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FACTURACIÓN
REVISIÓN EMISIÓN VIGENCIA
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la emisión de facturas fiscales, originadas por la prestación de servicios
de AGF a los clientes.

2. ALCANCE

Desde la recepción del expediente físico y de la información registrada en SATO de cada una de las
operaciones de Tráfico, hasta el envío de la factura al cliente y su registro en el control de facturas.

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Son responsabilidades del ejecutivo de facturación:

I. Salvaguardar la integridad de los expedientes físicos de las operaciones durante todo el tiempo
que permanezcan bajo su resguardo.
II. Regresar los expedientes de cada operación, 1 día hábil después de su recepción, al ejecutivo de
tráfico.

Son responsabilidades del ejecutivo de pricing:

I. Subir en SATO el F-025 Routing Order, las F-023 Cotizaciones y las tarifas pactadas de cada
operación.

Dirección y Codirección tienen la autoridad para:

I. Actualizar los montos del tarifario de servicios.

II. Autorizar variaciones en los embarques que afecten su facturación.
III. Aprobar la cancelación de facturas.
IV. Aprobar la generación de notas de crédito.

4. REFERENCIAS

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

Gilberto Domínguez Reyna Ramírez Efraín Chávez

Ejecutivo de Facturación Codirectora Director General
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5. DESARROLLO

5.1 Recepción y revisión de referencias

El ejecutivo de facturación recibe, revisa y registra en el control de expedientes para facturación, por
parte del ejecutivo de tráfico, que el expediente cuente con toda la información en físico y capturada en
SATO, necesaria para realizar su proforma y facturación; incluyendo cotizaciones y gastos extras a las
tarifas acordadas.

De acuerdo a la unidad de negocio de la operación, la documentación necesaria para facturar, es:

UNIDAD DE NEGOCIO
DOCUMENTACIÓN Logística &
Logística Despacho Revalidación
Despacho
F-026 Routing Order  
Facturas comerciales de la carga  
Gastos de origen & factura internacional (debit note)   
Seguro de la carga   
BL, AWB, BOL    
Transmisión    
Prealerta - aviso de llegada cliente    
Solicitud de pago anticipado (SATO)    
Factura del pago anticipado    
F-028 Notificación e Instrucciones de Embarque  
Solicitud de anticipo por agente aduanal  
F-029 Solicitud de Impuestos AGF  
Ficha de anticipo del cliente*    
Solicitud de confirmación de anticipos (SATO)    
Solicitud de anticipo a agente aduanal (SATO)  
Ficha de anticipo a agente aduanal  
Pedimento pagado  
F-030 Solicitud de Transporte   
Factura del transporte   
Prueba de entrega   
Cuenta de gastos de agente aduanal con comprobante  
La documentación necesaria para facturar puede variar, dependiendo del embarque y del cliente.

Los gastos extras pueden ser:

 Corte de demoras
 Estadías
 Almacenajes
 Unidad de Verificación (UVA)
 Seguro
 Limpieza de contenedor
 Servicios extraordinarios (servicios en horarios extemporáneos)

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 Cargos collect (cargos originados sobre el contenedor). Se debe informar si se incluyen dentro
de flete marítimo.
 Gastos comprobados no incluidos en la cuenta de gastos (montacargas, previo, reconocimiento
aduanero, desconsolidación, etc.)

En caso de operaciones consolidadas (terrestres y marítimas), el ejecutivo de tráfico debe informar, en el

campo de Observaciones de los expedientes, qué referencias conforman la consolidación y en cuál se
aplica el pago.

La documentación que puede estar pendiente por anexar a los expedientes, por su no afectación al
momento de facturar la operación, es:

 Carta encomienda
 Carta de despacho
 Cita de despacho
 EIR
 Proforma de pedimento
 CASS (Cargo Account Settlement Systems)
 Solicitud y notificación de devolución de garantía

5.2 Generación de proforma y timbrado

El ejecutivo de facturación procede a realizar la proforma, incluyendo gastos dentro de tarifa y gastos
extras.

Los gastos de tarifa son:

 Honorarios
 Servicios complementarios
 Gastos fijos (validación de pedimento y VUCEM).
 Fletes

Imprime la proforma para cotejar la información correcta y completa de sus rubros:

 Información del embarque (referencia, pedimento, peso bruto, guía master y guía house,
mercancía, condiciones de pago, referencia del cliente, facturas comerciales de proveedores del
cliente, proveedores, contenedores, número de cuenta, origen y destino).
 Datos del despacho (pedimento cargado, aduana y patente)
 Anticipo del cliente (para impuestos, maniobras en la aduana y revalidaciones)
 Forma de pago (transferencia electrónica o por definir)
 Uso de CFDI (G03 – gastos en general, G01 – adquisición de mercancías, etc.)
 Método de pago (PPD o PUE)
 RFC del receptor de la factura
 Moneda
 Impuestos (IVA y retención de IVA)

Una vez que verifica los rubros procede a timbrar la factura.

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5.3 Armado y envío de la cuenta de gastos del cliente

El ejecutivo de facturación arma la cuenta de gastos del cliente en un archivo ZIP, compuesto por:

 Factura electrónica CFDI en PDF y XML de AGF

 Pedimento
 Gastos por terceros
 F-029 Solicitud de impuestos AGF
 Factura comercial (factura del proveedor del cliente)

En caso de que AGF realice el despacho aduanal, el ejecutivo de facturación anexa la siguiente
documentación de la cuenta de gastos del agente aduanal, dentro del archivo ZIP.

 COVE (comprobante de valor electrónico)

 DODA (documento de operación para el despacho aduanero)
 Guías (HBL revalidado o HAWB)
 Manifestación de valor (comprobante de valor de la factura comercial)
 Hoja de cálculo (complemento de la manifestación de valor)

En las revalidaciones y en las facturas a agentes extranjeros, únicamente se envía la factura CFDI de AGF
en PDF y XML, sobre la liga de correos ya existentes entre el cliente y el ejecutivo de tráfico.

Una vez armada la cuenta de gastos del cliente, el ejecutivo de facturación procede a guardar el archivo
como respaldo en la carpeta compartida Operaciones del Cliente, con el nombre de la referencia de la
operación.

El ejecutivo de facturación redacta el correo para enviarle la cuenta de gastos al cliente, copiando al
ejecutivo de tráfico correspondiente, a Pricing y a Dirección General.

Integra la factura al expediente y dependiendo del estatus del expediente, prosigue de la siguiente
manera:

a) Si el expediente se encuentra completo, lo envía a archivo en bodega.

b) Si la facturación del expediente fue de revalidación, se regresa al ejecutivo de tráfico para
continuar con la operación.
c) Si al expediente le falta documentación operativa, lo regresa al ejecutivo de tráfico para su
completado y posterior envío a bodega.
d) Si el expediente está completo, pero tiene pendiente de realizar la solicitud de devolución de
garantía, se turna a Administración para la recuperación de la garantía y posterior envío a
bodega.

Actualiza el F-033 Control de Facturas, de tal manera que sea visible cuántas facturas han sido realizadas
y cuántas quedan pendientes.

5.4 Cancelación de facturas

En caso de que exista algún error en la factura, se identifica el motivo de cancelación y se solicita su
autorización por parte de Dirección o Codirección:

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 Si la factura cancelada se encuentra dentro del mes que fue generada, se refactura el servicio.
 Si se cancela fuera del mes en que se generó, se envía una nota de crédito.

Nota: El límite para cancelar una factura es de cinco días posteriores al término de cada mes.

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CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Rev Cambio Descripción

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