ARCHIVO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN

ARCHIVO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN

¿QUÉ ES UN ARCHIVO Y CÓMO FUNCIONA?

Denominamos archivo al conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el

ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquier
época y en cualquier soporte, incluidos los informáticos.

Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier

otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material,
incluso los soportes informáticos

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: TEORÍA DE LAS 3 EDADES

• Edad administrativa (primera edad, documentos corrientes): En esta primera edad

los documentos se encuentran en fase de circulación y tramitación de los asuntos
iniciados. Aquí la documentación forma parte de los archivos de gestión, es de uso
frecuente y se encuentra bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades
administrativas.

• Edad intermedia: Los documentos ya han perdido prácticamente la utilidad por la

que fueron creados. El documento o el expediente referente a un asunto debe
conservarse, siendo objeto de consulta o de uso como antecedente, de manera poco
frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en el que el valor primario decrece en la
misma proporción en que aumenta el valor secundario.

• Edad histórica: El documento adquiere valor permanente, de manera que su uso será
únicamente por su valor cultural o de investigación. Su conservación será definitiva,
en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a generaciones futuras.

TIPOS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS

• Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera

los documentos. Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o
bien según las actividades de las que son resultado.
• Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la entidad sino
de la percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los documentos se
agrupan tras analizar el contenido de los mismos, para después establecer grupos
según los asuntos de los que traten.

Digitalización de documentos: ¿en qué consiste el proceso?

La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son

muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado
espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez
realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.

¿Qué es un gestor documental?

Un gestor documental es un software que permite gestionar y controlar los documentos

digitalizados. Se trata de organizar todos los documentos en una localización centralizada
para que los empleados puedan acceder de una manera fácil y sencilla.
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CÓMO ESCRIBIR UN EMAIL FORMAL: CONSEJOS PARA BUENA

INTERCOMUNICACIÓN

• Para cualquier texto de negocios la idea general es ser tan informativo y preciso como
sea posible.

• En cuanto a la selección del saludo, ante todo es importante entender la jerarquía y el

grado de confidencialidad. Algunas elecciones efectivas son los clásicos “Estimado Sr.
/ Sra. (Apellido)” y “Atentamente,”.

• Las abreviaturas deben usarse con moderación en los correos electrónicos.

• En una correspondencia de naturaleza escrita, a diferencia de la conversación oral, no

puedes acompañar tu discurso con comunicación no verbal. El receptor no es capaz de
percibir expresiones faciales o una determinada entonación que maticen el mensaje
verbalizado.

• Los empleados de muchas empresas reciben docenas de correos cada día. Para poder
priorizar y organizarlos con agilidad un título significativo en el asunto es de vital
importancia. Por ello, en el asunto debemos evitar el contenido muy reducido o poco
informativo, como “una pregunta”, “pequeña solicitud” o “reunión”. Conviene aclarar
brevemente en el asunto de qué trata el correo.

DIRECCIÓN

Los correos electrónicos tienen tres campos diferentes de dirección, que se pueden encontrar
en el encabezado del correo electrónico: A, CC y CCO.

• A: simplemente, el destinatario del correo electrónico. Incluso si incluyes a varios

receptores, puedes escribirlos en este campo sin recurrir a CC.

• CC: esta abreviación se refiere a “Con copia”, término que hace referencia a una copia
del mensaje original. Los sujetos que aparezcan en este campo recibirán una copia,
pero no son tratados directamente. También indica que el remitente no espera
respuesta de ellos.

• CCO: la “O” adicional en el acrónimo significa “oculta” e indica que se trata de un

receptor oculto. Los destinatarios de los otros campos (A y CC) desconocen que esa
persona recibe una copia del mensaje. En este caso, tampoco se espera respuesta de
esta persona. Esta función se utiliza a menudo también por razones de protección de
datos para informar a grupos numerosos con un solo correo (como una newsletter).
Al usar CCO, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios permanecen
ocultas entre sí.

RESPUESTA

• El tiempo ideal para responder un correo electrónico no existe; de hecho, normalmente

no se sabe la frecuencia con la que cada persona revisa sus emails. A veces, si la
frecuencia de intercambio de emails es muy alta, da la impresión de que hay bastante
presión por responder pronto. Por eso, si necesitamos respuestas urgentes, una
llamada telefónica puede ser la mejor solución.

ARCHIVOS ADJUNTOS

• Nos referimos a los documentos que en numerosas ocasiones se envían con el email
y que acompañan al texto. Aquí destacamos algunos consejos sobre cómo escribir un
correo formal con archivo adjunto:

• Ten en consideración el tamaño del documento: solo porque se te permita adjuntar

archivos de gran tamaño no significa que el destinatario sea un objetivo ideal para
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sobrecargar el correo con otros documentos. Por este motivo, no sería conveniente
enviar archivos de más de 5 MB por correo electrónico si es posible (o solo si
previamente se le ha consultado al receptor).

• Presta también atención al formato del archivo adjunto: solo por el hecho de trabajar
con un determinado formato, no debes presuponer que el receptor tiene el programa
apropiado para poder abrirlo. Para los archivos de texto es aconsejable enviar PDF en
vez de documentos en Word, pues tienen la ventaja de que pueden leerse
independientemente de la plataforma, y, en general, tampoco pueden modificarse.
Word, por el contrario, se abre de una forma u otra dependiendo del software
empleado, por lo que lo que se envía y lo que recibe nuestro objetivo, podría no
coincidir con exactitud.

Estructura y contenido de un correo electrónico profesional

Primer paso: el asunto

• Al inicio de todo correo electrónico se encuentra la línea con el asunto, pensada para
transmitir al lector de manera concisa el tema del mensaje.

• Por ello NO se recomienda redactar un asunto que no se centre en el tema del texto,
sea excesivamente largo o muestre un mensaje pasivo agresivo.

¡¡¡Urgente!!! (Tendría sentido especificar qué es tan apremiante.)

Petición (Preferiblemente indicar la petición.)

Segundo paso: el encabezamiento

• Más vale pasarse que escatimar. Es decir, es mejor ser demasiado formal a mostrar
cierto grado de descortesía en un mensaje. Si se quiere apostar por lo seguro se puede
recurrir a la formulación “Estimado/a señor o señora:”, especialmente si nos dirigimos
a una persona desconocida o con un puesto superior.

• Si son varios los destinatarios del correo, hay que dirigirse a todos ellos. En aquellos
casos en los que el mensaje no se dirige a una persona concreta, sino a una empresa
o a uno de sus departamentos se usa la fórmula “Muy señores míos /nuestros (si los
remitentes son dos o más)”.

Tercer paso: la introducción

• La introducción tiene la función de aumentar la disposición del destinatario a leer el

correo con detenimiento antes de entrar realmente en materia.

• La introducción también sirve para, como su nombre indica, introducir el tema que se
quiere tratar (Me dirijo a usted con motivo de…).

Cuarto paso: el cuerpo

• Es la parte principal del correo en la que se comparte la información de forma compacta

y estructurada.

Quinto paso: la conclusión

Al escribir un correo electrónico no puedes olvidar incluir una conclusión acorde que mueva
al lector a entrar en acción o le proporcione una sensación positiva. Algunos ejemplos:

• Por favor no dude en contactarnos para cualquier consulta.

• Nos alegramos de poder conocerle en la próxima reunión.

• Puede encontrar más información sobre el producto en cuestión en nuestra página

web.
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• Agradecemos de antemano su atención y esperamos noticias suyas muy pronto.

Sexto paso: la despedida

La despedida es tan importante como el encabezamiento, pues de nuevo puede influir en la

imagen que el lector cree del remitente. Por eso no pueden faltar las normas de cortesía
propias de este tipo de comunicación, sin que por ello haya que usar fórmulas arcaicas o
demasiado formales. Las despedidas más comunes son:

• Le saluda atentamente,

• Reciba un cordial saludo.

• (Muy ) atentamente/ cordialmente,

• Saludos cordiales,

INAPROPIADO APROPIADO

Erratas: las erratas y las faltas de ortografía Revisión: antes de enviar el mensaje se debe
dan muy mala impresión y hacen ver al volver a leer de principio a fin para así evitar
destinatario que no se ha puesto la atención errores embarazosos.
necesaria al redactar el correo electrónico.

Tratamiento inadecuado: escribir mal el Tratamiento completo: antes de redactar un

nombre o apellido del destinatario o confundir correo electrónico comprueba si el destinatario
su sexo puede contrariarlo incluso antes de posee algún título que deba indicarse en el
que entre a leer el mensaje en sí. encabezamiento.

Olvidar adjuntar el archivo: ¿has hecho clic Comprobar archivo adjuntado: antes de enviar
demasiado rápido en enviar y has olvidado el mensaje comprueba si realmente se ha
adjuntar el archivo? Entonces deberás enviar adjuntado el archivo correcto en la versión
un segundo correo un tanto incómodo con los deseada.
datos olvidados.

Tono personal: pueden surgir malentendidos Tono neutral: en los correos formales se
al comunicarse por correo. Por eso un estilo recomienda optar por un tono neutro pero
demasiado personal puede conducir a cierta cordial. De esta forma es posible que el
tensión entre los interlocutores. destinatario preste una mayor atención a la
información expuesta.

Estructuras complejas: estas pueden llevar a Breve pero conciso: realiza declaraciones claras
confusión, de forma que la información no se y sencillas de entender. Los hechos se pueden
entienda adecuadamente o se pasen por alto enumerar en una lista, pues resultan más
datos importantes. fáciles de leer.

Abreviaturas: si usas abreviaturas te Escribir sin abreviaturas: siempre debe tenerse

arriesgas a que el lector no las entienda o las en cuenta al destinatario a la hora de escribir
interprete mal. Los destinatarios deben por un correo electrónico. Aunque al evitar las
tanto bien deducir su significado o invertir abreviaturas se requiere un mayor trabajo de
tiempo en averiguarlo. En caso de duda se redacción por parte del remitente, se facilita
recomienda mejor evitarlas. enormemente la tarea al lector a la hora de
entender la información.
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Ironía: aunque suele entenderse en la lengua Ir directo al grano: escribe lo que quieras
oral, la falta de contexto puede hacer que se comunicar tal como lo quieras decir. No hay
malinterprete en el lenguaje escrito, por eso cabida para el humor en este tipo de correos.
es mejor evitar su uso al escribir correos
electrónicos.

Emoticonos: aunque sirven para indicar los Ser cordial: para dar una buena impresión al
estados de ánimo, en este ámbito se destinatario no es necesario una pictografía.
consideran poco profesionales. Con preguntas y mensajes cordiales puedes
mostrar respeto a los demás.

Formato poco cuidado: si no se cuida la Estructura clara: si un texto está organizado de

estructura en la que se presenta el texto su manera adecuada se facilita en gran medida al
lectura puede ser muy difícil. Especialmente lector la recepción de información. Quien se
en la pantalla de los smartphones, un formato oriente adecuadamente en la estructura de un
poco claro que carezca de saltos de líneas o texto puede prestar mayor atención al
una división en párrafos puede poner de los contenido.
nervios al lector.

Texto demasiado extenso: si al final de la Pararse en lo esencial: algunos temas

redacción de un mensaje no se sabe qué es necesitan explicarse con más detenimiento. No
lo que se ha escrito al principio, hay un obstante, incluso en los temas más complejos
problema. Especialmente en la oficina, el texto debe ser lo más conciso y breve
normalmente no se tiene tiempo para estar posible, pues permite expresar las ideas con
leyendo un mensaje una y otra vez hasta mayor claridad.
poder entenderlo todo.

Correos innecesarios: si se está Llamada telefónica o conversación cara a cara:

continuamente intentando determinar la algunos temas son mucho más sencillos de
importancia de cada mensaje, se tiene mucho aclarar a través de la comunicación oral, tras la
menos tiempo para leer con detenimiento los cual se pueden resumir las conclusiones en un
correos realmente importantes. correo.

No atender a las diferencias culturales: no Tratamiento internacional: ten en cuenta

todas las culturas siguen las mismas formas. siempre al destinatario al redactar un correo. Si
Por ejemplo, mientras que en nuestra cultura se mantiene siempre en mente y respetan las
se prefiere la brevedad, en Japón se supone formalidades propias de su cultura, los correos
lo contrario. que redactes serán bien acogidos.