CAPITULO I
Caja Chica
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ANEXO I.2 VALE DE CAJA CHICA DE ZSP
ZURICH BOLIVIANA SEGUROS PERSONALES S.A.

CAPITULO I
Caja Chica
_______________________________________________________________________________
ANEXO I.3 VALE DE CAJA CHICA DE AFP
FUTURO DE BOLIVIA S.A. AFP

CAPITULO I
Caja Chica
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ANEXO I.4 RENDICIÓN DE CUENTAS DE CAJA CHICA
(Formato en Excel sugerido, haga doble clic sobre la hoja Excel)
RENDICION DE CUENTAS DE CAJA CHICA
PERIODO DE RENDICIÓN:
DEPARTAMENTO:
RESPONSABLE:
FECHA NIT No. FACTURA PROVEEDOR DETALLE DEL GASTO RECIBOS FACTURA VALOR NETO CRED.FISCAL TOTAL OBSERVACIONES
No. o RECIBO BS. BS. BS. BS. BS.
- -
0,00 0,00 0,00 0,00 -

- -
- -
0,00 0,00 0,00 0,00 -

- -
- -
0,00 0,00 0,00 0,00 -

-
- -
0,00 0,00 0,00 0,00 -
- -
0,00 0,00 0,00 0,00 -
T O T A L E S ( NETO Y CREDITO FISCAL ) - - -
TOTAL FACTURAS Y RECIBOS -

PROVISION FONDO FIJO 2.000,00
SALDO DISPONIBLE EN CAJA 2.000,00
Gerente Responsable de Caja Chica Responsable de Caja Chica

CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
CAPITULO II. COMPRAS Y SERVICIOS
Se contemplará dentro de la modalidad de compra toda aquella adquisición donde el bien deba
ser registrado contablemente como activo y la contratación de servicios.
El Departamento de Contabilidad tendrá la responsabilidad de la administración de activos, a

través de una persona encargada de realizar la contabilización mensual y alta de los mismos del
Área Contable.
El control de activos fijos se centralizará en la Oficina Central; por lo tanto el encargado de

compras de Activos en cada Sucursal1 o Regional2 deberá informar a ésta y cumplir con los
requisitos, que se especifican posteriormente, luego de la adquisición de un nuevo activo para
que la Oficina Central proceda a la codificación y registro de los mismos.
Todo bien o servicio que sea solicitado debe necesariamente estar presupuestado en la gestión
en la que se lo solicita, caso contrario deberá ser aprobado por el Comité de Mejoramiento de
Resultados (PIC) para su ejecución.
2. NORMAS
a) Para realizar un requerimiento de adquisición de bienes o servicios se debe seguir

detalladamente las Normas establecidas en el punto 3. Normas Según el Monto de la
Adquisición, del presente documento.
b) El funcionario deberá llenar el “Formulario de Solicitud de Compra” diseñado para tal

efecto, con todos los datos requeridos, detallando el motivo por el cual necesita dicha
compra o adquisición.
c) Las invitaciones a los proveedores se deberán realizar de forma escrita, según el formato
de Solicitud de Cotización diseñado para tal efecto.
Los encargados de “Compras” son:
1 Definición de oficina en el Interior para las Compañías de Seguros.

2 Definición de oficina en el Interior para Futuro de Bolivia AFP

CAPITULO II
Compras y Servicios
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• Oficina Central - La Paz: Jefatura Nacional Administrativa (dependiente de
la Gerencia Nacional Administrativa Financiera).
En las Sucursales o Regionales:
• Personal designado y supervisado por el Gerente Regional.
d) Para determinar la adjudicación de un bien o servicio, necesariamente debe existir el

“Cuadro Comparativo de Cotizaciones” debidamente llenado.
e) Se debe cotizar los bienes y/o servicios en el ámbito nacional y opcionalmente en el

ámbito internacional.
f) Si durante el transcurso de las actividades de compra se detectaran irregularidades en la

adjudicación de proveedores o se tuviera evidencia de la mala calidad de los trabajos o
servicios contratados, estos deben ser marcados como observados en la Base de Datos
de proveedores, para que en una próxima compra se tenga precaución con estos
proveedores.
g) Cuando sea conveniente, la Jefatura Nacional Administrativa podrá negociar el precio de

oferta de un proveedor.
h) La información relacionada con el proceso de adquisición y/o contratación deberá ser

tratada con reserva y confidencialidad por los responsables de la compra. A partir de la
fase de planeamiento hasta la adjudicación del contrato.
i) La Jefatura Nacional Administrativa notificará por medio de una carta al adjudicatario la

aceptación de la oferta.
j) Para efectuar el pago y para contabilizar la adquisición de un bien, especificado en el

punto 6 del presente Capítulo de Compras del Manual de Políticas y Normas
Administrativas, debe completarse el formulario de “Orden de Contabilización” (puede
ser formato preimpreso o el adjunto a este documento).
k) En caso de requerir un traslado o mantenimiento de activos, se debe llenar el formulario

de “Administración de Activos” (Instructivo OyM_IN_2004_29_V1 Bienes de Uso).

CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
l) Por razones de seguridad, costos y estandarización tecnológica, las adquisiciones
referentes a Productos y Servicios de IT tiene una Norma específica de adquisición,
detalladas en el punto 4 del presente Capítulo.
m) Las compras relacionada a obsequios, entretenimiento y contribuciones a clientes o

personal de la compañía estará regulados por el Manual de Estándares Mínimos de
Compliance, Capitulo referente a “Dinero y Otros Obsequios, Entretenimiento y
Contribuciones Políticas”.
3. NORMAS SEGÚN EL MONTO DE LA ADQUISICIÓN
Las solicitudes serán consideradas en forma diferenciada según el importe y el lugar que
requiera la adquisición:
3.1 ENTRE $US 20 A $100 PARA LA OFICINA CENTRAL (LA PAZ)
a) Llenar el Formulario de Solicitud de Compras, con la autorización del Gerente de

Área.
b) Entregar el formulario a la Jefatura Nacional Administrativa.
c) El Área Administrativa enviará la documentación al Departamento de Contabilidad para

su registro y su devengamiento respectivo, según lo especificado en el punto 6 del
presente Capítulo de Compras del Manual Políticas y Normas Administrativas.
d) El Área Administrativa realizará la entrega de la adquisición a la Gerencia que realizó el

requerimiento junto a la Nota de Recepción (Comunicación Interna) que debe ser
firmada como señal de aceptación y conformidad.
e) Toda la documentación será archivada en files por el Área Administrativa para

centralizar todo lo referente a las Compras del Grupo Zurich Bolivia.
3.2 ENTRE $US 20 A $US 100 PARA LAS SUCURSALES O REGIONALES
a) Llenar el Formulario de Solicitud de Compras, con la Autorización del Gerente de

Sucursal o Regional.
b) El Gerente de Sucursal o Regional será el responsable de enviar, en los posteriores 5 días

hábiles, toda la documentación a la Jefatura Nacional Administrativa.

CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
c) El Área Administrativa enviará la documentación al Departamento de Contabilidad para
d) Toda la documentación será archivada en files por el Área Administrativa para

3.3 ENTRE $US 100 a $us 500 PARA LA OFICINA CENTRAL (LA PAZ)
a) Llenar el Formulario de Solicitud de Compras, con el V°B° del Gerente de Área.
c) Posterior a la recepción por parte del Área Administrativa, se cursará invitaciones

escritas (Solicitudes de Cotizaciones) a los proveedores calificados para que elaboren sus
ofertas relativas a la compra de bienes o prestación de servicios (según el registro en la
Base de Datos de proveedores), debiendo obtener por lo menos dos ofertas
cotizaciones; las ofertas deben ser dirigidas a la Jefatura Nacional Administrativa,
indicando la descripción del bien, el precio ofertado, el tiempo de entrega y la garantía
ofrecida y se debe completar el Cuadro Comparativo de Cotizaciones de acuerdo a
criterios económicos ventajosos y a criterios de calidad de la oferta.
d) La Jefatura Nacional Administrativa autorizará la adquisición del bien o servicio,

y en el cuadro se debe indicar la empresa aprobada y/o adjudicada. En la medida de lo
posible, las adjudicaciones se harán siempre a la oferta económica más ventajosa para la
empresa, sin embargo se puede tomar como criterio de decisión otro parámetro como
ser calidad, la imagen empresarial, etc. en cuyo caso la fundamentación deberá estar
respaldada adecuadamente.
e) La Jefatura Nacional Administrativa notificará por medio de una carta al adjudicatario la

aceptación de la oferta.
f) En caso de no autorizar la adquisición del bien o servicio, se comunicará a la Gerencia

que realizó el requerimiento, con las explicaciones necesarias (Ej.: documentación
incompleta, requerimiento injustificado, etc.).

CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
g) El Área Administrativa enviará la documentación al Departamento de Contabilidad para
h) El Área Administrativa realizará la entrega de la adquisición a la Gerencia que realizó el

i) Toda la documentación será archivada en files por el Área Administrativa para

3.4 ENTRE $US 100 A $us 500 PARA LAS SUCURSALES O REGIONALES
a) Llenar el Formulario de Solicitud de Compras, con el V°B° del Gerente de Sucursal o

Regional
b) Se cursará invitaciones escritas (Solicitudes de Cotizaciones) a los proveedores

calificados para que elaboren sus ofertas relativas a la compra de bienes o prestación de
servicios (según el registro en la Base de Datos de proveedores de la sucursal o regional)
debiendo obtener por lo menos dos ofertas de cotizaciones; las ofertas deberán estar
dirigidas a la Gerencia de Sucursal o Regional, indicando la descripción del bien, el
precio ofertado, el tiempo de entrega y la garantía ofrecida, y se debe completar el
Cuadro Comparativo de acuerdo a criterios económicos ventajosos y a criterios de
calidad de la oferta.
c) Enviar toda la documentación a Oficina Central – Jefatura Nacional Administrativa,

para su evaluación.
d) La Jefatura Nacional Administrativa autorizará la adquisición del bien o servicio,

y en el cuadro se debe indicar la empresa aprobada y/o adjudicada. En la medida de lo
posible, las adjudicaciones se harán siempre a la oferta económica más ventajosa para la
empresa, sin embargo se puede tomar como criterio de decisión otro parámetro como
ser calidad, la imagen empresarial, etc. en cuyo caso la fundamentación deberá estar
respaldada adecuadamente.
e) La Jefatura Nacional Administrativa notificará a la Gerencia de Sucursal o Regional la

aceptación de la compra.
CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________

h) El Área Administrativa realizará la entrega de la adquisición a la Sucursal o Regional que

realizó el requerimiento junto a la Nota de Recepción (Comunicación Interna) que debe
ser firmada como señal de aceptación y conformidad.

3.5 ENTRE $US 500 o SUPERIOR PARA OFICINA CENTRAL (LA PAZ)
a) Llenar el Formulario de Solicitud de Compras, con el V°B° del Gerente de Área.
c) Posterior a la recepción por parte del Área Administrativa, se cursará invitaciones

escritas (Solicitudes de Cotizaciones) a los proveedores calificados para que elaboren sus
ofertas relativas a la compra de bienes o prestación de servicios (según el registro en la
Base de Datos de proveedores), debiendo obtener por lo menos tres ofertas de
cotizaciones; las ofertas deben ser dirigidas a la Jefatura Nacional Administrativa,
indicando la descripción del bien, el precio ofertado, el tiempo de entrega y la garantía
ofrecida y se debe completar el Cuadro Comparativo de Cotizaciones de acuerdo a
criterios económicos ventajosos y a criterios de calidad de la oferta.
d) La Jefatura Nacional Administrativa pasará toda la documentación de adquisición al

Comité de Mejoramiento de Resultados (PIC).
e) El Comité de Mejoramiento de Resultados (PIC) dará la autorización para la

adquisición del bien o servicio. El cuadro debe indicar la empresa aprobada y/o
adjudicada. En la medida de lo posible, las adjudicaciones se harán siempre a la oferta
económica mas ventajosa para la empresa, sin embargo se puede tomar como criterio de

CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
decisión otro parámetro como ser calidad, la imagen empresarial, etc. en cuyo caso la
fundamentación deberá estar respaldada adecuadamente.
f) En caso de que la adjudicación sea mayor a $US 1000, el Área Administrativa solicitará
al Área Jurídica de la Compañía proceder a elaborar un Contrato, con las
especificaciones necesarias por la compra o contratación del bien y/o servicio.
g) En caso de no autorizar la adquisición del bien o servicio, se comunicará a la Gerencia

h) El Área Administrativa enviará la documentación al Departamento de Contabilidad para

i) El Área Administrativa realizará la entrega de la adquisición a la Gerencia que realizó el

j) Toda la documentación será archivada en files por el Área Administrativa para

3.6 ENTRE $US 500 o SUPERIOR PARA LAS SUCURSALES O REGIONALES
a) Completar el Formulario de Solicitud de Compras, con el V°B° del Gerente de Sucursal

o Regional.
b) Se cursará invitaciones escritas (Solicitudes de Cotizaciones) a los proveedores

calificados para que elaboren sus ofertas relativas a la compra de bienes o prestación de
servicios (según el registro en la Base de Datos de proveedores de la sucursal o regional)
debiendo obtener por lo menos tres ofertas de cotizaciones; las ofertas deberán estar
dirigidas a la Gerencia de Sucursal o Regional, indicando la descripción del bien, el
precio ofertado, el tiempo de entrega y la garantía ofrecida, y se debe elaborar el Cuadro
Comparativo de acuerdo a criterios económicos ventajosos y a criterios de calidad de la
oferta.
c) Enviar toda la documentación a la Jefatura Nacional Administrativa para que sea

derivada al Comité de Mejoramiento de Resultados (PIC).
CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
d) El Comité de Mejoramiento de Resultados (PIC) autorizará la adquisición del
bien o servicio. El cuadro debe indicar la empresa aprobada y/o adjudicada. En la
medida de lo posible, las adjudicaciones se harán siempre a la oferta económica mas
ventajosa para la empresa, sin embargo se puede tomar como criterio de decisión otro
parámetro como ser calidad, la imagen empresarial, etc. en cuyo caso la fundamentación
deberá estar respaldada adecuadamente.
e) En caso de que la adjudicación sea mayor a $US 1000, el Área Administrativa solicitará
al Área Jurídica de la Compañía proceder a elaborar un Contrato, con las
especificaciones necesarias por la compra o contratación del bien y/o servicio.

que realizó el requerimiento, con las explicaciones necesarias (documentación

h) El Área Administrativa realizará la entrega de la adquisición a la Gerencia que realizó el


NOTA.- Los requerimientos de compras cuyo costo sea menor a $us 20. será solventado vía fondo fijo
de Caja Chica.
4. NORMAS PARA ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE IT
La solicitud de compra de equipos de computación (monitor, teclado, Mouse), impresoras

módem multiplexores y/o otros equipos que se conecten al CPU central, una vez recibida por
el Área Administrativa, será derivada al Área de Información y Tecnología por razones de
seguridad, para que sea aprobada, rechazada, completada y/o modificada las especificaciones
del requerimiento y se ajuste a las necesidades y estándares tecnológicos. Luego se procederá
de acuerdo a la adquisición de activos:
CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
- Categoría A: Costo mayor a USD 100.000 (Aprueba el CITO)
- Categoría B: Costo mayor a USD 50.001 y menor o igual a USD 100.000 (Aprueba CIO
IDB)
- Categoría C: Costo mayor a USD 20.001 y menor o igual a USD 50.000 (Aprueba el
CIO Regional)
- Categoría D: Costo menor o igual a USD 20.000 (Aprueba el CIO Local)
Las cifras mencionadas anteriormente corresponden al costo total de la compra y no se refiere

al monto de posibles pagos fraccionados.
5. NORMAS PARA ADQUISICIÓN DE INSUMOS PARA ALMACEN CENTRAL
Debido a que en el Almacén de Oficina Central es necesario contar con un stock mínimo
de insumos, la compra de estos se realizará mediante una solicitud del encargado de
Almacenes (Formulario de Solicitud de Cotización Anexo II.2.) dirigida a la Jefatura
Nacional Administrativa, especificando el insumo y la cantidad requerida, una vez revisada
y aprobada por esta Jefatura pasará a cotizaciones.
Las cotizaciones recibidas serán detalladas en un Cuadro Comparativo (formato
especificado en el Anexo II.3) y se adjudicará la compra al proveedor en base a la mejor
oferta económica y calidad (las cotizaciones podrán tener una validez máxima de 30 días).
6. NORMAS DE SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS CON PROVEEDORES,

PRESTACIÓN DE GARANTÍAS Y FACTURACIÓN
a) Los contratos a celebrarse con los proveedores de bienes y/o servicios, serán de
responsabilidad del Gerente del Área Jurídica, que los suscribirá en todas las hojas en
forma previa a la firma del o los responsables designados por la Compañía.
b) Todo pago anticipado que se otorgue a los proveedores de bienes y/o servicios
posteriores a la firma del contrato, debe realizarse mediante cheque, debiendo recabar
del oferente una factura por el mismo monto del anticipo a nombre de la compañía
incluyendo obligatoriamente el número de NIT. En caso de ser un anticipo entre el 20%
y 50% se requiere una boleta de garantía bancaria o una póliza de cauciones. No se
otorgan anticipos mayores al 50 % del total.

CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
c) Por toda compra de bienes o contrato de servicios, se debe recabar del proveedor una
factura valorada por la Dirección General de Impuestos Internos, a nombre de La
Boliviana Ciacruz S.A.(Seguros Generales) NIT 1007017028 , Zurich Boliviana (Seguros
Personales) NIT 1006989027 y Futuro de Bolivia AFP NIT 1006803028.
d) Los contratos que se realicen tanto para compras y contrataciones de bienes y/o
servicios con proveedores del exterior, donde no es posible recabar una factura, (Nota
fiscal o documento equivalente) deberá ser objeto de retención del Impuesto respectivo
sobre el total del monto imponible (12.5%).
7. COMPRAS DE ACTIVOS FIJOS
a) Altas: Cada vez que la compra del bien se haga efectiva en el interior del país los
responsables de “Compras” de cada sucursal o regional, darán a conocer al Área
Administrativa de la Oficina Central toda la información necesaria para proceder a la
contabilización mensual mediante el envío de:
- Fotocopia de facturas, comprobantes de pago y/o documentación pertinente.
- Orden de Contabilización.
La contabilización del alta de activos fijos se realizará en el Módulo de Activos Fijos del
sistema SAP/R3.
Después de realizar el alta de activos mensualmente, el responsable de activos fijos de

oficina central enviará a todas las sucursales o regionales, etiquetas de identificación
física del bien adquirido, esto con el objeto de mantener un control efectivo de los
bienes con los que cuenta tanto La Boliviana Ciacruz de Seguros y Reaseguros S.A.,
Zurich Boliviana Seguros Personales S.A. y AFP Futuro de Bolivia.
Transferencia: El traslado de activos entre sucursales o regionales y centros de costo3 se

realizará previo llenado del “Formulario de Administración de Activos” por el encargado de
3 Centro de Costo Es un punto de reunión en el que se planifican, recopilan y registran los gastos. Un centro de costos indica dónde se han
producido los gastos.

CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
activos fijos de cada sucursal o regional quien remitirá mensualmente, copia del formulario al
Departamento de Contabilidad “Encargado de activos fijos” de la oficina central para su
actualización en el módulo de activos fijos.
Baja: En caso de que el Área Administrativa determine que un activo fijo debe ser dado de
baja, esta información también se remitirá al encargado de activos fijos de la Oficina Central
para su procesamiento de acuerdo a la normativa específica, la misma que estará sujeta a las
disposiciones del Servicio de Impuestos Nacionales.

CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
ANEXO II.1 FORMULARIO DE SOLICITUD DE COMPRA
(Impreso y completado por el solicitante)
FORMULARIO DE SOLICITUD DE COMPRA
AREA SOLICITANTE:
COMPRA PRESUPUESTADA: SI NO
LUGAR Y FECHA: , de de 200
DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD
SOLICITANTE AUTORIZACION ADMINISTRACIÓN

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
ANEXO II.2 FORMULARIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
(Impreso por el solicitante y entregado al proveedor)
SOLICITUD DE COTIZACIÓN
Señores:
Solicitamos cotización de lo siguiente:
CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION PRECIO TOTAL

UNITARIO
GARANTÍA:
TIEMPO DE
ENTREGA:
TIEMPO VALIDO DE LA COTIZACIÓN:
DESCUENTOS:
DIRECCIÓN:
TELEFONO:
SELLO O FIRMA
ZURICH BOLIVIA CALLE COLON 288
LA PAZ - BOLIVIA

CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
ANEXO II.3 CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

(Impreso y completado por el responsable de las cotizaciones)
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

COTIZACION 1 COTIZACION 2 COTIZACION 3 COTIZACION 4
NOMBRE DE LA NOMBRE DE LA NOMBRE DE NOMBRE DE
EMPRESA EMPRESA LA EMPRESA LA EMPRESA
ITEM DESCRIPCION CANTIDAD
Precio Precio Precio Precio Precio Precio Precio Precio
Unitario Total Unitario Total Unitario Total Unitario Total
Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs.- Bs.-
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
TOTAL
Observaciones:
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
NOMBRE Y FIRMA

CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
ANEXO II.4 COMUNICACIÓN INTERNA
(Solicitar preimpreso a Almacenes de Oficina Central o Impreso y completado por el

solicitante)
COMUNICACIÓN INTERNA
Para:
De:
Fecha:
Referencia:
Firma Administrativa
Firma del Responsable

CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
ANEXO II.5 ORDEN DE CONTABILIZACIÓN
(Solicitar Preimpreso a Almacenes de Oficina Central o la impresión automática en la

aplicación desarrollada por el Área de Contabilidad)

CAPITULO II
Compras y Servicios
_______________________________________________________________________________
ANEXO II.6 ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS
(Impreso y completado por el responsable de la Administración de Activos)
ADMINISTRACION DE ACTIVOS
TRASLADO MANTENIMIENTO
DE GERENCIA / DEPARTAMENTO A GERENCIA / DEPARTAMENTO
BIENES DE USO Nº DE SERIE MARCA CODIGO INTERNO
OBSERVACIONES:
ENTREGUE CONFORME AUTORIZACION RECIBI CONFORME

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

CAPITULO III
Refrigerios
_______________________________________________________________________________
CAPITULO III: REFRIGERIOS
1. POLITICA GENERAL
El gasto por refrigerio fuera de horario de oficina se reconoce solamente a partir de hrs. 21:00
con previa autorización de la Gerencia de su Área y la presentación de la Autorización para
Ingreso fuera de horarios de oficina. El monto límite es de Bs. 16 por persona.
Se debe llenar previamente el formulario “Autorización de Refrigerio” diseñado para tal

efecto. (Adjunto en el Anexo III).
2. NORMAS
a) El(los) funcionario(s) deberá(n) previamente tener la autorización de “Permanencia en

las instalaciones fuera de horarios de oficina” (Cap. VIII. Permanencia en las
Instalaciones fuera de horarios de oficina).
b) El(los) funcionario(s) deberá(n) previamente llenar el formulario de “Autorización de

Refrigerio” (Adjunto en el documento), con todos los datos requeridos, detallando la
fecha, área en la(s) que trabaja(n), nombre(s), departamento, firma(s), el motivo por el
cual permanecerá en oficina fuera de los horarios establecidos, la firma de la persona que
autoriza y aprueba (Gerencia de su Área o Gerente de Sucursal o Regional) y el monto
de consumo del refrigerio (no más de 16 Bs.).
c) Si el funcionario quisiera realizar un gasto mayor al estipulado por la Compañía, el

excedente deberá correr por su cuenta. De cualquier manera la Compañía solo recibirá
facturas por el monto establecido, para lo cual el empleado deberá solicitar al remitente
de la factura dividirla en dos; una para la compañía por no más de 16 Bs. y otra para el
funcionario por el monto que exceda a dicha cantidad.
d) Se deberá presentar en caja, caja chica o tesorería la factura del consumo con el NIT de
la Compañía correspondiente (Seguros Generales 1007017028 – Seguros Personales
1006989027 – AFP 1006803028) junto con el formulario autorizado para que se proceda
al reembolso respectivo, en un plazo máximo de 2 días de haber sido emitida la factura.
En caso de que este documento no cumplan las especificaciones antes mencionadas, no se

procederá al reembolso.

CAPITULO III
Refrigerios
_______________________________________________________________________________
ANEXO III.1 AUTORIZACION DE REFRIGERIO

CAPITULO IV
Gastos de Representación
_______________________________________________________________________________
CAPITULO IV: GASTOS DE REPRESENTACIÓN
Todo gasto de representación debe ser único y exclusivamente con fines destinados a
negociaciones para las empresas del Grupo.
Los gastos de representación serán reembolsados previa presentación del formulario “Gastos
de Representación” diseñado para tal efecto. (Ver anexo adjunto)
Los empleados autorizados deben ejercitar su mejor juicio para asegurar que los costos por
comida y atención estén dentro de los niveles razonables.
2. NORMAS
Los Gastos de representación están autorizados únicamente para personal de niveles: CEO
(Presidente) y Gerentes Generales /Nacionales /Sucursal o Regionales.
Luego de haber atendido a la reunión, el funcionario llenará el formulario “Gastos de

Representación”, con todos los datos requeridos, detallando el motivo por el cual se realizaron
los gastos de representación.
La factura debe tener imprescindiblemente el NIT de la Compañía correspondiente (La

Boliviana Ciacruz de Seguros y Reaseguros S.A. 1007017028 /Zurich Boliviana Seguros
Personales 1006989027 /Futuro de Bolivia AFP 100680328), conteniendo la descripción del
consumo (número de comidas y otros consumos adicionales), no se aceptará las facturas que
tengan la descripción “Consumo”. La Compañía no reconocerá el consumo de bebidas
alcohólicas, cumpliendo con las normas de Compliance.
Para el caso de las Gerencias Regionales o de Sucursales, una vez llenado dicho formulario,
este debe tener la aprobación de la Gerencia Comercial.
El formulario completado junto a la factura debe ser entregado a la Jefatura Nacional

Administrativa para que se proceda al reembolso respectivo.
Si el monto de la factura excede los Bs. 100 por persona, pasará a ser aprobado por el Comité
PIC. Adicionalmente, el monto de propina no deberá exceder el 10% del total de la factura.
Dicha factura deberá presentarse en un máximo de 48 horas y no se debe pasar del mes de la
emisión para evitar que la Compañía pierda el crédito fiscal.

CAPITULO IV
Gastos de Representación
_______________________________________________________________________________
ANEXO IV.1 FORMULARIO PARA DESCARGO
FORMULARIO PARA DESCARGO

GASTOS DE REPRESENTACIÓN
FECHA DEL EVENTO: / /
LUGAR DEL EVENTO:
NOMBRE DEL FUNCIONARIO:
NOMBRE DE PARTICIPANTES:
TIPO DE GASTO: Desayuno Almuerzo Cena
MOTIVO DE REUNIÓN:
MONTO DEL CONSUMO: Bs./ $us
FIRMA DEL FUNCIONARIO:
CENTRO DE COSTO:
AUTORIZADO POR
NOMBRE:
FIRMA
VºBº DE ADMINISTRACIÓN
NOMBRE: FECHA: / /
FIRMA
OBSERVACIONES:
ZBO/ADM/05A

CAPITULO V
Viajes
_______________________________________________________________________________
CAPITULO V: VIAJES
Para cada viaje se deberá contar con la autorización correspondiente al nivel de aprobación de
acuerdo al destino del viaje.
En todos los casos, el funcionario deberá llenar previamente el formulario “Autorización de

Viaje” diseñado para tal efecto (Ver anexo), y remitir el mismo una vez aprobado a la Jefatura
Administrativa (oficina La Paz) o al Gerente de cada sucursal o regionales para realizar el viaje.
Asimismo, luego de cada viaje el funcionario deberá realizar su liquidación de viajes llenando el
formulario diseñado para ello y entregarlo a la Jefatura Nacional Administrativa o en el caso de
sucursales o regionales, al gerente para su revisión y aprobación.
2. NORMAS GENERALES DEL GRUPO
A. Niveles de Aprobación:
a) Viajes internacionales – Fuera de la región de América Latina
Todos los viajes con destino a un país fuera de la región deben necesariamente ser
previamente autorizados por el CEO regional. El CEO local debe realizar la solicitud
de autorización con la siguiente información:
• Nombre de la persona que realizará el viaje

• Fecha del viaje
• Destino
• Propósito del viaje
• Clase del vuelo
Para requerir dicha aprobación, el solicitante debe completar el formulario Expense
Approval Request Form, hacerlo aprobar por el CEO Local y enviarlo por correo
electrónico al CEO Regional quien enviara su respuesta en los siguientes dos días
laborales.
Viajes Internacionales dentro de los países de la región de América Latina

CAPITULO V
Viajes
_______________________________________________________________________________
Todos los viajes entre los diferentes países de la región deben ser previamente
autorizados por el CEO regional. La aprobación debe ser requerida por el CEO local
con la siguiente información:
• Nombre de la persona que realizará el viaje

• Fecha del viaje
• Destino
• Propósito del viaje
• Clase del vuelo
Para requerir dicha aprobación, el solicitante debe completar el formulario Expense
Approval Request form, hacerlo aprobar por el CEO Local y enviarlo por correo
electrónico al CEO Regional quien enviara su respuesta en los siguientes dos días
laborales.
Las excepciones a esta norma son:
- Todos los viajes del Staff Regional Funcional que reporta a Zurich Shared Services.
Dichos viajes deben ser presupuestados y previamente autorizados por el CEO de
ZSS.
- Todos los viajes relacionados con el proyecto de Plataforma (Información y

Tecnología) Regional. Dichos viajes deben ser previamente autorizados por el
Director Regional del Proyecto.
- Todos los viajes por Staff de SAP RCC. Dichos viajes deben ser presupuestados y
previamente autorizados por el CEO de ZSS.
Todos los viajes relativos al programa ICR, que deben ser previamente autorizados por
el CFO regional.
Viajes locales – entre ciudades del mismo país
Todos los viajes al interior del país deben realizarse solo si estos son esenciales en el
desarrollo de nuestro negocio. Estos serán previamente aprobados por CEO local.
Para requerir aprobación, el Gerente de cada Sucursal o Regional debe solicitar
autorización presentando solicitud de viaje vía fax al CEO local.

CAPITULO V
Viajes
_______________________________________________________________________________
En el caso de los funcionarios de Futuro de Bolivia S.A. AFP, deben dirigir su solicitud
a la Gerencia General de dicha empresa.
B. Clase del vuelo
Todo el personal deberá viajar solo en clase económica a cualquier destino.
El CEO puede viajar en primera clase a todos los destinos pero se espera ejercite su
mejor juicio en si el gasto extra es justificable en rutas de corta duración.
C. Hoteles
En cuanto sea posible, los empleados se hospedarán en los hoteles que tengan
especiales acuerdos comerciales con la entidad Zurich local. Donde este tipo de
acuerdos no exista, regirse a la política de este manual.
3. NORMAS LOCALES
A. Emisión y autorización del Formulario "Autorización de viajes"
a) Una vez autorizado el viaje se procederá a la compra de pasajes aéreos, para lo cual solo
deben utilizarse las agencias de viaje autorizadas en cada Sucursal o Regional, tomando
en cuenta ventajas comparativas y costos. La labor de reserva de pasajes ha sido
asignada, en el caso de La Paz, a la Asistente de Presidencia y Secretaria de Gerencia
General de Futuro de Bolivia; en las sucursales o regionales, la secretaria de Gerencia.
b) Todo el personal debe llenar y presentar el formulario de “Autorización de Viajes”

firmado, como constancia de la autorización, a la Jefatura Administrativa (La Paz) o al
Gerente de cada sucursal o regional.
c) La asignación de dinero para gastos de viaje es autorizada por la Jefatura Nacional

Administrativa, debe ser a cargo de cuentas por rendir, y por lo tanto los gastos que
realice el funcionario deben estar sustentados por facturas, excepto el monto fijo para
viático y gastos de movilidades (taxi, radio taxi y otros).

CAPITULO V
Viajes
_______________________________________________________________________________
B. Gastos de Pasajes, Transporte y Alojamiento
a) Se debe comunicar al Gerente de la Sucursal o Regional respectiva, el viaje del

funcionario y por tanto la sucursal o regional debe efectuar la reserva de habitación en
un hotel autorizado por la oficina según el cargo y categoría del funcionario y
aprovechando aquellos que cuente con acuerdos comerciales con la compañía.
CARGO CATEGORÍA
DEL HOTEL
CEO 5 Estrellas
Gerencias Nacionales 5 Estrellas
Gerencias Regionales 4 Estrellas
Resto del Personal 3 Estrellas
b) Se entiende por gasto de alojamiento la noche para el empleado y su respectivo

desayuno. La empresa sólo reconocerá este gasto cuando el empleado permanece al
menos un día de viaje. Gastos extras o de Frigobar no serán reconocidos.
c) Si el empleado permanece en el hotel más de 3 noches, la empresa reconocerá costos de

limpieza de ropa del empleado que se realicen durante su viaje. Sin embargo, si el tiempo
que excede las 3 noches es tiempo adicional y voluntario por parte del empleado, la
empresa no reconocerá costo de limpieza de ropa.
d) La empresa reconocerá también una llamada telefónica privada en forma diaria, al lugar
de su residencia (tres minutos como máximo).
e) La empresa reconocerá, además de la llamada personal mencionada anteriormente, los

gastos de llamadas telefónicas hacia las oficinas.
f) En caso de viajes que tengan como destino las zonas consideradas “O” y que la empresa
no tuviese forma de realizar reserva, el empleado deberá hospedarse en el hotel de
aceptable categoría. En este caso, la empresa proporcionará los medios económicos para
sufragar los gastos de alojamiento.
g) Se entiende por gastos de alimentación el costo equivalente a la comida de medio día, al

café y a la cena en la ciudad de destino.
h) Le empresa reconocerá como máximo los gastos de alimentación especificados.

CAPITULO V
Viajes
_______________________________________________________________________________
VIAJES INTERNACIONALES VIAJES NACIONALES
(En USD.) (En Bs.)
Gastos de Alimentación Gastos de Transporte Gastos de Alimentación Gastos de Transporte
A B C D A B C D M N O M N O
90 50 90 90 200 60 200 200 100 70 40 250 150 80
Zonas4:
A: Internacional USA
B: Internacional Latinoamérica
C: Internacional Europa
D: Internacional Otro
M: Nacional, La Paz, Cochabamba y Santa Cruz
N: Nacional, resto de las capitales de departamento del País
O: Nacional, resto de centros poblados del país
Tiempo:
Medio día, viaje durante el cual el empleado permanece menos de 12 horas en
el lugar de destino.
Día completo, viaje durante el cual el empleado permanece mas de 12 horas en
el lugar de destino.
i) Para los Gastos de Transporte hacia y desde centros de embarque y en la ciudad de
destino y Derecho de Aeropuerto la empresa entregará un monto que el funcionario
deberá rendir cuentas en el detalle de los gastos erogados por este concepto a su retorno
del viaje.
j) Si existiese saldo a favor de la empresa, éste deberá ser depositado en el Banco en al

cuenta establecida por la Jefatura Administrativa. Si existiese saldo a favor del
funcionario, le será reembolsado por la empresa.
k) La empresa cubrirá los costos de Pasajes, Visas e Impuestos del Empleado, para lo cual
éste debe contactarse con la Jefatura Nacional Administrativa.
l) Estos montos serán entregados por día y son techos máximos de consumo. El
funcionario deberá rendir cuentas con los respaldos correspondientes.
4 Se considera la Zona, en base a la zona a la cual viajó el empleado sin importar la procedencia.

CAPITULO V
Viajes
_______________________________________________________________________________
m) En el caso de vuelos locales, todos los viajes se realizarán en clase turista y sólo en caso
excepcional (urgencia comprobada), Presidencia o Gerencia General AFP autorizarán
que un funcionario viaje en business o primera clase.
D. Presentación de Liquidaciones
a) El funcionario de la Compañía al momento de dejar el hotel donde estuvo hospedado,

tiene la obligación de revisar la factura que el hotel emite y verificar que los montos por
concepto de alojamiento y los cargos adicionales por los diversos servicios de hotelería
facturados sean los correctos, firmando la factura en señal de conformidad.
Una vez que el funcionario retorna al lugar de origen, debe elaborar su "Liquidación de
Gastos de Viaje" (Anexo V.3) tomando en cuenta las siguientes consideraciones:
- Para evitar que la Compañía pierda el crédito fiscal generado por consumos, el
funcionario que se encuentre de viaje, debe presentar las facturas por gastos en el
mes en el que se incurrió el gasto, en caso de encontrarse de viaje debe solicitar en
la sucursal o regional de destino el reembolso de los gastos realizados hasta el cierre
de Balance, de manera que esta asume el gasto o envía el cargo a la sucursal o
regional correspondiente. Caso contrario el crédito fiscal perdido será descontado
del sueldo del funcionario.
- Debe presentar los pases a bordo al avión o boletos de flota e incluir el

comprobante de pago por derechos de uso de Aeropuerto o Terminal de
autobuses.
- Debe presentar todas las facturas del mes por concepto de alimentación y
adjuntarlas a la liquidación. Las facturas que presenten los funcionarios deben ser a
nombre de Empresa y por tanto deben llevar el NIT correspondiente, cuyo
número es 1007017028 para La Boliviana Ciacruz de Seguros y Reaseguros S.A.,
1006989027 para Zurich Boliviana Seguros Personales S.A. y 100680328 para
Futuro de Bolivia S.A. AFP.
- En las "Liquidaciones de Gastos de Viaje", se debe incluir los comprobantes de

cada uno de los rubros de gastos efectuados en los hoteles.

CAPITULO V
Viajes
_______________________________________________________________________________
E. Revisión y aprobación de liquidaciones
a) La revisión y aprobación de las "Liquidaciones de Gastos de Viaje" será responsabilidad

de la Jefatura Nacional Administrativa para oficina Nacional y La Paz, previo VºBº de la
Gerencia de Área a la que pertenece el empleado.
b) Para el caso de las Sucursales o Regionales, las "Liquidaciones Gastos de Viaje" deben
ser presentadas a los Gerentes de la Sucursal o Regional.
c) Previa aprobación de las liquidaciones, el responsable debe revisar cuidadosamente que

las mismas hayan sido presentadas con la documentación que sustente y que los gastos
realizados por el funcionario sean razonables.
d) Si alguno de los rubros presentados en la liquidación tuviese irregularidades o se

detectaran excesos en los gastos, la liquidación podrá ser rechazada y por tanto no
aprobarse, debiendo el funcionario regularizarla en las próximas 48 horas.
e) Posterior a la aprobación de las “Liquidaciones de Viaje” estas se remiten al Auxiliar

Operativo o funcionario designado, para que efectúe la regularización de las cuentas que
quedan pendientes al momento de entregar los anticipos y gastos de viaje al funcionario.
f) Los importes de las liquidaciones cuyo saldo sea a favor de la Compañía deben ser
empozados de inmediato en Tesorería (Cajas), una vez aprobada la correspondiente
liquidación. Si el saldo de la liquidación fuera a favor del funcionario, la Compañía
devolverá el importe correspondiente también en forma inmediata.
g) En caso de que el funcionario hubiera utilizado menor dinero del asignado para el viaje,
deberá hacer la devolución en caja o tesorería o depositarlo en la cuenta corriente, ésta
entregará un recibo por el monto recibido y el funcionario con dicho recibo podrá
proceder a la liquidación de gastos.
h) En el caso de viaje de un funcionario de Oficina Nacional, el gasto relativo al hotel

deberá ser cancelado por la Sucursal o Regional de destino.
i) Asimismo, de tratarse de un funcionario que pertenece a una Sucursal o Regional del

Interior, ésta pagará el gasto de hotel.

CAPITULO V
Viajes
_______________________________________________________________________________
j) Las Sucursales o Regionales deben establecer convenios con hoteles locales de distinta
categoría, con la finalidad de agilizar los trámites principalmente de reservaciones y
facturación.
k) El tiempo de viaje de los funcionarios está limitado al número de días establecido y

autorizado por la Compañía. En caso de que el empleado quiera extender ese tiempo, la
Compañía no reconocerá ningún tipo de gasto incurrido en los días adicionales.
l) Para facilitar la presentación de facturas por concepto de alimentación de dos o más

funcionarios que desayunen, almuercen o cenen juntos, bastará que uno sea el
responsable de pagar la factura, detallando al reverso de la factura los nombres de las
personas que lo acompañaron.
m) Los encargados al momento de efectuar reservas en los hoteles autorizados, deben

mencionar claramente en la carta, que la Compañía solo reconocerá los importes
correspondientes a los conceptos de hospedaje, alimentación por parte de funcionarios
que se hospedan.
n) La Compañía permite que el funcionario realice, a cargo de la compañía, una llamada

familiar o personal de larga distancia por un máximo de tres minutos por día
o) La Compañía no reconocerá el consumo de artículos de frigobar, tampoco de llamadas

telefónicas personales de larga distancia que excedan a lo estipulado en el punto anterior.
En caso de que existiesen, el funcionario deberá cancelarlo al momento de dejar el hotel.
Si excepcionalmente La Compañía recibiera cargos por estos conceptos, la
Administración de la Compañía deducirá el importe correspondiente de los haberes
mensuales del funcionario.
p) La Compañía no reconocerá el consumo de bebidas alcohólicas de ningún tipo dentro

de las liquidaciones en el rubro de gastos de alimentación.
q) Los gastos de representación, deberán regirse de acuerdo al Capítulo IV de este Manual.

CAPITULO V
Viajes
_______________________________________________________________________________
ANEXOS V.1 FORMULARIO DE APROBACIÓN DE VIAJE NACIONAL
Solicitud de Aprobación de Gastos
A: Nombre :
De: Nombre :
Firma: ______________________
Autorización Viaje Seminario/Taller Consultoría Infraestructura Entrenamiento
para:
Fecha :
Descripción de los gastos, para los cuales se requiere la aprobación :
Destino de Viaje:
Total días de viaje:
Motivo:
Monto Asignado: USD/Bs.
Nota:- Para los viajes, incluir el propósito, nombres, fechas, destinos, clase de boleto, etc. Finalizado el viaje,
se debe presentar un Informe sobre el mismo. Quién no diera cumplimiento a este trámite de aprobación de
viaje y a la entrega del mencionado Informe, será sancionado y los gastos cargados a su cuenta personal.
Fecha de Aprobación:
Nombre y firma de la Aprobación:

CAPITULO V
Viajes
_______________________________________________________________________________
ANEXOS V.2 FORMULARIO DE APROBACIÓN DE VIAJE INTERNACIONAL
Solicitud de Aprobación de Gastos
To: Nombre :
From: Nombre :
Firma: _______________________
Authorization Travel Workshop Consulting Infrastructure Training
for:
Date:
Description of the expenses that require approval:
Destino de Viaje:
Total días de viaje:
Motivo:
Monto Asignado: USD/Bs.
Nota:- Para los viajes, incluir el propósito, nombres, fechas, destinos, clase de boleto, etc. Finalizado el viaje,
se debe presentar un Informe sobre el mismo. Quién no diera cumplimiento a este trámite de aprobación de
viaje y a la entrega del mencionado Informe, será sancionado y los gastos cargados a su cuenta personal.
Fax number to send approval:

Approval Signature and Date:

CAPITULO V
Viajes
_______________________________________________________________________________
ANEXOS V.3 LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE
(Solicitar preimpresos a Almacenes de Oficina Central)

CAPITULO VI
Permanencia en Instalaciones fuera de horario de oficina
_______________________________________________________________________________
CAPITULO VI: PERMANENCIA EN INSTALACIONES FUERA DE
HORARIOS DE OFICINA
1. POLITICA GENERAL
Ninguna persona podrá permanecer sin la autorización respectiva en las instalaciones de las
oficinas del Grupo Zurich Bolivia (La Boliviana Ciacruz de Seguros y Reaseguros S.A., Zurich
Boliviana de Seguros Personales S.A., AFP Futuro de Bolivia) pasadas las 20:00 hrs. en días
laborales y en cualquier horario de días no laborales.
2. NORMAS PARA SUCURSALES, FILIALES O REGIONALES
El funcionario que tengan necesidad de permanecer un tiempo adicional deberá previamente

tener la autorización de “Permanencia en las instalaciones fuera de horarios de oficina”,
autorizado por el Gerente de Área.
En caso de requerir ingresar a las oficinas en días feriados y fines de semana, también se deberá
contar con la correspondiente autorización.
En caso de no contar con dicha autorización será negado el ingreso a las instalaciones de la
oficina.
3. NORMAS PARA EDIFICIO DE OFICINA CENTRAL (LA PAZ)
a) Se tiene habilitada la Aplicación de Control y Seguridad en Intranet, para todo el

personal de edificio central, por lo que es indispensable la utilización de éste para el
siguiente tipo de solicitudes:
- Solicitud de Ingreso Fuera de Horario de Oficina
- Solicitud de Permanencia Fuera de Horario de Oficina
- Solicitud de Ingreso de Personal Externo Fuera de Horario de Oficina
b) Existen dos niveles de Usuarios en esta aplicación: Usuarios Comunes y los Usuarios
con nivel de autorización (quienes podrán aprobar la solicitud tanto del personal de su
área como de cualquier otra).

CAPITULO VI
Permanencia en Instalaciones fuera de horario de oficina
_______________________________________________________________________________
c) En caso de no poder hacer aprobar la solicitud, esta quedará pendiente y debe ser
regularizada el siguiente día hábil. Caso contrario quedará registrado como
incumplimiento a las Normas de la Compañía.
d) En caso de presentarse algún contratiempo, el fin de semana, días feriados o días no

hábiles, podrá ingresar a la Compañía, previo registro por el guardia y quedará como una
solicitud pendiente a ser regularizada (Ídem Punto c).
e) Periódicamente se prepararan reportes de control de ingresos a la Compañía para ser

revisados por la Jefatura Nacional Administrativa.
NOTA.- Es recomendable que el usuario verifique que su solicitud haya sido

autorizada por su jefe o persona a la cual solicitó la autorización.

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MANUAL DE POLITICAS

CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

Fecha de emisión: 30/06/2005

Fecha de inicio de vigencia: 01/07/2005

Elaborado por: Revisado por: Revisado por:

Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello

Fecha : Mayo/2005 Fecha : Mayo /2005 Fecha : Mayo /2005

Aprobado por: Aprobado por: Aprobado por:

Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello

Fecha : Mayo /2005 Fecha : Mayo /2005 Fecha : Mayo /2005

Jefatura Nacional Administrativa Página 2 de 48

CAPITULO I: CAJA CHICA..................................................................................................................... 6

1. POLÍTICA GENERAL ................................................................................................................ 6

ANEXO I.1 VALE DE CAJA CHICA DE LBC ................................................................... 10

ANEXO I.2 VALE DE CAJA CHICA DE ZSP.................................................................... 11

ANEXO I.3 VALE DE CAJA CHICA DE AFP ................................................................... 12

ANEXO I.4 RENDICIÓN DE CUENTAS DE CAJA CHICA......................................... 13

CAPITULO II. COMPRAS Y SERVICIOS ......................................................................................... 14

1. POLÍTICA GENERAL .............................................................................................................. 14

3. NORMAS SEGÚN EL MONTO DE LA ADQUISICIÓN ............................................... 16

4. NORMAS PARA ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE IT ............. 21

5. NORMAS PARA ADQUISICIÓN DE INSUMOS PARA ALMACEN CENTRAL .... 22

6. NORMAS DE SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS CON PROVEEDORES,

7. COMPRAS DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................................ 23

ANEXO II.1 FORMULARIO DE SOLICITUD DE COMPRA....................................... 25

ANEXO II.2 FORMULARIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN ............................ 26

ANEXO II.3 CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES ................................. 27

Jefatura Nacional Administrativa Página 3 de 48

ANEXO II.5 ORDEN DE CONTABILIZACIÓN.............................................................. 29

ANEXO II.6 ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS ............................................................. 30

CAPITULO III: REFRIGERIOS ........................................................................................................... 31

1. POLITICA GENERAL .............................................................................................................. 31

ANEXO III.1 AUTORIZACION DE REFRIGERIO ........................................................ 32

CAPITULO IV: GASTOS DE REPRESENTACIÓN....................................................................... 34

1. POLÍTICA GENERAL .............................................................................................................. 34

ANEXO IV.1 FORMULARIO PARA DESCARGO ........................................................... 35

CAPITULO V: VIAJES ............................................................................................................................ 36

1. POLÍTICA GENERAL .............................................................................................................. 36

2. NORMAS GENERALES DEL GRUPO................................................................................ 36

ANEXOS V.1 FORMULARIO DE APROBACIÓN DE VIAJE NACIONAL............. 44

ANEXOS V.2 FORMULARIO DE APROBACIÓN DE VIAJE INTERNACIONAL45

ANEXOS V.3 LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE................................................ 46

1. POLITICA GENERAL .............................................................................................................. 47

2. NORMAS PARA SUCURSALES, FILIALES O REGIONALES ..................................... 47

3. NORMAS PARA EDIFICIO DE OFICINA CENTRAL (LA PAZ) ................................ 47

Jefatura Nacional Administrativa Página 4 de 48

Jefatura Nacional Administrativa Página 5 de 48

CAPITULO I: CAJA CHICA

Se denomina “Caja Chica” a los fondos destinados a cubrir gastos menores.

Jefatura Nacional Administrativa Página 6 de 48

Trabajos de fotocopiado y de transparencias fuera de la oficina, previamente autorizados por el

El Jefe del Departamento Contable, Tesorería, Auditoria Interna o Externa y el Jefe

El Responsable de Caja Chica no está autorizado a delegar su responsabilidad parcial o total a

Jefatura Nacional Administrativa Página 7 de 48

En contenido de la Rendición de cuentas será la siguiente:

- Gerencia de la que depende el Responsable de Caja Chica

- Fechas a las que corresponde la rendición de Caja Chica

- Nombre del Responsable de Caja Chica

- Número de recibo o factura

- Nombre del Proveedor

- Monto en Bolivianos correspondiente a Recibos

- Monto en Bolivianos correspondiente a Facturas