Código: LG-PC-02

PROCEDIMIENTO DE EXPORTACIONES
Revisión: 2
Fecha: 04/03/2024

1 CONTROL DEL DOCUMENTO

Elaboró Revisó Aprobó Área responsable

Analista de logística Líder de Logística Jefe Cadena de Líder de Logística
abastecimiento

2 OBJETIVO:

Definir, describir y documentar los procesos necesarios para llevar a cabo de manera exitosa
una exportación que facilite cumplimiento de los indicadores internos de entrega de ordenes
perfectas como apoyo a la gestión de ventas. Estos procedimientos son de aplicación y
cumplimiento para todos los despachos de exportación que requieren los clientes de Forjas
Bolívar en el exterior.

3 EXPORTACIONES FORJAS BOLIVAR S.A.S.

Las exportaciones son la salida legal de mercancías del territorio aduanero nacional cumpliendo
los requerimientos de la entidad aduanera de Colombia (DIAN) y se manejan dependiendo del
destino y los términos de negociación (INCOTERM) con los clientes, las cuales pueden ser
marítimas por los puertos de Cartagena, Barranquilla y Buenaventura. Aéreas por el aeropuerto
Jose Maria Cordova en Rionegro, con transito directo o salida por Bogotá y terrestres para
Ecuador por Ipiales.

En el proceso de Exportación intervienen.

 Generador de carga: Exportador (Forjas Bolivar).

 Agente de aduana: tramite ante la DIAN

 Transporte Nacional: Movimiento de carga a los Puertos, Aeropuerto o Fronteras.

 Agente de carga: Embarcador.

 Receptor de la mercancía: Importador (Cliente).

4 FACTURACION.

En el momento de liberar el pedido verificar las descripciones de los productos, partidas

arancelarias, término de negociación y lugar de despacho, que corresponda a la información
contenida en la orden de compra.
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El área de almacén y despachos elabora la lista de empaque del sistema, quien da los datos de
ítems y unidades a despachar, peso neto, peso bruto y unidades de empaque, guarda los datos e
informa que está listo el despacho.
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En el campo instrucciones transporte ponemos el termino de negociación y lugar de entrega.

Los más usados son:

EXW, PLANTA FORJAS BOLIVAR, MEDELLIN - COLOMBIA

FCA, AEROPUERTO JOSE MARIA CORDOBA, RIONEGRO ANTIOQUIA.
FCA, IPIALES COLOMBIA
FOB, PUERTO COLOMBIANO (CARTAGENA / BUENAVENTURA)
CPT, AEROPUERTO PAIS DESTINO
CIP, AEROPUERTO PAIS DESTINO
CFR, PUERTO PAIS DESTINO
CIF, PUERTO PAIS DESTINO
DDP, ENTREGA PLANTA DEL CLIENTE EN PAIS DE DESTINO
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Cuando es termino CIF, CIP, DAP o DDP, se selecciona “Solicitar cargos” y luego “Despachar
y facturar”. Ojo, en este caso se debe eliminar el ítem GASTO EXP del listado de los ítems.

Los fletes se toman de la cotización hecha en el momento en que el asesor comercial envía la
oferta al cliente, se debe verificar siempre que este valor este incluido en la orden de compra, si
no lo tiene se corre el riesgo que el cliente se negué a cancelarlos.
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El valor del seguro corresponde a 0.07% del valor EXW de la mercancía, este valor se le resta al
valor del flete de la orden de compra, con una mínima de Usd$10.50,

Ejemplo.

Valor Mercancía: Usd$14.000

Valor Fletes Cotizados: Usd$ 960
Seguro 0.07%: Usd$ 9.80 - Mínimo Usd$10.50

Entonces en la factura se discrimina de la siguiente manera:

Valor Mercancía Usd$ 14.000
Flete Exportación Usd$ 949.50
Seguro Usd$ 10.50

5 PROCESO DE EXPORTACIÓN. (Según termino de negociación)

EXWORK

Es el cliente quien define que embarcador maneja su mercancía, este es el encargado de toda la
operación desde la recogida en la planta de FB hasta la entrega en la planta del cliente por esto
el único contacto directo es el embarcador, quien hace la reserva, asigna el agente de aduana y
la recolección en FB.

Para manejar las operaciones los embarcadores y las agencias de aduanas solicitan los
documentos de vinculación y se deben mantener actualizados (normalmente cada año) si con
ellos se maneja operaciones continuas; para el Embarcador se debe diligenciar la Circular 170 y
para la Agencia de Aduanas el Mandato ante la Dian, además de otros que ellos solicitan. Nota:
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Existen dos tipos de mandato para las agencias de aduana: 1. General, el cual tiene vigencia de
un año desde el momento en que se firma. 2. Específico, solo tiene vigencia por el número de
factura que se está despachando en una sola exportación, en este último si se presenta otro
embarque con el mismo agente de aduanas, habrá que hacer un nuevo mandato. Se recomienda
revisar los términos con las agencias y validarlo con la gerencia de FB

Se le informa al cliente que la mercancía esta lista para despacho en un correo adjuntando
factura, lista de empaque y certificado de origen (si aplica) y se queda en espera de sus
instrucciones.

Se imprimen 5 facturas originales y 4 listas de empaque de exportación.

Documentos para entregar al embarcador.

Para la agencia de aduanas.

1 factura original
1 lista de empaque de exportación
Cartas de responsabilidad.

Para el cliente.

3 factura original
2 lista de empaque de exportación
1 certificado de origen (si aplica)
Certificados de Calidad.

FCA (AÉREO – TERRESTRE) FOB – (MARITIMO)

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El cliente designa el embarcador, Forjas Bolivar es responsable de entregar a disposición del

transporte internacional, asumiendo el costo por trámite aduanal y transporte nacional.

Se le informa al cliente que la mercancía esta lista para despacho en un correo adjuntando
factura, lista de empaque y certificado de origen (si aplica) y se queda en espera de sus
instrucciones.

FOB – (MARITIMO)

Para los puertos de Cartagena y Buenaventura se despacha vía terrestre al tener la confirmación
de reserva se le informa a la agencia de aduanas y se coordina el transporte para que la carga
llegue a puerto antes de la fecha de cierre, si el peso es menor de 1000kgs, se despacha por
consolidado, si es más de 1000 kgs se despacha por Semimasivo o expreso con los proveedores
afiliados de transporte de mercancía terrestre en Forjas Bolivar.

El transporte al llegar a puerto debe solicitar la planilla de ingreso a la agencia de aduanas para
solicitar la cita para ingreso a puerto, una vez entregada la mercancía en el puerto la agencia de
aduanas hace todo el trámite para la entrega al consolidador o naviera, por esto se le deben
proporcionar los datos al transportador de contacto en cada puerto para que ambos estén en
contacto y constante comunicación.

Cuando se tenga confirmación de que la motonave zarpó se envían vía Courier los documentos:
(cuando apliquen por solicitud del destinatario)

3 factura original
2 lista de empaque de exportación
1 certificado de origen (si aplica)

FCA (AÉREO )

Cuando se maneja vía aérea es importante tener en cuenta que existe reservas en vuelos
comerciales y en cargueros (extra dimensionadas y pesadas). Para el aeropuerto se coordina
transporte interno o externo quien le entrega documentos al embarcador y a al agencia de
aduanas en el aeropuerto.

Se envían los documentos originales con la mercancía:

Para el embarcador: 1 sobre con los documentos del cliente y las cartas de responsabilidad (si
aplica)

El sobre para cliente con: 3 facturas originales

2 listas de empaque de exportación
1 certificado de origen (si aplica)
FCA (Terrestre).

Por Ipiales se despacha las exportaciones a Ecuador. Antes de despachar la mercancía para la
frontera se le informa al cliente y se lo solicitan los datos de su agente aduanal en Tulcán – Ecuador,
quienes son los autorizados para recoger la mercancía en Ipiales, estos datos se le informan a la
agencia de aduana contratada para que coordinen la operación. Se envían los documentos originales
con la mercancía a nombre del agente embarcador con:

1 sobre con los documentos del cliente:

3 factura original.
2 lista de empaque de exportación.
1 certificado de origen.

CIP (Aéreo - Terrestre) CIF (Maritimo) Seguro y Flete

CPT (Aéreo - Terrestre) CFR (Maritimo) Flete

Cuando exportamos en el término CIP, CPT (Aéreo) / CIF, CFR (Maritimo), Forjas Bolivar
contrata operación de transporte internacional hasta puerto o aeropuerto de destino. Si el embarque
es CIP y CIF se factura seguro y flete adicional al valor de la mercancía. En el caso que la orden de
compra indique CPT – CFR, se factura solo el flete internacional adicional al valor de la mercancía.

Luego de tener la factura, lista de empaque y el certificado de origen (si se requiere), se le informa
al cliente que la mercancía esta próxima a salir y se solicitan los itinerarios al embarcador según la
cotización.

CIP (Aéreo - Terrestre) CPT (Aéreo - Terrestre)

Al verificar la cotización de los fletes que están con la orden de compra se le consulta al
embarcador si continúan iguales o se busca una mejor oferta, se define el embarcador y se solicita
asignación de guía y reserva ante la aerolínea adjuntando factura y lista de empaque. Se despacha al
aeropuerto con transporte interno y es el mismo proceso descrito en el término FCA (Aéreo). Solo
que en este caso definimos el embarcador y pagamos los fletes.

CIF (Maritimo) Seguro y Flete

CFR (Maritimo) Seguro y Flete
Al igual que el anterior, se define con cual cotización trabajar y además se debe tener en cuenta las
fechas de los itinerarios informados, siempre se debe cumplir con que la mercancía llegue al menos
con dos días de anticipación al puerto de la fecha de cierre informada, y que las fechas sean acordes
a la necesidad del cliente. Se deben seguir los mismos pasos del despacho como se describe en el
FOB (Marítimo). El proceso de despacho se hace igual que las demás exportaciones.

DDP (Marítimo y aéreo) Seguro, Flete y Delivery en destino.

Se sigue el mismo proceso al CIP Y CIF incluyendo un bróker en país de destino que recibe,
nacionaliza y despacha la mercancía al cliente final. Para el caso en Estados unidos aplica un
BOND que es un permiso ante la aduana americana para que Forjas Bolivar actúe como importador.

6. Elaboración de declaración Jurada y Certificados de Origen.

Se debe elaborar declaración Jurada y certificado de origen en el aplicativo virtual de la DIANpara

los países que tienen actualmente acuerdos comerciales firmados y los productos estén negociados
dentro de estos acuerdos, cumpliendo con los criterios de origen establecidos. Se deben actualizar
las declaraciones juradas una vez estén vencidas. Las DJ tienen una duración de 2 años. Los
siguientes son los países donde se debe enviar la mercancía con certificado de Origen:

Comunidad Andina (Aladi): Ecuador, Perú y Bolivia.

AAP Numero 28 Venezuela.

TLC Chile, Formulario 258

TLC Usa, Formulario en Word.

A.C.E No. 72, Argentina y Brasil

G2- Mexico