FUNCIONES JUNTA DIRECTIVA
Junta Directiva es un órgano de gobernanza integrado por directores internos o externos,
cuyo principal objetivo es la toma de decisiones y supervisión de la estructura
organizacional, estrategias y resultados para velar por el futuro y perdurabilidad de una
organización.
Este, se considera como el principal órgano de Gobierno Corporativo de las empresas,
dado que desde la Junta Directiva se analizan y discuten temas que definirán las mejores
conclusiones para el negocio.
En otras palabras, la Junta Directiva y sus miembros, se han convertido en el mejor
aliado para los empresarios, ya que, a través de esta estructura, las decisiones son
analizadas y discutidas por expertos en negocios que los vuelve capaces de proporcionar
un panorama más certero y realista que impacte positiva o negativamente a la empresa,
por lo que, además, se trata de una forma de mitigar riesgos corporativos.
Funciones de una Junta Directiva
La Super Intendencia Financiera de Colombia destaca que: “Una Junta Directiva tiene
la responsabilidad general sobre toda la compañía, incluyendo la aprobación y la
supervisión de la implementación que haga la alta gerencia de los objetivos
estratégicos, la estructura de gobierno y la cultura corporativa”.
Y esta definición está muy clara cuando se trata de pensar en la teoría y en aspectos
generales en cuanto a las funciones de la Junta Directiva, pero en la práctica ¿cuáles son
esas funciones en sí y cómo podemos definirlas de mejor manera para asegurar el
aprovechamiento de este órgano?
Podemos resumir que sus funciones se basan en tres acciones: supervisión,
seguimiento y evaluación.
Ahora bien, también debemos entender que existen funciones generales de la Junta
Directiva pero que en muchos casos pueden aumentar o disminuir de acuerdo con el
estatuto de cada empresa, es decir, las normas y demandas internas. Sin embargo, de
manera general podemos decir que las funciones se pueden determinar de acuerdo con:
Orientar y planificar estrategias alineadas con los objetivos, el propósito, valores
y la visión de la empresa;
Analizar las decisiones estratégicas, tales como alianzas empresariales,
adquisición de activos relevantes para el curso del negocio, entre otros;
Crear y practicar un proceso de toma de decisiones fluido pensando a largo
plazo y en la sostenibilidad de la organización;
Promover y fortalecer dinámicas empresariales para la generación de
conocimiento y adaptación permanente al mercado;
Desarrollar las políticas internas necesarias para el buen funcionamiento de la
organización y su perdurabilidad, integrando la transparencia como base de toda
práctica interna y externa;
Supervisar y evaluar a comités, Alta Dirección y Administración;
Velar por la calidad de la información financiera;
Desarrollar planes, estrategias y procesos necesarios para la mitigación de
riesgos, así como realizar el seguimiento oportuno del tema;
Resolver y prevenir posibles conflictos de intereses dentro de la administración
de la organización;
Cumplir sus responsabilidades y compromisos basados en los principios
de Gobierno Corporativo para garantizar la efectividad y buenos resultados;
Ahora bien, también vale la pena entender que, de estas funciones y responsabilidades,
el presidente de la Junta Directiva, deberá cumplir con otros deberes y tarea
adicionales para asegurar los resultados esperados de este órgano.
Dichas funciones pueden resumirse en:
Deberá dirigir y representar a la Junta Directiva;
Convocar las reuniones del mismo órgano:
Revisar, evaluar y aprobar los documentos oficiales elaborados por el
secretario/a y tesorero, tales como informes, actas de reunión o actas de
acuerdos;
También será el responsable de realizar la planificación anual de la Junta
Directiva;
Deberá representar y velar por los intereses de los accionistas;
Dar seguimiento a las decisiones tomadas por el órgano;
Mantener la comunicación y transparencia constante con directores ejecutivos y
la administración;
Aunque del mismo modo, dichas funciones pueden aumentar, disminuir o variar de
acuerdo con el estatuto de la organización.
¿Cuáles son las competencias requeridas a un miembro de
Junta Directiva?
Del mismo modo que el presidente de la Junta Directiva, debe cumplir con
competencias y habilidades para dirigir y liderar, es importante que el resto de los
miembros cumplan con las competencias necesarias para deliberar y tomar
decisiones que impacten y beneficien a la organización.
Pues de esta manera, se garantizará una integración de calidad para que los miembros
cumplan tanto de manera independiente y grupal, con todas las funciones esperadas de
la Junta Directiva.
Por eso, un buen director/a o miembro de Junta Directiva, se destaca por la capacidad
de deliberar, escuchar y analizar. Así como la claridad en el entendimiento del
modelo de Gobierno Corporativo que rige la organización.
Otras habilidades o prácticas que enriquecen el trabajo de un buen director/a y por
consecuencia, enriquecen los resultados de la Junta Directiva son la comunicación con
los colaboradores, la administración y clientes de la organización para entender
con claridad y en la práctica, la esencia y el propósito de esta. Pues mantenerse
distante o ajeno a la situación general de la empresa, puede culminar en decisiones
insuficientemente informadas.
También es muy importante que los miembros se mantengan preparados de manera
individual, es decir, que antes de cada reunión, ellos cuenten con la información por
abordar de manera previa.
Por lo que cada miembro debe estar comprometido en prepararse anticipadamente para
cada reunión, esto impactará en la agilidad de la toma de decisiones, en las
deliberaciones, votaciones y todo el proceso de reunión, lo que también impactará en la
optimización de tiempo de cada uno de los miembros.
También es importante mantener una participación permanente y constante mientras
formen parte del órgano, por eso antes de aceptar ser miembro de una Junta Directiva,
se debe ser realista en cuanto al tiempo que necesitará dedicarle a cada una de las tareas
y responsabilidades de este cargo.
Y, por último, ejercer su cargo con ética empresarial.
Uso de la tecnología para el cumplimiento de funciones de
la Junta Directiva
Para asegurar el buen funcionamiento y los resultados de una Junta Directiva, es
importante entender y delimitar sus funciones, responsabilidades y compromisos, pero,
de ello, también dependerá el uso de herramientas adecuadas y del aprovechamiento de
la tecnología como parte de la misma estrategia.
Porque siendo realistas, hoy en día dedicar tiempo en tareas de manera manual, solo va
a consumir demasiado tiempo para todos los involucrados en la gestión de Junta
Directiva, tanto para integrantes de comités, directores, secretarios/as como para el
presidente de esta.
Pues a veces parece imposible mantener un control de toda la información que se recibe
diariamente, mientras al mismo tiempo debes evaluar información de reuniones pasadas
y dar seguimiento a proyectos o deliberaciones acordadas.
Es por eso, que el uso de la tecnología debe ser contemplado en el ejercicio y el
cumplimiento de la Junta Directiva y todos los involucrados y para ello, se han
desarrollado herramientas enfocadas en agilizar todo el proceso de dirección de una
organización.
Un Portal de Gobierno Corporativo, no solo facilita la transparencia, la comunicación,
el seguimiento de proyectos y acuerdos y la centralización de la información para los
directores, sino que también facilita la realización de actas de reunión, las votaciones,
las firmas electrónicas y digitales y la convocatoria de reuniones, tareas que usualmente
están bajo el cargo del secretario o secretaria de Junta Directiva
