MATRIZ DE COMUNICACIONES

- Sistema de Gestión QHSEI -

CÓDIGO: Di4209.Vv0 Fecha Creación: 11/07/2022

FECHA ACT: 11/07/2022 Página 1 de 5

OBJETIVO:

Identificar las necesidades de comunicaciones internas y externas, y determinar las metodologías que serán utilizadas para
asegurar el desarrollo de una correcta comunicación con las partes interesadas y los grupos de interés., con el fin de
establecer un canal unificado en toda la organización, fortaleciendo una cultura institucional, mejorando la imagen
corporativa y aumentando el sentido de pertenencia, en aras de ser partícipes en la satisfacción de todas las partes interesadas,
protección del medio ambiente y prevención de riesgos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.

QUÉ SE COMUNICA
Políticas, objetivos, metas y estrategias
de la Organización
Desempeño Gerencial.
Informe de revisión por la dirección
Gerente General, departamento SG
Planeación Estratégica
Necesidades y expectativas de las
partes interesadas
Informe del desempeño de los
procesos
Requisitos legales y reglamentos
aplicables
Criterios SSTA.
Informe de auditorias
Gerente General, Gerente Admin,
Requisitos del cliente
Gerente General, Gerente Admin,
Contratos
QUIÉN COMUNICA
Socios y/o gerente general,
departamento SGQHSEI
Gerencia, Coord. QHSEI
QHSEI
Gerente de Estrategia, QHSEI
Gerente General, Líderes
de proceso
Coord. QHSEI
Coord. QHSEI
Coordinador SGQHSEI
Auditores Externos
Humana y a los procesos involucrados
Asesor Comercial.
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A QUIÉN SE COMUNICA
A todo el personal de la organización
Socios, auditorías externas,
departamento SG QHSEI
accionistas.
Gerente General
Líderes de procesos
Gerencia general, líderes de procesos
Líderes de procesos y personal
involucrado que requiera de esta
información
Gerencia General
Líderes de procesos
Comité de Gerencia, líderes de procesos,
todo el personal en general,
Copasst.
Gerente, Gestión
Gerente general, gerente Admin, Aux
Administrativo
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CÓMO SE COMUNICA
Reuniones, correo electrónico, boletines
internos, carteleras, página
Web.
Junta de Socios, reuniones.
Carteleras, reuniones,
boletines internos.
Reuniones, revisiones gerenciales
Informes de resultados de los procesos, Mensual, anual o cada vez que se
reuniones o comités.
Reuniones, carteleras, boletines
informativos, correo electrónico
Informes para la revisión Gerencial.
Informe para la revisión Gerencial,
reuniones administrativas.
Comunicación escrita o verbal.
Acta de preinstalación
Formatos: Contrato, Pedido, Puestos de
Trabajo y Ordenes de Servicio, Correos
electrónicos, reuniones.
CUANDO COMUNICAR
Semestralmente o cuando se
presenten cambios.
Anualmente
Anualmente o cuando se
presenten cambios
Anualmente o cuando se
presenten cambios
verifique un proceso
Cada vez que se emita una
reglamentación, nuevas leyes o
modificaciones
Anual o si se requiere alguna
modificación importante
Cada vez que se presente una
auditoría externa, interna o
revisión de procesos
Cada vez que se realiza una venta o al
presentarse cambios
Cada vez que se realiza una venta,
participación en licitaciones o al
presentarse cambios
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QUÉ SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA A QUIÉN SE COMUNICA CÓMO SE COMUNICA CUANDO COMUNICAR
Al ingreso a la compañía y cada
Dto QHSEI Inducción y Reinducción, Informes por año
Panoramas de Riesgo SST Todo el personal correo electrónico o físicos Cada vez que se presente un servicio
nuevo o actualización anual

Gerente general, gerente Administrativo, Correo electrónico bajo el Fo138.

Necesidades de recursos
Divulgación
Actividades o información acerca de los
Sistemas de Gestión
Según cronograma de actividades, o
Líderes de los Procesos. Coord QHSEI
según se requiera.
Reuniones, correo electrónico, boletines
A todo el personal (Administrativos y Cada vez que se requiera publicar
Departamento SGQHSEI internos, carteleras, página
Operativos) información.
Web.

Normas básicas de permanencia en las Se hace entrega de Tarjeta de

Portería cada proyecto – Recepción Personal (interno – externo) que ingresa aIpc Al ingresar un visitante o personal
instalaciones Y normas para actuar Visitantes con recomendaciones.
admin Ingenieria nuevo de la empresa
durante una emergencia. El Plano de Emergencias se encuentra
Publicado.
Gerente admin, Líder del Líder del proyecto, Fo600 Manejo de No Cada vez que se reciba un
Reporte de No Conformidades en el
proyecto, QHSEI Gerencia Conformidades producto no conforme con los
Servicio y en el Producto entregado.
requerimientos solicitados

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QUÉ SE COMUNICA
Responsabilidades y autoridades
Solicitud de elementos
Evaluación de proveedores
Acciones Correctivas, preventivas y de
mejora
Reporte de Quejas, Reclamos,
Sugerencias, Solicitudes
QUIÉN COMUNICA A QUIÉN SE COMUNICA
Gerente General, Gerente Admin,
Cood QHSEI
Personal Administrativo
Personal Operativo
.
A proveedores y contratistas, gerencia
Gerente General – Gerente Admin
Todo el personal
Clientes y
Colaboradores
Coordinador S QHSEI
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CÓMO SE COMUNICA CUANDO COMUNICAR
Anualmente, cargos nuevos o cada
Todo el Personal Perfiles de cargos y Funciones vez que se generen contrataciones
de personal.
Formato de Fo138
Gerente Admin – Coord QHSEI Cada vez que se requiera compra de
equipos o elementos
Formato de Evaluaciones a proveedores,
general, gerencia Admin Informe de revisión por la dirección Anualmente
Correo electrónico, Comunicación
Líderes de proceso escrita o verbal, Formato Fo601 Cada vez que se genere un
Acciones correctivas, preventivas, hallazgo
seguimiento
Línea de arquitectura moral, Correo
electrónico, Comunicación escrita o
verbal, Fo Control de Quejas y Reclamos Cada vez que se genere una queja,
Gerentes , Informes para la revisión Gerencial. reclamo, sugerencia o solicitud
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QUÉ SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA A QUIÉN SE COMUNICA CÓMO SE COMUNICA CUANDO COMUNICAR

Coord. QSHEI Correos electrónicos, , registros de Cronograma se aprueba anual y las

Cronograma de capacitaciones Líderes de procesos, y personal que es asistencias y capacitaciones capacitaciones se efectúan según lo
requerido en la capacitación, COPASST planeado
Coordinador SG QGSEI Cuando ocurra un accidente de
Accidentes de Trabajo ARL – Copasst – Lideres QHSEI - Furat – Investigación AT-EL
trabajo.
Colaboradores
Según cronograma de
Coordinador SG QHSEI Programación de auditorías y Plan de capacitaciones puede tener
Programación de Auditorias A los líderes de los procesos a auditar - auditorías. frecuencia mensual, periódicos o
Copasst.
anuales
Respuestas a solicitudes o inquietudes de A través de la página WEB de Expertos
Clientes o usuarios externos Comunicadora Diarios
los clientes o usuarios Seguridad
Comunicados internos o boletines Por medio de correo electrónico o página
Coord. QHSEI Todo el personal a nivel nacional Cada que se requiera
informativos WEB o fisico
Gerente Admin
Ejercicios de Simulacros Grupo QHEI Personal involucrado en el ejercicio - Informe de simulacro Cuando se realice el ejercicio
Copastt
Integrantes del COPASST, CCL,
Rendición de cuentas Gerencia General Revisión por la Dirección y Formato para el Anualmente
Brigada de emergencias, QHSEI,
caso
Residentes Obra, Gerencia

Plan de trabajo anual QHSEI Coord QHSEI Gerente General Plan de trabajo anual QHSEI Anualmente
COPASST

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