EVIDENCIA 1: PLAN DE CONTINGENCIA.

IDENTIFICAR LOS
RIESGOS OPERACIONALES PRESENTES EN LOS
PROCEDIMIENTOS DE DISTRIBUCIÓN FÍSICA INTERNACIONAL

JHON BENAVIDES LUNA

FICHA: 2404857
PROFESORA: LINA LORIEN RIVERA CRUCES

SENA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
DISTRIBUCIÓN FÍSICA INTERNACIONAL
2022
 INTRODUCÍON

Se busca entender el valor que tiene un plan de contingencia en la empresa ABC,

se busca delimitar funciones claves y responsabilidades frente al riesgo potencial
debido a los desastres que ocasiona el paso del huracán por donde están
ubicadas sus instalaciones, el cual tiene una parte de la planta de producción
afectada.

Durante el desarrollo de la evidencia se busca poder estructurar el plan de

contingenciadonde se observe diferentes riesgos en cada una y así evitar afectar
las operaciones logísticas de la empresa.
 OBJETIVOS

Objetivo general

 Definir e identificar el plan de contingencia para la empresa, el cual

debe garantizar el proceso de la operación logística, teniendo en
cuenta los factoresinternos y externos.

Objetivos Específicos

 Planear estrategia de la situación, teniendo en cuenta los

estándares, laevaluación de los riesgos de la operación y el
proceso.
 EVIDENCIA 1

Plan de contingencia ´´Identificar los riesgos operacionales presentes en

los procedimientos de Distribución Física Internacional´´

Con base en la situación anterior, identifique los riesgos operacionales y elabore

un plande contingencia para minimizar los efectos que ha dejado este fenómeno
natural. Para ellos realice esta evidencia junto con su grupo de trabajo
conformado en las anteriores actividades de proyecto, teniendo en cuenta lo
siguiente:

1. Consulten en internet temas relacionados con desastres naturales y

como estosafectan a las empresas exportadoras.

las empresas deben contar con un plan sólido para enfrentarse a estas
circunstancias. La afectación en las empresas exportadoras. Cada una de estas
pérdidas directas puedetener efectos indirectos que son las afectaciones tanto de
bienes como de servicios, que no serán producidos o prestados como
consecuencia del desastre natural, a partir de este y durante un período posterior
que puede prolongarse por semanas, meses o años,dependiendo del evento.

Si una empresa cierra a causa de un terremoto habría inconveniente con los

proveedores; reducción tributaria, reducción en la compra de productos y
servicios por parte de personas que han perdido sus trabajos, pero al igual que la
población civil se deben prepara para el impacto de huracanes, olas de calor,
inundaciones, entre otros fenómenos adversos, teniendo bodegaje de productos
de primera necesidad y sobre todo poniéndose a salvo.

Además de los efectos directos e indirectos aparecen un tiempo después del desastre;
como ejemplos tenemos: Epidemias, inflación, aumento en la disparidad del ingreso
individual y familiar, desbalance en el bienestar económico de diferentes empresas
exportadoras, pérdida de oportunidades económicas como resultado de la dirección
diferente que toma la actividad económica, cambios ecológicos y cambios negativos enla
balanza de pago.
1. Seleccionen 4 procesos empresariales que se vean afectados por la
situaciónplanteada.

 Proceso de producción.
 Proceso comercial.
 Proceso estratégico.
 Proceso de gestión.

3. Relacionen 5 riesgos operacionales para cada uno de los 4 procesos

empresariales mencionados en el punto anterior.

Proceso de producción:

 Interrupción del negocio.

 Fallas en los sistemas.
 Fallas tecnológicas.
 Daño en la materia prima.
 Regazas de materiales

Proceso comercial:

 Tamaño de la venta.
 Número de clientes afectados.
 Caducidad del producto.
 Falta de familiaridad

Procesos estratégicos:

 Legal.
 Social.
 Cultural.
 Falta de ideas.
 Falla en el análisis del escenario

Proceso de gestión:

 Consecuencias del valor monetario estimado.

 Cronogramas imposibles de cumplir.
 Pobre control de los cambios.
 Planeación.
 Controles no integrados
4. Describan las actividades que generalmente se realizan en dichos
procesos.

Proceso comercial:

 Definir la oferta de valor y estrategia para cada segmento de mercado.

 Alinear las etapas de compra del cliente con las etapas de tu proceso de
ventas.
 Evaluar la experiencia de compra del consumidor.

Procesos estratégicos:

 Análisis interno se revisan los recursos y capacidades con los que

contamos internamente para ver cuál sirve o se debe cambiar para
conseguir los objetivos marcados.

Proceso de gestión:

 Los resultados se alcanzan con más eficiencia cuando las actividades y

los recursos relacionados se gestionan como un proceso operacional.

5. Indiquen las causas que pueden originar el riesgo operacional, para cada
proceso.

 Proceso de producción: Aumento en costos de mantenimiento.

 Proceso comercial: Aumento de tiempo en la realización de nuevos
productos.
 Proceso de estratégico: Desalienta el trabajo grupal y autoestima.
 Proceso de gestión: Mayor tiempo de respuesta a los cambios en la
demandadel mercado.

6. Determinen las consecuencias que pueden generar los riesgos

operacionales encada proceso.

 Proceso de producción: Contaminación y acumulación de residuo.

 Proceso comercial: Clientes insatisfechos con el proceso que puedan
dar malasreferencias de la compañía.
 Procesos estratégicos: Incumplimiento de las metas propuestas y
pérdida deoportunidades, debido a la ineficiencia.
 Proceso de gestión: Asignación inadecuada de recursos.
7. Indaguen sobre el grado de preparación que tienen las empresas para
hacerlefrente a los desastres naturales.

R/: Nueve de cada diez de estos desastres están relacionados con el clima.
Según las previsiones actuales con respecto al cambio climático, esta tendencia
va a continuar y las situaciones de peligro relacionadas con el tiempo serán cada
vez más frecuentes y más imprevisibles.

El reto de que tienen las empresas para reducir sustancialmente el impacto de los
desastres y lograr que la reducción del riesgo sea un componente fundamental de
las políticas y los programas de desarrollo que se señala claramente en el Marco
de Acciónde Hyogo es más urgente e imperioso que nunca.
Más de 168 gobiernos incluyeron las empresas para se comprometieran a
aplicarlos tres objetivos estratégicos del Marco de Hyogo: la integración de la
reducción del riesgode desastres en las políticas y los planes de desarrollo
sostenible; la creación y el fortalecimiento de instituciones, mecanismos y
capacidades que puedan contribuir a aumentar la resiliencia ante los peligros y la
incorporación sistemática de los enfoques de la reducción del riesgo en la
ejecución de los programas de preparación para las situaciones de emergencia,
de respuesta y de recuperación.

Para lograr dichos objetivos, el Marco de Acción de Hyogo (MAH) definía cinco
prioridades de acción específicas:

1.Garantizar que la reducción del riesgo de desastres sea una prioridad.

2.Mejorar la información sobre el riesgo y la alerta temprana.
3.Crear una cultura de seguridad y resiliencia.
4.Reducir los riesgos en sectores clave.
5.Fortalecer la preparación para la respuesta.

En los dos últimos decenios se ha duplicado el número de desastres registrados

de aproximadamente 200 a 400 anuales.

Los regímenes de sequía y desertificación se están intensificando y muchos

países son cada vez más vulnerables. Debido al incremento de la urbanización y
al aumento de las concentraciones de población en asentamientos urbanos no
planificados e inseguros y las zonas costeras desprotegidas, la pobreza y la
insuficiente atención que se presta a los cambios en los patrones de riesgo, cada
vez son más las personas situadas en zonas expuestas a desastres naturales
8. Con base en los realizado en los puntos anteriores, elaboren el plan de
contingencia para la empresa ABC, con el fin de que se pueda aplicar en el
momento que se vuelva a presentar un desastre natural. Este plan debe incluir
unprograma de recuperación.

Programa de recuperación:
 Inversión en nuevo equipamiento.
 Tener y mantener un stock en el sitio.
 Reinstalar todos fuente de respaldo para el sector producción
afectada.
 Tener estrategias periódicas de respaldos.
 Monitorear el cumplimiento del proceso.

Para poder elaborar el plan de contingencia para la empresa ABC debe

determinar el nivel del riesgo, se hace necesario conocer primero el nivel de
probabilidad, se presenta como se clasifica con la imagen tomada de la guía
técnica colombiana GTC-45:

SIGNIFICADO DE LOS NIVELES DE PROBABILIDAD:

NIVEL DE RIESGO:
Criterios para establecer controles si existe una identificación de los peligros y
valoraciónde los riesgos en forma detallada es mucho más fácil para la empresa
determinar qué criterios necesita para priorizar sus controles; en la práctica este
proceso debería tenercomo mínimo los siguientes tres (3) criterios:

 Número de trabajadores expuestos: importante tenerlo en cuenta para

identificarel alcance del control que se va a implementar.
 Peor consecuencia: aunque se han identificado los efectos posibles, se
debe teneren cuenta que el control que se va a implementar evite siempre
la peor consecuencia al estar expuesto al riesgo.
 Existencia requisito legal asociado: la organización podría establecer si
existe o no un requisito legal específico a la tarea que se está evaluando
para tener parámetros de priorización en la implementación de las medidas
de intervención.

Aspectos para tener en cuenta al desarrollar la identificación de los peligros y la

valoración de los riesgos sean útiles en la práctica de la empresa ABC deberían:

a) Designar un miembro de la organización y proveer los recursos necesarios

para promover y gestionar la actividad.
b) Tener en cuenta la legislación vigente y otros requisitos.
c) Consultar con las partes interesadas pertinentes, comunicarles lo que se
ha planificado hacer y obtener sus comentarios y compromisos.
d) Determinar las necesidades de entrenamiento del personal o grupos de
trabajo para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos
e implementar un programa adecuado para satisfacerlas.
e) Documentar los resultados de la valoración.
f) Realizar evaluaciones higiénicas y/o monitoreos biológicos, si se requiere.
g) Tener en cuenta los cambios en los procesos administrativos y
productivos, procedimientos, personal, instalaciones, requisitos legales y
otros.
Tener en cuenta las estadísticas de incidentes ocurridos y consultar información
de gremios u organismos de referencia en el tema.

Otros aspectos a tener en cuenta para planear adecuadamente el desarrollo de

esta actividad son:

 Establecer criterios internos de la organización para que los evaluadores

emitan conceptos objetivos e imparciales.
 Verificar que las personas que realicen esta actividad tengan la
competencia.
 Entrenar grupos de personas que participen en la identificación de los
peligros y la valoración de los riesgos, con el objetivo de fortalecer esta
actividad.
 Considerar la valoración de los riesgos como base para la toma de
decisiones sobre las acciones que se deberían implementar las medidas
 de control de los riesgos.
 Asegurar la inclusión de todas actividades rutinarias y no rutinarias que
surjan enel desarrollo de las actividades de la organización.

PLANEACIÓN:

Planear con anticipación para un huracán puede ahorrar miles de dinero a la

empresa en ingresos perdidos debido a daños estructurales, a daños en el edificio,
a la interrupción de las operaciones y en el desplazamiento de los empleados. La
PLANEACIÓN anticipada y la preparación son críticas. El plan debe incluir los
pasos para proteger a su empresa y a sus empleados:

Se tener los siguientes requisitos de esta lista de verificación cuando se esté

realizando el plan de emergencia y recuperación de desastre:

•Revise el seguro de propiedad con su agente de seguros para tratar sobre un

seguro adecuado contra riesgos, inundaciones e interrupción del negocio.
•Establecer por escrito los procedimientos para proteger la propiedad y su
contenido en caso de huracán.
•Si es necesario' entrenar a los empleados para implementar los procedimientos
en caso de huracán.
•Especificar un cronograma para la implementación de dichos procedimientos.
•Determinar qué equipo y provisiones de emergencia son necesarios, por ejemplo:
coberturas de plástico pesado, cinta para conductos, cinta de enmascarar, bolsas
de arena, generador de emergencia, contra ventanas para tormentas, sierra de
cadena, láminas de madera prensada y herramientas manuales.
•Nombrar a una persona y a un suplente para coordinar la implementación de los
procedimientos en caso de huracán.
•Crear un registro de alerta para los empleados que será usado para notificar a los
empleados que el plan anti huracanes ha sido activado. El registro de alerta
también se utilizará para verificar el estatus de los empleados durante y después
del huracán.
•Hacer planes para proteger las computadoras y los archivos, hacer archivos
múltiples de reserva y guardar la información en lugares alternos y seguros.
•Si es necesario crear un sistema de identificación para los empleados como
chalecos de emergencia con el nombre y el logotipo de la empresa, tarjetas de
identificación, permisos para los vehículos o escarapelas.

•Establecer una línea de emergencia para comunicaciones, la cual será utilizada

por los empleados y sus familias para obtener informes de estatus e información
acerca de la asistencia disponible.

PREPARACIÓN GENERAL:

Hacer lo siguiente cuando empieza la temporada de huracanes:

•Verifique que su empresa cumpla con los códigos de construcción especificados.

•Grabe en vídeo o tome fotos del interior y el exterior del edificio; esto le ayudará
en la verificación de sus reclamos al seguro y a crédito de impuestos.
•Consulte las páginas amarillas para encontrar una agencia que le ayude a hacer
archivos de seguridad para su computadora.

Ellos también deben estar dispuestos a restaurar la información después del

huracán:

•Reúna sus pólizas de seguros, sus registros financieros, inventarios y cualquier

otro documento importante.
•Haga duplicados y guárdelos en sitios alternos seguros.
•Consulte las páginas amarillas en busca de un depósito en otra área para guardar
sus archivos y papeles importantes, tales como documentos financieros, de
seguros, de impuestos y los registros de sus empleados.
•Si tiene una flota de vehículos de la empresa, debe coordinar el depósito de sus
vehículos en un sitio seguro en terreno más alto.

Haga lo siguiente cuando se anuncie la Advertencia de Huracán:

•Esté pendiente de la información e instrucciones que den las estaciones de radio

y canales de locales.
•Mueva todos los papeles restantes lejos de las ventanas y del piso.
•Colóquelos encima de las mesas, los mostradores o los archivadores.
•Cubra los archivadores y el equipo con protectores de plástico grueso.
•Coordine el pago por adelantado de los empleados, mientras las entidades
bancarias están funcionando.
•Notifique a las autoridades locales que el edificio quedará deshabitado, si se ha
activado una alarma o si estará presente un guardia o servicio de seguridad.
PREPARACIÓN DEL EXTERIOR DEL EDIFICIO:

Haga lo siguiente al comienzo de la temporada de huracanes:

Limpie los desagües' las canales y las bajantes del edificio.

Haga lo siguiente cuando se anuncie una Alerta de Huracán:

•Retire las antenas y objetos sueltos del techo.
•Instale contrapuertas contraventanas o utilice material protector como lámina de
madera prensada por lo menos de pulgada.
•Cerciórese de que la lámina está asegurada al ras de la pared; cualquier
movimiento permitirá la entrada del viento.
•Entre todos los estantes de exhibición, avisos y cualquier otro objeto suelto que
normalmente se coloque afuera.
•Retire todos los avisos del exterior particularmente los que oscilen o que puedan
causar daño si hay vientos fuertes.
•Asegure todos los artículos que no se puedan entrar.
•Asegure las entradas al primer piso con sacos de arena, cinta para conducto de
aire acondicionado o plástico pesado a fin de proteger el interior de posibles
inundaciones.

PREPARACIÓN DEL INTERIOR DEL EDIFICIO:

Haga lo siguiente al comienzo de la temporada de huracanes:

• Inspeccione todo el equipo de emergencia equipo para incendios, primeros
auxilios yreemplace cualquier artículo defectuoso o faltante.
• Pruebe y hágale mantenimiento al generador de energía que esté cargado en el
edificio.
• Repare todas las goteras o filtraciones de agua en cielo rasos, paredes,
puertas y ventanas.
Haga lo siguiente cuando se emita una Alerta de Huracán:
• Mueva la mercancía, el equipo y los muebles de ventanas cercanas y luces
cenitales para protegerlos del daño del agua.
• Retire todos los artículos sueltos de los escritorios, mesas, el contenido de las
gavetas de los archivadores en el primer piso y llévelo a un sitio elevado y
desconecte todos electrodomésticos y equipos.
• Retire los cuadros y placas de las paredes.
• Guarde en cajas o coloque dentro de las gavetas o en gabinetes de depósito,
papelesy libros sueltos, matas colgantes, etc.
• Coloque archivadores, cajas, computadoras y todo el equipo de oficina que sea
posibleen el lugar más interior del edifico o en un lugar seguro fuera de éste.
• Cubra la mercancía, las máquinas de la oficina, las terminales de las
computadoras y otros equipos de oficina con plástico grueso y asegúrelo con cinta
de conducto.
• Cierre con llave todas las ventanas, baje las persianas o cierre las cortinas.
• Apague el interruptor del circuito de toda la electricidad, a excepción de la
refrigeracióny cierre con llave todas las puertas al salir.
Tenga en cuenta de antemano cómo esto puede afectar su sistema de alarma.
 8. Adicionalmente y con el fin de afianzar sus conocimientos, expliquen que
estrategias implementa el gobierno colombiano para prevenir y hacerle frente
a los desastres naturales.

R/: En Colombia ha permitido una disminución relativa de pérdida de vidas; sin

embargo,los daños a la propiedad, la infraestructura y los medios de subsistencia
siguen en aumento y evidencian que los desastres no son eventos de la
naturaleza, sino el resultado de la aplicación de modelos inapropiados de
desarrollo.

Colombia se ha posicionado como líder en América Latina en cuanto al desarrollo

de unavisión integral frente a la Gestión del Riesgo de Desastres.

La estrategia del gobierno busca reducir daños y pérdidas, y ofrece particular

atención a los esfuerzos de prevención y reducción del riesgo, así como en el
control de la volatilidad fiscal, el impacto en las finanzas públicas como
consecuencia de estos fenómenos. Paraeso, los hemos apoyado con un paquete
integral de servicios de conocimiento, de coordinación y de financiamiento, que
incluye instrumentos financieros, préstamos, donaciones, bonos, estudios y
análisis de riesgos; los esfuerzos no han sido suficientemente efectivos debido a
las crecientes condiciones de vulnerabilidad.

Para aumentar la gobernabilidad en la gestión del riesgo de desastres, es

esencial asumir un cambio radical en las políticas de desarrollo y en las prácticas
territoriales, sectoriales y privadas para mantener el desarrollo económico, social
y ambiental de Colombia.

En una colaboración conjunta con múltiples agentes públicos y privados y con el

apoyo del gobierno colombiano, el Banco Mundial elaboró el estudio “Análisis de
la gestión delriesgo de desastres en Colombia: un aporte para la construcción de
políticas públicas”. Es la primera vez que se lleva a cabo un estudio de esta
naturaleza en América Latina.

También hay grandes oportunidades para articular la gestión del riesgo de

desastres enlos instrumentos de planificación, inversión, seguimiento y control.

La contribución se produce en un momento político importante en Colombia, por

las reformas que se presentan con la promulgación de la ley por la cual se adopta
la política nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se crea el Sistema
Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres.

A nivel operacional, se espera proporcionar a los planificadores con algunas de las

herramientas necesarias para evaluar las amenazas naturales y para adoptar
medidas de mitigación. Algunas de estas herramientas son los análisis sectoriales
de vulnerabilidad, los mecanismos para incorporar medidas de mitigación dentro
de las estrategias y proyectos de desarrollo, y la aplicación de sistemas de
información geográfica en el manejo de amenazas
 CONCLUSION

El presente trabajo muestra una visión de la situación para las empresas cuanto
a los riesgos que se presenta, deben mantener un constante monitoreo para
poder eliminarloo minimizarlo al máximo.

La mitigación de riesgos, la planeación y la preparación le ayudarán a las

empresas a protegerse a sí mismo a su negocio y a sus empleados durante el
próximo huracán.