TEMA 4.

DIRECCION Y ORGANIZACIÓN DE LA
EMPRESA

1.- Proceso de administración: concepto y fases

Se entiende por proceso administrativo dentro de una organización al conjunto de
funciones y actividades orientadas al logro de sus fines o a la consecución de sus
objetivos.

Esta labor recae sobre la administración de la empresa (equipo directivo, jefatura de

departamentos…), ya que son a ellos a quienes corresponde esta responsabilidad, es lo
que se denomina las funciones de la administración, las cuales se clasifican en 4
grupos: planificación, organización, gestión y control.

Este proceso se compone de dos fases:

Mecánica: se puede entender como la fase teórica, en la que se establece lo que debe
hacerse y se divide en dos subfases: la fase de planificación donde se plantea lo que se
va a hacer y la fase de organización, en la que se analiza como se va a hacer.

Dinámica: consiste en la puesta en práctica de todo lo que se ha planeado y organizado

previamente, dividiéndose a su vez en dos subfases: gestión, determinando con que y
de que manera se va a realizar y control, para ver como se esta realizando y corregir las
posibles desviaciones.

Tareas más habituales que podemos encontrar en cada una de ellas:

Planificación: Fines, objetivos, presupuesto…

Organización: división del trabajo, jerarquía, descripción de funciones…
Gestión: Toma de decisiones, comunicación…
Control: Estándares, correcciones…

2.- Función de planificación

Es la primera de las fases que componen la administración de la empresa donde se fijan
unos objetivos y se marcan las estrategias para conseguirlos. Estos objetivos tienen que
ser realistas, se deben establecer prioridades y en cuanto a costes tienen que ser lo más
rentable posible.

Para realizar una buena planificación se deben de seguir unos pasos:

- Analizar la situación de partida, para detectar las oportunidades existentes.

- Marcar unos objetivos y posibles alternativas para conseguirlos.
- Valorar los puntos fuertes y débiles de cada una (costes, riesgos, beneficios…)
escogiendo aquellos que mejor se adapten a nuestras necesidades.
- Controlar y determinar las desviaciones, de manera periódica, para corregir o
cambiar diferentes aspectos que dificulten la consecución del plan.

1
 Los planes que podemos llevar a cabo se pueden clasificar desde distintos puntos de
vista, los más comunes son:

- Según su alcance:
o Políticos: Guías en la toma de decisiones
o Procedimentales: Pasos que debemos dar para ejecutar una acción.
o Presupuestales: Es la expresión numérica del plan escrito.

- Según su ámbito temporal:

o A corto plazo: menos de 1 año
o A medio plazo: entre 1 y 5 años.
o A largo plazo: aquellos que se contemplan en un periodo superior a 5
años.
- Según su funcionalidad:
o Área comercial
o Área de producción
o Área de inversión y financiación
o Área de RRHH

3.- Función de organización

A través de esta función los planes fijados se hacen realidad, ya que se diseña una
estructura en la que quedan definidas las tareas y funciones que debe de realizar cada
miembro de la organización, así como la responsabilidad y autoridad de cada uno, para
que en todo momento sepan lo que tienen que hacer, a quien rendir cuentas y que
canales de comunicación tienen entre los distintos niveles, tanto inferiores como
superiores.

3.1.- La organización del trabajo

Su finalidad es la de coordinar todos los medios a disposición de la compañía para que,
con el menos coste posible y el mínimo esfuerzo se consigan los objetivos previamente
marcados.

A lo largo de la historia los individuos se han ido organizando para hacer mejor las
tareas, con el único objetivo de ser lo más productivo y rentable posible, para ellos
mismos o para la empresa en la que trabajan.

Destacamos distintas corrientes como son:

- Taylorismo: Su propulsor fue Frederick W. Taylor. Esta corriente se basa en

eliminar los tiempos muertos y marcar los movimientos que debe de hacer cada
trabajador, con la única finalidad de ser más productivo, puesto que su salario
estaba ligado con la productividad, a mayor productividad, mayor salario.
científica
Escuela

Fallos: trabajadores descontentos, fatiga, cansancio…etc.

- Fayolismo: Su autor fue Henry Fayol. Esta corriente relaciona en mayor medida
el factor humano y la empresa en su totalidad, estableciendo relaciones
jerarquizadas y con un único mando superior.

2
 - Escuela de las relaciones humanas: donde su primer impulsor fue Elton Mayo y
posteriormente Maslow y Herzberg. Todos ellos buscan hacer el trabajo más
humano, cercano y consideran que las personas, si están motivadas realizan
mejor su tarea, aumentan su productividad y, por consiguiente provoca que la
compañía este en una mejor posición que sus competidores, obtener mayores
beneficios…etc.

3.2.- La división del trabajo

Este concepto se desprende de la organización del trabajo, el cual hace referencia a que
las distintas tareas en las que se distribuye un trabajo sean realizadas por personas
diferentes con el objetivo de aumentar la especialización y por lo tanto la eficiencia.

Un ejemplo sería la cadena de montaje, forma de trabajo llevada a cabo por Henry Ford.

Hay muchas empresas que aplican esta división del trabajo, pero cada vez más se
buscan trabajadores polivalentes que sepan realizar distintas tareas o trabajos, puesto
que la especialización encasilla mucho a los trabajadores, les produce monotonía…y a
la larga, ante cualquier cambio tecnológico se encuentran fuera del mercado laboral.

3.3.- La organización formal

Este tipo de organización suele darse en empresas medianas y grandes, que tienen
diversos centros de decisión y control, las plantillas son grandes, disponen de distintos
productos y procesos…etc, por lo que deben de establecer muy bien su estructura para
alcanzar sus objetivos.

Para llevar a cabo esta organización formal debemos de definir:

a) Una estructura organizativa: Para ello debemos de conocer cual es la división

del trabajo, como se coordina y como es la comunicación entre todas las
personas y departamentos que forman parte de la empresa.

1. División por departamentos: Se crean en función de las tareas a realizar

y del tipo de empresa que se trate. Podemos hacer una clasificación por:
i. Funciones: departamento financiero, comercial, de RRHH…
ii. Zonas geográficas: norte, sur, Europa, Asia…
iii. Por productos: Ejemplo empresa de fabricación de muebles:
mesas, sillas, estanterías.
iv. Por procesos: En función de las fases de la cadena de
producción. Ejemplo: empresa textil: corte, tinte, producción,
planchado.

2. Comunicación: Aparte de la estructura departamental, para que la

organización de la empresa funcione debe de existir una muy buena
comunicación entre sus miembros. Esta comunicación puede ser:
i. Comunicación vertical: pudiendo ser:

3
 1. Ascendente: desde los eslabones mas bajos hasta el
equipo directivo, para proporcionar ideas, quejas
sugerencias. Al trabajador le permite sentirse escuchado y
considerarse parte importante de la empresa.
2. Descendente: Aquella que va de los superiores a los
subordinados y tiene por finalidad informar de las tareas a
realizar y de los objetivos a cumplir.

ii. Comunicación horizontal: aquella que se produce entre

personas que están al mismo nivel jerárquico (jefa de producción,
director comercial…) y que es clave para que la empresa
funciones como un todo.

Para que la comunicación tenga resultados positivos debe de estar

bien canalizada, pudiendo hacerse de diferente forma:
 Relaciones lineales: Hay un enlace entre ordenes, una
persona manda y la otra obedece.
 Relaciones de staff o equipo asesor: Asesoramiento por
parte de especialistas (fiscalistas, abogados…)
 Relaciones funcionales: Personal que tienen autoridad y
responsabilidad sobre su especialidad. Ejemplo: Persona
responsable de las compras de una empresa y que solo
controla y autoriza las compras de materias primas.

b) Modelos de estructura organizativa: las compañías cuentan con distintos

modelos y se adaptan a aquel que mejor cubre sus necesidades. Podemos
encontrar:

1. Modelo lineal o jerárquico: Se basa en el principio de mando, todos los

miembros de la organización dependen de un mando superior que es
quien da las ordenes, marca las directrices…etc.
i. Ventajas: simplicidad para entenderse.
ii. Inconvenientes: Excesiva concentración de autoridad.

2. Modelo funcional: Todos lo niveles inferiores están conectados a

diversos jefes y cada uno desarrolla una función de la que es especialista.
i. Ventajas: La comunicación se realiza sin necesidad de
intermediarios
ii. Inconvenientes: Al recibir ordenes de distintos jefes puede
generar conflictos ya que las mismas pueden ser contradictorias.

3. Modelo en línea y de asesoramiento: Parte del modelo lineal y cuenta

con el soporte de un departamento de asesoramiento, para ayudar en la
toma de decisiones.
i. Ventajas: Intervención de especialistas.
ii. Inconvenientes: El coste de este departamento y el proceso de
decisión es más lento ya que se les tiene que consultar, genera
conflicto si se involucran demasiado en aquello que no les
compete…etc.

4
 4. Modelo matricial: Es propio de las empresas industriales, donde se
combinan dos variables, proyectos y funciones, enlazándose por unas
relaciones de autoridad. En este caso, cada sujeto recibe órdenes de quien
dirige el proyecto y de quien dirige el departamento, primando aquellas
sobre estas.
i. Ventajas: Organización flexible en función de los proyectos.
ii. Inconvenientes: Dificultad de coordinación y conflictos entre los
distintos directores.

c) Los organigramas: Son representaciones graficas simplificadas de la estructura

de una organización. Deben de ser de fácil comprensión y sencillos, para, en
caso de duda o consulta, saber a quien dirigirnos para resolverla. Podemos
encontrar:
1. Verticales
2. Horizontales
3. Radiales
4. Divisionales

3.4.- La organización informal

Todos lo conceptos estudiados hasta ahora constituyen la organización formal, que
conocen todos los integrantes de la empresa y que incluso se recoge en un documento
llamado organización constituida.

La organización informal es el conjunto de relaciones personales y sociales que no están

preestablecidas por la dirección, y que surgen espontáneamente cuando las personas se
asocian entre si.

Surge por las relaciones naturales de sus miembros, por la aparición de lideres
espontáneos o por la aparición de problemas en la empresa que deben de reivindicarse.

En estas organizaciones se transmite información no oficial que en muchas ocasiones

tiene mas fuerzas que las prescritas.

Se retroalimentan la una a la otra, existiendo esta última para llenar vacíos de autoridad
o responsabilidad.

4.- Función de gestión o dirección

Una vez que hemos planificado y elegido la estructura organizativa que va a tener la
compañía, el siguiente paso es intentar cumplir los objetivos previstos.

Para ello, se pueden dar distintos niveles de dirección:

- Alta dirección: Planifica a largo plazo, son los responsables del cumplimiento
de los objetivos y supervisan el funcionamiento global de la empresa.
- Nivel intermedio: Se encargan de la ejecución y control de la planificación
general, realizando planes mas concretos.
- Nivel de gestión: directivos que ponen en marcha los planes, asignan las tareas y
controlan los procedimientos que han de seguirse.

5
4.1.- Funciones de la dirección: el liderazgo

Un líder es una persona con capacidad y habilidad para influir, inducir, animar o
motivas a otros a cumplir unos objetivos con entusiasmo y voluntad propia.

En una empresa suele ser el directivo quien se encarga o sobre el que recae la función
de liderazgo, motivación y comunicación.

Existen varios tipos de liderazgo:

- Autoritario: Toma todas las decisiones, no consulta ni hace participar. Exige

- Democrático: Busca el debate y la opinión de su equipo. Las decisiones se
toman entre todos, pero bajo su supervisión.
- Liberal: Concede libertad a su equipo, no opina. Deja hacer sin dar casi pautas.

Al igual que existen distintas teorías sobre el liderazgo:

- Teoría X e Y: Douglas McGregor estudio el comportamiento del personal

directivo y observo que este dependía de la visión que tenía de la plantilla, a
partir de este estudio identificó dos teorías extremas:
o Teoría X: Donde hay que aplicar un tipo de liderazgo autoritario ya
que los trabajadores tienen aversión al riesgo, trabajan lo mínimo
posible, no tienen ambición, no quieren responsabilidad y prefieren que
les manden
o Teoría Y: Donde se debe de aplicar un liderazgo democrático, ya que
los trabajadores quieren trabajar, el trabajo les estimula y ayuda a
realizarse, tienen ambición, imaginación y creatividad, y quieren
responsabilidades.

- Teoría Z: Aparece cuando William Ouchi estudio la diferencia en cuanto a la

forma de gestionar las empresas norteamericanas y japonesas. Esta teoría
considera a los trabajadores parte importante de la compañía, reconociéndoles
sus aportaciones y buscando la mejor forma de conciliación entre los intereses
de la plantilla y los intereses de la organización, estimulando la comunicación y
el respeto mutuo.

5.- Función de control

Una vez realizada la planificación, organización y gestión debemos de centrarnos en la ultima

función, de control. En esta ultima etapa, lo que se intenta es de detectar las desviaciones con
respecto a las previsiones para corregirlas cuanto antes sin que produzcan mayores
consecuencias.

6
Se pueden producir desviaciones porque no se han ejecutado los planes según lo previsto
(falta de organización o poca rentabilidad de los recursos) o por que los planes no eran
adecuados habiéndose marcado unos objetivos muy ambiciosos e inalcanzables.

Para controlar las posibles desviaciones contamos con:

- Auditorias: Mediante la supervisión de los procesos. Puede ser una auditoria interna,
externa, de cuentas o una ecoauditoría entre otras.
- El control del presupuesto: para ver si los objetivos se están cumpliendo en función de
su planificación.
- La estadística: mediante series temporales, datos pasados o datos de las empresas
que compiten en el sector.