UD6.

DOCUMENTOS CON PROVEEDORES Y CLIENTES GELOG

UNIDAD 6. DOCUMENTOS CON PROVEEDORES Y CLIENTES

DOCUMENTOS DE LA ACTIVIDAD COMERCIAL

Un documento es una información estructurada en soporte material (papel) o medios

electrónicos, cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y las personas que
han intervenido en las mismas.

Cuando hay que abastecer el almacén de materias primas, mercancía, envases,…se inicia, por
una parte, el flujo físico de materiales y, por otra, un flujo administrativo de documentos,
justificantes, órdenes o partes de trabajo. El flujo de documentos refleja los acontecimientos
de la actividad empresarial y transmite información entre las distintas secciones o
departamentos o entre las personas que dan las órdenes y las que las ejecutan.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL STOCK

1
UD6.DOCUMENTOS CON PROVEEDORES Y CLIENTES GELOG

TRAZABILIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN Y DEL PRODUCTO

Se llama trazabilidad de la documentación en las operaciones de compraventa a la posibilidad

de conocer en cada momento el origen y el destino de una operación a través de su
documentación. Todos los documentos se encadenan, y esto permite que tanto el proveedor
como el cliente puedan conocer, por ejemplo, de qué presupuesto arrancó en una
determinada factura.

2
UD6.DOCUMENTOS CON PROVEEDORES Y CLIENTES GELOG

REQUISICIÓN DE COMPRAS

1. Departamento que precisa la compra y firma la requisición.

3
UD6.DOCUMENTOS CON PROVEEDORES Y CLIENTES GELOG

2. Número de requisición que debe poner el departamento de compras cuando la recibe.

3. Fecha de emisión de la requisición.
4. Fecha en la que se utilizará el producto.
5. Nombre comercial del producto.
6. Descripción técnica del producto.
7. Cantidad de producto.
8. Especificaciones técnicas para la operación de compra.
9. Firma de quien analizó la necesidad.
10. Firma del encargado de ejecutar la compra.

PRESUPUESTO

En respuesta a la solicitud de información sobre la prestación de un determinado servicio que

el departamento de compras envía a sus posibles proveedores, suelen contestar con un
documento llamado presupuesto.

El presupuesto detalla el coste que tendrá un bien o servicio, en caso de realizarse. Lo emite el
proveedor y, si el cliente lo acepta, el proveedor ha de mantener las condiciones pactadas
hasta la fecha de validez indicada en él.

1. Fecha de emisión y plazo de validez para la aceptación.

4
UD6.DOCUMENTOS CON PROVEEDORES Y CLIENTES GELOG

2. Documento, correo electrónico o conversación telefónica a los que hace referencia.

3. Forma de pago y condiciones económicas técnicas.
4. Firma y sello del jefe de ventas de la empresa proveedora (nombre y cargo). Si el
cliente está de acuerdo, firmará en acepto.

NOTA DE PEDIDO

1. La nota de pedido es emitida por el cliente y hace referencia al documento que lo

propició.
2. Se deben mencionar el plazo de entrega y otras condiciones, como descuentos (no es
necesario aplicarlos), forma de pago, el cargo de portes y todo lo necesario para evitar
errores.
3. Para dar validez al documento debe firmarse y sellarse.

PEDIDO

Las operaciones de compraventa están reguladas por el Derecho mercantil, porque generan
contratos mercantiles. Pueden ser contratos firmados o acuerdos verbales, tan válidos como

5
UD6.DOCUMENTOS CON PROVEEDORES Y CLIENTES GELOG

los primeros. En el caso de que no se haya firmado contrato, el pedido hace las veces de
contrato.

Una vez seleccionado el proveedor, se procederá realizar el pedido, y este se puede formalizar
de diferentes formas: por carta, por correo electrónico, por teléfono, mediante visita del
agente comercial o mediante una nota de pedido.

Si el pedido se hace dentro de la misma empresa, se usa un documento interno denominado

hoja de solicitud.

El pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o

artículos a su proveedor.

FACTURA

La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación

de servicios y se confecciona partiendo de los datos que figuran en el pedido y en la copia del
albarán que acepta el comprador.

Viene regulada por el RD 1619/2012 de 30 de noviembre por el que se aprueba el reglamento

por el que se regulan las obligaciones de facturación.

En la normativa legal se especifica que los empresarios y profesionales están obligados a

expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen,
incluyo por las exportaciones, debiendo conservar una copia de las mimas.

6
UD6.DOCUMENTOS CON PROVEEDORES Y CLIENTES GELOG

 Las facturas podrán emitirse en cualquier lengua y moneda. Sin embargo, la

Administración tributaria podrá exigir su traducción a las lenguas oficiales de España.
Y, en cuanto a la moneda, es obligatorio que el importe del impuesto venga expresado
en euros, al tipo de cambio fijado por el Banco de España.
 Las facturas se deben emitir en el acto de la operación, si el destinatario es
consumidor final. Cuando se trate de un empresario o profesional, antes del día 16 del
mes siguiente a aquel en el que se produzca el devengo del Impuesto correspondiente
a la operación.
 El vendedor solo puede expedir un original de cada factura, tique o vale, pero puede
emitir duplicados cuando se trate de varios destinatarios o si se ha perdido el original,
haciendo mención expresa a la razón de su expedición “duplicado por extravío del
original” y a su formato “duplicado”.

El vendedor debe conservar copia de cada factura emitida, tique o vale, durante 6 años a partir
de la expiración de la operación reflejada en la misma. Estas copias se pueden guardar en
soportes informáticos, siempre que se garantice su acceso por parte de la administración
tributaria.

FACTURA. OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA

7
UD6.DOCUMENTOS CON PROVEEDORES Y CLIENTES GELOG

FACTURA. TIPOS DE FACTURAS

La normativa vigente de facturación tiene en cuenta tres tipos de facturas:

FACTURA SIMPLIFICADA

8
UD6.DOCUMENTOS CON PROVEEDORES Y CLIENTES GELOG

 Podrá emitirse, a elección del emisor, cuando el importe de los bienes o servicios que
se van a facturar no exceda de 400 €, IVA incluido, o cuando deba expedirse una
factura rectificativa.
 Además, la factura simplificada podrá emitirse, cuando su importe no exceda de 3.000
€, IVA incluido, en las operaciones se describen a continuación: ventas al por menor,
ventas o servicios en ambulancia, ventas o servicios a domicilio, transporte de
personas y sus equipajes, servicios de hostelería, estacionamiento de vehículos.

FACTURA ELECTRÓNICA O E-FACTURA

La factura electrónica es una factura que se ajusta a lo establecido en el RD y que ha sido

expedida y recibida en formato electrónico. La expedición de la factura electrónica estará
condicionada a que destinatario haya dado el consentimiento y los comercios electrónicos
están obligados a emitir factura electrónica siempre que sus clientes la acepten.

Además de la factura electrónica, desde el 1 de enero de 2015 está vigente un nuevo régimen
de IVA para el comercio electrónico: el régimen especial para la tributación del IVA de las
empresas electrónicas, que permite a las empresas que se den de alta en él aplicar a sus
productos el IVA vigente en el país de la UE donde resida el comprador.

FACTURA RECTIFICATIVA

Las facturas rectificativas se emiten para hacer una corrección en una factura anterior, ya sea
por un error en la base imponible, por una devolución o por no cumplir los requisitos exigidos
en la normativa vigente. En ellas se debe identificar la factura que se rectifica y las
rectificaciones efectuadas, haciendo constar las causas de la rectificación. Se numeran con
series especiales.

9
UD6.DOCUMENTOS CON PROVEEDORES Y CLIENTES GELOG

Las facturas rectificativas que supongan una devolución del importe pagado por el cliente se
contabilizan con signo negativo. Estos casos suponen un abono a favor del cliente y se le
entrega un documento que se denomina nota de abono.

Se debe expedir factura rectificativa en las siguientes situaciones:

 Cuando se modifique la base imponible por circunstancias como la devolución de

mercancía o de envases y embalajes. Si se realiza una rectificación en una factura
posterior no será necesario emitir factura rectificativa.
 Cuando la factura original no cumpla alguno de los requisitos referentes a su
contenido.
 Cuando las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente.
 Cuando se concedan descuentos o bonificaciones posteriores a la operación. Por
ejemplo, rappels acumulativos.

La rectificación se efectúa mediante la emisión de una nueva factura.

FACTURA PROFORMA

Es un documento que detalla una oferta comercial.

La emite el vendedor o exportador antes de concretar la venta, y en ella se especifican las

condiciones de esa venta. Normalmente, la emite el exportador para que el importador pueda
solicitar la licencia de importación, la apertura de un crédito documentario…

10
UD6.DOCUMENTOS CON PROVEEDORES Y CLIENTES GELOG

La factura proforma será un anticipo de la factura comercial, solo refleja la oferta de una
posible venta. No tiene validez fiscal ni contable. Se suele utilizar en el comercio internacional,
y puede ir acompañada de muestras sin valor comercial. En este tipo de facturas debe
aparecer bien visible la expresión “factura proforma”.

FACTURA RECAPITULATIVA

 Permite la agrupación de varias facturas emitidas a un mismo receptor y dentro de un

mismo mes, agilizando y simplificando los procedimientos de facturación, dentro del
marco legal.
 Para que este documento tenga validez legal deberán anularse las Facturas Ordinarias
emitidas anteriormente las cuales quedarán englobadas en esa recapitulación.
 Deberán cumplir los mismos requisitos básicos.
 Deberá de hacer una descripción de todas las operaciones que han estado incluidas y
no reflejar solamente el importe total.

11
UD6.DOCUMENTOS CON PROVEEDORES Y CLIENTES GELOG

 Normalmente, suele usarse para englobar albaranes.

FACTURA. REQUISITOS FORMALES

 Número de factura (deberá ser una serie correlativa).

 Fecha de expedición.
 Nombre y apellidos o denominación social del comprador o de a quién se le presta el
servicio.
 NIF atribuido por la Administración Tributaria española o (como ya dijimos en la Parte
I), en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea.
 NIF del destinatario.
 Domicilio completo.
 Tipo impositivo o tipos impositivos (en caso de haber diferentes).
 Características de los sistemas de transporte usados en la entrega, si se tercia.
 Base imponible por separado de cada una de las operaciones.

12