INVESTIGAR 1: eficiencia de la gestión archivística en las instituciones públicas en el Perú

La gestión archivística en el país, que ha tenido como base el desarrollo de normas y políticas, la
profesionalización y capacitación archivísticas, y la materialización del procesamiento técnico archivístico,
hoy en día se ve influenciada por la llamada transformación digital. Esta cuarta revolución industrial que, a
su vez, debe considerar la política nacional anticorrupción, el buen gobierno y la transparencia y acceso a
la información pública, se presenta como un gran reto que debemos asumir para continuar en el camino de
una buena gestión archivística nacional.

¿Cómo beneficia a mi empresa la gestión eficiente de archivos?

Cuando una pyme digitaliza sus archivos y automatiza sus procesos, deja atrás los trabajos de archivado
físico que tanto tiempo conllevan, aumentando así su eficiencia y eficacia, mejorando la productividad, las
tareas prioritarias del negocio y con los clientes, y ahorrando espacio.

El software de gestión documental permite archivar, gestionar y procesar digitalmente toda la

información de manera eficaz y segura. Apoyándose en la tecnología las empresas pueden olvidarse de
las montañas de papel acumuladas a lo largo de los años y de los problemas de falta de espacio y pérdida
de documentación. Con la gestión documental digital se mejora la productividad y la eficiencia, ya que
se puede acceder a cualquier documento de forma inmediata sus ventajas son:
 Mayor productividad, ya que tus empleados no perderán tiempo buscando documentos
 Ahorro de costes en los procesos en papel
 Mayor espacio disponible en tu oficina
 Acceso desde cualquier lugar con conexión a Internet
 Cero riesgos en pérdidas accidentales de documentos
 Archivo seguro y con acceso controlado
 Cumplimiento de la normativa de protección de datos
Programas de gestión de archivos más utilizadas en mi país son:
 Google Docs. 4.7 (27,485) #1.
 Google Drive. 4.8 (26,328) #2.
 Dropbox Business. 4.5 (20,671) #3.
 Google Works pace. 4.7 (13,842) #4.
 Microsoft 365. 4.6 (12,911) #5.

PUNTOS CLAVE PARA ESE EQUILIBRIO, PARA ESA EFECTIVIDAD

1. ACCESIBILIDAD.  La facilidad de recuperar, encontrar los documentos, agilizando así

el tránsito empresarial, vinculado con la productividad de la entidad. La capacidad de
poder trasladar la información sin dificultad, de modo cómodo y efectivo y poder
compartirla a través de una red o de un sitio de almacenamiento (Cloud).  Destacar
que se comparte y se traslada la información no su soporte, ahorrando tiempo,
espacio y papel.
 CUMPLIMIENTO. Toda gestión documental para que sea eficaz y eficiente, debe de
seguir y cumplir una serie de reglas (normas, normativas, directrices …)

Esto involucra el asegurarse que la información contenida en los documentos almacenados,

tanto físicos como digitales, esté sujeta de acuerdo con las últimas leyes, normas aprobadas. Esto
se traduce a fiabilidad empresarial.
INVESTIGAR 2: iluminación led y su efecto de deterioro en los documentos archivísticos

¿Como debe ser la iluminación de un archivo?

En la conservación de documentos es recomendable contar con iluminación adecuada, la
radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux

En condiciones ideales, los documentos solo deberían exponerse a la luz mientras

se usan, Es muy importante no exponer los documentos a la luz solar directa, ya
que ésta contiene muchos rayos ultravioleta e infrarrojos que rompen las cadenas
moleculares de las fibras de celulosa. Cuando se necesite consultar un documento
es mejor utilizar la luz eléctrica, que es menos dañina y más fácil de controlar en
intensidad, aunque también debemos tener cuidado con el calor emitido por estas
luces.
¿Qué color de luces LED es mejor para hacer tarea?
La luz LED blanca y neutra se encuentra en medio del espectro de temperatura de color, siendo
la más conveniente para estudiar. Esto debido a que imita cercanamente a la luz natural.

Ventajas de la iluminación LED
 Menor consumo energético. ...
 Mayor vida útil. ...
 Alta eficiencia. ...
 Versatilidad. ...
 Son regulables. ...
 No emiten calor. ...
 Instalación rentable a medio plazo
Daño en los papeles o documentos
Entre los daños que ocasiona la energía luminosa podemos mencionar: El debilitamiento y friabilidad
(fragmentación) de las fibras de la celulosa que puede hacer que el papel se decolore, se vuelva amarillo o
se oscurezca, ya que la luz actúa como catalizador de la oxidación
as ventajas de la iluminación led son múltiples y muy importantes. Siempre se habla
del ahorro energético, así como del ahorro en la factura de la luz, pero son muchas más las
ventajas y beneficios que la iluminación led puede aportar a tu hogar. En este post, hemos
recopilado hasta 10 ventajas en las que comprobarás el gran valor que
las luminarias led puede aportar a tu hogar.
Los avances tecnológicos permitieron la evolución de los diodos emisores de luz (led, son las
siglas en inglés) Y se fueron perfeccionando para obtener un mayor rendimiento lumínico.

Los productos basados en la tecnología led permiten a decoradores y

arquitectos conseguir efectos especiales con luz blanca y de colores, que eran impensables
hasta hace algunos años por el costo que implicaban.
INVESTIGAR 3:LOS diferentes isos de calidad de gestión documental
 UNE- ISO 30301.  Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, cuya primera versión se
aprobó en el año 2011.

La nueva UNE-ISO 30301 facilita a las organizaciones una buena gestión de sus documentos en

cualquier formato

Norma ISO 13008

Esta norma enfatiza en la preservación, la autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad de los

documentos mediante procedimientos de conversión o migración de documentos electrónicos, con la
finalidad de reducir riesgos. Recoge las fases de planificación, pruebas, conversión o migración, validación,
aprobación y documentación.

Norma ISO 23081

Normaliza los metadatos mediante una descripción estandarizada de los documentos y determina los
tipos que se requieren, tanto los iniciales como los posteriores a la incorporación de la documentación.
Estos son los metadatos sobre el mismo documento, sobre procedimientos, políticas y regulaciones, sobre
agentes, sobre actividades de gestión y sobre actividades de gestión de documentos .

norma NB/ISO 26122.

Encargado de Gestión Documental, Brindar herramientas técnicas teórico/práctico para la implementación de

Sistema de Gestión Documental en Empresas Privadas, Públicas, Cooperativas, Bancos, Salud y Otras
Organizaciones. Establecer procedimientos para la Creación y Control de documentos, 

La ISO 30300 abarca un marco de gobernanza para los documentos y:

Diferencia el contenido, el propósito y el soporte, de los procedimientos y responsabilidades, estableciendo

una sistematización de la gestión documental.

Referencia y determina la transparencia a través de la rendición de cuentas, las responsabilidades y las

competencias en los procesos documentales y sus aplicaciones.

Potencia la eficiencia en su diseño e implantación del sistema de gestión documental.

Permite evaluar y fortalecer el sistema de gestión en cuanto a calidad y mejora continua.

Norma ISO 15489

Es un marco de buenas prácticas que establece los requisitos básicos para sistematizar la creación y
mantenimiento de los documentos de una organización (política y objetivos).
INVESTIGAR 4: sistema de gestión de calidad

Beneficios de la gestión documental en la gestión de calidad

Además de la gran importancia que tiene la gestión documental en la implementación de la ISO, existen
otros muchos beneficios derivados de ella.

 Detalla de manera minuciosa el sistema de gestión de la calidad de la organización.

 Permite comprender mejor las interrelaciones entre los procesos.

 Ayuda al personal laboral a entender mejor la misión que debe desempeñar.

 Explica detalladamente la manera que debe ser realizada cada actividad a fin de cumplir los
objetivos.

 Sirve de referencia a clientes y construye las bases de la confianza.

 Colabora en el orden y la estabilidad de la organización.

 Proporciona la información necesaria para evaluar los resultados del sistema.

Importancia:

En las organizaciones, empresas o instituciones se tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentos, por lo que contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil
almacenamiento y búsqueda rápida representaría un gran beneficio para las compañías.

Objetivo:

Los objetivos de un SGD son los siguientes: Coordinar y controlar las actividades específicas
que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los
documentos. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.

Sistema para establecer la política y objetivos y lograr dichos objetivos orientado a dirigir y controlar una
organización con respecto a la calidad (adaptado de UNE-EN-ISO 9000:2005).
Los sistemas de gestión de la calidad son utilizados por las organizaciones para asegurar su capacidad de
proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes, los requisitos legales y reglamentarios
aplicables y lograr la satisfacción del cliente mejorando continuamente la eficacia. ¿PARA QUÉ... ?

En las empresas que han implantado un Sistema de Gestión para la Calidad y la Mejora, las ventajas
encontradas versus el modo de operar anterior son muchas, entre otras:
La organización se asegura que funciona bien y de esta forma puede cumplir los objetivos propios de la
institución. Para eso es necesario que los objetivos de calidad del sistema, estén alineados con los
objetivos del negocio. Si los objetivos de calidad son distintos, o no están alineados, a lo mejor se cumplen
pero el Sistema no coadyuvará para que la organización logre cumplir sus Metas y Objetivos.
Se cuenta con un sistema permite gestionar, con calidad, el desarrollo de sus actividades. El Sistema
permite analizar el desempeño de forma integral y, además, poder detectar las oportunidades de mejora,
las cuales implementadas exitosamente, se reflejarán en un cambio sustancial de los indicadores de
desempeño de la organización.
La forma de organizarse para hacer el trabajo es mejor y más simple. La organización por procesos,
operados con equipos de trabajo interfuncionales es una herramienta que permite producir resultados
superiores debido a la sinergia generada por la integración de las diversas habilidades y experiencias de
sus miembros.

INVESTIGAR 5: importancia de la gestión de calidad archivística

Qué es la gestión archivística?

La gestión archivística proporciona funcionalidades para el uso, acceso, control y conservación
de la documentación de archivo generada

Beneficios de la gestión documental en la gestión de calidad

 Detalla de manera minuciosa el sistema de gestión de la calidad de la

organización.
 Permite comprender mejor las interrelaciones entre los procesos.
 Ayuda al personal laboral a entender mejor la misión que debe desempeñar.
 Explica detalladamente la manera que debe ser realizada cada actividad a fin de
cumplir los objetivos.
 Sirve de referencia a clientes y construye las bases de la confianza.
 Colabora en el orden y la estabilidad de la organización.
 Proporciona la información necesaria para evaluar los resultados del sistema.

¿Qué funciones debe cumplir un sistema de gestión documental?

Tres son las principales funciones:

1. Coordinar y controlar cualquier actividad relacionada con los documentos: creación,

recepción, ubicación, acceso y preservación.
2. Custodiar y recuperar la documentación generada con la eficacia necesaria para que no
suponga un impedimento en la actividad de la empresa.
3. Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación
vigente, asegurando la preservación adecuada de los activos documentales de la organización.

Gestión de archivo de calidad Se clasifican por:

  por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
 por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo tipo, reflejo
de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.
 por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de
documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto.
 por documentos sueltos.
Cómo estructurar la documentación de su Sistema de Gestión de Calidad
 Manual de calidad. El manual debe ajustarse a su organización.
 Política de Calidad. Una política representa una declaración de principios de una
organización.
 Procedimientos de calidad.
 Instrucciones técnicas.