FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

AREA CADENA DE ABASTECIMIENTO

1. IDENTIFICACIÓN

Nombre del Cargo: JEFE SECCIÓN “CENTRAL DE DISTRIBUCION”

Área : CADENA DE ABASTECIMIENTO

2. Responsable: JEFE CENTRAL DE DISTRIBICION

3.

Dirigido, Supervisado y Reporta a: Dirige y Supervisa a las siguientes tareas:

✓ BAJAR PEDIDOS DE LAS FARMACIAS

✓ DESPACHOS
JEFE DE AREA CADENA DE ABASTECIMIENTO ✓ DIGITACIÒN
✓ EMBALAJE
SRA. MAGALY VEGA ✓ TRANSPORTE / ENTREGA DE PEDIDOS
✓ INGRESO/RECEPCIÓN DE PRODUCTOS
✓ PERCHEO
✓ DEVOLUCIONES

4. FUNCIÓN GENERAL (Descripción General del cargo)

JEFE SECCIÓN “CENTRAL DE DISTRIBUCION” RESPONSABLE DE:

- DEFINIR, IMPLEMENTAR Y ASEGURAR LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

- LIDERAR SU EQUIPO DE COLABORADORES PARA CUMPLIR CON LAS FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES DE SU GRUPO DE TRABAJO EN LAS ÀREAS ASIGANDAS.

- STOCK DE PRODUCTOS REFERENTE AL INGRESO, ALMACENAJE, PERCHEO,

MANIPULACIÓN, EMBALAJE Y DESPACHO DE PRODUCTOS.

- DE LAS INSTALACIONES FÍSICAS DE LA CENTRAL DE DISTRIBUCIÓN.

5. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS (Actividades / Gestión)

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Dirigir y coordinar las acciones del equipo de trabajo de su Sección y realizar directamente
las acciones que así lo requieran, para el cumplimiento de las siguientes funciones:

FUNCIONES Y RESONSABILIDADES GENERALES:

o Vigilar la implementación y cumplimiento de las políticas y procedimientos

o Definir, dirigir, controlar y hacer seguimiento de todas las Funciones y Responsabilidades
o Vigilar el buen ambiente laboral
o Mantener capacitados y motivados a todos los miembros de su equipo
o Definir y hacer cumplir indicadores de gestión que sirvan para evaluar y tomar medidas
oportunas, orientadas a contribuir el desarrollo productivo de la empresa.
o Conocer con quien debe interactuar en la organización y tener la mejor relación personal con los
diferentes Áreas de la organización

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES OPERATIVAS:

• Que las tareas y gestión de INGRESO/RECEPCIÓN de productos se haga dentro de lo
planificado y definido de acuerdo a las políticas y procedimientos.
• Que las tareas y gestión de PERCHEO de productos se haga dentro de lo planificado y definido
de acuerdo a las política y procedimientos
• Que las tareas y gestión de BAJAR PEDIDOS DE LAS FARMACIAS se haga dentro de lo
planificado y definido de acuerdo a las política y procedimiento
• Que las tareas y gestión de DESPACHOS se haga dentro de lo planificado y definido de acuerdo
a las política y procedimiento.
• Que las tareas y gestión de DIGITACIÓN se haga dentro de lo planificado y definido de acuerdo a
las política y procedimiento.
• Que las tareas y gestión de EMBALAJE se haga dentro de lo planificado y definido de acuerdo a
las política y procedimiento
• Que las tareas y gestión de TRANSPORTE / ENTREGA DE PEDIDOS se haga dentro de lo
planificado y definido de acuerdo a las política y procedimiento
• Que las tareas y gestión de DEVOLUCIONES se haga dentro de lo planificado y definido de
acuerdo a las política y procedimiento.
Minimizar en el Centro de Distribución las devoluciones por fechas de vencimiento y producto
en mal estado.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y DISCIPLINARIAS:

✓ ABRIR LA BODEGA:
El jefe de la Sección “Central de Distribución” debe, al momento de abrir la bodega, verificar que
todo esté en su lugar tal como se lo dejo el día anterior caso contrario comunicar a su superior.

✓ REVISAR QUE NO ENTREN OBJETOS QUE NO SEAN DE UTILIDAD EN EL TRABAJO:

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Hacer que sus colaboradores dejen sus objetos personales en los casilleros. Debe preocuparse
de que solo tengan a su disposición los objetos u herramientas que utilizaran para realizar correcta
y eficazmente su trabajo, entre otros: No debe permitir el ingreso de maletas, reproductores de
música, celulares, gorras, etc.
En el caso de los celulares, deben ser dejados en buen recaudo con el Jefe de la Sección Central
de Distribución, si hubiere una emergencia personal el podrá darle el teléfono para contestar la
llamada.

✓ REUNIR AL PERSONAL Y COORDINAR LAS LABORES DEL DÍA:

Hacer cumplir los horarios. La hora de entrada es 8:00 AM por lo que a esa hora el personal ya
tiene que estar listo para iniciar su jornada laboral, les designara a cada uno las tareas a realizar
coordinando el tiempo que deberían terminar para seguir con la siguiente labor.

✓ DEFINIR LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CADA CARGO:

Tener por escrito la dependencia funcional y disciplinaria y los detalles de cada cargo incluyendo
el lugar de trabajo, el área y los demás colaboradores que interactúan en su trabajo.

✓ SUPERVISAR LA LABOR DE CADA UNO DE LOS COLABORADORES DE LA CENTRAL DE

DISTRIBUCIÓN:
Dirigir y supervisar la labor de cada uno de los colaboradores a su cargo. Es el responsable de
que cada colaborador cumpla con sus funciones y responsabilidades y tiene la potestad de llamar
la atención para evitar los errores y si no se corrigen deberá enviar un llamado de atención a su
respectivo jefe, quien junto con la Sección de Talento Humano, harán su respectivo análisis y
posterior toma de decisiones.

✓ NO PERMITIR QUE EL PERSONAL SALGA SI NO ES NECESARIO:

Hacer cumplir las normas de disciplina definidas para el trabajo en la bodega. El personal de la
Sección Central de Distribución, tendrá que venir desayunando de su casa no se les permitirá salir
a comprar alimentos hasta la respectiva hora de almuerzo, solo podrán salir si se necesita que
realicen la entrega de productos a las farmacias, etc. En caso de encontrarlos a fuera sin
justificación, recibirán un llamado de atención tanto el infractor como su supervisor, si es
reincidente pasara a la Sección de Talento Humano para su respectiva sanción disciplinaria.

✓ COORDINAR LA HORA DE ALMUERZO:

Coordinar y hacer que se cumpla, la hora que el personal de bodega procederá a tomar su
respectivo almuerzo el horario será de las 12:30 a las 13:30, todo el personal parara sus labores
y todos retomaran sus labores al mismo tiempo. No se permitirá que almuercen dentro de la
bodega ni ingieran ningún tipo de alimentos en su jornada laboral.

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✓ VERIFICAR LOS CARTONES QUE SALGAN DE LA BODEGA:

Las entradas y salidas del producto de la bodega. Debe poner toda la atención necesaria a la
mercadería que sale y entra a la bodega. Tendrá que revisar que la mercadería que sale esté
debidamente identificada con la respectiva numeración de cada farmacia y su documento de
salida.

✓ VERIFICAR QUE CADA RESPONSABLE DE TAREAS DEJE ORDENADO Y LIMPIA SU LUGAR

DE TRABAJO:
Que todas las áreas de la Central de Distribución (bodega) estén limpias y ordenadas de acuerdo
a como los señalan los procedimientos. Antes de salir el El Jefe de la Sección Central de
Distribución, revisará el estado de cada lugar de trabajo, si alguien no lo deja ordenado ni limpio,
se le llamará la atención y no podrá salir de la bodega hasta que todo esté en orden. El también
coordinara la limpieza de baños, trapeados de pisos y que cada responsable deje sacada la
basura de su lugar de trabajo, luego El Jefe de la Sección “Central de Distribución” procederá a
revisar la basura para estar seguro que no se esté botando mercadería para la venta.

✓ REVISAR AL PERSONAL AL SALIR DE LA BODEGA:

Revisar a todo el personal al salir de la bodega y les entregara las llaves de sus casilleros para
retirar sus objetos personales.

✓ CERRAR LA BODEGA:
Que todas las puertas y ventanas de la bodega estén cerradas correctamente. y debe entregar las
llaves a la persona encargada.

✓ RECONOCIMIENTOS
Evaluar periódicamente a cada uno de sus colaboradores. Si su evaluación cumple con los
estándares definidos, será reconocido su nivel de compromiso y eficacia. En caso de que no
cumpla, su jefe inmediato le llamará la atención y si por segunda vez no cumple con sus
compromisos, comunicará por escrito a la Sección de Talento
Humano para tomar las medidas correctivas,

✓ ENTREGAR INFORMES:
Llevar un registro de todos los movimientos físicos y del sistema junto a las anomalías
encontradas en su supervisión las cueles debe comunicar periódicamente a su jefe inmediato para
tomar las medidas correctivas.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:

Maneja en forma directa un grado de confidencialidad alto.

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RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

INTERNAS: Mantiene relaciones continuas con el Jefe de Área de Cadena de Abastecimiento, Jefe de
área comercial, supervisores de puntos y dependientes de farmacias .
EXTERNAS: En coordinación con la sección de compras, tener relación con proveedores.

PERFIL DEL CARGO:

• EDUCACIÓN:
Licenciatura en educación técnica, profesionales en administración o similares.
Administración de Central de Distribución (bodegas).

• EXPERIENCIA:
o Tres a cinco (3-5) años de experiencia de carácter operativo, directivo y estratégico en la
Central de Distribución (bodegas).
o Sistemas asociados a la función Evaluación de Desempeño, Capacitación, Financiero,
o Buenas prácticas de almacenamiento, distribución y transporte de fármacos, dispositivos
médicos, pañales, leches y productos de cuidado personal.
o Manejo de herramientas: Office a nivel de usuario, Internet, Sistema de informática.

• CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

o Técnicas del manejo logístico.
o Preferible, con conocimiento servicio al cliente
o Sistemas operativos.
o Habilidades numéricas
o Relaciones humanas
o Trabajar bajo presión
o Capacidad para elaborar controles de productos
o Habilidad para clasificar y organizar materiales
o Ser proactivo

• ADIESTRAMIENTO PARA:
Dirección y manejo de personal.
Toma de decisiones.
Solución de problemas
Planificación y liderazgo.
Entrenamiento en el sistema de su Sección

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ACTITUD DEL RESPONSABLE DEL CARGO:

Líder: Modelo para los demás colaboradores, respetuoso de las normas y principios y los cumple
Compromiso: Con el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades y con lo definido en la
Planeación Estratégica
Visión: Define prioridades y oportunidades…orienta, establece dirección…y señala el norte
Liderazgo Transformador: convierte intenciones en realidad y es de resultados…delega y controla.
Buen criterio: Sabe que es buen y que es malo. Reflexiona y tiene carácter y enseña a los demás
Crítico constructivo: Exigente, aporta y es innovador permanente.
Dinámico: Marca el ritmo, empuja o hala…a paso seguro y firme. No deja a nadie atrás
Buenas Relaciones Humanas: Es exigente, respeta a los demás, se hace apreciar y hace equipo.
Alta Auto estima: Reconoce sus valores y los de los demás…los utiliza y los hace sentir…es
importante para él y para los demás…empoderado y empodera.

Firma del Jefe Directo Firma del Responsable

ACEPTADO

Fecha: