TEMA-2.

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Técnicas de Protocolo y Organización de Eventos

3º Grado en Publicidad y Relaciones Públicas

Facultad de Ciencias de la Comunicación

Universidad de Málaga

Reservados todos los derechos.

No se permite la explotación económica ni la transformación de esta obra. Queda permitida la impresión en su totalidad.
 TEMA 2 - PRINCIPIOS BÁSICOS DEL PROTOCOLO. TIPOLOGÍA Y NORMATIVA DE APLICACIÓN

No se permite la explotación económica ni la transformación de esta obra. Queda permitida la impresión en su totalidad.
1. Principios básicos del protocolo

2. Tipología: tipos de actos y tipos de protocolo

3. Normativa

1. PRINCIPIOS BÁSICOS DEL PROTOCOLO

3 principios en torno a los que gira la organización de los actos:

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Ordenar el desarrollo de los actos, según la clase, la naturaleza y los fines.

Ordenar jerárquicamente el acto. La jerarquía puede ser:

 Temporal (momentos que deben ser resaltados porque son más relevantes.
Ejemplo: entrega de diplomas, juramento de la toma de posesión de un cargo,
imposición de condecoraciones…).

 Espacial (presencia y situación de los símbolos, elección del lugar preferente

para la presidencia, definición de los sitios destacados…).

 Personal (lugar concreto que ocupan, orden de precedencias).

Realzar los acontecimientos oficiales e institucionales.

3 elementos interrelacionados que siempre deben ser tenidos en cuenta:

El orden / precedencia
El protocolo indica el lugar que corresponde a una persona o autoridad en un acto. Esta
norma varía según el tipo de protocolo empleado. Sirve para evitar confrontaciones
entre las distintas personalidades a las que deben asignarse los distintos espacios y
lugares.

El lugar
El protocolo fija la posición exacta en la que deben situarse las personas o los símbolos
que intervienen en el acto según su ordenación, importancia o cargo. Esta asignación de
precedencias y ubicaciones debe ejecutarse conforme al tratamiento debido.

El tratamiento
El protocolo indica el modo en que se debe hacer referencia a ciertas personalidades al
dirigirse a ellas o mencionarlas. Los tratamientos se usan preferentemente en versión
escrita pero también pueden ser verbales.

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 3 conceptos incluidos en el protocolo

El ceremonial
Es un conjunto de formalidades que se fijan para el correcto desarrollo de un acto
público o solemne. El ceremonial es la forma y el protocolo la norma. El ceremonial no
crea jerarquías, solo las reconoce, tampoco inventa honores ni los otorga, solo establece
un orden que facilite las relaciones.

La etiqueta

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Conjunto de reglas de cortesía y buenos modales que guían las relaciones personales
en un acto o evento.

Las reglas de cortesía

Son las muestras de respeto y aceptación de los usos y costumbres de un determinado
lugar en un momento singular.

Diferencia entre protocolo, ceremonial y etiqueta

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Protocolo (Regla Obligatoria). El protocolo determina las reglas a seguir en un acto.
Ceremonial (Formalidad). El ceremonial especifica las formalidades.
Etiqueta (Reglas de Decoro). La etiqueta distingue el acto con solemnidad,
comportamientos y cortesía.

* El ceremonial es la forma y el protocolo la norma

Norma de protocolo: la persona más importante se sienta a la derecha si son dos, o al

centro sin son tres.
Norma de etiqueta: comer con la boca cerrada.

Principios del protocolo

La presidencia
Hace referencia al cargo o dignidad de presidir, es decir de ocupar el primer puesto en
un acto.
Es la persona que preside un acto y ocupa un lugar destacado.
La presidencia se fija en relación al orden y los espacios.
Siempre ocupa un lugar destacado y se diferencia habitualmente del resto con una silla
o sillón de tamaño superior al resto.
Puede ser unipersonal (solo un individuo) o bipersonal (si dos individuos comparten la
presidencia).

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 La vexilología
Es la ciencia que estudia las banderas, el simbolismo y el empleo oficial e institucional
de las banderas. Es decir, la ciencia que estudia el significado y disposición de las
banderas.
El término vexilología proviene el latín y del griego. Del latín proviene la primera parte
el vocablo vexillum (bandera) y del griego, la segunda, logos (conocimiento).
El diccionario de la Real Academia Española nos define vexilología como la "disciplina
que estudia las banderas, pendones y estandartes”.

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La persona que se dedica al estudio de las banderas se le denomina vexilólogo.

Estandartes.

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Pendones.

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 2. TIPOLOGÍA: TIPOS DE ACTOS Y TIPOS DE PROTOCOLO

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A. Oficiales o no oficiales:
según la asistencia o no de autoridades en calidad de organizadores.
2.1.
Tipos de B. Públicos o privados:
actos según el organizador, el número de asistentes, la naturaleza del acto y
el tipo de acceso.

A.1. ACTOS OFICIALES

Son organizados por una institución del Estado en todos sus ámbitos, ya sea nacional, regional

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o local:

Jefatura del Estado (Casa Real).

Poder legislativo a nivel nacional (Congreso y Senado) y regional (parlamento

autonómico).

Poder judicial a nivel nacional (Tribunal Supremo, Tribunal Constitucional y Consejo

General de Poder Judicial) y regional (tribunales superiores de justicia).

Ejército.

Pueden ser:

Actos de carácter general. Organizados por una institución del Estado (Gobierno y Corona) en
todos sus ámbitos, ya sea nacional, regional o local con ocasión de conmemoraciones o
acontecimientos nacionales, autonómicos, provinciales o locales. En este tipo de actos oficiales
el protocolo tiene normas de obligado cumplimiento en nuestro país, legisladas de manera
concreta (RD 2099/1983 y si lo organiza una comunidad autónoma o entidad local, además del
real decreto, se rige por la normativa autonómica o local y por los usos y costumbres).

Ejemplos. Desfile de las Fuerzas Armadas del 12 de octubre (lo organiza el Estado).
El juramento del cargo de los Ministros (lo organiza el Gobierno).
Recepción de una autoridad extranjera en visita oficial a España.
Día de Andalucía.

Actos de carácter especial. Organizados por determinadas instituciones, organismos o

autoridades, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos propios del ámbito específico
de sus servicios, funciones y actividades. Cualquier institución que organice eventos hacia su
interior, como un acto propio de un ministerio o una comunidad, de autoridades eclesiásticas,
militares, judiciales o algún otro tipo de institución pública. La precedencia puede venir
determinada por la propia legislación particular que cada una de las instituciones que
intervienen en el acto tengan.

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 Ejemplos. La imposición de la insignia de la ciudad a un personaje destacado (lo organiza
el Ayuntamiento, pero es un acontecimiento propio de un ámbito específico).
Festividad de la Patrona de la Guardia Civil.
Día de las Fuerzas Armadas.

Para que un acto sea de carácter general hay que tener en cuenta ¿quién lo organiza? Y ¿qué
se organiza?

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A.2. ACTOS NO OFICIALES

Son organizados por cualquier otra entidad no oficial, normalmente personas o instituciones del
sector privado (confesión religiosa, asociación deportiva, empresa...).

El protocolo será determinado por el anfitrión. El protocolo lo determina el anfitrión, aunque el

tipo de acto siga siendo no oficial.

Serán presididos por quien los organiza, aunque éste podrá ceder su puesto si lo estima
conveniente, y en tal caso pasará a ocupar el lugar inmediato.

Si a estos actos acuden personalidades o cargos políticos, religiosos o militares (autoridades

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oficiales) habrá que tener en cuenta el Protocolo Oficial.

B.1. ACTOS PÚBLICOS

Se desarrollan en un entorno público y tienen un amplio número de asistentes, con acceso por
invitación o con acceso libre. Algunos ejemplos serían las conferencias, las presentaciones de
libros, los eventos deportivos como partidos de fútbol, procesiones, coronaciones en monarquías,
verbenas populares, funerales oficiales, exposiciones, conciertos, ferias internacionales o
congresos. Pueden ser:

Actos públicos oficiales. Organizados por personas físicas o jurídicas que forman parte
de la estructura oficial de los estados, organismos paraestatales (ONU, UE...) y las
administraciones públicas.

Ejemplos: toma de posesión de presidentes, conmemoraciones de fiestas

nacionales, celebraciones religiosas en estados confesionales, imposición de
condecoraciones, bodas, bautizos o funerales de miembros de la familia real.

Actos públicos no oficiales. Organizados por personas físicas o jurídicas como empresas,
organizaciones de carácter político, sindical o empresarial, asociaciones profesionales,
vecinales, culturales, confesiones religiosas en estados no confesionales, ONG,
fundaciones, etc. Responden sólo a los intereses organizacionales y tienen mecanismos
de control propios. Si las organizaciones convocantes tienen normas propias de
ceremonial las aplican en sus actos y si a ellos acuden autoridades o instituciones
oficiales las harán compatibles con las normativas oficiales.

Ejemplo: un acto organizado por un colegio sería público.

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 B.2. ACTOS PRIVADOS

Tienen pocos asistentes, son menos formales y tienen la entrada restringida.

Su carácter privado no significa necesariamente que se realicen en secreto o de

modo informal.

No existe norma que regule su organización y los convocantes tienen libertad para invitar,
ordenar y diseñar a su gusto.

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Los actos privados pueden ser:
Formales (bodas, bautizo, comuniones o eventos corporativos)
Informales (reuniones de amigos)

Algunos detalles a tener en cuenta...

El concepto de acto público es opuesto al de acto privado.

El concepto de acto público NO es opuesto al de acto oficial pero no tiene porqué ser
oficial. Error identificar acto público con acto oficial. No siempre tienen por qué
coincidir.

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No debemos confundir actos públicos con oficiales y privados con no oficiales. Es decir,
puede existir un acto privado oficial (pleno municipal o consejo de ministros) y un acto
público no oficial (mitin de un partido político).

Las autoridades también realizan actos privados.

Actos públicos mixtos: personas del sector público y privado.

Una empresa puede organizar actos privados o actos públicos no oficiales.

*Consultar esquemas aclarativos 1 y 2 de la última página

A. Protocolo en la esfera pública:

Protocolo oficial (militar, de Estado, de la realeza, diplomático, de las
Universidades (actos donde intervenga el rector, las graduaciones no
entrarían como actos oficiales)...).
2.1.
Protocolo no oficial (empresarial, religioso, deportivo…).
Tipos de
protocolo
B. Protocolo en la esfera privada:
Protocolo social formal (bodas, bautizos, comuniones…).
Protocolo social informal (reuniones familiares o de amigos).

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 Protocolo oficial

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Es el conjunto de técnicas, basadas en la normativa legal y en los usos y costumbres para la
organización de actos oficiales (por la Corona, la Jefatura del Estado, el Gobierno y sus
ministerios, las comunidades autónomas y la Administración Local).

Tienen una normativa específica (Real Decreto 2099/1983, del 4 de agosto, por el que se
aprueba el Ordenamiento General de Precedencias del Estado). Gracias a su regulación resulta
fácil la ordenación.

Protocolo empresarial
Son las normas que se aplican en el seno de una empresa para regular las relaciones internas y
externas en los actos sociales. Se inspira en el protocolo oficial.

Protocolo social
Son una serie de acuerdos tácticos que, con el uso, se convierten en convencionalismos.

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Protocolo académico
Regula todos los actos organizados en el seno de una institución académica.

Protocolo internacional
Se usa para simplificar y unificar las relaciones internacionales entre entidades públicas o
privadas y organizaciones internacionales con el fin de salvar las diferencias culturales.

Se enlaza con el protocolo diplomático, encargado de establecer el conjunto de normas que

todo representante político debe seguir, en la interacción con otros representantes políticos de
diferente nacionalidad

Protocolo religioso
Es aquel que regula los actos de una institución religiosa o en el que
participan sus representantes.

Protocolo en actos deportivos

Reglas empleadas para unificar las celebraciones de carácter deportivo, especialmente aquellas
en las que intervienen participantes de diferentes nacionalidades

Protocolo de atención
Instrucciones que deben seguirse para atender de forma estandarizada determinadas
situaciones que se dan en el seno de una organización. Normalmente se refieren a la atención
al cliente, visitantes, inspecciones, etc.

Protocolo de seguridad
Pautas a tener en cuenta para salvaguardar la integridad de todos los asistentes a un
evento concreto.

Protocolo de banquetes y comidas

Normas que rigen un comportamiento adecuado en la mesa.

Protocolo de normas de expresión y comportamiento en internet

Aplicación de las normas de cortesía al nuevo tipo de comunicación que supone la red

*Consultar esquemas aclarativo 3 de la última página

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 Esquema aclarativo 1. Tipos de eventos.

Oficiales
Públicos
No oficiales
2.1.
Tipo de actos Formales
Privados
Informales

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Esquema aclarativo 2. Tipos de eventos.

2.1. Tipos de actos

Esfera de aplicación Carácter de los actos

a) Oficial. Todo lo que tiene que ver con el

Esfera pública (actos públicos) Estado, casa real, etc.).
b) No oficial. Todo lo contrario al anterior.

Reservados todos los derechos.

a) Formal
Esfera privada (actos privados)
b) Informal

Esquema aclarativo 3. Tipos de protocolo.

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