El Proceso Administrativo

Stoner, Freeman y Gilbert (1996) definen un proceso con una forma sistemática de de
hacer las cosas. “Se habla de la admnistración cono un proceso para subrayar el hecho de
que todos los gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales,
desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que
desean.

Sosa (1996) menciona que a principios del siglo XX, el industrial francés Henri Fayol,
afirmó que todos los administradores realizan cinco funciones básicas: planear, organizar,
dirigir, coordinar y controlar. Al respecto, algunos estudiosos de la Administración, al
observar la interrelación de estas funciones y tomándolas como base, han determinado que
éstas constituyen un proceso. Entendiéndose como proceso al conjunto de fases sucesivas
de un fenómeno, o sea una forma sistemática de hacer las cosas.

Debido a esto, modernamente se ha determinado ue los elementos que conforman el

Proceso Administrativo denominados también funciones o pasos administrativos, son los
siguientes:

1. Planeación
2. Organización
3. Integración –de personas y de cosas,
4. Dirección y
5. Control.

Cada uno de los cuales atiende una tarea específica, como los engranajes grandes y
pequeños de una maquinaria, por lo tanto la buena marcha y éxito de una empresa,
descansa sobre esos cinco elementos fundamentales, tan importantes que la falta de uno de
ellos significa el desplome de toda la estructura. Por eso, todo empresario necesita hacer
uso de ellos, para administrar eficientemente su empresa.

Planificación
Definición

Para Sosa, planeación es decidir por anticipado qué hacer, cómo y cuándo hacerlo y quién
ha de hacerlo; es decir, que determina el curso concreto de acción que ha de seguirse,
definniendo claramente los objetivos, las metas y las acciones necesarias para alcanzarlas.

Stoner et.al., menciona que planificar implica que los administradores piensan con
antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y
no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los
procedimientos idóneos para alzancarlos. Además, los planes son la guía para que:
 1. La organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar
sus objetivos;
2. Los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los
objetivos y los procedimientos elegidos, y
3. el avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que,
cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas.

Koontz y Weihrich citados por Sosa establecen que la planeación es “la selección de
misiones y objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos.”

Stoner y Freeman citados por Sosa definen la planeación como “el proceso en el que se
establecen las metas y las directrices apropiadas para el logro de las metas”

Terry y Franklin indican que “es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al
futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos
organizacionales”.

Reyes (1994), indica que la planeación consiste en “fijar el curso concreto de acción que ha
de seguirse, estableciendo los principios que harán de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarios para
su realización”.

Naturaleza de la planeación

Sosa indica que hay cuatro aspectos principales que hacen resaltar la naturaleza de la
planeación:

1. La primacía de la planeación: significa que la planeación antecede a todas las demás

funciones del proceso administrativo, aunque en la realidad todas ellas se combinan
en interrelacionan; pero es la planeación la que determina la misión, los objetivos y
las metas de la empresa, equivale a tomar decisiones con la información de hoy,
para saber lo que habrá de lograrse en el futuro.

2. La genarlización o fuerza de la planeación: significa que la planeación es necesaria

en todos los niveles organizacionales de la empresa, es decir que es una funciónde
todos los administradores, pero su amplitud y carácter dependerá de la autoridad y
responsabilidad que el puesto requiera. En las empresas planea desde el gerente
general hasta el supervisor, la diferencia es que la alta gerencia elabora los planes
estratégicos y los gerentes de mandos medios y de primer nivel elaboran los planes
operacionales.

3. Contribución a los propósitos y objetivos: todos los planes deben contribuir al logro
del propósito y los objetivos que se ha trazado la empresa, por lo tanto los planes
son necesarios para ayudar a lograr la cooperación deliberada del grupo.
 4. La eficiencia de los planes: como se mencioncionó en el inciso anterior, los planes
se elaborarn para contribuir a alcanzar los objetivos de la empresa, pero éstos son
eficientes y eficaces al analizar el costo-beneficio de su implantación, se descubre
que sí orfrecen una compensación entre los costos y esfuerzos incurridos y los
beneficios que aportan al mejor desempeño de la empresa. Sin embargo, no sólo
hay que medir el costo en términos de tiempo, dinero o producción, sino también
por el grado de satisfacción individual y grupal que el trabajar ordenadamente
proporciona.

Proceso de Planeación

Sosa, menciona dos procesos de planeación distintos: uno para la planeación operativa y
otro para la planeación estratégica. La planeación estratégica es el proceso de seleccionar
las metas organizacionales (propósito, misión y objetivos) determinar las política y
programas necesarios para lograr los objetivos específicos que conduzcan hacia las metas y
el establecimiento de métodos necesarios para asegurarse de que se pongan en práctica las
políticas y programas estratégicos. Por lo tanto es un proceso formalizado de planeación a
largo plazo, el cual se utiliza para definir y alcanzar las metas de la empresa.

El proceso de planeación operativa es el siguiente:

1. Establecimiento de metas organizacionales: Las metas dan a la empresa un

sentido básico de dirección y están compuestas por el propósito, misión y
objetivos.

2. Definición de la situación actual: Este análisis es necesario para determinar en

dónde se encuentra la empresa y de qué recutsos dispone para alcanzar los
objetivos y metas trazadas, y así poder elaborar los planes para el progreso
futuro.

3. Consideración de las premisas para determinar las ayudas y barreras de la

empresa. La palabra premisa significa literlmente lo que va antes, lo que se
establece con anterioridad o lo que se declara como introductorio, de ahí que
las premisas de la planeación sean suposiciones del ambiente y condiciones
conocidas que afectarán la operación de los planes, pueden ser pronósticos de
futuro, las políticas básicas y los planes ya existentes de la empresa.

4. Desarrollo de un plan: Consiste en desarrollar un conjunto de acciones para

alcanzar las metas, esto implica evaluar varios cursos de acción o alternativas
y escoger entre ellas la más idónea.

5. Medición y control.

El proceso de planeación estratégica implica los siguientes pasos:

1. Formulación de metas organizacionales: Este paso incluye la
determinación clara del propósito, la misión y los objetivos de la
empresa, responde a la pregunta: ¿Qué somos, qué queremos y en
qué creemos?

2. Identificación de los actuales objetivos y estrategias: Responde a las

preguntas: ¿Qué estamos haciendo ahora para lograr lo que
queremos?¿Cuál es nuestro negocio?¿Cuál debería ser?¿Quiénes son
nuestros clientes y quiénes deberían ser?

3. Análisis ambiental: Responde a la pregunta: ¿Qué es aquello que

necesitamos hacer?En este análisis es importante preparar una lista
de todos aquellos factores que se estime son realmente decisivos para
la empresa.

4. Análisis de recursos, fortaleza y debilidades de la empresa:

Responde a la pregunta: ¿Qué somos capaces de hacer?

5. Identificación de las oportunidades y amenazas estratégicas:

Responde a la pregunta: ¿Qué podemos hacer, de lo que necesita
hacerse?

6 Análisis de las brechas: Es útil para determinar el grado de cambio

requerido, responde a la pregunta: si continuacmos haciendo lo
que estamos haciendo ahora, ¿podremos llegar a donde
queremos? Cualquier cambio tendra que basarse en la
identificación de las brechas de desempeño, que no son más que
la diferencia entre los objetivos establecidos y los resultados
obtenidos, que constituyen una debilidad de la empresa, porque
permiten un espacio para que pueda penetrar la competencia en
nuestro segmento de mercado atendido.

7 Toma de decisiones estratégicas: Incluye encontrar o desarrollar las

alternativas, evaluarlas y seleccionar las que mejor respondan a
las capacidades y recurosos de la empresa.

8 Implantación de la estrategia: Esto es poner en práctica la estrategia

a través de tácticas apropiadas. Una vez determinada la
estrategia, es preciso incorporarla a las operaciones diarias de la
empresa; es decir,k ebe traducirse a planes operativos (tácticas),
pues la mejor estrategia puede fallar si la alta gerencia no es
capaz de traducirla en programas, políticas, presupuestos y otros
planes de corto plazo necesarios para llevarla a cabo.

9 Medición y control de los avances: Es necesario verificasr

frecuentemente y comparar el progreso obtenido con el plan
 estratégico, para asegurarnos de que se está avanzando hacia la
obtención de los objetivos estratégicos planeados.

Organización

Sosa define la organización como el proceso que se ocupa de escoger qué tareas deben
realizarse, quién las tiene que hacer, cómo deben agruparse, quién reporta a quién y
dónde deben tomarse las decisiones; es decir, qué reúne los recursos empresariales en
una forma ordenada y los acomoda en un patrón coordinado para alcanzar los objetivos
planeados.

Stoner et.al., explican que una organización es un patrón de relaciones –de muchas
reloaciones simultáneas,entrelazadas-, por medio de las cuales las personas, bajo el
mando de los gerentes, persiguen metas comunes. Estas metas son producto de los
procesos para tomar decisiones que se conocen con el nombre de planificación. Las
metas que los administradores desarrollan en razón de la planificación suelen ser
ambiciosas, de largo alcance y sin final fijo. Los gerentes quieren estar seguros de que
sus organizaciones podrán aguantar mucho tiempo. Los miembros de una organización
necesitan un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para
alcanzar las metas de la organización. El proceso gerencial de la organización implica
tomar decisiones para crear este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones
puedan durar desde el presente hasta bien entrado el futuro.

Importancia de la organización

Sosa señala que la importancia de la organización se centra en los siguientes aspectos:

a Es de carácter continuo: a lo largo de la vida de la empresa, no se puede decir que

se ha terminado de organizar, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a
cambios constantes, por expansión de la misma, por contracción, por
incorporación, de nuevos productos, etc., lo que obviamente redunda en la
necesidad de efectuar cambios en ella.
b Suministra los métodos para un desempeño eficaz y eficiente.