Sistema de gestión documental

Qué es un sistema de gestión documental (SGD)

La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la

recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos.

Los objetivos de un SGD son los siguientes:

Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la

ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.

Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.

Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación

vigente.

El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una
preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización. Asimismo,
tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organización, por los siguientes
motivos:

Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e

identificados en un único sistema.

Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.

Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide

que terceras personas accedan a los contenidos.

Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y

certificado.

Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución para una óptima
gestión del SGD.

Cómo elegir un sistema de gestión documental

La oferta de sistemas de gestión documental es realmente amplia. Ante tal diversidad precios,
características, fabricantes y modelos, decantarse por un sistema no es tarea fácil. La Guía de
Gestión Documental analiza los diferentes sistemas en el mercado según el sector al que se
dirigen para ayudar a las empresas en sus procesos de selección.

Visión global de los diferentes sistemas DMS

Se puede encontrar un gran número de sistemas para la gestión documental en el mercado.

Algo como ‘el mejor DMS’ no existe, desafortunadamente. Cada paquete software tiene
características específicas, lo que significa que no todos los gestores documentales son
adecuados para todas las organizaciones. A continuación se ofrece una visión general de los
principales sistemas de gestión documental del mercado. Probablemente haya más sistemas
que satisfagan tus necesidades y requisitos.