6.
2 Funcionamiento
M ÓDULO 6. INVENTARIO
Objetivo del Módulo:
Agrupar cada uno de los procesos que Prometeo V
realiza, incorporando tablas de resultados de la
información generada.
Integrar el material de nuevo ingreso en el catálogo
electrónico de la biblioteca.
Generar un listado de libros inventariados con el
propósito de contar con una base actualizada.
6.1 Descripción
Actividades que solamente podrá realizar en este módulo el
Administrador:
 Iniciar un inventario nuevo
 Cerrar el inventario en proceso
 Cancelar el inventario en proceso
 Capturar el acervo
 Realizar reportes de libros inventariados
 Realizar reportes de la base completa
 Realizar reportes de libros perdidos
Las opciones principales de este módulo agrupan, cada uno de los
procesos que el sistema realiza, incorporando tablas de resultados
de la información generada por el sistema, buscando que ésta sea lo
más sustentable posible independientemente de la capacidad
interpretativa de quien las realice.
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Para acceder al módulo, Ingrese la clave de acceso y contraseña.
6.3 Recomendaciones
El inventario consiste en comparar físicamente el material que se
tiene en la biblioteca contra todo el material que fue ingresado en la
base de datos, para realizar esto, es necesario introducir en el
sistema los números de adquisición de cada uno de los libros.
Algunas recomendaciones para realizar el inventario son:
 Acomodar previamente el material en la estantería con la
etiqueta de clasificación y/o código de barras visible para
identificarlo. Si cuenta con lector de código de barras esta
tarea puede facilitarse con una computadora portátil para
desplazarse sin mover el material de su lugar.
 Un inventario puede ser iniciado sólo por quien cumple las
funciones de administrador, aunque el proceso de captura
puede ser efectuado por cualquier bibliotecario normal. ▪ Para
cerrar o cancelar el inventario en proceso se requiere la clave
de quien lo inició, lo que ofrece mayor seguridad.
 Al cerrar el inventario no podrá agregar más números de
adquisición a la lista de inventario.
 Al cancelar el inventario cerrará completamente el inventario
en proceso sin que la información sea agregada. Es necesario
que antes de cerrar el inventario haya realizado los reportes
necesarios.
6.4 Descripción de los íconos de acceso rápido
Esta es la vista de Barra de Herramientas y del Menú Principal, para
que se puedan identificar los principales menús.
Captura: Al activar esta opción aparecerá una ventana en la cual
podrá agregar al inventario el material disponible.
Ayuda: Le permite despejar sus dudas sobre el módulo Inventario.

Salir: Al activar este ícono, podrá salir del módulo Inventario.

6.5 Descripción de las opciones del Menú

Iniciar inventario nuevo

Si el recuadro se muestra así, el inventario ha iniciado con éxito
Para iniciar, active del menú principal la opción Iniciar un inventario
nuevo. En el recuadro Fecha de inicio, capture la fecha a partir de la
cual se iniciará el inventario y en el cuadro Comentarios, el texto que
le permita recordar alguna nota especial sobre el inventario.

Cerrar inventario en proceso

Antes de cerrar el inventario deberá comparar el total de material

existente físicamente contra el que está registrado en la base de
datos utilizando los reportes.

Una vez hecho esto aparecerá una ventana con el mensaje: Al activar esta opción aparecerá la ventana Re autentificación de
usuario, para ello tendrá que escribir la contraseña de usuario en el
recuadro y activar el botón Aceptar.

Después mostrará la ventana que muestra el total de material

Dar clic en el botón Iniciar para continuar con el inventario.
inventariado, fecha de inicio, fecha de término, comentarios, el botón
Cerrar el inventario y el botón Cancelar.
Nota: para saber si el inventario se inició correctamente, ver el lado
inferior izquierdo de la pantalla, si el recuadro se ve así no ha iniciado
el inventario.

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Active el botón Cerrar inventario para terminar con el proceso, de
este modo aparecerá una ventana con el mensaje ¿Desea cerrar el
inventario? Active el botón Aceptar para volver a la ventana anterior.
Para Cerrar el inventario, se ingresa la contraseña.
Cancelar inventario en proceso
Esta opción le permite borrar el inventario actual y comenzar uno
nuevo, se sugiere tener cuidado al presionar este botón, ya que, en
caso de borrar el inventario actual, no podrá rescatarlo. Para evitar
que eso suceda se requiere de una contraseña.
Para ejecutar esta sección deberá activar Cancelar el inventario en
proceso en el menú principal.
Para poder hacer esto el programa nos pedirá de nuevo la contraseña
 Proceso diario
El menú de Proceso diario cuenta con la opción Captura en donde
puede iniciar la captura de los números de adquisición para formar la
lista del material inventariado.
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Para llevar a cabo la captura es necesario tener el inventario abierto.
Esta opción se encuentra inactiva hasta el momento de iniciar un
inventario nuevo, para ejecutar esta sección deberá activar en el
menú Proceso diario la opción Captura.
Al activar esta opción aparecerá una ventana en la cual se podrá
agregar al inventario el material que se tiene en la estantería, para
ellos escribirá los números de adquisición de cada elemento y
activará el botón Agregar, así aparecerán, en las líneas inferiores, el
número de ficha, título y el autor del libro.
Después de haber agregado el material a la lista active el botón
Agregar la lista al inventario, al hacerlo aparecerá el mensaje La lista
ha sido agregada al inventario, podrá continuar con su inventario.
Después la lista desaparecerá, sin embargo, los materiales ya están
agregados al inventario, para lo cual podrá agregar más libros a la
lista y al inventario. Cuando termine de agregar, pulse el botón
Regresar para volver a la pantalla principal.
Cuando el inventario ha sido agregado queda registrado en la base
de datos y, por lo tanto, en el sistema. Por ello, no importa si se cierra
el módulo Inventario o si apaga la PC. Cuando regrese nuevamente
podrá continuar con el inventario en donde quedó registrado la vez
anterior. Por medio del menú Reportes podrá visualizar la lista del
material inventariado, la base completa y los libros perdidos.
  Reportes

Por medio de este menú podrá visualizar la lista del material

inventariado, la base completa y los libros perdidos.

Libros inventariados: Esta opción permite obtener el reporte del

material que está agregado en el inventario. Además, permite
organizar por Biblioteca, Título o Número de adquisición del libro,
para ello se activa el botón Generar reporte para visualizarlo en
pantalla.
Libros perdidos: Esta opción permite obtener el reporte del material
que está incluido en la base de datos pero que no se encuentra en el
Nota: En esta pantalla aparecerá el nombre del bibliotecario que inventario.
capturó la información de los libros que existen en la base de datos
(cliente). El reporte arrojará los resultados reales cuando el inventario se haya
concluido.

Importante: Verificar la columna Prestado (en la ventana) para

comprobar si realmente el libro está perdido o prestado.

El reporte se podrá organizar por biblioteca, título, número de

Base completa: Esta opción permite obtener el reporte del material
que está en la base de datos. El reporte se podrá organizar por
biblioteca, título, número de adquisición, autor y clasificación o
signatura topográfica. Para ello deberá activar el botón Generar
reporte para visualizarlo en la pantalla del equipo de cómputo.
adquisición, autor y clasificación o signatura topográfica. Para ello
deberá activar el botón Generar reporte para visualizarlo en pantalla
del equipo de cómputo.
Por medio del menú Utilerías, se podrán visualizar los Reportes
históricos y Borrar libros perdidos, una vez que ha finalizado el
inventario

4

Reporte histórico: Esta función permite obtener un reporte
histórico de los inventarios pasados.
Un inventario aparece en esta lista cuando ha sido concluido y
cerrado. Por lo contrario, si el inventario fue cancelado no se
considera en esta lista.
El reporte se podrá organizar por fecha de inicio y de término, total
de libros y libros inventariados. Para visualizarlo, se deberá activar
el botón Generar Reporte.
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Borrar libros perdidos
Esta opción permite borrar de manera definitiva los libros que
existen en la base de datos de Prometeo, pero que no se
encuentran en el inventario.
Para eliminar el material perdido (ya sea fichas y ejemplares o sólo
ejemplares) de la base de datos se requiere de una contraseña.
Al activar esta función el usuario escribirá su contraseña.
Enseguida mostrará el porcentaje de libros perdidos y las opciones:
a) Borrar fichas y ejemplares
b) Borrar sólo ejemplares
Es muy importante leer los mensajes que aparecen en rojo, ya que
se trata de información relevante acerca de su inventario.

Nota: Estos ejemplos solo se ven cuando ya se ha realizado el

ingreso de todos los libros de la biblioteca a la base de datos.

Una vez seleccionada la opción de acuerdo con lo requerido, se

deberá activar el botón Borrar libros perdidos, para terminar el
proceso se activará el botón Regresar, esta función permitirá
volver a la pantalla principal.

Ayuda y Salir

Este botón redirigirá a una página HTML, en donde se podrá

consultar el instructivo de Prometeo: Sistema de
Automatización de Bibliotecas Públicas, en el cual se muestran
todos los módulos antes mencionados del botón Inventarios.
Finalmente, para salir del módulo Inventarios, dar clic en el botón
respectivo.