Normas y Procedimientos

Asunto Revisión Código: 06.03-02

Recepción y Registro de Facturas y /o Documentos Administrativos
1 Pág. 1 de 13

INDICE

I. OBJETIVO .......................................................................................................................2

II. ALCANCE ........................................................................................................................2

III. UNIDADES RESPONSABLES ............................................................................................2

IV. NORMAS .........................................................................................................................2

V. PASOS A SEGUIR ...........................................................................................................8

VI. ANEXOS .......................................................................................................................12

Elaborado Revisado Conformado Aprobado Fecha Vigencia

Espec. Org. y Sist. Coord. Admon y Gte. Admón y Consultor Jurídico Presidente Junta Directiva
Cal. Contab. Finanzas (e) José Herrera Juan José Méndez
Nuris Motta Dennys Ugas Juan Contreras Reunión n° JDC- 2013 - 08
17 DIC 2013
de fecha: _17_/ _12_/ 2013

Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha

OM–006 A ( 03–06-2013) REV. 2
 Normas y Procedimientos

Asunto Revisión Código: 06.03-02

Recepción y Registro de Facturas y /o Documentos Administrativos
1 Pág. 2 de 13

I. OBJETIVO

Controlar la recepción y el registro de facturas y documentos administrativos, originados por

compromisos contraídos por la Empresa con terceros, a los fines de garantizar su cancelación en los
términos previstos en el documento contractual (Pedido)

II. ALCANCE

Aplica desde la recepción, registro y control contable de las facturas y documentos administrativos
que generan pagos, hasta su posterior cancelación.

III. UNIDADES RESPONSABLES

Gerencia Administración y Finanzas

- Coordinación Administración y Contabilidad
- Coordinación Tesorería
- Coord. Seguros
Gerencia Logistica
- Division Almacén
Todas las Unidades Usuarias

IV. NORMAS
Base Legal:

1. La presente Norma y Procedimiento rige de acuerdo a lo siguiente:

 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial Nro. 5.908 extraordinaria

del 19 febrero 2009.
 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nro. 37.347 de fecha 17
de diciembre del 2001.
 Ley Orgánica de la Administración Pública, publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5,890
de fecha 31/07/2008.
 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial Nro. 2.818 Extraordinario de 01
de julio de 1.981.
 Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos, Decreto Nro. 6.265, Véase Nro.
5.891 Extraordinario de la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela del 31 de
julio de 2008.
 Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público,
publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, publicado en Gaceta
Oficial Nro. 39.164 de fecha 23/04/2009.

OM–006 B ( 03 –0 6-2 013) REV. 2

 Normas y Procedimientos

Asunto Revisión Código: 06.03-02

Recepción y Registro de Facturas y /o Documentos Administrativos
1 Pág. 3 de 13
 Ley de Contrataciones Públicas, Reforma Parcial publicada en Gaceta Oficial Nro. 39.503 de
fecha 06/09/2010.
 Ley de Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas, Publicada en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela Nro. 37.148 del 28 de febrero de 2001.
 Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, Decreto 6.708 de fecha 19 de mayo de
2009 Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nro. 39.181 del 19
de mayo 2009.
 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, y del Sistema
Nacional de Control Fiscal Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nro. 39.240 de fecha 12 de agosto de 2009.
 Manual de Normas de Control Interno sobre un modelo Genérico de la Administración Central
y Descentralizada Funcionalmente, publicado en Gaceta Oficial Nro. 38.282 de fecha 28-09-
2005.
 Providencia emanadas del Seniat en materia de facturación.
 Manual de Delegación de Autoridad área Finanzas, Código 06,00-03, vigente desde el
10/02/2009.
 Manual de Delegación de Autoridad área General, Código 06,00-03, vigente desde el
01/06/2004.

2. Toda factura originada por compromisos contraídos por la Empresa con terceros, debe estar
amparada por un documento contractual (Pedido o Contrato) y cumplir con las disposiciones
emanadas por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT),
en esta materia.

3. La cancelación de compromisos, que no estén amparados por un documento contractual,

referidos a: gastos de personal, gastos de servicios básicos, pago de retenciones, reembolsos
de gastos médicos, reposiciones de caja chica, pago de impuestos, prestamos a los
trabajadores, pago por concepto de liquidación de prestaciones sociales se realizarán mediante
el formulario “Autorización de Pago”, previo cumplimiento de lo establecido en la Norma y
Procedimiento Cancelación de Gastos Administrativos (06.03-01)

4. La Coordinación Administración y Contabilidad es responsable de, a través del área de Cuentas

por Pagar:

4.1 Recibir y revisar las facturas presentadas por el proveedor o contratista. En caso de que las
mismas no cumplan con las prerrogativas fijadas en el Marco Legal, Contractual o Normas y
Procedimientos internos de la Empresa, serán devueltas al mismo.

4.2 Registrar en el Sistema SAP, las facturas y documentos de pago y aplicar las retenciones
que en materia tributaria le compete a CVG CARBONORCA, como Agente Especial de
Retención, así como las retenciones contractuales que correspondan.

OM–006 B ( 03 –0 6-2 013) REV. 2

 Normas y Procedimientos

Asunto Revisión Código: 06.03-02

Recepción y Registro de Facturas y /o Documentos Administrativos
1 Pág. 4 de 13
4.3 Garantizar la oportunidad y confiabilidad del registro contable de pasivos a favor de
proveedores y contratistas, dando cumplimiento a las premisas legales que rigen los
aspectos tributarios, contractuales y normativas internas de la Empresa.

4.4 Revisar y controlar los registros contables realizados, una vez efectuada la verificación y
registro de la factura.

A través del área de Asuntos Fiscales:

4.5 Generar y entregar anualmente a proveedores y contratistas, el Comprobante de Retención

de Impuesto Sobre la Renta (ARC) y mensualmente el Comprobante de Retención de
Impuesto al Valor Agregado (IVA).

De la Recepción y Registro de Facturas

5. Las facturas deben ser entregadas por el proveedor en original y fotocopia, en la Coordinación
de Administración y Contabilidad (Cuentas por Pagar - Taquilla de Recepción de Facturas), en el
horario establecido para tal efecto y cumplir con los requisitos exigidos por el SENIAT en
materia de facturación y con lo señalado en el numeral 6 de la presente Norma.

6. Las facturas relacionadas con el Sistema Autogestionario de Salud (HCM) y Ramos

Patrimoniales, serán recibidas por la Coordinación de Seguros a fin de validar las mismas, luego
deben ser relacionadas y remitidas al área de Cuentas por pagar.

7. Todo pago que se realice la Empresa debe estar soportado, según su tipo u origen por los
siguientes documentos:

7.1 Adquisición de Materiales:

- Factura (original y copia) sin enmiendas, conformada de acuerdo a lo establecido en el

pedido.

- Orden de Entrega o Guía de Despacho (original y copia), con sellos húmedos tanto de
Protección de Planta como de la División Almacén.

- Dos copias fotostáticas completas y legibles del documento contractual y las

modificaciones efectuadas al mismo, de ser el caso. El documento original debe
presentarse a efectos de verificación previamente firmado por el proveedor como recibido.

7.2 Contratación de Obras y Servicios:

- Factura (original y fotocopia) sin enmiendas, conformada por el gerente del área usuaria.

- Valuación de Obra Ejecutada/Servicios Prestados (original y copia), elaborada por el

proveedor y conformada por el usuario receptor de la obra o servicio.

OM–006 B ( 03 –0 6-2 013) REV. 2

 Normas y Procedimientos

Asunto Revisión Código: 06.03-02

Recepción y Registro de Facturas y /o Documentos Administrativos
1 Pág. 5 de 13
- Dos copias del Acta de Inicio.

- Dos copias del Acta de Recepción Definitiva o Provisional (si la factura que se presenta
corresponde a la culminación de los trabajos o servicios prestados).

- Dos copias del Acta de Terminación (si la factura que se presenta corresponde a la
culminación de los trabajos o servicios prestados).

- Dos copias de las fianzas y pólizas entregadas a CVG CARBONORCA, en conformidad a las
condiciones establecidas en el pedido.

- Dos copias fotostáticas completas y legibles del documento contractual y las

modificaciones efectuadas al mismo, de ser el caso.

- Control de horas trabajadas (Original y Copia) (aplica para aquellos pedidos cuya unidad
de medida esté expresada en horas u horas máquinas).

- Original y copias fotostáticas de los Soportes donde se verifique el servicio prestado.

- Un (1) juego de copias de facturas, guías o notas de entrega para ser selladas al
proveedor como constancia de recibidas.

7.3 Liberación de Retenciones:

7.3.1. Laboral

- Recibo de Cobro.

- Solvencia Laboral (emitida por la Inspectoría del Trabajo).

- Copia fotostática completa y legible del documento contractual y/o pedido y las
modificaciones efectuadas al mismo, de ser el caso.

- Acta de Recepción Definitiva o Provisional (copia).

7.3.2. Reintegro de Retenciones para Pedidos de Obras y Servicios

- Original y copia de Nota de débito y/o correspondencia solicitando la devolución de

la retención.

- Original y copia del Acta de Inicio de Obras y/o Servicios.

- Original y copia del Acta de Terminación de Obras y/o Servicios.

- Original y copia del Acta de Aceptación Definitiva.

- Dos copias fotostáticas completas y legibles del documento contractual y/o pedido.

OM–006 B ( 03 –0 6-2 013) REV. 2

 Normas y Procedimientos

Asunto Revisión Código: 06.03-02

Recepción y Registro de Facturas y /o Documentos Administrativos
1 Pág. 6 de 13
- Dos copias fotostática de las facturas en las que se aplicó la retención.

- Dos copias fotostática de los vouchers donde se reflejan las retenciones realizadas.

- Dos copias fotostática de la evaluación del proveedor emitida por el usuario y la

Gerencia de Logística.

- Original y copias de Comunicación escrita emitida por la unidad usuaria de la obra

y/o servicio autorizando la liberación de las retenciones.

7.3.3. Reintegro de Retenciones de Fiel Cumplimiento para Pedidos de Suministros

- Original y copia de Nota de débito y/o correspondencia solicitando la devolución de

la retención.

- Dos copias fotostática completa y legible del documento contractual y/o pedido.

- Dos copias fotostáticas de las facturas y/o notas de entrega objeto de la retención.

- Dos copias fotostáticas de los vouchers de caja donde se reflejan las retenciones
realizadas.

8. Toda factura debe traer la dirección fiscal de CVG CARBONORCA.

De la Recepción y Registro de Documentos Administrativos

9. Los documentos administrativos internos que generan pagos en la Empresa, previo

cumplimiento de los procedimientos que regula cada transacción, son los siguientes:

9.1 Autorización de Pago (Normas y Procedimiento “Cancelación de Gastos Administrativo”).

9.2 Reposición de Caja Chica (Normas y Procedimientos “Gastos por Caja Chica”).

9.3 Anticipo de Gastos de Viaje y Reporte de Gastos (Norma y Procedimiento “Anticipo y

Rendición Gastos de Viaje”).

Del Pago de las Facturas y Documentos Administrativos

10. La Coordinación Tesorería, es responsable de:

10.1 Realizar el pago de facturas o documentos administrativos, de acuerdo a lo establecido

en el documento contractual. Dichos mecanismos de pago pueden ser los siguientes:

10.1.1 Pago por Cheque o Transferencia Bancaria

10.1.2 Pago por Carta de Crédito

OM–006 B ( 03 –0 6-2 013) REV. 2

 Normas y Procedimientos

Asunto Revisión Código: 06.03-02

Recepción y Registro de Facturas y /o Documentos Administrativos
1 Pág. 7 de 13
10.1.3 Pago por Compensación

10.2 Realizar los trámites pertinentes ante el Banco, para la solicitud de cheques, así como
garantizar la guarda, custodia y control de las existencias.

10.3 Garantizar el uso de los cheques en estricto orden consecutivo y mantener control de los
pagos realizados.

10.4 Mantener control diario sobre la disponibilidad en cada una de las cuentas bancarias
activas de la Empresa.

10.5 Elaborar un Cronograma de Pago, tomando en cuenta la disponibilidad y fecha de

vencimiento del compromiso a cancelar.

10.6 En caso de presentar bloqueo al momento de generar el cheque o transferencia, realiza

seguimiento en el Sistema, análisis y revisión con las Unidades Usuarias involucradas,
para determinar si es procedente o no anular el bloqueo.

10.7 Tramitar la firma de cheques ante dos (2) titulares autorizados, según el caso: una firma
tipo A y una firma tipo B ó dos firmas tipo A, de acuerdo con lo establecido en el
“Manual Delegación de Autoridad” vigente.

11. Sólo se emitirán cheques para cancelar las obligaciones contraídas por la Empresa, si los
mismos están debidamente respaldados con todos los documentos soportes del pago (ver
numeral 6), asimismo deberán cumplir con los siguientes requisitos:

11.1 No endosable

11.2 Vigencia de noventa (90) días

11.3 A nombre del beneficiario (no al portador)

12. Sólo se podrá emitir cheques en forma manual, cuando existan fallas en el Sistema que no
permitan su emisión automática y se requieran con urgencia, en cuyo caso el responsable de la
elaboración del cheque debe:

12.1 Notificar inmediatamente al Administrador del Sistema, los casos de falla detectados
para canalizar su corrección.

12.2 Obtener el Visto Bueno del Jefe de la Coordinación Tesorería, para la elaboración
manual del cheque.

12.3 Una vez restaurado el Sistema, ingresar la salida de pago automática de la partida
abierta del proveedor y actualizar la información referente al cheque o transferencia,
mediante el cual se emitió el pago.

OM–006 B ( 03 –0 6-2 013) REV. 2

 Normas y Procedimientos

Asunto Revisión Código: 06.03-02

Recepción y Registro de Facturas y /o Documentos Administrativos
1 Pág. 8 de 13
12.4 En caso de anulación de cheques, ingresar al Sistema la información referente a los
datos del cheque anulado, a fin de actualizar el correlativo de emisión.

13. Una vez firmado el cheque, el triplicado y los documentos soportes, deben ser sellados o
troquelados con la transcripción “PAGADO”, y ser enviados, inmediatamente, al archivo contable
para su control. Posteriormente, cuando el original le sea entregado al beneficiario, el duplicado
del cheque junto con el voucher respectivo, se archivará en la Coordinación Tesorería.

14. Cuando se requiera anular un cheque por presentar errores en su emisión (impresión,
trascripción), entre otras causas, el responsable de la emisión debe proceder a la anulación
inmediata en el Sistema y a la inutilización física del cheque, colocando el sello “ANULADO”,
sobre el espacio de las firmas y proceder a archivar el cheque anulado junto con el voucher
respectivo.

15. La entrega de cheque al proveedor o beneficiario, requiere de la identificación previa del

mismo. Pero en todo caso, no se entregará cheque a aquellos proveedores que no posean la
Solvencia del Registro de Proveedores de CVG CARBONORCA.

16. La entrega de cheque a un tercero, requerirá la presentación de los siguientes documentos:

autorización por escrito del beneficiario y copia fototastica de la cédula de identidad del
autorizado y del beneficiario o Representante Legal de la Empresa a la cual pertenece el
cheque.

17. La Gerencia Auditoria Interna, revisará cualquier etapa del proceso cuando lo considere
pertinente, a los fines de verificar el cumplimiento del Sistema de Control Interno, aplicable a esa
área.

OM–006 B ( 03 –0 6-2 013) REV. 2

 Normas y Procedimientos

Asunto Revisión Código: 06.03-02

Recepción y Registro de Facturas y /o Documentos Administrativos
1 Pág. 9 de 13

V. PASOS A SEGUIR

Coordinación Administración y Contabilidad (Cuentas por Pagar)

1. Recibe del proveedor, original y fotocopia de la factura; de la Coordinación Seguros en el caso
de clínicas, farmacias, laboratorios y reembolsos relación de facturas con soportes y de los
ramos patrimoniales el pedido y la(s) factura(s) soportes, y de acuerdo a lo señalado en el
numeral 6 de la presente Norma.

2. Revisa la factura y verifica que los datos estén descritos correctamente, a fin de cumplir con lo
señalado en el numeral 3.1 de la presente Norma; asimismo, revisa que la factura este firmada
por el Gerente del área respectiva. Si tiene objeciones; devuelve al proveedor la factura junto
con documentos soportes, indicando las causas del rechazo. De estar conforme, firma, sella
“Recibido” y devuelve duplicado de la factura al proveedor.

3. Elabora Relación de facturas recibidas, a fin de controlar la recepción de las mismas en el área
de Cuentas por Pagar.

4. El Analista de Administración y Contabilidad revisa que no existan diferencias de cantidades o

precios en el Sistema, con respecto a los montos reflejados en la factura y procede según el
caso:

4.1 Si presenta diferencias, prepara comunicación en duplicado (Remisión de Documentos) y

procede a la devolución de la factura y soportes respectivos al proveedor, indicando el
motivo del rechazo y archiva duplicado de la comunicación para su control.

4.2 Si no presenta diferencias, verifica el documento que respalda la recepción del bien, obra
o servicio y procede según sea el caso:

4.2.1 Cuando es factura por obras o servicios, verifica y registra en el Sistema, la Hoja
de Entrada de Servicios respectiva.
4.2.2 Cuando es factura por suministro, verifica en el Sistema la recepción del material
mediante el número de la Guía de Despacho o de la Orden de Entrega.

5. Registra datos de la factura en el Sistema, firma, sella y coloca el número del comprobante
generado por el Sistema en la factura y documentos soportes.

6. Genera Comprobante Contable, firma y anexa la factura y documentos soportes. Si el pago

tiene Cesión de Crédito, registra traslado interno con compensación en el Sistema y
modifica documento para indicar datos de la retención de Impuesto Sobre la Renta, Timbre
Fiscal entre otros, si fuere el caso.

OM–006 B ( 03 –0 6-2 013) REV. 2

 Normas y Procedimientos

Asunto Revisión Código: 06.03-02

Recepción y Registro de Facturas y /o Documentos Administrativos
1 Pág. 10 de 13

7. Obtiene firma en del Coordinador de Administración y Contabilidad; en el comprobante

contable

8. Llena en duplicado formulario CN-030 “Relación de Envío Comprobantes Contables” anexa

comprobante(s) contable(s), factura(s), soporte(s) y remite a la Coordinación Tesorería.

Coordinación Administración y Contabilidad (Cuentas por Pagar)

9. Recibe del proveedor, original y fotocopia de la factura; así como los documentos soportes
señalados en el numeral 6 de la presente Norma.

10. Revisa la factura y verifica que los datos estén descritos correctamente, a fin de cumplir con
lo señalado en el numeral 3.1 de la presente Norma; asimismo, revisa que la factura este
firmada por el Gerente del área respectiva. Si tiene objeciones; devuelve al proveedor la
factura junto con documentos soportes, indicando las causas del rechazo. De estar
conforme, firma, sella “Recibido” y devuelve duplicado de la factura al proveedor.

11. Elabora Relación de facturas recibidas, a fin de controlar la recepción de las mismas en el
área de Cuentas por Pagar.

12. El Analista de Administración y Contabilidad revisa que no existan diferencias de cantidades

o precios en el Sistema, con respecto a los montos reflejados en la factura y procede según
el caso:

12.1 Si presenta diferencias, prepara comunicación en duplicado (Remisión de

Documentos) y procede a la devolución de la factura y soportes respectivos al
proveedor, indicando el motivo del rechazo y archiva duplicado de la comunicación
para su control.

12.2 Si no presenta diferencias, verifica el documento que respalda la recepción del bien,
obra o servicio y procede según sea el caso:

12.2.1 Cuando es factura por obras o servicios, verifica y registra en el Sistema, la

Hoja de Entrada de Servicios respectiva.
12.2.2 Cuando es factura por suministro, verifica en el Sistema la recepción del
material mediante el número de la Guía de Despacho o de la Orden de
Entrega.

13. Registra datos de la factura en el Sistema, firma, sella y coloca el número del comprobante
generado por el Sistema en la factura y documentos soportes.

OM–006 B ( 03 –0 6-2 013) REV. 2

 Normas y Procedimientos

Asunto Revisión Código: 06.03-02

Recepción y Registro de Facturas y /o Documentos Administrativos
1 Pág. 11 de 13

14. Genera Comprobante Contable, firma y anexa la factura y documentos soportes. Si el pago
tiene Cesión de Crédito, registra traslado interno con compensación en el Sistema y
modifica documento para indicar datos de la retención de Impuesto Sobre la Renta, Timbre
Fiscal entre otros, si fuere el caso.

15. Obtiene firma en del Coordinador de Administración y Contabilidad; en el comprobante

contable

16. Llena en duplicado formulario CN-030 “Relación de Envío Comprobantes Contables” anexa
comprobante(s) contable(s), factura(s), soporte(s) y remite a la Coordinación Tesorería.

Coordinación Tesorería

17. Recibe de la Coordinación Administración y Contabilidad formulario CN-030 “Relación de

Envío Comprobantes Contables” en duplicado, revisa que los documentos anexos se
correspondan con lo señalado en la relación. Si la documentación está completa, firma y
devuelve fotocopia del formulario a la Coordinación Administración y Contabilidad. En caso
contrario, devuelve original y fotocopia del formulario CN-030 “Relación de Envío
Comprobantes Contables” junto con los comprobante(s) contable(s), factura(s) y soportes
anexos, indicando el motivo del rechazo.

18. Determina la vía de pago según lo establecido en el contrato o pedido. Si el documento

contractual no señala la vía de pago, dicho pago se realizará mediante cheque o
transferencia bancaria.

19. Revisa en el Sistema la propuesta de pago, verifica los datos del cheque o transferencia
contra el documento de pago; constata que el número consecutivo automático de emisión
del cheque o transferencia corresponda con el consecutivo colocado en la impresora y
procede a la impresión del cheque o transferencia, en triplicado, así como del respectivo
voucher.

20. Revisa el cheque o transferencia impresa, compara contra el documento de pago y procede
según los resultados:

20.1 De estar conforme, anexa el cheque - transferencia / voucher a los documentos de

pago correspondientes, obtiene firma de conformidad del Jefe de División y continúa
con el paso N° 11.

20.2 En caso de detectar error en algún cheque procede a:

20.2.1 Inutilizar el cheque, colocando el sello (o troquel) “ANULADO”, sobre el

espacio para las firmas.

OM–006 B ( 03 –0 6-2 013) REV. 2

 Normas y Procedimientos

Asunto Revisión Código: 06.03-02

Recepción y Registro de Facturas y /o Documentos Administrativos
1 Pág. 12 de 13

20.2.2 Anular el cheque en el Sistema, la información referente a los datos del

cheque: banco, monto y datos de la anulación (motivo, fecha de
contabilización y emisión) y archiva para su control. Repite desde Paso No.
3.
20.2.3 Cuando se detecte un error al momento de imprimir una transferencia, se
procede a la destrucción física de la misma y se reimprime haciendo las
correcciones necesarias y conservando el mismo número del correlativo. Si el
error se detecta en momentos posteriores a la impresión, se debe anular la
transferencia en el Sistema e inutilizar el físico colocando el sello de
“ANULADO” y archivar para su control.

21. Solicita las firmas de los niveles autorizados, según lo establecido en el Manual de
Delegación de Autoridad vigente.

22. Una vez obtenida las firmas de autorización, sella (o troquela) la inscripción “PAGADO”, en
el cheque o transferencia y procede a remitir mediante una comunicación el triplicado del
cheque -transferencia / voucher junto con el comprobante contable y documentos soportes
a la Coordinación Administración y Contabilidad (archivo contabilidad) y archiva duplicado
del formulario CN-030 “Relación de Envío de Comprobantes Contables” para su control.

23. Envía original y fotocopia del cheque - voucher al Cajero para su entrega al beneficiario. En
caso de transferencia el original se envía al Banco y el duplicado se archiva en la
Coordinación Tesorería para su control.

Caja y Banco
24. Recibe original y duplicado del cheque y el voucher respectivo, revisa los datos y firmas del
cheque. Si están correctos, archiva hasta la llegada del beneficiario. En caso contrario,
devuelve el cheque y el voucher a la Coordinación Tesorería, indicando las razones del
rechazo.
25. Posteriormente, a la llegada del beneficiario, solicita su identificación; si el beneficiario es un
proveedor, adicionalmente revisa en el Sistema (Registro de Proveedores de CARBONORCA)
que el proveedor posea la “Solvencia de Proveedores”. De estar conforme, extrae del
archivo el original y duplicado del cheque y el voucher. Caso contrario, informa al
beneficiario las razones por la cuales no puede hacer entrega del cheque.

26. Obtiene firma del beneficiario y entrega original del cheque al beneficiario, sella (o troquela)
el duplicado del cheque - voucher con la inscripción “PAGADO” y envía a la Coordinación
Tesorería para su archivo y control.

Coordinación de Seguros

1. Al recibir las facturas de acuerdo al tipo de proceso que corresponda procede de acuerdo a
lo siguiente:

OM–006 B ( 03 –0 6-2 013) REV. 2

 Normas y Procedimientos

Asunto Revisión Código: 06.03-02

Recepción y Registro de Facturas y /o Documentos Administrativos
1 Pág. 13 de 13

Caso 1: Clínicas, Farmacias y Laboratorios

a) Recibe de los proveedores, las facturas originales, por servicios y/o contratos de seguros
y carga al registro interno de deudas pendiente a proveedores.

b) Procede a liquidar, en función del servicio que este facturando el proveedor, las facturas
de Clínicas, Farmacias y Laboratorios, revisa que tengan todos los soportes exigidos por
la empresa para procesarlo, verifica que la factura cumpla con los requisitos exigidos por
el SENIAT, de lo contrario notifica y devuelve al proveedor.

c) Una vez liquidada la factura, automáticamente el sistema SAGES emite las

autorizaciones, conjuntamente con la hoja de ajuste en caso de tenerlo, las cuales
deben ser firmadas por el Analista, el Coordinador de Administración y Contabilidad y el
Gerente de Finanzas.

d) Una vez recaudadas las firmas correspondientes, se realiza el procedimiento de desglose

y se envían con una relación al área de Cuentas por Pagar.

Caso 2: Reembolsos:
a) Recibe de los trabajadores las solicitudes de reembolsos con los soportes
correspondientes.

b) Proceden a liquidar el reembolso y de ser procedente carga en el sistema la información

y se emite automáticamente la Autorización de Pago, de no ser procedente notifica al
trabajador la causa de la no procedencia y devuelve documentación.

c) Recauda las firmas correspondientes en las Autorizaciones de Pago.

d) Envía a la Coordinación Administración y Contabilidad una relación de las autorizaciones

de pago realizadas.

Caso 3: Ramos Patrimoniales:

a) Recibe de los proveedores las facturas de acuerdo a los requerimientos establecidos en
el documento contractual o pedido.

b) Revisa que cumpla con los requisitos exigidos y de ser procedente envía al área de
Cuentas por Pagar el pedido y la(s) factura(s) soportes.

2. Continúa con lo establecido en los pasos a seguir a partir del paso 1 de la Coordinación de
Administración y Contabilidad.

VI. ANEXOS

Formularios e Instructivos: - CN-030 “Relación de Envío Comprobantes Contables”

OM–006 B ( 03 –0 6-2 013) REV. 2