ÁREA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Automatización de Procesos Administrativos 2

CASO DE ESTUDIO.

Nombre: Martha Carolina Zavala Boj Carné: 16010301

CEI: Metro Norte Tutor: Karen Maritza Pérez Maldonado
Fecha: 12/06/2021 Día: sábado Hora: 14:00

INSTRUCCIONES GENERALES:
En el siguiente caso se muestra la estructura de un proceso, el cual deberá
de representar por medio del diseño de formatos de salidas y entradas.

 Tema: Diseño de salidas y entradas para la Gestión documental.

 Valor: 05 puntos.
 Forma de entrega: individual, entregar por medio de evaluanet en la
séptima semana.

Objetivos:2
 Aprender la forma en que la gestión documental interrelaciona todos los
procesos de la organización.
 Comprender cómo el adecuado manejo de los documentos libera al personal
de tareas operativas y le permite concentrarse en actividades más
productivas.

Instrucciones: a continuación, se describe un sistema, léalo detenidamente y determine lo siguiente:

Para el proceso control de inventarios de la empresa de Dulces “Dulcinea” se lleva a cabo un

sistema de inventario constante, en donde el encargado de bodega realiza un inventario continuo
a través del registro de todos los productos y materiales que se tienen para la producción y venta
al cliente.

De esta forma, la empresa posee una actualización constante del inventario de la empresa y puede
conocer el coste del inventario y los productos que ya se han vendido para ello el encargado de
bodega registra en el sistema los pedidos solicitados, y verifica la existencia de los mismos
conforme al inventario de producto físico se despacha y se hace la actualización de inventarios
despachando orden de pedido al cliente.
 De acuerdo a lo anterior, y conforme al contenido de los capítulos 6 y 7 del texto
realice lo siguiente:

1) Explique qué entradas son necesarias en el sistema presentado y diseñe una forma de captura
de datos para la entrada del sistema. 1.5 puntos.

Para un buen control de productos se debe de llevar un reporte de entradas y salidas y así
enviarlo a un stock en sistemas los cuales contarían con datos específicos para su mayor
control en fechas de vencimientos y existencias del mismo

DISE
NO NOMBRE DE PRODUCTO CODIGO FECHA DE EXISTENCIAS PROXIMAS A
INGRESO VENCER
1 CHOLOCATE BLANCOS 130011 01.04.2021 200 05.12.2021
2 CHOCOLATE 130012 01.04.2021 150 28.06.2021
NEGRO
3 CHOCOLATE CON MANI 130013 01.04.2021 75 06.08.2021

ALTO

PELIGRO

RIESGO
 2) Explique y diseñe un formato de salida, clasifíquelo según su destino (salidas internas, externas
o ambas vías) y el tipo de información que proporciona. 1.5 puntos

Internas: Esta se utiliza para fines comunes tanto para otros sistemas como para internas que son los
datos que la empresa solicita tener a su alcance para reportes en sistemas

REPORTE DE FACTURACION

SALI
VENCIMIENTO FACTURA PROVEEDOR PRODUCTO CODIGO INVENTARIO NIT PRECIO
09/06/2021 223344 DULCERIA CHOLOCATE 130011 200 123-4 UNIDAD
PARIS BLANCOS Q10.00
09/06/2021 223345 DULCE PAM CHOCOLATE 130012 150 123-5 UNIDAD
NEGRO Q15.00
09/06/2021 223346 DELICIAS KRIS CHOCOLATE 130013 75 123-6 UNIDAD
CON MANI Q20.00

SALI
FECHA FACTURA PROVEEDOR PRODUCTO CODIGO NIT PRECIO
09/06/2021 223344 DULCERIA CHOLOCATE 130011 123-4 UNIDAD
PARIS BLANCOS Q10.00
09/06/2021 223345 DULCE PAM CHOCOLATE 130012 123-5 UNIDAD
NEGRO Q15.00
09/06/2021 223346 DELICIAS KRIS CHOCOLATE CON 130013 123-6 UNIDAD
MANI Q20.00
 ¿En qué medida contribuyen los formularios a mejorar la gestión de una organización? 1
punto.

Cada uno de los formularios representan un elemento que agiliza una búsqueda y trasmite
todo tipo de información como una fuente de beneficios y su proceso es de gran rapidez el
cual enriquece cada área o reporte a su favor alertando fechas de caducidad, próximas a
vencer o producto en tránsito que aún no ha llegado a su destino y pedidos en rutas, todo
esto con un sistema sofisticado y digital da un buen manejo del mismo.

3) ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas, procesos y procedimientos? 1

punto.

La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas

técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo,
recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información
desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar
los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos
más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.