PLANILLAS DE CONTROL Y GRAFICOS DE PARETO

1.- PLANILLAS DE INSPECCION, HOJA DE VERIFICACIÓN

Para qué sirve una hoja de verificación

¿Cuál es la función de una hoja de verificación? Un personaje icono en el campo de la
calidad se hizo antes la misma pregunta. La función de una hoja de verificación varía
de acuerdo al tipo de hoja. Esto es lo que dice Kaoru Ishikawa:
 Para cuantificar los defectos por producto
 Para cuantificar defectos por localización
 Para cuantificar defectos por causa (maquina o trabajador)
 Para realizar un seguimiento a las actividades de un proceso (lista de
verificación)
Así pues, la hoja de chequeo es una puerta de entrada para otras herramientas de
control de calidad. Sin datos, no habrá solución, de ahí su importancia.
Tipos de hoja de verificación
No hay tipos establecidos de hojas de verificación de manera formal, sin embargo si
podemos definir ciertos usos comunes, los cuales se resumen en tres:
 Hoja para registro de datos
 Hoja de lista de chequeo
 Hoja de localización
Algunos ejemplos son:
Hoja de chequeo con escala de medición: Con ella evaluamos la forma de
distribución de probabilidad para construir después una distribución de frecuencia. En
este tipo de hoja clasificamos la medición según una serie de categorías o parámetros,
además nos permite trazar límites de especificación.

EJEMPLOS:
Hoja de chequeo con escala de medición: Con ella evaluamos la forma de
distribución de probabilidad para construir después una distribución de frecuencia. En
este tipo de hoja clasificamos la medición según una serie de categorías o parámetros,
además nos permite trazar límites de especificación.
Hoja de chequeo de frecuencia: Con esta hoja definimos las categorías y recogemos
los datos anotando el número de veces que se presentan.

Hoja de chequeo con clasificación: También llamada hoja de verificación por tipo de
defecto. En esta hoja, definimos una serie de categorías a ser ubicadas en la primer
columna y en la primer fila, de tal manera que los datos reunidos sean clasificados de
acuerdo al cruce de columna y fila.

Hoja de chequeo de localización: En ella se presenta uno o más esquemas del

objeto de medición, en el cual señalamos la ubicación del defecto.
Lista de chequeo: Los aspectos a comprobar se enumeran y en-listan de tal forma
que al detectarse un evento asociado a uno de los aspectos, se pueda marcar según
corresponda.

Cómo hacer una hoja de verificación

No hay una forma definida para hacer una hoja de verificación. Esta va a depender de
la situación a analizar, por lo cual cada quien es responsable de diseñar su propia
hoja. Sin embargo, sí que hay unos lineamientos a tener en cuenta para lograr nuestra
hoja de verificación, veamos cuáles son.

Paso 1: Establecemos el contexto sobre el cual vamos a medir los datos. Básicamente
lo que hacemos aquí es planear, y una de las mejores herramientas para apoyarnos
es el 5w+2h.
 Qué
 Por qué
 Cuándo
 Dónde
 Quién
 Cómo
 Cuánto.

Paso 2: Creamos el formato de la hoja, el cual estará diseñado de acuerdo al 5w+2h

del paso anterior.

Paso 3: Recolectar los datos. Es importante que los datos se recolecten como se
definió en el cómo, cuándo y dónde del paso 1. Así aseguramos la pertinencia de los
datos recolectados.

Metodología 5W2H: Cómo se hace

Si bien la aplicación del 5W 2H es fácil, conviene disipar dudas (si las hay) explicando
cómo se hace un plan con 5W2H, esto lo haremos detallando cada cuestionamiento.
WHAT – QUÉ?: Lo que se quiere hacer.
WHY – POR QUÉ?: La razón por la cual se quiere hacer lo enunciado. ¿Qué
justificación o motivo nos hace definir este plan de acción?
WHEN – CUÁNDO? En qué momento se va hacer lo enunciado. No basta con tener el
punto de partida, también es necesario cuándo estimamos se verá culminado el plan
de acción, esto, teniendo en cuenta los riesgos que se afrontan.
WHERE – DÓNDE? En qué sitio o lugar se va a realizar.
WHO – QUIÉN? El elemento (persona, entidad, grupo, etc) que se va a encargar de
realizarlo. Es el responsable de la ejecución. Todo plan de acción sin un doliente, está
destinado a fracasar. Cuando la responsabilidad de una actividad cae sobre una sola
persona y no sobre un grupo, existen más posibilidades de que esa actividad se logre,
a fin de cuentas, ante un mal resultado la responsabilidad compartida duele menos
que la individual.
HOW – CÓMO? De qué forma se va hacer, qué procedimientos vas a aplicar, cómo
pretendes conseguir el objetivo. Un «cómo» puede ser por ejemplo el desglose de
actividades del «qué».
HOW MUCH – CUÁNTO?: Cuánto va a costar. ¿Esfuerzo, sudor, lagrimas? ¿Tiempo y
dinero más bien? Por lo general se desarrolla después del cómo, pues este paso es
más claro si se especifica «cuánto» por cada una de las etapas o actividades del plan
de acción.
EJEMPLO Metodología 5W2H
RIGIES, es una empresa que desarrolla productos digitales para otras empresas. La
empresa está elaborando su planificación estratégica en lo referente a Innovación y
mejoramiento continuo.
WHAT – QUÉ: Implementar un modelo de innovación que logre la participación activa
del personal hacia la proposición de ideas desde su rol.
WHY – POR QUÉ: La organización no obtiene información de todos los colaboradores
por igual. El colaborador puede tener buenas ideas para mejorar la operación de su
proceso o el de otros, así como estrategias que la dirección no ha considerado. El
propósito es que todos puedan aportar a la innovación tanto a nivel de procesos como
competitivo.
WHERE – DÓNDE: La ejecución del plan de acción se iniciará primero en la sede sur.
Según los resultados que se obtengan, se ejecutará el plan en las demás sedes de la
empresa.
WHEN – CUÁNDO: Desde el 06 de junio de 2018 hasta 20 de octubre de 2018.
HOW – CÓMO: El modelo de innovación se va a implementar así:
Diseño y desarrollo de medios para obtención de ideas (buzón, intranet, página web)
Diseño de modelo de compensación para los colaboradores que entreguen ideas
Definición de metodología de valoración de ideas.
Establecimiento de alianzas con universidades y centros de negocios.
Lanzamiento de modelo de innovación.
Transversal a todas las actividades, se tendrá control de:
Ideas mensuales enviadas por colaboradores
Ahorros e ingresos obtenidos por las ideas implementadas
Tiempo promedio de valoración de ideas
HOW MUCH – CUÁNTO:
Recursos de personal:
Analista de innovación
2 auxiliares de innovación
Valorador de ideas
Recursos monetarios, según las actividades:
$200
$0
$0
$600 /mes
$1200

Ejemplo de hoja de verificación

“Su compu aquí” es un negocio que presta servicio técnico a computadores. El dueño
ha decidido caracterizar el tipo de errores que se presentan, su frecuencia y el número
de errores que puede solucionar un técnico por periodo de tiempo. Veamos cómo lo
hizo.

Paso 1:

 Qué: Clasificar los defectos de tienen los clientes en su computador y la

eficacia en la solución por parte del personal.
 Por qué: Prestar un mejor servicio de acuerdo al tipo de defecto y capacitar al
personal nuevo en los defectos más frecuentes.
 Cuándo: Los datos se tomarán por tres semanas.
 Dónde: Los datos se tomarán en el salón de reparaciones.
 Quién: Los datos serán tomados por el ingeniero de producto y se evaluarán
tres técnicos.
 Cómo: Los datos serán tomados a través de hojas de chequeo, según la
siguiente clasificación:
 Una cruz: Defectos en la board
 Un circulo: Defectos en el monitor
 Un triángulo: Defectos de ventilación
 Una equis: Defectos por software o de virus
 Cuánto: Se tomarán los datos de 50 clientes o hasta que se cumpla el tiempo
estipulado.
Paso 2:
Fíjate en lo definido en el paso 1. Requerimos clasificar datos según la semana, la
parte del computador y el número de servicios prestados por cada técnico.
Podemos adaptar varios tipos de hojas de verificación. ¿Qué te parece esta?

Paso 3: Y así luce el formato diligenciado. Con esto podemos determinar el número de
servicios según la clasificación definida, cuántos servicios realizó cada técnico y la
semana en que lo hicieron.

Con estos datos ya podemos tomar decisiones respectivas o adelantar otros estudios
con otras herramientas de análisis y priorización de problemas. Por ejemplo,…

 ¿Por qué el técnico 2 no tiene el mismo rendimiento que el técnico 1 y el 3?

  ¿Cuánto tiempo toma realizar las reparaciones de cada tipo?
 ¿Qué puedo hacer para hacer más rápido las reparaciones de monitor?
EJEMPLO 2

HOJA DE VERIFICACION DE RESULTADOS DE MEJORA IMPLEMENTADA

PLANTA: Detergentes LINEA: Envasadora: HAMAC No. 6
FECHA: 25/11/03 GRUPO: Los Polveros
RESPONSABLE: Juan Echeverría TEMA: Optimización del Sistema de Dosificación
de las Máquinas Envasadoras HAMAC

ITEM DE PUNTAJE
PUNTOS IMPORTANTES DEL DIAGNOSTICO RESULTADOS
ACTIVIDADES ESTANDAR
Los operadores cumplen con la lubricación de todos los puntos del
01 10
equipo de envasadoras?.
Se inspecciona y se registra periódicamente el grado de desgaste
02 10
de las levas.
Bodega mantiene el stock estratégico de partes y repuestos de las
03 10
envasadoras.?
Se cumple con los controles de calidad antes, durante y después
04 10
del proceso de producción.?
05 Es correcta la operación del envase y sellado de las fundas. 10
Cumplen con el Plan de Mantenimiento Preventivo de la
06 10
envasadora.?
07 Analizan y registran las fallas de la envasadora? 10
08 Se actualiza los indicadores de mantenimiento de la envasadora.? 10
Las metas de reducción de averías están establecidas
09 10
adecuadamente.?
Mantenimiento está cumpliendo con la resolución de las Tarjetas
10 10
Rojas.?
TOTAL 100

0-20 Malo 20-40 Regular 40-60 Bueno 60-80 Muy Bueno 80-100 Sobresaliente

2.- PRINCIPIO DE PARETO

El principio o regla de Pareto nos dice que para diversos casos, el 80% de las
consecuencias proviene del 20% de las causas. No son cifras exactas, pues se
considera un fundamento empírico observado por Vildredo Pareto y confirmado
posteriormente por otros expertos de diversas áreas del conocimiento.

Algunos enunciados clásicos de la ley:

 El 80% del éxito proviene del 20% de tu esfuerzo

 El 80% de tu ingreso proviene del 20% de tu esfuerzo
 El 80% de los ingresos se generan con 20% de los clientes
 El 80% de las ventas se genera por el 20% de los productos
En una situación problemática:

 El 80% de “problema” se genera del 20% de “causas”

Qué es el diagrama de Pareto
Ahora si entrados en materia. El diagrama de Pareto consiste en un gráfico de barras
que clasifica de izquierda a derecha en orden descendente las causas o factores
detectados en torno a un fenómeno. De ahora en adelante hablaremos de problemas
como causas y de fenómeno como situación problemática.

Esto nos permite concentrar nuestros esfuerzos en aquellos problemas que

representan ese 80%.

En este sentido, utilizamos el Gráfico de Pareto para:

 La mejora continua
 El estudio de implementaciones o cambios recientes (cómo estaba antes –
cómo esta después)
 Análisis y priorización de problemas
Cómo hacer el diagrama de Pareto
Hay diversas instrucciones para elaborar un análisis de Pareto en libros y web, aunque
todas conducen a lo mismo. Por eso creo que la mejor forma de aprender siempre es
con un ejemplo. Sin embargo, vamos a ver cómo hacer un diagrama de Pareto paso a
paso para luego, hacer un ejemplo.

Una aclaración importante es que, no hay pasos específicos dependiendo del

fenómeno que se analiza con el diagrama, es decir, la metodología siempre va a ser la
misma, aunque el lenguaje en que se explica sea diferente.

1. Determina la situación problemática: ¿Hay un problema? ¿Cuál es?

2. Determina los problemas (causas o categorías) en torno a la situación
problemática, incluyendo el período de tiempo.
3. Recolecta datos: Hay una situación problemática presentándose y tienes las
posibles causas que lo generan, pues entonces comienza a recolectar los
datos. Estos dependerán de la naturaleza del problema. Por ejemplo número
de defectos si analizamos averías en un producto, costo de desperdicios de
acuerdo al tipo de desperdicio, kilogramos de carga por tipo de producto.
Recuerda que las unidades deben ser las mismas, nada de mezclar peras con
manzanas. Recuerda también que el periodo de tiempo es el mismo para
todos, si vas a recolectar los datos pertenecientes a un trimestre, debe ser
igual para todas las causas.
4. Ordena de mayor a menor: Ordenamos de mayor a menor las causas con
base en los datos que recolectamos y su medida. Si es el número de veces
que se presenta un evento será por cantidad, si es por costo de desperdicios
según el tipo de producto, será en unidades monetarias, por ejemplo.
5. Realiza los cálculos: A partir de los datos ordenados, calculamos
el acumulado, el porcentaje y el porcentaje acumulado. En el ejemplo te
muestro detalladamente cómo hacerlo.
6. Graficamos las causas: El eje X lo destinamos a colocar las causas. Vamos a
usar eje Y izquierdo y eje Y derecho. El izquierdo es para la frecuencia de cada
causa, lo usamos para dibujarlas con barras verticales.
7. Graficamos la curva acumulada: El eje Y derecho es para el porcentaje
acumulado, por lo tanto va desde 0 hasta 100%. Lo usamos para dibujar la
curva acumulada.
8. Analizamos el diagrama.

EJEMPLO EN EXCEL