UNIDAD 3

LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

1. INTRODUCCION
La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos
verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o
acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se de en el campo
empresarial se hace constar en algún documento y en caso de que su importancia lo justifique, el
documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere
que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren de la emisión y recepción de
documentos de diversas índoles.
2. CARACTERISTICAS
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza y su
objeto es el de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un
convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega al cliente
que ha realizado una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo
al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la
operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras
por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles
revestidos de características formales, sino también todos los que puedan sustituirlos y tomen
otra forma como ocurriría en último extremo con la correspondencia.
Estos documentos se envían al departamento de contabilidad donde los contadores y auxiliares
toman de ellos los datos necesarios para efectuar los registros en los libros de contabilidad. Cuando
más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil
facilitan la conclusión de ésta, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las
secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación en los libros de
contabilidad.

DEFINICIÓN:

En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda
constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:

• Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad

• Probar un hecho desde el punto de vista legal

Con respecto al valor probatorio, conviene observar que los libros de contabilidad son tan solo un
medio de prueba y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir
un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de
las características legales: puede decirse entonces que aun los libros de contabilidad pierden valor
sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado.
 3. TIPOS DE DOCUMENTOS MERCANTILES
En forma general los documentos mercantiles se dividen en Documentos negociales y no
negociables.

Documentos negociables, son todos aquellos documentos que se pueden efectivizar por dinero o
negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento o dejar
en garantía.

Documentos no negociables, son todos aquellos documentos que respaldan toda transacción
comercial tales como: recibos, facturas, notas de contabilidad, planilla de sueldos, cuadro de aportes
patronales y otros que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar
desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil.
4. OBJETIVOS

El principal objetivo de un documento mercantil es lograr un control interno adecuado de todas las
transacciones comerciales que realiza una empresa pública o privada, respaldando con la
documentación suficiente y pertinente, a cada tipo de transacciones ya sea por captación de
recursos económicos (pago de clientes por venta de bienes, servicios y cobro a deudores) y
desembolsos realizados por adquisición de bienes, servicios, pago de obligaciones y gastos
operativos necesarios para mantener en marcha la empresa; los mismos que se adjuntan como
documentación de respaldo a los comprobantes de contabilidad (Comprobantes de ingreso,
egreso y diario) y permite además a los responsables de la administración de una empresa revisar
y autorizar todas las operaciones.

5. IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION MERCANTIL

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter
técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos
que se utilizan en las operaciones empresariales. Aun los formularios de simple orden interno para
tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que
permiten seguir el curso de un lote de mercaderías, identificar un envío de dinero o exigir el
cumplimiento de una norma o disposición interna.
6. ASPECTOS FORMALES
Teniendo en cuenta que la contabilidad debe cumplir la función de control de una empresa, es
indispensable que toda transacción esté respaldada con documentación pertinente y suficiente para
su posterior verificación y/o revisión, esto por:
 Actuar como elemento de entrada de información de la empresa

 Permitir, en caso necesario, la prueba de la existencia de determinadas transacciones

y de las condiciones inherentes a la misma, como ser:
• Controversia con terceros o,
• Requerimiento del Estado a través del Servicio Nacional de Impuestos Internos, Controlaría
General de la República y otras entidades, a efectos de fiscalizar en materia tributaria, de
control de precios, la correcta administración de los recursos del Estado, etc.

La documentación sustentadoria se refiere a diferentes formularios utilizados, para respaldar cada

una de las transacciones que realiza una determinada empresa.
A continuación, se presenta algunas transacciones comerciales por las cuales se debe emitir lo
comprobantes de contabilidad y adjuntar la documentación suficiente y pertinente
7. CLASIFICACIÒN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos que se utilizan en las empresas son tan variados y complejos como las propias
operaciones, pero aquí solo se explicaran los de mayor utilización atendiendo la siguiente
clasificación:

7.1. DOCUMENTOS DE RELACIÒN DE INTERCAMBIO

7.1.1 SOLICITUD DE COMPRA

Es una orden escrita emitida generalmente por el encargado de almacenes, para cubrir la necesidad
de abastecimiento de mercaderías, materiales o artículos de almacenes, marcando así el inicio del
trámite de la adquisición, que será efectuada por el departamento de compras de la empresa.
La solicitud de compra debe ser efectuada con la mayor precisión posible, detallando la cantidad,
calidad y plazo de recepción de las mercaderías. Esta solicitud debe ser emitida cuando la existencia
de mercaderías haya llegado al mínimo de stock establecido y cuya recepción sea oportuna, porque
de lo contrario se puede originar el desabastecimiento y los consiguientes perjuicios económicos a la
empresa.

7.1.2 ORDEN DE COMPRA

Este documento es emitido por el departamento de compras y se utiliza para solicitar a los diferentes
proveedores, las mercaderías contenidas en la solicitud de cotización. La orden de compra se emitirá
a favor del proveedor que ofrezca las mejores ventajas, tales como: precio, calidad, forma de pago,
lugar y plazo de entrega.
Este documento permite detallar en forma concreta, clara y especifica de lo que se
solicita.
7.1.3 LA FACTURA
Es un documento legal que el vendedor entrega al comprador o usuario, para acreditar la
transferencia de bienes o la prestación de servicios, indicando el detalle de la mercadería vendida,
la cantidad, la unidad, el precio unitario y el precio total; o en su caso el detalle y el costo del servicio
prestado.

A partir del 01 de diciembre de 2021 (RND 10 21 00011) el Servicio de Impuestos Nacionales

establece en todo el territorio nacional el Sistema de Facturación, con la finalidad de modernizar los
sistemas anteriores, maximizando la seguridad, que permita detectar ilícitos de forma oportuna y
precisa.
Este nuevo sistema de facturación establece 6 modalidades de facturación: Electrónica en línea;
Computarizada en línea; Portal web en línea; Manual; Pre valorada y Computarizada.
7.1.5. RECIBO
Es un documento por el cual quien emite y firma, reconoce haber recibido una cantidad de dinero en
efectivo o en cheque, en moneda nacional o moneda extranjera.
7.1.6 EL VALE

Es un documento que contiene una promesa escrita, en el cual una persona o empresa se obliga al
pago de una suma determinada.

7.1.7. NOTA DE ENTREGA O REMISIÓN DE MERCADERÍAS

Es el documento que envía una empresa junto con la mercadería vendida. El cliente comprueba que
la cantidad y la clase de las mercaderías, coincidan con la nota de entrega y que los productos no
presenten daños o deterioros. Si el cliente da su conformidad, entonces la empresa vendedora envía
la factura por los productos relacionados en la nota de entrega. Si se ha cometido un error en la
cantidad o clase de las mercaderías enviadas, el cliente debe informar inmediatamente al proveedor,
a fin de que éste haga las correcciones necesarias para ajustar la factura
7.1.8. EL CHEQUE
Es una orden de pago a la vista de una determinada suma de dinero en moneda nacional o
extranjera, que debe ser cancelado a su sola presentación del cheque en cajas del banco y que
permite al beneficiario retirar los fondos establecidos en este documento.
Las características de este documento
son:
1. Es una orden de pago.
2. Tiene una validez de 30 días calendario.
3. Es negociable y transferible, a menos que lleve estampado en el mismo la expresión “no
negociable” o “intransferible”.
Las personas que intervienen en el presente documento
son:
1. El girador: persona que gira el cheque.
2. El beneficiario: persona que cobra el cheque.
3. El girado: entidad que cancela el cheque (banco). Las partes de un cheque son:
a) Talón

b) Cuerpo
7.2. DOCUMENTOS BANCARIOS

7.2.1. PAPELETA DE DEPÓSITO BANCARIO

Los depósitos se pueden definir como el dinero en moneda nacional o extranjera, depositado
en una entidad financiera, para que esta proceda a su custodia. Los depósitos bancarios se
denominan tradicionalmente “transitorios” debido a que en ellos existe la obligación de
devolver el equivalente monetario que se ha depositado.
Las características fundamentales de los depósitos se pueden concretar en:
• Liquidez: en cualquier momento el cliente puede proceder a retirar el dinero previamente
depositado.
• Seguridad: las entidades financieras están sometidas a un estricto control por parte de la Autoridad
De
Supervisión Del Sistema Financiero (ASFI).
• Sencillez: frente a otras modalidades de inversión

7.2.2. NOTA DE DÉBITO

Este documento contable se emite para comunicar al cliente que se cargó en su cuenta un importe
por algún concepto, que puede ser: comisiones, intereses, chequeras, visado de cheques y otros,
que originan una disminución de su disponibilidad (saldo).
 7.2.3. NOTA DE CRÉDITO
Es un documento contable que se emite para comunicar al cliente que se abonó en su cuenta un
importe a su favor por algún concepto, como: intereses, remesas, traspasos y otros, que originan un
incremento de su disponibilidad (saldo).

7.2.4 CARTA DE CRÉDITO

Es un documento emitido por un banco, por el cual se autoriza al tenedor a recibir dinero de una de
las filiales en el exterior o de cualquier otro banco extranjero. La orden no es negociable, y es válida
solo para una cantidad máxima de dinero. Es un instrumento muy utilizado por los importadores y
los exportadores, pero también puede ser utilizada por turistas. Esta carta de crédito tiene la finalidad
de garantizar las operaciones comerciales para que entregue a la vista a un tercero beneficiario, una
cantidad fija de dinero, hasta la suma señalada como límite.

Las personas que intervienen en la carta de crédito son:

1.- EL librador: quien tiene los fondos disponibles en el banco
2.- EL otorgante: La entidad financiera
3.- El beneficiario: Tenedor de la carta de crédito
A continuación, un ejemplo:
7.3. DOCUMENTOS DE CREDITO

7.3.1. LETRA DE CAMBIO

Es un documento de crédito, en el cual una persona se compromete a cancelar a otra persona
una cierta cantidad de dinero a una fecha determinada de vencimiento.
Las características de este documento son:
1. Es un documento formal de crédito, porque su validez está subordinado a una forma y
requisitos establecidos por ley.
2. El formato de la letra de cambio, es aprobado por reglamento y emitido por el Tesoro General
de la Nación.
Las personas que intervienen son:
1. El girador o librador: es la persona que emite este documento.
2. El girado o deudor: es la persona que debe pagar la letra de cambio.
3. El beneficiario: es la persona a cuyo favor se emitió la letra de cambio.
4. El aval o garante: es quien se compromete a que el girado cumpla con su obligación.

Formas de vencimiento:
1. A la vista: no tiene fecha de vencimiento y a su sola presentación se debe cancelar este
documento.
2. A días o meses vista: se empieza a contar la fecha de vencimiento desde la fecha de
aceptación de este documento
3. A días o meses fecha: se empezará a contar la fecha de vencimiento desde la fecha de
emisión de este documento.
4. A fecha fija: debe llevar escrita en un texto el día, mes y año que debe ser cobrada la letra de
cambio.
El protesto (reclamo) de la letra de cambio se lo realizará cuando no fue cancelada en los términos
establecido en ella, con la intervención de un notario de fe pública. Este protesto por falta de pago
de una letra pagadera a fecha fija o a días o meses fecha o vista, se efectuará en el curso de los
tres días hábiles siguientes a la fecha de su vencimiento.
 7.3.2. EL PAGARÉ
Es un título de crédito o título valor que contiene la promesa incondicional de una persona, a la cual
se denomina suscriptora, de que pagará a una segunda persona llamada beneficiaria, una suma
determinada de dinero en un plazo de tiempo establecido. Su nombre surge de la frase con que
empieza la declaración de obligaciones: “debo y pagaré”.
El pagaré a diferencia de la letra de cambio, posee una promesa incondicional de pagar una suma
de dinero en moneda nacional o extranjera. Esta suma debe expresarse en números y letras, como
también el tipo de moneda en que se efectuará el pago. Si se paga en moneda extranjera, se debe
indicar el tipo de cambio o equivalencia entre las monedas, que deberá tenerse en cuenta su
vencimiento.
Las personas que intervienen en este documento son:
1. El deudor: es el que firma al pie del pagaré, denominado también prestatario y se
compromete a pagar cierta cantidad de dinero.
2. El acreedor: es la persona que otorga el préstamo.
3. El garante: es la persona que se compromete a cubrir la obligación cuando el deudor real no
lo haga

7.3.3. LA COBRANZA
Es un documento que permite transformar un activo exigible (crédito) documentado o no, en un activo
líquido (disponible). Comienza con la existencia de un derecho representado en una cuenta o
documento por cobrar y trae como resultado el ingreso de dinero o algún título representativo de dinero.

La Cobranza puede asumir diversas formas de acuerdo al tipo de empresa que se trate, de las
características de los deudores, de la radicación de los deudores, del volumen de operaciones y otros.

Entre estas diversas formas de cobranza tenemos: Cobranza por intermedio de cobradores, por
correspondencia, en caja, por depósito bancario y otros.
7.3.4. LA FIANZA BANCARIA
Por el contrato de la Fianza Bancaria, un banco o entidad de crédito debidamente autorizada, se
compromete a garantizar a una persona, frente al acreedor, el cumplimiento de las obligaciones
contraías por el fiado. Conceptos tales como: el contrato de una obra, pago de derechos arancelarios,
consecuencias judiciales o administrativas y otros.

Las características que presenta este documento son:

1. Disponibilidad de obtener contratos con empresa privadas o del estado y/o alquiler de inmuebles
en ciertos casos, afianzado por el respaldo de una sólida institución financiera.
2. Presta un servicio necesario para participar en cierto tipo de negociaciones específicas.
3. Referencia y prestigio de crédito.
4. Agilidad operativa y financiera.
La Fianza Bancaria es un contrato de garantía suscrito entre el fiador (garante) y el deudor
materializado en un documento valorado, emitido por el primero cuando sea una entidad bancaria, a
favor del acreedor.
7.3.5. LA ACCIÓN
Es el título valor que representa la inversión de una persona natural o jurídica, respecto de una
organización en sociedad anónima o en comandita por acciones; en otras palabras, la acción
representa una alícuota parte del capital de la sociedad emisora de este documento.
El formato de una acción es la siguiente: