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UTILERIAS EN ADMINPAQ 1.

Reconstruccin de ndices Los ndices marcan el orden de la informacin de las empresas en AdminPAQ (como si fuera el ndice de un libro que nos dice exactamente en que pgina encontramos tal tema o captulo). Cuando un ndice se daa, este orden se pierde, lo que se traduce en problemas con la ejecucin de los procesos de la empresa. Para devolver el orden a los ndices, es necesario ejecutar la utilera Reconstruccin de ndices. Para ejecutar esta utilera, vaya al men Archivos, submen Utileras, y seleccione la opcin Reconstruccin de ndices. Recomendacin: Haga un respaldo de la empresa antes de ejecutar la Reconstruccin de ndices. Esta utilera es irreversible y la nica forma de recuperar la informacin anterior a su ejecucin, ser por medio de un respaldo previo.

. Ejemplos1: Error al desplegar un documento no muestra sus movimientos y se bloquea la aplicacin. Diagnstico: ndices daados de la empresa. En este caso se recomienda correr tambin una verificacin de documentos. Error se detiene en cierta lnea al ejecutar un reporte interno del sistema o en Excel y no termina de desplegarlo todo. Diagnstico: ndices daados de la empresa Error el nombre de la tabla especificado es invlido al ingresar para capturar cualquier documento. Diagnstico: ndices daados de la empresa

Los Ejemplos nos dicen algunos casos, situaciones y errores en los que se puede utilizar la herramienta respectiva.

2. Reproceso La utilera Reproceso elimina todos los documentos de un periodo determinado, en adelante, y los reconstruye. El Reproceso borra toda la informacin generada por los documentos y afecta cada documento, calculando nuevamente saldos, existencias, estadsticas y costos, a partir del periodo seleccionado en adelante; como si los documentos se capturarn nuevamente desde cero. Esta utilera corrige los errores causados en la base de datos de AdminPAQ cuando se va la luz en medio de un proceso, cuando se cierra por error el sistema o cuando se apaga la computadora de forma incorrecta mientras est abierto AdminPAQ. Podr ejecutarla para calcular nuevamente: Acumulados y Estadsticas Existencias y Costos Ambas opciones.

Para ejecutar esta utilera, vaya al men Archivos, submen Utileras y seleccione la opcin Reproceso. Importante: AdminPAQ desplegar un mensaje que recomienda respaldar la empresa antes de ejecutar la utilera. El tiempo de ejecucin de esta utilera depende de la cantidad de informacin que maneja la empresa a reprocesar. En empresas con grandes volmenes de informacin esta utilera tomar ms tiempo para terminar el reclculo y le mostrar dos barras de avance que lo mantendrn informado del estado de la ejecucin, de forma que podr asegurarse que la computadora contina trabajando y no se encuentra inhibida. Importante: Si la ejecucin de una utilera toma ms tiempo de lo que esperaba, no la cancele y espere a que termine su ejecucin. Presione el botn Avanzado para conocer el detalle de la accin que est ejecutndose en ese momento.

Ejemplos: Se fue la luz cuando elaboraba una factura en AdminPAQ. Al ingresar de nuevo al sistema, los saldos y las estadsticas no concuerdan entre s, es decir, la base de datos sufri dao. Esto ocurri en el periodo 6 (junio). Para resolver el problema, ejecute la utilera Reproceso. Indique el ejercicio y periodo a partir del cual reprocesar la informacin. Especifique el tipo de reproceso que desea realizar. En este caso, ser a partir del periodo 6 y slo se recalcularn los Acumulados y Estadsticas. No tendr que reprocesar la informacin de su empresa desde el primer periodo del ejercicio. Error no se muestra el saldo del proveedor en el campo del mismo nombre desde el catalogo de proveedores.

3. Cambio del mtodo de costeo La utilera Cambio Mtodo de Costeo cambia el mtodo de costeo actual de un producto, o de varios, por otro mtodo seleccionado. En AdminPAQ, cada producto tiene su propio mtodo de costeo, pero ste no puede ser modificado cuando el producto ya tiene movimientos asociados, a menos que utilice esta utilera. Al cambiar el mtodo de costeo de un producto, AdminPAQ recalcula los costos de ese producto con el mtodo de costeo seleccionado. Es decir, los costos anteriores a la ejecucin de la utilera sern calculados nuevamente pero con el nuevo mtodo de costeo, as el producto conservar unidad y el costeo ser correcto. Para cambiar el mtodo de costeo de un producto vaya al men Archivos, submen Utileras y seleccione la opcin Cambio de Mtodo de Costeo.

4. Saldo Cero La utilera Saldo Cero borra completamente los archivos de la base de datos. Es decir, elimina los documentos y archivos relacionados, pero conserva los catlogos y configuracin de la empresa. Para ejecutar la utilera Saldo Cero, vaya al men Archivos, submen Utileras y seleccione la opcin Saldo Cero. Este proceso tambin inicializar saldos, existencias, costos y estadsticas debido a que ya no existirn documentos de ningn tipo. Antes de correr la utilera Saldo Cero, asegrese que desea eliminar los movimientos y poner en cero la base de datos. Una vez ejecutada la utilera, no podr recuperar los datos eliminados.

Ejemplos: Error no observa la informacin de ninguno de los documentos capturados pero los catlogos si se observan. Esto se debe a que ejecut la utilera saldo Cero. Solo podr recuperar sus documentos con un respaldo reciente. Cmo crear una empresa nueva, conservando los catlogos, la configuracin general y conceptos personalizados? Respaldar la empresa, crear una empresa nueva, bajar el respaldo de la empresa anterior en la nueva, ejecutar la utilera Saldo Cero a la empresa creada. Listo. Su empresa tiene la matriz en el D.F. y una sucursal en Monterrey, ambas empresas manejan el mismo catlogo. La matriz en el D.F. ya tiene AdminPAQ en operacin, y desea enviarle a Monterrey los catlogos ya capturados para facilitarle el trabajo. Ejecutar la utilera saldo cero.

5. Verificacin de documentos La Verificacin de Documentos verifica los totales de los movimientos de un documento contra su total; verifica las unidades pendientes de los movimientos contra las unidades pendientes del documento, as como la suma de los pagos del documento ms el pendiente contra el total del documento. De forma que si stos no concuerdan hace las correcciones pertinentes. Cuando detecte inconsistencias entre los saldos o totales de los documentos, ejecute esta utilera para corregirlos. Para ejecutarla, vaya al men Archivos, submen Utileras y seleccione la opcin Verificacin de Documentos. Ejemplos: Error no muestra todos los pedidos pendientes de surtir de X cliente al facturar pedidos. Esto de debe a inconsistencia en los documentos. Solucin: 1.Realizar un respaldo de la empresa 2.Ejecutar la utilera de verificacin de documentos de los que se tienen problema activando las tres casillas que se presentan 3.Facturar los pedidos

Error el total de abonos del reporte saldo de documentos por cliente no cuadra con la suma real de los abonos. Diagnstico: Inconsistencia en la base de datos de la empresa ejecutar las utileras en el siguiente orden: 1.Reconstruccin de ndices 2.Verificacin de documentos seleccionar todos los documentos modelo 3.Recalculo de acumulados de clientes Error no se muestra el subtotal, total de impuestos y total al consultar una factura. Diagnstico: problema en la afectacin de documentos. 1. Ingresar al men archivo/utileras 2.Ejecutar la verificacin de documentos.

6. Recalculo de acumulados El Reclculo de Acumulados es til cuando detecta inconsistencias en los acumulados de ventas o compras ya que permite seleccionar un rango especfico de clientes, proveedores o productos sin tener que recalcular la informacin completa de la empresa. Ejemplos: Si en el estado de cuenta detecta que el saldo de un cliente no concuerda, el Reclculo de Acumulados le ayudar a rectificar la informacin de ese cliente.

7. Verificacin de tipos de cambio Esta utilera se encarga de que verificar que el Tipo de cambio que maneja en sus documentos sea el correcto. Al ejecutar esta utilera el sistema busca aquellos documentos en los que el tipo de cambio respecto al peso sea igual a 1 y los actualiza al tipo de cambio registrado en la fecha correspondiente a la creacin del documento; en caso de que no exista un tipo de cambio con la fecha del documento se crear un registro de error en la bitcora indicando en qu documento no se encuentra un tipo de cambio asociado al documento.

8. Actualizacin de Precios de Venta

El proceso Actualizacin de Precios de Venta permite modificar las listas de precios de AdminPAQ automticamente, de forma que los precios que se apliquen a uno o ms productos sean actualizados segn la configuracin definida en la ventana del proceso. El mtodo de actualizacin y su configuracin es muy flexible, solamente tiene que definir los valores de cada lista de seleccin y el rango de productos y clasificaciones a los que se aplicar el proceso. Los mtodos de actualizacin de precios son los siguientes: 1. Porcentaje de incremento sobre un importe base 2. Ajustar precio de acuerdo al margen de utilidad: la actualizacin ser basada en margen de utilidad asignado a cada producto en su catlogo. 3. Monto de incremento sobre un importe base: la actualizacin ser basada en el Importe Base y el la cantidad capturada en el campo Monto de Incremento 4. Reemplazar el precio con un importe fijo Ejemplo: Se tiene capturada la Lista de Precios 1 para todos los productos y a partir de ah se quiere generar la Lista de Precios 2, la cual debe tener un 5% de incremento. Solucin: Correr la utilera de Actualizacin de Precios de Venta, seleccionar el

Importe Base, en este caso es la Lista de Precios 1, en mtodo seleccionar Porcentaje de Incremento sobre un importe Base y en el campo Porcentaje de incremento poner 5%. Seleccionar todo el rango de productos. Ejecutar el proceso. Listo

9. Afectacin de saldos en forma masiva El proceso Afectacin de Saldos en Forma Masiva hace una bsqueda de los documentos cuyos saldos no han sido afectados, en un rango de fechas seleccionado, y los afecta. Al utilizar este proceso, pondr en orden todos los documentos que no han afectado saldos, as como los saldos de los clientes y proveedores de la empresa. Para ejecutar este proceso vaya al men Procesos y seleccione la opcin Afectacin de Saldos en Forma Masiva

10. Recosteo El proceso Recosteo organiza, a partir de un periodo, las entradas registradas en desorden y vuelve a calcular los costos siguiendo el nuevo orden. Al ejecutarlo, puede hacer que AdminPAQ recalcule los costos a partir del periodo en el que presenten el problema o error de costeo. Es decir, si los costos de su empresa son incorrectos a partir del periodo 2 de un ejercicio normal, no ser necesario recostear desde el primer periodo de su ejercicio, sino que podr seleccionar el periodo 2 (febrero) y AdminPAQ corregir los costos desde marzo hasta el periodo en el que se encuentra trabajando.

Hay dos modos para ejecutar el recosteo: 1. Sugeridos por el sistema: AdminPAQ decidir los productos y el periodo a partir del que es necesario el recosteo. 2. Seleccionados por el usuario: usted selecciona los productos y el periodo desde el cual se ejecutar el proceso. Ejemplos: Algunas empresas capturan las entradas de mercanca a finales del mes, venden esta mercanca sin un registro de entrada que la respalde, y esto provoca errores en los costos. A esta prctica se le llama captura en desorden y la forma de corregirla es ejecutar el proceso Recosteo, para que AdminPAQ organice las entradas y calcule correctamente los costos.

11. Saldado de Remanentes Los remanentes son pequeas diferencias de saldo que permanecen a favor, o en contra, en algunos documentos de clientes y proveedores. Esto sucede cuando el cliente paga en efectivo o cuando no salda por completo la deuda de algn documento, arrastrando en AdminPAQ diferencias de centavos o pesos en uno o ms documentos. Lo mismo se aplica para los pagos que la empresa hace al proveedor. El proceso Saldado de Remanentes le permite saldar estas diferencias y cuadrar las cifras de la empresa de forma automtica, evitando que los saldos con clientes y proveedores no coincidan con los documentos que los generaron.

Fuentes:
Manual del Usuario de Adminpaq Pgina Web del Fabricante.

Adminpaq es una marca propiedad de Computacin en Accin.