NOMBRE:

REVISADO POR: INTEGRACIÓN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

APROBADO POR: PROFIT PLUS
CARGO: CARGO:
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: PÁG.
REVISIÓN: 00 FECHA REVISIÓN:
PPCN-006 26/10/2022 1/12

1. Objetivo:
Indicar los pasos necesarios para realizar la integración de los sistemas perteneciente a la suite Profit Plus, para canalizar los procesos administrativos como
herramientas claves de la empresa DISTELNET, C.A.
2. Alcance y Frecuencia:
Es aplicable de la Coordinación de Contabilidad para normalizar y estandarizar la actividad generada en la organización con cada una de las áreas a utilizar el
sistema Profit Plus, en la empresa DISTELNET, C.A.
3. Generalidades y Definiciones:
3.1. Integración de Sistema: Conexión entre varios sistemas, de forma que las distintas áreas de la empresa trabajen de forma conjunta y automatizada
permitiendo una mayor interacción entre las herramientas digitales y las diferentes plataformas tecnológicas.
3.2. Integración de Sistemas Administrativos: Integración de sistemas administrativos, contables y financieros de una empresa que cuenta con módulos como
contabilidad, presupuestos, pedidos, embarques, facturación, cobranza, abastecimientos, compras, pagos, almacenes de materiales, materia prima y
producto terminado, nominas; etc. Los mecanismos habituales de comunicación entre aplicativos son:

 Uso de archivos de texto: Archivos con información relevante, en un formato previamente definido. Este archivo se colocará en un lugar compartido

por ambos sistemas y el sistema que integra, habitualmente recupera dicho archivo y lo procesa.

 Uso de archivos CSV: Variante de archivos de Excel en donde en lugar de usar posiciones, la información está separada por comas. Son archivos de

texto, pero con características especiales. Requiere que ambos sistemas conozcan el orden en el que se recibirán los campos y que tengan la habilidad
de escribir y leer respectivamente. El mecanismo de proceso es igual que en los archivos de texto.

 Uso de archivos de Excel: Mismo mecanismo que los archivos de texto o CSV pero ahora utilizando los archivos nativos de Excel.

 Tablas compartidas de una base de datos: Información se deja en una base de datos, la cual es leída y procesada por el otro sistema.

 Archivos XML: Formato basado en etiquetas para identificar cada dato. Aunque no es un mecanismo 100% general, es mucho más universal dado

que, aunque se debe conocer el formato del XML, no depende del orden de los campos, ni de las posiciones de los mismos.

 Web Services: Mecanismo de transporte, pero normalmente incluye también el procesamiento de la información. Lo que se transporta habitualmente

son archivos XML, pero se añade el beneficio de que casi siempre la actualización de los datos es parte integral del proceso.
3.3. Sistemas: Conjunto de elementos relacionados entre sí que funciona como un todo. Si bien cada uno de los elementos de un sistema puede funcionar de
manera independiente, siempre formará parte de una estructura mayor. Del mismo modo, un sistema puede ser, a su vez, un componente de otro sistema.
3.4. Sistemas Administrativos: Softwares especializados que integran la gestión contable con la administración de forma tal que toda la información clave se
concentra en un único lugar. Algunos tipos de Sistemas Administrativos, ofrecen tres tipos de softwares administrativos.
3.5. Sistema Profit Plus: Solución de gestión administrativa que ofrece soporte a los procesos de negocio de su organización de forma integral, sencilla y
flexible en diferentes áreas potenciando el funcionamiento de su negocio. Se divide en:

 Profit Plus Administrativo: Solución de gestión administrativa que ofrece soporte a los procesos de negocio de forma integral, sencilla y flexible en las

áreas de: Inventario / Compras / Ventas / Importaciones / Tesorería.

 Profit Plus Contable: Optimiza los procesos contables de manera integral y flexible, consolidando el control financiero y fiscal de su negocio. Permite

al usuario tener: Datos integrados / Manejar de forma inteligente sus transacciones / Tener solidas capacidades de generación de reportes /
Fiscalizar el rendimiento monetario / Obtener una perspectiva integral de su funcionamiento.

 Profit Plus Nomina: Solución altamente, flexible que le ofrece al usuario: Soporte a sus principales procesos en el área de recursos humanos /

Configurar y calcular la nómina para los diversos contratos / Cumplir con los lineamientos de la nueva Ley Orgánica del trabajo, los
trabajadores y trabajadoras / Ajustar su gestión empresarial a las normativas vigentes.
4. Responsabilidades:

 Gerencia General.

Es responsabilidad del Director General de velar y cumplir con este procedimiento.

 Gerencia de Administración y Finanzas.

Es responsabilidad del Gerente de Administración y Finanzas de velar y cumplir con este procedimiento.

 Coordinación de Finanzas
Es responsabilidad del Coordinador de Finanazas cumplir y hacer cumplir este procedimiento.

 Analista de Contabilidad e Impuesto

Es responsabilidad del Analista de Contabilidad e Impuesto cumplir con este procedimiento.
5. Leyes, Reglamentos, Normas y Procedimientos Relacionados:
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5.1. Procedimientos y Formatos Relacionados:

Este procedimiento está relacionado con los siguientes documentos:
5.1.1. PPCN–001. Análisis, Registro de Compra y Calculo de Retenciones.

5.1.2. PPCN–005. Análisis, Registro y Valuación de Propiedad, Planta y Equipo

5.1.3. PPC–001. Compra de Bienes, Muebles y/o Servicios.

5.1.4. PPA–001. Recepción de Materiales, Equipos y/o Herramientas.

5.1.5. PPA–004, Despacho de Materiales, Equipos y/o Herramientas

5.1.6. PPA–006. Devolución de Materiales, Equipos y/o Herramientas.

5.1.7. PPVN–003. Ejecución de Facturas de Ventas o Notas de Entrega

5.1.8. PPT–003. Pagos y Aprobaciones por Transferencia.

5.1.9. PPT–004. Pagos y Aprobaciones en Efectivos.

5.1.10. PPT–001. Admisión y Disposición de Fondos en Banco y en Efectivo.

5.1.11. PPTH–010. Carga de Variaciones y Generación de Nomina.

5.1.12. PPTH–07. Pago de Intereses de Prestaciones Sociales.

5.1.13. FPCN–005. Comprobante de Diario

6. Materiales y Equipos Utilizados:

La aplicación de este procedimiento sugiere la utilización de los siguientes materiales y/o equipos:
5.1. Sistema computarizado. (Sistema Profit Plus Contable)
5.2. Computadora.
5.3. Impresora.
5.4. Papelería.
7. Procedimiento:
7.1. Integración de los Sistemas Profil Plus.
7.1.1. El Coordinador de Finanzas una vez adquirido el flujo de información contable, inicia con la recolección de datos documentados generados por
parte de las áreas, la cual es registrada en el sistema Profit Plus, y que es integrada a través de los procedimientos mencionados en el punto
Nº 5, solicita al Analista Contable e Impuesto, por correo electrónico, notificación vía WhatsApp o llamada telefónica, realizar la Integración de
Sistemas Profit Plus.
7.2. Sistema Profit Plus Contable.
7.2.1. El Analista Contable e Impuesto, recibe la solicitud por correo electrónico, notificación vía WhatsApp o llamada telefónica, de realizar la
integración de los sistemas administrativo, procede a realizar el proceso en el sistema Profit Plus Contable. Donde se integrará el sistema
contabilidad, administrativo, y nómina.
7.2.2. El Analista Contable e Impuesto, procede a ingresar al sistema Profit Plus Contable, con su usuario y contraseña, ubicándose en el módulo
Integración, donde se permite asociar cuentas contables a las cuentas de integración, estas cuentas contables asignadas a la de Integración
son utilizadas por las Reglas de Integración para generar los asientos contables.
NOTA: Hay siete (7) tipos de Cuentas de Integración y las mismas se diferencian por el primer dígito:

 Las que comienzan con "1", deben ser asociadas a las Cuentas de Activos.

 Las que comienzan con "2", deben ser asociadas a las Cuentas de Pasivos.

 Las que comienzan con "4", deben ser asociadas a las Cuentas de Ingresos.

 Las que comienzan con "5", deben ser asociadas a las Cuentas de Egresos.

 Las que comienzan con "6", pueden ser usadas cuando se requiera cambiar la estructura de las reglas de integración.
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 Las que comienzan con "7", deben ser asociadas a las Cuentas relacionadas con la Nómina.

 Las que comienzan con “9”, deben ser asociadas a las cuentas relacionadas con Producción.

7.3. Contabilización de Datos Administrativos / Nómina.

7.3.1. El Analista Contable e Impuesto, ubicado en el sistema, ingresa al módulo Integración, sección Procesos, botón Contabilizar, proceso que
realiza la ejecución de las Reglas de Integración, estas reglas vienen predeterminadas en el sistema y no pueden ser manipuladas, en caso de
necesitar alguna modificación en las reglas se debe solicitar al personal de soporte técnico de Profit Plus de la organización.
7.3.2. El Analista Contable e Impuesto, para efectuar la contabilización de los documentos del sistema administrativo, realizara los siguientes pasos:

 Ingrese a la empresa sistema Profit Plus® Contabilidad 2KDoce.

 Opción Contabilizar del módulo Integración.

 Indique el rango de fechas a contabilizar.

 Desmarque las condiciones de contabilización que vienen marcadas por defecto y marque las que requiera.

 Ingrese según sea el caso a la carpeta de: Compras y CxP, Ventas y CxC. Cajas y Bancos /Nomina o Inventario

 Seleccione las opciones y guarde el registro.

 Presione el botón Procesar.

 Complete los datos de la contabilización y presione el botón Aceptar.

 Ingrese a la opción Comprobantes de Diario del módulo Integración y ubique el comprobante generado por la integración, según formato

FPCN-005 Comprobante de Diario.

 Por último, verifique que el comprobante tenga los asientos correspondientes asociados a los documentos.

NOTA: Para contabilizar un documento dado, el orden a cumplir para efectuar la contabilización, puede ser:
1. Fecha-Tipo de Documento-Referencia del documento.
2. Tipo de documento-Referencia del documento-Fecha.
Al iniciar el proceso de contabilización, el sistema preguntará si desea que continúe hasta el final en caso de ocurrir un error, si responde
negativamente, y durante el proceso una regla de integración no consigue la cuenta contable en ningún sitio, el sistema no genera el asiento
asociado a la regla, pero genera el comprobante con los asientos hasta el día anterior al problema. Por otro lado, si responde afirmativamente,
el sistema continuará con la contabilización de los otros días.
7.3.3. El Analista Contable e Impuesto, informa al Coordinador de Contabilidad, la notificación vía WhatsApp o llamada telefónica la integración y conta-
bilización en el sistema Profit Plus Contable, fue realizada.
7.4. Sistema Profit Plus Administrativos.
7.4.1. El Analista Contable e Impuesto, una vez recibida recibe la solicitud por correo electrónico, notificación vía WhatsApp o llamada telefónica, y
procede a realizar el proceso en el sistema Profit Plus Administrativo, donde integrara el sistema de Contabilidad y Administrativos.
7.4.2. El Analista Contable e Impuesto, ingresa al sistema Profit Plus Administrativo con su usuario y contraseña, se ubica en el módulo de
Integración, sección Procesos, botón Contabilizar, proceso que dispara y realiza la ejecución de las Reglas de Integración, estas reglas
vienen predeterminadas en el sistema y no pueden ser manipuladas, en caso de necesitar alguna modificación en las reglas se debe solicitar al
personal de soporte técnico de Profit Plus de la organización.
7.4.3. El Analista Contable e Impuesto, para efectuar la contabilización de los documentos del sistema, realizara los siguientes pasos:

 Ingrese a la empresa sistema Profit Plus® Administrativo 2KDoce.

 Opción Contabilizar del módulo Integración.

 Indique el rango de fechas a contabilizar.

 Desmarque las condiciones de contabilización que vienen marcadas por defecto y marque las que requiera.

 Ingrese según sea el caso a la carpeta de: Inventario, Ventas y CxC, Compras y CxP, Cajas y Bancos.

 Seleccione las opciones y guarde el registro.

 Presione el botón Procesar.

 Complete los datos de la contabilización y presione el botón Aceptar.

 Ingrese a la opción Reporte, ubique Tablas y selección Contabilizaciones, verifique que la contabilización tenga los asientos

correspondientes asociados.
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 Luego ingrese al sistema Profit Plus Contable, Ingrese a la opción Comprobantes de Diario del módulo Integración y ubique el

comprobante generado, según formato FPCN-005 Comprobante de Diario.

NOTA: Para contabilizar un documento dado, el orden a cumplir para efectuar la contabilización, puede ser:
1. Fecha-Tipo de Documento-Referencia del documento.
2. Tipo de documento-Referencia del documento-Fecha.
Al iniciar el proceso de contabilización, el sistema preguntará si desea que continúe hasta el final en caso de ocurrir un error, si responde
negativamente, y durante el proceso una regla de integración no consigue la cuenta contable en ningún sitio, el sistema no genera el asiento
asociado a la regla, pero genera el comprobante con los asientos hasta el día anterior al problema. Por otro lado, si responde afirmativamente,
el sistema continuará con la contabilización de los otros días.
7.4.4. El Analista Contable e Impuesto, informa al Coordinador de Contabilidad, la notificación vía WhatsApp o llamada telefónica la integración y conta-
bilización en el sistema Profit Plus Administrativo, fue realizada.
7.5. Sistema Profit Plus Nomina.
7.5.1. El Analista Contable e Impuesto, una vez recibida recibe la solicitud por correo electrónico, notificación vía WhatsApp o llamada telefónica, y
procede a realizar el proceso en el sistema Profit Plus Nomina, donde integrara el sistema de contabilidad, administrativo y nómina.
7.5.2. El Analista Contable e Impuesto, ingresa al sistema Profit Plus Nomina, con su usuario y contraseña, se ubica en el módulo de Integración,
sección Procesos, botón Contabilizar, proceso que dispara y realiza la ejecución de las Reglas de Integración, estas reglas vienen
predeterminadas en el sistema y no pueden ser manipuladas, en caso de necesitar alguna modificación en las reglas se debe solicitar al
personal de soporte técnico de Profit Plus de la organización.
7.5.3. El Analista Contable e Impuesto, para efectuar la contabilización de los documentos del sistema, realizara los siguientes pasos:

 Ingrese a la empresa sistema Profit Plus® Nomina 2KDoce.

 Opción Contabilizar del módulo Integración.

 Indique el rango de fechas a contabilizar.

 Desmarque las condiciones de contabilización que vienen marcadas por defecto y marque las que requiera.

 Solo disponemos de la carpeta de nómina, nos aseguramos que este tildado Recibos de nómina.

 Presione el botón Procesar.

 Complete los datos de la contabilización y presione el botón Aceptar.

 Ingrese a la opción Reporte, selección Contabilizaciones, y verifique que la contabilización tenga los asientos correspondientes

asociados.

 Luego ingrese al sistema Profit Plus Contable, Ingrese a la opción Comprobantes de Diario del módulo Integración y ubique el

comprobante generado, según formato FPCN-005 Comprobante de Diario.

NOTA: Las reglas de integración sólo se usan cuando Profit Plus Nómina está instalado y se requiere que funcionen integrado a Profit Plus
Contabilidad.
7.5.4. Para Transferir al Administrativo, el analista se ubica en la opción Transferir Nomina al Administrativo, ubica en la sección de Procesos,
donde se permite integrar, al hacer la transferencia, para cada recibo de pago y generación de beneficio social, su correspondiente orden de
pago o movimiento de banco, luego para agrupar los documentos que se generan, se ingresa al sistema Profit Plus administrativo haga clic en
el botón Agrupar por Información Administrativa.
7.5.5. El Analista Contable e Impuesto, informa al Coordinador de Contabilidad, la notificación vía WhatsApp o llamada telefónica la integración y conta-
bilización en el sistema Profit Plus Nomina, fue realizada.
8. Riesgos Asociados:
8.1. Las reglas de integración no este definidas antes de realizar el proceso para integrar los sistemas.
8.2. Modificación de las reglas por parte del personal no autorizado para sus cambios.

9. Proceso:
9.1. Proceso Activo.
ENTRADAS PROCESO RESPONSABLES SALIDAS
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DEBERES FORMALES APLICACION DIRECTOR O COORDINADOR REGISTROS

Integración de Sistemas SOLICITANTE

Administrativos Profit Plus INICIO
Analista Contable e Impuesto, FPCN–005. Comprobante de Diario
FPCN–005. Comprobante de Diario

FPCN–005. Comprobante de Diario

FIN
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9.2. Flujograma de Proceso.

9.2.1. Sistema Profit Plus Contable.

9.2.2. Sistema Profit Plus Administrativo.

9.2.3. Sistema Profit Plus Nomina.

NOMBRE:

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