¿Qué es un workflow?

¿Y cómo se
aplica dentro de una empresa?
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¿Quieres saber qué es un workflow?

Lógico, en la actualidad la competencia por abrirse un hueco en el mercado es tan

feroz que resulta indispensable que las corporaciones cuenten con él para llevar
su productividad a su punto más álgido y marcar la diferencia.

En este post encontrarás toda la información sobre el tema y aprenderás qué es

un flujo de trabajo, así como todo lo que estos pueden aportar a tu negocio. 

¿Qué es un workflow?
 Un workflow es la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una
empresa en su día a día, de tal forma que las tareas a realizar y la información
pasen de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y siguiendo
unas reglas o patrones preestablecidos con anterioridad.

Esta definición es bastante previsible y lógica, dado que ya simplemente con su

traducción al castellano, que es literalmente: flujo de trabajo, nos podemos hacer
una idea general de lo que engloba.

Eso sí, como bien imaginarás, una descripción tan escueta no logra abarcar todos
los matices que implica este término, por lo que se hace necesario entrar en más
detalles.

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¿Cómo hacer un flujo de trabajo?

Ya sabes qué es un workflow, ahora analizaremos cómo llevar a cabo uno de
forma óptima.

Según la actividad que se desarrolle en la empresa y el tipo de labores que se

quieran organizar, se necesitará un tipo de sistema u otro.

Hay tres tipologías o categorías:

 Workflow Ad hoc 

Las reglas y normas de este sistema de trabajo no son rígidas, sino todo lo
contrario.

Pueden ser modificadas durante el proceso de trabajo en función de las

necesidades que vayan surgiendo. 

 Workflow de producción

Al contrario que en el anterior sistema, su flexibilidad es muy limitada.

En este caso, sigue una dirección preestablecida y ampliamente conocida por

todos los trabajadores.
  Workflow administrativo

Este tercer sistema se encuentra a caballo entre el ad hoc y el de producción.

Suele implementarse para la realización de tareas sin estructura definida,

repetitivas, previsibles y con reglas de coordinación relativamente simples.

Pasos necesarios en el método de creación de un flujo de trabajo

Sea cual sea el sistema que requieras para dar solución a tus necesidades,
el método de creación de un flujo de trabajo es muy sencillo y no varía: 

1. Definir los objetivos.

2. Diseñar.
3. Implementar.
4. Medir los resultados.

Vamos a analizarlos un poco más a detalle.

1.- Definir los objetivos

En primer lugar, has de tener claro cuáles son los objetivos a conseguir.

Esta será la piedra sobre la que comiences a construir tu sistema de

automatización de procesos, por lo que deberás ser lo más preciso y concreto
posible.

Para ello, has de valorar toda la información de la que dispongas.

En el futuro, tener bien definidos los objetivos te ayudará en la medición y

valoración de los resultados que se obtengan.

2.- Diseñar

La mejor forma de realizar este paso es mediante un apoyo visual.

Elabora un dibujo o un esquema en el que queden plasmados los pasos que se

deben seguir y las posibles variaciones en la ruta, de tal forma que el flujo de
trabajo de la empresa quede bien definido.

Es fundamental que no quede ningún escenario por contemplar, ya que eso

provocaría que todo el proceso careciera de sentido.
3.- Implementar

Durante esta fase pondrás a prueba lo realizado en las dos anteriores.

Primero has de realizar pruebas con un usuario ficticio y, posteriormente, debes

pasar a hacerlas con una pequeña muestra de usuarios.

De esta forma, evitarás que se produzcan errores masivos que podrían dañar la
imagen de la empresa e incluso provocar una crisis reputacional.

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4.- Medir los resultados 

Esta es la etapa más analítica de las cuatro.

Si quedaron definidos correctamente los objetivos en la primera fase, ahora

podrás evaluar el rendimiento obtenido mediante algunas métricas relevantes. 

¿No has conseguido los objetivos marcados?

No te preocupes, no es el fin del mundo.

Vuelve a la fase dos, la de diseño y piensa qué ha podido lastrar tus resultados y
cómo podrías potenciarlos.

Una vez hayas sacado conclusiones, es turno de editar el dibujo o esquema inicial
que habías realizado.

Una vez más, impleméntalo y mide los resultados.

Si aún no has cumplido los objetivos marcados, seguro que sí que has logrado
acercarte a ellos.

¡Repite este proceso cuantas veces necesites!

Ventajas de contar con un flujo de trabajo de

empresa
 Los beneficios de automatizar los flujos de trabajo son muchos y pueden marcar
un antes y un después en el devenir de cualquier empresa.

Algunos de los frutos que puede obtener tu empresa con la implementación de un

workflow son los siguientes:

1. La comunicación interna de la empresa aumentará su nivel, volviéndose más

ágil, más sencilla y, por supuesto, considerablemente más segura.
2. Se optimizará la circulación de la información.
3. El proceso interno de toma de decisiones también se verá mejorado.
4. Uno de los beneficios más importantes será que para todos los departamentos de
la compañía la división del trabajo estará más definida y será más fácil de
comprender.
5. Se conseguirá ahorrar tiempo, así como que la productividad del negocio
experimente una considerable subida.
6. También se conseguirá que la atención al cliente pase al siguiente nivel.
Recuerda que un cliente satisfecho es la mejor estrategia de todas.
7. Se optimizará la realización de trabajos y labores de forma corporativa.
8. Se afianzará entre los empleados el sentimiento de pertenencia a la compañía,
con todos los beneficios que esto reporta para las empresas.
9. Los trabajadores se sentirán mejor valorados y reconocidos en su entorno laboral,
lo cual no solo redundará en beneficio de la firma, sino también, obviamente, en el
del propio profesional.

¿Cómo aplicar un workflow al marketing?

Ya tienes claro lo que es un flujo de trabajo, un sistema que pretende automatizar
procesos dentro del ámbito laboral, por lo que son muchas las posibilidades que
ofrece.

Una de ellas, especialmente útil para las empresas, es su aplicación en el campo

del marketing.

Aplicado en este contexto, especialmente en marketing digital u online, un

workflow serían todas esas acciones automatizadas que permiten llevar a cada
usuario de la mano por el funnel de venta.

Estos procesos de trabajo cobran especial relevancia dentro del marketing de

atracción debido a su increíble potencial para la generación de leads y su posterior
conversión en clientes.

Se valen para ello de la gran cantidad de información que los entornos digitales
son capaces de extraer de los usuarios, lo que permite, en el caso de contar con
un sistema optimizado y de calidad, ofrecerles respuestas personalizadas con las
que captar su atención y conectar con ellos con mayor facilidad.
 Partiendo de una condición inicial que hace de detonante y sirve para definir al
usuario, se establecen las acciones posteriores que serán más efectivas con él.

Un planteamiento que parte del análisis de datos y que aprovecha esto para
aumentar los beneficios, mientras deja sensaciones positivas en el consumidor
debido al interés mostrado por ofrecerle aquello que más le puede interesar.

Un buen ejemplo podría ser la conversión de un usuario en un cliente de una

tienda de decoración.

Tras acceder a la homepage de esta empresa y mostrar interés por la sección de

mesillas de noche, se le invita a usar el formulario de contacto y, a partir de ahí, se
procede a enviarle newsletters y promociones personalizadas en base a sus
gustos o necesidades.

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Las mejores herramientas para hacer un workflow

Son varias las herramientas o programas que ofrece el mercado para facilitarte la
elaboración y puesta en marcha de un flujo de trabajo para tu negocio.

Algunas de las que puedes encontrar con mayor utilidad son:

 Evernote

Con este programa podrás realizar borradores de boletines con texto e imágenes,
realizar copias de boletines, realizar pruebas de envíos, crear listas y realizar un
seguimiento de los resultados obtenidos, entre otras utilidades.

 Asana 

Si estás buscando una herramienta preparada para desarrollar tu flujo de trabajo,

esta es, sin duda, una buena opción.

Entre las posibilidades que ofrece, una de las más destacadas es la creación de
secciones para señalar el nivel de prioridad de cada etapa del funnel.
 También destaca por ofrecer la opción de diseñar hojas de ruta de servicios y
productos, así como secciones en los proyectos relacionados con blogs.

 Act-on 

Este programa ofrece diferentes servicios, entre los que se encuentran la

automatización, personalización y envío de mails en función del comportamiento
de cada lead y la integración de algunas plataformas de CRM, como Salesforce.

Es competencia directa de la siguiente.

 Hubspot 

Es quizá la más completa de las cuatro, lo que hace que su uso sea el más
extendido entre las empresas.

Esta herramienta cuenta con un software de detección de oportunidades de venta,

amén de contar con mecanismos automatizados y personalizados en función de
cómo se comporte el lead en el funnel. 

Además, ofrece la posibilidad de acceder a información de potencial interés sobre

aquello que buscan o requieren los clientes.

En conclusión, aplicar un sistema de flujo de trabajo a tu empresa y al marketing

digital de la misma es una magnífica manera de simplificar y sistematizar los
procesos.

Esto, sin duda, favorecerá la productividad de la compañía, así como sus

beneficios.

Ahora que sabes qué es un workflow, ¿lo piensas implementar en tu

estrategia de marketing digital o lo habías hecho ya? Compártenos tu
experiencia o tus comentarios, ¡estamos deseando leerte!

NEGOCIOS B2C: ¿Qué son y qué

modelos existen dentro del marketing
digital? +Ejemplos
PÚBLICADO EN 12/02/2019 POR MENNA GRIMAL
Comprender cómo funcionan los distintos modelos de negocios que podemos aplicar
en una marca es imprescindible si se quiere que las campañas de marketing
tradicional y/o digital tengan los resultados deseados. No olvidemos que el éxito de
las mismas radica en el cumplimiento de los objetivos planteados desde el comienzo.

Anteriormente hablamos de los negocios B2B, pero también existen los negocios B2C y te

vamos a explicar en qué se diferencian, qué características tienen para identificar si
aplican a tu emprendimiento y cómo tenés que interpretarlos.

¿Qué significa Negocios B2C?

B2C es la sigla de “Business to Consumer”, que en español se traduce como “Negocio a

Consumidor”, un concepto bastante claro en sí mismo. Refiere a la relación comercial
que se establece entre una marca, su producto y el consumidor final, quien suele
encarnarse en la figura del cliente.

Tal como sucede con el B2B (Business to Business = Negocio a Negocio), es muy probable
que en muchas ocasiones ambos modelos se complementen en vez de excluirse. Por
ejemplo, una fábrica de indumentaria que, si bien cuenta con su propia cadena de
tiendas, también vende a precios mayoristas a revendedores. Entonces, en esta
oportunidad, tenderían que trabajar desde dos enfoques:

1. B2B: Para vender o colocar prendas en grandes bloques de stock en distintos

circuitos comerciales (otras cadenas que vuelven a etiquetar la ropa, revendedores
particulares, empresas que precisan uniformes, etc.).
 2. B2C: Para vender sus prendas de manera individual en cada una de sus sucursales,
con catálogos físicos u online y a través de sus otros medios digitales (plataformas
de venta masiva como Mercado Libre, su propia tienda de e-commerce, sus perfiles
en redes sociales, etc.).

¿Qué ventajas aportan las estrategias B2C a las

marcas y empresas?

Los principales beneficiados de las estrategias B2C han sido aquellos que dieron el
llamado salto digital, es decir que se han expandido de las tiendas físicas a las digitales, y
en especial a quienes emprendieron directamente de manera online, dejando de lado la
posibilidad de abrir las puertas al público.

 MÁS BARATO: Mantener una tienda virtual es mucho más barato que sostener la

estructura comercial tradicional. Desde ya, la carga impositiva es
considerablemente más baja sobre las ventas (aunque esto dependerá del país en
el que estés), se necesita menos cantidad de empleados, no exige un capital inicial
exorbitante y los costos fijos también disminuyen.
 MÁS PÚBLICO: Si ya contás con una marca establecida o un comercio físico con
algunos años de trayectoria en el rubro, entonces expandirte hacia internet sólo
atraerá más clientes potenciales y fidelizará mucho más a los que ya tenés. Por otro
lado, si se trata de una nueva marca, habilita la posibilidad de encontrar con mayor
rapidez al target que está interesado en encontrarte (o en que lo encuentres). Debe
entenderse que el B2C en internet exige una estructura de envíos y atención al
cliente si lo que se quiere es ampliar la zona de cobertura.
  MÁS CONTROL: Administrar y gestionar el stock disponible es más organizado y
precisa menos esfuerzo, aunque si el volumen de ventas es alto, igualmente
demandará tiempo y atención.
 MÁS PUBLICIDAD: Incluir la promoción mediante ads (publicidad digital como por
ejemplo Google Ads) es lo más acertado que se puede hacer en este modelo, ya
que permite segmentar y aumentar la probabilidad de convertir leads y cerrar
ventas. Además, en caso de obtener viralización, las recomendaciones y las ventas
pueden dispararse en determinadas temporadas, especialmente en fechas
especiales tradicionales (Navidad) y otras meramente digitales (Black Friday).
 MÁS CONOCIMIENTO: Y competencia. El flujo de información es constante y
aunque muchas prácticas de tus competidores directos, lógicamente, son secretas,
otros datos están al alcance. Por ejemplo, Facebook permite ver qué anuncios
pagos tiene activos cada fanpage. También, gracias a los motores de estadísticas
como Google Analytics, se pueden armar grandes y útiles bases de datos acerca de
las características de tu público objetivo con el fin de optimizar tus acciones.

Otros modelos de B2C dentro del e-Commerce

(EJEMPLOS)
De acuerdo a la interpretación a la que accedas, vas a encontrarte con que hay modelos o
submodelos de B2C, pero lo que cambia sólo es el nombre. Lo importante es tener claro
qué los caracteriza y, más que nada, si tu empresa o emprendimiento cuadra dentro de
alguno de ellos.

Aviso: Los siguientes puedes ser excluyentes o complementarios, según sea el caso.
VENDEDOR DIRECTO: Es lo más frecuente de encontrar. Son aquellas marcas que tienen
sus propias tiendas digitales y las hay de todas las envergaduras. Gaelle es una fábrica de
calzado que comercializa tanto en sucursales físicas como en su propio e-Shop; lo mismo
ocurre con Natura, la empresa de cosméticos que vende de manera directa en su sitio
oficial, pero también ofrece sus productos por catálogo en papel.

VENDEDOR INTERMEDIARIO: Se trata de vendedores o plataformas enteras que

comercializan determinados productos y/o servicios e incluso hacen publicidad de ello sin
ser los proveedores o fabricantes y sin tener el bien en su poder. Ejemplos de esto
sobran, pero tal vez uno de los más clarificadores sea Despegar, que vende y oferta
paquetes de viaje, vuelos, reservas de hoteles y excursiones, oficiando de intermediario
entre los consumidores finales y las aerolíneas, cadenas hoteleras, etc.

VENDEDORES POR PUBLICIDAD: Este es un modelo un tanto más especial y hasta podría
considerarse un submodelo de los vendedores intermediarios. Se trata de aquellos sitios
que son muy visitados por determinado público por las razones más
diversas (excelente marketing de contenidos, actualizaciones inmediatas, es referente de
un nicho, entre otras) y que por esto mismo incluyen ads (cuadros publicitarios o banners)
pagos que son expuestos al público. Ejemplo: Musica.com incluye las letras de las
canciones inmediatamente después de ser lanzadas y tiene espacios publicitarios.

Lo mismo ocurre cuando se construye una comunidad en torno a un rubro, interés o

hobbie. Estas nacieron como foros limitados a una temática (ForoCoches, en donde no
sólo se habla de autos, sino que también se recomiendan y venden vehículos y repuestos)
o como grupos/perfiles en redes sociales (Comunidad TeLoResumo, una agrupación de
fanáticos de un canal de Youtube en el que se resumen películas y series a modo de
entretenimiento o con fines publicitarios).

VENTAS POR SUSCRIPCIÓN: Para acceder a un servicio o producto se le cobra al

consumidor final una cuota o suscripción. Suelen dar tiempos de prueba o acceso
mensual limitado como un elemento en la estrategia de marketing. Ejemplos: Netflix o
diario La Nación.

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