Á REA DE AUTOMATIZACIÓ N DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Automatizació n de Procesos Administrativos 2

CASO DE ESTUDIO.

Nombre: Krysthel Dessire Oajaca Ruíz_________________________________ Carné: 20007761_________

CEI: Mazatenango, Such_________________________________________Tutor: Rodolfo Cubillas Urizar
Fecha: _28 de Mayo del 2020__________Día: ___Jueves____________ Hora: __19:00____________

INSTRUCCIONES GENERALES:
En el siguiente caso se muestra la estructura de un proceso, el cual deberá de representar por medio
del diseño de formatos de salidas y entradas.

 Tema: Diseño de salidas y entradas para la Gestión documental.

 Valor: 05 puntos.
 Forma de entrega: individual, entregar por medio de evaluanet en la séptima
semana.

Objetivos:

 Aprender la forma en que la gestión documental interrelaciona todos los procesos de la

organización.
 Comprender cómo el adecuado manejo de los documentos libera al personal de tareas
operativas y le permite concentrarse en actividades más productivas.

Instrucciones: a continuación, se describe un sistema, léalo detenidamente y determine lo siguiente:

Para el proceso control de inventarios de la empresa de Dulces “Dulcinea” se lleva a cabo un

sistema de inventario constante, en donde el encargado de bodega realiza un inventario continuo
a través del registro de todos los productos y materiales que se tienen para la producción y venta
al cliente.

De esta forma, la empresa posee una actualización constante del inventario de la empresa y puede
conocer el coste del inventario y los productos que ya se han vendido para ello el encargado de
bodega registra en el sistema los pedidos solicitados, y verifica la existencia de los mismos
conforme al inventario de producto físico se despacha y se hace la actualización de inventarios
despachando orden de pedido al cliente.

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De acuerdo a lo anterior, y conforme al contenido de los capítulos 6 y 7 del texto
realice lo siguiente:

1) Explique qué entradas son necesarias en el sistema presentado y diseñe una forma de captura
de datos para la entrada del sistema. 1.5 puntos.

 En la siguiente entrada tenemos la existencia de productos en la empresa (en una hoja de

Excel), ella va ir restando automáticamente las entradas de la tabla de movimiento y
añadiendo los productos que ingresan.

Los datos necesarios para el control de entrada de un inventario de la tienda son:

a.) Nombre de la empresa
b.) Identificación del Código/Clave del producto asignado
c.) Nombre del producto a contabilizar
d.) Descripción del producto
e.) Existencia del producto en cantidades
f.) Totales/cifras de cuadre de productos s
g.) Firmas y nombres de la persona que lo realizo
h.) Fecha en que lo realizo.

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  DISEÑO DE CONTROL DE INVENTARIO DE DULCES DULCINEA
EN FORMATO DIGITAL DE EXCEL:

PRODUCTOS DULCES DULCINEA

Descripcion
Codigo/ del Existencia
Clave Nombre producto Actual
33923 Bombones Caja de 12 pz Err:508
5253 Paletas Caja, 10 pzas Err:508
31592 Chocolates
Caja de 12 pz Err:508
37274 Chicles Caja de 24 pz Err:508
9201 Dulces Paquete con Err:508
43956 PiruletasCaja de 12 pz Err:508
Err:508
Err:508
Err:508
Err:508
Err:508
Err:508
Err:508
Err:508
Err:508
Err:508
Err:508
TOTAL: Err:508
NOMBRE Y FIRMA DEL ENCARGADO: Err:508

2) Explique y diseñe un formato de salida, clasifíquelo según su destino (salidas internas, externas
o ambas vías) y el tipo de información que proporciona. 1.5 puntos

 El diseño digital que realizaremos de inventario de salida es un control interno dentro

de la empresa donde podemos añadir todos los movimientos (entradas y salidas) de los
productos, poniéndolos conforme van a aconteciendo, y vemos tanto el valor de
compra como de venta para tener una relación de las mismas.

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 Cantida Preci
Codig Fecha de d Cantida Precio o
o/ Movimien Entrad d Compr Vent Tot
Clave Nombre Movimiento to a Salida a a al
Entrada por inventario 01/06/201
33923 Bombones inicial 8 5 89 445
Entrada por inventario 01/06/201
5253 Paletas inicial 8 5 89 445
Entrada por inventario 01/06/201
31592 Chocolates inicial 8 5 43 215
Entrada por inventario 01/06/201
37274 Chicles inicial 8 5 19 95
Entrada por inventario 01/06/201
9201 Dulces inicial 8 5 29 145
Entrada por inventario 01/06/201
43956 Piruletas inicial 8 5 29 145
02/06/201
5253 Gomitas Venta fact 0156 8 2 115 230
02/06/201
43956 Chiclosos Venta fact 0156 8 1 38 38
03/06/201
9201 Agridulces Requisicion # 1234 8 3 38 114
03/06/201
43956 Nucitas Requisicion # 1234 8 2 38 76
04/06/201
9201 Chamoy Venta fact 0195 8 1 38 38
05/06/201
9201 Botonetas Entrada por OC 012 8 4 29 116
05/06/201
43956 Lenguitas Entrada por OC 012 8 3 29 87
Sandias 05/06/201
5253 Entrada por OC 012 8 89 0
0
0
0
0

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3) ¿En qué medida contribuyen los formularios a mejorar la gestión de una organización? 1
punto.

 El objetivo de contar con el inventario es para hacer frente a la demanda y para que la
empresa funcione sin contratiempos y, a su vez, optimizar la inversión en el inventario
para no desviar los recursos que pueden ser aprovechados en otras áreas y tengamos
mayor control en el área como por ejemplo para que no existan desvíos de producto.

4) ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas, procesos y procedimientos? 1

punto.

 El sistema de inventario interno de la empresa “Dulces Dulcinea” que presente muestra

dos tablas que van enlazadas una con otra, en la primera muestra la existencia que
tenemos de productos que hay en existencia o ingresan a la empresa este sería nuestro
proceso de “Entrada” estos datos son los mismos a nuestro proceso de “Salida” con la
diferencia de que en el inventario de salida se van a ir restando automáticamente las
entradas y salidas de la tabla de inventario de productos vendidos los cuales están en
otra columna descrita y va ir añadiendo también los productos que nos van ingresando
en nuestro sistema de entrada y así sucesivamente se va retroalimentando el proceso
de cuantificación de productos de inventario.