Procedimientos Aplicados en Supermercados

Para diligenciar....
El orden de cada hoja es como sigue:

1 RECIBO PROVEEDORES DIRECTOS PISO DE VENTA
2 ALMACENAMIENTO DE POLLO EN PISO DE VENTA
3 RECAUDO PRESENCIAL MEDIOS DE PAGO
4 FACTURACIN RECAUDO Y CARTERA MERCADEO
Para diligenciar cada hoja tenga encuenta:
Seguido del nombre del supermercado, colocar codigo almacn Ej: S001
Columna # 1 Es de lectura unicamente
Columna # 2 Se refiere a las actividades que se deben estar desarrollando actualmente.
Columna # 3 Colocar cargo y nombre de la persona que realiza la actividad actualmente.
Columna # 4 Dar respuesta segn sea el caso, tenga en cuenta que hay actividades que no aplican.
Columna # 5
Consigne aqu de manera sencilla, secuencial y concreta sus recomendaciones que
considere conveniente y que aportan para mejorar esta actividad, si aplican o no y/o en
caso contrario si hay necesidad de eliminarlas definitivamente.
Pgina 1
Recibo Provee.Directos P.d.V.
SUPERMERCADO:
1 2
PROCESO ACTIVIDAD A REALIZAR
Recibo Proveedores Directos
Cada Punto de Venta debe realizar las siguientes verificaciones sobre el
sistema para asegurar el recibo con la terminal de RF y en caso de
presentarse algn inconveniente debe informarse al Help Desk para que
realice las configuraciones pertinentes.
1.La terminal de Radiofrecuencia debe tener activo el icono de Internet
Explorer.
2. Al dar clic sobre el icono de Internet Explorer debe aparecer el siguiente
Men. En caso de ingresar desde el computador de escritorio el link para
ingresar es el siguiente:
http://192.168.200.68:50000/logon/logonServlet?redirectURL=%2Fwebdynpr
o%2Fdispatcher%2Fsap.com%2Fhome%7Eproyrf%2FRadioFrecuencia
3. Ingresar desde el computador de escritorio a SAP a la transaccin SU3 ,
hacer clic sobre la pestaa Parmetros y digitar en la columna Valor
Parmetro WRK el cdigo del centro del PdV en mayscula, por ejemplo
S001. Al finalizar dar clic sobre grabar.
1.1 Recibo de Productos en Punto de Venta Directo de Proveedor.
proveedor directo se deben ejecutar las siguientes acciones:
1.Crear la entrega entrante para los pedidos de proveedores directos:
Ingresar a SAP e ingresar a la transaccin VL31N, en la cual se debe digitar
el NIT de proveedor o el nmero de la orden de compra y la fecha de
entrega:
Pgina 2
2. Una vez se ingrese a la aplicacin se da guardar para crear la entrega
entrante para poder permitir el recibo de los productos:
3.Recibo de Mercancas a travs de la nueva aplicacin:
Haga doble-clic sobre el icono de Internet Explorer en la terminal de radio
frecuencia o ingrese a travs del Link si el recibo es desde el computador.
Ingrese el usuario y la clave de dominio, es
decir con la que inician el Computador.
Pgina 3
Haga doble-clic en
Ingrese el nmero de la orden de compra o pedido del proveedor:
Inicie con el recibo de los productos, capture el EAN 14 (Caja) o EAN 13
(Unidad):
De enter para pasar a la siguiente pantalla y digite la cantidad a recibir.
Una vez se diligencien los campos, se debe dar enter para dar ingreso del
producto, la aplicacin debe arrojar el siguiente mensaje:
Pgina 4
El paso a seguir es continuar con el recibo del siguiente producto que
entrega el proveedor y que se encuentra en el pedido.
Botn Agregar Pedido, permite ingresar un pedido y recibir en simultneo 2
proveedores.
Botn nuevo PLU, permite cambiar de PLU dentro de la misma orden de
compra o pedido.
Botn Cerrar Pedido, al finalizar la recepcin de todos los productos se debe
dar Cerrar Pedido; con el fin de cerrar aquellas posiciones (productos) que
no entrego el proveedor.
Pgina 5
CODIGO:
3
RESPONSABLE
S NO
4
SE REALIZA ACTUALMENTE
Pgina 6
Pgina 7
Pgina 8
Pgina 9
5
OBSERVACIONES
Pgina 10
Alma-to de Pollo en P.de Venta
SUPERMERCADO:
1 2
Almacenamiento de pollo
1. OBJETIVO
Garantizar que el almacenamiento de
pollo en el punto de venta se efecte
cumpliendo con los requisitos de
mantenimiento de calidad y cantidad
de los productos almacenados.
2. ALCANCE
Aplica a todo el personal de los
supermercados involucrados en los
procesos de almacenamiento de los
Puntos de venta que cuentan con
cuartos fros
3. DEFINICIONES
Cuarto Frio: Es el lugar destinado
para el almacenamiento de los
productos que requieren para su
conservacin temperaturas de
refrigeracin o de Congelacin.
Procedimiento de rotacin que
permite que el producto primero en
entrar sea el primero en salir.
4. POLITICAS
Es responsabilidad del Administrador o Encargado de punto de venta coordinar la aplicacin y la
efectividad de este procedimiento.
Los cuartos fros deben limpiarse diariamente, lavarse totalmente (pisos, paredes, techos) una vez al
mes, los pisos deben lavarse cada cinco das, controlandose mediante el uso del formato Lavado y
Desinfeccin Red de Fro(Anexo 1).
Es responsabilidad del Jefe de negocio o encargado de punto de venta analizar diariamente el
formato Control de Temperaturas Supermercados (Anexo 2) estudiando las variaciones y si es el
caso imponer las acciones correctivas y plan de accin reportartando al rea de Aseguramiento de
Calidad de Mercadeo Social.
Es responsabilidad de los auxiliares de mercadeo y carnes el almacenamiento en refrigeracin.
La temperatura de almacenamiento de los pollos para refrigeracin, debe controlarse para que esta
se conserve a temperaturas inferiores a 2 C y registrarse en el formato Control de Temperaturas
Supermercados(Anexo 2). La temperatura de la masa muscular para productos refrigerados debe
ser entre -2C Y 2C Medidos en su interior.
Los pollos deben permanecer en refrigeracin, ubicados en canastillas limpias destinadas
exclusivamente para el manejo de pollos.
Los puntos de venta que deben realizar traspaso de canastillas para el almacenamiento debe
garantizarse que previamente se han lavado y desinfectado.
Las bandejas en las canastillas deben estar distribuidas de tal forma que no se altere
el producto, sin presiones que faciliten la prdida de lquidos ni que permitan el desprendimiento de
la etiqueta o del vinilpel.
Las canastillas se deben almacenar siempre sobre estibas limpias.
Es responsabilidad del Jefe de negocio o encargado punto de venta verificar la correcta rotacin de
los productos, los inventarios y ubicacin en el cuarto fro.
En los cuartos fros se almacenarn los productos en buen estado. Las averas dispondrn de un
espacio temporal previamente indicado, aislado del producto en buen estado.
Los cuartos Fros deben tener cortinas de proteccin que permanecern extendidas siempre, an
cuando la puerta este abierta.
Los cuartos fros siempre deben estar limpios, eliminando los derrames y suciedad cada vez que
estos se presenten.
El inventario fsico se debe realizar todos los viernes y ajustar en sistemas verificando que las
ventas se encuentren al da.
5. ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
Pgina 11
Jefe de Negocio o encargado de punto de venta.
1. Verifica que la zona de almacenamiento este limpia y adecuada para efectuar el proceso de
almacenamiento.
Auxiliar de carnes
2. Determina el requerimiento del producto. Es para almacenamiento? Continua en la actividad No.
3 Es para exhibicin? Continua en la actividad No. 6 3. Coloca los productos en el cuarto Fro
ubicndolos en las reas determinadas. 4. Verifica la rotacin de los productos del almacn con
aplicacin del proceso PEPS. 5. Controla y registra las temperaturas de los cuartos fros, mediante
el formato Control de Temperaturas Supermercados (Anexo 2).
Auxiliar de Recibo
6. Enva los productos directamente a la Red de Fro del punto de venta para que sea exhibido.
Jefe de Negocio o encargado de punto de venta.
7. Supervisa las actividades de almacenamiento ejecutadas por los auxiliares de carnes y dems
responsables involucrados.
DOCUMENTOS A CONSULTAR
Anexo 1. Lavado y Desinfeccin Red de Frio
Anexo 2. Control de Temperaturas Supermercados
Manual de Red de Fro
Pgina 12
CODIGO:
3 5
RESPONSABLE OBSERVACIONES
S NO
4
Pgina 13
Recaudo presen. Medios de Pago
SUPERMERCADO:
1
PROCESO
Recaudo Medios de Pago
1. OBJETIVO
Efectuar el recaudo de los
medios de pago recibidos
en la cancelacin de
servicios prestados o
productos comprados.
2. ALCANCE
Aplica para todos los puntos
de venta donde se
encuentren terminales de
caja o de recaudo.
3. DEFINICIONES
Pgina 14
Pgina 15
Pgina 16
Pgina 17
Pgina 18
La consulta de saldo del cupo de crdito es permitida realizarla en los puntos de venta.
Pgina 19
Pgina 20
5. ACTIVIDADES
Cajero/Asignador de Servicios quien haga sus veces
Pgina 21
Pgina 22
Formato GF.FC.09 - Comprobante de Recibo de Dinero Presuntamente Falso
Pgina 23
2
ACTIVIDAD A REALIZAR
4. POLITICAS
El cajero no debe portar durante la jornada de trabajo ninguna clase de medios de pago, incluida la
tarjeta multiservicios, medios de comunicacin, notas de apuntes, documentos o elementos que sean
de su propiedad.
El Cajero en ningn caso podr efectuar prstamos del dinero que estn bajo su responsabilidad, ni
realizar intercambios de los mismos, la omisin de esta implica la cancelacin del faltante y/o
consignacin del sobrante, no se realizaran cruces de valores en el reporte de cuadre cajeros, as
mismo se acoger a las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones
Laborales.
Los funcionarios que por su actividad laboral tengan que manejar medios de pago, deben abstenerse
de recibirlos con sellos de cancelado o anulado, para el caso de bonos y dinero en efectivo se debe
verificar que no sea falso.
Es responsabilidad del Cajero garantizar el adecuado registro, emisin, custodia, diligenciamiento,
veracidad, autenticidad y entrega de la totalidad de los diferentes medios de pago. La omisin de
estos generara la cancelacin de sus diferencias faltantes en los tiempos establecidos y se acoger a
las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales.
En ningn caso esta autorizado el cambio en efectivo para tarjetas debito, crdito, cheques, cupones,
Bonos u otros medios de pago. La omisin a este procedimiento acarrear las sanciones
disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales.
El empaque de todos los medios de pago en las bolsas de seguridad es personal e intransferible, en
ningn caso y por ningn motivo se podr delegar o permitir que el proceso lo realice otro funcionario.
La entrega de las bolsas de seguridad debe ser personalizada y recibida por el personal asignado a la
Tesorera o administracin del punto de venta al final de su jornada laboral, diligenciando
completamente y sin enmendaduras los formatos establecidos para tal fin. As mismo garantizara el
correcto diligenciamiento de la bolsa de seguridad.
No se responder al cliente por reclamaciones del cambio entregado luego de haberse retirado de la
ventanilla o puesto de pago.
En caso de que el registro de ventas de servicios se realice manualmente, todo medio de pago
recaudado debe estar respaldado por la respectiva copia del comprobante de pago, el cual debe
estar sellado y firmado por el responsable del recaudo.
Los sellos asignados para el recaudo de las diferentes unidades de servicio son personales e
intransferibles.
Pgina 24
Es responsabilidad de los administradores, Jefes de atencin al cliente, Gerente o Coordinador de
Operaciones monitorear el cumplimiento de las polticas asociadas al manejo del modelo de tesorera
y notificar a las reas de apoyo (Recaudo) sus novedades.
Operaciones efectuar los llamados de atencin a los cajeros a que haya lugar y/o los seguimientos
respectivos a su gestin.
Operaciones, reportar al Departamento de Relaciones Laborales y a la Seccion Recaudos, los cajero
que presentes tres o ms descuadres iguales o superiores a 1.5% SMMLV, con el fin aplicar de
sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborares y registrar el
cargo contablemente.
Operaciones, el estricto control al manejo de autorizacin de anulaciones, devoluciones y
correcciones a los cajeros, verificando la respectiva documentacin de soportes requeridos en la
operacin.
Es responsabilidad de los cajeros y administradores del punto de venta, utilizar la base de cambio
adecuadamente y optimizar el envi de billetes y monedas en baja denominacin en el cuadre de
ventas.
EFECTIVO Si el cajero, detecta un billete o moneda falsa, debe informar al cliente, se retiene el
medio de pago y en presencia del cliente se debe diligenciar el formato GF.FC.09 Comprobante de
Recibo de Dinero Presuntamente Falso, posteriormente este ser enviado al Departamento de
seguridad. El cajero debe abstenerse de recibir billetes a los cuales les falte la serie. Si un billete
es detectado como falso en el reporte de cuadre cajeros, se debe cancelar el faltante ocasionado
dentro del tiempo establecido con dinero de su propiedad.
BONOS Y CUPONES El cajero debe comprobar la autenticidad del bono verificando las
caractersticas de seguridad del documento Los Bonos y cupones en ningn caso podrn ser
cambiados por dinero en efectivo, en todos los casos su valor total debe ser utilizado para la
adquisicin de bienes o servicios. Si se presentan bonos o cupones que no cumplan las
caractersticas de seguridad establecidas, o que presenten alguna seal de anulacin o que estn
incompletos o vencidos no pueden ser recibidos. Es responsabilidad del cajero reponer en efectivo
los bonos y cupones falsos, deteriorados, incompletos y/o con seal de anulacin, recibidos por la
compra y adquisicin de bienes y/o servicios que sean detectados en el cuadre. Es responsabilidad
del cajero garantizar el correcto registro, ingreso y envi, no se permite el cruce entre el efectivo por
este medio de pago. Todos los bonos deben ser ingresados al sistema (terminal POS) mediante el
cdigo de barras.
La Divisin de Mercadeo Social es responsable de informar oportunamente a los diferentes puntos
de venta, a la Seccin de Recaudo y a la Seccin de Facturacin y Cartera los nuevos convenios y
bonos que son autorizados con las respectivas instrucciones para su registro en las terminales POS.
Todos los cupones y bonos deben ser franqueados e ingresados por institucin correctamente en
las terminales POS (Mercadeo Social) y cancelados uno a uno manualmente por medio de la
colocacin de un sello de caucho, donde se identifique el cdigo del cajero y el punto d venta. Se
debe informar previamente al cliente que el valor de la compra no podr ser inferior al monto del bono
y en caso de ser superior el cliente deber pagar el excedente. Los bonos y cupones que
determinan lugares y mercancas especficas de intercambio, solamente pueden ser canjeados en
los lugares y por las mercancas determinadas en las restricciones impresas en cada uno y nunca por
dinero en efectivo.
Pgina 25
Cada UES, definir la personalizacin y normas en la emisin, venta y distribucin de los bonos.
Los bonos que vienen identificados con el nombre y la cdula de ciudadana del portador, solo
pueden ser redimidos por el titular, y por lo tanto el cajero debe verificar los datos frente a la cdula
del cliente. Es responsabilidad de los Auxiliares de Recaudo encargados de la consolidacin de
medios de pago, informar a los Supervisores de Tesorera, antes del cierre de cada mes, las
diferencias presentadas por cada punto de venta con el fin de efectuar el seguimiento
correspondiente y el ajuste contable de las cuentas generales de medios de pago. Los Supervisores
de Tesorera deben hacer seguimiento sobre los casos presentados garantizando la correccin de
dichas inconsistencias antes del cierre del mes correspondiente.
BONO RECOMPRA Es redimible con la presentacin y entrega del mismo, es el nico formato
autorizado para ser recibido como medio de pago, sin excepcin alguna NO se puede recibir otro
formato. Solo podr ser redimido en las fechas establecidas. Despus de esta fecha, no ser valido
este documento como medio de pago. Solo podr ser redimido en los Supermercados,
Minimercados, Drogueras y Tiendas Colsubsidio, NO aplicable para CONCESIONES. Solo se
puede redimir por compras en una sola transaccin por el valor total del mismo y NO genera cambio.
No aplica para pagos y/o abonos al cupo de crdito de la Tarjeta Multiservicios. El BONO
RECOMPRA sin EXCEPCION ALGUNA NO puede ser cambiado por efectivo. Bajo ninguna
circunstancia el BONO RECOMPRA se debe ingresar a la Terminal POS por un procedimiento
distinto a los establecidos o por otro medio de pago. No esta autorizado la redencin del BONO
RECOMPRA mediante la autorizacin con llave. Solamente se puede redimir el BONO RECOMPRA
escaneando el cdigo de barras en las terminales POS, en el caso que el sistema no permita la
lectura del mismo porque el almacn se encuentre fuera de lnea, se debe informar al usuario que en
ese momento no se puede hacer la transaccin. En caso que el BONO RECOMPRA fsicamente no
cumpla con las condiciones requeridas para capturar la informacin (deterioro, cdigo barras no
legible, entres otras), el usuario debe acercarse a Servicio al Cliente para que un funcionario del
punto de venta le consulte con el Jefe de Aseguramiento en el Departamento de Mercadeo Social, el
estado del Bono en el sistema y coloque el numero del mismo manualmente en el BONO
RECOMPRA para su posterior ingreso a la Terminal Pos. Es responsabilidad del Administrador del
punto de venta, garantizar el estricto cumplimiento a las polticas mencionadas para la redencin del
BONO RECOMPRA. El cajero debe abstenerse de recibir bonos recompra como obsequio de los
clientes,o apropiarse de estos en caso tal que el cliente no lo acepte, el incumplimiento a esta poltica
acarrear las sanciones disciplinarias que el Departamento de Relaciones Laborales determine.
Pgina 26
CHEQUES Todo cheque debe ser girado a la Caja Colombiana de Subsidio Familiar Colsubsidio;
el cheque debe ser recibido por el total registrado, o por un menor valor, caso en el cual se debe
completar el valor con otro medio de pago autorizado. Todo cheque deber ser consultado a la
entidad designada por la Caja (Fenalcheque o Covicheque) para la expedicin de garantas, en la
fecha de giro y operacin de venta (excepto, los cheques de Subsidio Familiar, los expedidos por el
FEC y los cheques que pagan crdito de consumo). Para la recepcin de cheques en los puntos de
pago se requiere que estn autorizados por la entidad designada por Colsubsidio, estos deben
presentar al respaldo los datos del cliente, (nombres y apellidos, nmero de cdula, direccin,
telfono y Nro de aprobacin), as como la identificacin del punto y cdigo de cajero que lo recaudo.
Si el cheque supera el valor acordado en el contrato con las entidades (fenalcheque covicheque),
la autorizacin deber ser expedida por el Administrado del Punto o quien haga sus veces. Los
cheques de subsidio de otras cajas de compensacin solo pueden ser recibidos por compras de
bienes y servicios. Si se presentan cheques que no cumplan las caractersticas de seguridad
establecidas, o que presenten alguna seal de adulteracin o que se encuentren girados con una
fecha superior a 6 meses a la fecha de la compra o adquisicin de bienes o servicios no pueden ser
recibidos por los cajeros, caso en el cual el cajero no recibir el cheque e indicar al cliente el motivo
por el cual no puede ser recibido. Es responsabilidad del cajero y/o quien haya autorizado reponer
en efectivo los cheques falsos, vencidos o con seal de adulteracin, que sean recibidos por la
compra y/o adquisicin de bienes y/o servicios y no cumplan con los requisitos descritos en este
procedimiento.
Todo cheque autorizado sin el cumplimento de la totalidad de los requisitos descritos en este
procedimiento, en caso de devolucin por el Banco, queda bajo la responsabilidad del Administrador
o funcionario que lo recaudo, la omisin de este generara la cancelacin del mismo en los tiempos
establecidos (24 horas despus de notificado).
Toda autorizacin ante a la entidad designada por la Caja para la expedicin de garantas debe
solicitarse por el valor exacto de cada cheque. En ningn caso sea o no trabajador de Colsubsidio
se cambiarn cheques personales. Todo cheque debe constatarse que este firmado por el girador y
que el valor girado en letras sea igual al valor girado en nmeros. Los cheques posfechados solo se
aceptan para compras en Mercadeo Social.
Para la autorizacin de cheques personales se requiere: Ser girado a favor de COLSUBSIDIO. La
fecha de giro debe corresponder al da en que se efecta la venta o la prestacin del servicio. Valor
por el que fue girado (nunca mayor al valor de la compra o prestacin de servicio). Que no tenga
enmendaduras ni tachones.
En caso de tratarse de un cheque de COLSUBSIDIO o del Fondo de Empleados FEC: La fecha
del cheque no puede ser superior a seis (6) meses. Debe llevar el respectivo endoso. Que no
tenga enmendaduras ni tachones. No debe tener sello de cruce restrictivo, en caso que lo tenga
debe estar levantado. El beneficiario del cheque debe presentar la cdula de ciudadana.
Esta permitido el recibo de cheques de trabajadores girados a nombre de Colsubsidio por concepto
de pago de servicios y compra de bienes que hagan a la Caja Es obligatoria la consignacin de los
cheques el da de su recibo.
Pgina 27
TARJETAS DEBITO Y TARJETAS CREDITO El cajero debe comprobar la autenticidad de la tarjeta
verificando las caractersticas de seguridad del documento garantizando que el portador sea el titular
de la tarjeta solicitando el documento de identidad. En ningn caso esta autorizado el cambio o
pago en efectivo. Para tarjetas no se autoriza dar cambio, la transaccin debe hacerse por el total
registrado o por un menor valor, caso en el cual se debe completar el valor de la compra con otro
medio de pago autorizado. El valor mnimo para efectuar transacciones con tarjetas es de 1.5%
SMMLV, excepto para el servicio de Salud. En caso de que el registro de ventas de servicios se
realice manualmente, todo medio de pago recaudado debe estar respaldado por el respectivo original
del comprobante de pago. Es responsabilidad de los cajeros cancelar los faltantes presentados en
tarjetas por cobro inferior al valor del bien o servicio adquirido o por la perdida del voucher. En caso
en que se realice un pago con tarjetas y sea ingresado el valor de la transaccin al datafono por un
valor y/o tiempo diferido errado y sea detectada la operacin inmediatamente, es responsabilidad del
cajero notificar al administrador o quien haga sus veces para realizar la anulacin de la transaccin
por el datafono inmediatamente en presencia del cliente; posteriormente realizar la transaccin por el
valor y/o el tiempo diferido correcto. En caso en que se realice un pago con tarjetas y sea ingresado
el valor de la transaccin al datafono por un valor y/o tiempo diferido errado y no sea detectada la
operacin inmediatamente, es responsabilidad del administrador o quien haga sus veces explicar al
cliente que debe acercarse directamente a la entidad emisora de la tarjeta y hacer la reclamacin
bajo las polticas establecidas por dicha entidad. Es requerimiento indispensable para el
procesamiento y garanta de la transaccin que el voucher sea diligenciado por el cliente, con firma,
nmero de cdula y telfono, as mismo debe contar con la identificacin del punto y cdigo de cajero
que lo recaudo, la omisin genera el no procesamiento en el cuadre de caja y la cancelacin del
mismo en los tiempos establecidos (24 horas despus de notificado). Si un voucher es extraviado,
la Seccin de Recaudos verificara el nmero de autorizacin del mismo, en caso de no contar con
autorizacin se enviara de inmediato al Departamento de Seguridad para que se tomen las medidas
pertinentes, en caso de contar con autorizacin se acogern a las sanciones disciplinarias
establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales. En caso de existir una reclamacin por
parte del cliente o franquicias (Redeban Multicolor, Visa Mastercard, American Express y Dinners) y
los documentos soportes (vouchers) no cumplan con los requerimientos exigidos (Firma, Nmero de
Cedula y Telfono) o el voucher esta extraviado; este valor deber ser reintegrado inmediatamente
por el cajero. nicamente se podr emitir un duplicado de un voucher cuando el original no sea
legible con previa autorizacin del administrador o quien haga sus veces y en presencia del cliente,
garantizando los datos del cliente. Adicional este debe contar con el sello y firma del administrador en
PAGO BOLSILLO MAGIPUNTOS El cajero debe comprobar la autenticidad de la tarjeta verificando
las caractersticas de seguridad del documento. En ningn caso esta autorizado el cambio o pago
en efectivo. No se autoriza dar cambio, la transaccin debe hacerse por el total registrado o por un
menor valor, caso en el cual se debe completar el valor de la compra con otro medio de pago
autorizado. No existe valor mnimo para efectuar transacciones con este medio de pago.
Pgina 28
El cajero debe garantizar que este medio de pago, solo pueda ser utilizado por el titular, por lo tanto
se verificaran los datos frente a la cdula del cliente. Es responsabilidad de los cajeros cancelar los
faltantes presentados en este medio de pago por cobro inferior al valor del bien o servicio adquirido o
por la prdida del voucher. En caso que sea ingresado el valor de la transaccin al datafono por un
valor errado y sea detectada la operacin inmediatamente, es responsabilidad del cajero notificar al
administrador o quien haga sus veces para realizar la anulacin de la transaccin por el datafono
inmediatamente en presencia del cliente; posteriormente realizar la transaccin por el valor y/o el
tiempo diferido correcto. Es requerimiento indispensable para el procesamiento y garanta de la
transaccin solicitar que el cliente digite la clave, que el voucher sea diligenciado por el cliente, con
firma, nmero de cdula y telfono, as mismo debe contar con la identificacin del punto y cdigo de
cajero que lo recaudo, la omisin genera el no procesamiento en el cuadre de caja y la cancelacin
del mismo en los tiempos establecidos (24 horas despus de notificado). nicamente se podr
emitir un duplicado de un voucher cuando el original no sea legible con previa autorizacin del
administrador o quien haga sus veces y en presencia del cliente, garantizando los datos del cliente.
Adicional este debe contar con el sello y firma del administrador en la parte posterior. La consulta de
saldo del cupo de crdito es permitida realizarla en los puntos de venta.
CUPO DE CREDITO TARJETA MULTISERVICIOS Y TARJETA AMPARADA. El cajero debe
comprobar la autenticidad de la tarjeta verificando las caractersticas de seguridad del documento.
En ningn caso esta autorizado el cambio o pago en efectivo. No se autoriza dar cambio, la
transaccin debe hacerse por el total registrado o por un menor valor, caso en el cual se debe
completar el valor de la compra con otro medio de pago autorizado. No existe valor mnimo para
efectuar transacciones con este medio de pago. El cajero debe garantizar que este medio de pago,
solo pueda ser utilizado por el titular, por lo tanto se verificaran los datos frente a la cdula del cliente.
Es responsabilidad de los cajeros cancelar los faltantes presentados en este medio de pago por
cobro inferior al valor del bien o servicio adquirido o por la prdida del voucher. En caso en que se
realice un pago con tarjetas y sea ingresado el valor de la transaccin al datafono por un valor y/o
tiempo diferido errado y sea detectada la operacin inmediatamente, es responsabilidad del cajero
notificar al administrador o quien haga sus veces para realizar la anulacin de la transaccin por el
datafono inmediatamente en presencia del cliente; posteriormente realizar la transaccin por el valor
y/o el tiempo diferido correcto. En caso en que se realice un pago con tarjetas y sea ingresado el
valor de la transaccin al datafono por un valor y/o tiempo diferido errado y no sea detectada la
operacin inmediatamente, es responsabilidad del administrador o quien haga sus veces informara al
cliente que debe radicar su queja directamente a atencin, quejas y reclamos. Es requerimiento
indispensable para el procesamiento y garanta de la transaccin que el voucher sea diligenciado por
el cliente, con firma, nmero de cdula y telfono, as mismo debe contar con la identificacin del
punto y cdigo de cajero que lo recaudo, la omisin genera el no procesamiento en el cuadre de caja
y la cancelacin del mismo en los tiempos establecidos (24 horas despus de notificado).
nicamente se podr emitir un duplicado de un voucher cuando el original no sea legible con previa
autorizacin del administrador o quien haga sus veces y en presencia del cliente, garantizando los
datos del cliente. Adicional este debe contar con el sello y firma del administrador en la parte
posterior. Cuando exista descuentos autorizados por las UES, con este medio de pago, es
responsabilidad del cajero garantizar la entrega de este beneficio al cliente.
La consulta de saldo del cupo de crdito es permitida realizarla en los puntos de venta.
Pgina 29
REDENCION CUOTA MONERARIA El cajero debe comprobar la autenticidad de la tarjeta
verificando las caractersticas de seguridad del documento. El cajero debe garantizar que este
medio de pago, solo pueda ser utilizado por el titular, y por lo tanto se verificaran los datos frente a la
cdula del cliente. No existe valor mnimo para efectuar transacciones con este medio de pago. En
cualquier caso esta autorizado el cambio o pago en efectivo y se podr dar cambio. Es
requerimiento indispensable para el procesamiento y garanta de la transaccin que el voucher sea
diligenciado por el cliente, con firma, nmero de cdula y telfono, as mismo debe contar con la
identificacin del punto y cdigo de cajero que lo recaudo, la omisin genera el no procesamiento en
el cuadre de caja y la cancelacin del mismo en los tiempos establecidos (24 horas despus de
notificado). Para la consulta y redencin del subsidio, la nica persona autorizada para realizar esta
labor es el cajero o quien haga sus veces; siempre en presencia del cliente, dado que el beneficiario
debe digitar su clave. nicamente se podr emitir un duplicado de un voucher cuando el original no
sea legible con previa autorizacin del administrador o quien haga sus veces y en presencia del
cliente, garantizando los datos del cliente. Adicional este debe contar con el sello y firma del
administrador en la parte posterior. En caso de presentarse alguna inconsistencia en el proceso de
redencin, el administrador o quien haga sus veces informara al cliente que debe radicar su queja
directamente a atencin, quejas y reclamos. Es responsabilidad de los cajeros cancelar los faltantes
presentados en este medio de pago por cobro inferior al valor del bien, servicio adquirido, por la
prdida del voucher y el incumpliendo al diligenciamiento del mismo.
RECAUDO EXTRACTO CUPO DE CREDITO Se podr realizar el recaudo del cupo de crdito
mediante el extracto generado al usuario, el cdigo de barras de la tarjeta Multiservicios y el portal de
transaccional, en caso de no tener la tarjeta o el extracto se debe direccionar al cliente al CSC ms
cercano. Para el recaudo del cupo de crdito, los nicos medios de pago autorizados son efectivo,
cheque y tarjeta Debito; este ultimo por pagos superiores a $100.000, la omisin de este genera la
cancelacin del porcentaje de la comisin liquidada y el reintegr deber efectuarse en los tiempos
establecidos (24 horas despus de notificado). Los intereses liquidados al cliente por un error de
registro por parte del cajero debern ser cancelados en las siguientes 24 horas despus de
notificarse. El cajero garantizara el correcto diligenciamiento y envi, de los soportes requeridos
(colilla extracto, tiquete y en los CSC el sello del responsable del recaudo). El cajero debe realizar el
registro de este recaudo de acuerdo al procedimiento establecido por la caja. El incumplimiento a
esta poltica generara las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones
Laborales.
RECAUDO CONVENIOS El cajero debe comprobar la autenticidad de los documentos requeridos
verificando las caractersticas de seguridad. El cajero garantizara el correcto registro,
diligenciamiento y envi, de los soportes requeridos, para el procesamiento de estos medios de pago
en su cuadre de caja. El envo de los soportes se har de acuerdo a los parmetros definidos y
vigentes por las UES, el incumplimiento de este requisito obligar al cajero a efectuar el pago de este
documento dado las condiciones establecidas en el convenio, los cuales debern ser cancelados en
las siguientes 24 horas despus de notificarse. Los convenios que determinen lugares y mercancas
especficas de intercambio, solamente pueden ser canjeados en esos lugares y por las mercancas
determinadas,nunca por dinero en efectivo.
Pgina 30
El cajero debe realizar el registro de este recaudo de acuerdo al procedimiento establecido por la
caja. El incumplimiento a esta poltica generara las sanciones disciplinarias establecidas por el
Departamento de Relaciones Laborales. Es responsabilidad del administrador realizar los
seguimientos y controles de estos medios de pago, as mismo informar a las unidades de apoyo
(Facturacin y Cartera Recaudo), las inconsistencias presentadas. El incumplimiento a esta poltica
generara las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales.
No esta autorizado el traslado de valores recaudos por la prestacin de los convenios (cuotas
moderadoras).
RECAUDO DE TERCEROS Solo se podr realizar el recaudo mediante el documento establecido
por la entidad. El cajero debe garantizar el correcto registro y recaudo de los medios de pago
establecidos y autorizados de acuerdo a las definiciones dadas por las UES. El incumplimiento a esta
poltica generara las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones
Laborales. El cajero garantizara el correcto diligenciamiento y envi, de los soportes requeridos y
definidos por las UES.
FONEDE El cajero debe comprobar la autenticidad de la tarjeta verificando las caractersticas de
seguridad del documento. Es requerimiento indispensable para el procesamiento y garanta de la
transaccin que el voucher sea diligenciado por el cliente, con firma, nmero de cdula y telfono, as
mismo debe contar con la identificacin del punto y cdigo de cajero que lo recaudo, la omisin
genera el no procesamiento en el cuadre de caja y la cancelacin del mismo en los tiempos
establecidos (24 horas despus de notificado). Este medio de pago solamente puede ser canjeado
en los lugares y por las mercancas determinadas en las restricciones impresas en cada uno y nunca
por dinero en efectivo. El cajero debe realizar el registro de este recaudo de acuerdo al
procedimiento establecido por la caja. El incumplimiento a esta poltica generara las sanciones
disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales. Es responsabilidad de los
cajeros cancelar los faltantes presentados en este medio de pago por cobro inferior al valor del bien o
servicio adquirido, por la prdida del voucher y el incumpliendo al diligenciamiento del mismo. En
caso de presentarse alguna inconsistencia en el proceso de redencin, el administrador o quien haga
sus veces informara al cliente que debe radicar su queja directamente a atencin, quejas y reclamos.
PARA RECLAMACIONES POR PARTE DE CLIENTES Para dar trmite a las reclamaciones por
los clientes en cualquier evento de inconformidad, se debe dirigir al administrador del punto de venta.
El formato utilizado para recibir las quejas o reclamos ser el mismo utilizado por la Organizacin
(formato sugerencias Colsubsidio GC.FC.11).
5. ACTIVIDADES
Al registrar la mercanca y totalizar su valor, el cajero solicita al cliente el medio de pago con el desea
cancelar su cuenta.
PAGOS EN EFECTIVO 1. Recibe el efectivo con el cual el cliente desea cancelar.2. Efecta conteo:
Si se detecta billete falso continua Actividad 3 Si el conteo es satisfactorio continua Actividad 4 3.
Informa al Cliente que ste es presuntamente falso. Diligencia la forma GF.FC.09 Comprobante de
Recibo de Dinero Presuntamente Falso, y la envia junto con el medio de pago falso a Seguridad, para
que desde all se realicen los trmites ante las autoridades competentes y se pueda dar una
respuesta legal al respecto al cliente. 4. Registra lo recibido. 5. Emite tiquete y lo entrega junto con el
cambio. FIN
Pgina 31
PAGOS CON BONOS Y/O CUPONES 1. Recibe los bonos o cupones como medio de pago, y se
cerciora que la compra realizada o servicio prestado sea igual o superior al valor de los bonos o
cupones recibidos. 2. Verifica sus respectivas condiciones de seguridad, los registra como una venta
y para anularlos, los franquea manual o electrnicamente para que no puedan ser reutilizados.
Consulta el listado proporcionado con todos los cdigos utilizados en la Caja para garantizar el
correcto franqueo del medio de pago en el sistema. En el caso de que el bono o cupn sea falso, se
sigue el mismo procedimiento que para dinero en efectivo. 4. Se cerciora que el valor de stos
correspondan a la mercanca cancelada. 5. Entrega en las manos a cada cliente que le efecte
pagos en su lugar de trabajo, el tiquete o documento soporte correspondiente a la totalidad del pago
registrado, junto con el cambio a que haya lugar, debidamente contado. FIN
PAGOS CON CHEQUES 1. Informa al cliente como se diligencia el cheque (el cajero NO debe
diligenciar ningn campo) e indica al cliente que el cheque debe ser girado a nombre de
COLSUBSIDIO, la fecha del da y el monto a pagar. 2. Solicita la cdula y verifica (esto aplica para
todas las dependencias, tengan o no convenio con la entidad designada por Colsubsidio para brindar
garanta del recibo del cheque): * Los datos personales del comprador. * Que el cheque sea girado a
COLSUBSIDIO, de lo contrario NO es amparado por la entidad designada por Colsubsidio para
brindar garanta del recibo del cheque. * El nmero del cheque. * El nmero de la cuenta corriente sin
adulteraciones. * El cdigo del Banco (debe aparecer siempre en el recorrido inicial del cheque). * La
fecha del cheque debe ser la del da corriente.
* Que no exista ningn tipo de enmendadura o correccin. * Suma igual en letras y en nmeros. 3. En
caso en que alguno de los campos del cheque sea diligenciado erradamente, solicita la certificacin
del campo al respaldo del titulo de manera clara y debidamente firmado por el girador. 4. Solicita
validacin del cheque, por medio de autorizacin por datfono o por consulta telefnica con la entidad
asignada por Colsubsidio a travs de un visador o persona responsable. 5. Coloca al respaldo del
cheque el sello de la entidad designada por Colsubsidio para brindar garanta del recibo del cheque
para que el cliente diligencie los siguientes datos de forma legible: Apellidos del girador Nombre
del girador Cdula de ciudadana Direccin Nmero de telfono 6. Revisa los datos diligenciados
con la cdula del cliente y diligencia: * Nmero de clave de autorizacin que asigna la entidad
autorizadora designada por Colsubsidio. * Nombre de la persona que dio la autorizacin en la entidad
autorizadora desidnada por Colsubsidio. * Nombre y cdigo del cajero que recibe el cheque. *
Franquea el cheque con el nmero de autorizacin. 7. Registra el medio de pago. 8. Entrega en las
manos a cada cliente que le efecte pagos en su caja, el tiquete o documento soporte
correspondiente a la totalidad del pago registrado. FIN
PAGOS CON TARJETA DBITO,CRDITO,TARJETA MULTISERVICIOS Y BOLSILLO
MAGIPUNTOS 1. Recibe la tarjeta con la cual el cliente desea cancelar. 2. Pasa por el datafono la
tarjeta del cliente, sea dbito, crdito, multiservicios o bolsillo magipuntos, para obtener la
autorizacin y realizar la transaccin. Las transacciones con tarjetas dbito,crdito, multiservicios o
bolsillo magipuntos, nicamente se pueden realizar en forma automtica a travs de datafono. 3.
Observa siempre las medidas de seguridad para pagos sea con tarjeta dbito, crdito, multiservicios
o bolsillo magipuntos,desde el momento que recibe la tarjeta y hasta finalizar la transaccin.
Pgina 32
4. Solicita al cliente la firma del voucher emitido por el datfono, si la tarjeta es autorizada, En caso de
ser Tarjeta Dbito, Cupo Credito Tarjeta Multiservicio, Bolsillo Subsidio Tarjeta Multiservicio y Bolsillo
Magipuntos Tarjeta Multiservicios: Solicita digitar la clave, al cliente, en el teclado del datafono.
Hace firmar el voucher emitido por el datafono. Entrega la copia del voucher, emitido por el
datafono, al cliente. En caso de ser crdito o cupo crdito multiservicios: Solicita el documento de
identidad del titular de la tarjeta Solicita la cantidad de cuotas a las que ser diferida la compra,
despus de haber constatado plenamente la titularidad del tarjetahabiente. Solicita digitar la clave, al
cliente, en el teclado del datafono, con el pago del cupo credito Tarjeta Multiservicio Hace firmar el
voucher emitido por el datafono. Hace entrega de la copia del voucher emitido por el datafono al
cliente. Si la tarjeta no es autorizada, solicita otro medio de pago para cancelar los productos, para
completar el monto no autorizado y/ o anula la transaccin. En caso de que el cliente solicite hacer la
transaccin por menor valor, se anula la anterior por el datafono y se realiza de nuevo el proceso por
el monto indicado por el cliente. 5. Registra el medio de pago. 6. Entrega en las manos a cada cliente
que le efecte pagos en su caja, el tiquete o documento soporte correspondiente a la totalidad del
pago registrado. FIN
Formato GF.FC.09 - Comprobante de Recibo de Dinero Presuntamente Falso
Pgina 33
CODIGO:
3 4 5
S NO
Pgina 34
Factura- Recau- cartera
SUPERMERCADO:
1
PROCESO
Facturacin-Recaudo y Cartera
1. OBJETIVO
Brindar la informacin necesaria
para realizar la operacin de
Facturacin-Cartera y Recaudo,
teniendo en cuenta la interrelacin
de los aplicativos de las unidades
de negocio y el aplicativo SAP.
2. ALCANCE
La metodologa descrita en este
documento es de obligatorio
conocimiento y cumplimiento para
los departamentos y secciones que
hacen parte de la Divisin de
Mercadeo Social y la Divisin de
Operaciones y Tesorera
3. DEFINICIONES
F, R y C
Facturacin-Recaudo y Cartera
Pgina 35
Convenios Retail:
Convenios de Medicamentos y ventas Institucionales:
Exhibiciones, Insertos, Publicidad
Pgina 36
Concesiones
BONOS
Bonos Colsubsidio
Bonos DABS (Departamento Administrativo de Bienestar Social de la Alcalda Mayor de Bogot)
5. ACTIVIDADES
Cliente
1.Solicita el valor a cancelar.
Cajero Vendedor
2.Registra los productos e informa al cliente el valor a cancelar.
Cliente
3.Cancela por cualquier medio de pago.
Cajero Vendedor
Encargado de administrar los procesos de F, R y C
6.Elabora la planilla de ingresos capturando la informacin en SAP.
Auxiliar Recaudo / Supervisor Tesorera
7.Verifica la veracidad de la informacin de la interfaz de Supermarket y SAP.
Coordinador Ventas Institucionales
Pgina 37
Cajero Punto de Ventas
Gestin de Procesamiento Central
10.Carga informacin de ventas de Venta institucionales a SAP.
Auxiliar de informacin Ventas institucionales
12. Corrige inconsistencias de interfaz
13. Envia archivos corregidos a Procesamiento central para su cargue.
14. Carga en SAP los archivos.
Administrador Punto de Venta
15. Verifica informacin en SAP VS. soportes Fisicos.
16.Reporta a la Seccin de Facturacin y Cartera las inconsistencias (forma GF.FC.03)
17.Envia soportes cuadrados contra SAP a la Seccin de facturacin y Cartera.
Coordinador Correspondencia Interna outsourcing
Auxiliar Seccin de facturacin y Cartera
18. Recibe soportes, elabora y Radica en la empresa convenio la factura y /o Cuenta de cobro.
19. Realiza Gestin de cobro
Seccin de Recaudo
20. Aplica el pago en SAP.
Coordinador de Convenios Medicamentos
Cajero Vendedor
Gestin de procesamiento Central
Auxiliar de Informacin de Medicamentos
12. Corrige inconsistencias de interfaz 13. Envia archivos corregidos a Procesamiento central para su cargue.
Pgina 38
14. Realiza Cargue de la informacin en SAP. 15. Enva a la Empresa externa el archivo SAP de convenios.
Empresa Externa
Supervisores de la Seccin de Recaudo
20. Analizan los Faltantes y gestionan con el Administrador del Punto de Venta su solucin.
Auxiliar de la Seccin de Facturacin y Cartera
21. Corrige diariamente inconsistencias en SAP 22. Genera reporte por convenio y envia a la Empresa Externa
Empresa Externa
23. Recibe archivo y organiza soportes
Auxiliar Seccin Facturacin y Cartera
24.Genera en SAP Factura y/o Cuenta de cobro, Relacin Detallada de frmulas y Envia a la Empresa Externa.
25. Entrega Factura y Relacin de Frmulas a Empresa Externa.
Empresa Externa
35. Relaciona en software y envia a digitalizar al centro de documentacin.
CONCESIONES
Proveedor
Admnistracin y / o Tesorera del Punto de Venta
Proveedor
6. Radica la cuenta de cobro con la Secretaria Gerencia Comercial Divisin Mercadeo Social.
Secretaria Gerencia Comercial Divisin Mercadeo Social
7. Recibe cuenta de cobro y genera en SAP la orden de pedido. 8.Realiza la orden de pedido en SAP.
Auxiliar Facturacin
7.Enva la factura al cliente y el impuesto de timbre a la Seccin de Egresos
Seccin Egresos
BONOS BONOS COLSUBSIDIO
Departamento Operaciones Mercadeo Social
Pgina 39
Auxiliar Facturacin
3.Elabora y radica la relacin de cobro
Cliente
1.Diligencia formato para compra de bonos COLSUBSIDIO y lo entrega en la Seccin de Recaudo
Seccin Recaudos
Seccin Egresos
3.Con el recibo de caja y entrega los bonos
Cliente
4.Entrega los bonos como medio de pago en los Puntos de venta de Mercadeo Social.
Punto de venta
Seccin Recaudos
BONOS FEC
FEC
Divisin de Mercadeo Social
2.Solicita la elaboracin de los bonos al Departamento de Servicios Administrativos.
Proveedor de bonos
3.Entrega los bonos a la Seccin de Egresos
Auxiliar Egresos
4.Entrega los bonos al FEC.
FEC
5.Entrega los bonos a los afiliados
Cliente
6.Entrega los bonos como medio de pago en los Puntos de venta de Mercadeo Social
Punto de venta
posterior entrega a la Seccin de Recaudo
Auxiliar Recaudos
Auxiliar Facturacin y Cartera
BONOS SEGUROS DE VIDA
Seccin atencin al afiliado
Supervisor Tesorera
Afiliado
4.Entrega los bonos como medio de pago en los puntos de venta de Mercadeo Social
Punto de venta
Pgina 40
Auxiliar Recaudos
BONOS VIVIENDA
Divisin de Vivienda
1.Solicita al Departamento de Servicios Administrativos, la elaboracin de los bonos.
Seccin Egresos
Departamento de Construccin de Vivienda
3.Entrega los bonos a los afiliados que han adquirido vivienda
Afiliado
Puntos de venta de Mercadeo Social
Seccin Recaudo
Divisin de Mercadeo social
8.Realiza la transferencia de gastos correspondiente.
ALFA ( Empresa Proveedora)
10.Revisa y aprueba la Orden de Compra y la enva a la seccin de Egresos
Seccin de Egresos
11.Recibe la factura y programa el pago
BONOS TROKAR
Departamento de Mercadeo Corporativo
Trokar
Seccin de Egresos
Seccin Recaudos
Punto de venta
Seccin de Recaudo
BONOS SODEXHO PASS, PROMO-SODEXHO, BIG PASS Y OTROS DE SU MISMA CLASE
Punto de Venta
Pgina 41
Seccin Recaudos
Seccin Facturacin y Cartera
6.Enva los cheques a la Seccin de Recaudo, con el discriminado.
Seccin Cartera
Seccin Recaudo
BONOS DABS
Dapartamento de Ventas Institucionales
DABS
3. Recibe los Bonos. 4. Realiza la entrega fsica de los bonos a los beneficiarios
Beneficiario
Cajero Punto de Venta
Seccin Recaudos
7.Elabora y radica la relacin de cobro a DABS y la contabiliza
CUPONES PROMOCIONALES
Punto de venta de Mercadeo Social
Auxiliar Seccin Recaudo
Auxiliar de Facturacin y Cartera
4.Elabora la cuenta de cobro, contabiliza con cruce de cuentas si aplica y radica en la empresa.
Seccin Egresos
5. Realiza nota crdito al pago del proveedor, realizando el cruce de cuentas correspondiente.
Facturas
Recibos de caja
Pgina 42
2
4. POLITICAS
UNIDAD DE NEGOCIO DE MERCADEO SOCIAL Es responsabilidad de cada Supermercado y/o Droguera
registrar por centro de beneficio y centro de costo el valor de las filtraciones, siendo responsabilidad del Asesor
Financiero de Mercadeo Social analizar el efecto que estas tienen sobre el costo de ventas en Mercadeo Social.
Es responsabilidad del Departamento de Contabilidad el registro de los descuentos por conceptos a
Magipuntos mensualmente, siendo responsabilidad del Asesor Financiero de Mercadeo Social suministrar la
Personas Naturales El recaudo de productos vendidos en Mercadeo Social, est a cargo de los Cajeros
Vendedores quienes registran los productos comprados por el cliente, emiten la factura del sistema
Supermarket (POS) y recaudan el dinero por cualquiera de los medios de pago autorizados. La informacin
carga en forma automtica a SAP meidante interfaz. La informacin de la planilla de ingresos manual,
(informacin de concesiones e ingresos no operacionales) es cargada en SAP por el encargado de administrar
los procesos de Facturacin-Cartera y Recaudo de supermercados y drogueras.
Personas Jurdicas La venta de productos de Mercadeo Social a Personas Jurdicas estan a cargo de los
Departamentos de Ventas Institucionales y Medicamentos. .Es responsabilidad del Coordinador Operativo de
convenios (medicamentos) enviar 15 das antes de iniciar un nuevo convenio la ficha tecnica a la Seccin
yFacturacin - Cartera y a la empresa externa que procesa y audita los soportes de convenios, as como la
maestra del convenio y la base de datos de afiliados al convenio, si se requiere validacin de usuarios.
Igualmente debe enviar copia del contrato a la Seccin de Facturacin y Cartera.
El Departamento de Ventas Institucionales debe enviar 15 das antes de iniciar un nuevo convenio la ficha
tecnica completamente diligenciada del convenio a la Seccin y Facturacin - Cartera, as como copia del
Los Cajeros Vendedores de Mercadeo Social, deben registrar los productos comprados por el cliente convenio,
emitir la factura remisin del sistema Supermarket (POS) y recaudar el dinero de Cuota moderadora, realizar
el cuadre de medios de pago y entregar a la empresa transportadora de valores la totalidad de los soportes de
convenios, junto con los dems medios de pago cuadrados. .
Es responsabilidad de Procesamiento Central enviar diariamente la informacin de las ventas de convenios de
medicamentos a la empresa externa para la auditoria y procesamiento de soportes vs.datos. .
Pgina 43
Es responsabilidad de Procesamiento Central reportar diaria y oportunamente las inconsistencias al auxiliar de
informacin del Departamento de Medicamentos.
Es responsabilidad del auxiliar de sistemas del Departamento de Medicamentos la correccin de
inconsistencias de la(s) interfaz de ventas de convenios y el envo para su cargue en SAP a Procesamiento
Central, mximo 2 das calendario siguientes a que fecha en que fue reportada la inconsistencia. .
La empresa externa capturar la informacin de los soportes del convenio, la cruzar contra el archivo enviado
por Procesamiento Central de Colsubsidio y posteriormente realizar el proceso de auditoria de los soportes
contra la ficha tecnica de cada convenio. .
La empresa externa enviar diariamente los archivos de consistencias, inconsistencias y devoluciones a la
Seccin de Facturacin y Cartera y a la Seccin de Recaudo el archivo de faltantes. .
La empresa externa realizar la devolucin diaria a los puntos de venta de los soportes que no cumplen los
requisitos del cliente del convenio que presentan inconsistencias. .
Es responsabilidad del administrador del punto de venta la correccin de las inconsistencias de los soportes
devueltos por la empresa externa y el posterior envo a esa empresa para su reproceso. La devolucin debe
efectuarse dentro de los 5 dias calendario posteriores a la fecha de recibo en su punto,para los soportes cuyo
registro sea del 01 al 25 de cada mes y de 3 dias calendario para soportes cuyo registro est entre el 26 y el 30
Las Devoluciones fsicas de soportes deben responderse en su totalidad, identificando el cdigo de barras (del
adhesivo colocado por la empresa externa) de cada tiquete y /o remisin. Deben ser enviadas en forma
separada de las ventas de convenios del dia.
Si la devolucin fsica de los soportes obedece a un error de registro en POS y para dar respuesta el Punto de
Venta debe hacer una devolucin en la mquina registradora, e informar por escrito a la empresa externa que
Nmero del registro que anul con su correspondiente codigo de barras y el Nmero del tiquete por el cual fue
Es responsabilidad del Administrador del punto de venta, El cajero vendedor y la Seccin de Recaudo en
conjunto con la seccin de Facturacin y Cartera, el anlisis y solucin de los Faltantes de convenios que le
reporte la empresa transportadora y la empresa externa que procesa y audita los soportes.
Es responsabilidad del administrador del punto de venta diligenciar y enviar la planilla de reporte de
inconsistencia GF.FC.05 a la Seccin Facturacin y Cartera cuando se necesite elaborar una cuenta de cobro a
Es responsabilidad del administrador del Punto de venta de fuera de Bogot enviar a la Seccin de Facturacin
y Cartera los soportes de los convenios realizados con sus clientes debidamente cuadrados contra SAP,para
que la Seccin de Facturacin y cartera genere y radique la factura en la ciudad especificada por el cliente del
Convenios Retail:
La Seccin de Facturacin y Cartera elabora la factura cuenta de cobro y la enva por correo electrnico
correo certificado al punto de venta para que ste la radique. Una vez radicada el punto de venta enva copia de
radicado a la Seccin de Facturacin para su registro contable.
Convenios de Medicamentos y ventas Institucionales:
Cuando el proveedor es de la regin, el administrador del punto de venta debe verificar la informacin y
elaborar una relacin de las inconsistencias, diligenciando la planilla de reporte de inconsistencias forma
GF.FC.03 la cual debe enviar a la Seccin Facturacin y Cartera junto con los soportes, para que se realice la
correccin y se elabore la factura cuenta de cobro y posterior envo por correo electrnico correo certificado
al punto de venta para que ste la radique. Una vez radicada el punto de venta enva dentro de los 2 das
hbiles siguientes copia de radicado a la Seccin de Facturacin para su registro contable.
Cuando el proveedor es de Bogot el administrador del punto de venta debe verificar la informacin y diligenciar
planilla de inconsistecias (forma GF.FC.03 ) la cual debe enviar a la Seccin Facturacin y Cartera de acuerdo
establecido por sta junto con los soportes, para que en sta se corrija la cuenta y se genere la factura cuenta
por cobrar y la contabilizacin de la informacin.
Exhibiciones, Insertos, Publicidad
La elaboracin de la orden de pedido en el sistema es responsabilidad del departamento de Compras de la
Divisin de Mercadeo Social, donde se debe consignar la nota aclaratoria indicando: Cruce de cuentas, si este
valor se cruza con la informacin de la Seccin de Egresos. -Transferencia de pagos -Cobro de la exhibicin
Es responsabilidad de la Unidad de Servicio colocar en el sistema la via de pago a los pedidos que realice, as
como el cruce de cuentas a los deudores con los cuales haya pactado dicha forma de pago, para que la
Seccin de Egresos efecte el cruce de cuentas.
Pgina 44
Con base en esta informacin la Seccin de Facturacin y Cartera elabora las facturas para su radicacin. La
contabilizacin se genera automticamente cuando se elabora la factura en SAP.
Las rdenes de pedido deben elaborarse durante los veinte primeros das del mes con el fin de que la seccin
de facturacin y Cartera elabore y radique las facturas oportunamente.
La creacin de los terceros en SAP es una responsabilidad compartida entre el Departamento de Compras,
Ventas institucionales y Medicamentos de la Divisin de Mercadeo Social (captura de la informacin de la vista
de ventas en SD Retail) y la Seccin de Facturacin y Cartera de la Divisin de Operaciones y Tesorera
(captura la informacin de las vistas financieras en FI)
Es responsabilidad de la Seccin de Facturacin y Cartera validar que el proveedor tenga recursos para hacer
el cruce de cuentas o proceder a la gestin directa del cobro de la factura.
Concesiones
Es responsabilidad del Departamento de Compras de la Divisin de Mercadeo Social, elaborar la Orden de de
pedido en SAP, por concepto de comisin, el mismo da en que recibe la relacin de cobro del Proveedor, con
el fin de que la Seccin Facturacin y Cartera elabore la factura e impuesto de timbre y la radique al cliente. El
impuesto de timbre tambien debe enviarse a la Seccin Egresos e Impuestos.
Cuando la factura se elabora por un valor variable sobre las ventas del concesionario la forma de pago es por
cruce de cuenta y cuando es un valor fijo mensual la forma de pago de a 8 dias.
Es responsabilidad del Departamento de compras comparar la cuenta de cobro con la informacin suministrada
por las tesorera de los diferentes puntos de venta.
BONOS
Es responsabilidad de la Seccin de Facturacin y Cartera elaborar y radicar la relacin de cobro de los bonos
institucionales vendidos por Mercadeo Social que generen cartera, contabilizando la informacin en SAP,
aclarando que Mercadeo Social debe generar la informacin para la creacin del deudor (Diligenciamiento de la
Ficha Tcnica para creacin deudores Forma GF.FC.07).
Bonos Colsubsidio
En el caso en que el cliente solicite factura por la compra de los bonos, la Seccin Facturacin y Cartera debe
enviar la relacin de cobro a la Empresa como soporte de los bonos entregados y la cuanta correspondiente.
Cuando el proveedor adquiere Bonos Colsubsidio para la realizacin de eventos en los puntos de venta y la
forma de pago es cruce de cuentas, el Coordinador de Ventas Institucionales debe enviar a la seccin de
facturacin y Cartera la Orden de facturacinForma GF.FC.02
Bonos DABS (Departamento Administrativo de Bienestar Social de la Alcalda Mayor de Bogot)
Es responsabilidad de la Seccin de Facturacin y Cartera la gestin de cobro, con base en la informacin
suministrada por la Unidad de Servicio, verificando que la informacin en SAP corresponda a lo acordado con la
empresa contratante de los bonos.
5. ACTIVIDADES
Cliente
1.Solicita el valor a cancelar.
Cajero Vendedor
2.Registra los productos e informa al cliente el valor a cancelar.
Cliente
3.Cancela por cualquier medio de pago.
Cajero Vendedor
4.Emite Factura y se la entrega al cliente. 5.Al finalizar el turno Realiza el Cuadre de Caja con la persona
encargada de administrar los procesos de F, R y C.
Encargado de administrar los procesos de F, R y C
6.Elabora la planilla de ingresos capturando la informacin en SAP.
Auxiliar Recaudo / Supervisor Tesorera
7.Verifica la veracidad de la informacin de la interfaz de Supermarket y SAP.
Coordinador Ventas Institucionales
Pgina 45
PERSONAS JURDICAS VENTAS INSTITUCIONALES: 1. Realiza el contacto con la Empresa y gestionar la
elaboracin del contrato carta convenio convenio. 2.Si la empresa est creada en SAP enva a la Seccin de
Facturacin y Cartera ficha tecnica del convenio. 3. Si la Empresa no esta creada en SAP envia la ficha tecnica
de creacin y actualizacin de deudores (forma GF.FC.07) a la Seccin de Facturacin y Cartera. 4. Crea la
vista de ventas en SAP del deudor, as como el codigo del convenio. 5.Incluye en SAP el catalogo de productos
negociados, la base de datos de afiliados y /o Beneficiario, si esto aplica. 6.Envia a los puntos de venta que
realizarn el suministro un comunicado con la informacin del convenio 7.Envia Ficha Tecnica del convenio y
Cajero Punto de Ventas
8. Realiza el registro en POS de los productos negociados, de acuerdo con las condiciones pactadas con el
cliente del convenio Realiza la cotizacin de los productos segn los terminos de la negociacin. 9. Cuadra
el(los) convenios y entrega soportes al final de su turno a la tesorera del Punto.
10.Carga informacin de ventas de Venta institucionales a SAP.
11. Reporta diariamente las inconsistencias de interfaz al Auxiliar de informacin del Departamento de
VentasInstitucionales, si aplica.
Auxiliar de informacin Ventas institucionales
12. Corrige inconsistencias de interfaz
13. Envia archivos corregidos a Procesamiento central para su cargue.
14. Carga en SAP los archivos.
Administrador Punto de Venta
15. Verifica informacin en SAP VS. soportes Fisicos.
16.Reporta a la Seccin de Facturacin y Cartera las inconsistencias (forma GF.FC.03)
17.Envia soportes cuadrados contra SAP a la Seccin de facturacin y Cartera.
17.Entrega a la Seccin de Facturacin los tiquetes y documentos soportes de los convenios realizados en
Bogot para la realizacin de factura la relacin de cobro
Auxiliar Seccin de facturacin y Cartera
18. Recibe soportes, elabora y Radica en la empresa convenio la factura y /o Cuenta de cobro.
19. Realiza Gestin de cobro
Seccin de Recaudo
20. Aplica el pago en SAP.
Coordinador de Convenios Medicamentos
PERSONAS JURDICAS CONVENIO MEDICAMENTOS: 1. Realiza el contacto con la Empresa y gestionar la
elaboracin del contrato carta convenio convenio. 2.Si la empresa est creada en SAP enva a la Seccin de
Facturacin y Cartera ficha tecnica del convenio. 3. Si la Empresa no esta creada en SAP envia la ficha tecnica
de creacin y actualizacin de deudores (forma GF.FC.07) a la Seccin de Facturacin y Cartera. 4. Crea la
vista de ventas en SAP del deudor, as como el codigo del convenio. 5.Incluye en SAP el catalogo de productos
negociados, la base de datos de afiliados y /o Beneficiario, si esto aplica. 6.Envia a los puntos de venta que
realizarn el suministro un comunicado con la informacin del convenio, la Ficha Tecnica del convenio a la
Empresa externa y a la Seccin de Facturacin - Cartera y Recaudo. 7. Envia copia legalizada del contrato a la
Cajero Vendedor
8. Realiza el registro en POS de los productos negociados, de acuerdo con las condiciones pactadas con el
cliente del convenio Realiza la cotizacin de los productos segn los terminos de la negociacin. 9. Cuadra y
Empaca los soportes, de acuerdo con las medidas de seguridad y plitica establecidas po la Caja y entrega a la
empresa transportadora.
10.Carga informacin de ventas de convenios a SAP. 11. Reporta diariamente las inconsistencias de interfaz al
Auxiliar de informacin de Medicamentos, si aplica.
Auxiliar de Informacin de Medicamentos
12. Corrige inconsistencias de interfaz 13. Envia archivos corregidos a Procesamiento central para su cargue.
Pgina 46
14. Realiza Cargue de la informacin en SAP. 15. Enva a la Empresa externa el archivo SAP de convenios.
Empresa Externa
16. Captura informacin de los soportes fsicos y cruza con la informacin del archivo que le enva
Procesamiento Central de colsubsidio. 17. Realiza Auditoria a los soportes, de acuerdo con la ficha tecnica de
convenios. 18.Envia diariamente archivos de prefactura por convenio, inconsistencias, consistencias y
devoluciones a la Seccin de Facturacin y Cartera. 19.Envia Diariamente archivo de faltantes a la Seccin de
Supervisores de la Seccin de Recaudo
20. Analizan los Faltantes y gestionan con el Administrador del Punto de Venta su solucin.
Auxiliar de la Seccin de Facturacin y Cartera
21. Corrige diariamente inconsistencias en SAP 22. Genera reporte por convenio y envia a la Empresa Externa
Empresa Externa
23. Recibe archivo y organiza soportes
24.Genera en SAP Factura y/o Cuenta de cobro, Relacin Detallada de frmulas y Envia a la Empresa Externa.
25. Entrega Factura y Relacin de Frmulas a Empresa Externa.
Empresa Externa
26. Recibe Factura y Relacin de Frmulas 27.Organiza y legaja soportes de acuerdo con Factura y/o cuenta
de cobro y Relacin de frmulas. 28.Envia a la Seccin de Facturacin y Cartera.
29. Recibe Factura, relacin de frmula y Soportes Fsicos. 30. Realiza Formato planilla de radicacin de
correspondencia. 31. Entrega al Coordinador de Correspondencia interna outsourcing
32. Radica Factura y/o cuenta de cobro, relacin detallada y original de soportes, en la empresa del convenio.
32. Entrega a auxiliar de facturacin copia radicada de la factura y/o cuenta de cobro.
33. Recibe Copia de recibido, verifica que posea sello y firma de recibido. 34. Devuelva al Coordinador de
Correspondencia.
35. Relaciona en software y envia a digitalizar al centro de documentacin.
CONCESIONES
Proveedor
1. Entrega cuenta de cobro a la Administracin y/o Tesorera del Punto de venta, en el que funciona la
Admnistracin y / o Tesorera del Punto de Venta
2. Radica la Cuenta de cobro. 3.Verifica la informacin de la cuenta Vs. informacin fsica. 4.Realiza la
contabiliza en SAP. 5. Coloca el Nmero de documento de contabilizacin SAP en la cuenta de cobro. 6.
Entrega al proveedor cuenta de cobro con el Nmeo de documento contable y su Visto bueno.
Proveedor
6. Radica la cuenta de cobro con la Secretaria Gerencia Comercial Divisin Mercadeo Social.
Secretaria Gerencia Comercial Divisin Mercadeo Social
7. Recibe cuenta de cobro y genera en SAP la orden de pedido. 8.Realiza la orden de pedido en SAP.
9. Genera la factura por SAP y el Impuesto de timbre. 10. Radica la factura e impuesto de timbre al proveedor.
11. Enva mensualmente los certificados de Impuesto de timbre a las Secciones de Egresos e Impuestos.
Auxiliar Facturacin
7.Enva la factura al cliente y el impuesto de timbre a la Seccin de Egresos
Seccin Egresos
8.Realiza el cruce de cuentas y genera el giro correspondiente dentro de los tres das hbiles posteriores a la
BONOS BONOS COLSUBSIDIO
Departamento Operaciones Mercadeo Social
Pgina 47
1.Vende bonos institucionales a crdito. 2.Diligencia la orden de facturacin y la enva a la Seccin de
Facturacin y Cartera especificando la necesidad de relacin de cobro.
Auxiliar Facturacin
3.Elabora y radica la relacin de cobro
Cliente
1.Diligencia formato para compra de bonos COLSUBSIDIO y lo entrega en la Seccin de Recaudo
Seccin Recaudos
2.Revisa el correcto diligenciamiento del formato, recibe el dinero y entrega recibo de caja para reclamar los
Seccin Egresos
3.Con el recibo de caja y entrega los bonos
Cliente
4.Entrega los bonos como medio de pago en los Puntos de venta de Mercadeo Social.
Punto de venta
5.Cada cajero recibe los bonos como medio de pago y los enva a la transportadora de valores para
consolidacin y posterior entrega a la Seccin de Recaudo.
Seccin Recaudos
6.Recibe bonos de la transportadora de valores, los verifica como medio de pago y los enva al archivo de la
Seccin de Recaudo
BONOS FEC
FEC
1.Solicita a la Divisin de Mercadeo Social la elaboracin de bonos , especificando valor unitario, cantidad, valor
total y vencimiento
2.Solicita la elaboracin de los bonos al Departamento de Servicios Administrativos.
Proveedor de bonos
3.Entrega los bonos a la Seccin de Egresos
Auxiliar Egresos
4.Entrega los bonos al FEC.
FEC
5.Entrega los bonos a los afiliados
Cliente
6.Entrega los bonos como medio de pago en los Puntos de venta de Mercadeo Social
Punto de venta
posterior entrega a la Seccin de Recaudo
Auxiliar Recaudos
8.Recibe bonos de la transportadora de valores, los verifica como medio de pago y los enva rlacionados a la
Seccin de Facturacin.
Auxiliar Facturacin y Cartera
9.Enva mensualmente relacin de cobro al FEC, discriminando valor unitario, cantidad enviada y valor total,
adjuntando el fsico de los bonos. 10.Contabiliza la cuenta de cobro en SAP
BONOS SEGUROS DE VIDA
Seccin atencin al afiliado
1.Mantiene bajo su custodia los bonos y los entrega al afiliado que cumpla los requisitos. 2.Enva memorando a
la seccin de recaudo informando bonos entregados, especificando afiliados.
Supervisor Tesorera
3.Informa a los puntos de venta, el nombre de los afiliados y los bonos que fueron entregados para que se haga
el control en el momento de recibirlos como medio de pago.
Afiliado
4.Entrega los bonos como medio de pago en los puntos de venta de Mercadeo Social
Punto de venta
Pgina 48
consolidacin y posterior entrega a la Seccin de Recaudo
Auxiliar Recaudos
Seccin de Recaudo
BONOS VIVIENDA
Divisin de Vivienda
1.Solicita al Departamento de Servicios Administrativos, la elaboracin de los bonos.
Seccin Egresos
2.Recibe los bonos para mantenerlos bajo su custodia y entregarlos al Departamento de Construccin de
Vivienda cuando sean solicitados
3.Entrega los bonos a los afiliados que han adquirido vivienda
Afiliado
4.Con el bono cancela los gastos de escrituracin y con el excedente puede comprar artculos en ALFA o en los
puntos de venta de Mercadeo Social
Puntos de venta de Mercadeo Social
consolidacin y posterior entrega a la Seccin de Recaudo.
Seccin Recaudo
6.Recibe bonos de la transportadora de valores, los verifica como medio de pago y los enva a el archivo de la
Seccin de Recaudo. 7.Informa a la Divisin de Mercadeo el monto total de los bonos recibidos por este
Divisin de Mercadeo social
8.Realiza la transferencia de gastos correspondiente.
ALFA ( Empresa Proveedora)
9.Mensualmente realiza factura a COLSUBSIDIO cobrando el valor de los bonos que recibi como medio de
10.Revisa y aprueba la Orden de Compra y la enva a la seccin de Egresos
Seccin de Egresos
11.Recibe la factura y programa el pago
BONOS TROKAR
Departamento de Mercadeo Corporativo
1.Realiza la negociacin, donde se define el valor del contrato y la forma de pago. 2.Informa a la seccin de
Egresos el valor de la negociacin y la totalidad de los bonos que debe custodiar. 3.Adicionalmente comunica el
valor que mensualmente se debe entregar como pago por servicios de publicidad.
Trokar
4.Entrega la totalidad de los bonos por el valor de la negociacin con la firma correspondiente a la seccin de
Seccin de Egresos
5.Custodia los bonos. 6.De acuerdo con la informacin del pago a realizar suministrado por Mercadeo
Corporativo alista los bonos y solicita la firma y sello por parte del Jefe de la Divisin de Mercadeo Social.
7.Entrega los bonos a CARACOL como medio de pago e informa a la seccin de recaudo.
Seccin Recaudos
8.Enva memorando a los puntos de venta para que realicen el control cuando reciban los bonos como medio
Punto de venta
9.Caja cajero recibe los bonos como medio de pago y los enva a la transportadora de valores para
Seccin de Recaudo
Seccin de Recaudo
BONOS SODEXHO PASS, PROMO-SODEXHO, BIG PASS Y OTROS DE SU MISMA CLASE
Punto de Venta
Pgina 49
1.Recibe bonos como medio de pago 2.Cada cajero recibe los bonos como medio de pago y los enva a la
transportadora de valores para consolidacin y posterior entrega a la Seccin de Recaudo.
Seccin Recaudos
3.Recibe bonos de la transportadora de valores, los verifica como medio de pago e informa semanalmente a la
seccin de facturacin
Seccin Facturacin y Cartera
4.Elabora la relacin de cobro a Sodexho Pass y Big Pass, contabiliza y radica en la empresa. 5.Gestiona el
cobro y recibe el pago. 6.Identificando las relaciones de cobro que se estn cancelando y discrimina los
descuentos que aplicaron a ese pago.
6.Enva los cheques a la Seccin de Recaudo, con el discriminado.
Seccin Cartera
5.Gestiona el cobro y recibe el pago identificando las relaciones de cobro que se estn cancelando y
discriminando los descuentos que aplicaron a ese pago. 6.Enva los cheques a la Seccin de Recaudo, con el
Seccin Recaudo
7. Elabora el recibo de caja e ingresa la informacin en SAP Y enva soporte al rea de contabilidad para su
respectivo archivo
BONOS DABS
Dapartamento de Ventas Institucionales
1.Realiza la negociacin con la empresa licitante. 2.Solicita a la empresa Externa la elaboracin de los bonos y
los entrega al DABS. 3.Entrega los bonos fsicos a la empresa convenio
DABS
3. Recibe los Bonos. 4. Realiza la entrega fsica de los bonos a los beneficiarios
Beneficiario
4.Redime los bonos como medio de pago en los puntos de venta, realizando entrega fsica de los mismos al
punto de venta.
Cajero Punto de Venta
5. Recibe los bonos como medio de pago y los enva a la transportadora de valores para consolidacin y
posterior entrega a la Seccin de Recaudo.
Seccin Recaudos
6.Recibe bonos de la transportadora de valores, los verifica como medio de pago y los enva semanalmente a la
Seccin de Facturacin
7.Elabora y radica la relacin de cobro a DABS y la contabiliza
CUPONES PROMOCIONALES
1.Realiza la negociacin con el proveedor sobre los cupones promocinales que se van a recibir como medio
de pago en los puntos de venta.
Punto de venta de Mercadeo Social
2.Recibe los Cupones Promocionales como medio de pago y los enva con la transportadora de valores para
Auxiliar Seccin Recaudo
3. Recibe los cupones fsicos de la transportadora, los verifica como medio de pago y los relaciona y entrega a
Facturacin y Cartera.
Auxiliar de Facturacin y Cartera
4.Elabora la cuenta de cobro, contabiliza con cruce de cuentas si aplica y radica en la empresa.
Seccin Egresos
5. Realiza nota crdito al pago del proveedor, realizando el cruce de cuentas correspondiente.
Facturas
Recibos de caja
Pgina 50
CODIGO:
3 4 5
S NO
Pgina 51
Solicitud base cambio
SUPERMERCADO: CODIGO:
1 2 3
PROCESO ACTIVIDAD A REALIZAR RESPONSABLE
Solicitud Base de cambio
1. OBJETIVO
Realizar una adecuada administracin
de las Bases de Cambio asignadas.
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLITICAS
La Divisin de Operaciones y Tesorera / Seccin
Recaudo determina el monto de la Base de
Cambio para cada punto de atencin o venta de
acuerdo con el anlisis de las siguientes
variables: No. de cajeros o asignadores por
establecimiento, No. puntos de asignacin o de
pago, cantidad de servicios ofrecidos,
transacciones realizadas, tarifas, monto de
ingresos mensuales y horarios de atencin.
La rotacin (Frecuencia) de la Base de Cambio
debe ser definida por criterios tales como la
ubicacin del establecimiento, y la disponibilidad
del servicio de la Transportadora de Valores.
El monto de la Base de Cambio debe ser
modificado de acuerdo con las condiciones de la
demanda o incremento de la tasa por prestacin
de servicios.
Es responsabilidad del Supervisor Tesorera la
optima administracin de la base de cambio en
los puntos asignados.
La negociacin de la entrega de base de cambio
a los puntos es responsabilidad de la Seccin de
Recaudos. Ningn punto o servicio est
autorizado para solicitar directamente a las
entidades financieras la modificacin y/ o
asignacin de base de cambio.
5. ACTIVIDADES
SUPERVISOR TESORERIA
1.Hace solicitud para la adjudicacin de la Base
de Cambio o el incremento de sta.
DIVISION OPERACIONES Y TESORERIA
/SECCION RECAUDO
Pgina 52
2.Con base en las polticas de la Seccin de
Recaudos, el encargado de su autorizacin
evala el requerimiento y le fija un monto
propuesto. 3.El Supervisor Tesorera solicita a la
Seccin de Recaudo de la Caja la autorizacin
del incremento o de la adjudicacin con el monto
propuesto. 4.Tras una evaluacin del
requerimiento, la Divisin de Operaciones y
Tesorera toma la decisin sobre la adjudicacin
Si la decisin es aprobatoria, en el caso de ser
una base de cambio fija se comunica a la Seccin
de Egresos para su debido diligenciamiento y o
en caso de ser base de cambio flotante, la
transportadora de valores llevar el dinero del
cambio directamente al punto.
SECCION EGRESOS
5.Gira el cheque por el monto autorizado.
SECCION RECAUDO
6.Realiza trmite de entrega de base de cambio
con la Transportadora de Valores. 7.Para el
seguimiento de la operacin se comunicar
diariamente con el administrador de las Base de
Cambios de la Tesorera.
AUXILIAR TESORERIA
8.Recoge el cheque y lo hace efectivo, en caso
de que sea la Seccin Egresos quien lo expide.
Pgina 53
4 5
OBSERVACIONES
S NO
Pgina 54
Admon Base cambio
SUPERMERCADO:
1 2
1. OBJETIVO
Garantizar la administracin adecuada de las
Bases de Cambio asignadas a cada punto.
2. ALCANCE
La metodologa descrita en este documento es de
obligatorio conocimiento y cumplimiento para
todas las dependencias de Colsubsidio que
tengan a su cargo bases de cambio.
3. DEFINICIONES
Base de Cambio
Dinero en efectivo asignado para la apertura de
cajas y soporte para la reduccin del subsidio
Familiar en cada punto de venta.
Macro
Archivo en Excel que permite llevar el control
diario de los dineros recibidos por la
Transportadora y entregados a los responsables
de cajas en los puntos de venta.
Combo
Conformacin de billetes y/o monedas en baja
denominacin definidos por la Seccin de
Recaudos de acuerdo con las necesidades
establecidas de cada UES.
4. POLITICAS
La rotacin (Frecuencia) de la Base de Cambio debe
ser definida por criterios tales como aprovisionamiento
no superior a ocho (8) das calendario, la ubicacin del
establecimiento, la programacin del servicio de la
Transportadora de Valores y los ingresos diarios.
El monto de la Base de Cambio debe ser ajustado de
acuerdo con las condiciones de la demanda o
incremento de la tasa por prestacin de servicios.
Es responsabilidad del administrador, auxiliar de
tesorera, cajero principal, supervisor de cajas,
administrador de droguera y auxiliar de farmacia II,
recepcionar y verificar la Base de Cambio en un tiempo
no superior a dos (2) horas una vez recibida. Si se
detecta alguna inconsistencia se debe reportar al
Centro de Atencin al cliente (CAC) de la
transportadora y a la seccin Recaudos el nmero de
la llamada asignado por la transportadora.
Pgina 55
Admon Base cambio
Es responsabilidad del administrador auxiliar de
tesorera, cajero principal, supervisor de cajas,
administrador de droguera y auxiliar de farmacia II,
realizar oportunamente la solicitud de base de cambio
de acuerdo a la necesidad del punto de venta,
cumpliendo con los horarios y procedimientos
establecidos por la seccin de recaudo. El no envo
oportuno de esta solicitud implicara la no entrega de la
misma, el administrador asumir la responsabilidad de
la operacin del punto.
Es responsabilidad del administrador del punto de
venta optimizar las solicitudes de servicios especiales
para la entrega de la Base de cambio, las cuales deben
ser autorizadas por el Jefe del Departamento de las
UES y cumpliendo con los horarios y procedimientos
establecidos por la Seccin de Recaudo.
Es responsabilidad del administrador o quien haga sus
veces, optimizar la base de cambio, la cual debe ser
destinada nicamente para la operacin del punto.
La negociacin de la entrega de base de cambio a los
puntos es responsabilidad de la Seccin de Recaudos.
Ningn punto o servicio est autorizado para solicitar
directamente a las entidades financieras la
modificacin y/o asignacin de base de cambio.
Es responsabilidad del administrador o a quien l
delegue, garantizar la seguridad y custodia de las
Bases de Cambio, asignadas para el punto de venta.
Es responsabilidad de los administradores o a quien l
delegue, realizar arqueos diarios a la bases de cambio
dejando. Garantizando consistencia en la informacin
de acuerdo a los mecanismos de control para tal fin.
Los valores de Base de Cambio, deben permanecer
debidamente custodiados en la Tesorera, la cual
deber permanecer con la puerta cerrada y solo
podrn ingresar en esta las personas involucradas con
el manejo de valores. As mismo el administrador debe
garantizar que las llaves de acceso a este lugar estn
debidamente salvaguardas.
En ningn caso est autorizado realizar prstamos e
intercambios de Base de Cambio entre puntos de
venta. El incumplimiento a esta poltica generara las
sanciones disciplinarias establecidas por el
Departamento de Relaciones Laborales.
Pgina 56
Admon Base cambio
Los administradores no estn autorizados para asignar
Bases de Cambio, pertenecientes al punto de venta en
otros establecimientos y/o convenios. El
incumplimiento a esta poltica generara las sanciones
disciplinarias establecidas por el Departamento de
Relaciones Laborales.
Es responsabilidad del administrador o quien haga sus
veces, garantizar el adecuado manejo de la Base de
Cambio teniendo en cuenta el diligenciamiento de
formatos establecidos para tal fin.
El personal encargado de la recepcin de la Base de
Cambio debe tener en su poder la Carpeta de
Identificacin con los diferentes nmeros de vehculos
y del personal autorizado por la compaa
Transportadora de Valores verificando la veracidad de
su vinculacin con la entidad.
Los dineros destinados para base de cambio, caja
menor y ventas, slo se podrn utilizar para este fin
El Administrador,auxiliar de tesorera, cajero principal,
supervisor de cajas, administrador de droguera y
auxiliar de farmacia II, son los responsables de
entregar a cada cajero al inicio de su turno los combos
necesarios para la operacin.
La planilla de Entrega de Combos debe ser
diligenciada con letra clara y legible, sin
enmendaduras, ni tachones. En caso de presentarse
error se debe anular el espacio correspondiente.
El cajero o quien haga sus veces al momento de
verificar el contenido del combo debe contar los billetes
sin remover la cinta del sobre que los contiene, y debe
verificar los turros de moneda para detectar alguna
deformacin o espacio libre sin destruir el turro.
En los hoteles de Lanceros, Colonial y Alcaravan, al
igual que en las drogueras Villavicencio y Tunja, se
mantiene una base fija asignada por la Seccin de
Egresos, la cual se debe mantener en baja
denominacin para soportar la operacin. En estos
establecimientos la Base de Cambio se administra
internamente.
El control de la base de cambio asignada a cada punto
de venta se manejara mediante la MACRO definida por
la seccin Recaudos.
El administrador del punto de venta o a quien l
delegue, debe enviar el 16 y el 01 de cada mes la
macro actualizada a la Seccin de Recaudo.
Pgina 57
Admon Base cambio
Las personas responsables la administracin de la
base de cambio deben dejar evidencia del arqueo en el
momento en que se entregue el turno, este arqueo
debe estar debidamente firmado en constancia de
aceptacin por cada una de las personas involucradas.
5. ACTIVIDADES
UNIDAD DE NEGOCIO/ SECCION RECAUDOS
2. Analiza, valida y autoriza la solicitud de la base de
Cambio.
SECCION RECAUDO
3. Realiza el trmite para la entrega de base de cambio
con la Transportadora de Valores.
ADMINISTRADOR O QUIEN HAGA SUS VECES
4. Solicita mediante correo semanalmente la base de
cambio a Seccin Recaudo. FIN
SUPERVISOR CAJAS/ AUXILIAR DE TESORERA/
CAJERO PRINCIPAL/ ADMINISTRADOR O QUIEN
HAGA SUS VECES
1. Verifica la existencia de la Base de Cambio.
Requiere Base de Cambio? Si: pasa a actividad 2 No:
pasa a actividad 3 2. Diligencia el formato de Solicitud
de Base de Cambio, adjunto en el cuadro de control de
combos e informa va E-Mail a la Seccin Recaudo. 3.
Envia comunicacin va E-Mail a la Seccin Recaudo,
informando el no requerimiento de la Base de Cambio.
4. Para los hoteles de Paipa, cambia los billetes de alta
denominacin por billetes de baja denominacin
directamente con entidades cercanas.
PERSONAL DE VIGILANCIA DEL PUNTO
5. Verifica la identificacin del personal de la
transportadora de valores, comparando el carn con la
Carpeta de Identificacin. En caso de encontrar alguna
inconsistencia con el personal, reportarla
inmediatamente al Departamento de Seguridad en
Oficinas Centrales para que estos tramiten con la
central de Recaudo la llamada de verificacin a la
compaa transportadora.
HAGA SUS VECES
Pgina 58
Admon Base cambio
6. Recibe la base de cambio de la transportadora de
valores. 7. Confronta las unidades selladas que
contienen los combos con la informacin registrada en
el documento de la transportadora de valores
Documento Unico Transporte de Valores. 8. Firma de
conformidad al finalizar la entrega. 9. Verifica bolsa por
bolsa el nmero de combos entregados, conservando
el precinto de empaque, el cual servira como soporte
en caso de reclamacin. El contenido es correcto? SI:
Continua con la actividad 10 NO: Continua con la
actividad 11 10. Salvaguarda los combos en la bveda
o caja fuerte. 11. Reporta la inconsistencia al Centro de
Atencin al cliente (CAC) de la transportadora y
seccin recaudos. 12. Archiva copia del documento de
la transportadora de valores adjunto a las planillas
Entrega Combos segn fecha correspondiente.
ADMINISTRADOR O A QUIEN EL DELEGUE
13. Entrega a cada cajero los combos. 14. Entrega a
cada cajero los elementos de remesa: sobre para
recogidas parciales, sobre para depositar efectivo,
sobre para depositar cheques, sobre para depositar
otros medios de pago y formas F-281 Arqueo de
fondos / Informe de caja.
CAJERO VENDEDOR O QUIEN HAGA SUS VECES
15. Diligencia la planilla Entrega de combos. 16.
Firma de conformidad.
ADMINISTRADOR O A QUIEN EL DELEGUE
17. Firma de conformidad de entrega.
CAJERO VENDEDOR
18. Verifica el contenido del combo. El contenido es
correcto? SI: Continua con la actividad 19 NO:
Continua con la actividad 20 19. Ingresa la dotacin de
combos al sistema y contina con el proceso de
registro de la venta. 20. Reporta la inconsistencia al
Centro de Atencin al cliente (CAC) de la
transportadora y seccin recaudos.
HAGA SUS VECES
21. Registra a diario los combos entregados en la
Macro.
Formato Transportadora - Documento Unico
Transporte de Valores
Planilla Entrega de Combos
Macro Combos
Pgina 59
Admon Base cambio
CODIGO:
3 4 5
S NO
Pgina 60
ASIG. CLAVES
SUPERMERCADO:
1
PROCESO
ASIGNACIN Y CAMBIO DE CLAVES
1. OBJETIVO
Establecer las actividades que garanticen el adecuado
control en la asignacin y cambios de clave de las cajas
fuertes, bvedas y cajillas de seguridad con las que
cuenta la Caja
2. ALCANCE
Aplica para todos los puntos de venta de todas las UEN
que cuentan con bvedas, cajas fuertes y cajillas de
seguridad.
3. DEFINICIONES
Pgina 61
ASIG. CLAVES
5. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION Y/O DEPENDENCIA
PROVEEDOR
Pgina 62
ASIG. CLAVES
RESPONSABLE DE CAJA FUERTE O BOVEDA
Pgina 63
ASIG. CLAVES
CODIGO:
2 3 4
ACTIVIDAD A REALIZAR RESPONSABLE
S
4. POLITICAS
El Jefe de Divisin y/o Dependencia es el responsable de
asignar el o los responsables de las cajas fuertes, bvedas
y cajillas de seguridad con las que cuenta su dependencia,
a la vez que la funcionalidad y utilizacin de las mismas.
Los cambios de claves se deben realizar una vez al ao
como medida de seguridad, al igual que cuando el
responsable de la caja fuerte, bveda o cajilla de seguridad
se retira temporal o definitivamente de la Caja o cuando se
presentan robos, atracos o en cualquier caso que el Jefe de
la Dependencia correspondiente lo considere necesario.
El Departamento de Recaudo Facturacin y Cartera es
responsable de custodiar las claves de todas las bvedas,
cajillas de seguridad y cajas fuertes con las que cuenta la
Caja. Y ser responsable del inventario y control de las
claves de los dispositivos de seguridad con los que cuenta
la Caja.
El Departamento de Seguridad debe encargarse de llevar
un inventario actualizado del nmero de cajas fuertes,
bvedas y cajillas de seguridad, en el que relaciona, su
ubicacin y la Divisin y/o Dependencia a la que pertenece.
Las bvedas, cajas fuertes y cajillas de seguridad siempre
deben permanecer cerradas. Solo deben estar abiertas
cuando los procedimientos operativos as lo exijan, en todo
caso el tiempo de apertura debe ser el mnimo posible.
Si por algn motivo de fuerza mayor el responsable de la
caja fuerte, bveda o cajilla de seguridad da la clave a otra
persona, debe reportarlo inmediatamente al Jefe de
Divisin y/o Dependencia informado el motivo, el nombre y
documento de identidad de la persona a la que le dio a
conocer la clave.
Pgina 64
ASIG. CLAVES
Cada vez que una dependencia adquiere una caja fuerte,
bveda o cajilla de seguridad nueva, debe reportar al
Departamento de Facturacin y Cartera la novedad
adjuntando el sobre, cerrado y sellado, con la clave de la
misma.
Cuando por cierre de una Dependencia o por cualquier otro
motivo, queda fuera de servicio una caja fuerte, una bveda
o una cajilla de seguridad, la Dependencia debe informar a
los Departamentos de Servicios Administrativos y
Facturacin y Cartera, y solicitar el traslado de la misma.
Cada vez que una dependencia requiere un cambio de
clave de seguridad, este debe ser solicitado a la
Departamento de mantenimiento.
Cada vez que una Dependencia cambia clave de una caja
fuerte, bveda o cajilla de seguridad el Departamento de
Facturacin y Cartera debe destruir el sobre que contiene la
clave anterior, asegurndose de tener el sobre nuevo.
Cada vez que se cambia la clave de una caja fuerte,
bveda o cajilla de Seguridad el registro del costo se
efectuar al Centro de costos correspondiente a la
dependencia a la cual pertenece la caja fuerte.
Los responsables que deben conocer y manejar las claves
en los puntos de venta sern el administrador del punto de
venta o Gerente o en su defecto el Jefe de Negocios del
Punto de venta y los Auxiliares de Tesorera de cada punto
de venta o el funcionario que designe el Jefe Inmediato.
En ningn caso los Auxiliares de Tesorera
Supernumerarios (Rotativos) deben conocer las claves de
los puntos de venta donde hagan los reemplazos de
compensatorios.
5. ACTIVIDADES
1.Designa la(s) persona(s) responsable(s) de la caja fuerte,
bveda o cajilla de seguridad, especificando la
funcionalidad de la misma.
2.Enva un memo al Departamento de Mantenimiento
solicitando el cambio de la clave de la caja fuerte, bveda o
cajilla de seguridad, relacionando la ubicacin marca,
referencia y el motivo del cambio.
PROVEEDOR
3.Visita a la Dependencia interesada, realiza el cambio de
clave en presencia del Jefe de Dependencia y el
responsable(s) de la caja fuerte, bveda o cajilla de
seguridad. 4.Enva cuenta de cobro, firmada por el Jefe de
la Dependencia, al Departamento de Facturacin y Cartera
para que se autorice el pago del servicio prestado a la Caja.
Pgina 65
ASIG. CLAVES
RESPONSABLE DE CAJA FUERTE O BOVEDA
5.Lleva personalmente, en un sobre cerrado la clave de la
caja fuerte, bveda o cajilla de seguridad al Departamento
de Facturacin y Cartera.
RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE FACTURACION Y
CARTERA
6.Recibe el sobre con la Clave, hace firmar al representante
del servicio la planilla de recibo donde se relaciona la
ubicacin, dependencia, Nombre y Documento de identidad
de las personas responsables de la Caja fuerte y destruye
el sobre con la clave anterior.
Pgina 66
ASIG. CLAVES
5
OBSERVACIONES
NO
Pgina 67
APERTURA DE CAJA
SUPERMERCADO:
1
PROCESO
1. OBJETIVO
Alistar la caja para iniciar la
operacin de recaudo.
2. ALCANCE
Aplica para todos los cajeros o
personal que desarrollen la actividad
de recaudo de medios de pago en
todas las UES.
3. DEFINICIONES
Pgina 68
APERTURA DE CAJA
5. ACTIVIDADES
CAJERO
Planilla cuadre cajeros F -281
Planilla entrega combos
Pgina 69
APERTURA DE CAJA
CODIGO:
2 3 4
ACTIVIDAD A REALIZAR RESPONSABLE
S
4. POLITICAS
Estn autorizados para el manejo de medios de pago en los sitios de recaudo,
nicamente empleados que han sido nombrados como Cajeros (o personal
que desarrolle las funciones de recaudo de dinero), y El administrador y/o el
personal de Tesorera en aquellos puntos que cuenten con ste.
Adicionalmente podrn manejar medios de pago aquellos cargos que sin ser
Cajeros hayan sido capacitados y certificados por el Departamento de
Recursos Humanos en la operacin de Recaudo asumiendo de esta manera
las responsabilidades que estn definidas para el Cargo de Cajero.
Cada punto de asignacin de servicios o caja debe estar identificado con un
cdigo en el sistema.
Cada cajero debe ser identificado con un cdigo nico, el cual le permitir el
acceso al sistema y servir para efectos del cuadre posterior y control y su
manejo es de carcter personal e intransferible.
Solo se podrn asignar cdigos de identificacin a los empleados nombrados
como Cajeros (o personal que desarrolle las funciones de recaudo de dinero).
El sistema debe llevar un registro de los cajeros que ingresan el cdigo
correspondiente en cualquier punto de Asignacin de servicios.
Un cajero no puede estar registrado en dos o ms puntos de asignacin o
cajas al mismo tiempo.
El cajero no debe portar durante la jornada de trabajo ninguna clase de medio
de pago, incluida la tarjeta multiservicios, medios de comunicacin, notas de
apuntes, documentos o elementos que sean de su propiedad.
El cajero debe responder por el buen manejo, registro, emisin, custodia,
diligenciamiento, veracidad, autenticidad y entrega, tanto de los dineros que le
han sido asignados como Base de Cambio e igualmente por todos los Medios
de Pago que ha recibido como producto de la venta de productos o servicios.
El incumplimiento o la omisin de estos generaran la cancelacin de sus
diferencias faltantes en los tiempos establecidos y un llamado de atencin.
El cajero, administrador no debe hacer uso del dinero de la Base de Cambio,
caja menor y ventas para fines diferentes al establecido inicialmente. La
omisin generara las sanciones estipuladas por el Departamento de Recursos
Humos y el Departamento de Seguridad.
Pgina 70
APERTURA DE CAJA
Cuando haya necesidad de efectuar reemplazos de Cajero (o quien haga sus
veces) en un puesto de pago, el Administrador y/o responsable de cajas se
asegurar: a. Que dicho reemplazo sea Cajero (o quien haga sus veces). b.
Que antes del cambio de Cajero (o quien haga sus veces) se efecte el
Cuadre del Caja correspondiente e inicio de operaciones por parte de la
persona entrante con su respectiva base de cambio. c. Que la clave
corresponda con la del funcionario que realizara el recaudo.
Las funciones de recaudo deben estar separadas de las de despachos de
mercancas, facturacin de bienes y/o servicios y registro contable
(exceptuando casos de contingencia donde se pueden emitir facturas
manualmente).
El administrador debe garantizar que el cajero cuente con los recursos
necesarios, para realizar la operacin de recaudo (base de cambio, formatos
de anulaciones devoluciones, entre otros).
El auxiliar de tesorera, supervisor de cajas, cajero principal, y o quien haga
sus veces, debe verificar y garantizar que las aperturas de las cajas en cero
no se realicen, al igual que las transacciones no terminadas, el incumplimiento
a esta poltica generara las sancione disciplinarias establecidas por el
El administrador debe realizar el seguimiento correspondiente a los ingresos
de las bases de cambio por medio de los diferentes Legacy.
El administrador debe garantizar el cambio de clave de los cajeros
peridicamente, al igual que la depuracin de la base de datos de los mismos.
El administrador es el responsable de realizar los llamados de atencin a los
funcionarios que omitan o incumplan el ingreso al sistema de las Bases de
cambio.
5. ACTIVIDADES
CAJERO
1.Firma la planilla de entrega de combos 2.Verifica el contenido del combo
recibido en la Tesorera. 3.Ingresa informacin de apertura de caja: Cdigo
del cajero, Contrasea o clave secreta de uso personal e intransferible.
4.Ingresa la dotacin de fondos al sistema y anexa el soporte de la
transaccin emitida por la POS, si es el caso, a la planilla F-281. FIN
Planilla cuadre cajeros F -281
Planilla entrega combos
Pgina 71
APERTURA DE CAJA
5
OBSERVACIONES
NO
Pgina 72
RECOGIDAS PARCIALES
SUPERMERCADO: CODIGO:
1 2 3 4
PROCESO ACTIVIDAD A REALIZAR RESPONSABLE
S
1. OBJETIVO
Garantizar la
seguridad en los
puntos de
asignacin o cajas
evitando la
acumulacin de
altos volmenes de
medios de pago,
producto de la
venta productos o
servicios.
2. ALCANCE
Aplica para todos
los cajeros o quien
haga sus veces en
los puntos de venta
donde hayan
terminales de caja o
recaudo.
3. DEFINICIONES
4. POLITICAS
Durante el da, se deben realizar tanto
recogidas individuales (al acumularse el
efectivo en una caja) como recogidas
colectivas (en todas las cajas a una hora
determinada), para evitar acumulaciones
de efectivo en los puntos de recaudo de
cada dependencia.
No se debe tener una hora fija para
realizar la recogida parcial o colectiva.
El administrador, o funcionario que este
designado por l, Supervisor de Cajas,
cajero principal o quien haga sus veces
debe consultar constantemente durante el
da el sistema para monitorear el estado
de efectivo en las cajas, y as programar
las recogidas parciales individuales y/o
colectivas.
Pgina 73
RECOGIDAS PARCIALES
Los montos establecidos como mximo
dinero en efectivo que se puede acumular
en las cajas son: Supermercados y CSC:
Maxmo 6 Salarios mnimos mensuales
legales vigentes. Tiendas y Drogueras :
Maxmo 4 Salarios mnimos mensuales
legales vigentes. Otros Servicios:Maxmo
2 Salarios mnimos mensuales legales
vigentes.
En quincena y perodos de alta temporada
se debe aumentar el nmero de recogidas
parciales, y en todos los establecimientos
se debe sectorizar, para que debido al
incremento en las ventas, no se acumule
efectivo en las cajas en ningn momento.
El administrador, o funcionario que este
designado por l, Supervisor de Cajas,
cajero principal o quien haga sus veces,
en el momento de realizar las recogidas
parciales, debe estar acompaado del
personal de seguridad.
El personal de seguridad no participante
en el recorrido de la recogida debe
permanecer en las puertas de acceso,
pendiente de una situacin anormal para
cerrar la puerta.
No se deben realizar recogidas parciales
sin previo aviso y suficiente personal de
seguridad que apoye la labor, ya sea en el
recorrido o en las puertas de acceso.
En los establecimientos en los que exista
algn sistema de alarma, el supervisor de
cajas o un delegado, debe permanecer
durante el recorrido, cerca al punto donde
sta se acciona,pendiente de los
movimientos cercanos al personal que
realiza la recogida. Igualmente, en
aquellos que posean circuito cerrado de
televisin (CCTV), un delegado de
Seguridad o Administracin debe estar
siguiendo por medio de las cmaras todo
el recorrido.
Durante el recorrido el personal de
seguridad que participa en la recogida
debe utilizar de forma permanente los
equipos de comunicacin con los
operadores del CCTV.
Pgina 74
RECOGIDAS PARCIALES
La seguridad de los medios de pago
recolectados es responsabilidad de la
Tesorera y de los delegados de
seguridad.
Se debe llevar un control estricto de las
bolsas de seguridad de cada cajero o
quien haga sus veces, los cuales deber
estar relacionado con letra clara y legible,
sin enmendaduras, ni tachones en el
formato entrega efectivo, en caso de
presentarse error se debe anular el
espacio correspondiente.
Cada terminal de caja debe ser
identificada con un cdigo en el sistema.
Cada cajero debe ser identificado con un
cdigo nico el cual le permitir el acceso
al sistema.
Durante las recogidas parciales se deben
recolectar Efectivo, los dems medios de
pago se entregarn al momento del
cuadre en el cierre de turno.
Cuando el cajero se retire de su puesto de
Trabajo (Almuerzo, Comida, Permiso o
cualquier ausencia temporal), la caja debe
permanecer en estado de bloqueo
durante este tiempo, por ninguna razn
deber asignarse la misma clave para
continuar con el recaudo de este punto de
atencin, el incumplimiento de esta
poltica generara un llamado de atencin
para el cajero y el administrador con copia
a la hoja de vida.
La Tesorera debe apoyarse en los
Legacy para determinar los momentos en
los cuales se deban realizar las recogidas
parciales de efectivo, consultando por
pantalla los valores recaudados por cada
cajero.
Al realizar las recogidas el administrador o
la persona designada por l, deber
verificar que los valores descontados en el
legacy correspondan con los valores
relacionados en la entrega del cajero.
Para efectos del cuadre final se deben
tener en cuenta las bolsas de seguridad
entregadas y relacionadas en la planilla de
entrega de efectivo.
Pgina 75
RECOGIDAS PARCIALES
El Cajero debe entregar personalmente
los medios de pago recaudados y por
ningn motivo se podr delegar o permitir
que el proceso lo realice otro funcionario.
El desplazamiento de la recogida debe ser
completamente seguro, si ste implica el
uso de ascensores o pasillos cerrados
pero de acceso pblico, el personal de
seguridad debe despejarlas mientras se
hace el recorrido por ellas. Es
responsabilidad del Cajero solicitar
recogidas parciales cuando tenga un alto
volumen de efectivo. Es responsabilidad
de los administradores, Jefes de atencin
al Cliente, Gerente o Coordinador de
Operaciones, el estricto control y
cumplimiento de los procedimientos aqu
escritos.
5. ACTIVIDADES
SUPERVISOR DE CAJAS O QUIEN
HAGA SUS VECES
1. Consulta los medios de pago
recaudados por cada cajero y en cada
Legacy y de acuerdo con los montos
establecidos, determina a cuales cajeros
les har recogidas parciales. Para las
recogidas programadas se debe seguir un
recorrido establecido con anterioridad.
Para realizar la recogida a concesiones,
stas deben informar a Tesorera la
necesidad.
CAJERO
2. Solicita recogida individual.
HAGA SUS VECES
3. Informa a los cajeros con anticipacin
que se va a llevar acabo la operacin,
para que los cajeros realicen el
alistamiento correspondiente. 4. En
compaa del personal de seguridad
necesario tomando todas las medidas de
correspondientes, el Supervisor de Cajas
se desplaza hacia el rea de cajas para
realizar la recogida.
CAJERO
5. Clasifica y cuenta el efectivo. 6. Marca
el sobre de seguridad con todos los datos
requeridos. 7. Deposita el efectivo dentro
del sobre de seguridad y lo sella.
Pgina 76
RECOGIDAS PARCIALES
HAGA SUS VECES
8. Toma la planilla Entrega de efectivo y
se desplaza al puesto de pago.
CAJERO
9. Diligencia la planilla entrega de
efectivo. 10. Firma de conformidad de
entrega.
HAGA SUS VECES
11. Firma de conformidad. 12. Diligencia
en la planilla la columna de valor
acumulado. 13. Deposita el sobre en la
bveda o caja fuerte. FIN
Planilla Entrega Efectivo
Planilla Cuadre Cajeros/F -281
Pgina 77
RECOGIDAS PARCIALES
5
OBSERVACIONES
NO
Pgina 78
DEVOLUCIONES
SUPERMERCADO:
1 2
1. OBJETIVO
Realizar el reembolso de dinero a los
clientes de Colsubsidio, generados por
error en el registro o cancelacin de
servicios no prestados.
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. POLITICAS
Toda devolucin debe soportarse con el documento original que
respalda la transaccin (factura o tiquete de compra), debidamente
autorizado por el personal que est delegado para realizar esta
funcin y debe anexarse la respectiva justificacin.
Cada vez que se origine una devolucin parcial o total por ventas
registradas errneamente, servicios cancelados o por servicios no
prestados, el cajero o quien haga sus veces debe solicitar la
intervencin del Administrador, Supervisor Cajas o Coordinador
segn sean los cargos existentes en cada servicio a fin de obtener la
autorizacin respectiva.
La Unidad de Negocios tiene la responsabilidad de establecer los
topes mximos de devoluciones a realizar en efectivo y desde qu
monto en adelante se deben efectuar en cheque , teniendo en
cuenta las directrices y polticas de la Organizacin; igualmente
deber informar dichas polticas a la Divisin de Operaciones y
Tesorera, Seccin Recaudos.
La Unidad de Negocios tiene la responsabilidad de establecer las
fechas mximas despus de la compra para las devoluciones en
dinero; igualmente deber informar dichas fechas a la Divisin de
Operaciones y Tesorera, Seccin Recaudos.
En Oficinas centrales, las reas que no tienen recaudo de ingresos,
deben realizar las devoluciones de dinero a travs de la Seccin
Egresos, solicitando a travs de memorando el desembolso del
efectivo o el giro de un cheque (si supera el valor mximo autorizado
para la devolucin en efectivo) por el valor respectivo, informando el
motivo por el cual se solicita y anexando copia del soporte
correspondiente (factura de compra). En las reas que tienen
recaudo las devoluciones se harn de las respectivas cajas de
acuerdo con las normas de este procedimiento.
Las devoluciones solo se podrn hacer efectivas en el Centro de
Servicios en que fueron autorizadas
El valor total de las devoluciones de los informes de ventas de cada
servicio debe coincidir con los soportes entregados por los cajeros
del mismo.
Pgina 79
DEVOLUCIONES
Las devoluciones realizadas deben ser archivadas en forma
consecutiva y organizada con sus respectivos soportes en la
tesorera de punto de venta, esto lo har la tesorera de la
dependencia.
La devolucin de dinero por solicitud justificada del usuario (que no
involucre error de la Caja) por servicios que hayan sido previamente
cancelados con tarjeta de crdito y/o dbito debe cumplir con el
mismo procedimiento de las devoluciones en efectivo, teniendo en
cuenta que a la devolucin se le descontar el porcentaje de
comisin que le cobran a la Caja por dichas transacciones. Si el
reembolso obedece a un error de Colsubsidio, la devolucin se debe
realizar directamente sin descontar de sta dicho porcentaje. Para el
caso de devoluciones por pagos realizados con la Tarjeta
Colsubsidio no se descontar el porcentaje de comisin.
Las devoluciones de convenios deben quedar realizadas
correctamente antes del cierre diario, es decir deben quedar
registradas en el mismo da en que sucedieron con el fin de evitar
reclasificaciones y errores en la contabilizacin de estos medios de
pago. .
Salud Los puntos de asignacin de servicios y de admisiones en
cada Centro de Atencin de la IPS-COLSUBSIDIO, estn
encargados de realizar las devoluciones previamente autorizadas,
segn el tipo de servicio (Ambulatorio u Hospitalario).
Una vez se haya emitido una factura, no es posible anularla en el
sistema. Se pueden anular o rectificar cantidades registradas en la
factura, solamente cuando estos actos se efecten antes de la
totalizacin o validacin de la operacin y la correspondiente emisin
del documento. Toda factura generada incorrectamente, da lugar al
registro de devolucin y emisin de la nota crdito respectiva por
parte del Supervisor de Asignacin de Servicios o el Jefe Atencin al
Cliente.
En caso de que se cometa un error al emitir el documento de factura
durante el mismo acto de asignacin del servicio, el Supervisor de
Asignacin de Servicios o el Jefe Atencin al Cliente, debern
realizar la autorizacin inmediata para ejecutar el registro de la
devolucin.
No se deben realizar devoluciones por servicios ya prestados y
pagados por personas naturales, y que posteriormente presenten
autorizacin u orden de una empresa que cubra parcial o totalmente
el valor de la prestacin. En estos casos se debe orientar al cliente
para que solicite su reembolso en la entidad que le corresponde
Las devoluciones concernientes a hospitalizaciones y cirugas, deben
ser verificadas y/o autorizadas por el Jefe de Asignacin de Servicios
y Admisiones (en la Clnica) o Coordinador del Centro de Atencin
correspondiente.
Solo se deben realizar devoluciones, en los puntos de asignacin y
recaudo del mismo Centro de Atencin donde fueron recaudados los
medios de pago.
Pgina 80
DEVOLUCIONES
Las devoluciones inferiores a 3.5 SMDLV se manejan bajo
reasignacin del servicio y no bajo devolucin de dinero.
Toda devolucin solicitada por inconformidad del cliente respecto a
un servicio prestado, debe direccionarse a travs del rea de
Atencin al Cliente del Centro, o en su defecto el Coordinador del
Centro Mdico o Enfermera Jefe, para la consignacin de la queja y
la solucin del caso con las instancias que correspondan a nivel de
la Divisin Salud.
Todo reembolso por concepto de excedentes de pago o mala
liquidacin por error del sistema causado con fecha mayor a seis
meses, debe tramitarse y ser autorizada por el Coordinador del
Centro Mdico/ Gerente Clnica o segn la cuanta, por el Jefe del
Departamento Financiero, debidamente soportado por la
documentacin que fundamente la realizacin de dicho trmite. En la
Divisin Salud los montos lmites y el personal autorizado para
realizar devoluciones son los siguientes:
MONTO PERSONAL AUTORIZADO
De 0 hasta 5.25 SMLDV Supervisor Venta de Servicios / Coordinador
Centro Mdico De 5.26 a 10.5 SMLDV Jefe Asignacin Servicios y
Admisiones / Coordinador Centro Mdico De 10.6 a 17.5 SMLDV
Jefe Atencin al Cliente / Coordinador Centro Mdico De 17.6
SMLDV en adelante Director Clnica / Coordinador Centro Mdico de
acuerdo con los montos definidos por el Jefe Divisin Salud.
SMLMV: Salarios Mnimos Legales Mensual Vigen
Mercadeo Social
Las personas responsables de autorizar devoluciones en los distintos
puntos de venta son: Administrador punto de Venta, Supervisor de
cajeros, Jefes de Negocio y Administrador Farmacia y/o Expendedor.
Slo se autorizarn devoluciones en dinero en caso de mal registro
de un producto y/o reclamos del cliente con causa justificada.
Las devoluciones de mercanca sin causa justificada, se deben
manejar mediante cambio inmediato por producto(s) con un valor
igual o mayor, y no mediante devolucin de dinero.
El tiquete de registro de la devolucin debe ser guardado y
entregado al final del da junto con las cintas de auditoria (o por
medio del diario electrnico), para verificacin de la transaccin.
Si el cliente no presenta tiquete de compra para efectuar la
devolucin, el cajero debe solicitar una carta en donde se exponga el
motivo de esta operacin con firma y cedula del cliente. Esta carta
debe llevar el visto bueno del administrador del punto de venta o
quien haga sus veces.
El cajero que registra la devolucin debe diligenciar el formato de
control de devoluciones y anulaciones F-208 (o el equivalente
debidamente aprobado), el cual debe ser firmado por la persona que
autoriz la transaccin, y entregado al momento del cuadre de caja.
Pgina 81
DEVOLUCIONES
Si la devolucin es originada por mal registro de un producto, se
debe anular la transaccin y volver a registrar correctamente el
producto.
La tesorera debe verificar en el momento del cuadre tanto por caja
como del da, que el total de anulaciones y devoluciones efectuadas
hayan sido autorizadas y se encuentren soportadas, adicionalmente
debe verificar contra el sistema.
La tesorera debe efectuar anlisis a los informes por operador con el
fin de determinar la razonabilidad del monto de estas transacciones.
5. ACTIVIDADES
CLIENTE
1.Solicita el reintegro del dinero, presentando el correspondiente
recibo de pago o factura original.
PERSONAL AUTORIZADO (ver polticas)
2.Verifica los datos contenidos en la factura: Fecha de asignacin del
servicio Fecha de prestacin del servicio Valor pagado por el servicio
o artculo (caractersticas del artculo y fechas de vigencia) Forma de
pago Nota: En caso de que la cancelacin de dicho artculo/ servicio
haya sido por medio de cheque, se debe verificar que haya sido
consignado y pagado por el banco. 3.Orienta al cliente sobre los
pasos a seguir para realizar la devolucin, si esta no es posible,
explica al cliente la razn y devuelve la factura.
4.Autoriza la devolucin con nombre, cargo, firma y fecha,
justificando la razn de la devolucin. Diligencia la F-208 para
autorizar dicha transaccin y soportarla en los ingresos, anexando la
factura/ tiquete solicitud del cliente a la forma de devolucin como
soporte de la transaccin y relacionando el nmero de ste
documento en la forma F-208.
7.Entrega al cliente el valor autorizado en efectivo. Si se requiere la
emisin de cheque inicia proceso en la Seccin de Egresos (ver
polticas). 8.Al cierre de las transacciones del da se verifican los
montos de las devoluciones contra lo que aparece en el sistema.
F-208 - Control de Devoluciones y Reintegros
Pgina 82
DEVOLUCIONES
CODIGO:
3 4 5
S NO
Pgina 83
CIERRE DE CAJA
SUPERMERCADO:
1
PROCESO
1. OBJETIVO
Contar y entregar los
medios de pago recibidos
en cada caja por concepto
de servicios prestados, de
acuerdo con los
parmetros establecidos,
para hacer el
correspondiente cierre y
describir las operaciones
bsicas que se deben llevar
a cabo en las tesoreras de
los diferentes puntos de
venta y servicio.
2. ALCANCE
Aplica para todos los
cajeros o personal que
desarrolle la actividad de
recaudo.
3. DEFINICIONES
Pgina 84
CIERRE DE CAJA
Pgina 85
CIERRE DE CAJA
El cajero deber garantizar el envi mnimo de billetes y monedas en baja denominacin.
Pgina 86
CIERRE DE CAJA
5. ACTIVIDADES
SOLICITUD Y ENTREGA DE BASES DE CAMBIO
Pgina 87
CIERRE DE CAJA
ENTREGA DE BASES DE CAMBIO A LOS CAJEROS
CAJERO VENDEDOR
1. Diligencia la planilla Entrega de combos. 2. Firma de conformidad de entrega.
CAJERO VENDEDOR
RECOGIDAS PARCIALES
CAJERO VENDEDOR
SUPERVISOR CAJAS O QUIEN HAGA SUS VECES
5. Toma la planilla Depsito de sobres de efectivo y se desplaza al puesto de pago.
CAJERO VENDEDOR
6. Diligencia la planilla Depsito de sobres de efectivo. 7. Firma de conformidad de entrega.
ENTREGA DE UNA NUEVA BASE DE CAMBIO
CAJERO VENDEDOR
4. Diligencia la planilla Entrega de combos. 5. Firma de conformidad.
CAJERO VENDEDOR
CIERRE DE CAJA
CAJERO VENDEDOR
Pgina 88
CIERRE DE CAJA
EMPAQUE Y ENTREGA DE LA REMESA A LA TRANSPORTADORA DE VALORES BRINKS
ADMINISTRADOR, SUPERVISOR CAJAS O QUIEN HAGA SUS VECES
EMPAQUE Y ENTREGA DE LA REMESA A DOMESA
Pgina 89
CIERRE DE CAJA
INCONSISTENCIAS EN EL CONTENIDO DE LOS COMBOS
ADMINISTRACION DE BASES DE CAMBIO/ GF-P-E5 2.1.14
CIERRE INDIVIDUAL DE CAJA /GF-P-E5 2.1.7
ARQUEO DE FONDOS/ GF-P-E5 2.14
APERTURA DE CAJA/ GF-P E5 2.1.1
PLANILLA CUADRE DE CAJEROS/ F-281
Pgina 90
CIERRE DE CAJA
2
4. POLITICAS
TESORERIA
El administrador deber garantizar que las puertas de acceso a las tesoreras deben estar
siempre cerradas y no permitir el acceso de personas diferentes al personal que l designe y
a los cajeros, exceptuando funcionarios en misin especial, previa autorizacin del personal
de seguridad del punto.
El administrador deber garantizar que el personal de Cajeros solo tendr acceso al rea de
tesorera para realizar los procesos de recibo de base de cambio, cuadre final de caja y
arqueo de fondos.
En los puntos donde exista tesorera se debe garantizar que el empaque se realiza en este
lugar, de no contar con este lugar el empaque se debe realizar en la administracin o en un
lugar no accesible al pblico.
El administrador deber garantizar que los dineros de la tesorera de la dependencia se
deben salvaguardar en las cajas fuertes y bvedas de seguridad temporizadas. Y que las
llaves de la tesorera estn bajo su custodia.
El administrador deber garantizar que la clave del temporizador de la caja fuerte de la
tesorera solo debe ser de conocimiento del personal autorizado para esta responsabilidad.
El administrador deber garantizar que las cajas fuertes o bvedas deben permanecer
cerradas, temporizadas y puesta la clave con excepcin de los momentos en que
estrictamente lo requiera la operacin normal de la tesorera.
El administrador deber llevar un archivo historico de los sobrantes y faltantes presentados
por los cajeros para efecto de seguimiento y gestion de desenpeo.
Pgina 91
CIERRE DE CAJA
Es responsabilidad de los administradores, Jefes de atencin al cliente Gerente o
Coordinador de Operaciones para todas las UES, garantizar la verificacin de novedades,
con su respectivo anlisis de resultados del cuadre diario de cajeros. As mismo realizar el
control y gestin de recuperacin de faltantes de los Cajeros de acuerdo a las normas y
polticas de la Caja, en los tiempos establecidos.
El administrador deber efectuar los llamados de atencin a los Cajeros a que haya lugar y/o
realizar los seguimientos a su gestin.
Es responsabilidad del administrador garantizar que se totalicen los datfonos y cajas
registradoras todas las noches antes del cierre del establecimiento, con fin de garantizar el
cuadre diario del punto con los reportes generados por los diferentes aplicativos.
Es responsabilidad del administrador el estricto control a los cajeros en las autorizaciones de
anulaciones, correcciones, devoluciones y el correcto diligenciamiento de los formatos
establecidos para el proceso de tesorera, los cuales debern estar relacionado con letra
clara y legible, sin enmendaduras, ni tachones, en caso de presentarse error se debe anular
el espacio correspondiente.
Es responsabilidad del administrador, auxiliar de tesorera, cajero principal y/o quien haga
sus veces, verificar la informacin (bolsas entrega valores) versus planillas y el correcto
diligenciamiento de los valores entregados a la transportadora, con el fin de garantizar el
envi total y oportuno de los medios de pago, los cuales debern estar relacionados con
letra clara y legible, sin enmendaduras, ni tachones en el formato Documento nico y
Documento entrega Domesa, en caso de presentarse error se debe anular.
Es responsabilidad del administrador garantizar las entregas totales de los valores a la
transportadora en los tiempos definidos para tal fin.
Es responsabilidad del administrador, auxiliar de tesorera, cajero principal y/o quien haga
sus veces realizar el envi total de los medios de pago recaudados.
Es responsabilidad del administrador garantizar la emisin y generacin de los reportes
(fiscal, medios de pago, anulaciones devoluciones) diariamente despus del cierre del
punto y de su entrega mensual al Departamento de Contabilidad.
Es responsabilidad del administrador realizar el seguimiento y control a los reportes emitidos
versus cuadres de cajeros, formatos y soportes exigidos en la operacin de recaudo.
Cuando se reporten o se identifiquen diferencias, correspondientes a convenios de
medicamentos el administrador ser el responsable de diligenciar el formato para realizar la
respectiva cuenta de cobro al cajero, la cual se enviara a la seccin de facturacin y cartera.
Es responsabilidad del administrador garantizar la existencia de los elementos de remesa
necesarios para el punto.
Cajeros: El responsable del recaudo debe entregar personalmente los medios de pago
recaudados de las ventas o prestacin de servicios. En caso de incapacidad mdica o
situaciones que impidan su presencia, el cuadre lo realizar otro cajero, con la supervisin
del personal de seguridad asignado y el administrador del punto. El cajero deber realizar el
empaque y entrega de los sobres, antes que se hayan generado los reportes de los
aplicativos.
El cajero no debe portar durante la jornada de trabajo ninguna clase de medios de pago,
incluida la tarjeta multiservicios, medios de comunicacin, notas de apuntes, documentos o
elementos que sean de su propiedad.
Pgina 92
CIERRE DE CAJA
Si en el momento del Arqueo o Cuadre de caja, se presentan faltantes, el cajero deber
cubrir con dinero de su propiedad. En el caso de sobrantes, se registrarn como ingresos no
operacionales.
Si el descuadre (faltante o sobrante) es igual o superior a 1.5% SMMLV el Administrador
elaborara memorando correspondiente.
Al presentarse tres o ms descuadres iguales o superiores a 1.5% SMMLV, el administrador
citar al cajero a descargos y se aplicarn las sanciones que esto conlleve de acuerdo con
las polticas de manejo de personal establecidas por la Caja.
Si el faltante es igual o inferior al 1,5% del SMMLV, el cajero debe cubrir el faltante una vez
sea reportado, en caso de que sea superior, este valor debe ser reintegrado en un trmino
no superior a 24 horas, el incumplimiento a esta poltica generara las sanciones establecidas
por el Departamento de Relaciones Laborales.
En ningn caso puede utilizarse los dineros de la Base de Cambio del punto de venta para
cubrir faltantes de cajeros. El incumplimiento y omisin generara las sanciones que esto
conlleve de acuerdo con las polticas del Departamento de Relaciones Laborales.
El Cajero que incurra en errores en el registro exacto y oportuno de los diferentes medios de
pago establecidos por Colsubsidio, se acoger a las sanciones establecidas por el
Los costos adicionales ocasionados (organizacin, clientes y terceros) por los errores
mencionados en la poltica anterior sern asumidos por el cajero responsable, los cuales
debern ser cancelados con dinero de su propiedad y en los tiempos determinados para tal
fin.
El cajero debe ser responsable del completo manejo de la terminal a su cargo y en ningn
caso podr compartir la clave de acceso con otro funcionario, El incumplimiento y omisin
generara las sanciones que esto conlleve de acuerdo con las polticas del Departamento de
Relaciones Laborales.
El cajero debe aplicar de manera obligatoria todas las herramientas y procedimientos
establecidos por las entidades reguladoras de los medios de pago y Colsubsidio, que le
permitan identificar la autenticidad de los mismos (efectivo, tarjetas, cheques, bonos,
frmulas, convenios). El incumplimiento y omisin generara las sanciones que esto conlleve
de acuerdo con las polticas de manejo de personal y asumir la responsabilidad por las
cuantas que haya a lugar.
El cajero debe alistar oportunamente los dineros correspondientes a las recogidas parciales
establecidas por el punto de venta, el incumplimiento a esta poltica ocasionar llamado de
atencin escrito.
El Cajero debe clasificar y realizar el conteo de los medios de pago recibidos, nicamente en
la oficina de la tesorera de cada dependencia.
El servicio de salud, deben realizar un informe mensual, reportando la cantidad total de las
redenciones efectuadas y enviarlo a la Seccin Recaudos, para su respectiva reclasificacin.
Si durante el cuadre se reporta un medio de pago falso, el Cajero deber responder con
dinero de su propiedad y ser cancelado en los tiempos establecidos por la caja.
El Cajero debe entregar los diferentes medios de pago clasificados y ordenados, de acuerdo
a los parmetros establecidos en el procedimiento GF.P.E5.2.1.7
El cajero deber garantizar el envi mnimo de billetes y monedas en baja denominacin.
Pgina 93
CIERRE DE CAJA
El cajero realizara la entrega personalizada y diligenciamiento de las bolsas de seguridad
con letra clara y legible, sin enmendaduras, ni tachones (En caso de presentarse error se
debe anular el espacio correspondiente), al funcionario responsable de la tesorera y por
ningn motivo esta labor la podr realizar otra persona.
Cuando se realice un arqueo de fondos, el Cajero firmar a satisfaccin el informe de ventas
que arroja la Caja registradora o legacy y el formato de Arqueo de Fondos (F-281),una vez
terminado el cuadre en seal de aceptacin.
Si el cajero presenta una diferencia (faltante de documentos) por prdida, o incompleto
diligenciamiento, est totalmente prohibido realizar contactos con los clientes. El cajero
deber responder con dinero de su propiedad, los cuales sern cancelados dentro de los
tiempos estipulados para tal fin.
Si un voucher es extraviado, la Seccin de Recaudos verificara el nmero de autorizacin
del mismo, en caso de no contar con autorizacin se enviara de inmediato al Departamento
de Seguridad para que se tomen las medidas pertinentes, en caso de contar con
autorizacin se acogern a las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de
Relaciones Laborales
El formato que soporta los cierres de caja realizados se conservarn en el archivo de la
tesorera durante seis meses, antes de remitirlo al archivo muerto.
Las cintas de auditoria sern administradas por el supervisor de cajas o quien designe el
administrador del punto.
En horarios o casos fortuitos, en los que el personal de Tesorera no est presente para
recibir las bolsas de los diferentes medios de pago, el administrador del punto har sus
veces y garantizar la correcta entrega de los medios de pago por parte de los cajeros,
diligenciando las planillas establecidas para tal fin.
El cajero no podr realizar de manera autnoma operaciones que requieran clave de
supervisor. Estas operaciones deben ser realizadas por el supervisor de cajas,
administrador, o quien haga sus veces.
Las inconsistencias detectadas deben ser corregidas inmediatamente con autorizacin del
Administrador, Supervisor de cajas o quien haga sus veces de tal manera que en todo caso,
estas diferencias queden ajustadas antes del cierre Diario y no haya errores de
contabilizacin por este concepto.
No esta permitido realizar prstamo de efectivo entre cajeros, en caso de presentarse
diferencias estas ser asumidas con faltantes y sobrantes reales.
Si durante el mes se presentan tres o ms inconsistencias por el incumplimiento a las
polticas mencionadas en este procedimiento, el cajero o responsable del recaudo se
acoger a las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones
Laborales.
5. ACTIVIDADES
SOLICITUD Y ENTREGA DE BASES DE CAMBIO
1. Recibe la base de cambio a la transportadora de valores. 2. Confronta las unidades
selladas que contienen los combos con la informacin registrada en el documento de la
transportadora de valores 3. Firma de conformidad al finalizar la entrega. 4. Verifica el
contenido de combos uno por uno entregados. El contenido es correcto? SI: Continua con la
actividad 5 NO: Reporta la inconsistencia al Centro de Atencin al Cliente Brinks.
Posteriormente informa a la seccin Recaudos la llamada con su nmero de control
entregado por el CAC.5. Deposita los combos en la bveda o caja fuerte. 6. Archiva copia del
documento de la transportadora de valores adjunto a las planillas entrega combos, en forma
ordenada.
Pgina 94
CIERRE DE CAJA
ENTREGA DE BASES DE CAMBIO A LOS CAJEROS
1. Entrega a cada cajero los combos. 2. Relaciona en la planilla entrega de combos el valor
entregado al cajero 3. Entrega a cada cajero los elementos de remesa: sobre para recogidas
parciales, sobre para depositar efectivo, sobre para depositar cheques, sobre para depositar
otros medios de pago. 4.Firma la planilla control de combos, como responsable de la
entrega fisica de la base cambio. 5.Supervisa y controla que el cajero firme como acuse de
recibo la planilla control entrega de combos.
CAJERO VENDEDOR
1. Diligencia la planilla Entrega de combos. 2. Firma de conformidad de entrega.
CAJERO VENDEDOR
3. Verifica el contenido del combo. El contenido es correcto? SI: Continua con la actividad 7
NO: Informa al supervisor o quien haga sus veces de la inconsistencia presentada. Devuelve
el combo de acuerdo al proceso descrito en entrega de una nueva base de cambio, de este
mismo documento. 7. Continua con el proceso registrando en la terminal de caja el valor
recibido de base de cambio.(Procedimiento GF.P.E5.2.1.1)
RECOGIDAS PARCIALES
CAJERO VENDEDOR
1. Clasifica y cuenta el efectivo. 2. Diligencia la Bolsa de seguridad, relacionando el efectivo
por denominacin. 3. Deposita el efectivo dentro de la bolsa y la sella. 4. Informa al
supervisor de cajas o quien haga sus veces que va a realizar una recogida parcial.
5. Toma la planilla Depsito de sobres de efectivo y se desplaza al puesto de pago.
CAJERO VENDEDOR
6. Diligencia la planilla Depsito de sobres de efectivo. 7. Firma de conformidad de entrega.
8. Firma de conformidad. 9. Diligencia en la planilla la columna de valor acumulado. 10.
Deposita el sobre en la bveda o caja fuerte.
ENTREGA DE UNA NUEVA BASE DE CAMBIO
1. Toma de la bveda o caja fuerte los combos.2. Toma la planilla Entrega de combos. 3.
Entrega a cada cajero en el puesto de pago los combos necesarios para su operacin.
CAJERO VENDEDOR
4. Diligencia la planilla Entrega de combos. 5. Firma de conformidad.
CAJERO VENDEDOR
El contenido es correcto? SI: Continua con la actividad 7 NO: Informa al supervisor o quien
haga sus veces de la inconsistencia presentada. Devuelve el combo de acuerdo al proceso
descrito en entrega de una nueva base de cambio, de este mismo documento. 7. Continua
con el proceso registrando en la terminal de caja el valor recibido de base de
cambio.(Procedimiento GF.P.E5.2.1.1)
CIERRE DE CAJA
CAJERO VENDEDOR
Pgina 95
CIERRE DE CAJA
1. Clasifica y cuenta el efectivo, los cheques y otros medios de pago (vouchers, bonos y
cupones). 2. Diligencia en su totalidad los sobres de seguridad de acuerdo a los medios de
pago que se vayan a empacar. E = EFECTIVO C = CHEQUES CP = CHEQUES
POSFECHADOS D = OTROS MEDIOS DE PAGO 3. se relaciona en la planilla F-281 los
medios de pago as: Efectivo relacionndolo por denominacin. Cheques relacionando
cada uno al respaldo de la forma. Otros medios de pago relacionando el total por cada uno.
. Se totaliza la planilla. 4. Entrega al supervisor de cajas o quien haga sus veces la forma en
la cual relacion efectivo, cheques y otros medios de pago. 5. Empaca el efectivo y sella el
sobre. 6. Empaca los cheques y sella el sobre. 7. Empaca los otros medios de pago
(vouchers, bonos y cupones) y sella el sobre. 8. Diligencia las planillas Depsito de sobres
de efectivo y Depsito de sobres de cheques y documentos. 9. Firma de conformidad de
entrega.
10. Firma de conformidad de recibo de los sobres 11. Diligencia en las planillas la columna
de valor acumulado.12. Deposita los sobres en la bveda o caja fuerte.
ADMINISTRADOR, SUPERVISOR CAJAS O QUIEN HAGA SUS VECES
1. Toma y cuenta los sobres de efectivo que se encuentran en la bveda o caja fuerte. 2.
Compara el nmero de sobres y el valor total contra la planilla Depsito de sobres de
efectivo. 3. Diligencia el Comprobante nico para transporte de valores as: Diligencia los
campos cliente, valor declarado, tipo de transporte (urbano), dice contener en letras,
remitente (punto, direccin, nombre, cdula), cdigo, ciudad origen, ciudad destino, tipo de
valor (billete), fecha, denominacin (sobres). Diligencia la copia azul al respaldo, la cual se
introduce junto con los sobres dentro de la bolsa de seguridad. Desprende el cdigo de
barras del Comprobante nico el cual se adhiere a la tapa de la bolsa de seguridad.
Adhiere el Comprobante nico a la tapa de la bolsa de seguridad junto al cdigo de barras.
4. Empaca los sobres de efectivo en la bolsa de seguridad de la transportadora de valores y
la sella. 5. Deposita la bolsa de seguridad preparada en la bveda o caja fuerte para ser
entregada a la transportadora de valores. En el momento de la entrega de la remesa a la
transportadora de valores: 6. Previa identificacin de los funcionarios de la transportadora de
valores con el apoyo de los Delegados de Seguridad del punto de venta, abre la bveda o
caja fuerte. 7. Hace entrega de la remesa al funcionario de la transportadora de valores. 8.
Adjunta la copia del Comprobante nico al archivo planilla de entrega de efectivo del da
correspondiente como soporte de la entrega.
EMPAQUE Y ENTREGA DE LA REMESA A DOMESA
Pgina 96
CIERRE DE CAJA
1. Obtiene de las cajas manuales las tiras Z (concesiones, salud). 2. Escribe en los reportes
de medios de pago y en las tiras Z la siguiente informacin: Valor de la base de cambio
entregada a cada cajero. Valor de las tarjetas crdito y dbito para el caso de las
concesiones. Cdigo, Turno y negocio al cual pertenece el cajero. 3. Toma y cuenta los
sobres de cheques y otros medios de pago que se encuentran en la bveda o caja fuerte. 4.
Compara el nmero de sobres y el valor total contra la planilla Depsito de sobres de
cheques y documentos. 5. Diligencia en la planilla Depsito de sobres de cheques y
documentos el nmero total de sobres y el nmero del precinto de la bolsa de seguridad. 6.
Diligencia la planilla Entrega documentos a Domesa. 7. Empaca los sobres de cheques y
otros medios de pago junto con los reportes en la bolsa de seguridad de Domesa y la sella.
8. Deposita la bolsa de seguridad preparada en la bveda o caja fuerte para ser entregada a
Domesa. En el momento de la entrega de la remesa a Domesa: 9. Previa identificacin de
los funcionarios de Domesa abre la bveda o caja fuerte. 10. Hace entrega de la remesa. 11.
Solicita al funcionario diligenciar en la planilla Entrega documentos a Domesa la
informacin correspondiente a hora de llegada, nombre de quien recibe y cdula. 12. Firma
la hoja de ruta de Domesa. 13. Archiva la planilla Entrega documentos a Domesa como
soporte de la entrega.
INCONSISTENCIAS EN EL CONTENIDO DE LOS COMBOS
1. Informa al CAC de la transportadora de valores: Si el faltante es en el contenido de las
bolsas recibidas de la transportadora: Guardar el precinto con el cual esta identificada la
bolsa en donde se presenta la inconsistencia. . Entrega informe al delegado de Brinks de la
inconsistencia presentada. Si el faltante es en el contenido de un combo. .Informa al CAC de
la transportadora de valores. . Guardar el combo con el No. de control de empaque en donde
se presenta la inconsistencia. . Entrega informe al delegado de Brinks de la inconsistencia
presentada.
ADMINISTRACION DE BASES DE CAMBIO/ GF-P-E5 2.1.14
CIERRE INDIVIDUAL DE CAJA /GF-P-E5 2.1.7
ARQUEO DE FONDOS/ GF-P-E5 2.14
APERTURA DE CAJA/ GF-P E5 2.1.1
PLANILLA CUADRE DE CAJEROS/ F-281
Pgina 97
CIERRE DE CAJA
CODIGO:
3 4 5
S NO
Pgina 98
CIERRE DE CAJA
Pgina 99
CIERRE DE CAJA
Pgina 100
CIERRE DE CAJA
Pgina 101
CIERRE DE CAJA
Pgina 102
CIERRE DE CAJA
Pgina 103
ARQUEO DE FONDOS
SUPERMERCADO:
1 2
1. OBJETIVO
Verificar el correcto
manejo de los recaudos,
las cajas menores y las
Bases de Cambio,
comparando los valores
fsicos, contra los totales
emitidos por los diferentes
aplicativos de Colsubsidio.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica
a todos los puntos que
administran o recaudan
valores en Colsubsidio.
3. DEFINICIONES
4. POLITICAS
Se deben realizar arqueos a los fondos de: cajas menores, bases de cambio e
ingresos por ventas.
Los fondos de Las cajas o terminales se deben arquear espordicamente y de
manera selectiva de tal forma que en el mes se cubran todos los cajeros.
Revisando los valores contra el informe de ingresos emitido por el software.
Los fondos destinados para la base de cambio se les har un arqueo diario el
cual se verificar contra el Informe emitdo por el aplicativo SAP.
Los fondos destinados para la caja menor se les har un arqueo diario, el cual
se verificar contra los soportes fsicos debidamente diligenciados y autorizados
por el administrador o quien haga sus veces.
Para el arqueo de los valores depositados en las cajas o terminales, se debe
realizar el conteo y diligenciamiento de la forma F-281 (Informe de Caja /Arqueo
de fondos), cuando se efectue este proceso deben estar presentes dos
personas: El Cajero, o quien haga sus veces; y el responsable de supervisar el
arqueo; Administrador del punto de venta, o quien haga sus veces, Supervisor
de Cajas, o quien haga sus veces, Supervisor de Tesorera y funcionarios de
Auditoria.
Los formatos soporte de los arqueos de fondos deben ser archivados en la
dependencia mnimo durante seis meses, antes de enviarlos al Archivo de la
Bodega Central, donde sern destruidos despus de 3 aos. Cuando el arqueo
sea elaborado por un auditor, la constancia de ste, se conservar en Auditoria
durante un ao, para archivarlo posteriormente.
En el momento del arqueo general de caja, la Tesorera deber permanecer
con la puerta cerrada y solo podrn permanecer en sta las personas
autorizadas.
Pgina 104
ARQUEO DE FONDOS
Siempre que se efecte un arqueo de caja por parte de las personas
autorizadas, el Cajero debe contar todos los medios de pago recaudados, a fin
de que los resultados de dicho arqueo le sean claros.
Toma Fsica de Inventario- Arqueo Base de Cambio:
El punto de venta debe garantizar el oportuno registro en SAP de las Entradas -
Recibo de la Base y las Salidas por Entrega de bases a Cajeros. Se debe
realizar mnimo una vez al mes, toma fsica de inventario de base de cambio -
SAP en los puntos de venta por los Supervisores de Tesorera. El documento
de Material que genera este proceso debe ser relacionado en la Lista de
chequeo del Supervisor.
5. ACTIVIDADES
Administrador del punto, Supervisor de caja, Auxiliar Tesorera / Supervisor de
Tesorera, Auditor, o quien haga sus veces en cada caso
1. Informa al cajero o quien haga sus veces del arqueo de fondos. 2. Informa al
encargado de la tesorera el arqueo de fondos.
Cajero o quien haga sus veces
3. Introduce todos los medios de pago que posee en la caja dentro de la bolsa
individual de seguridad, la sella e inactiva el punto de servicio. 4. Se dirige a
Tesorera. 5. Cuenta y clasifica los Medios de pago recaudados y diligencia la
forma F-281 Arqueo de Fondos/ Informe de Caja discriminando: monedas,
billetes, cheques, bonos, cupones y voucher.
6. El valor total resultante lo compara con el sistema, tira x en caso de ser
registradora manual o cinta de Auditora que refleje las transacciones
efectuadas en la caja. 7. Presenta descuadre? No. Actividad 8 Si. Actividad 9
Cajero
8. Recoge los medios de pago y se desplaza a la caja.
9. Registra en la planilla el sobrante o faltante encontrado. *Si el cajero y quien
realiza el arqueo encuentran un faltante, es decir, hace falta dinero fsico con
respecto al registrado en el sistema, el cajero debe cubrir con dinero de su
propiedad el faltante. *Si se encuentra un sobrante, ste se registrar como
ingreso no operacional, al PLU 303847 (excedentes caja), Anexndole soporte
a la planilla de cuadre F281. FIN
Supervisor de Tesorera.
TOMA FISICA DE INVENTARIO - ARQUEO BASE DE CAMBIO 1. Garantizar el
completo registro en SAP de los movimientos (EM y SM) de la Base de Cambio
en el Punto de Venta 2. Informa al encargado de la tesorera el arqueo de la
Base de Cambio.
3. Crea en SAP el documento para la toma fsica del Inventario de base de
cambio.
Administrador del punto, Supervisor de caja, Auxiliar Tesorera.
4. Realiza el conteo Fsico de la existencia de base de cambio, en presencia del
Supervisor de Tesorera. 5. Registra y Graba en SAP las cantidades contadas
por combos.
Pgina 105
ARQUEO DE FONDOS
6. Lista y Analiza las Diferencias en SAP. 7. Contabiliza Diferencias. 8. Si se
presentan Sobrantes o Faltantes, debe informar a la Seccin de Recaudos
justificando las diferencias, con el fin de realizar el ajuste contable. FIN.
Planilla Cuadre Cajeros F-281
Pgina 106
ARQUEO DE FONDOS
CODIGO:
3 4 5
S NO
Pgina 107
CONSOLIDADO
Pgina 108
CONSOLIDADO
Pgina 109

Procedimientos Aplicados en Supermercados

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Procedimientos Aplicados en Supermercados

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Para diligenciar....

El orden de cada hoja es como sigue:

También podría gustarte