Informe Dpto.

Compras
Elaborado por: Mari Luz Llamas Madrid y Alejandra Gutiérrez Rodríguez (jefa de departamento de
compras).
Solicitado por: Gerencia del módulo de Empresa en el aula.
Asunto: Análisis de compras en el mes de diciembre.

INTRODUCCIÓN.
El presente informe se realiza con el motivo de la evaluación del desempeño de
funciones en el área del departamento de compras durante el periodo del mes de
diciembre.

Los puntos a evaluar son los siguientes:

1. Antecedentes.

En esta segunda rotación, la situación del departamento de compras era bastante

desordenado, donde la dificultad de encontrar las cosas hacía el trabajo más complicado.

- En cuanto a la forma de archivar se ha organizado las carpetas de la siguiente

manera:
o 2º Rotación:
 Alejandra Gutiérrez y Mari Luz Llamas:
 Albarán: Donde están todos los albaranes de cada proveedor
y proveedor inmovilizado.
 Facturas: Clasificadas por cada proveedor.
 Factusol: El archivo guardado donde se reflejan todas las
compras realizadas.
 Ficha de almacén: Actualizada y clasificada por cada método
(FIFO y PMP) con las últimas compras realizadas. Se tuvo que
actualizar porque la primera ficha de almacén no tenia
coherencia ya que no estaban bien las cantidades (€) ni las
unidades.
 Pedidos: Todos los pedidos realizados a los proveedores y
otras empresas.
 Registro de correspondencia: Registro de correos tanto de
entrada como de salida.
2. Gestión realizada.
- No ha habido ninguna solicitud de pedido por parte de otros departamentos.
- El número de presupuestos enviados en esta segunda rotación han sido un total de
12, y un total de 16 pedidos realizados incluyendo los que se realizan
semanalmente a diferentes empresas.
- El número de proveedores total han sido 11, excluyendo a los mayoristas (rocalla y
morales) y al proveedor CLEANING WIZARDS que ya estaban en la primera rotación.
Los proveedores nuevos en esta segunda rotación han sido:
o Aguazul: Pedido realizado de botellas de agua de 33cl para el consumo de
los trabajadores y la empresa.
o Avitty: Pedido realizado de camisetas unisex para el uniforme de los
trabajadores.
o B.Q.A.: Pedido realizado de dos impresoras canon.
o Domo bussines: Pedido realizado de dos cámaras de seguridad.
o DT importaciones: Pedido realizado de dos relojes.
o Ecosport: Pedido realizado de dos tipos de menú para el almuerzo de los
trabajadores.
o Musst: Pedido realizado de un armario de oficina y un perchero, ambos
complementos para el uso y disfrute de la empresa.
o Segurcan: Pedido de 7 software antivirus para la protección de los
ordenadores de la empresa.
o Snack & Go: Desayuno completo para los trabajadores de la oficina.
o Tecmbs: Pedido realizado de 4 teclados y 4 ratones.
o Velp: Pedido de 2 calefactores eléctricos y 4 ratones inalámbricos.
- En las incorporaciones de los nuevos productos están señalados en el punto anterior
y la cantidad total de gastos en los productos nuevos adquiridos ha sido de:
1.808,83€
- En el mes de diciembre, después de haber contactado con varias empresas para
realizar y gestionar los contratos de compraventa cruzadas, ninguno respondió
salvo una empresa que no quiso realizar el contrato con nosotros.
3. Queda pendiente.
- En esta segunda rotación falta realizar las últimas compras semanales, que no se
han realizado porque tienen fecha fuera del periodo de esta rotación.
- No se han podido realizar los informes de las compras hechas por cada proveedor
porque al revisar el programa FACTUSOL, nos hemos encontrado con compras que
no están registradas como facturadas ni pagadas.
- Las entradas no están registradas ni los pagos realizados.
- Todos estos problemas están desde la inicial, con lo cual el departamento de
compras y ventas presentara desajustes en todo lo que se ha realizado a lo largo de
las 3 rotaciones seguidas.
- Como tarea muy ¡IMPORTANTE! El departamento de compras deberá revisar todos
los pedidos desde el inicio y compararlos con finanzas para verificar que los

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 pedidos están pagados correctamente. Que las entradas se hayan realizado bien,
todo esto se hará en el programa de FACTUSOL.
- Una vez realizado todo esto, que se tiene que hacer antes de iniciar todo lo
relacionado con la 3ª rotación, hay que realizar un informe con las compras
realizadas por proveedores de la 2ª rotación, donde se tendrán que poner en
contacto con los compañeros que la hicieron.
4. Resultados del periodo.

Datos económicos de la empresa:

- El importe total de las compras de mercaderías realizadas en esta segunda rotación

ha sido: 273,95€.
- El resto de compras de mercaderías realizadas a otras empresas no se han podido
actualizar porque, aunque el pedido fue enviado, no hemos recibido aún ni el
albarán ni la factura, con lo cual, en la ficha de almacén no aparecen esos
artículos.
5. Problemas encontrados.

Al principio de la segunda rotación nos hemos encontrado el departamento muy

desorganizado en cuanto clasificación de carpetas. La ficha de almacén se encontraba
descuadrado, es decir, las cantidades (€) y las unidades en el stock no cuadraban ni tenía
coherencia. Se ha tenido que hacer una nueva ficha de almacén.

Al ver las compras semanales que había que realizarse, nos encontramos con retrasos en
las compras semanales anteriores a esta segunda rotación.

6. Recomendaciones para siguiente rotación.

La siguiente rotación deberá realizar todo lo especificado en el punto de tareas

pendientes. Llevar al día todos los registros de facturas, pedidos y albaranes en el
programa FACTUSOL y la clasificación de carpetas. Responder a todos los correos incluidos
los internos de cada departamento. Si hay correos del departamento de finanzas para
verificar que han recibido la factura correctamente y luego cerciorarse de que las facturas
están pagadas para introducir la información en FACTUSOL.

Lleva un control exhaustivo de la ficha de almacén recordando que los precios son de
COSTE y no de venta.