Consulta de SS -AMsi- CAPITULO 03.

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AM – Administrador de Mantenimiento

Solicitudes de Servicio (SS) por Internet -AMsi-

CAPITULO 03
Consulta de Solicitudes de Servicio

En este tercer capítulo se definen los criterios para realizar un filtro de búsqueda y efectuar
consultas de SS creadas tanto desde AMsi como desde el AM.

Se detallan los campos del subgrupo para obtener un listado de las SS que han sido
creadas y se encuentran en base de datos.

Se aprende a interpretar la búsqueda de las SS a partir de los diferentes criterios de

búsqueda, así como también, a reconocer los comandos que aparecen en pantalla.

En este capítulo

• Consulta de Solicitudes de Servicio

• Campos del subgrupo de búsqueda
• Interfaz Grafica – Consulta de solicitudes de Servicio -AMsi-
• Exportar visor a Excel
• Visor de la Solicitud de Servicio
• Enviar solicitud por E-mail
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Consulta de Solicitudes de Servicio

La consulta de solicitudes de servicio hace referencia a las SS que han sido creadas y que
se desean consultar para hacer uso de la información que en ellas está contenida.

La consulta se realiza a través de un filtro (subgrupo) de búsqueda, de tal manera que la

búsqueda se parametriza bajo cierta información que se conoce de la SS y que facilita la
averiguación cuando existe un gran volumen de SS creadas.

• Ningún campo del subgrupo de búsqueda es requerido.

• Si estos campos se dejan en blanco, el sistema trae todas las SS que encuentre
en la base de datos del AM. (recordar que toda SS generada desde AMsi se esta
ingresando automáticamente al AM, es decir, a la base de datos del AM).
• Entre más campos en el subgrupo de búsqueda se llene, es decir, entre mas
información se suministre, mas específica será la búsqueda y mas reducida será la
lista de SS que el sistema encuentra cumpliendo con los parámetros otorgados.

Campos del Subgrupo de Búsqueda

Número Solicitud: Campo para especificar en la búsqueda el numero de la SS que se
quiere detallar y que el sistema asigno cuando la SS fue creada.

Una vez enviada la SS, aparece un mensaje de notificación donde dice que la SS ha sido
registrada con éxito. En ese mensaje aparece el número de la SS y la fecha y hora de
creación de la SS.

Número Documento: Campo para especificar en la búsqueda el documento de identidad

del solicitante.

Útil si se quiere obtener todas las solicitudes de servicio generadas por un mismo
solicitante.

Nombre: Campo para especificar en la búsqueda el nombre de la persona solicitante que

debe aparecer en la SS.

Útil si se quiere obtener todas las solicitudes de servicio generadas por un mismo
solicitante cuando se desconoce su documento de identidad.

Centro De Servicios: Campo para especificar en la búsqueda el centro de servicios

(compañía en el AM), responsable de las actividades de mantenimiento.

Útil cuando las solicitudes de servicio que se generan van destinadas a un mismo ente
responsable de realizar la actividad de mantenimiento.

Útil también cuando se recuerda que tipo de mantenimiento se solicitó en la SS.

Código Centro De Costo: Campo para especificar en la búsqueda el código del centro de
costo que solicitó una atención de mantenimiento.
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Activo / Equipo: Campo para especificar en la búsqueda el activo o equipo al cual se le

solicitó una atención de mantenimiento.

Si desconoce los activos o equipos adquiridos en su organización, al final de este campo

se encuentra el siguiente icono el cual despliega una lista con todos los activos o
equipos adquiridos por la organización y que se encuentran dentro de la base de datos del
AM.

Útil cuando se recuerda el equipo al que se le generó una SS.

Ubicación Física: Campo para especificar en la búsqueda la ubicación física del equipo al
que se le generó una SS.

Si se desconoce las ubicaciones físicas definidas en su organización, al final de este

campo se encuentra el siguiente icono el cual despliega una lista con todas las
ubicaciones físicas definidas por la organización y que se encuentran dentro de la base de
datos del AM.

Fecha Creación Desde / Fecha Creación Hasta: Campo para especificar en la búsqueda
la fecha en la cual se generó la SS.

Al final del campo se encuentra el icono el cual muestra en formato calendario todos
los días del mes actual en el que se encuentre el equipo y posibilita buscar fechas de
meses pasados.

Útil cuando se desea obtener un listado de SS creadas en cierto lapso de tiempo.

Estado: Campo para especificar el estado en el que se encuentra la SS en la base de

datos del AM.

Fuente: Campo destinado para especificar el método de creación de las SS.

• Seleccione AM si la solicitud se creó desde AM.
• Seleccione AMsi si la solicitud se creó desde AMsi.
• Seleccione archivo plano si la solicitud se creó desde un archivo plano. Por
ejemplo un editor de texto.

Botón Buscar: Botón para iniciar con la búsqueda de las SS una vez se parametrice el
filtro de búsqueda con la información suministrada por el solicitante de la consulta.

Botón Limpiar Forma: Botón para limpiar los campos del filtro (subgrupo) para iniciar una
nueva búsqueda.
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Botón Crear Nueva Solicitud De Servicio: Útil para crear nuevas solicitudes de servicio,
sin pasar por el formulario Datos del Solicitante del AMsi, sabiendo que el solicitante de la
nueva SS es el mismo que esta realizando la consulta.

Aplica cuando se ha concluido con la consulta de las SS y se desea generar una nueva
SS.

Botón Cambiar Solicitante: Aplicar en este botón, implica regresar al formulario de inicio
del AMsi. Lo remite a la página inicial de AMsi con el fin de ingresar los datos de un nuevo
solicitante.

Botón Exportar Visor a Excel: Botón para enviar a una hoja de Excel los datos del visor
de las SS encontradas, con la posibilidad de ser manipulados desde esa aplicación.
Esta funcionalidad será explicada en la página 6 de este capitulo.

Las SS que el sistema encuentra de acuerdo a la información suministrada en el filtro de

búsqueda, se muestran en un listado (una debajo de otra) en la parte superior del
formulario subgrupo. Esa zona se conoce como Visor de las SS.

Si la búsqueda arroja más de 10 SS, éstas se ordenan en páginas, cada página contiene
10 SS.
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Interfaz Gráfica de Usuario

Consulta de Solicitudes de Servicio
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Exportar Visor a Excel

Esta funcionalidad permite enviar a una nueva hoja de trabajo de Excel los registros del
visor de las SS que fueron encontradas bajo ciertos criterios de búsqueda (subgrupo), con
la posibilidad de ser manipulados desde esta aplicación.

El visor sólo permite mostrar hasta 10 SS; si la búsqueda arroja un número de SS superior
a 10, estas son organizadas en páginas, cada página con capacidad de mostrar hasta 10
SS. Sin embargo, se exporta a una hoja de trabajo de Excel todas las SS encontradas en
la búsqueda incluyendo aquellas que aparecen en páginas siguientes en el visor de SS.

Inmediatamente después de oprimir el botón Exportar visor a Excel el sistema abre una
nueva ventana Web mostrando los datos que se van a exportar, adicionalmente, un campo
en blanco para ubicar el nombre del archivo. Este nombre no debe terminar con la
extensión .xls, pues el sistema la asigna automáticamente.
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Para exportar basta con presionar el botón exportar que aparece en esa ventana y
rápidamente el sistema pregunta mediante un cuadro de diálogo si lo que desea hacer con
esa exportación es abrirla, guardarla en disco o simplemente cancelar la acción de
exportación del archivo.

El cuadro de dialogo se muestra a continuación:

Clic en el botón Abrir si se desea simplemente abrir el archivo. Ésta acción generará el
archivo en Excel con los datos exportados.

Clic en el botón Guardar si se desea guardar el archivo en disco. Ésta acción traerá una
nueva ventana de Windows para ubicar la carpeta destino en disco donde será guardado
el archivo. De la siguiente manera:
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Guardarlo, e ir a la ruta de destino en disco donde guardó el archivo y abrirlo para su

posterior manipulación.
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Visor de la Solicitud de Servicio

Si en la lista de SS que localiza el sistema, se encuentra la SS que desea consultar, basta
con hacer clic sobre ella para observar en detalle toda la información que esta contenida
allí.

Esta visualización se conoce como el visor de la SS y posibilita:

• Imprimir la SS en caso tal que se desee tener una copia física de la SS

• Enviar una copia formato digital a la cuenta de correo electrónico especificada en
los datos del solicitante
• Consultar la SS para extraer información de interés.

Este visor contiene la siguiente información:

Datos Generales: Aquí esta ubicado:

• El numero de la SS
• La fecha en que se creó la SS
• Estado en el que se encuentra la SS.
Este estado solo es modificable desde el AM por el encargado del área de
mantenimiento de la organización.

Datos Del Solicitante: Datos suministrados en el formulario de acceso al AMsi:

• Documento de identidad
• Nombre
• E-mail
• Teléfono
• Centro de servicios
• Centro de costo

Datos De La Solicitud De Servicio: Muestra específicamente la información contenida en

la SS cuando ésta fue creada.

• Activo.
• Ubicación física.
• Descripción de la SS.
• Actividad de mantenimiento.
• Responsable.
• Documento relacionado.

Comentario: El campo comentario es un campo que solo aparece en el módulo de

solicitudes de servicio del AM. En el AMsi no aparece habilitado este campo, luego la
información que allí aparece refiere al campo comentario del modulo solicitudes de servicio
del AM.

Fechas Y Horas: Estos campos solo son modificables desde el módulo solicitudes de
servicio del AM. En estos campos aparecen las fechas de asignación, inicio de trabajo, fin
de trabajo y cierre de la SS.
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Estos campos solo son manipulados por los encargados del área de mantenimiento de las
diferentes compañías creadas en el AM.

Botón Imprimir: Permite la impresión de la SS tal cual es mostrada en el visor de SS.

Botón Enviar Por E-Mail: Permite el envío de la SS a la cuenta de correo electrónico

especificado en los datos del solicitante en la página de inicio del AMsi tal cual es
mostrada en el visor de SS.
Esta funcionalidad será nuestro siguiente tema.

Si se presentan errores de configuración de servidor o se asigno mal la dirección de correo

electrónico en los datos del solicitante ponerse en contacto con el administrador del AMsi.

Botón Cerrar: Cierra el visor de consulta de la SS.

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Enviar solicitud por E-mail

Esta funcionalidad permite el envío de la SS a la cuenta de correo electrónico especificado
en el formulario Datos del Solicitante al iniciar AMsi. La SS se envía tal cual es mostrada
en el visor de SS, adicionando a esta los campos que sólo son modificables por el
encargado de la SS desde AM, como:

• Fecha de Asignación
• Fecha Inicio de Trabajo
• Fecha Fin de Trabajo
• Fecha de Cierre

Enviar SS por E-mail debe ser configurada desde el modulo configuración de AMsi en la
opción configuración general por el administrador del aplicativo. Ubicar el servidor de
correo de la organización, para habilitar la funcionalidad de envíos por correo.

También se envía una copia de la SS al E-mail o los E-mail’s por defecto que se configuren
en la configuración general de AMsi.

La solicitud al es enviada por una cuenta de usuario con estructura corporativa, la cual es
configurada por el administrador de AMsi.

El formato de la SS que se notifica por E-mail es de la siguiente forma: