EL ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA

El organigrama de una empresa. Se trata de un esquema de estructura que refleja

la estrategia de la empresa para enfrentarse a los retos del mercado. Cada tipo de
planteamiento empresarial tiene su reflejo en diferentes tipos de organigrama.
Podríamos definir esa herramienta como la columna vertebral de la compañía. Sin
embargo, hay un matiz: para sobrevivir a los cambios del entorno, la estrategia de
la empresa debe ser flexible y adaptarse. Es lógico que la organización haga lo
propio, y que se refleje en el organigrama.

1 Organigrama de una empresa nueva

Cuando estás emprendiendo solo

Como emprendedor, cuando inicies tu negocio, es probable que no le hayas dado

mucha importancia al hecho de dibujar el esquema organizativo de tu empresa. O
quizás lo hayas hecho, dentro de la elaboración de un plan de empresa formal. Es
más, muchos proyectos son unipersonales, por lo que parecería absurdo hacer un
organigrama así:
Sin embargo, aunque solo haya una persona en la empresa, sus funciones son
múltiples. Lejos de ser tan absurdo, el organigrama es una forma de poner
claramente sobre el papel cuales son las funciones importantes y como queremos
organizarnos. Si no se reflexiona sobre esas materias, hay mucha probabilidad que
las acciones que tomemos sean puras reacciones a los eventos que ocurren en el
entorno. Y queremos todo lo contrario, es decir tomar decisiones orientadas hacia
una estrategia.

Pequeña organización con varias personas

Cuando la nueva empresa tiene más de un único emprendedor, sean socios o sean
empleados, entonces es imprescindible definir las tareas de cada uno.
Obviamente, no estamos hablando de crear departamentos aislados y totalmente
independientes. La flexibilidad es necesaria. Aun así, cada uno tiene que ser
responsable de sus funciones, y también tener claro lo que hacen los demás. Por
ejemplo, uno de los socios es el responsable comercial, por su perfil y su
experiencia previa. Otro socio se encarga de la gestión y de las compras. Además,
uno de los empleados atiende a los clientes y el otro hace las labores
administrativas.

En este caso, el organigrama de la empresa podría ser algo así:

Insisto sobre el hecho de que el organigrama tiene que ser una visualización de las
responsabilidades de cada uno. No se trata de una forma de crear barreras
burocráticas como por desgracia sucede a veces en las grandes empresas. En este
ejemplo, nada impide que Paquito atienda a un cliente o que Menganita le pida
ayuda a Pepita. Tampoco imposibilita que Fulanito pueda realizar compras o
Menganita cerrar una venta. Para ser flexible, una empresa necesita que cada uno
sepa hacer la tarea del otro.

2 Tipos de organigramas de empresas

Como ya hemos dicho, el organigrama de una empresa refleja su estrategia y su

organización. Voy a poner diferentes ejemplos que ilustran esta afirmación.

Organización centralizada

Es uno de los formatos más habituales, con una estructura muy jerárquica, en
forma de pirámide. Se podría representar así:
El inconveniente de este tipo de organización es que puede haber cierta
desconexión entre las funciones centrales de la empresa (finanzas, informática,
recursos humanos) y las necesidades del negocio (especialmente la parte
comercial).

Organización por división (descentralizada)

En el polo opuesto, nos encontramos con las empresas que deciden organizarse
por unidades de negocio (business units en inglés). Si llevamos el concepto hasta
su máxima expresión, nos encontraríamos con un organigrama de este tipo:
En este caso, el riesgo es que se pierda efectividad por las duplicidades entre las
divisiones en algunas funciones de soporte. También puede haber incoherencias en
las estrategias (incluso una competencia entre divisiones que puede ser positiva o
al contrario perjudicar los beneficios del conjunto).

Organización matricial (intermedia)

Para tener las ventajas de ambos esquema, muchas empresas buscan

una organización mixta. Es decir que las unidades de negocio tienen un peso
importante, pero al mismo tiempo se conserva una organización central para dar
soporte al conjunto. Se podría representar así:
Las direcciones de recursos humanos, informática, logística o finanzas dan servicio
al conjunto de las unidades de negocio. Esas a su vez forman unas entidades
coherentes dependiendo directamente de la dirección general.

3 Formatos de organigrama de empresa

Por funciones

Para presentar un esquema de organización de la empresa, en muchos casos los

nombres de los encargados de los departamentos no son necesarios. Se mencionan
las grandes funciones de la compañía y sus relaciones jerárquicas y funcionales.

Nominativos

En un esquema nominativo, se indican los nombres y apellidos de cada una de las

personas que ocupan un puesto de trabajo en la empresa. Estos organigramas
pueden llegar hasta el nivel de directivos y jefes de servicio, o incluir a toda la
plantilla (algo a veces complicado visto el tamaño de las empresas).

Con descripción de puesto

Para entender mejor la organización, a veces se detallan las funciones con el

resumen de la descripción de puesto de las personas encargadas. Es
especialmente importante en organizaciones grandes, donde un departamento de
decenas de personas puede estar encargado de una sola función. Por lo tanto, para
entender su funcionamiento, hay que bajar en el nivel de detalle.

Con datos estadísticos

Otra cosa que puede interesar es incluir algunos datos estadísticos para que la
lectura del documento permita entender mejor la magnitud de las
responsabilidades. Se integran en este tipo de formato datos como el número de
personas a cargo, el importe de ventas o de compras, el valor total del crédito
gestionado, y otras variables numéricas.

4 El organigrama de una empresa vive

Ya lo dijo Darwin: no sobreviven los más fuertes, sino los que mejor se adaptan a
los cambios. En el caso de las empresas pasa algo similar. Cuando trabajas durante
un tiempo suficiente en alguna organización grande, te darás cuenta que desde la
dirección no paran de modificar los modelos de estructura para buscar la forma
más eficiente de funcionar.

Se crean y eliminan direcciones, departamentos, incluso estructuras jurídicas, en

unas maniobras que a veces, para el empleado equis son absurdas y
contraproducentes (y a veces lo son). No es raro que se ponga en marcha una
organización, a los pocos años se cambie drásticamente, para finalmente volver a
un formato muy similar al original. Pero es que el mundo cambia, las tecnologías
también, y un organismo que no se mueve se muere.

El reflejo de eso es que el organigrama de una empresa grande no para de cambiar.

El mero hecho de que se vaya una persona de la empresa puede provocar una
modificación de la organización, ya que las competencias de los trabajadores no
siempre son equivalentes.

5 Herramientas para hacer un organigrama de una empresa

 Para terminar nuestro repaso sobre el tema, nos ha parecido importante
dejarte algunos útiles y herramientas que puedes usar para elaborar tu propio
esquema organizativo.

Herramientas de Office

Como la mayoría de los ordenadores vienen equipados con el Pack Office de

Microsoft, quizás lo más sencillo es usar alguna de las herramientas a nuestra
disposición.

 PowerPoint

La herramienta para presentaciones de Microsoft es bastante sencilla de utilizar.

Con cuadros de texto y vincularlos con los conectores disponibles en los
autoformas, se puede hacer un organigrama rápidamente, y personalizar colores y
formas.

 Publisher

Es muy parecido al uso de PowerPoint, pero está especialmente pensado

para diseñar documentos, por lo que suele ser una herramienta más precisa.

Herramientas online (gratuitas)

 Creately

Una herramienta gratuita que te permite crear diagramas sin necesidad de

registrarse. Accedes a un escritorio parecido al que tendrías instalado en tu PC y
puedes arrastar formas, conectarlas, escribir, y todo lo necesario para crear tu
documento.

 Cogmap

Otra herramienta gratuita, esta vez especializada en organigrama. Para poder crear
el tuyo propio privado necesitas registrarte, pero si lo que quieres es probar como
funciona puedes iniciar un documento público que luego cualquiera podrá ver y
modificar.