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DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA
MUNICIPIO DE VILLANUEVA
NIT 892115198-0
Oportunidad Para Todos

PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y
REINDUCCIÓN

DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO

MUNICIPIO DE VILLANUEVA
2018

Palacio Municipal – Plaza Principal


Dirección: Carrera 8 # 12a - 47 Centro-Teléfono: (57) (5) 7772032 Fax:(57) (5) 7772032
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TABLA DE CONTENIDO

 PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN --------------------------------- 6

1. OBJETO --------------------------------------------------------------------------------- 6
2. ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------- 6
3. DEFINICIONES ----------------------------------------------------------------------- 6
4. NORMATIVIDAD ---------------------------------------------------------------------- 7
5. CONDICIONES GENERALES ----------------------------------------------------- 7
5.1. CLASIFICACIÓN ------------------------------------------------------------- 7
5.2. INTERRELACIONES ------------------------------------------------------- 8
5.3. RIESGOS Y CONTROLES ------------------------------------------------ 8
5.3.1.1. Riesgos ----------------------------------------------------------- 8
5.3.1.2. Puntos de control ----------------------------------------------- 8
5.4. POLÍTICAS Y NORMAS DEL PROGRAMA DE INDUCCIÓN --- 9
6. OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN ------------------------------------------ 11
7. PROGRAMA DE INDUCCIÓN --------------------------------------------------- 11
7.1. Recibimiento al Servidor Público --------------------------------------- 11
7.2. Ubicación del funcionario en la Entidad ------------------------------ 12
7.2.1. Temas relacionados con la entidad en general ----------- 12
7.2.2. Planes y programas institucionales--------------------------- 13
7.2.3. Prestaciones y servicios al personal --------------------------13
7.2.4. Actividades propias del cargo a ejecutar -------------------- 14
7.3. Ejecución programa de inducción ------------------------------------- 14
7.4. Evaluación programa de inducción ------------------------------------ 14
7.5. CONTENIDO PROGRAMA DE INDUCCIÓN ----------------------- 15

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TABLA 1. Contenido Programa de Inducción. --------------------- 15


TABLA 2. Contenido Programa de Inducción (Actividades
Generales). ------------------------------------------------------------------ 16
7.5.1. Estrategia pedagógica. ------------------------------------------ 16
7.5.2. Evidencias. ---------------------------------------------------------- 16
8. PROGRAMA DE REINDUCCIÓN ----------------------------------------------- 16
8.1. CONTENIDO PROGRAMA DE REINDUCCIÓN ------------------ 18
TABLA 3. Contenido Programa de Reinducción. ----------------- 18
TABLA 4. Contenido Programa de Reinducción (Actividades
Generales). ------------------------------------------------------------------ 18
8.2. Estrategia pedagógica. --------------------------------------------------- 19
8.3. Evidencias. ------------------------------------------------------------------- 19
9. FORMATO EVALUACIÓN PROCESO DE INDUCCIÓN Y
REINDUCCIÓN DEL PERSONAL ---------------------------------------------- 19
FORMATO 1. Evaluación del Proceso de Inducción y Reinducción. -- 20
10. FORMATO EVALUACIÓN PROCESO DE CAPACITACIÓN DEL
PERSONAL --------------------------------------------------------------------------- 21
FORMATO 2. Evaluación del Proceso de Capacitación. ----------------- 22

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TABLA DE FORMATOS

FORMATO 1. Evaluación del Proceso de Inducción y Reinducción. ----------- 20


FORMATO 2. Evaluación del Proceso de Capacitación. -------------------------- 22

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TABLAS

TABLA 1. Contenido Programa de Inducción. -------------------------------------------- 15


TABLA 2. Contenido Programa de Inducción (Actividades Generales). ----------- 16
TABLA 3. Contenido Programa de Reinducción. ----------------------------------------- 18
TABLA 4. Contenido Programa de Reinducción (Actividades Generales). -------- 18

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PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto, establecer las directrices para realizar
las actividades de inducción a todo el personal que ingresa a la Alcaldía
Municipal de Villanueva y a reorientar la integración del personal antiguo a
la cultura organizacional, en virtud de los cambios producidos en los
procesos.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica todas las actividades de inducción y reinducción
en la Alcaldía Municipal de Villanueva, incluye la participación directa del
Departamento Talento Humano. En este proceso participan todas las
personas que se encuentren activas laboralmente y las que estén en
proceso de ingreso.

3. DEFINICIONES

 INDUCCIÓN: Método que se utiliza para dar a conocer a los nuevos


servidores públicos la información básica de la organización y del cargo
a desempeñar.

 REINDUCCIÓN: Método que se utiliza para reforzar y dar a conocer a


los antiguos servidores públicos, los cambios de carácter organizacional,
técnico, normativo, o del cargo desempeñado.

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 PROGRAMA DE INDUCCIÓN: Es un proceso dirigido a iniciar al


funcionario, en su integración a la cultura organizacional durante los tres
meses siguientes a su vinculación. El aprovechamiento del programa
por el funcionario vinculado en período de prueba, deberá ser tenido en
cuenta en la evaluación de dicho período.

 PROGRAMA DE REINDUCCIÓN Está dirigido a reorientar la integración


del funcionario a la cultura organizacional, en virtud de los cambios
producidos a nivel organizativo, técnico o normativo que se produzca en
la entidad. Los programas de reinducción se impartirán a todos los
empleados por lo menos cada año, o antes, en el momento en que se
produzcan dichos cambios, e incluirán obligatoriamente un proceso de
actualización acerca de las normas sobre inhabilidades e
incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa.

4. NORMATIVIDAD
 Ley 443 de 1998.
 Ley 909 de 2004.
 Decreto 1567 de 1998.
 Estatuto Anticorrupción.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1. CLASIFICACIÓN
 PROCESO: Servicios Administrativos.
 SUBPROCESO: Departamento de Talento Humano.
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5.2. INTERRELACIONES

 PROVEEDOR: Dependencia a Cargo del Departamento de Talento


Humano.
 CLIENTE: Servidores públicos de la Alcaldía Municipal de
Villanueva.

5.3. RIESGOS Y CONTROLES

5.3.1. Riesgos

 No establecer con el nuevo servidor público un programa de


inducción.
 Elaborar y ejecutar un plan de inducción o reinducción que no
responda adecuadamente a las necesidades reales del cargo.
 No programar reinducción cada año de acuerdo con lo
establecido por ley.
 Inasistencia de funcionarios a las capacitaciones
programadas.

5.3.2. Puntos de control

 Llevar a cabo las actividades establecidas en el


procedimiento.
 Dejar registro del Programa de Inducción.

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 Estructuración de los Programas de Inducción o Reinducción,


basado en las orientaciones de la entidad y las necesidades
del cargo.
 Registro y Control de los asistentes a los eventos de inducción
o reinducción programados y constancia de las asistencias en
las hojas de vida de los funcionarios.
 Definir al principio de cada año en el plan de capacitación y
formación las actividades de Reinducción.

5.4. POLÍTICAS Y NORMAS DEL PROGRAMA DE INDUCCIÓN

 La Dependencia a cargo es el Departamento de Talento Humano,


conjuntamente con los jefes inmediatos donde esté ubicado el nuevo
funcionario, deben ser los encargados de realizar el proceso de
Inducción de la Alcaldía Municipal de Villanueva.

 Todo el personal que ingrese a la entidad debe ser sometido al


proceso de inducción, con el fin de facilitar la información que
permita lograr la identificación con la organización, de tal forma que
su incorporación cubra todos los aspectos de un adecuado ajuste a
su puesto de trabajo.

 El Programa de Inducción, deberá ser evaluado periódicamente por


el Proceso Gestión Administrativa, conjuntamente con el Jefe
Inmediato, con el fin de realizar los ajustes necesarios que aseguren
la permanencia del programa.
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 El Programa de Inducción, debe estar sujeto a cualquier cambio que


se produzca en la Alcaldía Municipal de Villanueva, con el objeto de
mantenerlo actualizado.

 La Dependencia a cargo de la Gestión del Talento Humano


conjuntamente con los Jefes Inmediatos donde esté ubicado el
nuevo trabajador, deben ser los encargados de dar a conocer el
Programa de Inducción de la Alcaldía Municipal de Villanueva.

 La Dependencia a Cargo de la Gestión del Talento Humano debe


informar todo lo relacionado con la Alcaldía Municipal de Villanueva,
Misión, Visión, Historia, Estructura Organizativa, prestaciones de ley
y servicios al personal, Código de Ética y Buen Gobierno, Comités
Institucionales y todo aquello que tenga relación con la entidad.

 El funcionario tiene las siguientes obligaciones con relación a la


capacitación: Asistir a los programas de inducción o reinducción,
según su caso, impartidos por la entidad. Los programas de
reinducción se impartirán a todos los funcionarios por lo menos cada
año, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e
incluirán obligatoriamente un proceso de actualización acerca de las
normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que
regulan la moral administrativa.

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6. OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN

 Familiarizar al servidor Público nuevo con la misión de la Alcaldía Municipal


de Villanueva y su estructura organizativa y modelo de procesos.
 Iniciar la integración del servidor a los valores y propósitos institucionales.
 Crear sentido de pertenencia en el nuevo Servidor Público.
 Instruir a los servidores públicos nuevos sobre los asuntos relacionados con
las dependencias, responsabilidades individuales, deberes y derechos.
 Iniciar el acercamiento a los compañeros para la integración a los equipos
de trabajo.

7. PROGRAMA DE INDUCCIÓN
La inducción se llevará a cabo al ingreso de nuevos funcionarios a la entidad,
con ésta se busca facilitarle el proceso de integración a la cultura
organizacional. Al personal que ingresa a la entidad, se le realiza el proceso de
inducción dependiendo el cargo, así:

7.1. Recibimiento al Servidor Público


En esta fase se pretenden utilizar como estrategias las siguientes:

 Posesionar a los funcionarios nombrados en un acto formal


con presencia de nivel directivo de la entidad.
 Dirigir comunicación escrita al nuevo funcionario donde se
manifieste la complacencia de la entidad con su vinculación.

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Estas estrategias permitirán significar la importancia que para la


entidad tiene su vinculación, así como la responsabilidad que asume
frente a ésta y la comunidad en su calidad de Servidor Público.

7.2. Ubicación del funcionario en la entidad


En esta fase se pretenden utilizar como estrategias las siguientes:

 Informar acerca de la entidad: misión, visión, directivos,


normas que la rigen, planta física.
 Socializar el Código de Ética y Buen Gobierno, las funciones
de su cargo consagradas en el manual de funciones y
competencias laborales; y el manual de procedimientos.
 Presentar a sus compañeros de trabajo.

Con estas estrategias se pretende que el servidor Público conozca la


entidad facilitando su incorporación a la vida Institucional, en los
siguientes aspectos:

7.2.1. Temas relacionados con la entidad en general

 Misión, Visión, objetivos.


 Código de Ética.
 Código de Buen Gobierno.
 Estructura Organizativa.
 Mapa de Procesos.
 Políticas Institucionales.
 Mapa de Riesgos.

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 Comités Institucionales.
 Normas de seguridad.
 Sistemas de Información y Comunicación.

7.2.2. Planes y programas institucionales

 Planes Generales: Plan de Desarrollo Municipal, Plan de


Desarrollo Territorial, Plan Operativo Anual de Inversiones,
Plan Anual de Adquisiciones, Plan de Acción Sectorial.

 Planes, Programas y Proyectos especiales: Plan y


Programa de Capacitación, Planes y Programas de Bienestar
Social e incentivos, Programa de Salud Ocupacional. Plan
Anticorrupción, Sistemas de Evaluación.

7.2.3. Prestaciones y servicios al personal

 Política salarial y de compensación (primas, prestaciones,


entre otros).

 Vacaciones.

 Capacitación y desarrollo: normatividad, reglamentaciones,


programas.

 Reglamentación Empleos de Carrera Administrativa, en


provisionalidad y período de prueba.
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 Permisos.

 Certificaciones laborales.

 Evaluación del Desempeño.

7.2.4. Actividades propias del cargo a ejecutar

 Manual de funciones y competencias laborales.

 Manual de Procedimientos.

 Código Disciplinario Único.

7.3. Ejecución programa de inducción


El empleado tiene la obligación de asistir al programa de inducción
según lo establecido en el Programa de inducción, el jefe de
personal o su delegado tiene la responsabilidad de garantizar que se
ejecute éste a cabalidad o de reprogramar las actividades según sea
el caso.

7.4. Evaluación programa de inducción


Una vez se ha ejecutado la inducción al funcionario se lleva a cabo la
respectiva evaluación con la finalidad de conocer el grado de
comprensión de los temas tratados y reforzar los temas que registró
debilidades.

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7.5. CONTENIDO PROGRAMA DE INDUCCIÓN

TABLA 1. Contenido Programa de Inducción.

No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO


Programar la inducción al nuevo
funcionario a través del cronograma
1 Jefe Inmediato 30 Min
establecido por la entidad o concertado
con el Jefe Inmediato
Secretario de Gobierno y
Presentar al nuevo servidor público a los
2 Asuntos Administrativos y Jefe 30 Min
funcionarios de la Entidad
Inmediato
Contextualización al sistema Público.
Exponer al nuevo funcionario los
fundamentos y filosofía de la Entidad
3 Secretario de Planeación 1 Hora
Territorial: Misión, Visión, Políticas,
Objetivos. Código de Ética. - Código de
Buen Gobierno
4 Exposición Planes Generales. Secretario de Planeación 3 Horas
Exposición Planes y Programas de Secretario de Gobierno y
5 1 Hora
Gestión del Talento Humano Asuntos Administrativos
Orientación prestaciones sociales y Secretario de Gobierno y
6 1 Hora
servicios al personal Asuntos Administrativos
Exposición Régimen del Servidor Público Secretario de Gobierno y
7 1 Hora
(Derechos y deberes) Asuntos Administrativos
Exposición Sistema de Control Interno
8 Jefe de Control Interno 2 Horas
(MECI)
Sistema de Información y de Atención al
9 Ciudadano (Gestión Documental y Jefe de Control Interno 2 Horas
Ventanilla Única)
Socialización y explicación de las
funciones a desempeñar en el cargo.
10 (Manual de funciones y competencias Jefe Inmediato 4 Horas
laborales. - Manual de Procedimientos.
Fichas de Indicadores. Controles)

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TABLA 2. Contenido Programa de Inducción (Actividades Generales).

ACTIVIDADES GENERALES
Entregar Memorias de los temas,
Secretario de Gobierno y
documentos y disposiciones normativas
1 Asuntos Administrativos y Jefe 20 Min
abordados en las actividades de
Inmediato
inducción
Evaluar el grado de entendimiento por
parte del funcionario de los temas vistos Secretario de Gobierno y
2 en cada actividad de inducción para Asuntos Administrativos y Jefe 10 Min
conocer en cuales aspectos es Inmediato
necesario reforzar
Efectuar el registro de los asistentes o Secretario de Gobierno y
3 participantes a cada actividad de Asuntos Administrativos y Jefe 20 Min
inducción y reinducción Inmediato

7.5.1. Estrategia pedagógica:

 Exposición y conversatorio.

7.5.2. Evidencias:

 Registro de asistencias por cada actividad de inducción


realizada.
 Registro de entrega de memorias.
 Formato de evaluación diligenciado por los participantes
por cada actividad de inducción.

8. PROGRAMA DE REINDUCCIÓN
Los programas de reinducción se impartirán a todos los funcionarios por lo
menos cada año, o antes, en el momento en que se produzcan los cambios, e
incluirán obligatoriamente un proceso de actualización acerca de las normas
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sobre contratación estatal, inhabilidades e incompatibilidades y de las que


regulan la moral administrativa.

Las actividades de reinducción se planifican en el Plan Institucional de


Capacitación y Formación, en el cual se pueden definir los siguientes temas:

 Actualización y avances normativos que inciden en el funcionamiento de


la entidad.

 Formulación, Actualización o Ajuste del Plan Básico de Ordenamiento


Territorial, Plan de Desarrollo Municipal y de políticas públicas.

 Redefinición de la visión institucional, establecimiento de metas y


procedimientos, simplificación de trámites; diseño, formulación y gestión
de proyectos; implementación y aplicación de sistemas de información y
comunicación.

 Determinación y actualización de Indicadores de Gestión, Mapas de


Riesgo, Políticas de Operación y Controles.

 Revisión, renovación y afianzamiento de los valores que han de


sustentar la atención y prestación del servicio público a la ciudadanía.

El empleado tiene la obligación de asistir a los programas de Reinducción


según lo establecido en el Plan institucional de Capacitación y Formación,
la asistencia a estas quedará consignada en el formato Control de
Asistencia.

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8.1. CONTENIDO PROGRAMA DE REINDUCCIÓN

TABLA 3. Contenido Programa de Reinducción.

No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO

Programar la reinducción a los


funcionarios a través de las necesidades
1 Jefe Inmediato 30 Min
institucionales o de lo servidores y oferta
académica de las entidades
Contextualización del tema de e Secretario de Gobierno y
importancia para la entidad articulado al Asuntos Administrativos
2 1 Hora
modelo de operación por procesos, Plan Conferencista
de Desarrollo y Plan de Acción Sectorial
Secretario de Gobierno y
Asuntos Administrativos
3 Exposición del tema Indeterminado
Conferencista

Secretario de Gobierno y
Asuntos Administrativos
4 Conclusiones 1 Hora
Conferencista

TABLA 4. Contenido Programa de Reinducción (Actividades Generales).

ACTIVIDADES GENERALES
Secretario de Gobierno y
Entregar Memorias de los temas,
Asuntos Administrativos
documentos y disposiciones normativas
1 Conferencista 10 Min
abordados en las actividades de
Jefe Inmediato
inducción
Evaluar el grado de entendimiento por
parte del funcionario de los temas vistos Secretario de Gobierno y
2 en la actividad de reinducción para Asuntos Administrativos o Jefe 10 Min
conocer en qué aspectos es necesario Inmediato
reforzar
Efectuar el registro de los asistentes o Secretario de Gobierno y
3 participantes a cada actividad de Asuntos Administrativos o Jefe 20 Min
inducción y reinducción Inmediato

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8.2. Estrategia pedagógica

 Exposición y conversatorio.
 Teórico – práctico.

8.3. Evidencias

 Registro de asistencias por cada actividad de reinducción realizada.


 Registro de entrega de memorias.
 Formato de evaluación diligenciado por los participantes por cada
actividad de reinducción.

9. FORMATO EVALUACIÓN PROCESO DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN


DEL PERSONAL

El presente instrumento tiene por finalidad recopilar información que permita


evaluar el Programa de Inducción, aplicado a personal que ingresa a la
Alcaldía Municipal de Villanueva, con el fin de realizar correctivos necesarios
para el mejoramiento del mismo.

Instrucciones.

1. Lea el cuestionario detenidamente.


2. Marque con una equis (X) la respuesta que usted considere viable.
3. No deje preguntas en blanco.
4. El cuestionario es anónimo, por lo tanto no es necesario identificarlo.

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FORMATO 1. Evaluación del Proceso de Inducción y Reinducción.

FECHA :
PROCESO CARGO
INDUCCIÓN REINDUCCIÓN FUNCIONARIO CONTRATISTA

NOMBRE DE FUNCIONARIO O CONTRATISTA :

RESPONSABLE :

No. ASPECTOS A EVALUAR EXCELENTE BUENO REGULAR DEFICIENTE

1 Ambiente físico
a El espacio físico (sala) donde se dictó la inducción fue:
b La iluminación y el sonido de la sala fue:
2 De qué manera se cumplió el horario
3 Material de apoyo
Recibió algún material didáctico impreso (folletos,
a SI NO
manuales, etc.) durante la inducción:
El material didáctico que recibió durante la inducción/
b
reinducción completó todos los renglones de su interés:
Considera usted que la cantidad y calidad del material
c
didáctico fue:
d Los medios audiovisuales utilizados fueron:
4 Desenvolvimiento de los facilitadores
a El dominio del tema por parte de los facilitadores fue
b La explicación del tema por parte de los facilitadores fue:
c El conocimiento del tema fue percibido como:
5 Recibió la bienvenida por parte del jefe inmediato SI NO
6 El jefe inmediato le presento a sus compañeros de trabajo SI NO
Se le suministró la orientación e información necesaria
7 SI NO
para ocupar el cargo:

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Recibió información de parte del Jefe Inmediato en cuanto a
8 SI NO
la descripción de su cargo
Considera que la información recibida le permite
9 SI NO
identificarse con entidad
10 Contenido del programa
Se le suministró información general de la entidad en
a cuanto a: objetivos, estructura, políticas, normas, misión y SI NO
visión
11 Se le dio la bienvenida al ingreso SI NO
12 Se le informó con relación a sus deberes y derechos:
Recibió material didáctico con información relativa a la
13 SI NO
entidad y sus beneficios
Considera que la charla recibida le proporciona aportes
14 SI NO
para desempeñar las labores que le sean encomendadas:

PREGUNTAS GENERALES
1 ¿Qué aspectos positivos destaca del programa?

2 ¿Cuáles fueron los aspectos menos valiosos?

10. FORMATO EVALUACIÓN PROCESO DE CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

Es para nosotros muy importante conocer sus comentarios y sugerencias, con


el objeto de realizar un seguimiento oportuno a nuestros procesos de
capacitación. Marque con una X la repuesta que considere.

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FORMATO 2. Evaluación del Proceso de Capacitación.

FECHA :
PROCESO CARGO
INDUCCIÓN REINDUCCIÓN FUNCIONARIO CONTRATISTA

NOMBRE DE FUNCIONARIO O CONTRATISTA :

RESPONSABLE :

No. ASPECTOS A EVALUAR SI NO


SATISFACCIÓN DEL SERVICIO
1 ¿La capacitación que recibió, lleno sus expectativas?
¿Cree usted que el contenido dela capacitación que recibió
2
es necesario para su formación y conocimiento?
3 ¿Le fue informado y explicado el objeto de la capacitación?
¿Considera usted, que con la capacitación recibida le
4
aporta para mejorar en conocimiento de la entidad?
¿Las explicación y / o ejemplos son entendibles en el
5
proceso de capacitación?
No. ASPECTOS A EVALUAR EXCELENTE BUENO REGULAR DEFICIENTE

METODOLOGÍA DE LA CAPACITACIÓN
1 ¿El orden que tuvo la capacitación fue?
2 ¿El material didáctico fue?
3 Atendieron de observaciones e inquietudes
4 Evalúe la orientación recibida

Palacio Municipal – Plaza Principal


Dirección: Carrera 8 # 12a - 47 Centro-Teléfono: (57) (5) 7772032 Fax:(57) (5) 7772032

22 | P á g i n a
REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA
MUNICIPIO DE VILLANUEVA
NIT 892115198-0
Oportunidad Para Todos

No. ASPECTOS A EVALUAR EXCELENTE BUENO REGULAR DEFICIENTE

EVALUACIÓN DEL FUNCIONARIO QUE LE DIO LA CAPACITACIÓN


¿Cómo fue el trabajo del capacitador en el desarrollo del
1
tema?
¿La metodología utilizada por el capacitador fue ordenado y
2
relaciono los temas adecuadamente?
¿El capacitador tuvo dominio del tema y atendió las
3
observaciones e inquietudes?
¿Cómo fue la motivación del orientador para la
4
participación de los funcionarios?

Palacio Municipal – Plaza Principal


Dirección: Carrera 8 # 12a - 47 Centro-Teléfono: (57) (5) 7772032 Fax:(57) (5) 7772032

23 | P á g i n a

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