UNIDAD 2

ACTIVIDAD 4

Análisis y aplicaciones informáticas empresariales (PARTE II)

Presentado por

Dayren Alejandra Garzon Ascencio ID 632574

Docente

Magda Yury Martinez Rojas

ELECTIVA CP

NRC: 4342

Universidad Minuto de Dios

Administración de empresas

Villavicencio – Meta
¿Qué es BSC?

El BSC, Balanced Scorecard o

Cuadro de mando integral (CMI) es
una metodología estratégica para el
logro de los objetivos y metas
organizacionales. El cuadro de mando
integral ayuda a establecer un vínculo
entre los objetivos a largo plazo de una empresa y sus actividades diarias. Se trata de una
herramienta de ayuda a la reflexión estratégica que permite adaptarla teniendo en cuenta su
enfoque global.

¿Por qué es eficaz? El cuadro de mando integral ofrece a los mánagers, a los empleados y
a los accionistas una visión transversal global de la empresa (basada tanto en los aspectos
financieros como en los que no lo son). El cuadro de mando integral deja claros los
objetivos a corto y largo plazo y las estrategias, además de asegurar la coherencia entre las
actividades cotidianas y la visión global de la empresa.

También, es una herramienta de gestión empresarial que permite enlazar estrategias y

objetivos clave con desempeño y resultados a través de cuatro áreas críticas en cualquier
organización: desempeño financiero, conocimiento del cliente, procesos internos de
negocio y aprendizaje y crecimiento.

Los actores claves para poner en marcha el BSC son los directivos, pues su principal
función es el diseño y seguimiento de la estrategia lo cual, en consecuencia, significa que
esta herramienta es muy útil para las juntas directivas y los consejos asesores del más alto
nivel de la organización.

Las 4 dimensiones son:

1) La dimensión económica. ¿De qué manera nos perciben

nuestros accionistas?
2) La dimensión clientes. ¿Están satisfechos nuestros
socios?
 3) La dimensión organizativa interna. ¿En qué áreas se destaca a nivel interno?
¿Cuáles son nuestras fortalezas? ¿Qué procesos organizativos se tienen que aplicar
para lograr lo que la empresa ambiciona?
4) La dimensión crecimiento, aprendizaje e innovación, ¿Qué hace la empresa para
apoyar y desarrollar su capacidad de adaptación, de innovación y de crecimiento?

Características

Básicamente, y de manera resumida, podemos destacar tres características fundamentales

de los cuadros de mando:

 La naturaleza de las informaciones recogidas en él, dando cierto privilegio a las

secciones operativas (ventas, etc.) para poder informar a las secciones de carácter
financiero, siendo estas últimas el producto resultante de las demás.
 La rapidez de ascenso de la información entre los distintos niveles de
responsabilidad.
 La selección de los indicadores necesarios para la toma de decisiones, sobre todo en
el menor número posible. En definitiva, lo importante es establecer un sistema de
señales en forma de Cuadro de Mando que nos indique la variación de las
magnitudes verdaderamente importantes que debemos vigilar para someter a control
la gestión

Ventajas

Los principales beneficios de aplicar el BSC son los siguientes:

1. Generar un sistema de gestión que transforma la estrategia en objetivos e

indicadores tangibles.
2. Permitir comunicar la visión y la estrategia.
3. Priorizar los procesos más decisivos para el éxito de la organización.
4. Identificar los proyectos más importantes en los que la organización debe centrar su
atención y recursos.
5. Medir el impacto de las decisiones estratégicas para comprobar si la asignación de
recursos de la organización está siendo efectiva
Desventajas

1. Existe una cantidad de información que puede ser abrumadora

2. La estrategia no se puede copiar a partir de ejemplos
3. Requiere un fuerte patrocinio por parte de los líderes para tener éxito
4. Puede parecer una metodología muy rígida
5. Puede ser muy difícil mantener a todos en la misma página

¿Qué es SGD?

(Sistema de gestión documental) Se refiere a un

repositorio de documentos de una entidad, este
repositorio cuenta con índices e información que
permite el uso, localización y almacenamiento de los
documentos.

Los sistemas de gestión de documentos comúnmente

proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación
e indexación. El término se solapa parcialmente con el concepto de sistema de gestión de
contenidos y a menudo es visto como un componente de los sistemas de gestión de
contenido empresarial (ECM o Enterprise Content Management) y relacionado con la
gestión de activos digitales. Está relacionado con la gestión de recursos digitales, la
digitalización de documentos, la gestión deflujos de trabajo y la récords management.

Características

 Capacidad de búsqueda
 Check-in/check out. El check-in / check-out permite a los empleados abrir un
documento y bloquear el archivo para que nadie pueda realizar cambios
 simultáneamente. Esto ayuda a garantizar que las ediciones no se realicen en varios
archivos, creando más trabajo en el futuro.
 Control de versiones. Con el control de versiones, se guardan diferentes versiones
de un documento, lo que permite al usuario volver a las versiones anteriores si es
necesario. Esto puede ser útil si alguien se da cuenta, por ejemplo, de que una
sección clave de un archivo de Word fue borrada accidentalmente.
 Registros de auditoría
 Marcado. La característica de marcado permite a las organizaciones asignar a los
documentos una fecha de vencimiento. Cuando llega la fecha, o bien el documento
se elimina automáticamente, o bien el usuario recibe una notificación de que es hora
de deshacerse del archivo.
 Anotaciones. Las anotaciones funcionan como los post-it, permiten a los usuarios
agregar o eliminar información sobre un documento sin alterar permanentemente la
imagen original. Como las anotaciones son simplemente superposiciones, los
documentos se pueden imprimir con o sin ellas.

Ventajas

1. Sencillez y accesibilidad: de una forma sencilla y rápida se tiene acceso a toda la

documentación de la empresa
2. Seguridad: la información se encuentra más segura contra pérdidas, y contra
accesos no autorizados
3. Ahorro: reducción del espacio físico de almacenamiento, y del tiempo empleado
en hacer búsquedas y en almacenar información sin salir de su oficina
4. Uso compartido: La documentación es accesible por todos y como recurso
colectivo. Esto evita duplicaciones, gastos en copias, etc. Productividad
mejorada: la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido a la
información.

Desventajas

Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una
nueva tecnología es el factor económico.
  Coste de implantación: Implantar uno de estos sistemas puede suponer un
alto costo económico.
 Tiempo de implantación: Si el volumen de datos a introducir en el sistema la
primera vez es muy grande, puede llevar mucho tiempo y recursos esta
digitalización.

Tipos

 SGD básico: Se trata de un sistema sencillo que se utiliza en la gestión documental

de pequeñas empresas o en departamentos específicos de una organización. Se
concentra en la organización y almacenamiento de los documentos, y puede incluir
herramientas para la búsqueda y recuperación de información.
 SGD empresarial (EDM): Es un sistema más complejo que se emplea en grandes
empresas o en organizaciones que manejan altos volúmenes de documentos. Incluye
herramientas avanzadas para manejar documentos como la indexación automática,
el control de versiones, monitorización, administración de flujos de trabajo,
destrucción segura de documentos, entre otros.
 SGD colaborativo: Es empleado principalmente en equipos de trabajo que
necesitan compartir y colaborar en la creación, verificación y aprobación de
documentos. Está acondicionado con una serie de instrumentos de colaboración,
gestión de permisos y accesos, para garantizar la seguridad y privacidad de la
información.
 SGD de gestión de registros (RMS): Funciona especialmente para la gestión de
documentos que tienen valor legal o administrativo, como registros contables,
contratos, actas de reuniones, base de datos, registros médicos, entre otros. Están
diseñados para asegurar la autenticidad, integridad y conservación de los
documentos a largo plazo.
 SGD de gestión de contenido (ECM): Permite el manejo de documentos y otro
tipo de contenidos digitales como imágenes, videos, correos electrónicos y redes
sociales. Contiene una serie de elementos para el manejo de metadatos, la búsqueda
y recuperación de información, así como la automatización de procesos.
2. BSC implementados en la empresa Coca Cola SL. Esta empresa implementa el cuadro de
mando integral desde cuatro perspectivas:

-Financiera

-De clientes

-De procesos

-De aprendizajes

A continuación, se muestra el plan estratégico BSC de esta empresa mucho más preciso